Overheid als opdrachtgever voor innovatie Invulling motie Aptroot, Besselink. juni Samenvatting

Transcriptie

1 Overheid als opdrachtgever voor innovatie Invulling motie Aptroot, Besselink juni 2009 Samenvatting Sinds 2003 loopt het interdepartementale project launching customer, dat geresulteerd heeft in het verzamelen van best practices en het oprichten van het expertisenetwerk innovatiegericht inkopen. Eind 2008/begin 2009 hebben verschillende partijen de wens geuit om het launching customerschap van de overheid verder te concretiseren en te operationaliseren in doelstellingen: meer innovatie in het bedrijfsleven, gerelateerd aan een effectief en efficiënt inkopende overheid. In aansluiting daarop heeft de programmaraad Kennis & Innovatie in januari 2009 opdracht gegeven om launching customer verder gestalte te geven en de motie Aptroot/Besselink in te vullen. De Tweede Kamer heeft per motie de regering verzocht (1)prestatie indicatoren voor innovatief aanbesteden en voor launching customer op te stellen voor de begroting van 2010 en (2) in keer te streven naar launching customerschap en 10 keer innovatief aan te besteden Gezien de begripsverwarring en het aansluiten bij het taalgebruik in de inkoopwereld wordt voorgesteld om het begrip innovatiegericht inkopen te hanteren in plaats van launching customer of innovatief aanbesteden. Innovatiegericht inkopen is het richten van de inkoop op een product, dienst of werk dat nieuw is voor een bepaalde markt. Zo worden de marktkansen van een innovatief product of proces vergroot, terwijl de mogelijkheden van de overheid om een effectief product, dienst of werk te kopen verbeterd worden. Launching customership maakt onderdeel uit van innovatiegericht inkopen. Het verzoek van de Tweede Kamer om een prestatie-indicator te formuleren, is door de Minister van EZ verwelkomd. In het licht van bovenstaande definitie wordt gepleit voor één indicator voor innovatiegericht inkopen in de rijksbrede begroting. Voorgesteld wordt de volgende indicator op te nemen: Het aantal door de rijksoverheid uitgevoerde innovatiegerichte aanbestedingen. Het voordeel van deze indicator is dat het tegemoet komt aan de wensen van de Kamer, namelijk het laten zien van concrete aantallen. Voor de mogelijke jaarrapportage zal ook inzichtelijk gemaakt worden welke uitgaven gemoeid zijn met de genoemde voorbeelden. Gezien het pilotkarakter van de indicator en de afwezigheid van een 0-meting wordt voorgesteld om te voldoen aan het verzoek van de Tweede Kamer en in de pilotfase (2010) een streefwaarde te hanteren van 20 innovatiegerichte aanbestedingen rijksbreed. Na de pilotfase kan op basis van evaluatie van verworven ervaringen, bij inkopers en opdrachtgevers/budgethouders, een nader onderbouwde streefwaarde worden vastgesteld. 1

2 Voor het tweede deel van de motie is een inventarisatie gestart bij departementen en mede overheden naar voorbeelden van innovatiegericht inkopen. Deze inventarisatie is ver gevorderd en de verwachting is dat het aantal gevraagde voorbeelden in 2009 wordt gehaald. Deze voorbeelden zullen geanalyseerd en gecategoriseerd worden, zodat een beter beeld verkregen wordt hoe optimaal ingezet kan worden op innovatiegericht inkopen en waar de overheid launching customer is geweest Een expertisenetwerk wordt ingericht met documenten, uitwisseling van ervaringen tussen verschillende departementen en overheidslagen evenals bijeenkomsten met thema s op het gebied van innovatiegericht inkopen. Via het expertisenetwerk zal het innovatiegerichte aanbestedingsproces in kaart worden gebracht. Daarbij zal ook onderzocht worden welke impact innovatiegerichte inkopen op innovatie kan hebben. De roep het innovatiegericht inkopen door de overheid verder te concretiseren heeft ook naar voren gebracht dat meer samenhang tussen de precommerciële (SBIR) en de commerciële fase (onder meer launching customer) wenselijk is; de overheidsrol is in beide gevallen die van opdrachtgever van innovatie. Door de gescheiden aanpak in communicatie en uitvoering is een onnodig verzwakt beeld ontstaan van hoe de Nederlandse overheid presteert op dit vlak. Het komende jaar zal gewerkt worden aan de gewenste samenhang. Hierbij wordt ook aansluiting gezocht bij andere interdepartementale speerpunten, bijvoorbeeld op het gebied van innovaties in duurzaamheid en energie. Voorstel Voorgesteld wordt om: - In te stemmen met het voortaan hanteren van het begrip innovatiegericht inkopen, waar launching customer onderdeel van is. - In te stemmen met de volgende rijksbrede indicator: - Het aantal door de rijksoverheid uitgevoerde innovatiegerichte aanbestedingen (toelichting par 3.1.2) - Voor de jaarlijkse rapportage deze indicator te combineren met het budget dat met de aanbestedingen gemoeid is, zodat een compleet beeld van innovatiegerichte aanbesteden wordt geschetst. - Onderzocht zal worden op welke wijze de impact van innovatiegerichte inkopen op innovatie in kaart gebracht kan worden. - In te stemmen met een rijksbrede streefwaarde van 20 innovatiegerichte aanbestedingen voor de pilotfase In te stemmen met een jaarlijkse rapportage over deze indicator (onder voorwaarde dat er van een adequate indicator sprake is) 2

