HANDLEIDING INDIVIDUELE O&O-HAALBAARHEIDSSTUDIES VERSIE _ MAART 2011

Transcriptie

1 agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie VERSIE _ MAART 2011 HANDLEIDING INDIVIDUELE O&O-HAALBAARHEIDSSTUDIES Deze handleiding heeft betrekking op het instrument van de individuele O&O-haalbaarheidsstudies. Voor de gegroepeerde O&O-haalbaarheidsstudies, wordt verwezen naar de betrokken documenten en handleidingen. Koning Albert II-laan 35, b16 B Brussel Tel : Fax : info@iwt.be web :

2

3 OO INHOUD 00 INLEIDING _05 01 SITUERING _ KENMERKEN VAN DE REGELING 1 Algemene omschrijving van een O&O-Haalbaarheisstudie 2 Individuele studies of gegroepeerde aanvragen 3 Aanvrager en (mede-)uitvoerders 4 Omvang van de subsidie BEHANDELING VAN DE PROJECTAANVRAAG 1 Indienen van de aanvraag 2 Ontvankelijkheid 3 Evaluatieprocedure 4 Beslissing door de Raad van Bestuur 5 Herziening 6 Klacht 7 Geheimhouding RECHTEN EN PLICHTEN BIJ DE UITVOERING VAN HET PROJECT 1 Overeenkomst 2 Uitbesteding 3 Uitbetaling van de subsidie 4 Verslaggeving _09 _09 _09 _10 _10 _11 _11 _11 _11 _12 _12 _13 _13 _15 _15 _15 _15 _ INHOUD O&O-BEDRIJFSPROJECTEN - JUNI 2008

4

5 OO INLEIDING In deze handleiding wordt uitgelegd wat O&O-haalbaarheidsstudies zijn en hoe bedrijven van deze steunregeling kunnen genieten. Deze handleiding omvat de algemene informatie over de regeling. Ze moet gelezen worden in combinatie met de aanvraag en de bijkomende informatie die beschikbaar is op de IWT-website ( Het wordt ten sterkste aangeraden geregeld de website te raadplegen. Met overblijvende vragen na het doornemen van de handleiding en de informatie op de website, kan u terecht op het volgende adres : IWT O&O-Haalbaarheidsstudies Ellipsgebouw Koning Albert II-laan 35, bus Brussel tel. : fax : IWT-bedrijfsprojecten@iwt.be De aanvragen worden naar hetzelfde adres gestuurd INLEIDING

6

7 O1 SITUERING In dit hoofdstuk worden de algemene kenmerken van de regeling voor O&O-haalbaarheidsstudies samengevat. Belangrijke aspecten worden verder uitgediept in de volgende hoofdstukken. IWT heeft het stimuleren van innovatie in Vlaanderen als algemene opdracht. Dit gebeurt zowel door rechtstreekse financiële subsidie aan bedrijven, onderzoeksinstellingen en personen als door het ondersteunen van dienstverlening aan deze actoren. Ook grote bedrijven kunnen behoefte hebben aan haalbaarheidsstudies alvorens een volledig onderzoeks- en ontwikkelingsproject uit te voeren voor een sterk vernieuwend idee, met grote onzekerheden en onduidelijkheden en dus risico s. Vandaar deze subsidieregeling, die de volgende algemene kenmerken vertoont : * Ze is open voor alle bedrijven met (toekomstige) activiteiten in het Vlaamse gewest, die op termijn in Vlaanderen in voldoende mate toegevoegde waarde zullen creëren door toepassing van de resultaten van het project. Toegevoegde waarde moet hier begrepen worden als tewerkstelling en investeringen. Voldoende toegevoegde waarde in Vlaanderen sluit absoluut valorisatie in het buitenland niet uit, laat staan dat het export zou belemmeren. * De uiteindelijk beoogde innovatie kan zowel technologisch als niet-technologisch van aard zijn. De activiteiten in de haalbaarheidsstudie zelf zijn normaal een combinatie van eerder technologisch gerichte en markt, business en IP gerichte activiteiten. * De regeling is niet thematisch : alle kennis- en toepassingsdomeinen komen aan bod. Met uitzondering van militaire toepassingen zijn er geen restricties op dat vlak. * De regeling is permanent open voor het indienen van aanvragen. De aanvragen worden individueel en niet gegroepeerd behandeld. Doelstelling is de doorlooptijd tot een beslissing over de subsidie zo kort mogelijk te houden. * De behandeling van projecten is interactief. Er zullen altijd gesprekken zijn tussen aanvragers en IWT adviseurs. Alhoewel niet onbeperkt, krijgt de aanvrager kansen om zijn aanvraag te verbeteren in de loop van deze procedure SITUERING

