SPECIAL VOOR O&O-FONDSEN ESF DOELSTELLING 3

Transcriptie

1 Nieuwskrant SPECIAL VOOR O&O-FONDSEN ESF DOELSTELLING 3 In dit nummer Metalektro: Kwaliteitsslag en anders denken PAGINA 2 Groothandel: Uitval van medewerkers oplossen én voorkomen PAGINA 3 Vleessector: Sociaal vernieuwd en digitaal PAGINA 4 ICT: Goede samenwerking met O&O-fonds levert veel op PAGINA 5 Levensmiddelen: De vertaalslag van Brussel naar praktijk PAGINA 6 Liesbeth Rutjes, projectmanager van de Stichting Opleidingsfonds Levensmiddelenindustrie: We richten ons met name op het MKB. Bedrijven actief benaderen verlaagt de drempel Nog niet de helft van de O&O-fondsen (opgenomen in het ESF-beleidskader) maakt gebruik van de subsidie uit het Europees Sociaal Fonds voor het scholen van medewerkers. Ondernemingen en O&O-besturen kijken op tegen de voorwaarden die ESF stelt of zijn niet voldoende op de hoogte van de mogelijkheden van de subsidie. In deze speciale uitgave komen vijf O&O-fondsen aan het woord. Over de positieve effecten van ESF, de branchepraktijk en de hobbels onderweg naar een goede projectafronding. De O&O-fondsen vinden met name de interpretatie van ESFregels een lastig punt, blijkt. Een interpretatieverschil kan bij de eindafrekening van een project immers veel geld schelen. Hoe gaat het Agentschap SZW om met die mogelijke verschillen in interpretatie? Directeur Jan Willem Weehuizen van het agentschap: Om te beginnen proberen we de regels zo eenvoudig mogelijk te maken. Dit gebeurt onder andere naar aanleiding van opmerkingen van O&O-fondsen. Een voorbeeld van vereenvoudiging is de mogelijkheid om voor een sluitende registratie te kiezen in plaats van een integrale urenadministratie. Aanvragers en dan met name bedrijven vonden het een zware belasting om álle activiteiten van projectmedewerkers gedurende het hele kalenderjaar nauwkeurig te registreren. Bij de sluitende methode registreer je alleen tijdens de periode dat het ESF-project loopt. Dichtregelen Regels vereenvoudigen betekent uiteindelijk vooral goed luisteren naar de aanvragers en het gewicht van klachten en problemen afwegen. Interpretatieverschillen ontstaan overigens vaak bij projecten die met terugwerkende kracht een aanvraag hebben gedaan. Die kunnen we niet meer of nog slechts beperkt bijsturen en dan ontstaan de discussies. Startende projecten kunnen we vooraf goed begeleiden: doe je het zo, dan zit je goed. Helemaal oplossen kun je interpretatieverschillen nooit. Je wilt de subsidie niet dichtregelen en elke aanvrager is nu eenmaal anders. Daarom denken we als agentschap nu na over het meer doelgroepgericht toespitsen van de uitvoeringsregels. Wat geldt bijvoorbeeld voor O&Ofondsen en wat voor gemeenten? Voor alle vragen die een aanvrager dan nog heeft, is er de consultant en als die het niet weet, onze interne helpdesk. Aan het verbeteren van de kwaliteit van de helpdesk en de snelheid van antwoorden wordt hard gewerkt. Ook investeert het agentschap in de opleiding van de consultants, zodat iedereen op hetzelfde niveau functioneert. Klantgericht, maar niet bang om kritisch te zijn. Want is het zo erg om als aanvrager snel nee te horen? Liever snel nee dan een lange periode van onduidelijkheid. Mythe Dat veel bedrijven en ook branches nog steeds huiverig zijn om ESF aan te vragen, opzien tegen de investering vooraf of tegen de vereiste administratie, is volgens Jan Willem Weehuizen ook een erfenis van de oude ESF-regeling. We moeten af van de mythe dat het uitvoeren van een ESF-project onwerkbaar zou zijn. Daarom is communicatie en het onderhouden van contacten zo belangrijk. Uitdragen dat we goed bezig zijn, samen met de O&O-fondsen die al ervaring hebben met de subsidie. Een O&O-fonds dat actief bedrijven benadert en informeert kan de drempel naar ESF substantieel verlagen zeker voor kleinere ondernemingen. Omgekeerd roep ik ook altijd naar de fondsen: Als jullie iets van het agentschap willen, laat het weten, dan komen we! VRAAG Wat is het Agentschap SZW? Het Agentschap SZW is verantwoordelijk voor het uitvoeren van subsidieregelingen op het gebied van sociaal-economisch beleid, in het bijzonder van werk en inkomen. Het agentschap werd in april 2001 opgericht als een zelfstandig onderdeel binnen het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Per 1 januari jongstleden heeft het Agentschap SZW de status van baten-lastendienst gekregen. Het agentschap beoordeelt of subsidieaanvragen voldoen aan de eisen van de subsidieregelgeving. Het geeft voorlichting en advies over onder andere de juiste opzet van de projectadministratie, begeleidt (potentiële) aanvragers en beoordeelt de voortgang tijdens de duur van het project. Na afloop van het project controleert het