Aanmelden als exposant of sponsor? Ga naar: 1

Transcriptie

1 1

2 1. ORGANISATIE DIE DE PRAKTIJKCASE AANLEVERT Naam Bedrijfsomschrijving Ricoh Nederland Adres Utopialaan 25 Ricoh is leverancier van IT & documentmanagement oplossingen. Dankzij de sleutelrol die Ricoh heeft gespeeld bij de snelle ontwikkeling van de wereldwijde kantoorautomatisering, is het bedrijf in slechts twintig jaar uitgegroeid tot wereldwijd marktleider in duurzame documentoplossingen. Met medewerkers en kantoren in meer dan 50 landen beschikt het Ricoh concern momenteel over één van de grootste verkoop- en servicenetwerken in de branche. Het hoofdkantoor van Ricoh Nederland is gevestigd in s-hertogenbosch. Contactpersoon Functie Erwin Meesters Marketing Communicatie Adviseur Telefoonnummer / adres Website Leveranciersprofiel erwin.meesters@ricoh.nl ORGANISATIE WAAROP DE PRAKTIJKCASE BETREKKING HEEFT* Naam KVK/ID nummer Bedrijfsomschrijving Case e-facturatie Portbase Zie Portbase is de neutrale en betrouwbare spin in het web voor alle logistieke informatie in de havens van Rotterdam en Amsterdam. Via het havenoverstijgende Port Community System van Portbase profiteren bedrijven van een veelheid aan intelligente diensten voor efficiënte en eenvoudige informatie-uitwisseling, zowel onderling als met overheden. Alle deelnemers optimaliseren zo hun logistieke processen. Daarmee verbeteren ze hun eigen concurrentiepositie en die van de havens. Portbase is van en voor de havencommunity en heeft geen winstoogmerk. Portbase is voortgekomen uit het Rotterdamse Port infolink (sinds 2002) en het Amsterdamse PortNET (sinds 2000). De organisatie is in 2009 opgericht door Havenbedrijf Rotterdam en Haven Amsterdam en heeft de brede steun van het havenbedrijfsleven. Ambitie is om via één loket de logistieke ketens van de havens van Rotterdam en Amsterdam zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Binnen afzienbare tijd wil Portbase bovendien het nationale Port Community System zijn. Portbase ambieert verder een sleutelrol in havenlogistieke netwerken in binnen- en buitenland. Voor dit doel combineert de organisatie havenkennis en ICT-knowhow in een persoonlijke samenwerkingssfeer. 2

3 Adres Seattleweg ND Rotterdam Havennummer 2801 Portpark, Gebouw 3, 1 e verdieping Contactpersoon Functie Telefoonnummer Martin van Eck Manager Communications adres Website m.van.eck@portbase.com * Verplichte informatie: hiermee kan worden gecontroleerd of het werkelijk een praktijkvoorbeeld betreft. 3. CATEGORIE Selecteer de categorie waarop het praktijkvoorbeeld van toepassing is (maximaal 1 keer JA invullen) - B2B E-factureren JA - B2B Geautomatiseerde factuurverwerking JA - B2C E-factureren - Online factureren* * Het betreft praktijkvoorbeelden van aanbieders van online diensten/applicaties/producten hun bedrijf en/of beroep maken 4. MARKTTOEPASSING Vul de eigenschappen van het praktijkvoorbeeld in en licht waar nodig toe.* 4.1 Markt - Doelgroep(en) Havencommunity: rederijen, verladers, transporteurs en autoriteiten. - Sector(en) Havenbedrijven Rotterdam en Amsterdam - Land(en) Nederland 4.2 Toepassing - Model Seller Direct Buyer Direct Direct Procesing 3

4 - Kanalen Fysiek afleveren Post Bank Webportal EDI - Formaten Post PDF Word Excel XML EDI 4.3 Extra s - On-boarding? Website Training Helpdesk Handleiding - Archiveren? Integriteit Authenticiteit Leesbaarheid Reproduceerbaar Audit trail - Betalen? Contant Acceptgiro Automatische incasso eenmalige machtiging Internet bankieren I-Deal Creditcard Micro/mobile payment E-banking pakket Accept - Audit? 2 5 keer per jaar - Overig Lidmaatschap Platform ELFA, EEI Platform, ECP-EPN * TIP: maak bij het invullen gebruik van de profielen en toelichtingen van het Factuurkompas op 5. IMPACT Wat is de impact van het toegepaste praktijkvoorbeeld: a) op de organisatie waarop het praktijkvoorbeeld is toegepast en b) op de wederpartijen* van die organisatie - Volume facturen (en andere documenten) Bij deelname van alle 1400 aangesloten bedrijven: 20 miljoen facturen per jaar - Onderscheidend vermogen ten opzichte van de vorige situatie 4

