Voor de toepassing en interpretatie van dit document moet worden verstaan onder:

Transcriptie

1 Reglement van Orde van gebruikersgroep en stuurgroep met betrekking tot het project Groen Licht Vlaanderen 2020 PROJECT : «Groen Licht Vlaanderen 2020» (IWT ) PROGRAMMA: IWT VIS-Traject VIS: Consortium Groen Licht Vlaanderen Bovengenoemd project kadert in een IWT-VIS programma dat de inrichting van een gebruikersgroep door de ontvanger van de subsidie voor de duur van het project voorschrijft. Voor meer informatie aangaande het betrokken programma zelf kan u terecht in de specifieke handleiding ( De gebruikersgroep is, naast de projectaanvragers en - uitvoerders en het IWT als subsidieverstrekker, één van de betrokken actoren bij de uitvoering van het project. De bedrijven die lid zijn van de gebruikersgroep vormen samen met de projectaanvragers en projectuitvoerders het samenwerkingsverband Consortium Groen Licht Vlaanderen 1. Begrippen Voor de toepassing en interpretatie van dit document moet worden verstaan onder: - DOELGROEP BEDRIJVEN : De ruime doelgroep van bedrijven die baat kunnen hebben bij de projectresultaten (dus niet enkel leden van de gebruikersgroep) - GEBRUIKERSGROEP : de voor het PROJECT ingestelde begeleidingscommissie. Deze GEBRUIKERSGROEP wordt, vanwege de omvang van de groep bedrijven, vertegenwoordigd door een beperkte(re) STUURGROEP - IWT : Agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie - PROJECT : het VIS-traject Groen Licht Vlaanderen 2020, goedgekeurd door het IWT binnen het VIS programma, met referentienummer IWT PROJECT COÖRDINATOR : Alle aanvragers en uitvoerders van het PROJECT duiden het Laboratorium voor Lichttechnologie van KAHO Sint-Lieven aan als eindverantwoordelijke voor de opvolging en rapportering van de technisch-wetenschappelijke en de financieel- Groen Licht Vlaanderen /9

2 administratieve verplichtingen ten aanzien van het IWT. Dit werd vastgelegd in de aparte samenwerkingsovereenkomst tussen aanvragers en uitvoerders - REGLEMENT VAN ORDE : een door elk lid van de GEBRUIKERSGROEP en STUURGROEP te ondertekenen reglement, dat de samenstelling, de rol en de werking regelt van zowel GEBRUIKERSGROEP als STUURGROEP - STUURGROEP : de voor het PROJECT ingestelde beperkte begeleidingscommissie die toeziet op de optimale uitvoering van het PROJECT. - VIS : het Vlaams Innovatie Samenwerkingsverband 1. Voorafgaand Het consortium Groen Licht Vlaanderen werd opgericht voor de uitvoering van het project Groen Licht Vlaanderen, Energiebesparing met beter licht [GLV2] met IWT projectnummer IWT Dit project loopt tot 30 november Het consortium Licht en Kleur werd opgericht voor het uitvoering van het project Licht en Kleur met IWT projectnummer IWT Dit project loopt tot 30 september Tijdens de vergadering van de gebruikersgroep van 30/11/2010 heeft het huidige consortium Groen Licht Vlaanderen beslist om haar eventuele overschotten van haar inkomsten boven de 20% cofinanciering van het project GLV2 te gebruiken voor de cofinanciering van een gezamenlijk VIS project met het consortium Licht en Kleur. Tijdens de vergadering van de gebruikersgroep van 15/06/2010 heeft het consortium Licht en Kleur beslist om haar eventuele overschotten van haar inkomsten boven de 20% cofinanciering van het project Licht en Kleur te gebruiken voor de cofinanciering van een gezamenlijk VIS project met het consortium Groen Licht Vlaanderen. In uitvoering van deze beslissingen hebben beide consortia, samen met het WTCB, VEI en ORI als aanvragers en WTCB, VEI en PHL als uitvoerders bij IWT een subsidieaanvraag ingediend voor het VIS-traject Groen Licht Vlaanderen Het project dat in april 2011 is goedgekeurd en behoort tot het dienstjaar 2010, draagt bij IWT het projectnummer IWT De bedrijven die dit Reglement van Orde tekenen, hebben bij de aanvraag in december 2010 een intentieverklaring voor samenwerking getekend. KAHO Sint-Lieven R&D, WTCB (met PHL in onderaanneming) en VEI treden op als uitvoerders van dit project. 2. Doelstelling oprichting van gebruikersgroep en stuurgroep De gebruikersgroep bewaakt de realisatie van de projectdoelstellingen, in het bijzonder het genereren van een zichtbaar economisch effect bij de doelgroep. De gebruikersgroep ziet er op toe dat de concrete uitvoering van het project door de betrokken projectpartijen optimaal afgestemd is op de noden van de bedrijven uit de Groen Licht Vlaanderen /9