3 1. Inleiding In januari 2009 heeft de programmaraad opdracht gegeven om launching customership verder gestalte te geven en de motie Aptroot/Besselink in te vullen. Project Innovatiegericht inkopen Launching Customer is een rijksbreed speerpunt en als project onderdeel van het werkplan Nederland Ondernemend Innovatieland. Een belangrijke doelstelling van dit project is het vergroten van de bewustwording en het op niveau brengen van de kennis en kunde over de mogelijkheden die de overheid als inkoper heeft om innovatie uit de markt te lokken. Acties daarvoor zijn onder meer het gaan inrichten van een expertisenetwerk (start eerste helft 2009 onder PIANOo 1 ) en het verankeren van innovatie binnen het categoriemanagement (gestart tweede helft 2008). Behoefte aan concretisering Eind 2008 en begin 2009 is door verschillende partijen, in het bijzonder de Tweede Kamer en het Innovatie Platform, de behoefte geuit het launching customerschap van de overheid verder te concretiseren: - in december 2008 nam de Tweede Kamer een motie 2 aan waarin het de regering oproept: 1. prestatie-indicatoren te formuleren voor de begroting van 2010; 2. in keer launching customer te zijn en 10 keer innovatief aan te besteden - het Innovatieplatform heeft in de KIA foto het gaan ontwikkelen van een indicator voor de overheid als klant van innovatieve producten, diensten of werken opgenomen. Begripsverwarring daarom voorstel Innovatiegericht Inkopen De directeur van PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, heeft nadrukkelijk gevraagd aan te sluiten bij het taalgebruik in de inkooppraktijk om begripsverwarring te voorkomen. Launching Customer is één van de mogelijkheden om te komen tot de inkoop van innovatieve producten, diensten of werken. Het is onderdeel van innovatiegericht inkopen. Dat is het genereren van een product, dienst of werk dat nieuw is voor een bepaalde markt. Innovatief aanbesteden is het toepassen van andere (nieuwere) methoden van aanbesteden, zoals elektronisch veilen of DBFMO (Design, Build, Finance, Maintain and Operate). Dit hoeft niet samen te gaan met de doelstelling om een innovatief product, dienst of werk in te kopen. Besloten is om verder dit onderscheid tussen innovatief en innovatiegericht aanbesteden aan te houden. 1 De Programmaraad besloot eind 2008 tot inrichting van een netwerk dat impliciete en expliciete kennis over innovatiegericht inkopen ontsluit en ontwikkelt. 2 Tekst van de motie is in de bijlage 1 opgenomen. 3

4 Voorgesteld wordt om voortaan het begrip innovatiegericht inkopen te hanteren. Dat is het richten van de inkoop op het genereren van innovatie, dat wil zeggen een product, dienst of werk dat nieuw is voor een bepaalde markt. 3 Zo worden de marktkansen van een innovatief product of proces vergroot, terwijl de mogelijkheden van de overheid om een effectief product, dienst of werk te kopen verbeterd worden. Launching customership maakt onderdeel uit van innovatiegericht inkopen. In bijlage 5 is een lijst van termen opgenomen. Behoefte aan samenhang precommerciële en commerciële fase In diezelfde periode is door verschillende partijen gewezen op beleidsmatige/instrumentele/juridische relaties tussen de precommerciële fase (SBIR) en de commerciële fase (innovatiegericht inkopen). Dit is gebeurd in K&I liaisonoverleg, in de producten Sterker uit de storm en eerdergenoemde KIA foto van het Innovatie Platform en bij het Lead Markets initiatief van de Europese Commissie. Leeswijzer In bijgaande notitie zijn de volgende punten opgenomen: - Positionering van Innovatiegericht inkopen (par 2) Innovatiegericht inkopen is het uitgangspunt voor alle activiteiten van de projectgroep innovatiegericht inkopen (was voorheen de projectgroep launching customer ). Daarbij wordt aandacht gevraagd voor alle mogelijkheden, die er zijn in de precommerciële en de commerciële fase om innovatie vanuit de markt te bevorderen en daardoor inkoop van voor de overheid effectieve en efficiënte inkoop te verhogen. - Uitwerking rijksbrede indicator innovatiegericht inkopen Één indicator wordt uitgewerkt voor innovatiegericht inkopen en een rijksbrede streefwaarde in aantallen. Daarnaast zal in de jaarrapportage aangegeven worden welke bedragen met de genoemde voorbeelden gemoeid is. - Toelichting op overige activiteiten voor bevordering innovatiegericht inkopen (par 3.2) De activiteiten van het expertisenetwerk en categoriemanagement worden genoemd, die resulteren in meer bekendheid over innovatiegericht inkopen, vergroting van kennis en kunde bij inkopers en betere samenwerking tussen rijksbrede partijen om tot innovatiegericht inkopen te komen. - Voorbeelden (par 4) De tot nu toe verzamelde voorbeelden worden gepresenteerd. Eind dit jaar zullen deze voorbeelden worden geanalyseerd en gecategoriseerd worden. 3 Conform de definitie van Song en Montoya-Weiss is de definitie van innovatie: - really new, waarbij een technologie wordt toegepast die nog niet eerder werd gebruikt in een industrie, een significante verandering teweegbrengt in de gehele industrie of totaal nieuw voor de markt is. - incremental als het om een aanpassing of uitbreiding van het product of manier van het op de markt brengen gaat. 4

