Aanvraagprocedure Duurzame Inzetbaarheid (ESF )

Transcriptie

1 Aanvraagprocedure Duurzame Inzetbaarheid (ESF ) In dit document leest u meer over de aanvraagprocedure van de ESF-subsidie voor Duurzame Inzetbaarheid. Ook leest u hierin wat wij van u verwachten en wat u van het Agentschap SZW mag verwachten. De beschrijving van de procedure is opgedeeld in vier delen: 1. Registreren: t/m 13 november 2015 (Let op: het Agentschap SZW heeft maximaal 5 werkdagen nodig om uw registratie te behandelen) 2. Aanvragen: van 19 oktober t/m 13 november Uitvoeren: projectperiode maximaal 12 maanden 4. Declareren: uiterlijk binnen 6 weken na einde project Om de kans te vergroten dat uw aanvraag en uw project voldoen aan de voorwaarden uit de subsidieregeling raden wij u aan zowel de regeling als de toelichting door te nemen. Hierin vindt u achtergrondinformatie en nadere uitleg over de voorwaarden. U kunt de Subsidieregeling ESF , inclusief toelichting, vinden op de website van het Agentschap SZW. Op de pagina regelgeving van de subsidieregeling Duurzame Inzetbaarheid vindt u aan de rechterkant van de pagina een aantal bestanden rondom de regelgeving. De Subsidieregeling ESF omvat meer dan alleen de actie Duurzame Inzetbaarheid. Voor het onderwerp Duurzame Inzetbaarheid is, naast de algemene bepalingen, met name de gewijzigde regeling van 9 juli 2014 van belang (vanaf pagina 3 - investeringsprioriteit B, en de toelichting hierop bij onderdeel M, vanaf pagina 7). Het is voor het Agentschap SZW alleen mogelijk uw project te beoordelen nadat dit via het subsidieportaal is ingediend. 1

2 REGISTEREN Voordat u een aanvraag indient: registreren als aanvrager Voordat u een aanvraag voor Duurzame Inzetbaarheid indient, moet u eerst een account aanmaken op het Subsidieportaal van het Agentschap SZW ( Vervolgens registreert u zich via het Subsidieportaal als aanvrager voor deze subsidieregeling. U kiest op het Subsidieportaal voor de optie maak een account aan. Wanneer u uw gegevens heeft ingevuld en het account heeft aangevraagd, ontvangt u per een activeringslink. Deze link kunt u één keer gebruiken om uw account te activeren en een wachtwoord in te stellen. Om na het activeren van uw account in te loggen in het subsidieportaal gaat u direct naar het subsidieportaal. Wanneer het u niet lukt om in te loggen omdat u uw wachtwoord bent vergeten, kiest u voor de optie wachtwoord vergeten. Als uw account is geblokkeerd kunt u telefonisch of per contact opnemen met het Agentschap SZW. Een nieuw wachtwoord wordt verzonden naar het adres behorende bij de account van de gebruiker. Bij het aanmaken van een account geeft u altijd aan wie de tekenbevoegde is voor de subsidieaanvraag. U wijst hiervoor zelf een medewerker aan. Het Agentschap SZW hoeft hiervoor geen machtiging of uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel te ontvangen, tenzij u een externe aanstelt als tekenbevoegde namens uw organisatie. Wanneer een externe als tekenbevoegde wordt aangesteld dient na het indienen van de aanvraag een getekende machtiging tot tekenbevoegdheid als extra bijlage van de aanvraag toe te worden gevoegd in het subsidieportaal. U kunt bij het aanmaken van een account naast de tekenbevoegde tevens een contactpersoon opgeven, maar dit is niet verplicht. Het Agentschap SZW stuurt brieven altijd ter attentie van de tekenbevoegde naar het postadres van de aanvragende entiteit, maar bij telefonisch of contact is het gebruikelijk om de contactpersoon (indien opgegeven) te benaderen. Het is niet mogelijk om een ander postadres dan dat van de aanvragende entiteit op te nemen in het subsidieportaal. Bij het inschakelen van een tussenpersoon is de aanvrager er zelf voor verantwoordelijk dat de tussenpersoon op de hoogte wordt gesteld van de ontvangen correspondentie per brief. Na het aanmaken van een account kunt u vervolgens een registratieverzoek indienen via de tab mijn registraties, door hier te kiezen voor nieuwe registratie indienen. Hier vinkt u aan dat u zich wilt registreren voor ESF , Actie DI. Volg hier de aanwijzingen om de registratie te versturen. Let op: de registratie dient altijd op naam van de organisatie te staan waar de medewerkers waarop het project gericht is in loondienst zijn. Het is dus niet mogelijk dat een adviesbureau zich registreert en onder eigen naam handelt namens een andere entiteit. Daarnaast zijn account, registratie en subsidieaanvraag niet overdraagbaar. In het Subsidieportaal kunt u binnen vijf werkdagen via het tabblad mijn registraties zien of uw registratie is goedgekeurd. Meestal hebben wij de termijn van vijf werkdagen niet nodig, en wordt de registratie op werkdagen in de regel binnen enkele uren behandeld. U ontvangt géén automatisch bericht ter bevestiging van uw registratie. De status van de registratie wijzigt na behandeling naar 'goedgekeurd' of 'afgekeurd'. Wanneer uw registratie is geaccordeerd door het Agentschap SZW, dan kunt u tussen 19 oktober 2015, 09:00 uur en 13 november 2015, 17:00 uur een aanvraag indienen. In de handleiding van het Subsidieportaal vindt u screenshots met korte toelichtingen. Deze handleiding vindt u op de pagina aanvragen van de subsidieregeling Duurzame Inzetbaarheid, onder het kopje documenten rechts in uw scherm. 2