8 08

9 O2 KENMERKEN VAN DE REGELING 1 Algemene omschrijving van een O&O-haalbaarheidsstudie O&O-haalbaarheidsstudies zijn studies die zich bevinden aan het begin van een innovatietraject, waar de globale haalbaarheid en de relevantie van verdere investeringen in onderzoek en ontwikkeling moet nagegaan worden. Dergelijke studies moeten voldoen aan volgende voorwaarden : * De haalbaarheidsstudies moeten in principe gevolgd worden door een belangrijk steunbaar O&Onatraject (zonder dat het toekennen van de haalbaarheidsstudie een garantie geeft op vervolgsteun). Kleine onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten die gericht zijn op een korte termijn resultaat zijn dus zeker geen O&O-haalbaarheidsstudies. * De innovatie die met het project beoogd wordt moet het potentieel hebben voor voldoende valorisatie in Vlaanderen, zonder dat dit in detail, laat staan kwantitatief, moet uitgewerkt worden bij de aanvang van de haalbaarheidsstudie. * De studie moet geïntegreerd de relevante aspecten bekijken, zowel technische aspecten als business aspecten en eventuele problematiek rond intellectuele eigendom. De aard van de gesteunde activiteiten is dus niet doorslaggevend, wel of ze bijdragen tot kennisopbouw die een betere inschatting toelaat van de risico s en opportuniteiten bij de afweging van de investering in een verder substantieel traject van onderzoek en ontwikkeling. Projecten die louter ideeëngeneratie of een marktstudie of korte termijn problem solving omvatten, komen dus zeker niet in aanmerking. 2 Individuele studies of gegroepeerde aanvragen Een bedrijf kan een aanvraag indienen voor gegroepeerde O&O-haalbaarheidsstudies. Dit kan enkel indien het bedrijf een werkend en gedocumenteerd intern proces heeft om dergelijke haalbaarheidsstudies aan te sturen. Dit wordt behandeld in afzonderlijke documenten en handleidingen ( oeno-hbstudie-groep). Een bedrijf dat van dergelijke regeling geniet, kan geen individuele O&O-haalbaarheidsstudies en kmohaalbaarheidsstudies toegekend krijgen in de periode dat de regeling loopt. Een tweede mogelijkheid is het aanvragen van een individuele O&O-haalbaarheidsstudie. Hierbij wordt een concreet idee beschreven in een beknopte aanvraag. Deze aanvraag zal beoordeeld worden in een korte procedure, inclusief een consultatie van een externe deskundige. Een bedrijf kan per jaar maximaal 3 individuele studies toegekend krijgen. Voor kmo s geldt dit maximum bovendien voor het totaal van de O&O-haalbaarheidsstudies en kmo-haalbaarheidsstudies KENMERKEN VAN DE REGELING

10 O2 Aanvrager en (mede-)uitvoerders 3 Elk bedrijf kan in deze regeling subsidie aanvragen voor zijn O&O-haalbaarheidsstudies. Voorwaarde is wel dat het bedrijf beschikt over een rechtspersoonlijkheid bij het ondertekenen van de overeenkomst. Verder moet het aanvragende bedrijf in staat zijn de resultaten in voldoende mate (doch niet uitsluitend) in Vlaanderen te exploiteren. Voor kmo s worden aanvragen kleiner dan de in het kmo-programma voor kmo-haalbaarheidsstudies gehanteerde maximumbedragen, automatisch naar het kmo-programma overgeheveld. Voor grotere studies en voor gegroepeerde aanvragen kunnen kmo s subsidie krijgen voor O&O-haalbaarheidsstudies, als ze voldoen aan de hier gestelde eisen. Voor de uitvoering van het project kan ook worden samengewerkt met andere bedrijven als onderaannemer en met onderzoeksinstellingen. Zowel de bedrijven als de onderzoeksinstellingen kunnen zowel in het binnen- als in het buitenland liggen. Het aanvragende bedrijf draagt in beide gevallen de kosten. Omvang van de subsidie 4 De aanvaarde begroting van de studie vormt de basis voor de berekening van de subsidie. De begroting omvat de personeelskosten van het bedrijf (op basis van menskracht en reële loonkosten), de overige kosten (die maximaal 50% van de personeelskosten bedragen) en de uitbestedingen bij onderzoeksinstellingen en onderaannemers. Mits deze beperkingen worden de regels gevolgd zoals voor de kosten voor O&O-bedrijfsprojecten. De subsidie is een directe toelage van 40%. Voor kmo s is dit 50%. Vermits het gaat om kleinere projecten wordt per project een maximale subsidie van en een maximale duur van 1 jaar vooropgesteld. De projecten mogen natuurlijk kleiner zijn. KENMERKEN VAN DE REGELING 02 10

