HANDLEIDING GEGROEPEERDE O&O-HAALBAARHEIDSSTUDIES VERSIE _ SEPTEMBER 2011

Transcriptie

1 agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie VERSIE _ SEPTEMBER 2011 HANDLEIDING GEGROEPEERDE O&O-HAALBAARHEIDSSTUDIES Deze handleiding heeft betrekking op het instrument van de gegroepeerde O&O-haalbaarheidsstudies. Voor de individuele O&O-haalbaarheidsstudies, wordt verwezen naar de betrokken documenten en handleidingen. Koning Albert II-laan 35, b16 B Brussel Tel : Fax : info@iwt.be web :

2

3 OO INHOUD 00 INLEIDING _05 01 SITUERING _ KENMERKEN VAN DE REGELING 1 Algemene omschrijving van een O&O-haalbaarheisstudie 2 Individuele studies of gegroepeerde aanvragen 3 Aanvrager en (mede-)uitvoerders 4 Omvang van de subsidie BEHANDELING VAN DE PROJECTAANVRAAG 1 Indienen van de aanvraag 2 Ontvankelijkheid 3 Evaluatieprocedure 4 Beslissing door de raad van bestuur 5 Herziening 6 Klacht 7 Geheimhouding RECHTEN EN PLICHTEN BIJ DE UITVOERING VAN HET PROJECT 1 Overeenkomst 2 Uitbesteding 3 Uitbetaling van de subsidie 4 Verslaggeving _09 _09 _09 _10 _10 _11 _11 _11 _11 _12 _12 _13 _13 _15 _15 _15 _15 _15 INHOUD 00 03

4

5 OO INLEIDING In deze handleiding wordt uitgelegd wat O&O-haalbaarheidsstudies zijn en hoe bedrijven van deze steunregeling kunnen genieten. Alvorens bedrijven een volledig onderzoeks- en ontwikkelingsproject uitvoeren voor een sterk vernieuwend idee - met grote onzekerheden en risico s - kunnen ze opteren om de haalbaarheid en relevantie van investeringen in onderzoek en ontwikkeling na te gaan. IWT kan dit steunen met een O&O-haalbaarheidsstudie. Voor het aanvragen van O&O-haalbaarheidstudies bestaan twee mogelijkheden: een gegroepeerde aanvraag of een individueel project. Deze handleiding heeft betrekking op het instrument van gegroepeerde O&O-haalbaarheidsstudies. Hiervoor werkt het IWT met een oproep. Indien u een individuele O&O-haalbaarheidsstudie wenst in te dienen, gelieve dan hiervoor de betrokken documenten en handleidingen door te nemen. Deze handleiding omvat de algemene informatie over de regeling. Ze moet gelezen worden in combinatie met het oproepdocument, de aanvraagformulieren en (eventueel) bijkomende informatie die beschikbaar is op de IWT-website ( Het wordt ten sterkste aangeraden geregeld de website te raadplegen. Met overblijvende vragen na het doornemen van de handleiding en de informatie op de website, kan u terecht op het volgende adres : IWT O&O-haalbaarheidsstudies Ellipsgebouw Koning Albert II-laan 35, bus Brussel tel. : fax : IWT-haalbaarheidsstudies@iwt.be De aanvragen worden naar hetzelfde adres gestuurd. INLEIDING 00 05