3 AANVRAGEN Aanvraag indienen Met uw inlognaam en wachtwoord krijgt u direct toegang tot het Subsidieportaal. Hier vindt u het aanvraagformulier waar u uw gegevens en een korte beschrijving van het project invult. Ook beantwoordt u enkele vragen en voegt u bewijsstukken toe. Op de website van het Agentschap SZW vindt u een overzicht van de informatie die nodig is om een aanvraag in te dienen, alsmede een voorbeeld van het aanvraagformulier. Let op: Alleen tijdens de aanvraagperiode is het daadwerkelijke aanvraagformulier beschikbaar. U moet dus inloggen tussen 19 oktober 2015, 9.00 uur en 13 november 2015, uur om het aanvraagformulier in te vullen en te versturen (nadat uw registratie voor de regeling DI is goedgekeurd). Alleen degene die is ingelogd als tekenbevoegde kan de aanvraag daadwerkelijk indienen, door na het invullen van het formulier op de knop 'verzenden' te drukken. Wanneer u de aanvraag in het tabblad 'mijn aanvragen' als concept ziet staan, is deze nog niet ingediend. De contactpersoon kan slechts de aanvraag voorbereiden en eventueel (deels) invullen, maar niet verzenden. Nadat u uw aanvraag heeft ingediend, kunt u voor uw eigen administratie het ingevulde aanvraagformulier als pdf-document downloaden. Binnen twee weken ontvangt u van het Agentschap SZW een ontvangstbevestiging. Subsidieverlening of afwijzing? Het Agentschap SZW beoordeelt de volledigheid van de aanvragen op volgorde van binnenkomst. Op elk afgerond aanvraagformulier staat de datum en tijd van indienen vermeld. De beoordelingstermijn start nadat uw aanvraag volledig is verklaard. Vervolgens ontvangt u binnen achttien weken bericht of de subsidie is toegekend of wordt afgewezen. Het is ook mogelijk dat het Agentschap SZW nog vragen heeft. U ontvangt hierover dan zo spoedig mogelijk bericht. Indien de subsidie is toegekend, ontvangt u een verleningsbeschikking. Dit betekent dat er geld voor uw project wordt gereserveerd. Als uw aanvraag of uw project niet aan de voorwaarden voldoet, of als het totaal beschikbare subsidiebudget is overschreden, wijst het Agentschap SZW uw aanvraag af. U ontvangt dan een beschikking waarin staat dat u geen subsidie krijgt. Projectperiode In de verleningsbeschikking leest u in welke periode u kosten kunt maken die voor subsidie in aanmerking komen. De startdatum van deze periode is de dag na dagtekening van de beschikking. De einddatum is twaalf maanden daarna. Het is niet mogelijk om deze periode aan te passen. U bent vrij om binnen deze projectperiode van twaalf maanden uw project uit te voeren. U hoeft het Agentschap SZW hierover geen bericht te sturen. Eerder starten of langer doorgaan is mogelijk, maar kosten die gemaakt worden buiten de projectperiode komen in geen geval voor subsidie in aanmerking. De meeste projecten zullen van start kunnen gaan tussen november 2015 en januari Wanneer krijg ik daadwerkelijk geld? Uiterlijk binnen zes weken na afloop van de projectperiode dient u een einddeclaratie in via het Subsidieportaal. In deze einddeclaratie neemt u de werkelijk gemaakte kosten in de projectperiode op. Het Agentschap SZW controleert deze einddeclaratie. Het is mogelijk dat het Agentschap SZW nog vragen heeft. U ontvangt hierover dan zo spoedig mogelijk bericht. Binnen dertien weken ontvangt u een vaststellingsbeschikking, en wordt het subsidiebedrag uitbetaald. Als uw project of de administratie niet aan de voorwaarden voldoet, ontvangt u geen of minder subsidie. Let op: als u minder dan (exclusief btw) aan subsidiabele kosten heeft gemaakt (of een lager bedrag overblijft na controle van de einddeclaratie) ontvangt u geen subsidie. 3