11 O3 BEHANDELING VAN DE PROJECT AANVRAAG 1 Indienen van de aanvraag De mogelijkheid bestaat om vóór de uitwerking van de volledige steunaanvraag een verkennend gesprek te hebben met het IWT (voorbespreking). Dit moet toelaten vragen te stellen en eventueel de kans op subsidie beter in te schatten. In het bijzonder voor bedrijven die de eerste maal een aanvraag indienen, kan dit nuttig zijn, maar het is absoluut geen verplichting noch een garantie op subsidie. 2 Projectaanvragen worden ingediend op basis van het aanvraagdocument voor een individuele O&O-haalbaarheidsstudie. De aanvraag mag in het Nederlands of het Engels opgesteld worden. Aanvragen kunnen elke dag van het jaar ingediend worden. Ontvankelijkheid 3 Binnen een termijn van 14 werkdagen na ontvangst van de projectaanvraag gaat IWT na of de aanvraag formeel ontvankelijk is. Dit omvat in de eerste plaats een formele controle van de gegevens in de projectaanvraag. In het bijzonder wordt nagekeken of de bedrijfspartners aanvaardbaar zijn en of de aanvraag volgens de juiste modaliteiten is ingediend. Daarnaast wordt bekeken of de projectaanvraag voldoende informatie bevat om tot evaluatie over te gaan. Dit betekent uiteraard niet dat later geen bijkomende inlichtingen meer kunnen gevraagd worden. Evaluatieprocedure IWT beschikt over maximum 75 werkdagen vanaf de datum waarop de aanvraag ontvankelijk is verklaard om een beslissing te nemen over het steunen van het project. Adviseurs van het IWT bespreken de aanvraag grondig met de aanvragers en vragen indien nodig bijkomende mondelinge en schriftelijke informatie. Als deze bijkomende informatie niet tijdig geleverd wordt (binnen 12 werkdagen maximum), kan dit leiden tot vertraging van de evaluatieprocedure. Het IWT kan in dat geval ook beslissen binnen de reglementaire termijn een beslissing te nemen, op basis van de dan beschikbare informatie in de projectaanvraag. Constructieve en tijdige medewerking van de aanvragers is essentieel om de procedure goed te laten verlopen. Voor individuele O&O-haalbaarheidsstudies wordt schriftelijk advies ingewonnen van externe deskundigen. Bij de keuze van de externe deskundigen waakt het IWT er over geen potentiële concurrenten of belanghebbenden in te schakelen. De aanvragers kunnen ook een beperkte lijst van te mijden deskundigen BEHANDELING VAN EEN PROJECTAANVRAAG