3 doelgroep. De gebruikersgroep functioneert in het bijzonder als klankbord voor de uitvoering van het project en voor de mogelijkheden van industriële en/of maatschappelijke implementatie van de projectresultaten. De leden van het consortium werken samen om het project uit te voeren volgens de project specifieke voorwaarden vastgelegd door het IWT. Een stuurgroep, bestaande uit de projectuitvoerders, een IWT-waarnemer en een beperkt aantal leden uit de gebruikersgroep, wordt opgericht om de werkbaarheid te verhogen. De stuurgroep functioneert in opdracht van de volledige gebruikersgroep als klankbord voor de uitvoering van het project en voor de mogelijkheden van industriële en/of maatschappelijke implementatie van de projectresultaten. Dit overlegorgaan wordt voorgezeten door een vertegenwoordiger van de doelgroep bedrijven, die tevens voorzitter is van de volledige gebruikersgroep. 3. Leden en waarnemers De volledige gebruikersgroep Consortium Groen Licht Vlaanderen zal bestaan uit nieuwe deelnemende bedrijven (KMO, GO en andere) alsook uit de leden van de bestaande gebruikersgroepen van de aflopende projecten uit het IWT VISprogramma: Groen Licht Vlaanderen, energiebesparing met beter licht en Licht & Kleur. Enkel de bedrijven en/of social profitorganisaties of beroepsorganisaties ter vertegenwoordiging van relevante economische of maatschappelijke gebruikers van de beoogde projectresultaten zijn leden van de gebruikersgroep. Geïnteresseerde binnen de EU gevestigde bedrijven kunnen steeds lid worden van de gebruikersgroep (zie ook 5 Samenstelling van de gebruikersgroep). IWT kan steeds de opname van het betrokken kandidaat lid in de gebruikersgroep opleggen ingeval van een onvoldoende gemotiveerd voorstel van weigering of uitsluiting van lidmaatschap. De stuurgroep, die wordt opgericht om de werkbaarheid te verhogen, is minstens samengesteld uit: - De projectpartij(-en) die de eindverantwoordelijkheid dragen voor de goede uitvoering van het betrokken project en die hiervoor de subsidie van het IWT ontvangen; - Onderzoeksgroepen of wetenschappelijke peters betrokken bij het project; - Bedrijven en/of social profitorganisaties of beroepsorganisaties ter vertegenwoordiging van relevante economische of maatschappelijke gebruikers van de beoogde projectresultaten, met bijzondere aandacht voor kmo s. Deze stuurgroep zal bestaan uit 8 kernleden (KAHO (2), WTCB (2), ORI (1), VEI (1), PHL (1) & IWT (1)) en 8 ledenbedrijven representatief voor de volledige gebruikersgroep. De andere leden van de gebruikersgroep kunnen enkel op uitnodiging als waarnemer deelnemen aan de vergaderingen van de stuurgroep. Verder neemt een IWT-waarnemer deel aan de vergaderingen van de stuurgroep. De lijst met de leden van de volledige gebruikersgroep en de lijst met leden van de stuurgroep vormen bijlagen 1 en 2 bij dit Reglement van Orde. Bijlage 1 zal ter beschikking staan op het afgeschermde stuk van de website, toegankelijk via - Downloads Login: Slot_06 - pass: civafava Groen Licht Vlaanderen /9