agentschap of de verstrekte subsidie volgens de regels is besteed en of de activiteiten en kosten duidelijk zijn verantwoord. VRAAG Wanneer subsidie uit het Europees Sociaal Fonds? Een van de subsidieregelingen die het Agentschap SZW uitvoert, is de regeling voor stelling 3 van het Europees Sociaal Fonds (ESF3). Dit doet het agentschap in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken.Voor de periode 2000 tot en met 2006 is voor Nederland jaarlijks zo n 250 miljoen euro beschikbaar. Dat geld is bestemd voor projecten die gericht zijn op: een sluitende aanpak van werkloosheid onder volwassenen; een blijvende inzetbaarheid van de beroepsbevolking; een leven lang leren, als onderdeel van het beroepsonderwijs. Bijvoorbeeld: scholing van werkenden; bestrijding van voortijdig schoolverlaten; versterking van het beroeps- of praktijkonderwijs; reïntegratietrajecten voor werklozen (kort of langdurig); projecten dagindeling. JAN WILLEM WEEHUIZEN, DIRECTEUR VAN HET AGENTSCHAP SZW Doe je het zo, dan zit je goed Opleidings- en Ontwikkelingsfondsen (kortweg O&O-fondsen) kunnen een beroep doen op het Europees Sociaal Fonds en subsidie aanvragen voor de scholing van werkenden. Meer informatie en het aanvraagformulier vindt u op de website 1

2 Nieuwskrant SPECIAL VOOR O&O-FONDSEN SECTOR: METALEKTRO Frans Hazekamp (Stichting A+O) en Dick Kissing (Stork). Stichting Arbeidsmarkt en Opleiding in de Metalektro (Stichting A+O) ESF: kwaliteitsslag en anders denken Hoe begin je een goed ESF-project? Dat vraagt meer dan vooraf alleen de regeling grondig doornemen, tipt Dick Kissing potentiële aanvragers. Kissing is verantwoordelijk voor de lopende ESF-trajecten bij Stork, een van de groten in de metaal- en elektrosector. Een goede administratie is essentieel, maar belangrijker nog het hebben van een duidelijke toekomstvisie: wat wil je als bedrijf of branche bereiken? Voluit is het de Stichting Arbeidsmarkt en Ontwikkeling in de Metalektro, kortweg Stichting A+O. De stichting is namens de sector aanvrager van ESF-subsidie voor het scholen van medewerkers. Employability is daarbij het belangrijkste uitgangspunt. In de woorden van Frans Hazekamp van Stichting A+O: Het motto is wendbaarheid en weerbaarheid van werknemers. Zeker in tijden van reorganisatie en minder economische groei is dat een gezamenlijk belang van werknemers en werkgevers. Vond het opleidingsfonds in de NIEUWS oude ESF-periode nog dat het al of niet meedoen aan ESF de eigen verantwoordelijkheid was van bedrijven, inmiddels wordt daar iets anders tegen aan gekeken. Van het sec doorsluizen van de subsidie zijn we overgegaan naar een actievere rol. Dus meer sturen, stimuleren en informeren van bedrijven en opleiders. Niet alleen het Agentschap SZW vroeg daarom, ook de bedrijven zelf. De ESF-regeling wordt toch lastig gevonden en bedrijven willen daarin graag begeleiding. En wij als fonds hebben inmiddels genoeg ervaring opgedaan met ESF. Aanpassing ESFregeling Op dit moment is de regeling zo ingericht dat bepaalde aanvragers slechts voor één doelgroep een aanvraag kunnen doen; een gemeente bijvoorbeeld alleen voor werkloze werkzoekenden. Om deze scheiding op te heffen, heeft het ministerie van SZW een wijzigingsvoorstel ingediend bij de Europese Commissie. Hiermee wordt het mogelijk dat een aanvrager meerdere doelgroepen meeneemt in een ESFproject. Een O&O-fonds zou ESF dan bijvoorbeeld naast de scholing van werkenden ook kunnen gebruiken voor de scholing van werkloze werkzoekenden. De verwachting is dat de Commissie vóór 1 augustus een uitspraak doet over het voorstel. Kwaliteitsslag Bij Stork, waar in Nederland ongeveer mensen werken, lopen op dit moment twee ESF-projecten. Achttien werkmaatschappijen doen mee, waarvan één voormalige Storkonderneming. De voorbereiding van beide projecten nam driekwart jaar in beslag, vertelt Dick Kissing van Stork. Vooral de aanbestedingsprocedure kostte veel tijd. Op basis van prijs, landelijke mobiliteit, CEDEOerkenning en eerdere ervaring met opleiders hebben we steeds twee aanbieders gekozen voor uiteindelijk 212 opleidingen. Maar dat is een van de positieve effecten van ESF - we hebben daardoor wel een kwaliteitsslag geslagen. Het resultaat is een gestructureerd opleidingenpakket dat goed in elkaar zit en de komende jaren mee kan. Vergeleken met pakweg tien jaar geleden zijn we dankzij de bijdrage van ESF meer gaan opleiden en hebben de opleidingen een ander gezicht gekregen. Grenzen verkennen Elke drie maanden overlegt Stork met de Stichting A+O en het Agentschap SZW over de voortgang van het project en eventuele problemen. Frans Hazekamp: Je wilt graag duidelijkheid over wat kan en niet kan. Je bent eigenlijk bezig de grenzen