INVOEREN VAN DE BEGINBALANS

Transcriptie

1 Voorwoord Bij het schrijven van deze handleiding is er vanuit gegaan dat de gebruiker van UBizz Accounting bekend is met boekhouden. U krijgt in deze handleiding dus geen uitleg over hoe u moet boekhouden, maar wel over hoe u dat in UBizz doet. Tevens wordt de aanname gedaan dat u reeds werkt met UBizz en dat u de basisprincipes van het werken met UBizz beheerst. Dit betekent dat in deze handleiding niet meer wordt uitgelegd hoe u bijvoorbeeld een dataveld invult en worden alleen de belangrijkste opties toegelicht. 1

2 Inhoudsopgave 1 STAMGEGEVENS AANLEGGEN VAN STAMGEGEVENS Standaard boekjaar Hoogste periodenummer Structuur boekstuknummer INVOEREN VERDICHTINGSSCHEMA Invoeren van hoofdverdichtingen VERDICHTINGEN GROOTBOEKREKENINGEN DAGBOEKEN DEBITEUREN / CREDITEUREN DEFINITIE GROOTBOEKKOPPELINGEN Systeem Memoriaal Betalingsverschillen inkoop Betalingsverschillen verkoop Kruisposten Winst lopend jaar BTW Saldo 12 2 INVOEREN VAN DE BEGINBALANS BOEKJAAR AANMAKEN AANLEGGEN BEGINBALANS Invoeren beginsaldi Kas, Bank of Giroboeken Invoeren van openstaande posten Invoeren van de beginbalans Afsluiten boekperiode AANMAKEN VAN BOEKSTUKKEN AANMAKEN BOEKSTUK CREDITEUREN Boekstukregels invoeren BOEKSTUK VERWERKEN Automatische Betaling AANMAKEN BOEKSTUK DEBITEUREN Credit Factuur AANMAKEN KAS/BANK/GIROBOEKSTUK Betaling Debiteur of Crediteur Afboeken van betalingsverschillen Betaling Direct Betaling Batch AANMAKEN BOEKSTUK MEMORIAAL FOUTMELDING BIJ HET VERWERKEN VAN EEN BOEKSTUK 28 4 CREDITEUREN-SUBADMINISTRATIE VERSCHIL REKENING COURANT EN OPENSTAANDE POST RELATIE Rekening Courant Relaties 29 2

3 4.1.2 Openstaande Posten Relaties OPENSTAANDE CREDITEUREN POST Openstaande Posten Relatie Selecteren van openstaande posten Geschiedenis Rekening Courant Relatie RAPPORTEN CREDITEUREN Rapport Openstaande Posten Crediteuren Ouderdomsanalyse RAPPORTEN REKENING COURANT RELATIES 34 5 DEBITEUREN-SUBADMINISTRATIE REKENING COURANT- EN OPENSTAANDE POST RELATIE Rekening Courant Relaties Openstaande Posten Relaties OPENSTAANDE DEBITEUREN POST Openstaande Posten Relatie Geschiedenis Rekening Courant Relatie RAPPORTEN DEBITEUREN Rapport Openstaande Posten Debiteuren Ouderdomsanalyse/Aanmaning achterstallige betalingen Rekening Courant Relatie RAPPORTEN REKENING COURANT RELATIES 37 6 REKENING COURANT-SUBADMINISTRATIE REKENING COURANT PERIODE TOTALEN REKENING COURANT JAAR TOTALEN RAPPORTEN REKENING COURANT RELATIES 38 7 BALANSEN VOORBEELD: UITDRAAIEN VAN EEN BALANS VOORBEELD: UITDRAAIEN VAN GROOTBOEKKAARTEN Overzicht boekingen per periode Overzicht boekingen per grootboeknummer 43 8 VASTE BOEKINGEN VASTE INKOOPBOEKINGEN VASTE VERKOOPBOEKINGEN 46 9 EINDEJAARSVERWERKING ONVERWERKTE BOEKSTUKKEN ACTIE EINDEJAARSVERWERKING UITVOEREN GEVOLGEN EINDEJAARSVERWERKING Veranderingen oude jaar Verandering in de grootboekadministratie Beginbalans nieuwe boekjaar VOLGEND BOEKJAAR AANMAKEN TELEBANKIEREN STANDARD / CORPORATE 50 3

