Toelichtingsdocument O&O-bedrijfsprojecten : Steunbare activiteiten en bepaling van het basissteunpercentage

Transcriptie

1 Toelichtingsdocument O&O-bedrijfsprojecten : Steunbare activiteiten en bepaling van het basissteunpercentage versie : juni 2008 Algemene principes De steun voor een O&O-bedrijfsproject wordt gegeven met het oog op het realiseren van het innovatiedoel. Essentieel is dat kennis moet worden opgebouwd door activiteiten die kaderen in een verantwoorde methodologie en systematische aanpak. Het zijn deze activiteiten van kennisopbouw of de activiteiten die de kennisopbouw rechtstreeks ondersteunen die de grondslag vormen voor de steun (steunbare activiteiten). De steunbare activititeiten zullen maar een deel vormen van de innovatie-activiteiten in een bedrijf omdat bepaalde delen van innovatietrajecten niet gesteund worden, in het algemeen de activiteiten dichter tegen de markt, en omdat zelfs voor onderzoeks- en ontwikkelingstrajecten bepaalde activiteiten en kosten in het bedrijf niet voor steun in aanmerking komen. Rekening houdend met het doel van O&O-bedrijfssteun, gaat hogere steun naar projecten met hogere risico s en onzekerheden. Het basissteunpercentage is afhankelijk van de aard van de activiteiten, de onzekerheden bij de uitvoering van een project en de mate van kennisverwerving. Er zijn momenteel 2 basissteunpercentages, respectievelijk voor onderzoeksprojecten (40%) en voor ontwikkelingsprojecten (15%). Voor de bepaling van wat onderzoeksprojecten en wat ontwikkelingsprojecten zijn, baseren we ons op de definities die opgenomen zijn in de Europese kaderregeling voor Onderzoek, Ontwikkeling en Innovatie en in het Vlaamse O&O-besluit. Over het basissteunpercentage wordt beslist bij de start van het project (selectiefase) en het wordt vastgelegd in de overeenkomst. Het blijft ongewijzigd, tenzij bij een tussentijdse evaluatie zou blijken dat er belangrijke wijzigingen zijn t.o.v. het oorspronkelijk projectplan of uit de prestatiecontrole zou blijken dat er een onverantwoorde discrepantie is tussen het projectplan en de uitvoering. Het bepalen van het basissteunpercentage gebeurt in 3 stappen : - In een eerste stap worden de niet steunbare activiteiten geëlimineerd uit de totale activiteiten die door een aanvrager of zijn bedrijfspartners in de context van innovatie worden uitgevoerd. - In een tweede stap worden het innovatiedoel en het werkprogramma ontleed, met als doel na te gaan of het project uitzonderlijk dient te worden opgesplitst in (deel)projecten. Het basissteunpercentage is dus hetzelfde voor het hele project, tenzij er onderscheiden delen in het project zijn die een ander basispercentage vereisen. - In een derde stap wordt dan voor het project (of eventueel een projectdeel) het basissteunpercentage bepaald. Steunbare activiteiten en basissteunpercentage p.1