van de regeling te verkennen. Dat heeft een vreemd tegenstrijdig effect, want het ene antwoord brengt vaak weer drie nieuwe vragen met zich mee. Ervaring met ESF is alleen daarom al van onschatbare waarde tijdens een project, menen Dick Kissing en Frans Hazekamp. Nieuwe aanvragers missen die ervaring, maar kunnen wel gebruik maken van de ervaring van andere bedrijven. Dick Kissing: Je ziet dat vooral kleinere ondernemingen externe subsidiedeskundigen inhuren, omdat ze intern de mankracht niet hebben. Binnen onze sector vind ik dat eigenlijk van de zotte, daar is meer dan genoeg expertise op ESF-gebied voorhanden en die kost geen geld. Kissings belangrijkste advies aan andere bedrijven en sectoren is Subsidiebedrag Stork Project Employability: 1,6 miljoen euro, januari augustus 2004 Project BBL (Begeleidende BeroepsLeerweg): 1 miljoen euro, januari 2001-augustus 2003 Employability: wendbaarheid en weerbaarheid van medewerkers door opleiding en ontwikkeling. BBL: scholing jongeren voor de metalektro-branche. Employability: scholing gericht op het vakgebied; op communiceren; op algemene ontwikkeling; op wettelijke kaders en op doorgroeimogelijkheden. BBL: bijvoorbeeld Vliegtuigsamenbouw, Vliegtuigonderhoudsmonteur, Draaien, Plaat- en constructiewerken, Technicus sterkstroom, Eerste monteur laagspanning enz. De Stichting A+O Metalektro heeft bij het Agentschap SZW bezwaar gemaakt tegen het toekennen van minder subsidie op basis van de visie van Brussel dat cofinanciering met O&O-gelden in bepaalde gevallen te zien is als ongeoorloofde staatssteun. De ESF3- regeling meldt nagenoeg niets over de manier waarop met co-financiering omgegaan moet worden. Het bezwaar is nog in behandeling. dat je er niet komt met alleen de regelgeving vooraf grondig door te nemen. De administratiestructuur moet je strak opzetten en volhouden, maar belangrijker is hoe je het traject start. Je kunt niet aan een structuur beginnen voor je een duidelijke toekomstvisie hebt; wat wil je bereiken als Bedrijven op weg helpen met beslisboom branche of bedrijf? Daar zou het agentschap in de voorlichting meer aandacht aan moeten geven, om bedrijven op weg te helpen. Niet alleen een handleiding bieden voor de projectadministratie, maar ook een soort stappenplan of beslisboom. Zodat je met behulp van een paar vaste vragen kunt bepalen of ESF voor jouw toekomstplannen een goed middel is. Juist die opstartperiode is lastig voor veel bedrijven, is ook de ervaring van Frans Hazekamp. ESF vraagt om projectmatig denken en een gestructureerde aanpak. Voor met name kleinere bedrijven is dat nieuw. Die denken in producten en verkoop, opleiden is bovendien niet de core-business. Een ESF-project betekent voor hen een hele omschakeling en vergt een grote investering. Zonder begeleiding, bijvoorbeeld vanuit de Stichting A+O, is ESF dan bijna niet te doen. 2

3 SECTOR: GROOTHANDEL Uitval van medewerkers oplossen én voorkomen De Stichting Opleidingsfonds Groothandel (SOG) vroeg in 1996 voor het eerst ESFsubsidie aan. Door de opgedane kennis en ervaring sinds die tijd kan het sectorfonds zich inmiddels gespecialiseerd noemen in ESF. Mevrouw Aad Wieringa-de Kievit, directeur: Je zult het misschien niet vaak horen, maar ESF is echt een leuke regeling. Veel mensen verliezen zich in de regelgeving in plaats van te kijken naar de mogelijkheden. Zo gebruikt de SOG de subsidiegelden niet alleen voor het bijspijkeren van medewerkers, maar ook voor het veranderen van interne bedrijfsprocessen. Stichting Opleidingsfonds Groothandel (SOG) Subsidiebedrag 11,5 miljoen euro, periode , nieuwe aanvragen zijn in voorbereiding Problematische uitval van medewerkers oplossen én voorkomen. Verwacht resultaat medewerkers geschoold in twee jaar Arbo-trainingen, PC-trainingen, exporttrainingen en communicatietraining Binnen de lopende SOG-aanvraag liften ook een aantal andere branches mee: o.a. busbedrijven en detailhandel. In deze branches is of geen sectorfonds actief of men is nog huiverig voor eigen deelname aan ESF. Ook met de sector transport en logistiek is overleg over gezamenlijk op te pakken activiteiten. Aad Wieringa-de Kievit. De groothandel is een van de grootste en meest diverse sectoren in Nederland. De sector bestaat uit zo n bedrijven en werknemers, verdeeld over 120 branches. Bijna driekwart van alle bedrijven is kleiner dan tien medewerkers. Het zijn doeners, typeert Aad Wieringade Kievit de werkgevers en werknemers in deze branche. De markt verandert snel en een deel van de werkgelegenheid is tijdelijk, ingehuurd via het uitzendbureau.van de medewerkers doet een groot deel magazijnwerk en logistiek, hoger opgeleid personeel is er relatief weinig. De opleidingen binnen