4 10.1 INREGELEN TELEBANKIEREN Financiële Administratie Debiteuren/Crediteuren Rekeninggegevens Debiteuren/Crediteuren Telebankieren Betalingen Debiteuren/Crediteuren Telebankieren Incasso BATCHES VOORBEREIDEN Batch Incasso Batch Rekening Courant Betalingen Batch Rekening Courant Incasso Batch Zakelijke Betalingen VOORBEELD BATCH INCASSO TER VERDUIDELIJKING CLIEOP03 BESTAND AANMAKEN EN VERZENDEN CLIEOP03 VERWINFO VERWERKEN AFRONDING BATCH VIA BANKAFSCHRIFT PROVISIE-SUBADMINISTRATIE HET INREGELEN VAN PROVISIEINSTELLINGEN SUBAGENTEN- EN PRODUCENTENGROEPEN Provisiekoppelingen per groep PROVISIEINSTELLINGEN ALGEMEEN PROVISIEINSTELLINGEN FORMULE GROEPEN Maatschappij Subagenten Producenten PROVISIEINSTELLINGEN FORMULE PER PRODUKT TYPE Provisie Bankgaranties Provisie Hypotheek/Kredieten Provisie Leven Provisie Schade Provisie Taxatie Provisie Vermogebeheer TEN SLOTTE KOPPELINGEN FINANCIËLE ADMINISTRATIE INSTELLEN KOPPELINGEN MET W/V REKENINGEN Maatschappijen Subagenten Producenten INSTELLEN KOPPELINGEN MET INKOOP- EN VERKOOPDAGBOEKEN Maatschappijen Subagenten, Producenten BOEKEN VAN PROVISIE BEREKENDE PROVISIE KLAARZETTEN PROVISIE VOOR EEN PRODUKT LOS BOEKEN PROVISIES VOOR MEERDERE PRODUKTEN VAN EEN MIJ TEGELIJK BOEKEN HISTORIE 73 4

5 1 Stamgegevens 1.1 Aanleggen van stamgegevens Voor elke nieuwe administratie dient er allereerst een Financiële Administratie aangemaakt te worden. Afbeelding 1.0 In de bovenstaande dialoog specificeert u alle datavelden, met uitzondering van het dataveld Koppelingen Standaard boekjaar Het hier ingevulde boekjaar is bepalend voor de selectie van boekperioden bij het aanmaken van nieuwe boekstukken. Boekperioden die in een ander jaar vallen, zullen bij de selectie niet getoond worden Hoogste periodenummer Op ieder nieuw boekstuk moet altijd de boekperiode gespecificeerd worden, waarin de boeking plaats gaat vinden. Daarvoor kunnen de maanden van het jaar gebruikt worden. In dat geval vult u 12 in. Mochten er meer boekperioden gewenst zijn, dan kan er voor 52 gekozen worden (elke week is een boekperiode), of 365 (elke dag is een boekperiode) Structuur boekstuknummer Een boekstuknummer kan op twee manieren worden weergegeven: 5

6 1. jaar-periode-volgnummer 2. jaar-volgnummer Keuze (1) levert bijvoorbeeld het volgende boekstuknummer op voor een boekstuk in periode 6 van het boekjaar 2002: Keuze (2) levert bijvoorbeeld het volgende boekstuknummer op voor een boekstuk in periode 6 van het boekjaar 2002 (de periode wordt dus niet weergegeven): Het is handig om in het dataveld Max. Boekstuknrs. in periode gewoon 9999 in te voeren. De kans dat u dan nog tegen een limiet aanloopt is erg klein. 1.2 Invoeren verdichtingsschema Bij de inrichting van een administratie begint u met het invoeren van het verdichtingsschema. Deze procedure bestaat uit drie onderdelen. 1. Invoeren van hoofdverdichtingen 2. Invoeren van verdichtingen 3. Invoeren van grootboekrekeningen Invoeren van hoofdverdichtingen We beginnen met de hoofdverdichtingen. U kiest uit het Nieuw menu van de Financiële Administratie voor Hoofdverdichting. 6