4 UITVOEREN Om daadwerkelijk subsidie te ontvangen, moet u aan een aantal eisen voldoen. Hieronder leest u wat u aan administratie moet voeren. Planning uitvoering project Om te zorgen dat alle kosten voor de adviseur binnen de projectperiode worden gemaakt is een goede planning van belang. De kosten van de uitvoering van het project zijn namelijk subsidiabel vanaf de dag na dagtekening van de subsidieverlening. Een project mag vervolgens maximaal twaalf maanden duren vanaf de datum van de beschikking tot subsidieverlening. Hier zijn geen uitzonderingen op mogelijk! Eerder starten of langer doorgaan met uw project is mogelijk, maar kosten gemaakt buiten de projectperiode komen in geen geval voor subsidie in aanmerking. Wijzigingen In de verleningsbeschikking is opgenomen dat u het project moet uitvoeren volgens de ingediende subsidieaanvraag. Het is echter mogelijk dat uw project wijzigt gedurende de periode. Kleine wijzigingen hoeft u niet te melden bij het Agentschap SZW. Voert u echter uw plan niet uit, trekt u uw aanvraag in of past u deze ingrijpend aan (bijvoorbeeld als u andere activiteiten uitvoert dan u heeft aangegeven in uw aanvraag), neem dan contact op met het Agentschap SZW via duurzameinzetbaarheid@agentschapszw.nl Als u een andere adviseur inhuurt dan u in de aanvraag heeft opgenomen, moet u dit bij uw einddeclaratie aangeven. U dient dan bij de einddeclaratie referenties aan te leveren voor de nieuwe adviseur. U hoeft tijdens de projectperiode het Agentschap SZW niet te informeren. Werknemers betrekken De werknemers zijn het vertrekpunt voor projecten Duurzame Inzetbaarheid, en deze dienen dan ook bij het project te worden betrokken. Wanneer uw bedrijf een ondernemersraad of personeelsvertegenwoordiging heeft dan moet u deze ook hierbij betrekken. Uw adviseur moet in zijn rapport of activiteitenverslag tevens opnemen op welke manier het personeel bij het project betrokken is. Financiële administratie Het Agentschap SZW controleert of u uw project volgens de subsidievoorwaarden heeft uitgevoerd. Dit gebeurt onder andere door de financiële administratie te controleren. Facturen De facturen van uw adviseur(s) moeten voldoen aan de volgende voorwaarden: Naam adviseur. Aantal gewerkte uren van deze adviseur. Uurtarief. Specificatie (op dagniveau) wanneer uren zijn gemaakt (bijvoorbeeld met een urenspecificatie als bijlage). Projectnaam of projectnummer. Specificatie activiteit. Deze specificatie dient zowel de aanvrager als het Agentschap SZW inzicht te bieden in de uitgevoerde werkzaamheden. Betaalbewijzen Een betaalbewijs is een bankafschrift en (indien van toepassing) de relevante gegevens uit de betalingsbatch. Dit mag een print zijn vanuit internetbankieren. 4