het ESFprogramma van de SOG zijn met name gericht op het erkennen van Elders Verworven Competenties (EVC). De SOG ontwikkelt daar zelf testmethodes voor. Het halen van twee modules plus werkervaring staat bijvoorbeeld gelijk aan een bepaald diplomaniveau. Voor individuele werknemers is dat natuurlijk gunstig. Na twintig jaar werkervaring zonder beroepsopleiding krijgen ze nu toch erkenning voor hun opgedane ervaring en kennis. Voor werkgevers is het nog wel eens bedreigend. Extra kwalificaties kan ook meer salaris betekenen en mondiger werknemers. We steken als sectororganisatie daarom ook veel aandacht in voorlichting. Je moet concreet laten zien dat ook het bedrijf en de branche gebaat is bij medewerkers die meer kwaliteit en kennis in huis hebben. SUCCESFACTOREN Van product naar proces Juist nu het economisch minder gaat, is het meedoen aan ESF belangrijk, benadrukt Aad Wieringa-de Kievit. Veel snel gegroeide bedrijven hebben een achterstand in te halen; ze werken nog hetzelfde als toen ze kleiner waren. Dat maakt zo n bedrijf kwetsbaar. Een van onze deelnemende bedrijven is daarom volop bezig met een veranderingsproces. Van elk werkproces bekijkt een brede groep van medewerkers hoe het beter op de andere werkprocessen kan aansluiten. De verbetering wordt omgezet in opleidingen en meteen in het huidige werkproces toegepast. Veel bedrijven en fondsen realiseren zich dat niet, maar juist dit soort projecten kun je met ESF-geld financieren. Het gaat immers om het voorkomen van risicosituaties en toekomstige uitval van medewerkers. Dat kun je op individueel niveau bekijken (vanuit de medewerker), maar ook op bedrijfs- en brancheniveau. Aanleveren is uitbetalen Uit ervaring wijs geworden, houdt de SOG de coördinatie en administratie van alle ESF-projecten centraal. Ook de inkoop van opleidingen en de contracten met uitvoerders zijn centraal geregeld. Het uitgangspunt van elk project is vooraf goed nadenken over de aanpak, de verantwoording en de bewijslast. En zodra je twijfelt of iets wel kan binnen ESF, bellen met het agentschap! Voor het bijhouden van de administratie is een speciaal computerprogramma ontworpen. Vooraf krijgt iedereen werknemer, werkgever en opleidingsinstituut een folder met uitleg en voorbeelden wat van hen verwacht wordt. De afspraak is duidelijk: de SOG betaalt pas uit als alle benodigde papieren binnen zijn. Het Goed voorbereid aan de slag Het Europees Sociaal Fonds stelt geld beschikbaar voor (onder andere) scholing voor werkenden. Het fonds verwacht daarvoor in de plaats een heldere verantwoording van de activiteiten, de kosten en de resultaten. Een goede voorbereiding is daarbij het halve werk. Maar wat is een goede voorbereiding en hoe kun je als O&O-fonds problemen zo veel mogelijk voorkomen? Verantwoordelijkheid aanvrager Als aanvrager bent u volledig verantwoordelijk voor het project. Zorg daarom dat u voldoende waarborgen inbouwt om de regie en het beheer goed te kunnen voeren. Duidelijke projectdoelstellingen Definieer uw project zo helder mogelijk. Stel uzelf de volgende vragen: wat wil ik bereiken, welke middelen wil ik daarvoor inzetten en hoe krijg ik een helder inzicht in de bereikte resultaten? Maak projecten niet te ingewikkeld. Grote projecten kunt u eventueel ook splitsen. Daarmee spreidt u ook het risico. Aansluiting op andere activiteiten Zorg dat het project aansluit op andere activiteiten van uw O&O-fonds op het gebied van werk en inkomen. Zo kunt u gebruik maken van de al aanwezige organisatiestructuren en kennis. Tijdige voorbereiding Start tijdig met het plannen van een project, zodat u niet achter de feiten aanloopt. Dat geeft u de tijd om voordat het project begint, de rol van alle betrokken partijen duidelijk af te stemmen en vast te leggen. ESF levert vaak enthousiaste nieuwe ideeën op 3 einddossier bewaart de SOG. Aad Wieringa-de Kievit: Deelnemende bedrijven moeten vooral niet het gevoel hebben dat ze het alleen doen. Er is vaak toch scepsis ten opzichte van ESFsubsidie. Het is een mooi verhaal, is de eerste reactie. Ze krijgen geld voor de training van werknemers en bovendien voor de geleden loonderving. Maar wat moeten ze daar allemaal voor doen, willen ze dan weten. Stimulans De SOG promoot het ESF bij de groothandels als een regeling die stimuleert tot scholing, niet als aanvulling op een tekort: Het is de bedoeling dat je als bedrijf meer gaat scholen dan je normaal zou doen en dat je na de subsidie liefst een structureel opleidingsplan opzet voor de jaren erna. En het blijkt te werken: ESF levert vaak enthousiaste, nieuwe ideeën op. Bedrijven die zeggen Kunnen we eindelijk dat en dat doen! of die hun concurrenten bellen om ze aan te sporen ook mee te doen.