5 2. Positionering Publieke vraag in een niemandsland Innovatieontwikkeling die uiteindelijk kan uitmonden in een te commercialiseren product kan in het ontwikkelingsproces terechtkomen in een niemandsland: de stuwende werking vanuit R&D financiering luwt en de aantrekkende werking van de markt wakkert nog niet aan. In deze pre- en prilcommerciële fase vervult de overheid een rol om risico s (bv. financieel, technisch) die in deze fase spelen en leiden tot marktfalen, te overbruggen. Hiermee worden verschillende doelen gerealiseerd, zoals in zijn algemeenheid innovatiebevordering en meer specifiek het oplossen van maatschappelijke vraagstukken en dilemma s. Bij dit laatste moet niet alleen gedacht worden aan de onderwerpen van de Maatschappelijke Innovatie Agenda s, maar bijvoorbeeld ook aan een efficiëntere overheidsorganisatie (meer waarde voor je geld bij inkopen) en dienstverlening. De overheid staan hierbij verschillende instrumenten ter beschikking. In deze notitie gaat het over het benutten van kansen door opdrachtgeverschap van de overheid voor innovatie. Samenhang in de verschillende fases van de overheid als opdrachtgever van innovatie Rijksbreed is het versterken van de rol van de overheid op het gebied van innovatiegericht inkopen een belangrijk speerpunt en daarom is het ook onderdeel van het werkplan van Nederland Ondernemend Innovatieland, die zich eraan gecommitteerd heeft de rol van de overheid als opdrachtgever van innovatie te versterken, zowel in de precommerciële als de commerciële fase. Daarbij gaat het uiteraard wel om innovatie die voor de overheidspartij op termijn effectief en efficiënt is. Dat bij de rijksoverheid de inkoop van innovatie centraal staat, vraagt om nadere toelichting. Deze rol kan namelijk ook vervuld worden door private partijen. De overheid neemt echter een bijzondere positie in vanwege vooral de omvang van het inkoopbudget (schatting ongeveer 60 miljard per jaar), de voorbeeldfunctie en te bereiken maatschappelijke doelen. De rol van de overheid als opdrachtgever wijkt af van andere beleidsinstrumenten zoals subsidies en regelgeving; het is dan ook op beleidsniveau een onontgonnen terrein. Het wordt tot nu toe vooral gezien als het terrein van inkoop, multidisciplinaire aanpak was tot voor kort beperkt. Door de aandacht voor duurzaam inkopen komt dit proces echter in een stroomversnelling. Een heldere visie van de overheid op inkoop is dan ook in ontwikkeling. Voor de overheid geldt net als voor andere marktpartijen dat risicomijdendheid vaak het voorkeursgedrag is. En innovaties zijn in de investeringsfase risicovoller en soms duurder. Te denken valt aan hoge aanloopkosten en hogere kosten bij de eerste afnemer omdat de verwachte omzet bij derden tegenvalt. Daar komt voor de overheid bij dat er niet alleen financiële en technische risico s zijn, maar dat er ook politieke risico s uit voort kunnen komen (OV chipkaart). Maar niet ieder dossier is even gevoelig. NOI heeft dan ook als wensbeeld op termijn dat aanbesteden en inkopen net zo n gebruikelijk onderdeel uitmaken van het 5

6 beleidsportfolio als subsidies en regelgeving dat nu zijn. Wel is duidelijk dat nog een aantal barrières is te overwinnen: er is een ketenbenadering nodig (ontwikkeling t/m nazorg). Risicomanagement (het toedelen van risico s aan de partij die deze risico s het best kan dragen) is nog niet rijksbreed ingevoerd. Eventuele ruimte in de Europese aanbestedingsregels is nog niet volledig benut. Aandacht voor innovatiegericht inkopen op verschillende momenten in de keten In de onderstaande tabel zijn de verschillende onderdelen in het aanbestedingsproces opgenomen. Figuur 1 De samenhang tussen de precommerciële en commerciële fase Opdrachtnemer Opdrachtgever Activiteit offerte prototype Marktrijp maken Business case Wet- en regelgeving Normen Randvoorwaarden Functioneel specificeren Procurement strategy Pre-kwalificatie Aanbestedingsprocedure Selectie Contract Evaluatie Instrument SBIR O.a. Launching customer Innovatiegerichte Inkoop van de Overheid Fase Precommercieel Commercieel Rijksbreed aanpakken van alle onderdelen van de keten Via het expertisenetwerk bij PIANOo zullen de verschillende mogelijkheden om in dit proces om te komen tot innovatie, verder uitgewerkt worden. Opgemerkt moet worden dat nu al veel methodes gehanteerd worden om te komen tot innovatiegericht inkopen. Daarbij worden in een aantal gevallen zelfs internationale activiteiten ontplooid. Zo promoot het Ministerie van Defensie het Nederlandse bedrijfsleven in internationale contacten, hanteren RGD en RWS marktconsultatie als onderdeel van hun integrale concept van aanbesteden, is expertise opgebouwd op het gebied van risicomanagement en het hanteren van vernieuwende contractvormen als Design en Construct, maakt innovatie onderdeel uit van duurzaam inkopen en helpt het Koplopersloket bedrijven bij het vinden van overheidsklanten voor duurzame producten. Deze voorbeelden laten zien dat de verschillende activiteiten mogelijkheden bieden voor innovatiegericht inkopen. Door functioneel te specificeren en in de vraag de noodzaak tot innovatie op te nemen wordt de inkoop gericht op 6

