BIJLAGEN DOCUMENT VOOR EEN JAARVERSLAG, EEN EINDVERSLAG EN EEN FINANCIEEL VERSLAG VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT

Transcriptie

1 VERSIE 2.0 _ SEPTEMBER 2004 BIJLAGEN DOCUMENT VOOR EEN JAARVERSLAG, EEN EINDVERSLAG EN EEN FINANCIEEL VERSLAG VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT Bischoffsheimlaan 25 B Brussel Tel : Fax : info@iwt.be web :

2

3 00 INHOUD BIJLAGEN 01 BIJLAGE 1 : DOCUMENT VOOR EEN JAARVERSLAG VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT 0 inleiding _05 1 Deel A : Kerngegevens _06 2 Deel B : Beknopt inhoudelijk verslag _07 VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT 0 inleiding 1 Deel A : Kerngegevens 2 Deel B : Beknopt inhoudelijk verslag over de voorbije periode 3 Deel C : Beknopt inhoudelijk verslag over de volledige projectduur 4 Deel D : Valorisatieverslag _11 _12 _13 _16 _19 03 BIJLAGE 3 : DOCUMENT VOOR EEN FINANCIEEL VERSLAG VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT 0 inleiding 1 Deel A : Kerngegevens 2 Deel B : Kostenstaat van de personeelskosten 3 Deel C : Kostenstaat van de overige kosten 4 Deel D : Totaalkostenstaat _23 _24 _25 _27 _29 04 BIJLAGE 4 : EEN OVERZICHT INHOUD BIJLAGEN

4

5 BIJLAGE 2 : DOCUMENT VOOR EEN EINDVERSLAG V/E O&O-BEDRIJFSPROJECT 0 Inleiding Deze bijlage bevat richtlijnen voor het samenstellen van het verplichte eindverslag voor IWT onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten voor bedrijven. Dit eindverslag wordt, binnen 2 maanden na het einde van de uitvoering van het O&O project, in tweevoud ingediend en bestaat uit 5 delen : * Deel A bevat de kerngegevens betreffende het O&O-bedrijfsproject. * Deel B bevat een beknopt inhoudelijk verslag over de voorbije periode met een verantwoording van de ingezette middelen (dit omvat een korte beschrijving van het projectverloop en een prestatietabel) en met een overzicht van de in de voorbije periode bereikte resultaten met betrekking tot het innovatiedoel. * Deel C bevat een beknopt inhoudelijk verslag over de volledige projectduur aan de hand van een plusminustabel en een prestatietabel over de volledige projectduur ter verantwoording van de ingezette middelen. * Deel D bevat het valorisatieverslag. Hier wordt een overzicht gegeven van de impact van het project op de markt, wordt het traject naar valorisatie beschreven, worden de marktvooruitzichten toegelicht, wordt a.d.h.v. de business case de reeds behaalde toegevoegde waarde geïllustreerd en wordt een inschatting gemaakt van de economisch toegevoegde waarde in Vlaanderen. Op het einde van het project dient bovendien ook een financieel verslag over de volledige projectperiode te gebeuren. Hiervoor wordt verwezen naar bijlage 3 van de handleiding voor verslaggeving van O&O projecten. Op de website van het IWT is een blanco document van een eindverslag te vinden dat u kan gebruiken als basis voor uw verslaggeving. Het formaat voor de verslaggeving is vrij. U dient zich wel te houden aan de opgelegde nummering van de verschillende onderdelen. Voor de prestaties dient u de tabel te gebruiken zoals opgenomen in de voorbeelden. Het verslag en de essentiële bijlagen worden opgesteld in het Nederlands of in het Engels. De verslagen en bijlagen worden, ondertekend door een rechtsgeldige vertegenwoordiger, in tweevoud aan het IWT toegestuurd. 11 BIJLAGE 2: DOCUMENT VOOR EEN EINDVERSLAG

6 Deel A : Kerngegevens 1 A.1 TITEL VAN HET PROJECT EN HET IWT PROJECTNUMMER Geef de titel van het project (en het eventuele acroniem) en het door het IWT toegekende projectnummer. A.2 CONTACTPERSONEN Geef de naam (titel, voornaam, naam) en de functie van de personen die gemachtigd zijn verdere informatie te verschaffen omtrent het jaarverslag. Vermeld ook hun telefoon- en faxnummer en hun adres. 12

