Verslag vergadering cultuurraad 17/03/2014

Transcriptie

1 GEMEENTEBESTUUR WACHTEBEKE Dr. J. Persynplein 6 Dienst Culturele Zaken 9185 Wachtebeke Provincie Oost-Vlaanderen Tel 09/ Verslag vergadering cultuurraad 17/03/2014 Aanwezig : Paul Bracke De Eendracht Effectief/voorzitter Etienne De Rouck Gezinsbond Effectief/ondervoorzitter Viviane Van Hoecke KVLV-centrum Effectief/penningmeester Renaat De Witte Het Dansend Volkje Effectief/secretaris Dirk Van Acker KWB Effectief Patrick Cools JMA Effectief Marc Bogaert Curieus Effectief Maria Buysse Ziekenzorg Effectief Liliane Wyngaerd KVLV Overslag Plaatsvervanger Anne De Lange Harimon Effectief Jenny Balthau OKRA Plaatsvervanger Lieve Fonteyne Dansclub De Vierschaar Effectief Edith De Rocker Femma Plaatsvervanger Lut Everaert Davidsfonds Effectief Josette Smeets De Spellewerksters Effectief Jacqueline Van Paemel WAC Effectief André De Vliegher Gemeentelijke Seniorenblub Effectief Lucien De Maesschalck Heemkundige kring Plaatsvervanger Evie Wuytack Roland De Letter Schepen Vrije Tijd NVA 1

2 Verontschuldigd: Lutgard Bonne OKRA Effectief Roland De Letter NVA Goedkeuren vorig verslag CR 20/01/2014 Maria Buysse merkt op dat Ziekenzorg niet zal aansluiten bij de vergadering van WO-I. Het verslag wordt daarna goedgekeurd. Herhaling van de vraag voor kandidaten voor de Raad van Beheer van het Cultuurhuis Er zal hiervoor een oproep in het gemeentelijk informatieblad van mei-juni verschijnen. De kandidaturen worden op de volgende vergadering van de CR besproken en voorgedragen. Opm.: leden van de RvB hoeven geen bestuurslid van een vereniging te zijn, ze kunnen ook gewoon lid zijn. Niet afgehandelde agendapunten Punten die worden verdaagd of niet worden afgehandeld, worden op het einde van het verslag opgelijst en komen automatisch op de agenda van de volgende vergadering. Vaste punten Interactie met de RvB: er is nood aan meer overleg en samenwerking met de RvB (zie vb. afstemmen van data voor vergaderingen), maar de vraag is hoe we dit organiseren? De taken van de 2 raden zijn heel verschillend maar er zijn evenzeer heel wat raakvlakken. 1 van de taken van de CR is te zorgen voor het aanbrengen en voordragen van de leden van de RvB. Schepen Wuytack meldt dat er een vergadering komt voor het verduidelijken van de rechten en plichten van de verschillende gemeentelijke advies- en beheerraden. Vragen om advies: Vraag rond de BBC: de BBC is besproken en voorgesteld op de vergadering van 27/11/2013; het advies is gunstig en wordt als dusdanig doorgegeven aan het College. Vraag rond de afschaffing van de servicedienst drukwerk voor de verenigingen: volgende punten worden ter overweging genomen: deze dienst is een vorm van subsidiëring en ondersteuning naar en van de verenigingen; de servicedienst drukwerk is geen instant kopieservice, daarvoor kan gebruik worden gemaakt van de kopieermachine van de bibliotheek of van andere servicecentra; er werd nagegaan in welke mate en op welke manier de verenigingen gebruik maakten van deze dienst; er is begrip voor de zorg van het schepencollege om het werkvolume van het personeel van het gemeenschapscentrum te beperken; 2

3 aanvragen via mail kunnen het werkproces vereenvoudigen, maar nog niet alle verenigingen die gebruik maken van de drukwerk service zijn vertrouwd met deze werkwijze. Volgend alternatief voorstel zal worden doorgegeven aan het College: drukwerk is geen kopiedienst, het gaat meestal om grotere oplagen; per uitzondering kunnen kleinere hoeveelheden copies worden gevraagd, dan geldt weliswaar dezelfde regeling en verwerkingstijden als voor grote oplagen; aanvragen gebeuren liefst via mail, zo niet aan de balie; hiervoor zou een standaardmail worden opgemaakt die op de website van het Cultuurdienst beschikbaar is; het origineel document wordt doorgestuurd in PDF en A4, en afdrukken gebeuren bij voorkeur recto verso; de aanvragen en afhaling van het drukwerk gebeuren enkel op maandag en dinsdag tijdens de openingsuren van de administratie; het afhalen van drukwerk kan ten vroegste 7 kalenderdagen na de datum van aanvragen, aan de balie van het cultuurhuis; het drukwerk wordt bij afhaling betaald via bancontact; prijzen worden bepaald door het College van Burgemeester en Schepenen en duidelijk aan de verenigingen bekendgemaakt via de website van de gemeente. Advies over de plaatsing van een Oostenrijkse grenspaal in Overslag: Evi en Luc (Heemkundige Kring) leggen de situatie uit (zie verslag vorige vergadering 20/1); Liliane vermeldt dat ook de Nederlandse Overslag vragende partij is. De oorspronkelijke plaats van de paal is niet gekend. Cyriel De Bruyne en John van Eck (Nederlandse Overslag) zullen een voorstel doen voor een geschikte locatie. Luc zal ook nog wat speurwerk verrichten. Volgende vergadering zal dan een advies worden geformuleerd. Financieel svz door de penningmeester. 11 juli-viering op 6/7 De communicatieambtenaar stelt de CR de vraag of deze dit nog zal organiseren. Elke vereniging vraagt welke leden willen helpen. JMA zorgt voor Vlaamse liedjes. Er wordt geïnformeerd bij andere muziekgroepen o.a. De Bevlekte Ontvangenis, groep uit Assenede (Etienne), groepen van de aperitiefconcerten (JMA) Werkgroep: Etienne, Marc, Paul, Inge. Vergadering op 24/3 om 20u bij Etienne thuis (Spoorwegstraat 38). Statuten van de CR De aangepaste versie van de statuten voor het Gemeentelijk AdviesOrgaan voor Cultuur (AOC) worden door de leden goedgekeurd en zullen voor advies worden doorgegeven aan het College en de Gemeenteraad voor de vergadering van april. Vrijetijdsgids 3