4 Nieuwskrant SPECIAL VOOR O&O-FONDSEN SECTOR: VLEES Stichting Opleidingsfonds voor de Vleessector (SOV) Subsidiebedrag Ruim 15 miljoen euro, september 2001 tot september 2003 Uitstroom medewerkers verminderen, instroom nieuwe medewerkers bevorderen en stimuleren van het principe een leven lang leren bij bedrijven. Resultaat cursisten, 344 deelnemende bedrijven, 78 cursussen Product- en productietrainingen; organisatie en communicatie; administratie; verkoop en talen; logistiek, veiligheid en zorg. Vooral de trainingen rond voedselveiligheid en hygiëne staan momenteel in de belangstelling. Clusteraanvraag van vijf verschillende opleidingsfondsen, gekoepeld in de SOV. Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid voor het ESF-project gemandateerd aan een speciaal opgerichte Service Unit. De Service Unit maakt bij de begeleiding van bedrijven onderscheid tussen kleine en grote bedrijven. Zorg voor een goed mandaat vanuit het O&O-bestuur Marc Grandsaerd (l.) en Alice Jacobs (Bos subsidies bv); in het midden Bram Moerman (slagerdetailhandel). 4 Sociaal vernieuwd en digitaal Het zijn moeilijke jaren voor de vleessector. Bij ons breekt de laatste jaren elk jaar de pleuris uit, typeerde een betrokkene de situatie. De vooraanstaande positie van Nederland als vleesproducent is door ziekten als BSE, MKZ en recent de vogelpest onder druk komen te staan. Kwaliteitsverbetering en bijblijven op het gebied van hygiëne en voedselveiligheid is essentieel om internationaal te kunnen blijven concurreren. De sector is dan ook blij met de opleidingssteun van het Europees Sociaal Fonds. De vleessector - van slachterij tot slagerij en daarnaast ook pluimvee, vleeswaren en snacks - is relatief klein, maar heel divers. Zo n mensen zijn in de sector werkzaam. Vroegen slachterij en slagerij voorheen afzonderlijk subsidie aan via eigen opleidingsfondsen, de lopende ESF-periode is de aanvraag voor het eerst gezamenlijk gedaan. De Stichting Opleidingsfonds voor de Vleessector (SOV), koepelorganisatie van vijf opleidingsfondsen uit de branche, is hoofdaanvrager. Het bestuur van de SOV richtte een speciale Service Unit op om het ESFproject in goede banen te leiden. De dagelijkse leiding is in handen van Bram Moerman (slager detailhandel), Nico Trügg (industrie) en Marc Grandsaerd (Bos subsidies bv). Bos subsidies bv is na een aanbestedingsprocedure ingehuurd voor de projectbegeleiding en administratie. Bram Moerman: Commercieel gezien is het aanbieden van een cursus speciaal voor de vleessector niet interessant. Een training als Hygiënisch bloed vangen is maar relevant voor een relatief klein aantal cursisten. De steun uit het ESF biedt ons de mogelijkheid om toch een breed pakket cursussen aan te bieden. Daarnaast ontwikkelen we ook aansprekend cursusmateriaal en nieuwe lesmethoden. Zo is de sector dankzij ESF-geld in een stroomversnelling digitaal geworden; met gebruik van internet, en e-learning. Marc Grandsaerd voegt daaraan toe: We hopen dan ook de totale looptijd van ESF gebruik te kunnen maken van de subsidie, tot 2007 en liefst nog langer. Goed mandaat Werken met ESF brengt behalve positieve resultaten ook knelpunten met zich mee. Bram Moerman: Zelf hebben we vooraf bewust veel tijd gestoken in het opzetten van een goede opleidingsstructuur en projectadministratie: het bepalen van het gewenste aanbod, aanbestedingsprocedures voor alle partijen die we inhuren en een strakke aansturing van de bedrijven en de opleiders. Dat werpt nu zijn vruchten af, want we hebben tijdens het project die structuur eigenlijk nauwelijks hoeven aanpassen. Maar dat opzetten van een goede structuur blijkt lastig voor nieuwe aanvragers, merk ik in contacten met andere sectoren. Mijn eerste advies is: zorg voor een goed mandaat vanuit het O&O-bestuur. Wil je een ESF-project goed uit kunnen voeren, dan moet je niet te laag in de organisatie zitten en toestemming nodig hebben van meerdere tussenpauzen. Het gaat bij ESF tenslotte om veel geld en verantwoordelijkheid. Eigenlijk zou het Agentschap SZW dat bij iedere aanvraag moeten eisen: een projectleiding minimaal op stafniveau. Vraaggericht aanbod Het gebruik van vaste opleiders voor de branche-opleidingen levert nogal eens klachten op van de deelnemende bedrijven, vertelt Alice Jacobs van Bos subsidies bv. Deze huren bijvoorbeeld liever een regionaal opererend instituut in. Dat gebrek aan vrijheid is een van de grootste frustraties van deelnemers. Het opleidingsfonds zou graag een vraaggerichter aanbod willen bieden, beaamt Bram Moerman. Meer maatwerk, afgestemd op de specifieke wensen van de vaak specialistische vleesbedrijven. Een islamitische slager is heel wat anders dan een keurslager en dat verschil willen ze ook graag behouden. Maar het bieden van opleidingen op maat is in de praktijk nog lastig, ervaart het fonds. SUCCESFACTOREN De contacten met het agentschap zijn overigens heel positief, dat mag best benadrukt worden, vindt Marc Grandsaerd. De grijze vlakken in de regelgeving van ESF, dat zijn dingen waar een O&O-bestuur en bedrijven heel onrustig van worden. Het is prettig als je dat soort zaken open kunt bespreken en knelpunten samen probeert op te lossen. Bram Moerman sluit af: Als branche én als agentschap moeten we duidelijk uitdragen dat we goed bezig zijn met ESF. Want bedrijven en sectorfondsen moeten het gevoel hebben dat ze weten waar ze aan toe zijn als ze met ESF beginnen. Dat geldt zeker voor kleine bedrijven. Medewerkers opleiden is voor hen een relatief grote investering. Toch doen in onze branche heel veel van die kleinere bedrijven mee. ESF is juist ook voor het MKB interessant! Goed voorbereid aan de slag Overleg met Agentschap SZW Maak gebruik van de expertise van de consultants van het Agentschap SZW. Dat geldt zeker in de voorbereidingsfase, maar ook als er tijdens het project vragen rijzen. De adviezen en het overleg vooraf kunnen u veel tijd en eventuele problemen besparen. Advies accountant Voor ESF-projecten is een accountantsverklaring verplicht. Schakel in een vroegtijdig stadium, dus vóór u de aanvraag indient, uw accountant in. Die kan als geen ander bepalen of de administratieve organisatie voldoet aan de eisen van het ESF. Doortimmerde financiering Zorg dat de financiering van het project goed is geregeld. Bijdragen van derden moeten schriftelijk worden vastgelegd. Realistische kostenbegroting Begroot realistisch en zorg voor voldoende onderbouwing van de kostenposten, ook als u activiteiten uitbesteedt aan derden. Zorg bij het opvoeren van interne kosten dat de verantwoording achteraf goed inzichtelijk kan worden gemaakt. Bij het opvoeren van loonkosten van eigen medewerkers (interne uren) is een integrale urenadministratie een voorwaarde. Bedenk van tevoren of u kosten achteraf goed kunt aantonen (zoals overheadkosten). Bij de verantwoording van subsidiale kosten moet het steeds gaan om voor het project noodzakelijke kosten. Neem bij twijfel de kosten niet op in uw begroting.