2 Eerste stap: eliminatie van de niet-steunbare activiteiten De gesteunde activiteiten in O&O-bedrijfsprojecten moeten essentieel kennisverwervend zijn of die kennisverwerving direct ondersteunen. Een aantal activiteiten en trajecten komen daarbij a priori niet in aanmerking voor steun binnen een O&O-bedrijfsproject. Dit zijn : - in algemene zin alle engineeringsactiviteiten, routinematige verbeteringen en technologieimplementatie. Onder deze definitie vallen zeker : *in de praktijk brengen of gebruiken van bestaande kennis/technieken voor o.a. product/proces/dienst aanpassingen zonder dat dit gepaard gaat met een duidelijke kennisverwerving of een belangrijke onzekerheid/ intrinsiek risico. * routinematige of periodieke wijzigingen van bestaande producten, processen of diensten en andere courante werkzaamheden, zelfs als dat verbeteringen zijn. * activiteiten die niet bijdragen tot een duidelijke verhoging van de kennis binnen het bedrijf en die uitgevoerd worden volgens binnen bedrijf gangbare (straighforward) procedures. Als dergelijke activiteiten de kern uitmaken van een O&O-bedrijfsproject, zal het project geen steun krijgen. Dergelijke activiteiten kunnen soms wel worden uitgevoerd tijdens het project ter ondersteuning van de eigenlijke O&O-activiteiten, en komen dan wel in aanmerking. Voorbeelden zijn de engineering van een specifieke proefinstallatie of de aanmaak van specifieke grondstoffen. - algemene ondersteunende activiteiten in een bedrijf, zoals personeelsbeheer, financieel beheer, logistiek e.d. - opleidingen en algemene kennisverwerving die niet specifiek zijn voor het project. - demonstraties die het niveau van het aantonen van de proof of principle overstijgen. - activiteiten gericht op het productierijp maken en het naar de markt brengen van de in het project bestudeerde of ontwikkelde producten, processen of diensten, inclusief het maken van een definitief design, het maken van user interfaces, productdocumentatie, handleidingen e.d. - marktonderzoek en marketingactiviteiten die verder gaan dan het bepalen van de oriëntatie tijdens het onderzoeks- en ontwikkelingstraject zelf. - alle activiteiten om te voldoen aan normen, labels, accreditaties, registraties of andere wettelijke verplichtingen; in het bijzonder valt daar ook klinisch onderzoek voor registratiedoeleinden onder. - activiteiten van voorbereiding en uitvoering van investeringen voor productie-installaties; uitbouw van en investeringen in onderzoeksinstallaties nodig voor het uitvoeren van het O&O-bedrijfsproject komen wel in aanmerking. Niet zozeer de aard van de activiteiten maar wel hun bijdrage tot de kennisverwerving is doorslaggevend. Zoals ook in de lijst vermeld, kunnen soms dergelijke of soortgelijke activiteiten toch gesteund worden als ze een integraal deel uitmaken van het O&O-traject. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn voor usability onderzoek, het onderzoek van legale aspecten of aspecten van intellectuele eigendom die de oriëntatie van het O&O-traject mee bepalen (ondersteunende activiteiten). Ondersteunende activiteiten kunnen echter nooit de hoofdmoot van een project uitmaken. Steunbare activiteiten en basissteunpercentage p.2

3 Tweede stap: nagaan of het project in delen moet worden gesplitst Het is in het algemeen de bedoeling projecten als een geheel te behandelen en te steunen. Soms is het echter aangewezen het project in delen te splitsen met een verschillend steunpercentage. De volgende aanpak wordt gevolgd : - als een project een expliciet tussentijds evaluatiemoment heeft (belangrijk beslispunt, inhoudelijke mijlpaal of na 2 jaar) zullen de periode voor en na dit moment afzonderlijk geëvalueerd worden en kunnen ze reeds bij de steunbeslissing een verschillend basissteunpercentage krijgen - als de aard van de activiteiten binnen een (deel) project sterk verschilt in functie van de tijd, bijvoorbeeld wanneer binnen een langdurig project duidelijk verschillende periodes met activiteiten van een verschillende aard en finaliteit kunnen onderscheiden worden, kan dit deelproject een ander basissteunpercentage krijgen - als een project bestaat uit een bundeling van parallelle deelprojecten die weinig of niet gekoppeld zijn (afzonderlijk innovatiedoel, ander traject), zullen die deelprojecten individueel worden beoordeeld en kunnen ze een ander basissteunpercentage krijgen - ook als er binnen een project een afzonderlijk projectdeel bestaat dat binnen het globale innovatiedoel een specifieke deeldoelstelling heeft, kan dit een ander basissteunpercentage krijgen - als vanuit één kennisplatform binnen hetzelfde project meerdere cases concreet worden uitgewerkt die op zich geen specifieke feedback leveren tot het kennisplatform zelf, kunnen de hoofd- en de neventrajecten afzonderlijk beoordeeld worden. Het is dus niet de bedoeling om systematisch per bedrijfspartner of onderzoekspartner een ander basissteunpercentage te bepalen, tenzij aan één van de bovenstaande voorwaarden is voldaan. Immers, bij een goede samenwerking tussen partners, moet het werk van alle partners bijdragen tot het innovatiedoel. Derde stap: bepaling van het basissteunpercentage Voor de bepaling van het basissteunpercentage wordt uitgegaan van het innovatiedoel en het werkprogramma. Het onderscheid tussen onderzoeksprojecten en ontwikkelingsprojecten is gebaseerd op de mate van kennisverwerving en risico/onzekerheid. Het natraject kan een indicator zijn voor deze aspecten en kan bijgevolg in sommige gevallen hierover uitsluitsel geven. De beoordeling voor de bepaling van het basissteunpercentage gebeurt steeds vanuit het standpunt van het bedrijf en op basis van de activiteiten die in het projectvoorstel worden voorgelegd. Activiteiten van onderzoekspartners die worden uitgevoerd in de loop van het project, waarmee de andere activiteiten in interactie geformuleerd zijn en die door de bedrijfspartners betaald worden, worden hierbij opgenomen. Activiteiten, die eerder werden uitgevoerd of die parallel door een partner worden uitgevoerd in hetzelfde onderzoeksdomein maar buiten het eigenlijke IWT-projectvoorstel en dus (in dit kader) niet betaald worden door de bedrijfspartner(s), worden hierbij niet meegerekend. Steunbare activiteiten en basissteunpercentage p.3