7 innovatie. Als in een prijsvraag expliciet gevraagd wordt om innovatie, wordt innovatie uitgelokt. 3. Concretisering van innovatiegericht overheidsinkopen Directe aanleiding voor het ontwikkelen van een prestatie-indicator en streefwaarde is de motie van de Tweede Kamer (Aptroot, Besselink) om prestatie-indicatoren voor launching customer en innovatief aanbesteden op te stellen. Dit wordt uitgewerkt in paragraaf 3.1. Aanvullend op de indicator wordt in paragraaf 3.2 aangegeven hoe het project innovatiegericht inkopen ingevuld kan worden. Deels bevat dit lopende acties en deels opties voor verdere uitwerking. 3.1 Indicator: Innovatiegericht Inkopen In het Regeerakkoord is over de overheid als klant die innovatie bevordert, het volgende opgenomen: De mogelijke bevordering van nieuwe innovatieve technieken zal bij aanbestedingen door het Rijk worden meegewogen. De positie van de overheid als launching customer zal worden versterkt. Dit hebben wij, conform het rijksbrede verzoek zoals geformuleerd door de directeur van PIANOo (zie inleiding) vertaald als innovatiegerichte inkoop. Een prestatie-indicator moet informatie geven over de mate waarin een beleidsdoelstelling wordt bereikt. Aan indicatoren worden daarom ook periodieke rapportages en streefwaarden gekoppeld. Bewindspersonen rapporteren over behaalde resultaten Aanpak Voor het ontwikkelen van een prestatie-indicator is op aangeven van de minister van EZ een crowd sourcing aanpak gehanteerd. Deze discussie heeft 18 dagen open gestaan en is afgerond op 6 april. Het was een bijzonder actieve crowd, met in totaal 87 reacties van 21 externen (vooral bedrijven en adviseurs, 1 inkoper). Een bijkomend positief aspect van het crowd sourcen is dat dit veel ideeën opleverde over het stimuleren van innovatiegericht inkopen (zie bijlage 4). De discussie leverde geen pasklaar antwoord op voor een meetbare indicator. Wel heeft de discussie positief bijgedragen aan het ontwikkelen en aanscherpen daarvan. De meest meetbare indicator die is besproken is het aandeel innovatiegerichte aanbestedingen in een begrotingsjaar. Daarbij is wel gewezen op het feit dat dit niet aansluit op inkopen van innovaties waar geen aanbesteding aan te pas komt en die juist kleinere (en wellicht innovatieve) ondernemingen bereiken. 7

8 3.1.2 Voorstel voor indicator De Tweede Kamer heeft verzocht om twee prestatie indicatoren te ontwikkelen voor innovatief aanbesteden en voor launching customer. Eerder is gepleit voor het hanteren van het brede begrip innovatiegericht inkopen, dat ook launching customer omvat. In dit licht stellen wij voor om één indicator te hanteren voor innovatiegerichte inkopen, waar ook de overheid als launching customer onder valt. Door bij de rapportage over de indicator een onderverdeling te maken in verschillende categorieën, is het mogelijk om te laten zien in welke gevallen de overheid launching customer is geweest. Voorstel voor een indicator Het innovatiegericht inkopen verloopt al dan niet via een aanbesteding. In geval van een aanbesteding kan de overheid sturen op de wijze van aanbesteden, en daarmee indirect op de uitkomst die eventueel leidt tot een inkoop van een innovatief product, dienst of werk. Een mogelijke indicator is: Het aantal door de rijksoverheid uitgevoerde innovatiegerichte aanbestedingen 4. Deze indicator blijft dicht bij de vraag van de Tweede Kamer, maar geeft op twee punten niet een volledig beeld van innovatiegerichte inkoop. Allereerst geldt dat aanbestedingen slechts een deelverzameling zijn van alle inkopen. Aanbesteden is immers een specifieke methode om in te kopen. Verder worden met aantallen aanbestedingen de jaarlijkse uitgaven onvoldoende in beeld gebracht omdat het slechts om een momentopname gaat. Het voorstel is om de indicator in 2010 rijksbreed in te voeren en vanaf 2010 te rapporteren over de indicator. In de rapportage zal ook aangegeven worden welke budgetten uitgetrokken zijn voor de genoemde voorbeelden. Gezien het pilotkarakter van de indicator en de afwezigheid van een 0-meting heeft het vaststellen van een streefwaarde beperkte waarde. Desondanks wordt voorgesteld om te voldoen aan het verzoek van de Tweede Kamer en in de pilotfase (2010) een streefwaarde te hanteren van 20 innovatiegerichte aanbestedingen rijksbreed. Deze streefwaarde sluit het beste aan op de vraag van de Tweede Kamer. Na de pilotfase kan op basis van evaluatie van verworven ervaringen een nader onderbouwde streefwaarde worden vastgesteld. Bij de evaluatie zal niet alleen gekeken moeten worden naar bovengenoemde aspecten, maar ook naar de ervaringen van zowel de inkopers als de opdrachtgevers/budgethouders Uitwerking deelindicator innovatiegerichte aanbesteding 4 Hiermee worden dus niet meegeteld de aanbestedingen waarbij de aanbestedende dienst niet zelf de projectleider/penvoerder is geweest (maar deelnemer in een breder collectief). 8

9 De indicator het aantal door de rijksoverheid uitgevoerde innovatie gerichte aanbestedingen vraagt om nadere uitwerking. Voor innovatiegericht aanbesteden is nu de volgende definitie opgesteld: Bij innovatie gericht aanbesteden dient in het aanbestedingsproces in elk geval laagste prijs niet als (enige) gunningscriterium gehanteerd te worden. In de praktijk komt dit vooral neer op het hanteren van het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Daarnaast, dienen aantoonbaar twee of meerdere elementen uit het proces van innovatiegericht aanbesteden te worden meegenomen. In bijlage 3 zijn mogelijk elementen opgenomen. Deze elementen zullen worden getoetst op compleetheid en juistheid van definitie. De precieze uitwerking van de indicator, de afspraken over de registratie en de rapportage (incl. aanpassing administratieve organisatie) van de indicator worden na goedkeuring van de indicator uitgewerkt in de tweede helft van Daarbij zal het uitgangspunt zijn dat de administratieve lasten zo laag mogelijk zullen zijn. Tevens zal onderzocht zal worden op welke wijze de impact van innovatiegerichte inkopen op innovatie in kaart gebracht kan worden. Dit punt zal eind dit jaar in de rapportage over innovatiegericht inkopen aan de Tweede Kamer meegenomen worden. 3.2 Structureel bevorderen opdrachtgeverschap voor innovatie Naast het meten is het ook belangrijk om innovatiegericht inkopen te stimuleren. Dat kan bijvoorbeeld door structurele verankering van innovatiegericht inkopen via categoriemanagement en door aansluiting op innovatieagenda s. Daarbij is het van belang om de integrale keten in ogenschouw te houden. Daarnaast is het van groot belang om ook aandacht te besteden aan zaken zoals beeldvorming en het vergroten van kennis en kunde. Hieronder wordt categoriemanagement, de activiteiten van het expertisenetwerk en andere ideeën in kort bestek geschetst Categoriemanagement Voor verdere ontwikkeling van het inkopen van innovatie is een belangrijke randvoorwaarde het hanteren van inkoopstrategieën met aandacht voor innovatie van belang. Hierdoor ontstaat immers een gestructureerde aanpak. De rijksoverheid is gestart hier invulling aan te geven via het categoriemanagement. De coördinatie hiervan ligt bij het Ministerie van BZK, DGOBR. Aan het begin van het proces voor een bepaalde inkoopcategorie worden de kansen in kaart gebracht waarbij naast aandacht voor de positie van MKB en duurzaamheid ook innovatie centraal staat Expertisenetwerk innovatiegericht inkopen Wat zijn we van plan? Eind 2008 heeft de programmaraad Kennis & Innovatie ingestemd met het inrichten van een expertisenetwerk innovatiegericht inkopen onder PIANOo. Doel hiervan is het ontsluiten en opbouwen van impliciete en expliciete kennis over innovatiegericht inkopen. Activiteiten van het expertisenetwerk zullen zijn: 9