7 Afbeelding 1.1 In deze dialoog specificeert u de volgende datavelden: Financiële Administratie: In dit dataveld zet u de koppeling naar een Financiële Administratie. U kunt dus werken met meerdere administraties en elke administratie heeft zijn eigen verdichtingsschema. Rekeningnummer: Hier vult u een nummer naar keuze in. In de praktijk werkt het prettig als het nummer gerelateerd is aan de onderliggende Verdichtingen en de daar weer aan gerelateerde Grootboekrekeningen. U ziet dit afgebeeld in het onderstaande voorbeeldschema. Omschrijving: Hier vult u de omschrijving in van de Hoofdverdichting, bijvoorbeeld Vaste Activa. Voorbeeld: Type Rekeningnummer Omschrijving Hoofdverdichting 1 Vaste Activa Verdichting 10 Liquide Middelen Balansrekening 1001 Rabobank Balansrekening 1002 Postbank Verdichting 11 Vorderingen Balansrekening 1101 Debiteuren etc. 7

8 1.3 Verdichtingen Kies uit het Nieuw menu van de Hoofdverdichting voor Verdichting. De volgende dialoog verschijnt, met de Financiële Administratie en de Hoofdverdichting alvast ingevuld. Afbeelding 1.2 Rekeningnummer: Hier vult u een nummer naar keuze in. Zoals eerder vermeld werkt het in de praktijk prettig als het nummer gerelateerd is aan de Hoofdverdichting en de onderliggende Grootboekrekeningen Omschrijving: Hier vult u de omschrijving in van de Verdichting, bijvoorbeeld Liquide Middelen. 1.4 Grootboekrekeningen Zoals u weet zijn er twee verschillende typen grootboekrekeningen: 1. Balansrekeningen Dit zijn rekeningen waarop bezittingen, schulden en het eigen vermogen worden bijgehouden.. 2. Winst & Verliesrekeningen Dit zijn rekeningen waarop opbrengsten en kosten worden bijgehouden. 8

9 Kies uit het Nieuw menu van de Verdichting (afbeelding 1.2) voor Balansrekening of voor Winst & Verliesrekening. De hierna volgende dialoog verschijnt met daarop alvast de Financiële Administratie en de Verdichting ingevuld. Afbeelding 1.3 Debet/Credit: Hiermee bepaalt u of de grootboekrekening standaard Debet of Credit is. Boekstukken die u op deze rekening boekt, zullen deze standaard instelling overnemen. Rekeningnummer: Hier vult u een nummer naar keuze in, waarbij wederom geldt dat het handig is als het nummer gerelateerd is aan de betreffende Hoofdverdichting en Verdichting. Type: U geeft hier aan of de grootboekrekening een omzetrekening, kostenrekening of een neutrale rekening is. Dit is o.a. van belang voor uw BTW aangifte. (0) Neutraal: Hier vallen alle balansrekeningen en de grootboekrekeningen onder, die niet onder Omzetrekening of Kostenrekening vallen. (1) Omzet: Hier vallen de grootboekrekeningen onder, waarin opbrengsten uit verkopen geboekt worden. 9