6

7 O1 SITUERING In dit hoofdstuk worden de algemene kenmerken van de regeling voor O&O-haalbaarheidsstudies samengevat. Belangrijke aspecten worden verder uitgediept in de volgende hoofdstukken. IWT heeft het stimuleren van innovatie in Vlaanderen als algemene opdracht. Dit gebeurt zowel door rechtstreekse financiële subsidie aan bedrijven, onderzoeksinstellingen en personen als door het ondersteunen van dienstverlening aan deze actoren. Ook grote bedrijven kunnen behoefte hebben aan haalbaarheidsstudies alvorens een volledig onderzoeks- en ontwikkelingsproject uit te voeren voor een sterk vernieuwend idee, met grote onzekerheden en onduidelijkheden en dus risico s. Vandaar deze subsidieregeling, die de volgende algemene kenmerken vertoont : * Ze is open voor alle bedrijven met (toekomstige) activiteiten in het Vlaamse gewest, die op termijn in Vlaanderen in voldoende mate toegevoegde waarde zullen creëren door toepassing van de resultaten van het project. Toegevoegde waarde moet hier begrepen worden als tewerkstelling en investeringen. Voldoende toegevoegde waarde in Vlaanderen sluit absoluut valorisatie in het buitenland niet uit, laat staan dat het export zou belemmeren. * De uiteindelijk beoogde innovatie kan zowel technologisch als niet-technologisch van aard zijn. De activiteiten in de haalbaarheidsstudie zelf zijn normaal een combinatie van eerder technologisch gerichte en markt, business en IP gerichte activiteiten. * De regeling is niet thematisch : alle kennis- en toepassingsdomeinen komen aan bod. Met uitzondering van militaire toepassingen zijn er geen restricties op dat vlak. * De behandeling van projecten is interactief. Er zullen altijd gesprekken zijn tussen aanvragers en IWT-adviseurs. Alhoewel niet onbeperkt, krijgt de aanvrager kansen om zijn aanvraag te verbeteren in de loop van deze procedure en binnen de timing van de oproep. Voor de aanvragen van gegroepeerde O&O-haalbaarheidsstudies, geldt bovendien: * De regeling wordt jaarlijks volgens een oproepsysteem opengesteld. De aanvragen worden in groep behandeld. Voor de exacte timing wordt verwezen naar het oproepdocument. SITUERING 01 07

8 08

9 O2 KENMERKEN VAN DE REGELING 1 Algemene omschrijving van een O&O-haalbaarheidsstudie O&O-haalbaarheidsstudies zijn studies die zich bevinden aan het begin van een innovatietraject, waar de globale haalbaarheid en de relevantie van verdere investeringen in onderzoek en ontwikkeling moet nagegaan worden. Dergelijke studies moeten voldoen aan volgende voorwaarden : * De haalbaarheidsstudies moeten in principe gevolgd worden door een belangrijk steunbaar O&Onatraject (zonder dat het toekennen van de haalbaarheidsstudie een garantie geeft op vervolgsteun). Kleine onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten die gericht zijn op een korte termijn resultaat zijn dus zeker geen O&O-haalbaarheidsstudies. * De innovatie die met het project beoogd wordt, moet het potentieel hebben voor voldoende valorisatie in Vlaanderen, zonder dat dit in detail (laat staan kwantitatief) moet uitgewerkt worden bij de aanvang van de haalbaarheidsstudie. * De studie moet geïntegreerd de relevante aspecten bekijken, zowel technische aspecten als business aspecten en eventuele problematiek rond intellectuele eigendom. De aard van de gesteunde activiteiten is dus niet doorslaggevend, wel of ze bijdragen tot kennisopbouw die een betere inschatting toelaat van de risico s en opportuniteiten bij de afweging van de investering in een verder substantieel traject van onderzoek en ontwikkeling. Projecten die louter ideeëngeneratie of een marktstudie of korte termijn problem solving omvatten, komen dus zeker niet in aanmerking. 2 Individuele studies of gegroepeerde aanvragen Een bedrijf kan een aanvraag indienen voor gegroepeerde O&O-haalbaarheidsstudies volgens de timing van de betrokken oproep van dat jaar. De noodzakelijke informatie kan steeds teruggevonden worden in het oproepdocument. Aan bedrijven die een werkend en gedocumenteerd intern proces hebben om dergelijke haalbaarheidsstudies aan het begin van O&O-trajecten aan te sturen, kan IWT steun toekennen onder de vorm van een gegroepeerde O&O-haalbaarheidsstudie. De enveloppe die aan het bedrijf wordt toegekend, kan door het bedrijf met individuele studies worden ingevuld. Belangrijk is dat het IWT hiermee een meerwaarde wil realiseren doordat het volume van de studies stijgt of doordat de kwaliteit of diepgang verhoogt. De evaluatie voor het intern proces betreft de stabiliteit en de track-record, de mate waarin de aanpak gedocumenteerd is, en de voorgestelde verbeteringen of wijzigingen aan deze aanpak, die door de steun mogelijk gemaakt worden. U zal in uw aanvraag zelf duidelijk moeten motiveren welke specifieke stappen het bedrijf wil nemen, waarom u meent dat deze steun additioneel is en dit ex post verifieerbaar maken aan de hand van zelf gedefinieerde indicatoren. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de mate waarin studies binnen de boven vermelde grenzen behandeld worden, de kostenstructuur en de mate waarin de resultaten ex post kunnen beoordeeld worden. De definitieve goedkeuring van de subsidie zal immers afhankelijk zijn van deze beoordeling ex post samen met de prestatiecontrole. Voor aanvragers, die eerder beroep deden op dit instrument zal de track-record, in door het IWT gesteunde studies, hierbij een belangrijke rol spelen. KENMERKEN VAN DE REGELING 02 09