10 Het beschrijven van het innovatiegerichte aanbestedingsproces, inclusief voorbeelddocumenten als handreiking voor inkopers en het beschrijven van een concrete casus met aandacht voor inkoop- en verkoopkant. Binnen het huidige aanbestedingsrecht zijn veel mogelijkheden en methodes om innovatie vanuit de markt te bevorderen. Uiteraard zullen we daarbij ook putten uit de beschikbare interdepartementale kennis. Mede op basis van de verzamelde voorbeelden inrichten van een netwerk van experts als subgroep binnen PIANOo. Het verzorgen van bijeenkomsten om ervaringen uit te wisselen tussen verschillende departementen en overheidslagen, het voor de beleidskolom inzichtelijk maken van de betekenis van de rol van de overheid als opdrachtgever voor innovatie. Het verzorgen van bijeenkomsten over thema s, gerelateerd aan innovatiegericht inkopen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan risicomanagement. Het aansluiten op internationale netwerken die zich bezighouden met thema s rond innovatiegericht inkopen, zoals risicomanagement. Het ontwikkelen van een seminar in de eerste helft van 2010, in samenwerking met SBIR en het octrooicentrum. Daarbij zal ook het bestuurlijke netwerk betrokken worden. Het ontsluiten van informatie over innovatiegericht inkopen op de website van PIANOo evenals K&I. Daarnaast zal het expertisenetwerk zich ook inzetten voor de beeldvorming en bewustwording over innovatiegericht inkopen. Daarbij zal zoveel mogelijk aansluiting gezocht worden bij lopende activiteiten in de verschillende sectoren, bijvoorbeeld op het gebied van categoriemanagement Overige ideeën De beeldvorming over de overheid als inkoper van innovatie kan beter. De motie van de Tweede Kamer stelt zelfs dat innovatief aanbesteden en launching customer beide nauwelijks van de grond komen. De vraag is of dit een terechte opvatting is. Vanuit een onderzoeksbureau dat een Europese vergelijking van procurement of innovation begeleidt kwam bijvoorbeeld de opmerking dat Nederland bij de voorlopers hoort, maar de eigen inspanningen slecht verkoopt. Communicatiestrategie Om de beeldvorming te verbeteren moet de communicatie verbeteren. Daarom zal in samenwerking met het Expertisenetwerk innovatiegericht inkopen onder PIANOo een communicatiestrategie opgezet worden met als doel verbetering van de beeldvorming over de overheid als opdrachtgever voor innovatie. Daarbij is afstemming en samenwerking met andere departementen en rijksdiensten, Senternovem, Technopartner, Koplopersloket, RGD, RWS, Idee V&W, Idee VROM, BZK/DGOBR (categoriemanagement), PIANOo en organisaties zoals Syntens, VNO NCW en FME van groot belang. Synergiemogelijkheden SBIR en de commerciële fase Bij SBIR worden maatschappelijke vragen aanbesteed aan bedrijven die innovatie inzetten voor de oplossing. Daarna kunnen de bedrijven de nieuw ontwikkelde producten zelf commercieel benutten. Het project innovatiegericht inkopen heeft als doelstelling het aantal innovatiegerichte inkopen te verhogen. Dit vanuit de overtuiging dat dit zowel winst voor de overheid als voor het 10