4 4. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de gebruikersgroep/stuurgroep De leden van de stuurgroep hebben het recht om: - de projectvooruitgang en de realisatie van de doelstellingen nauwgezet op te volgen. De leden kunnen hun appreciatie uiten en hun sturende kracht uitoefenen tijdens de geplande bijeenkomsten van de stuurgroep. - inhoudelijk advies te geven ter eventuele bijsturing van het project, zonder evenwel de finaliteit van het project te wijzigen, indien dit de industriële en/of maatschappelijke implementatie of de effecten van het project ten goede komt. De leden van de gebruikersgroep hebben het recht om: - geïnformeerd te worden over projectvooruitgang en de realisatie van de doelstellingen. De leden kunnen hun appreciatie uiten en hun sturende kracht uitoefenen voorafgaand aan de geplande bijeenkomsten van de stuurgroep. - voorafgaand aan de vergaderingen van de stuurgroep inhoudelijk advies te geven ter eventuele bijsturing van het project, zonder evenwel de finaliteit van het project te wijzigen, indien dit de industriële en/of maatschappelijke implementatie of de effecten van het project ten goede komt. Zowel de leden van stuurgroep als van de volledige gebruikersgroep hebben de plicht om: - regelmatig en actief deel te nemen aan de bijeenkomsten en de evenementen die het consortium Groen Licht Vlaanderen organiseert, als vertegenwoordigers van de doelgroep van economische of maatschappelijke gebruikers van het betrokken project. Zowel de leden van stuurgroep als van de volledige gebruikersgroep zijn bereid (optioneel) om: - (enkel voor de bedrijven en non-for-profit organisaties) hun engagement tot bijdrage in de eigen middelen van het project ook effectieve en tijdige uitvoering te geven. De projectuitvoerders beslissen autonoom over de wijze van aanwending ervan ten voordele van het project, passend in het opgestelde projectplan en projectbudget. Een lid krijgt bij (voortijdige) beëindiging van zijn lidmaatschap van de gebruikersgroep geen terugbetaling van de bijdrage. 5. Samenstelling van de gebruikersgroep Geïnteresseerde, binnen de EU gevestigde, bedrijven kunnen steeds lid worden van het samenwerkingsverband en de gebruikersgroep. De projectcoördinator legt de vraag tot toetreding elektronisch voor aan de leden van de stuurgroep. Het potentieel nieuw lid bezorgt de projectcoördinator een document met een korte voorstelling van het bedrijf en de motivatie voor toetreding. Tenzij de leden van de stuurgroep hiertegen binnen de vijf werkdagen een gegrond en gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij de projectcoördinator, wordt het betrokken bedrijf uitgenodigd op de volgende samenkomst van gebruikersgroep. Indien één of meerdere leden van de stuurgroep bezwaar aantekenen wordt de vraag tot toetreding besproken op de volgende bijeenkomst van de stuurgroep. IWT behoudt echter het recht om een onvoldoende gemotiveerd voorstel tot weigering niet te accepteren en de opname van het bedrijf in de gebruikersgroep op te leggen. Bezwaren van commerciële en persoonlijke aard worden verworpen. Het nieuw toegetreden lid betaalt de volledige jaarlijkse financiële bijdrage vanaf het jaar van toetreding en wordt eveneens vertegenwoordigd in de gebruikersgroep. Groen Licht Vlaanderen /9

5 6. Werking van de gebruikersgroep De volledige gebruikersgroep zal als samenwerkingsverband optreden onder de naam Consortium Groen Licht Vlaanderen. De volledige gebruikersgroep komt minstens twee maal per jaar samen. Bij activiteiten naar buiten toe (publicaties, seminaries, website, ) worden de individuele leden van de gebruikersgroep zoveel als mogelijk vermeld (met vermelding en/of logo van het bedrijf). Alle communicatie (agenda, uitnodiging, verslaggeving, toetreding nieuwe leden, e.d.) gebeurt via en/of de projectwebsite. Voor alle aanbevelingen en beslissingen streeft de gebruikersgroep/stuurgroep naar consensus. De stuurgroep komt minstens drie maal per jaar samen. Indien de normale contactpersoon binnen een bedrijf verhinderd is voor het bijwonen van een vergadering kan een andere werknemer afgevaardigd worden. Tijdens de vergadering informeren de projectpartijen over de voortgang van het project. De leden kunnen adviezen en aanbevelingen formuleren t.o.v. de uitvoering van het project, met het oog op het behalen van de projectdoelstellingen. Op de eerste bijeenkomst van de stuurgroep worden o.m. afspraken inzake vertrouwelijke behandeling van gegevens vastgelegd. Tenzij de stuurgroep anders beslist, gelden hierna volgende bepalingen inzake de werking van de stuurgroep : De voorzitter wordt verkozen uit de doelgroep bedrijven en vertegenwoordigt de volledige gebruikersgroep (ten opzichte van bv. het IWT). Elke vertegenwoordiger van een bedrijf of instelling kan zich kandidaat stellen, met uitzondering van de uitvoerders van het project. De voorzitter kan de vergadering voorzitten. Hij zorgt voor een actieve betrokkenheid van de doelgroep bij de aansturing en uitvoering van het project. De voorzitter bewaakt de kwaliteit van het interactieproces (indienersdoelgroep) en van de besluitvorming. De secretaris van de stuurgroep wordt aangeduid onder de projectuitvoerders. Deze secretaris staat in voor de praktische organisatie van de bijeenkomsten (tijdige verzending van uitnodigingen met agenda, voorbereidende documenten en van de verslaggeving naar de leden. Minstens één week voor de volgende vergadering wordt aan alle leden van de stuurgroep een definitieve agenda doorgestuurd. Alle leden van de gebruikersgroep kunnen tot twee weken voor de volgende vergadering punten op de agenda plaatsen en als waarnemer uitgenodigd worden. Een inhoudelijke bijdrage met presentatie behoort tot de mogelijkheden. De agenda voor de vergadering van de stuurgroep bevat minimaal een verslag van de voorbije periode (o.m. verloop projectuitvoering, projectresultaten, effecten of valorisatieperspectieven, bijsturingen), een bespreking van de planning voor de komende periode, toelichting bij feedback van de gebruikersgroep/stuurgroep via onder meer de projectbarometer en de planning van de volgende vergadering. Na afloop van de vergadering wordt een verslag opgemaakt en aan alle leden van de volledige gebruikersgroep bezorgd. Het verslag geeft aanvullend op de agendapunten ook de interactie met de gebruikersgroep weer, bevat een lijst van aanwezigen en de datum voor de volgende vergadering. Bij de behandeling van de agendapunten streeft de stuurgroep naar consensus. Groen Licht Vlaanderen /9