4 Omschrijving van onderzoeksprojecten Onderzoeksprojecten bestaan in hoofdzaak uit activiteiten waarbij op een kritische en systematische manier nieuwe (wetenschappelijke, technische, zakelijke en andere) kennis, inzichten en vaardigheden worden opgebouwd. Het doel van deze kennisopbouw is deze in een latere fase te gebruiken bij de ontwikkeling van nieuwe producten, processen of diensten of om bestaande producten, processen of diensten aanmerkelijk te verbeteren. Een project(deel) wordt als een onderzoeksproject beschouwd indien aan beide volgende voorwaarden is voldaan : (1) het project(deel) gaat in zijn hoofdmoot gepaard met een belangrijke onzekerheid of risico. Dit risico kan verbonden zijn aan de uitvoering van het project (uitgaande van een correcte uitvoering). De onzekerheden kunnen ook onbekenden van wetenschappelijke aard zijn. Risico s die hierbij niet in rekening gebracht worden, zijn deze van commerciële aard, managementrisico s en onzekerheden over mankracht, timing en begroting EN (2) het project(deel) betekent in zijn hoofdmoot een duidelijke of substantiële stap voorwaarts voor het bedrijf op het vlak van kennis, inzichten en vaardigheden, en minstens een aanwijsbare (maar eventueel beperkte) vooruitgang t.o.v. de toegankelijke state-of-the-art in het domein of de sector waarin het bedrijf actief is of de resultaten zal valoriseren Een mogelijke voldoende indicator voor de stap in kennisverwerving, kan het feit zijn dat het IWT-project zal gevolgd worden door een belangrijk natraject van onderzoeks-en/of ontwikkelingsactiviteiten vooraleer de resultaten van het project gevaloriseerd kunnen worden door de aanvrager. Aan onderzoeksprojecten wordt een basissteunpercentage van 40% toegekend. Verdere toelichting over onderzoeksprojecten De nadruk bij onderzoeksprojecten ligt op de generatie of creatie van nieuwe kennis, niet op het toepassen of combineren van deze kennis. Deze kennis of de resultaten van dit project kunnen dan na het project de basis vormen van verdere ontwikkeling van nieuwe producten, processen of diensten of het substantieel verbeteren van bestaande. Het is essentieel dat deze elementen in eerste instantie terug te vinden zijn in het omschreven innovatiedoel. Kennis wordt opgebouwd door het uitvoeren van activiteiten binnen het tijdskader van een project. Kennis die via externe bronnen beschikbaar is, door studie verwerven wordt hier niet onder verstaan. Onderzoekprojecten zijn onderzoek met een (mogelijks beperkte maar) relevante en aantoonbare bijdrage tot de state-of-the-art in het domein of de sector. De kennis dient bijgevolg niet enkel substantieel te zijn voor het bedrijf, maar tevens een vooruitgang te betekenen in het betrokken domein. De focus ligt op het verdiepen van het inzicht en op het verwerven van know-how. Deze kennis zal bijgevolg een generiek karakter vertonen. Onderzoek kan zich onderscheiden van ontwikkeling door een grotere afstand tot de markt. Een project wordt als onderzoek geïdentificeerd als de hoofdmoot van de activiteiten aan deze definitie voldoet; hierbij kunnen in beperkte mate ondersteunende activiteiten worden ondergebracht, die verschillende types kunnen uitmaken (ontwikkeling, engineering, implementatie, testen). Binnen een onderzoeksproject kunnen bijvoorbeeld ook activiteiten zijn opgenomen gericht op de ontwikkeling van onderdelen van complexe systemen of de uitvoering van testen, voor zover deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering en validering van het onderzoek en bijgevolg integraal deel uitmaken van de activiteiten in het project. Steunbare activiteiten en basissteunpercentage p.4