11 bedrijfsleven oplevert. Verschillende overheidspartijen, zoals Senternovem, Technopartner, Koplopersloket, RGD, RWS, Idee V&W, Idee VROM, BZK/DGOBR (categoriemanagement), PIANOo en organisaties zoals Syntens, VNO NCW en FME kunnen ingezet worden voor een gezamenlijke communicatiestrategie en actieve ontwikkeling van pilots op het gebied van bijvoorbeeld duurzame innovatie (energie) en lead markets. Dit najaar wordt onderzocht of ook in de raamopdracht aan SenterNovem tot een meer gezamenlijke opdracht van SBIR en het project innovatiegericht inkopen kan worden gekomen. Als onderdeel van de communicatiestrategie wordt voor innovatiegericht inkopen gestart met het opzetten van een gezamenlijk ambassadeursnetwerk. Dit is een uitwerking van de opdracht van de Programmaraad KenI uit Met deze positionering en communicatie wordt een completere set aan instrumenten in bruikbare samenhang aangeboden. Dit zal leiden tot een verdere toename van het gebruik van deze instrumenten. Aansluiting vraag en aanbod verbeteren Mogelijkheden zijn bijvoorbeeld uitbouw/kopiëren initiatieven als Koplopersloket/Idee V&W/Idee VROM, inzet van diensten SenterNovem en Syntens, samenwerking met branche organisaties zoals FME, MKB Nederland. Het ontwikkelen van het inkoopproces, met voorbeelddocumenten en het uitwerken van een casus, waarbij zowel aandacht aan inkoop als het verkoopproces wordt besteed; Stimulerende werking van toekomstige criteria/normen verder benutten en concretiseren via concrete voorbeelden /10: voorbeelden innovatiegericht inkopen Voor invulling van het tweede deel van de motie ernaar te streven in 2009 ten minste tien keer launching customer te zijn en ten minste tien keer innovatief aan te besteden wordt gezocht naar twintig voorbeelden van innovatiegericht inkopen, die in 2009 lopen of van start gaan. Deze voorbeelden worden geanalyseerd en gecategoriseerd, zodat ook zichtbaar wordt bij welke voorbeelden het om launching customership gaat. Gestreefd wordt naar een goede spreiding van de voorbeelden over de verschillende rijksdepartementen en verschillende overheidslagen. Bij de verdere ontwikkeling van dit onderdeel wordt in overleg met VROM ook een relatie gelegd met duurzaam inkopen. Vanuit duurzaam inkopen leeft namelijk de behoefte innovatieve leveranciers verder uit te dagen om met aansprekende verbeteringen te komen. Uiteindelijk worden de voorbeelden niet alleen gebruikt voor de rapportage naar de Tweede Kamer maar worden ze ook als voorbeelden gebruikt bij het Expertisenetwerk en bredere communicatie. Daarbij gaat het niet alleen om de voorbeelden op zichzelf, maar ook om wie betrokken was bij de gerapporteerde voorbeelden met het oog op een mogelijke rol als expert in het expertisenetwerk. Zij zijn immers degene die echt weten hoe een innovatiebevorderende aanbesteding in de praktijk werkt. Eind 2009 wordt een volledig overzicht ter beantwoording van de motie opgeleverd. De Tweede Kamer verzocht hierover te rapporteren in de verslaglegging van EZ over Dit is echter niet opportuun, aangezien de 11

12 voorbeelden niet alleen betrekking hebben op EZ. Daarom zal de Tweede Kamer rond de jaarwisseling op een andere wijze geïnformeerd moeten worden. Hierover kan later dit jaar besloten worden (bijvoorbeeld. aparte kamerbrief, voortgangsrapportage NOI, aanbieding brochure). Dan zal ook bekeken worden in hoeverre voorbeelden van innovatief aanbesteden wel of niet meegenomen kunnen worden richting de Kamer. Tegelijkertijd zal gerapporteerd worden over de pilot indicator en de wijze waarop de impact van innovatiegerichte inkopen op innovatie in kaart gebracht kan worden. Tot de zomer loopt de eerste ronde van de inventarisatie. Bij de inventarisatie wordt door verschillende betrokkenen aangegeven dat er dringende behoefte bestaat aan het Expertisenetwerk. In de bijlage 2 staat een voorlopig overzicht van voorbeelden. 5. Organisatie Deze notitie is opgesteld door het projectteam Innovatiegericht inkopen, in afstemming met: - Bestuursraad EZ (28 mei jl.) - Deskundigen op het gebied van bedrijfsvoering & inkoop - Liaisonoverleg (15 juni jl.) - ICIA waarin de CDI (centrale directeuren inkoop) zitting hebben (28 juni jl., reactie 3 juli jl.). Projectteam innovatiegericht inkopen Marieke van Putten, PIANOo/K&I (pl.) Laura van Breen, K&I Michiel Ottolander, I/K&I Dennis van Touw, I/K&I Sander Klaver, EZ/FM Ruben Prins, SN vertegenwoordiger ander departement Interdepartementaal klankbord Op verzoek van het liaisonoverleg hebben deskundigen van de verschillende departementen een conceptversie van dit stuk getoetst. Periodiek zullen zij, eventueel aangevuld met andere interdepartementale vertegenwoordigers, uitgenodigd worden voor een bijeenkomst innovatiegericht inkopen. 12

13 Bijlage 1 13

14 Bijlage 2: Voorbeelden van innovatiegericht inkopen Voorbeeld Korte beschrijving Looptijd Uitvoerende organisatie Project ED duurzaam Het toepassen van duurzame verlichting, klimaatsystemen en energiemeters in een aantal ruimtes van directie ED (B30, 6 e etage) Voorjaar 2009 geïnstalleerd Ministerie EZ Directie ET/ED Open source software voor de kantooromgevi ng Duurzame afvalinzamelin g voor de Belastingdienst Renovatie Ministerie van Financien Krooswiel Toepassen Digidijk Duurzame LED verlichting op sportveld in Eindhoven Implementatie van nieuwe kantooromgeving gebaseerd op open-source software Het ontwerpen, ontwikkelen en aanschaffen van een nieuw duurzaam afvalinzamelingssysteem bestaande uit recyclebaar materiaal Het eerste rijkshuisvestingsproject in Nederland dat is uitgevoerd via publiekprivate samenwerking, in de vorm van een DBFMOcontract. DBFMO staat voor Design, Build, Finance, Maintain en Operate. Dit betekent dat alle schakels als één geheel voor een periode van 25 jaar na oplevering zijn aanbesteed aan een private partij. Een innovatieve methode ontwikkeld samen met het bedrijfsleven om kroos te verzamelen. Het toepassen van een slim dijksysteem met geïntegreerde sensoren die toestand van de dijk monitoren. Eerste daadwerkelijk praktijktoepassing van SBIR Digidijk De gemeente Eindhoven gaat samen met Heijmans en LED Expert een proef doen met LED verlichting op sportvelden. Uitvoering loopt en wordt 3 e kwartaal 2009 afgerond Uitrol over gehele facilitaire dienst Belastingdienst in 2009 Januari 2009 In gebruik name Krooswiel in januari 2009 Toepassing gestart in maart 2009 Start proef in mei 2009 Ministerie van EZ Ministerie van Financien Belastingdienst Ministerie VROM Rijksgebouwendie nst Hoogheemraadsch ap van Delfland Hoogheemraadsch ap van Delfland Gemeente Eindhoven Afvalwagen Kleinschalige toepassing In gebruik name april Gemeente 14