4 De papieren versie is sterk verouderd. Er zal een elektronische versie worden opgemaakt voor de nieuwe website en daar zullen dan uitprints van worden gemaakt en verspreid (waarschijnlijk ca 300 exemplaren). Dit is een project voor het najaar. Website Kandidaten voor de werkgroep: Dirk Hamerlinck (Harmonie), Etienne Blondeel (Gezinsbond), Maria Buysse (?) De bedoeling is de inhoudelijke invulling te geven vb. verslagen van de vergaderingen, leden, overzicht van de verenigingen e.d. Dus geen ontwerp van een website maar wat we willen we dat erop komt voor het publiek. Advertentieblad Het aankondigen van activiteiten in het advertentieblad wordt overbodig door alternatieven zoals de gemeentelijke website, Uit in Vlaanderen, Evenementen.be. Herdenkingsactiviteiten WO-I Rechtzetting in het verslag van de coördinatievergadering: het boekje ter gelegenheid van de tentoonstelling in 2009 is door René De Pauw opgemaakt en niet door Raf De Roover. Op het einde van het jaar zal er opnieuw worden samengekomen om de stand van zaken te bekijken: hoe verliepen de activiteiten die reeds hebben plaatsgevonden, zijn er nieuwe gepland, hoe zit het met de plannen voor 2015? N.a.v. een brief aan het College van de NSB van 8/3/14 stelt het College de vraag aan de CR om van 8 tot 11 november een herdenking te organiseren met verschillende verenigingen, gemeentelijke diensten Varia Evi: n.a.v. een vraag op de gemeenteraad vraagt het College advies over de gemeentelijke aanplakborden. Vragen en opmerkingen: Worden de houten borden nog vaak gebruikt? De affiches op de borden zijn moeilijk leesbaar vanaf de wegen door het voorbijrijdend verkeer, zelfs niet in A1-formaat; Plaatsing is belangrijk, bij voorkeur op plaatsen waar je stilstaat vb. aan verkeerslichten (zie Lochristi). Waar de borden nu staan is meestal de snelheid van 70km/uur toegestaan en dit is te snel om de affiches goed te zien. Waar zou het digitaal bord best worden geplaatst? Op het Dr. J. Persynplein? Aan de invalswegen zoals aan de Overledebrug? Andere suggesties? De lees- en zichtbaarheid van de bestaande borden zou kunnen worden verbeterd door ze in te planten op de plaatsen waar de invalswegen in de bebouwde kom komen m.a.w. dichter naar het centrum van Wachtebeke, waar de maximale snelheid beperkter is. Het huidige aanplakreglement is omslachtig en vraagt relatief veel inbreng van het gemeentepersoneel. Advies: met een minimum aan investeringen en inspanningen, stellen we, in afwachting van het digitale bord, volgende voor: Een kleine opknapbeurt met wat verf kan de borden er frisser doen uitzien; De verenigingen plakken zelf hun affiches. Dit betekent evenwel dat het provinciale reglement dat momenteel op de borden hangt moet worden verwijderd. 4

5 Om zwerfvuil te vermijden zou het gemeentepersoneel vb. om de 3 maanden, alles van de borden kunnen verwijderen, zodat er opnieuw kan worden geplakt. Evi: het College vraagt advies over een nieuw logo voor de gemeente Wachtebeke. De CR stelt voor om een wedstrijd uit te schrijven voor het ontwerpen van een logo voor de gemeente en voor het Cultuurhuis Safarken. Een oproep voor deelname kan verschijnen in het gemeentelijk informatieblad van juli-augustus. Dan kunnen in het najaar de nieuwe logo s in gebruik worden genomen en eventueel direct geïntegreerd in de vernieuwde website van de gemeente. Renaat: in de mobiliteitscommissie duikt het probleem op van de onzichtbaarheid van de paaltjes op het Persynplein. Is dit misschien te verhelpen door iets kunstigs met de paaltjes te doen zodat ze meer opvallen? Iemand een goed idee? Inge: de organisatoren van Popeiland stelden de vraag aan de bib, de jeugd-, sport- en cultuurdienst of er interesse is om op 25 juni een animatie te voorzien tijdens de namiddag op het evenementeneiland. JMA en WADA vragen het aan hun leden. Inge vraagt het Klodderkot. Andere ideeën zijn welkom! Agendapunten die verschoven worden naar volgende vergadering Advies inzake het plaatsen van de Oostenrijkse grenspaal in Overslag 5