Handleiding voor het aanvragen van open toernooien via MijnKNLTB en ServIT

Transcriptie

1 Handleiding voor het aanvragen van open toernooien via MijnKNLTB en ServIT Voordat je begint is het belangrijk te weten dat ServIT niet benaderbaar is via een Applecomputer. Maak daarom altijd gebruik van een Windows PC met Microsoft Internet Explorer. MijnKNLTB en ServIT werken via een webbrowser. Omdat niet alle webbrowsers hetzelfde werken, hebben we een website waar alle veel voorkomende problemen staan vermeld: Het aanvragen van een toernooi is mogelijk via ServIT. Hiervoor dien je in te loggen in MijnKNLTB: Stap 1: Log in op MijnKNLTB via Indien je nog geen MijnKNLTB-account heeft, dien je er een aan te vragen via Let op dat je kiest voor Dit is een particuliere computer. 1

2 Stap 2: in MijnKNLTB klikt u op de ServIT-button. Wanneer de ServIT-button niet in jouw MijnKNLTB verschijnt, dan wordt dit veroorzaakt door het feit dat je niet als Wedstrijdleider binnen je vereniging of wedstrijdcomité staat genoteerd. Om dit alsnog voor elkaar te krijgen, verwijzen wij je graag naar de ledenadministratie van je vereniging of secretaris van het wedstrijdcomité. Deze heeft de mogelijkheid om je als Wedstrijdleider te registreren. Eén uur na deze registratie zal de ServIT-button verschijnen. Stap 3: in ServIT klik je linksonder in het scherm op Toernooien. Stap 4: in ServIT zoek je in het overzicht naar het toernooi met de status Toernooi gekopieerd. Dit is het toernooi dat wij van vorig seizoen (2016) hebben gekopieerd. Het toernooinummer begint met 17. Je opent dit toernooi door te dubbelklikken met je linker muisknop. Vervolgens werk je met dit toernooi verder. Wanneer er ten opzichte van het voorafgaande jaar niets wijzigt, dan hoef je alleen de status van het toernooi te veranderen in aangevraagd (zie pagina 7) en kun je de stappen op de volgende pagina s overslaan. Staat het toernooi niet als Toernooi gekopieerd vermeld, dan klik je op Nieuw. Op dat moment ga je een nieuw toernooi aanmaken en volg je de volgende stappen. 2

3 Vervolgens wordt er een aanvraagformulier geopend. Dit scherm bestaat uit twee tabbladen (schermen): Algemeen en Bezoekersinformatie deelnemers. De witte velden in deze schermen kunnen worden gevuld. In de witte velden met een zoekicoontje kan gezocht worden naar de gewenste gegevens. De velden waar een * vermeld staat, die moeten verplicht ingevuld worden. De selectievakjes of aankruisvakjes dienen aangevinkt te worden als wat genoemd is, van toepassing is. Aanvragen toernooi Bij Aanvraagformulier zoek je met behulp van de zoekfunctie naar het formulier dat hoort bij de toernooiaanvraag die je wilt doen. Je kunt alleen die formulieren vinden waar je een toernooi aan kunt vragen. Afhankelijk van het gekozen aanvraagformulier verschijnen sommige van onderstaande secties wel of niet. 3

4 Toernooi Toernooinaam: vul hier de gewenste naam van je toernooi in Toernooiorganisatie: selecteer hier de vereniging of het wedstrijdcomité die het toernooi organiseert Website: vul hier de website van het toernooi of van de toernooiorganisator in Opmerkingen: hier kun je opmerkingen voor de KNLTB kwijt die bij de aanvraag horen Toernooinummer: Toernooisoort: District: Zwaarte: deze wordt automatisch toegekend door de KNLTB deze is afhankelijk van het aanvraagformulier en wordt later toegekend selecteer hier het district waar het toernooi wordt georganiseerd selecteer hier de zwaarte van het toernooi (bij open toernooien kiest u Zwaarte N.V.T. ) 4

5 Functionarissen De Toernooileider (hier Wedstrijdleider genoemd) kan worden toegevoegd door het invoeren van de achternaam of het bondsnummer. Het is ook mogelijk om via het zoekicoontje de toernooileider te vinden. Alleen diegenen die als Toernooileider bij de vereniging/wedstrijdcomité staan geregistreerd kunnen hier worden gekozen. (Als de Toernooileider niet in het bezit is van een geldig VTL certificaat, dan volgt hier een melding van.) De contactpersoon vanuit de toernooiorganisator naar de KNLTB kan worden toegevoegd door het invoeren van de achternaam of het bondsnummer. Het is ook mogelijk om via het zoekicoontje de contactpersoon te vinden. Alleen diegenen die als Toernooileider bij de vereniging/wedstrijdcomité staan geregistreerd kunnen hier worden gekozen. Voorkeur toernooiweek Het is mogelijk om een eerste, tweede en derde voorkeur voor de toernooiweek aan te geven. Het weeknummer geef je aan door het invoeren van het jaartal, gevolgd door een minteken en dan het weeknummer. Bijvoorbeeld:

6 Na het invoeren van Week vanaf, wordt Week t/m automatisch gevuld met hetzelfde weeknummer aangezien de meeste toernooien één week duren. Wanneer je een toernooi aanvraagt dat langer duurt, pas dan Week t/m handmatig aan in het gewenste weeknummer. De begin- en einddatum worden automatisch gevuld op basis van de Week vanaf en Week t/m. Deze data kunnen handmatig worden aangepast aan andere dagen in de betreffende week/weken. Bij Afwijkingen is het mogelijk om aan te geven op welke dagen voorafgaande aan de officiële begindatum van het toernooi er (eventueel) ook partijen verspeeld gaan worden, bijvoorbeeld het voorweekeinde. Definitieve toernooiweek De Definitieve toernooiweek wordt in een later stadium door de KNLTB bekend gemaakt. Deze velden zijn niet invulbaar. Accommodatie De Accommodatie waar het toernooi wordt gespeeld, kan worden toegevoegd door het invoeren van de accommodatienaam of door een * gevolgd door een deel van de naam. Het is ook mogelijk om via het zoekicoontje de accommodatie te vinden. 6