5 De facturen kwamen voorheen zowel op papier als digitaal binnen, in verschillende bestandsformaten. Ze moesten al of niet worden gescand, alsnog in mappen worden opgeslagen en het terugvinden nam steeds meer tijd in beslag. Kortom, het kostte erg veel tijd voordat de facturen betaald en opgeslagen konden worden. Om maar niet over zoekgeraakte facturen, grote hoeveelheden telefoontje en te spreken. Met gebruik van e-facturering worden alle facturen van bedrijven en instellingen die binnenkomen en uitgaan direct op de juiste wijze elektronisch verwerkt. Het Shared Service Center zet alle facturen om naar elk door een organisatie gewenste digitale formaat. Vervolgens stuurt het deze naar iedere mogelijke primaire financiële, workflow- of ERP-toepassing van de ontvangende partij. Dat betekent dat deze organisaties en bedrijven heel eenvoudig de overstap kunnen maken naar digitaal factureren. Wat betreft de verwerking van inkomende facturen: die staan razendsnel klaar voor digitale matching met het ordersysteem, distributie, goedkeuring, betaling en archivering. En, heel belangrijk, ze sneller dan ooit, in een paar klikken, zijn terug te vinden. - Zichtbaarheid van het toepaste praktijkvoorbeeld voor anderen ( de markt ) Een uitermate belangrijk aspect van het e-facturatiesysteem is dat het internationaal toepasbaar is. Elk land heeft een eigen wetgeving rondom facturatie en dit brengt veel kosten met zich mee als bedrijven elektronisch willen gaan factureren. In het Shared Service Center worden facturen automatisch, volgens de in dat land geldende regels, verwerkt. Dat is voor havens en logistieke dienstverleners natuurlijk een uitkomst! - Innovatief vermogen Portbase speelt zich op het gebied van innovatie aardig in de kijker. Dat blijkt ook uit de recente voordracht voor de ICT-Office award. Portbase is ván en vóór de havencommunity en heeft geen winstoogmerk. Elk proces dat goedkoper, efficiënter en milieuvriendelijker kan worden uitgevoerd wordt onderzocht, samen met een specialistische partner. In het geval van e-facturering met Ricoh. Een voorloper op dit gebied. Ricoh beschikte in de buurt al over een Shared Service Center, dat vervolgens gezamenlijk is ingericht voor het digitaal verwerken van facturen. - Gebruikersvriendelijkheid Het proces faciliteert een soepele omschakeling naar een geheel elektronisch factureringsproces. Het hele proces verloopt buiten de Portbase deuren en wordt door Ricoh s professionals begeleid. Het factureringsproces blijkt eenvoudig en is een factor 4 tot 5 goedkoper dan handmatige verwerking. E-facturering wordt nu steeds uitgebreider ingevoerd. - Netto jaarlijkse besparingen Met e-facturering kan Portbase op jaarbasis wel 50 miljoen euro gaan besparen en daarnaast ook nog eens veel efficiënter gaan werken. - Integratie met andere processen Dankzij algehele integratie in het Port Community System van Portbase kunnen alle op dit systeem aangesloten nationale en internationale bedrijven, gebruikmaken van tal van intelligente diensten, waaronder nu dus ook de digitale verwerking van facturen. * Wederpartijen: bij B2C-efactureren = de consument, B2B e-factureren seller direct = de klant, B2B geautomatiseerde factuurverwerking = de leverancier 6. PRODUCTINFORMATIE Bijlage bij dit inschrijfformulier.* 5

6 Aanleiding: Jaarlijks maar liefst 20 miljoen facturen 1400 gebruikers Port Community System Omslachtige en tijdrovende factuurverwerking Aanpak: Inrichting Ricoh Shared Service Centrum Implementatie e-facturering in Port Community System Pilot e-facturering met 5 aangesloten bedrijven in Rotterdamse haven Stap-voor stap uitbreiding e-facturering voor 1400 bedrijven Resultaten: Besparing jaarlijks 50 miljoen euro - verlaging administratieve last, afdruk-, archief-, telefoon-, en portokosten Facturen direct in juiste bestandsformaat naar juiste plaats Internationaal toepasbaar Volledig automatische procuratieprocedure Snelle uitwisseling van alle factuurinformatie Altijd actueel inzicht in factuurstatus Probleemloze integratie met bestaande financiële systeem Up-to-date inzicht in betaalverplichtingen en Cashflow Eenvoudig te voldoen aan juridische eisen Kortere doorlooptijd facturen Verhoging productiviteit met 30% Vergroting concurrentiepositie van alle 1400 aangesloten bedrijven Milieubesparing * zie bijgevoegde case 7. ONDERTEKENING Ik bevestig dat de aangeleverde informatie juist, de toepasselijkheid van het reglement op het praktijkvoorbeeld en dat ik bevoegd ben om dit praktijkvoorbeeld aan te leveren. Ingediend door: Erwin Meesters Functie: Marketing Communicatie Adviseur Datum: 23 april

7 Zend het volledig ingevulde formulier naar ter attentie van de wedstrijdorganisatie. Of upload het via het contactformulier op de website van het Factuurcongres ( In het document Alles over de Gouden Facturen 2010 is meer informatie te lezen. 7