5 SECTOR: ICT Centrum Arbeidsmarktvraagstukken Informatie en Communicatie Technologie (CA-ICT) Voorbeeldproject KLM NV John Vierdag (KLM), Govert Maessen (consultant Agentschap SZW) en Louis Spaninks (CA-ICT). Subsidiebedrag KLM euro, 1 januari 2002 tot en met 30 juni 2003 Scholing van deelnemers door middel van beroepsgerichte opleidingen, op te splitsen in basisberoepsniveau, vakopleidingen en middenkaderniveau Projectmatig werken, ITIL, SQL 2000 Server, timemanagement, datamodellering, personal coaching, presentatietechnieken Goede samenwerking met O&O-fonds levert veel op Voor KLM is informatie- en communicatietechnologie van levensbelang: het reserveringssysteem, Operations Control en alle logistiek rondom vliegen zijn ervan afhankelijk. Ook een ticket bestellen via internet vereist technisch geavanceerde systemen. Om die te bouwen en te onderhouden moeten kennis en vaardigheden van de ICT-medewerkers voortdurend worden bijgespijkerd. Door ESF-subsidies kan KLM ook in minder gunstige economische tijden investeren in de benodigde opleidingen. We kwamen via onze consultant op het gebied van subsidies in aanraking met ESF, vertelt John Vierdag van KLM. Als manager Administratieve Organisatie van de afdeling Corporate Control is hij onder andere verantwoordelijk voor subsidiecoördinatie. Bij elke aanvraag weegt hij de kansen dat het gaat lukken af tegen de inspanningen en kosten die aanvraag en administratieve verplichtingen vereisen. De gesubsidieerde opleidingen bij KLM zijn bedoeld voor mensen van de ICTafdeling en voor information managers in de business units. Vertaalslag Vaktechnisch up-to-date blijven is niet eenvoudig in de ICT-branche; de ontwikkelingen volgen elkaar snel op. Maar daarnaast zijn het ook meer algemene vaardigheden die van de medewerkers worden verwacht. John Vierdag: Information managers zijn eigenlijk de buffer tussen eindgebruikers en informatietechneuten. Zij hebben vaardigheden nodig om de vertaalslag te kunnen maken tussen wensen van de gebruikers en de techniek. Ook na het programmeren spelen zij een belangrijke rol als de business units het nieuwe systeem gaan testen en gebruiken. Daarom moeten information managers en informatieanalisten bekend zijn met de organisatiecultuur, kunnen presenteren, doorvragen als ze merken dat gebruikers iets niet begrijpen en hen adviseren. Anticyclisch investeren Voorafgaand aan de subsidieaanvraag bij het Agentschap SZW nam KLM in 2002 contact op met het Centrum Arbeidsmarktvraagstukken ICT in Den Bosch. Dat is in 1997 opgericht om scholingsprojecten te realiseren en te komen tot structureel arbeidsmarktbeleid voor de ICT-sector. Het centrum kent drie doelgroepen: werknemers in ICT-bedrijven, medewerkers in alle branches die moeten leren werken met toepassingen en ICT-ers werkzaam bij bedrijven zoals KLM. Nu er overal ernstig wordt bezuinigd op de kosten, ook op training, is subsidie extra welkom, meent Louis Spaninks van CA-ICT. Omdat je juist anticyclisch moet investeren: nu opleiden om klaar te staan als de markt bijdraait. Daar zijn de ESF-subsidies zeer geschikt voor. CA-ICT is op dit moment het enige O&O-fonds voor de ICTsector. Daarom heeft het fonds de opgedane ervaring met ESF omgezet in een cd-rom voor bedrijven en subsidieadviseurs, met alle informatie en publicaties over Ons uitgangspunt: Wat kan ik netjes onderbouwd declareren? de subsidiemogelijkheden. Het centrum begeleidt de subsidieaanvraag, toetst die en controleert declaraties. Opleidingen moeten, om in aanmerking te komen voor ESF-subsidie, een bijdrage leveren aan de employability van de medewerkers en ten goede komen aan de hele branche. Ook beoordeelt CA-ICT of de opleidingen aan het juiste scholingsniveau voldoen. Daartoe heeft het centrum een lijst met goedgekeurde opleidingen opgesteld in nauwe samenwerking met ECABO, het kenniscentrum middelbaar beroepsonderwijs ICT. Die branche-erkenning levert ook vrijstellingen op bij ROC s. De verwachting is dat de effecten van deze breed erkende opleidingen te zien zijn bij de recent door KLM aangekondigde ontslagen: toegenomen externe inzetbaarheid waardoor IT-ers minder kwetsbaar zijn voor werkloosheid. Netjes onderbouwd Bij KLM heeft John Vierdag met de opleidingscoördinatoren van de business units een administratie opgezet om te voldoen aan de ESF-voorschriften. Deelnemerslijsten moeten bijvoorbeeld correct worden bijgehouden en voor opleidingen die je inkoopt (wat meestal het geval is) moeten meerdere offertes worden aangevraagd. Het is een manier van opbouwen van je dossier, zodat je aan het eind ook werkelijk de subsidie krijgt. Omdat de ESF3- regeling ook voor het CA-ICT nieuw was, bestond er wel eens onduidelijkheid over de interpretatie van de subsidiecriteria. Daarover heeft KLM veel contact gehad met