12 O3 opgeven. Op basis van alle beschikbare informatie wordt een verslag opgesteld voor de raad van bestuur met een gemotiveerd voorstel tot beslissing. Dit verslag wordt u, samen met de beslissing, toegestuurd. Beslissing door de Raad van Bestuur 4 Elke individuele studie wordt gewaardeerd op 2 dimensies : de wetenschappelijke kwaliteit en de valorisatiemogelijkheden. Alle studies die geen onvoldoende scoren op één van beide criteria worden gesteund. Vanzelfsprekend moeten valorisatiemogelijkheden hier in zeer ruime zin begrepen worden, vermits de evaluatie van markt en businessmogelijkheden dikwijls een essentieel deel uitmaakt van de haalbaarheidsstudie zelf. Naast de beoordeling van de wetenschappelijke kwaliteit en de valorisatiemogelijkheden, voert IWT ook een algemene bedrijfseconomische en financiële analyse uit. Hierbij wordt bekeken of de bedrijfspartners beschikken over een voldoende financiële draagkracht, of ze voldoen aan overige overheids- en vergunningsverplichtingen en of de bedrijfspartners vorige projecten correct uitvoerden, o.m. inzake informatieverstrekking, inhoudelijke en financiële verplichtingen en verslaggeving. Herziening 5 Het bedrijf kan een herziening vragen van een negatieve beslissing van de Raad van Bestuur. Deze vraag tot herziening moet ingediend worden binnen een termijn van 30 werkdagen na de beslissing van de Raad van Bestuur en gebaseerd zijn op duidelijke en verifieerbare elementen. Dit zijn ofwel concrete elementen die volgens de aanvragers niet correct werden geapprecieerd, ofwel relevante aanvullende informatie die IWT niet tijdig kon bereiken of die belangrijke bijsturingen betreft die tegemoet komen aan de bemerkingen van IWT. Vanzelfsprekend moeten de aangebrachte elementen voldoende belangrijk zijn om de genomen beslissing te kunnen wijzigen. De Raad van Bestuur neemt een beslissing 30 werkdagen na ontvangst van de vraag tot herziening. Als nieuwe externe deskundigen worden geraadpleegd, wordt deze termijn met 30 werkdagen verlengd. Voor een herziening moet het innovatiedoel hetzelfde blijven. Bij een grondige wijziging van het innovatiedoel, kan wel een nieuwe aanvraag worden ingediend met alle normale modaliteiten inclusief de regels met betrekking tot de startdatum en de periode van aanvaarding van de kosten. BEHANDELING VAN EEN PROJECTAANVRAAG 03 12

13 O3 6 Klacht Bij ontevredenheid over de wijze van behandelen door IWT kan ten allen tijde schriftelijk, mondeling of elektronisch klacht worden ingediend. Deze klachten worden binnen de 45 dagen na ontvangst behandeld. Klachten over een negatieve beoordeling van een aanvraag door de Raad van Bestuur van IWT kunnen slechts ingediend worden nadat een vraag tot herziening van de beslissing is ingediend en behandeld. 7 Geheimhouding Alle personeelsleden van het IWT, externe deskundigen en leden van de Raad van Bestuur zijn er toe gebonden alle informatie vertrouwelijk te behandelen en geen gegevens aan derden mee te delen of aan te wenden ter voordele van zichzelf BEHANDELING VAN EEN PROJECTAANVRAAG

14 O2

15 O4 RECHTEN EN PLICHTEN BIJ DE UITVOERING VAN HET PROJECT 1 Overeenkomst (middelenverbintenis) Bij een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen IWT en het bedrijf. Essentiële elementen van de overeenkomst zijn de begroting, de subsidie, het innovatiedoel en eventueel specifieke voorwaarden. De overeenkomst laat de aanvragers flexibiliteit om binnen die contouren de aanpak van het project bij te sturen tijdens de uitvoering. De hoofdverbintenis is een middelenverbintenis, waarbij de bedrijfspartners toezeggen de nodige inspanningen te doen om met de overeengekomen middelen via onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten het beschreven innovatiedoel te bereiken en de resultaten te valoriseren. Daarnaast houdt de overeenkomst ook in dat de bedrijfspartners, wanneer de projectresultaten deels in het buitenland gevaloriseerd worden, ook voldoende valorisatie in Vlaanderen voorzien. De wijze waarop die valorisatie wordt bepaald is uitgelegd in een toelichtingsdocument. 2 Uitbesteding Wanneer een onderzoeksinstelling of een ander bedrijf prestaties levert in een O&O-haalbaarheidsstudie, dient met deze partijen een duidelijke overeenkomst te worden afgesloten m.b.t. de onderlinge rechten en plichten. 3 Uitbetaling van de subsidie Voor een individueel project wordt de subsidie uitbetaald onder de vorm van een voorschot van 50% van de subsidie na goedkeuring van de aanvraag en een tweede schijf na controle van de uitvoering van het project. 4 Verslaggeving Voor individuele projecten wordt een verslag bij het einde van de uitvoering van het project gevraagd. Bij onvoorziene en belangrijke wijzigingen tijdens de uitvoeringen moet een dringende melding worden gedaan RECHTEN EN PLICHTEN UITVOERING PROJECT