7 2 Deel B : Beknopt inhoudelijk verslag De klemtoon van het beknopt inhoudelijk verslag ligt op de mate waarin de vooropgestelde doelstellingen bereikt worden en de middelen worden ingezet, niet op een gedetailleerd wetenschappelijk-technisch verslag van de activiteiten. Indien nuttig kunnen technisch-wetenschappelijke details van de projectactiviteiten in bijlagen ondergebracht worden. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om een beschrijving van technische details of kopieën van publicaties, folders, een abstract van een octrooi, het jaarrapport van het bedrijf wanneer de projectresultaten er een belangrijke plaats in innemen, interne verslagen,... In het beknopt inhoudelijk verslag moet echter wel duidelijk verwezen worden naar de plaats in de betreffende bijlage, zodat op een eenvoudige manier de relevante informatie terug te vinden is. Dit gedeelte dient een goed gestructureerde en geïntegreerde samenvatting te zijn. Alle bijdragen (bijvoorbeeld van de verschillende partners) worden geïntegreerd en als één geheel aan het IWT overgemaakt. De hoofdcontractant staat in voor de organisatie van de verslaggeving. B.1 VERANTWOORDING VAN DE INGEZETTE MIDDELEN : SAMENVATTING VAN HET PROJECTVERLOOP VAN DE VOORBIJE PERIODE Geef per werkpakket een korte beschrijving van het projectverloop van de voorbije periode in vergelijking met het plan (geen gedetailleerde beschrijving van de uitvoering). Verwijs hierbij naar de (tussen)resultaten en mijlpalen zoals vermeld in het projectplan. Tevens dient verantwoord te worden waarom eventueel van het werkplan, zoals het werd goedgekeurd voor steunverlening, werd afgeweken. 13 BIJLAGE 2: DOCUMENT VOOR EEN EINDVERSLAG

8 Deel B : Beknopt inhoudelijk verslag (2) 2 B.2 VERANTWOORDING VAN DE INGEZETTE MIDDELEN : PRESTATIETABEL OVER DE VOORBIJE PERIODE Prestatietabel over de voorbije periode : geef per partner aan wie wat gedaan heeft voor welk werkpakket van het project tijdens de opgegeven periode. voorbeeld van een prestatietabel : PRESTATIETABEL PERIODE TOT PROJECTAANVRAGER NAAM PERSONEELSLID ROL EN BIJDRAGE BINNEN HET PROJECT BELANGRIJKSTE WERKPAKKET WAARIN EEN BIJDRAGE WERD GELEVERD AANTAL GEPRESTEERDE MAANDEN Persoon 1 Projectleider, algemene coördinatie Werkpakket mm Persoon 2 Onderzoeker, simulaties Werkpakket 2 6 mm Persoon 3 Anal. Chemicus, IR-analyses Werkpakket mm... TOTAAL PRESTATIETABEL PERIODE TOT PARTNER 1...N NAAM PERSONEELSLID ROL EN BIJDRAGE BINNEN HET PROJECT BELANGRIJKSTE WERKPAKKET WAARIN EEN BIJDRAGE WERD GELEVERD AANTAL GEPRESTEERDE MAANDEN Persoon 1 Persoon 2 Persoon 3... TOTAAL De in deze prestatietabellen opgenomen prestaties moeten kunnen bewezen worden aan de hand van nominatieve registraties in een projectboekhouding of een ander opvolgingssysteem of register. Deze bewijsstukken moeten niet toegevoegd worden maar op eenvoudig verzoek door het IWT kunnen geraadpleegd worden. 14

9 2 Deel B : Beknopt inhoudelijk verslag (3) B.3 BEREIKEN VAN HET INNOVATIEDOEL * Geboekte voortgang tijdens de voorbije periode : schets de mate waarin voortgang werd geboekt tijdens de voorbije periode in relatie tot het innovatiedoel. 15