6 5. Taakinhoud van de stuurgroep De stuurgroep heeft vooral een controlerende en adviserende taak. Belangrijke onderwerpen die in de stuurgroep behandeld worden zijn: Financieel overzicht: vastleggen lidgelden gebruikersgroep, controle algemene financiële toestand, besteding eventuele overschotten, Personeelsverloop Gebruikersgroep: samenstelling en toetreding/weigering nieuwe leden, inhoudelijke voorbereiding halfjaarlijkse bijeenkomst, Status van het onderzoek en toezicht op de uitvoering van het werkplan: hierbij kan proactief bijgestuurd worden waar nodig. Er wordt bijzondere aandacht besteed aan de kennisimplementatie: de omzetting van de verworven kennis tot eindproduct/-dienst is essentieel voor het goede verloop van het traject. Problemen en/of vraag gedreven opportuniteiten die leven binnen de bedrijven van de doelgroepen worden naar voor gebracht. Er wordt over gewaakt dat de verschillende doelgroepen voldoende aan bod komen. Rapportage naar IWT Goedkeuren agenda van de stuurgroep en gebruikersgroep 7. Bijdragen Het IWT verleent steun ten belope van 80% van de projectkost. De bedrijven die lid zijn van de gebruikersgroep dragen 20% van de projectkost. Hiervoor kan door de projectcoördinator onderscheid gemaakt worden tussen KO, MO en GO waarbij de Europese definitie wordt gehanteerd. Op basis van de door het IWT goedgekeurde projectbegroting zijn de typische bijdragen voor het eerste jaar vastgesteld op 1600 voor een grote onderneming (GO; aantal werknemers >250) 800 voor een middelgrote onderneming (MO; 5<aantal werknemers<250) 400 voor een kleine onderneming (KO; aantal werknemers <5) geen lidgeld voor sectororganisaties en wetenschappelijke onderzoeksinstellingen met een beheersovereenkomst en overheidsdotatie. De bedrijven die als lid van het project GLV2 toetreden tot het project zijn lidgeld verschuldigd vanaf 1/12/2012 De bedrijven die als lid van het project Licht en Kleur toetreden tot het project zijn lidgeld verschuldigd vanaf 1/10/2013. Er is geen lidgeld voor sectororganisaties en wetenschappelijke onderzoeksinstellingen met een beheersovereenkomst en overheidsdotatie. Leden die de jaarlijkse bijdragen niet betalen behoren niet langer tot het samenwerkingsverband en hebben geen vertegenwoordiger meer in de gebruikersgroep (en stuurgroep). Een nieuw toegetreden lid betaalt de volledige jaarlijkse financiële bijdrage vanaf het jaar van toetreding en wordt eveneens vertegenwoordigd in de gebruikersgroep. In ruil voor de bijdrage aan de cofinanciering kunnen de leden gratis of tegen korting deelnemen aan alle activiteiten die binnen het project georganiseerd worden. Groen Licht Vlaanderen /9

