SBO economisch programmadeel Handleiding voor de participatie van bedrijven

Transcriptie

1 SBO economisch programmadeel Handleiding voor de participatie van bedrijven Versie september 2014

2 1. Situering van deze handleiding Voorliggende handleiding is bedoeld voor bedrijven die wensen te participeren in een SBO-project. Het doel is om hun rol in de levenscyclus van een SBO-project te verduidelijken. Naast deze aanvullende handleiding bestaat er ook een SBO-basishandleiding die primair bedoeld is voor de onderzoeksorganisaties. 2. Wat is het SBO-programma? Het SBO-programma beoogt het subsidiëren van vernieuwend onderzoek dat in geval van wetenschappelijk succes een vooruitzicht biedt voor latere economische toepassingen in Vlaanderen, zoals de generatie van nieuwe producten, processen of diensten in de bedrijfswereld. SBO beoogt geen kennisdisseminatie, maar opbouw van nieuwe kennis waarbij het doel van het programma is om een dialoog op te starten tussen de onderzoeksorganisaties die het onderzoek uitvoeren en de bedrijven. Vanuit deze dialoog kunnen valorisatietrajecten gestart worden. Door de grote afstand van de markt zal een succesvol SBO-project in de eerste plaats resulteren in opvolgings O&O projecten, die eventueel opnieuw kunnen gesteund worden door het IWT als industrieel onderzoek. Er zijn twee mogelijke benaderingen om de SBO-resultaten te vertalen naar economische toepassingen: (i) gebruik van de resultaten door bestaande bedrijven of (ii) de oprichting van een nieuw bedrijf. Voorliggende handleiding is bedoeld voor projecten waarin de eerste benadering gevolgd wordt. Onderzoek in het kader van een SBO-project kan uitgevoerd worden ofwel door een consortium van enkel onderzoeksorganisaties, waarbij de resultaten nadien via verdere ontwikkelings- en implementatietrajecten vertaald worden naar concrete toepassingen bij bedrijven, ofwel door een consortium van onderzoeksorganisaties én bedrijven, waarbij de bedrijven reeds tijdens de projectuitvoering bepaalde onderzoeksactiviteiten uitvoeren. SBO-projecten hebben een maximale duur van 48 maanden. Onderzoeksorganisaties worden gesteund aan 100%; de steun aan bedrijven varieert tussen 50% en 80% (afhankelijk van de grootte van de onderneming en de eventuele samenwerking tussen meerdere bedrijfspartners). Bij de beoordeling van een SBO-projectvoorstel hebben de wetenschappelijke kwaliteit en het verwachte potentieel voor economische toepassingsmogelijkheden een even zwaar gewicht. Het is bijgevolg erg belangrijk dat reeds bij de projectopzet aandacht wordt besteed aan concrete economische toepassingsmogelijkheden. 3. Hoe verloopt een SBO-project? Er zijn 3 stadia in de levenscyclus van een SBO-project: o het stadium van de totstandkoming van een SBO-projectvoorstel = SBO-voortraject; o het stadium van de uitvoering van een SBO-project; o het stadium van de vertaling van de SBO-projectresultaten naar concrete toepassingen bij bedrijven = SBO-natraject SBO-voortraject Bij de totstandkoming van een SBO-projectvoorstel kunnen onderzoekers bedrijven contacteren voor een bilateraal overleg of voor een voorbereidende brainstorming tesamen met andere bedrijven. Bedrijven kunnen ook op eigen initiatief contact opnemen met onderzoekers over knelpunten of opportuniteiten waarvoor strategisch onderzoek een meerwaarde zou kunnen bieden. 2