10 (2) Kosten: Hier vallen de grootboekrekeningen onder, waarin kosten uit inkopen of bedrijfskosten geboekt worden. Naam: Hier vult u de omschrijving in van de Grootboekrekening in, bijvoorbeeld Rabobank. Btw-tarief: U selecteert hier een BTW-tarief. Het tarief dat u hier selecteert, zal standaard worden ingevuld bij boekstukregels die met deze grootboekrekening werken. Ook kunt u hier een BTW-tarief intypen. Bestaat het BTW-tarief nog niet, dan kunt u deze meteen toevoegen aan de lijst met BTW-tarieven. 1.5 Dagboeken Er zijn vier typen dagboeken: 1. Memoriaal 2. Kas, Bank, Giro 3. Inkoop 4. Verkoop 1.6 Debiteuren / Crediteuren U kunt van elke relatie die in uw UBizz systeem geadministreerd staat een Debiteur of Crediteur maken. Dit doet u als er sprake is van een klant-leverancier ofwel leverancierafnemer verhouding in financiële zin. Om van een relatie een Debiteur/Crediteur te maken, kiest u uit het Nieuw menu in de betreffende dialoog voor Debiteur/Crediteur. Vervolgens kunt u aangeven via welk Inkoop- of Verkoopdagboek u een Debiteur en/of Crediteur relatie met deze klant heeft. 10

11 Afbeelding 1.4 Afbeelding

12 Indien u een boeking verricht met als grootboekrekening (bijvoorbeeld) 1400 (=debiteuren), een rekening die gekoppeld is aan een verkoopdagboek, dan zal deze relatie als mogelijke debiteur getoond worden. Indien u een boeking verricht met als grootboekrekening (bijvoorbeeld) 1500 (=crediteuren), een rekening die gekoppeld is aan een inkoopdagboek, dan zal deze relatie als mogelijke crediteur getoond worden. Er wordt hier gesproken van mogelijke omdat er meerdere debiteuren en crediteuren in uw systeem geregistreerd zullen staan. 1.7 Definitie Grootboekkoppelingen In de dialoog Financiële Administratie (afbeelding 1.0) kunt u nu de grootboekkoppelingen aangeven. De volgende koppelingen zijn noodzakelijk voor het starten van de administratie: 1. Systeem Memoriaal 2. Betalingsverschillen inkoop 3. Betalingsverschillen verkoop 4. Kruisposten 5. Winst lopend jaar 6. BTW saldo Systeem Memoriaal U dient hier een Dagboek Memoriaal te selecteren waarin u onder meer betalingsverschillen kunt afboeken. Ook beginsaldi worden hier geboekt Betalingsverschillen inkoop U dient hier de rekening aan te geven waarop de Betalingsverschillen Inkoop geboekt moeten worden (zie sectie 3.4.2) Betalingsverschillen verkoop U dient hier de rekening aan te geven waarop de Betalingsverschillen Verkoop geboekt dienen te worden (zie sectie 3.4.2) Kruisposten U geeft hier de hulprekening aan waarop beginsaldi dienen te worden geboekt Winst lopend jaar Dit dataveld wordt automatisch gevuld als u na uw eerste jaar boekhouden in UBizz de Eindejaarsverwerking heeft uitgevoerd BTW Saldo Dit dataveld wordt automatisch gevuld als u na uw eerste jaar boekhouden in UBizz de Eindejaarsverwerking heeft uitgevoerd. 12

13 2 Invoeren van de beginbalans Voordat u kunt beginnen met het verrichten van boekingen in de Financiële Administratie moet u de beginbalans invoeren. Uw kantoor heeft, naar hier wordt aangenomen, al wat jaren bedrijfsvoering achter de rug. De (cijfer)stand tot nu toe dient in UBizz ingevoerd te worden en vormt het startpunt van uw boekhouding in UBizz. 2.1 Boekjaar aanmaken Om te beginnen moet een nieuw boekjaar voorbereid worden. Kies uit het Acties menu van de Financiële Administratie de actie Maak Nieuw boekjaar. Afbeelding 2.0 Vervolgens specificeert u het huidige jaar en kiest u OK. Na deze actie zijn alle boekperioden voor het huidige jaar aangemaakt, en alle bijbehorende grootboeksaldi per periode. 2.2 Aanleggen beginbalans Voor het aanleggen van de beginbalans dient u de volgende stappen te doorlopen. Hierbij maakt u uiteraard gebruik van de gegevens uit uw oude boekhouding: 1. Invoeren beginsaldi Kas, Bank of Giroboeken in periode 0 2. Invoeren openstaande posten in periode 0 3. Invoeren van de beginbalans in periode 0 4. Afsluiten periode 0 13