5 Publiciteitsverplichting U heeft subsidie aangevraagd uit het Europees Sociaal Fonds. Promotie en publiciteit zijn vaste onderdelen van ieder project dat met Europees geld wordt meegefinancierd. Als sponsor van uw project ziet Europa graag haar naam terug. Een van de subsidievoorwaarden is dan ook dat u actief uitdraagt dat de Europese Unie (EU) bij uw project betrokken is. U bent verplicht mee te werken aan georganiseerde publicitaire- en voorlichtingsactiviteiten gericht op de media, potentiële deelnemers van projecten en het grote publiek. Net zo belangrijk is dat promotie en publiciteit een nuttige bijdrage kan leveren aan uw project. Bijvoorbeeld om uw medewerkers te interesseren én om de resultaten onder de aandacht te brengen van anderen. Publiciteit in de media speelt daarin een onmisbare rol. Een bericht in de (lokale) krant of op de radio is inspirerend en stimulerend voor alle betrokkenen. Wat zijn uw verplichtingen ten aanzien van publiciteit? U informeert uw adviseur en uw medewerkers dat zij meedoen aan een project wat gefinancierd wordt met middelen uit het Europees Sociaal Fonds. Met een folder of toelichting op uw website kunt u betrokkenen hiervan bewust maken. Op alle documenten die relevant zijn voor het project en de uitvoering daarvan maakt u duidelijk kenbaar dat voor het project steun is verleend vanuit het Europees Sociaal Fonds. Vermeld op al uw voorlichting- en communicatie-uitingen de bijdrage van de EU aan het project door middel van het EU embleem en de toevoeging Europees Sociaal Fonds. Dit geldt bijvoorbeeld voor brochures, folders en nieuwsbrieven. Hebt u een website? Vermeld dan op deze website dat de Europese Unie het project meefinanciert. Uiteraard geldt dit ook als het project beschreven wordt op webpagina s van derden. U moet tenminste één affiche op A3 formaat ophangen op een voor het publiek goed zichtbare plek. Het Agentschap SZW stelt het affiche digitaal beschikbaar via haar website. Onderzoek Het ministerie SZW evalueert de ESF-subsidieregeling voor Duurzame Inzetbaarheid. Hiervoor monitort een onderzoeksbureau een aantal projecten. Daarnaast vinden er interviews met of enquêtes onder aanvragers plaats. Als u hiervoor uitgenodigd wordt, ontvangt u bericht. Rapport van de adviseur Wanneer uw adviseur een advies uitbrengt, gebeurt dit in de vorm van een rapport. Als uw adviseur u begeleidt bij de implementatie van een advies, dan heeft het document de vorm van een activiteitenverslag. In het rapport dan wel in het activiteitenverslag moet tenminste het volgende worden opgenomen: Projectnummer, naam bedrijf en bedrijfslogo, naam adviseur(s). Op welk thema/activiteit het project gericht was (aansluiting met goedgekeurde projectaanvraag). Welke activiteiten in het kader van het project uitgevoerd zijn en voor welke doelgroep(en). Wat de uitkomsten/opbrengsten zijn en in hoeverre de beoogde doelstellingen zijn bereikt. Op welke wijze werknemers betrokken zijn geweest bij het project. Op welke wijze aan de publiciteitsverplichting invulling is gegeven. Op welke wijze de organisatie het advies kan implementeren, dan wel vorm is gegeven aan de begeleiding bij de implementatie. Met welke partijen (binnen en/of buiten de organisatie) is samengewerkt. 5

6 DECLAREREN Uiterlijk binnen vier weken na het einde van de projectperiode dient u een einddeclaratie in via het Subsidieportaal. In het einddeclaratieformulier beantwoordt u een aantal vragen. Daarnaast voegt u de volgende bijlagen bij. Financieel overzicht van subsidiabele activiteiten (conform het standaardformat). Rapport cq. activiteitenverslag van de adviseur. Facturen van de adviseur. Betaalbewijzen van deze facturen. Dit betekent dus dat de facturen betaald moeten zijn op het moment dat u de einddeclaratie indient. Bewijs dat u tenminste twee medewerkers in dienst had gedurende de projectperiode (bijvoorbeeld door een overzicht uit de salarisadministratie of twee loonstroken). Verklaring van medefinanciering (deze verklaring voegt u alleen toe als een deel van de kosten door een derde wordt gedragen). Heeft u meer subsidiabele kosten gemaakt dan in de verleningsbeschikking is toegekend? Neem al deze subsidiabele kosten op in uw einddeclaratie. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld meer uren van de adviseur dan u heeft begroot. Kosten die niet voor subsidie in aanmerking komen vermeldt u niet. Let op: u ontvangt nooit meer subsidie dan u is toegekend in de verleningsbeschikking. Controle Het Agentschap SZW controleert uw einddeclaratie. Het is mogelijk dat het Agentschap SZW nog vragen heeft. U ontvangt dan zo spoedig mogelijk bericht. Meestal controleert het Agentschap SZW uw einddeclaratie op kantoor. Soms vindt een bezoek aan uw bedrijf plaats. Wij spreken dan ook met betrokken medewerkers. Als dit het geval is, neemt het Agentschap SZW contact met u op om een afspraak te maken. Binnen negentig dagen na ontvangst van uw einddeclaratie, stuurt het Agentschap SZW u een vaststellingsbeschikking, en wordt, indien aan alle voorwaarden is voldaan, het subsidiebedrag naar u overgemaakt. Wanneer uw project of de administratie niet aan de voorwaarden voldoet, ontvangt u geen of minder subsidie. Let op: als u minder dan (exclusief btw) aan subsidiabele kosten heeft gemaakt (of er na controle van de einddeclaratie minder dan aan kosten subsidiabel blijken) ontvangt u geen subsidie. Het is mogelijk dat u, nadat de vaststellingsbeschikking is afgegeven, nogmaals gecontroleerd wordt. Heeft u nog vragen? Neem contact met ons op via duurzameinzetbaarheid@agentschapszw.nl of (070) Op de pagina Duurzame Inzetbaarheid (ESF ) van onze website vindt u steeds de meest actuele versie van deze toelichting en de beschikbare relevante documenten en standaardformats. 6