3 Bij de beoordeling van SBO-projectvoorstellen wordt veel nadruk gelegd op de actieve participatie van bedrijven vanaf de prille fase van de totstandkoming van een projectvoorstel. Door in een vroege fase te interageren met geïnteresseerde bedrijven, kan het projectvoorstel immers afgestemd worden op de reële noden van de bedrijven en kunnen de kansen op toekomstige benutting van de resultaten gemaximaliseerd worden. De primaire rol van bedrijven in het stadium van het voortraject is: o het verduidelijken van de noden van de bedrijven en het preciseren van de wijze waarop strategisch basisonderzoek een toegevoegde waarde zou kunnen leveren voor deze bedrijven; o het inbrengen van relevante expertise op vlak van de ontwikkeling van de beoogde nieuwe producten/processen/diensten; o het mee nadenken en input leveren over hoe de SBO-resultaten tot effectieve toepassingen zouden kunnen leiden. In het voortraject dienen de bedrijven te beslissen over hun rol en inbreng tijdens het project (lid van de begeleidingscommissie of volwaardige partner binnen het onderzoeksconsortium: zie hoofdstuk 4). Voor het uitvoeren van een SBO-voortraject is geen financiering mogelijk ten laste van het SBO-programma SBO-projectuitvoering Tijdens de projectuitvoering blijft een tweerichtingsdialoog tussen de onderzoekers en het betrokken gebruikersveld essentieel om de beoogde kennistransfer van wetenschap naar concrete toepassingen te kunnen realiseren. De primaire rol van de bedrijven tijdens de uitvoering is: o het begeleiden van het onderzoek vanuit de economische finaliteit van het project; o het mee uitwerken en voorbereiden van de vertaalslag van de resultaten naar concrete economische toepassingen. Bedrijven kunnen tijdens de SBO-projectuitvoering participeren als lid van de begeleidingscommissie (geen IWT-subsidie) of als voorwaardige partner aan het onderzoeksconsortium (wel IWT-subsidie mogelijk): zie hoofdstuk SBO-natraject Na een geslaagd SBO-project zijn verdere onderzoeks-, ontwikkelings- en implementatietrajecten van de resultaten aan de orde. Het zwaartepunt verschuift hierbij naar de bedrijven. Deze verdere trajecten zijn niet steunbaar binnen het SBO-financieringskanaal, maar kunnen mogelijk welk gesteund worden via andere IWT subsidiekanalen (O&O bedrijfsprojecten, Baekeland-mandaten, ). 4. De betrokkenheid van bedrijven bij een SBO-project Bedrijven kunnen aan een SBO-project participeren in twee mogelijke rollen: o als lid van de begeleidingscommissie van een SBO-project; o als volwaardige partner in het consortium van de SBO-projectuitvoerders. 3