10 O2 Een tweede mogelijkheid is het aanvragen van een individuele O&O-haalbaarheidsstudie. Hierbij wordt een concreet idee beschreven in een beknopte aanvraag. Deze aanvraag zal beoordeeld worden in een korte procedure, inclusief een consultatie van een externe deskundige. Dit wordt behandeld in een afzonderlijke handleiding. Een bedrijf dat van de regeling gegroepeerde O&O-haalbaarheidsstudies geniet, kan geen individuele O&O-haalbaarheidsstudies en kmo-haalbaarheidsstudies toegekend krijgen in de periode dat de regeling loopt. Aanvrager en (mede-)uitvoerders 3 Elk bedrijf kan in deze regeling subsidie aanvragen voor zijn O&O-haalbaarheidsstudies. Voor de aanvraag van gegroepeerde studies, is het evenwel essentieel en noodzakelijk dat men beschikt over een werkend en gedocumenteerd intern proces om dergelijke haalbaarheidsstudies aan te sturen. Het bedrijf kan reeds steun hebben ontvangen voor gegroepeerde O&O-haalbaarheidsstudies in het verleden en bijgevolg een aanvraag voor verderzetting indienen. Voorwaarde is steeds dat het bedrijf beschikt over een rechtspersoonlijkheid bij het ondertekenen van de overeenkomst. Verder moet het aanvragende bedrijf in staat zijn de resultaten in voldoende mate in Vlaanderen te exploiteren. Voor de uitvoering van het project kan ook worden samengewerkt met andere bedrijven als onderaannemer en met onderzoeksinstellingen. Zowel de bedrijven als de onderzoeksinstellingen kunnen zowel in het binnen- als in het buitenland liggen. Het aanvragende bedrijf draagt in beide gevallen de kosten. Omvang van de subsidie 4 Een goedgekeurd project loopt in principe twee jaar. Voor nieuwe aanvragers worden de gebruikelijke retro-activiteitsrgels toegepast. Voor verderzettingen kan toegestaan worden dat aansluiting wordt gemaakt met een lopend project. Begunstigden die hun portfolio niet hebben uitgeput, kunnen maximaal 1 jaar verlenging krijgen binnen het beschikbare budget. De begroting van elke studie - zoals aanvaard door het IWT - vormt de basis voor de berekening van de subsidie. Die begroting omvat : * de personeelskosten van het bedrijf (gebaseerd op menskracht en reële loonkosten) * de overige kosten (maximaal 50% van de personeelskosten) * de kosten voor uitbesteding en onderaanneming Mits deze beperkingen worden de regels gevolgd zoals voor de kosten voor O&O-bedrijfsprojecten. De subsidie is een directe toelage van 40%, voor kmo s is dit 50%. Per studie bedraagt de subsidie maximaal euro, wat neerkomt op een maximaal budget van euro per studie (maar kleinere studies zijn eveneens mogelijk). Per studie wordt een maximale duur van 1 jaar vooropgesteld. Voor de gegroepeerde O&O-haalbaarheidsstudies, wordt een maximaal bedrag van steun per bedrijf vastgelegd op euro steun per jaar. In ieder geval is de subsidie afhankelijk van de onderbouwde inschatting van de kosten op een tijdshorizon van 2 jaar. Uitzonderlijk kan dit bedrag hoger zijn met een absoluut maximum van euro. De finale toekenning van de subsidie is in ieder geval afhankelijk van de conformiteitscheck ex post van de uitgevoerde studies. KENMERKEN VAN DE REGELING 02 10