het O&O-fonds. John Vierdag: Voor mezelf heb ik als uitgangspunt: wat kan ik met goed fatsoen en netjes onderbouwd in een declaratie opnemen? Weegt het vele administratieve extra werk op tegen de subsidie? Zeker wel! zegt John Vierdag resoluut. Maar het is voor mij wel zaak steeds opnieuw samen met CA-ICT in te schatten of we het aanvraagtraject succesvol kunnen afronden. Want je maakt op voorhand veel kosten. SUCCESFACTOREN Goed voorbereid aan de slag Afspraken projectinformatie Laat alle partijen vooraf weten aan welke projectinformatie u behoefte heeft. Het moet voor alle betrokkenen duidelijk zijn welke resultaten het project moet opleveren en op welke manier moet worden gerapporteerd. Laat de rapportages ook checken door functionarissen die het dichtst bij de projectdeelnemers staan, zoals bijvoorbeeld casemanagers. De resultaten moeten een goede onderbouwing vormen voor de uiteindelijke afrekening met de uitvoerders van het project. Leg de afspraken met de uitvoerders op dit punt zoveel mogelijk vast in een contract. Volg een aanbestedingsprocedure Laat u goed informeren over de (Europese) regelgeving voor (openbare) aanbestedingsprocedures. Ook als u niet verplicht bent om aan te besteden, is het verstandig een aanbestedingsprocedure te volgen (bijvoorbeeld door drie offertes op te vragen). Anders moet u werkelijk gemaakte kosten verantwoorden en dat brengt in de praktijk aanzienlijk meer administratie met zich mee. Goede archivering Maak vooraf goede afspraken over de wijze van archiveren. De administratie en onderbouwende stukken moeten tot 2014 beschikbaar blijven voor controle door het Agentschap SZW. Wees daarom voorzichtig met het laten archiveren van stukken door derden. Het gevaar bestaat dat bijvoorbeeld bij fusies of faillissementen van uitvoerders de gevraagde stukken niet meer zijn te traceren. Geef publiciteit aan ESF Een ESF-project brengt ook publicitaire verplichtingen met zich mee. Uitvoerders, deelnemers en het grote publiek moeten in ruime mate geïnformeerd worden over de betrokkenheid van het Europees Sociaal Fonds bij de financiering van uw project. Plaats het logo van de EU op al uw communicatie-uitingen. 5

6 SECTOR: LEVENSMIDDELEN De vertaalslag van Brussel naar praktijk De ESF3-subsidieregeling is nogal ambtelijk, zeg maar Brussels, vertelt Liesbeth Rutjes, projectmanager van de Stichting Opleidingsfonds Levensmiddelenindustrie (SOL). Het is onze taak om de vertaalslag naar de branchepraktijk te maken.we zorgen ervoor dat de subsidieregeling werkbaar en aantrekkelijk wordt voor bedrijven in onze branche. Daarbij zien we onszelf als coördinator en regisseur. De 25 miljoen euro subsidie van de SOL is goed voor de scholing van werknemers. Dat aantal zouden we zonder subsidie nooit gehaald hebben, stelt Rutjes. Bovendien zorgt ESF3 voor structuur en inzicht in aanbod en gebruik van scholing. De voordelen van ESF3 zijn dus duidelijk, maar Rutjes ziet tegelijkertijd de hindernissen. Deelname vraagt de eerste keer een forse investering in tijd en TIPS energie. Bedrijven moeten tijdig hun opleidingsplannen op een rijtje hebben. Administratieve systemen moeten vaak worden aangepast om de benodigde informatie aan het Agentschap SZW te kunnen leveren. Soms kan dat heel ingrijpend zijn. Zo hebben sommige bedrijven een loonadministratie die met percentages werkt, terwijl het agentschap absolute aantallen wil weten. Je vraagt dan in feite Tips van SOL voor startende O&O-fondsen: Lees de regeling goed door en vertaal de kernbegrippen, zoals erkende scholing, deelnemers, (sluitende) urenregistratie en cofinanciering naar de dagelijkse praktijk van de branche. Formuleer knelpunten in uw branche. Door actuele problematiek aan te kaarten die herkenbaar is voor bedrijven, is hun interesse eerder gewekt. De SOL richt zich de eerste drie jaar bijvoorbeeld op het behalen van de startkwalificatie voor alle werknemers. De volgende drie jaar krijgen specifieke thema s of het MKB wellicht extra aandacht. Neem contact op met brancheorganisaties in de bedrijfstak. Maak jezelf zichtbaar. Een website en nieuwsbrief zijn belangrijk, maar persoonlijke ontmoetingen doen nog veel meer. Bezoek de bedrijven/projecten en breng partijen met elkaar in contact. Vraag van deelnemers een financiële bijdrage om de coördinatie te bekostigen - privaat of bijvoorbeeld een percentage van de loonsom - als dat in de bedrijfstak gebruikelijk is. aan bedrijven of ze hun loonadministratie willen ombouwen en dat gaat wel ver. Om de regeling voor bedrijven werkbaar te maken, hebben wij een handboek gemaakt met formats voor bijvoorbeeld urenregistratie en documentatie die aansluiten bij de manier waarop bedrijven in de voeding- en genotmiddelenbranche al werken. Met onze begeleiding kunnen ze dan aan de slag. Begeleiding