4 4.1. Participatie als lid van de begeleidingscommissie van een SBO-project Taken Om een interactie met de bedrijfswereld tot stand te brengen, kunnen de uitvoerders zich omringen met een begeleidingscommissie waarin verschillende bedrijven zetelen die wensen op te treden als klankbord over de toepassingsmogelijkheden van de resultaten. De leden van de begeleidingscommissie hebben geen sturende bevoegdheid op de uitvoering. Hun rol is om eigen expertise in te brengen, te fungeren als kritisch klankbord voor de resultaten van de onderzoekers en om het project te begeleiden zodat de kansen op effectieve toepassingen gemaximaliseerd worden. Intellectuele eigendomsrechten Bij een begeleidingscommissie hebben de leden geen automatische rechten op de exploitatie van de resultaten. De uitvoerder is eigenaar en latere transfer gebeurt tegen gangbare marktconforme condities. Bedrijven kunnen wel van bij de aanvang van het project een first right of negotation of first right of refusal onderhandelen met de uitvoerende onderzoeksorganisaties. De transfer van resultaten van onderzoeksorgansiaties staat open voor alle bedrijven in de Europese Unie, ook als deze geen lid zijn van de begeleidingscommissie (zie 2.4). Om de dynamiek van de begeleidingscommissie niet te verstoren, is een niet-exclusieve toegang tot de resultaten te verkiezen. In een aantal sectoren is dat evenwel niet haalbaar. Daarom wordt een exclusieve licentie of transfer a priori niet uitgesloten zolang dit de dynamiek van de begeleidingscommissie niet verstoort. Dit kan bijvoorbeeld in een situatie waarbij de leden in de begeleidingscommissie actief zijn in complementaire toepassingsgebieden, waarbij een bepaald bedrijf exclusiviteit verwerft in zijn eigen niche zonder exclusiviteit te vragen in andere toepassingsgebieden. Het is belangrijk om reeds vóór de projectindiening afspraken te maken over de wijze waarop omgegaan zal worden met intellectuele eigendomsrechten en om een visie te ontwikkelen met betrekking tot een mogelijke transfer van projectresultaten naar gebruikers. Tijdens de projectevaluatie wordt veel aandacht besteed aan de haalbaarheid van de toepassingsmogelijkheden, en deze haalbaarheid is onder meer afhankelijk van een goede verstandhouding tussen de bedrijven onderling. Daarom is het, in het bijzonder bij bedrijven die actief zijn in overlappende toepassingsgebieden met mogelijke exclusiviteit, opportuun om deze visie reeds toe te lichten in de projectaanvraag. Praktische modaliteiten Het opstellen van een begeleidingscommissie is niet verplicht, maar wel sterk aanbevolen omdat het de betrokkenheid van de bedrijfswereld en de haalbaarheid van de beoogde toepassingen kan onderbouwen. De begeleidingscommissie staat open voor alle geïnteresseerde bedrijven, ook voor bedrijven gevestigd buiten het Vlaams gewest. Indien een bedrijf wenst toe te treden tot de begeleidingscommissie van een SBO-project vereist dit -tijdens de projectuitvoering- het volgende: - een beperkte financiële inbreng: alle leden van de begeleidingscommissie dienen een geldelijke bijdrage in te brengen van minimaal 250 euro/jaar voor een KMO-bedrijf of minimaal euro/jaar voor een groot bedrijf of andere organisatie. Een aantoonbare equivalente inzet van menskracht en middelen ten behoeve van de projectuitvoering kan eveneens in aanmerking genomen worden. - een engagement tot een inhoudelijke inbreng en een tijdsinvestering om deel te nemen aan bilaterale overlegmomenten met de projectuitvoerders en/of bijeenkomsten van de begeleidingscommissie. Bedrijven die wensen te participeren aan de begeleidingscommissie van een SBO-project, dienen hun engagementen te staven aan de hand van een gemotiveerde intentieverklaring (te bezorgen aan de SBO- 4

5 projectpromotor voorafgaand aan de limietdatum voor de indiening van een SBO-projectvoorstel). Deze verklaringen vormen een integraal deel van een SBO-projectvoorstel. Essentieel is dat de verklaringen goed gemotiveerd zijn en zeker niet beperkt blijven tot een vrijblijvende algemene interessebetuiging. Er dient uitdrukkelijk aangegeven te worden wat de specifieke meerwaarde van de verwachte projectresultaten is voor het desbetreffende bedrijf en welke verdere ontwikkelings- en implementatietrajecten haalbaar en realistisch zijn. Tevens dient hierin het engagement voor de verplichte financiële bijdrage opgenomen te worden. De intentieverklaring voor het lidmaatschap van de begeleidingscommissie dient te worden ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van het bedrijf. Dit staaft het intern draagvlak binnen het bedrijf voor het engagement in de begeleidingscommissie. De samenstelling van de begeleidingscommissie is bij voorkeur zo volledig mogelijk op het ogenblik van de projectindiening (inclusief gemotiveerde intentieverklaringen met engagement voor financiële bijdrage). Tijdens de eerste evaluatieronde zal enkel rekening gehouden worden met de intentieverklaringen die op dat ogenblik in het bezit van IWT zijn. In de tweede selectieronde kan de samenstelling van de begeleidingscommissie eventueel nog verder aangevuld worden (tot de limietdatum voor het verstrekken van aanvullingen in de tweede evaluatieronde zoals vermeld in het oproepdocument). Impact op de evaluatie Bij de evaluatie van een SBO-projectvoorstel wordt zowel in de eerste als in de tweede selectieronde veel aandacht besteed aan de haalbaarheid van de beoogde economische toepassingen. Een belangrijk hulpmiddel om deze haalbaarheid te kunnen onderbouwen is het aantonen van een goede betrokkenheid van relevante bedrijven tijdens alle stadia van de levenscyclus van een SBO-project: dus zowel tijdens het SBO-voortraject en de SBO-projectuitvoering als tijdens het SBO-natraject. De interacties met de leden van de begeleidingscommissie tijdens deze verschillende stadia vormen dan ook een belangrijk onderdeel van de evaluatie van de SBO-projectvoorstellen. De kwaliteit van de begeleidingscommissie (relevantie van de betrokken bedrijven, dynamiek in de commissie) is veel belangrijker dan het aantal leden in de begeleidingscommissie. Hoewel het zeker aangewezen is om een toepasbaarheid bij meerdere bedrijven aan te tonen, is het niet de bedoeling om de begeleidingscommissies zo groot mogelijk te maken. Dit zou immers een goede dynamiek in de begeleidingscommissie kunnen verstoren, wat de kansen op economische toepassingen zou hypothekeren. Het is belangrijk dat voor elk bedrijf uit de begeleidingscommissie duidelijk is welke meerwaarde het bedrijf dankzij het SBO-project zou kunnen realiseren en op welke wijze deze meerwaarde zal nagestreefd worden. Indien een aantal leden van de begeleidingscommissie tengevolge van een sterke interesse in het project bereid zijn om meer dan de verplichte minimale financiële bijdrage te leveren (zie hoger), dan kan dit in een selectievoordeel bij de evaluatie resulteren Participatie als volwaardige partner aan het consortium van de SBO-projectuitvoerders Taken Deze optie richt zich op bedrijven die in staat zijn om een volwaardige bijdrage te leveren aan de uitvoering van een SBO-project op hetzelfde niveau als de andere partners uit de onderzoeksorganisaties. De bedrijfsactiviteiten in het projectvoorstel kunnen enkel bestaan uit onderzoek met een vernieuwend strategisch karakter. Ontwikkelings- en implementatie-activiteiten kunnen binnen het SBO-kanaal niet gesteund worden. 5