10 Deel C : Beknopt inhoudelijk verslag over de volledige projecduur 3 C.1 PLUSMINUS TABEL * Geef, over de volledige projectduur, een overzicht van eventuele technische en economische aspecten die het verloop van het project in positieve of in negatieve zin hebben beïnvloed. Gebruik hiervoor onderstaande tabelvorm. PLUSMINUS TABEL POSITIEVE PUNTEN GEVOLG + stuursoftware klaar één maand voor de streefdatum (werkpakket 1.2) -> meer tijd over voor de ontwikkeling van sensorinterface (werkpakket 1.3) + éérste contacten met potentiële klant zijn gunstig verlopen -> vereiste wat betreft vochtgevoeligheid is nu beter gekend + onderzoekspartner vindt unieke oplossing voor het coagulatieprobleem -> bijkomend onderzoeksproject wordt opgestart met Peeters NV... NEGATIEVE PUNTEN - grondleverancier stop met productie van Xylon 12 ACTIES -> volledige aandacht op synthese route B - Valorisatiemogelijkheden voor de landbouwsector worden in vraag gesteld door verandering in milieunormen -> bestuderen of aanpassing van formulering mogelijk is -> focus op automotive toepassingen... 16

11 3 Deel C : Beknopt inhoudelijk verslag over de volledige projectduur (2) C.2 VERANTWOORDING VAN DE INGEZETTE MIDDELEN : PRESTATIETABEL OVER DE VOLLEDIGE PROJECTDUUR Prestatietabel over de volledige projectduur: geef per partner aan wie hoeveel mensmaanden heeft gepresteerd voor het project (de prestatietabel over de volledige projectduur is de integratie van de prestatietabellen over alle voorbije periodes). voorbeeld van een prestatietabel : PRESTATIETABEL PERIODE TOT PROJECTAANVRAGER NAAM PERSONEELSLID AANTAL GEPRESTEERDE MENSMAANDEN Persoon 1 8 mm Persoon 2 12 mm Persoon 3 6 mm... TOTAAL PRESTATIETABEL PERIODE TOT PARTNER 1...N NAAM PERSONEELSLID AANTAL GEPRESTEERDE MENSMAANDEN Persoon 1 8 mm Persoon 2 12 mm Persoon 3 6 mm... TOTAAL De in deze prestatietabellen opgenomen prestaties moeten kunnen bewezen worden aan de hand van nominatieve registraties in een projectboekhouding of een ander opvolgingssysteem of register. Deze bewijsstukken moeten niet toegevoegd worden maar op eenvoudig verzoek door het IWT kunnen geraadpleegd worden. 17

12 Deel C : Beknopt inhoudelijk verslag over de volledige projectduur 3 C.3 BEREIKEN VAN HET INNOVATIEDOEL Analyse van het bereiken van het innovatiedoel : geef aan, met betrekking tot het innovatiedoel dat in de IWT-overeenkomst is opgenomen (bijlage I van de IWT overeenkomst), welke resultaten finaal behaald werden en welke resultaten niet konden bereikt worden. 18

13 4 Deel D : Valorisatieverslag Het doel van het voor alle partners geïntegreerd valorisatieverslag is om na afloop van het project te kunnen evalueren wat de valorisatiekansen en in het bijzonder de (potentiële) economische toegevoegde waarde in Vlaanderen zijn en of deze in lijn zijn gebleven met de uitgangspunten van steuntoekenning. Dit kan in eerste instantie gebeuren door een actualisering van de valorisatieverwachtingen in vergelijking met het perspectief dat geschetst werd in deel C van de O&O projectaanvraag. De beschrijving dient zo kwantitatief mogelijk te zijn en gesitueerd binnen de technologische en commerciële evolutie van het bedrijf en dient toe te laten het valorisatieperspectief goed in te schatten. Ingeval de valorisatie nog onzekere factoren bevat, kunnen de eventuele verschillende scenario's weergegeven worden om het valorisatieperspectief te schetsen. D.1 IMPACT VAN HET PROJECT Geef weer in welke mate de uitvoering van het project heeft geleid en kan leiden tot een competitief voordeel. Vergelijk het bereikte competitieve voordeel met dit geschetst in de aanvraag. D.2 TRAJECT NAAR VALORISATIE Geef een volledig overzicht van de activiteiten die reeds gebeurd zijn ter valorisatie van de projectresultaten. Geef een overzicht van de nog te ondernemen activiteiten die tot doel hebben de projectresultaten te valoriseren, schets de geplande aanpak. Ondersteunde vragen : * Zijn er verdere O&O activiteiten noodzakelijk? * Zijn er bijkomende engineering activiteiten voorzien? * Hoe ziet de planning van de eventuele O&O- / engineeringactiviteiten er uit? * Welke zijn de benodigde geschatte investeringen? * Dienen er bijkomende aanwervingen te gebeuren? * Zijn er deelnames voorzien aan beurzen, demonstraties,... om de projectresultaten te valoriseren? 19 BIJLAGE 2: DOCUMENT VOOR EEN EINDVERSLAG