14 2.2.1 Invoeren beginsaldi Kas, Bank of Giroboeken U opent een voor een de Kas, Bank of Giroboeken en u voert de actie Beginsaldo invoeren voor elk dagboek uit (In dit voorbeeld ziet u niet de betreffende optie, omdat in deze administratie de beginsaldi reeds zijn ingevoerd). Afbeelding 2.1 U voert deze actie voor elk dagboek uit. De saldi die u invoert zullen tegengeboekt worden in het grootboek Kruisposten, zoals u dat eerder bij de grootboekkoppelingen heeft aangegeven Invoeren van openstaande posten Het invoeren van uw openstaande debiteuren- en crediteurenposten kan op twee manieren. Via dagboek memoriaal U opent het Dagboek Memoriaal en maakt een Boekstuk Memoriaal aan. 14

15 Afbeelding 2.2 Afbeelding

16 Eerst selecteert u, voor zover dit nog niet het geval is, in het dataveld Periode periode 0. U voert de beginsaldi namelijk allemaal in periode 0 in. Op de eerste boekstukregel boekt u het totaalbedrag openstaande posten debiteuren credit op de rekening Kruisposten. Vervolgens voert u per debiteur de openstaande posten op de volgende boekstukregels in. Deze bedragen boekt u debet. Bij de actie Verwerken zullen de openstaande posten worden aangemaakt. Indien het totaal van de geboekte bedragen debet niet gelijk is aan het totaal van de geboekte bedragen credit, dan krijgt u een foutmelding. Het boekstuk dient immers in balans te zijn. Herhaal hetzelfde voor uw crediteuren. Dit kan in het zelfde boekstuk, maar kan ook in een nieuw boekstuk als u dat wenst. U debiteert de rekening Kruisposten met het totaalbedrag aan openstaande crediteurenposten en u voert vervolgens in afzonderlijke boekstukregels de openstaande post per crediteur credit in. Afbeelding 2.4 Via de inkoop- en verkoopdagboeken U opent een inkoopdagboek. U maakt vanuit dit inkoopdagboek een Boekstuk Crediteur aan. U voert hierop de openstaande crediteurenpost in, door op dit boekstuk een inkoopboeking te verrichten. Voor iedere openstaande crediteurenpost uit uw oude administratie maakt u een nieuw boekstuk aan. Voor alle openstaande debiteurenposten doet u hetzelfde. U maakt vanuit een verkoopdagboek voor iedere openstaande debiteurenpost een verkoopboekstuk aan. U voert hierop de openstaande debiteurenpost in, door op dit boekstuk een verkoopboeking te verrichten. Dit doet u voor iedere openstaande debiteurenpost. 16

17 2.2.3 Invoeren van de beginbalans Om de beginbalans in te voeren opent u allereerst boekperiode 0. Afbeelding 2.5 Vervolgens draait u het rapportje Proef- en Saldibalans vanuit het MS Office Menu. Uit de balans kunt u nu het saldo van de rekening Kruisposten aflezen. Met deze kennis kunt u vervolgens in een Boekstuk Memoriaal de beginbalans gaan invoeren. 17