Het opstellen van formats en de begeleiding vallen voor de SOL onder het kopje sectorale coördinatie. Daar hoort ook bij: communicatie, meedenken met de overheid bij de ontwikkeling van subsidieregelingen, het ontwikkelen van een nieuwe aanpak voor bijvoorbeeld het MKB of de opzet van EVC-trajecten (erkenning van Elders Verworven Competenties). Naast deze coördinatie op sectorniveau kunnen bedrijven ook de uitvoering van ESF-projecten door de SOL laten verzorgen, als additionele dienst. Rutjes merkt daarbij op: Ze zijn er dan voor een groot deel vanaf, maar moeten nog wel zelf de gegevens aanleveren. Als opmerking krijg ik dan ook terug dat bedrijven vinden dat ze vaak veel moeten doen en er pas laat wat voor terugkrijgen. Ook met ESF3 zijn er namelijk nog achterstanden in de beschikkingen en moeten bedrijven op hun geld wachten. Daarnaast is het gebrek aan eenduidigheid vanuit het Agentschap SZW een punt. We weten dat het agentschap hieraan werkt en hopen dan ook op spoedige verbetering. Belang van communicatie De SOL ziet communicatie als belangrijke taak. Rutjes: Wij hebben een website, versturen brieven en organiseren bijeenkomsten. In juni hebben we bijvoorbeeld weer een ESF3- bedrijvenmiddag. Door partijen met elkaar in contact te brengen, hopen we meer bedrijven over de streep te trekken. We richten ons met name ook op het MKB, omdat we merken dat zij achterblijven. Persoonlijke ontmoetingen zijn heel belangrijk, ervaart Rutjes, daarom legt de SOL binnen elk project twee keer een bedrijfsbezoek af. Rutjes: We bespreken dan allerlei inhoudelijke en praktische zaken. Of de scholing volgens plan verloopt; of de administratie op orde is. Zo kan een factuur alleen worden meegenomen als je meerdere offertes kunt laten zien, dat weten veel bedrijven niet. Door ze in het Stichting Opleidingsfonds Levensmiddelenindustrie (SOL) Subsidiebedrag 25 miljoen euro, van eind 2000 tot half 2004 Het kwalificatie- en competentieniveau van werknemers in de bedrijfstak vergroten en daarmee hun inzetbaarheid verbreden. Resultaat Scholing van werknemers, waaronder EVCtrajecten, het uitvoeren van POP s (persoonlijke ontwikkelingsplannen) en het behalen van een startkwalificatie (minimumniveau om in te stromen in het reguliere (vervolg)beroepsonderwijs). Het verbeteren van de vakbekwaamheid, zoals levensmiddelentechnologie, proces operator en mechanisch operator; cursussen op het gebied van hygiëneregels (HACCP) en arbo-wetgeving (KAM); communicatietrainingen; Nederlands als tweede taal (NT-2). De SOL heeft het beoordelen van opleidingen, binnen de WEB (Wet Educatie Beroepsonderwijs) en specifieke branche-erkenningen, uitbesteed aan Aequor, het kennis- en communicatiecentrum voor de groene sectoren. Aequor toetst de scholingsplannen van bedrijven die ESF-subsidie willen aanvragen en geeft een scholingsverklaring af. begin hierop te wijzen, neem je die knelpunten meteen weg. Ook geven we tips over de urenregistratie. Het is bijvoorbeeld handig om die taak bij het opleidingsinstituut neer te leggen. Het vraagt een flinke investering om die hele papierwinkel in orde te krijgen, maar als het systeem We richten ons met name op het MKB, omdat zij achterblijven eenmaal draait, kun je het blijven hanteren. Wij zeggen altijd: elk bedrijf kan meedoen als je de deelnemers, doelen, uren, loongegevens, overige kosten en resultaten in orde hebt. En je moet natuurlijk goed weten wat je wilt. Daar schort het ook nog wel eens aan. COLOFON Redactie Hans Cramer (voorzitter) Beate van den Berg Joyce Law Frans Frederiks Maarten Wegerif Miranda van Crey (eindredacteur) redactie@agentschapszw.nl Teksten, vormgeving en productie Taalent communicatie, Utrecht Fotografie Mark Prins Fotografie Adressen Landelijk Bureau & Service Unit Den Haag Wilhelmina van Pruisenweg AN DEN HAAG Postbus 93249, 2509 AE DEN HAAG Telefoon: (ESF3) Fax: Liesbeth Rutjes, projectmanager van de Stichting Opleidingsfonds Levensmiddelenindustrie. Service Unit Eindhoven Fellenoord 170, 5611 ZB Eindhoven Postbus 115, 5600 AC Eindhoven Telefoon: Fax: Meer informatie? * * Kijk voor achtergrondinformatie en nieuws regelmatig op Bel onze Service Unit in Den Haag ( ), Zwolle ( ) of Eindhoven ( ). Mail uw vragen naar * esf3@agentschapszw.nl Service Unit Zwolle Hanzelaan 310, 8017 JK Zwolle Postbus 40107, 8004 DC Zwolle Telefoon: Fax: Abonnement Vraag een gratis abonnement aan op de Nieuwsbrief van het Agentschap SZW via redactie@agentschapszw.nl Het Agentschap SZW is een onderdeel van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid waaraan de Ministers van Financiën en Sociale Zaken en Werkgelegenheid EUROPESE UNIE de status van baten-lastendienst hebben verleend. Europees Sociaal Fonds Aan de inhoud van deze nieuwsbrief kunnen geen rechten worden ontleend. Juni 2003.