15 Binkie Schoonmaakdienstverlening A2 Maastricht Aanbesteding 16 wegverbreding en Prijsvraag Stalen Bruggen van eerste electrisch aangedreven vuilniswagen ontwikkeld ism markt, waarbij het afval dat de wagen ophaalt verwerkt wordt tot energie De aanbesteding en de uiteindelijk vastgelegde afspraken in de raamovereenkomst geven de opdrachtnemer ruimte en prikkels om nieuwe producten of processen toe te passen. Op meerdere vlakken innovatieve aanbesteding van de A2 rond Maastricht. Dit zit in de manier van samenwerking tussen de partijen, in het innovatiebevorderende karakter van de aanbesteding, in het vervlechten van aanbesteding en planologische inpassing. Zestien weg-verbredingen binnen de spoedwet wegverbredingen op een nieuwe manier in de markt zetten Door middel van een prijsvraag zoekt RWS naar innovatieve ideeën om de renovatie van bruggen aan te pakken met zo weinig mogelijk verkeershinder Rotterdam Start raamovereenkomst januari 2009 Gunning beste plan/project medio 2009 In de markt zetten projecten medio 2009 In mei selectie van ideeën Ministerie van EZ Ministerie van V&W Rijkswaterstaat Ministerie van V&W Rijkswaterstaat Ministerie van V&W Rijkswaterstaat Project Mobiele camera s Zeewering 2 e maasvlakte Afvalverwerkin g Middels aanbesteding een proef starten met camera s op auto s van RWS. Bij ontwerp en design van de nieuwe maasvlakte worden de marktpartijen aangestuurd via functioneel programma van eisen en is er dus veel ruimte voor innovatieve oplossingen Eén overeenkomst voor het verwerken van afval van diverse politieregio s waarbij nadrukkelijk innovatie en duurzaamheid meeweegt Gestart eind 2008 doorloop tot 2009 Uitvoering gestart in 2008, loopt tot 2013 Aanbesteding gestart in 2009 Ministerie van V&W Rijkswaterstaat Havenbedrijf Rotterdam Politieregio Zeeland 15

16 SBIR Groene grondstoffen SBIR Luchtwassers SBIR Biodiversiteit in de gunningscriteria In de SBIR groene grondstoffen ontwikkelen ondernemers innovatieve producten, diensten of processen. De projecten moeten een bijdrage leveren aan de transitie van een economie afhankelijk van fossiele grondstoffen naar een zogeheten biobased economy In de SBIR luchtwassers ontwikkelen ondernemers innovatieve luchtreinigingstechnieken voor de veehouderij. In de SBIR biodiversiteit ontwikkelen ondernemers innovatieve producten en diensten die bijdragen aan behoud van soorten of ecosystemen, in Nederland of daarbuiten. Aanbesteding van fase 2 (productontwikkeling) in 2009 Aanbesteding van fase 1 (haalbaarheidsonderzo ek) in 2009 Aanbesteding van fase 1 (haalbaarheidsonderzo ek) in 2009 Ministerie van LNV Ministerie van LNV Ministerie van LNV 16

17 Bijlage 3, elementen in het proces innovatiegerichte aanbesteding Mogelijke elementen (drivers), die leiden tot een innovatiegericht proces: Strategiefase: marktoriëntatie of -consultatie; opdrachtbeperking tot een proeftuin/pilot; perceelvorming die gericht is op het stimuleren van innovatieve inschrijvingen (b.v. toepassen van 80/20 regel); vraagbundeling of samenwerking die gericht is op het beperken/spreiden van risico s of het creëren van een voldoende grote afzetmarkt; Specificatiefase: functionele specificatie (de opdracht is hoofdzakelijk toepassingsgericht omschreven); kostenafweging op basis van de levensduur van een product of dienst (total cost of ownership); toestaan van varianten; innovatief of creatief vermogen als wens opnemen; eisen/normen opnemen die gericht zijn op stimulering van gewenste ontwikkelingen in de leveranciersmarkt; bevordering van unsolicited proposals (ongevraagde voorstellen); Inschrijvings- en beoordelingsfase: compensatie van inschrijvingskosten; innovativiteit en creativiteit waarderen; Contract- en uitvoeringsfase: prikkels/incentives overeenkomen en toepassen ter stimulering van constante verbetering of innovatie gedurende de opdracht; Nederlandse term Economische meest voordelige inschrijving (EMVI) Marktoriëntatie of -consultatie Engelse term Most economically advantageous tender Market research or market dialogue Uitleg en website Gunningscriterium aan de hand waarvan de aanbestedende dienst een overheidsopdracht gunt. In tegenstelling tot het gunningscriterium laagste prijs, worden bij gunning op basis van EMVI verschillende criteria die verband houden met het voorwerp van de opdracht gehanteerd, zoals kwaliteit, prijs, technische waarde, esthetische en functionele kenmerken, milieukenmerken, etc. Een marktconsultatie is een door de aanbestedende dienst georganiseerde informatie-uitwisseling met geïnteresseerde en al dan niet vooraf geselecteerde marktpartijen of deskundigen, over de afstemming van wederzijdse behoefte bij de voorbereiding van een (groot) overheidsproject. Bij marktoriëntatie is sprake van een meer gesloten 17