18 Afbeelding 2.6 U maakt vervolgens vanuit Dagboek Memoriaal een nieuw boekstuk aan. Op de eerste boekstukregel selecteert u het grootboek Kruisposten. Het eerder verkregen saldo boekt u op deze rekening tegen. Hierdoor komt het saldo van grootboek Kruisposten op 0,00 te staan. Op de volgende boekstukregels voert u de overige balansrekeningen in. Per rekening voert u het beginbalansbedrag in. Tussendoor kunt u de memoriaalboeking opslaan, om dataverlies te voorkomen. De rekeningen Kas, Bank, of Giro hoeft u niet meer in te voeren. Hetzelfde geldt voor de debiteuren- en crediteurenrekeningen. Hiervan heeft u de beginsaldi reeds ingevoerd. Als u alle rekeningen heeft ingevoerd kunt u de memoriaalboeking verwerken. Als het verschilbedrag niet gelijk is aan 0,00, ofwel indien het totaalbedrag debet niet gelijk is aan het totaalbedrag credit, dan kunt u het boekstuk niet verwerken en moet u uw boekingen controleren en corrigeren Afsluiten boekperiode 0 Indien u ervan overtuigd bent dat de beginbalans correct is, kunt u periode 0 afsluiten. Dit doet u door uit het Acties menu van deze boekperiode de optie Afsluiten te kiezen. 18

19 Afbeelding

20 3 Aanmaken van boekstukken Het aanmaken van boekstukken doet u vanuit de verschillende dagboeken. 3.1 Aanmaken boekstuk crediteuren Voor het aanmaken van een Boekstuk Crediteur dubbelklikt u op de map Inkoopboeken. U kunt ook met uw rechtermuisknop klikken en Zoeken selecteren als er sprake is van meerdere inkoopdagboeken. Kies hier niet voor Nieuw. U maakt dan namelijk een nieuw dagboek aan en geen nieuw boekstuk. Uit de menubalk van het inkoopdagboek kiest u het Nieuw-icoontje om een nieuw Boekstuk Crediteur aan te maken. Afbeelding

21 Afbeelding 3.1 De betreffende Financiële Administratie, de Boekperiode en het Volgnummer van het boekstuk worden door UBizz ingevuld, maar kunnen ook weer gewijzigd worden. U geeft een passende omschrijving in het betreffende dataveld en voert de boekdatum en factuurdatum in. Eventueel vult u nog een factuurnummer in. Het boekstuknummer wordt door UBizz gegenereerd en ingevuld als u het boekstuk verwerkt. Vervolgens selecteert u de betreffende crediteur in het dataveld Crediteur of u maakt een crediteur aan indien deze nog niet in uw UBizz systeem staat geregistreerd (dubbelklikken in het dataveld Crediteur) Boekstukregels invoeren We gaan gelijk door naar het dataveld Boekstukregels. In dit lege dataveld kunt u meerdere boekstukregels invullen. Dit is handig als een factuur bijvoorbeeld regels bevat met verschillende btw tarieven (bijvoorbeeld: computer (19% btw) en transportkosten/ afleverkosten (6% btw). U klikt met de rechtermuisknop in het lege dataveld en kiest Voeg Nieuwe In. 21

22 Afbeelding 3.2 In de dialoog die dan verschijnt worden de Omschrijving en de Boekdatum overgenomen van de dialoog Boekstuk Crediteur. U kunt dit uiteraard aanpassen. Het enige verplicht in te vullen dataveld in deze dialoog is de Grootboekrekening. Klikt u op het vergrootglas naast het dataveld Grootboekrekening, dan kunt u de juiste rekening zoeken op nummer en op naam. Aan iedere grootboekrekening zit standaard een btwtarief gekoppeld. Indien dit niet het juiste tarief is selecteert u een ander tarief in het dataveld Ander Btw-tarief. Bij het invullen van het totale factuurbedrag in de datavelden Bedrag ex. BTW en Bedrag incl. BTW berekent UBizz zelf het btw-bedrag, afhankelijk van het btw-tarief dat standaard gekoppeld is aan de grootboekrekening of het tarief dat u heeft ingevuld in het dataveld Ander Btw-Tarief. 22