7 Contactadres deelnemers Het contactadres deelnemers zijn de gegevens die bij het toernooi in MijnKNLTB worden getoond. Het is van belang dat deze gegevens correct zijn. Standaard worden deze velden gevuld met de gegevens van de toernooileider van het toernooi. Het is echter mogelijk om deze velden aan te passen. Bijvoorbeeld bij en Telefoonnummer kan dit handig zijn. Definitief aanvragen van het toernooi Nadat je alle velden hebt ingevuld, kies je linksboven in het scherm voor Opslaan/Disketteicoontje. Om de definitieve aanvraag van het toernooi te versturen naar de KNLTB, is het noodzakelijk dat het toernooi van de status Toernooi gekopieerd of Nieuw toernooi wordt omgezet naar Toernooi aangevraagd. Dit kan rechtsboven in het scherm. Hierna kies je voor Opslaan/Disketteicoontje. 7

8 De status Nieuw toernooi of Toernooi gekopieerd betekent dat de aanvraag door de toernooiorganisator (nog) niet heeft plaatsgevonden. Aan de rechterkant van het scherm zie je het toernooinummer staan dat van toepassing is Toernooionderdelen toevoegen Nadat het toernooi officieel is aangevraagd, is het mogelijk om de gewenste toernooionderdelen aan te vragen. De meest eenvoudige manier om dit voor elkaar te krijgen is met behulp van de Toernooionderdeelgenerator. Met behulp van toernooionderdeelgenerator is het namelijk mogelijk om meerdere toernooionderdelen tegelijk aan te maken. Via Toernooionderdelen is het ook mogelijk om onderdelen aan te maken. Hier gaat het echter één voor één, waardoor dit bij het toevoegen van meerdere onderdelen- veel tijd in beslag neemt. (Speelsterktecategorie 3-9 staat voor categorie 3 Speelsterktecategorie 4-9 staat voor categorie 4, Speelsterktecategorie 5-9 staat voor categorie 5 etc.) 8

9 Toernooionderdeelgenerator Na het kiezen van de Toernooionderdeelgenerator verschijnt onderstaand scherm: Kies vervolgens voor Nieuw: Toernooionderdeelgenerator. Onderstaand scherm verschijnt. In de linkerkolom kies je het geslacht van de onderdelen die je wilt aanmaken: Man, Vrouw, Gemengd en/of Geslacht niet van toepassing. Die laatste wordt gebruikt bij onderdelen in de kleur Groen waar jongens en meisjes door elkaar spelen. Tenslotte wordt met een zoekicoontje de Zwaarte van de toernooionderdelen toegevoegd. In de middelste kolom geef je aan of je onderdelen in Enkelspel en/of Dubbelspel aan wilt maken. Als er een Speelsterktebeperking aan de toernooionderdelen hangt, dan selecteer je deze met behulp van het zoekicoontje. Een eventueel van toepassing zijnde Leeftijdscategorie selecteer je ook met het zoekicoontje. 9

10 Nadat de betreffende toernooionderdeelgenerator is ingevuld, kies je voor Opslaan en sluiten. Het is mogelijk om meerdere toernooionderdeelgeneratoren (en dus ook toernooionderdelen) aan te maken. Toernooionderdelen Door te kiezen voor Toernooionderdelen krijg je rechts in het scherm de toernooionderdelen in beeld die op dat moment zijn aangemaakt bij het toernooi. Hier staan ook de toernooionderdelen bij die met behulp van de toernooionderdeelgenerator zijn aangemaakt. In hetzelfde menu is het mogelijk om nieuwe, losse toernooionderdelen aan te maken. Dit kan met behulp van Nieuw: Toernooionderdeel. 10

11 In samenstelling onderdelen: Geslacht: Spelsoort: Zwaarte: Leeftijdscategorie: Type Leeftijd bepaling: Speelsterktecategorie: Tonen als Jongens/Meisjes: Schemasoort: Acceptatie?: Resultaten tellen mee voor DSS?: Telt mee voor ranglijst: Inschrijven via toernooiorganisator: Alle velden in het menu Telmethode: dit veld niet aanpassen kies hier voor Man, Vrouw, Gemengd of (Groen) NVT kies hier voor Enkel of Dubbel kies hier via het zoekicoontje voor Zwaarte NVT zoek hier via het zoekicoontje de leeftijdscategorie als deze van toepassing is bij dit onderdeel dit veld niet aanpassen zoek hier via het zoekicoontje de speelsterktecategorie als deze van toepassing is bij dit onderdeel betreft het een onderdeel voor junioren, vink dan aan zoek hier via het zoekicoontje de schemasoort als deze van toepassing is bij dit (rating)onderdeel dit veld niet aanpassen dit veld niet aanpassen dit veld niet aanpassen aanvinken dit veld niet aanpassen 11

12 Contact Voor vragen kun je ons bij voorkeur per benaderen via onderstaande gegevens: Telefoon: Vermeld alsjeblieft altijd je toernooinummer als je ons t. Heb je tips of suggesties om deze handleiding te verbeteren? We ontvangen ze graag via 12