14 Deel D : Valorisatieverslag (2) 4 D.3 MARKTVOORUITZICHTEN Schets, in vergelijking met de aanvraag, in welke mate het project heeft bijgedragen tot het benaderen van de nagestreefde markt. Welke zijn de verworven troeven en handicaps van uw bedrijf in relatie tot de markt. Geef een gemotiveerde inschatting van de marktvooruitzichten en bespreek de wijze waarop de markt zal benaderd worden. Ondersteunde vragen: * Welke comparatieve voor- of nadelen heeft u t.a.v. de beoogde markt? * Heeft u strategische allianties opgericht? * Heeft u stappen ondernomen om de projectresultaten nationaal en internationaal juridisch te beschermen (d.m.v. intellectuele eigendomsrechten zoals octrooien en handelsmerken of door geheimhouding of "black box",...)? D.4 BUSINESS CASE Kwantificeer in een voor alle partners geïntegreerd overzicht de reeds behaalde en de nog te behalen toegevoegde waarde uit de projectresultaten. Ondersteunde vraag: * Kwantificeer de kosten/baten met de totale ontwikkelingskosten (dus eventueel ook parallelle of vervolgprojecten naast het IWT-project), investeringen e.d. aan de kostenzijde en de verwachte opbrengsten (en/of minder kosten, besparingen) aan de batenzijde. 20

15 4 Deel D : Valorisatieverslag (3) D.5 AANDEEL ECONOMISCH TOEGEVOEGDE WAARDE IN VLAANDEREN Geef een gemotiveerde inschatting van de verwachte economisch toegevoegde waarde in Vlaanderen, in het bijzonder op het vlak van tewerkstelling en investering. Beschrijf daarbij zowel de valorisatie buiten het Vlaams Gewest als specifiek in Vlaanderen. Schets de belangrijkste risico's en uitdagingen. ondersteunende vragen : * Welke delen van de waardeketen (leveranciers, productie, commercialisatie,...) bevinden zich in Vlaanderen? * Waar worden de beslissingen m.b.t. de valorisatie van de projectresultaten genomen? * In welke mate is er zekerheid dat de O&O activiteiten en de valorisatie in Vlaanderen zullen blijven? * Is er in het natraject interactie met andere Vlaamse bedrijven of onderzoeksinstellingen? * Welke impact heeft dit project op de werkgelegenheid? Deze informatie dient ondermeer om het IWT in staat te stellen na te gaan of u voldoet aan de voorwaarde dat er, in het geval dat er ook in het buitenland wordt gevaloriseerd, in Vlaanderen een valorisatie van de projectresultaten met een economisch toegevoegde waarde (zie handleiding) van minimaal 10 maal de ontvangen steun kan verwacht worden. D.6 EVENTUELE BIJKOMENDE INFORMATIE In dit tekstveld kan u eventuele bijkomende commentaar omtrent het eindverslag leveren. Merk op : als wordt samengewerkt met onderzoekspartners dient bij dit eind verslag het bewijs van betaling aan deze partners te worden gevoegd. (Naam rechtsgeldige vertegenwoordiger) bevestigt dat alle in dit eindverslag vermelde gegevens waarheidsgetrouw zijn met betrekking tot het betreffende onderzoek. Datum :.. /.. /... Handtekening : De rechtsgeldige vertegenwoordiger 21