7 Een aanpassing van de bijdragen kan jaarlijks worden voorgelegd aan de stuurgroep op basis van de indexaanpassingen. Elke andere verhoging zal verder enkel worden overwogen wanneer bij een jaarlijkse controle van het budget een tekort in de begroting wordt vastgesteld. Overschotten uit activiteiten georganiseerd door de projectuitvoerder KAHO Sint-Lieven R&D worden gebruikt voor de 20% cofinanciering door het consortium. Binnen het project wordt er dienstverlening georganiseerd voor de doelgroep bedrijven van het project. Vanaf 1/10/2013 kunnen de leden van het consortium binnen het tijdsbestek dat in de projectaanvraag voorzien is gebruik maken van de diensten van projectuitvoerder KAHO Sint-Lieven R&D. De dienstverlening moet passen binnen het innovatiedoel dat is vastgelegd in de projectaanvraag. De gebruikersgroep/stuurgroep beslist over de praktische modaliteiten en prioriteiten van deze dienstverlening. Voor extra prestaties rekent KAHO Sint-Lieven R&D het gebruikelijke tarief binnen het Laboratorium voor Lichttechnologie. 8. Deontologie Wanneer via de projectcoördinator beroep wordt gedaan op de expertise van de leden, zal worden doorverwezen op basis van het document Partners Groen Licht Vlaanderen. 9. Regeling inzake aspecten van intellectuele eigendom De aanvragende VIS en verwerven de eigendomsrechten op de projectresultaten (technische know-how, databank, logo, enz ) die voortvloeien uit het project en kunnen er naar hun oordeel intellectuele eigendomsrechten op vestigen. De projectresultaten die bestaan uit algemene inzichten worden ruim verspreid. De projectpartijen zullen zich zowel bij uitvoering van het project als bij de valorisatie van de projectresultaten achteraf richten op een zo ruim mogelijke groep van bedrijven en ev. social profit organisaties. In elk geval hebben alle bedrijven in de EU op een gelijke en niet-discriminerende basis toegang tot de economisch valoriseerbare resultaten van het project. De leden van de gebruikersgroep hebben dus geen preferente toegang tot de projectresultaten. Ze kunnen wel hun reeds betaalde bijdrage evenwel in mindering brengen op de prijs voor de gebruikersrechten. In het licht van optimale vestiging van intellectuele eigendomsrechten kunnen de projectpartijen met de deelnemers van de gebruikersgroep een (tijdelijke) geheimhoudingsovereenkomst afsluiten. De leden van de gebruikersgroep die bedrijfseigen gegevens in het kader van de uitvoering van het project aanbrengen behouden hierop hun volledige eigendomsrechten en kunnen hiervoor regelingen treffen voor de vertrouwelijke behandeling ervan. 10. Duur Dit Regelement van Orde is geldig de duur van het project, namelijk van 1 oktober 2011 tot 30 september De duur van het project kan ingekort worden als na de tussentijdse evaluaties van het IWT blijkt dat de projectresultaten onvoldoende zijn en het IWT geen verdere steun geeft. In dit geval eindigt het project op het eind van de derde maand volgend op de maand waarin het IWT deze beslissing neemt. Groen Licht Vlaanderen /9

8 Een bedrijf dat deel uit maakt van het samenwerkingsverband kan ten allen tijde beslissen de deelname vroegtijdig te stoppen. Groen Licht Vlaanderen /9

9 11. Ondertekening Ondergetekende, neemt kennis van: - het IWT VIS-traject Groen Licht Vlaanderen 2020, goedgekeurd door het Agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie (IWT) met referentienummer IWT uitgevoerd door KAHO Sint-Lieven, WTCB, VEI, PHL - de programmakenmerken zoals beschreven in het oproepdocument van het betrokken programma (IWT VIS-Traject) - het met betrekking tot het project Groen Licht Vlaanderen 2020 en verklaart ten aanzien van de hoofdaanvrager, uitvoerder en projectcoördinator KAHO Sint-Lieven R&D: - akkoord te gaan met o o de deelname in het VIS Consortium Groen Licht Vlaanderen het lidmaatschap van de gebruikersgroep volgens bovenstaand Reglement van orde van gebruikersgroep en stuurgroep ; - actief deel te nemen aan de activiteiten van het samenwerkingsverband Naam en adres lid (organisatie, volledig adres maatschappelijke zetel) Datum en handtekening:.. Groen Licht Vlaanderen /9