6 Intellectuele eigendomsrechten Een bedrijf dat als partner (subsidiebegunstigde) participeert in een SBO-project ontvangt steun onder de vorm van bedrijfssteun en is eigenaar van de eigen resultaten; het beschikt over de volledige rechten voor de exploitatie van deze resultaten, maar verwerft niet automatisch rechten op de SBO-projectresultaten behaald door de andere partners (onderzoeksorganisaties of bedrijven). In geval van transfer van de onderzoeksresultaten van de onderzoeksorganisaties naar de bedrijfswereld wordt dit bedrijf op gelijke voet behandeld met de andere bedrijven uit de begeleidingscommissie (zie ). Praktische modaliteiten Indien ervoor geopteerd wordt om als volwaardige partner te participeren is het van belang om de SBObasishandleiding voor de indiening van projecten met een primaire economische finaliteit te raadplegen. Hierin worden alle praktische modaliteiten voor de indiening van een SBO-projectvoorstel toegelicht. Vlaamse bedrijven die actief bijdragen aan de onderzoeksactiviteiten kunnen hiervoor een subsidie ontvangen aan een subsidiepercentage van 50 tot 80% (afhankelijk van de grootte van het bedrijf en de eventuele samenwerking met andere bedrijfspartners 1 ). Dit gebeurt op basis van de rechtsgeldigheid van het O&O-besluit, dat opgenomen is in het SBO-programma. Niet-Vlaamse bedrijven kunnen bijdragen aan de projectuitvoering met eigen middelen. Impact op de evaluatie Er wordt een selectievoordeel toegekend aan projecten met een betekenisvolle en relevante participatie door één of meerdere bedrijven in de uitvoering van een SBO-project. Deze interactie verhoogt immers de waarschijnlijkheid om de beoogde toepassingen op termijn te kunnen realiseren. 1 50% steun voor een groot bedrijf, 60% steun voor een middelgroot bedrijf, en 70% voor een klein bedrijf. Daarnaast kan 10% extra subsidie toegekend worden indien er sprake is van een samenwerking tussen meerdere bedrijven, waarvan minstens één een kmo is en waarbij geen van de ondernemingen meer dan 70% van de in aanmerking komende kosten voor zijn rekening neemt. 6