11 O3 BEHANDELING VAN DE PROJECT AANVRAAG 1 Indienen van de aanvraag Voor u uw aanvraag indient, is het zinvol een voorbespreking aan te vragen bij het IWT. Hier kunt u vragen stellen en zo uw kansen op subsidie beter inschatten. IWT voorziet ook informatiesessies. U kunt uw projectaanvraag - op basis van het aanvraagdocument voor gegroepeerde O&O-haalbaarheidsstudies - opstellen in het Nederlands of het Engels, en voorafgaand aan de afsluiting van de oproep indienen. 2 Ontvankelijkheid Binnen een termijn van 14 werkdagen na ontvangst van de projectaanvraag gaat IWT na of de aanvraag formeel ontvankelijk is. Dit omvat in de eerste plaats een formele controle van de gegevens in de projectaanvraag. In het bijzonder wordt nagekeken of de bedrijfspartners aanvaardbaar zijn en of de aanvraag volgens de juiste modaliteiten is ingediend. Daarnaast wordt bekeken of de projectaanvraag voldoende informatie bevat om tot evaluatie over te gaan. Dit betekent uiteraard niet dat later geen bijkomende inlichtingen meer kunnen gevraagd worden. 3 Evaluatieprocedure IWT beslist over de aanvragen in groep volgens de kalender van de betrokken oproep. Indien uw aanvraag ontvankelijk wordt verklaard, zullen IWT-adviseurs uw aanvraag grondig met u bespreken. Indien nodig vragen we bijkomende mondelinge en schriftelijke informatie. Uw constructieve en tijdige medewerking is op dat ogenblik essentieel. Elke aanvraag wordt gewaardeerd op 2 dimensies : de kwaliteit en de valorisatiemogelijkheden. Bij gegroepeerde O&O-haalbaarheidsstudies wordt nagegaan of het bedrijf over de geschikte processen beschikt en wordt een oordeel uitgebracht over de voorgestelde verbeteringen of wijzigingen aan deze aanpak, die door de steun mogelijk gemaakt worden. U zal in uw aanvraag zelf duidelijk moeten motiveren welke specifieke stappen het bedrijf wil nemen, waarom u meent dat deze steun een positieve impact heeft op de portfolio van studies in het bedrijf (additionaliteit) en dit ex post verifieerbaar maken aan de hand van zelf gedefinieerde indicatoren. BEHANDELING VAN EEN PROJECTAANVRAAG 03 11

12 O3 Een college van deskundigen zal op basis van de selectiecriteria zijn advies geven. Bij de samenstelling van de colleges van deskundigen, zal het IWT instaan voor een optimale samenstelling en er rekening mee houden dat belangenvermenging vermeden wordt. Aanvragers kunnen een beperkte lijst van te mijden deskundigen opgeven. Op basis van alle beschikbare informatie wordt een verslag opgesteld voor de raad van bestuur met een gemotiveerd voorstel tot beslissing. Dit verslag wordt u, samen met de beslissing, toegestuurd. Beslissing door de raad van bestuur 4 De selectie zal afhankelijk zijn van de plaats op de ranglijst, waarbij de kwotering op beide dimenties gebeurt volgens de gebruikelijke principes. De enige mogelijkheid voor prioriteit is eventueel het kmo-karakter van het bedrijf. In principe wordt dezelfde selectiviteit aangehouden als bij de O&O-bedrijfsprojecten. Indien bij de evaluatie blijkt dat bepaalde voorstellen gelijk gerangschikt worden, zal de voorkeur worden gegeven aan nieuwe aanvragers t.o.v. verderzettingen. Vanzelfsprekend moeten valorisatiemogelijkheden hier in zeer ruime zin begrepen worden, vermits de evaluatie van markt en businessmogelijkheden dikwijls een essentieel deel uitmaakt van de haalbaarheidsstudie zelf. Naast de beoordeling van de kwaliteit en de valorisatiemogelijkheden, voert IWT ook een algemene bedrijfseconomische en financiële analyse uit. Hierbij wordt bekeken of de bedrijfspartners beschikken over een voldoende financiële draagkracht, of ze voldoen aan overige overheids- en vergunningsverplichtingen en of de bedrijfspartners vorige projecten correct uitvoerden, o.m. inzake kwaliteitsvolle uitvoering, informatie-verstrekking, inhoudelijke en financiële verplichtingen en verslaggeving. Herziening 5 Het bedrijf kan een herziening vragen van een negatieve beslissing van de raad van bestuur. Deze vraag tot herziening moet ingediend worden binnen een termijn van 30 werkdagen na de beslissing van de raad van bestuur en gebaseerd zijn op duidelijke en verifieerbare elementen. Dit zijn ofwel concrete elementen die volgens de aanvragers niet correct werden geapprecieerd, ofwel relevante aanvullende informatie die IWT niet tijdig kon bereiken of die belangrijke bijsturingen betreft die tegemoet komen aan de bemerkingen van IWT. Vanzelfsprekend moeten de aangebrachte elementen voldoende belangrijk zijn om de genomen beslissing te kunnen wijzigen. De raad van bestuur neemt een beslissing 30 werkdagen na ontvangst van de vraag tot herziening. Als nieuwe externe deskundigen worden geraadpleegd, wordt deze termijn met 30 werkdagen verlengd. Voor een herziening moet het innovatiedoel hetzelfde blijven. Bij een grondige wijziging van het innovatiedoel, kan wel een nieuwe aanvraag worden ingediend met alle normale modaliteiten inclusief de regels met betrekking tot de startdatum en de periode van aanvaarding van de kosten. BEHANDELING VAN EEN PROJECTAANVRAAG 03 12