18 Nederlandse term Engelse term Uitleg en website consultatietechniek, waarbij de aanbestedende dienst primair streeft naar het inwinnen van informatie in de markt en zodoende kennis wil opbouwen over voor het overheidsproject relevante feiten. Er is dan in principe geen sprake van afstemming van - of open dialoog over - de wederzijdse behoefte. Proeftuin of pilot Pilot (project) Project waarbij op beperkte schaal de levensvatbaarheid in de praktijk van een bepaald proces, een bepaalde benadering of een bepaalde technologie of toepassing wordt getest. 80/20 regel - Zie artikel 9 van de Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG. Aanbestedende diensten mogen van de toepassing van de (aanbestedings)richtlijn afwijken voor percelen waarvan de geraamde waarde, exclusief btw, minder dan EUR bedraagt, mits het samengestelde bedrag van de percelen in kwestie niet meer dan 20% van de totale waarde van alle Perceelvorming gericht op stimuleren van innovatieve inschrijvingen Functionele specificatie Total cost of ownership (TCO) percelen beloopt. - Een perceel is een afgebakend gedeelte van de te verstrekken overheidsopdracht. Door uit te besteden verantwoordelijkheden hieraan gerelateerde risico s voor opdrachtnemers slim op te delen in verschillende percelen of juist te bundelen in een perceel, kan de aanbestedende dienst innovatieve inschrijvingen bevorderen. Echter, een aanbestedende dienst kan met (voor de markt) ongewenste perceelvorming ook het tegenovergestelde bereiken, namelijk innovatiebelemmerende inschrijvingen. Functional specification Total cost of ownership (TCO) Een door de aanbestedende dienst verstrekte specificatie (in eisen, wensen, uitgangspunten of randvoorwaarden) van de te verstrekken overheidsopdracht die overwegend functioneel, oftewel toepassingsgericht is omschreven. De aanbestedende dienst schrijft niet voor welke oplossing er gebruikt moet worden, hoe de oplossing gerealiseerd moet worden en hoe zijn behoefte vervuld moet worden, maar geeft de markt de ruimte om zelf oplossingen aan te dragen. Kostenbenaderingsmethode waarbij alle directe en indirecte kosten gerelateerd aan de 18

19 Nederlandse term Engelse term Uitleg en website aanwezigheid, het gebruik, het behoud en het weer afstoten van een bepaalde oplossing (dienst/product) in ogenschouw genomen worden. Varianten Variants Men spreekt van varianten indien de aanbestedende dienst de marktpartijen uitnodigt om op de aanbesteding in te schrijven met meerdere onderling concurrerende oplossingen. De mogelijkheid tot het indienen van varianten bestaat alleen indien het gunningscriterium economische meest voordelige aanbieding wordt gebruikt en de aanbestedende dienst in de aankondiging van de opdracht expliciet heeft aangekondigd dat het indienen van varianten is toegestaan (zie artikel 24 Richtlijn Innovatief of creatief vermogen als wens opnemen Compensatie van inschrijvingskosten Eisen/normen opnemen die gericht zijn op stimulering van gewenste ontwikkelingen in de leveranciersmarkt 2004/18/EG). - Door het expliciet opnemen van innovatief of creatief vermogen (of gelijkwaardige formuleringen) als wens of (sub)gunningscriterium bij aanbesteding, wordt het indienen van innovatieve en creatieve oplossingen nagestreeft. - Het namens de aanbestedende dienst deels of geheel vergoeden van kosten die ondernemingen maken als gevolg van het inschrijven op een aanbesteding. Hiermee worden ondernemingen gestimuleerd om in te schrijven op aanbestedingen. Ook zullen inschrijvers eerder geneigd zijn om nieuwe, innovatieve oplossingen aan te bieden, omdat de consequenties als gevolg van het niet gegund krijgen van de opdracht, door een vergoeding van gemaakte kosten relatief minder zwaar zijn. De compensatie moet uiteraard wel in redelijke verhouding tot de daadwerkelijke inschrijvingskosten staan en door inschrijvers ook als zodanig geaccepteerd worden. - De aanbestedende dienst stelt eisen in de te verstrekken overheidsopdracht om hiermee innovatie te bevorderen, kennisuitwisseling tussen marktpartijen over bepaalde onderwerpen te stimuleren, voldoende kritische massa te vormen om innovatieve oplossingen succesvol op de markt te introduceren of concurrentie in de markt een nieuwe richting op te sturen. Zie rapport 19

20 Nederlandse term Innovativiteit en creativiteit waarderen Prikkels/incentives overeenkomen en toepassen ter stimulering van constante verbetering of innovatie gedurende de opdracht Engelse term Uitleg en website Overheidsinkoop als motor voor innovatie, Significant (2007) in opdracht van ministerie van EZ. - De aanbestedende dienst neemt innovativiteit of creativiteit als specifieke aandachtspunten op in de beoordeling van inschrijvingen. Deze aandachtspunten zijn onderdeel van de beoordelingsmethodiek/-procedure. De toepassing hiervan beperkt zich niet uitsluitend tot wensen/subgunningscriteria die primair gericht zijn op het innovatief of creatief vermogen van inschrijvers, maar kunnen bijvoorbeeld ook een rol spelen bij het beoordelen van een gevraagd (voor)ontwerp, plan van aanpak, etc. - De opdrachtgever (aanbestedende dienst) en opdrachtnemer leggen (contractuele) afspraken over de uitvoering van de opdracht vast die gericht zijn op het stimuleren van constante verbetering van de producten/diensten of het stimuleren van innovatie. Het vastleggen van dergelijke afspraken zou bij de aanbesteding reeds voorgesteld of afgedwongen moeten worden. De incentives zouden de vorm kunnen hebben van een bonus-/malusregeling. 20