5 Omschrijving van ontwikkelingsprojecten Ontwikkelingsprojecten omvatten activiteiten van verwerven en gebruiken van bestaande (wetenschappelijke, technische, zakelijke en andere) kennis en vaardigheden met als doel te komen tot plannen, ontwerpen en prototypes van nieuwe, gewijzigde of verbeterde producten, processen of diensten. Ontwikkelingsprojecten omvatten dus in hoofdzaak aanvaardbare activiteiten van O&O, maar voldoen niet aan de definitie gehanteerd voor onderzoeksproejcten. Aan ontwikkelingsprojecten wordt een basissteunpercentage van 15% toegekend. Verdere toelichting over ontwikkelingsprojecten Ontwikkeling staat dicht bij de markt en kan de fabricage van een initieel prototype of een demonstrator, die nog niet rechtstreeks voor commerciële doeleinden kunnen worden ingezet, omvatten. Deze projecten worden enerzijds nog steeds gekenmerkt door een belangrijke onzekerheid (en onderscheiden zich o.a. hierin van engineering en implementatie), maar anderzijds door een relatief beperkte kennisverwerving. Het is van essentieel belang deze elementen terug te vinden in het omschreven innovatiedoel. De aanpak of uitvoering van het project dient hiermee in overeenstemming te zijn. Voor projecten waarbij een straightforward en gekende werkwijze met beperkte complexiteit wordt gevolgd, betekent dit vaak dat het zwaartepunt ligt op het toepassen van kennis en inzichten en in beperkte mate op de verwerving ervan. In geval van een iteratieve projectaanpak kunnen in bepaalde gevallen binnen een ontwikkelingsproject meerdere opeenvolgende proefversies worden ontwikkeld die nog niet voor commerciële toepassing kunnen worden aangewend. Het is de taak van het bedrijf om voldoende informatie beschikbaar te stellen om dit aspect te kunnen beoordelen. IWT zal in elk specifiek geval, op basis van deze informatie, beslissen tot hoever de steun kan gaan. Verdere toelichting over het natraject Onder natraject worden de "bijkomende activiteiten" noodzakelijk na het IWT-project verstaan, beoordeeld vertrekkend vanuit de resultaten. Het is een inschatting van de bijkomende inspanning in de vorm van bijkomend onderzoek en ontwikkelingen maar ook investeringen e.d. die het bedrijf nog dient te leveren vooraleer de projectresultaten op commerciële basis aan klanten kunnen verkocht worden. Als klanten moeten hierbij beschouwd worden de typische klanten van het bedrijf en niet noodzakelijk de eindgebruikers van het product, dienst of proces. Eventuele activiteiten bij derden na verkoop op commerciële basis worden niet in rekening genomen. Steunbare activiteiten en basissteunpercentage p.5

6 Een aantal aandachtspunten: - Bij een iteratieve aanpak houdt de verkoop aan een eerste klant niet noodzakelijk in dat het onderzoeks/ontwikkelingstraject of het natraject van een project beëindigd is. Commerciële marktrijpheid voor een ruimere markt is het ijkpunt om de afstand tot de markt in te schatten. Niet de eerste verkoop. - Het traject van concept tot commercialisatie verschilt per domein (met bvb. binnen de telecom een typische trajectduur van 5 jaar voor optische systemen, 3 jaar voor netwerken, 18 maand voor applicaties). Bij de beoordeling van het natraject houdt het IWT rekening houdend met vergelijkbare ontwikkelingen binnen een technologie- of toepassingsdomein. In geval van een iteratieve projectmethodologie kunnen in bepaalde gevallen binnen een ontwikkelingsproject meerdere opeenvolgende proefversies worden ontwikkeld die nog niet voor commerciële toepassing kunnen worden aangewend. Het is de taak van het bedrijf om voldoende informatie beschikbaar te stellen om dit aspect te kunnen beoordelen. IWT zal in elk specifiek geval, op basis van deze informatie, beslissen tot hoever de steun kan gaan. Steunbare activiteiten en basissteunpercentage p.6