13 O3 6 Klacht Bij ontevredenheid over de wijze van behandelen door IWT kan ten allen tijde schriftelijk, mondeling of elektronisch klacht worden ingediend. Deze klachten worden binnen de 45 dagen na ontvangst behandeld. Klachten over een negatieve beoordeling van een aanvraag door de raad van bestuur van IWT kunnen slechts ingediend worden nadat een vraag tot herziening van de beslissing is ingediend en behandeld. 7 Geheimhouding Alle personeelsleden van het IWT, externe deskundigen en leden van de raad van bestuur zijn er toe gebonden alle informatie vertrouwelijk te behandelen en geen gegevens aan derden mee te delen of aan te wenden ten voordele van zichzelf BEHANDELING VAN EEN PROJECTAANVRAAG

14 O2

15 O4 RECHTEN EN PLICHTEN BIJ DE UITVOERING VAN HET PROJECT 1 Overeenkomst (middelenverbintenis) Bij een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen IWT en het bedrijf. Essentiële elementen van de overeenkomst zijn de begroting, de subsidie, het innovatiedoel en eventueel specifieke voorwaarden. De overeenkomst laat de aanvragers flexibiliteit om binnen die contouren de aanpak van het project bij te sturen tijdens de uitvoering. De hoofdverbintenis is een middelenverbintenis, waarbij de bedrijfspartners toezeggen de nodige inspanningen te doen om met de overeengekomen middelen via onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten het beschreven innovatiedoel te bereiken en de resultaten te valoriseren. Daarnaast houdt de overeenkomst ook in dat de bedrijfspartners, wanneer de projectresultaten deels in het buitenland gevaloriseerd worden, ook voldoende valorisatie in Vlaanderen voorzien. De wijze waarop die valorisatie wordt bepaald is uitgelegd in een toelichtingsdocument. 2 Uitbesteding Wanneer een onderzoeksinstelling of een ander bedrijf prestaties levert in een O&O-haalbaarheidsstudie, dient met deze partijen een duidelijke overeenkomst te worden afgesloten m.b.t. de onderlinge rechten en plichten. 3 Uitbetaling van de subsidie De subsidie wordt betaald in jaarlijkse schijven onder de vorm van voorschotten, met de eerste schijf na de ondertekening van de overeenkomst. De schijven worden jaarlijks aangepast volgens de invulling van de enveloppe. De kalender van de uitbetalingen en de voorwaarden die voor elke schijf moeten vervuld zijn, zijn opgenomen in de overeenkomst. Naast een correcte uitvoering van het project zijn het naleven van de verslaggevingsverplichtingen en de meldingsplicht basisvoorwaarden voor uitbetaling. 4 Verslaggeving Voor gegroepeerde aanvragen wordt bij elke betalingsschijf een overzicht van de portfolio van afgeronde en lopende studies gevraagd. Op het einde van het project wordt een verslag over de portfolio gevraagd dat toelaat zowel de kwaliteit van de prestaties in te schatten als het globale valorisatiepotentieel. Bij onvoorziene en belangrijke wijzigingen tijdens de uitvoeringen moet een dringende melding worden gedaan. Voor verslaggeving worden afzonderlijke handleidingen voorzien. RECHTEN EN PLICHTEN UITVOERING PROJECT 04 15