23 Afbeelding Boekstuk verwerken We gaan weer even terug naar het hierboven getoonde crediteurenboekstuk. Indien u klaar bent met uw boekstuk dan slaat u de dialoog Boekstuk Crediteur op. In het Acties menu ziet u nu de optie Verwerken. Als u zeker weet dat u alles juist heeft ingevuld kiest u deze optie. Indien u achteraf ontdekt dat er toch een fout in de boeking zit, dient u dit te corrigeren met een correctieboeking. Op het moment dat u dit boekstuk verwerkt, wordt er direct een openstaande post voor crediteur KPN aangemaakt. In het dataveld Openstaande Post Crediteur ziet u de link staan naar deze openstaande post en naar de boeking waardoor deze openstaande post is ontstaan. 23

24 Afbeelding Automatische Betaling Indien u een factuur aanmaakt waarbij het een Automatische Betaling betreft, dan ziet u dit dataveld aangevinkt. Dit is alleen het geval als dit standaard op de betreffende Crediteur is aangegeven. U kunt het dataveld Automatische Betaling wijzigen door de actie Wijzig Automatisch Incasso / Betaling vanuit de menubalk van het boekstuk aan te kiezen. 24

25 Afbeelding 3.5 Het bovenstaande is vooral van belang als u werkt met Telebankieren. Boekingen waarop Automatische Betaling aangevinkt staat, kunnen niet worden geselecteerd in een betalingsbatch. 3.3 Aanmaken boekstuk debiteuren Het aanmaken van een Boekstuk Debiteuren gaat op dezelfde manier als het aanmaken van een Boekstuk Crediteuren. Het verschil is dat een Boekstuk Debiteuren wordt aangemaakt vanuit een verkoopdagboek Credit Factuur Als u een credit factuur wilt inboeken, dan zoekt u het oorspronkelijke boekstuk op waarop de creditering moet plaatsvinden, u opent deze, en kiest uit het Acties menu de optie Maak Creditnota (optie is te zien in afbeelding 3.5). Er wordt dan een credit factuur aangemaakt waarop alle regels het tegengestelde bedrag vermelden t.o.v. de oorspronkelijke regels. Indien noodzakelijk kunt u de bedragen aanpassen. Na het aankiezen van de actie Verwerken wordt de wijziging ook in de openstaande post doorgevoerd. 3.4 Aanmaken kas/bank/giroboekstuk Het aanmaken van een Boekstuk Kas/Bank/Giro doet u vanuit de Kas, Bank of Giroboeken. Als voorbeeld nemen we hier het bankafschrift: u voert de gegevens (periode, boekdatum, etc.) en boekstukregels in zoals deze op het bankafschrift staan dat u van uw bank heeft ontvangen. Ook het eindsaldo voert u in zoals u dat op uw afschrift aantreft. 25

26 Afbeelding 3.6 Bij het tussentijds opslaan van het boekstuk ziet u dat het Tussenstand Eindsaldo wordt bepaald. Indien u klaar bent met het invoeren van alle posten van het bankafschrift en het boekstuk opslaat, dan moet dit Tussenstand Eindsaldo gelijk zijn aan het Eindsaldo dat u zelf heeft ingevoerd. Nu kunt u het boekstuk verwerken Betaling Debiteur of Crediteur Stel: u heeft eerder een Boekstuk Crediteur ingevoerd en op het bankafschrift dat u van de bank heeft ontvangen staat uw betaling aan deze crediteur genoteerd. Bij de verwerking is er door UBizz van dit Boekstuk Crediteur een openstaande post aangemaakt voor de betreffende crediteur. Hoe verwerkt u nu deze betaling? 26

27 Afbeelding 3.7 U maakt een nieuwe boekstukregel aan op het boekstuk Kas/Bank/Giro en selecteert in het dataveld Grootboekrekening de betreffende crediteurenrekening (hier 1500). Vervolgens selecteert u de crediteur aan wie u de betaling heeft verricht. Als u op het vergrootglas achter het dataveld Openstaande Post klikt, dan wordt direct de openstaande post geselecteerd die UBizz eerder voor deze crediteur heeft aangemaakt. Zijn er meerdere openstaande posten van deze crediteur, dan krijgt u een lijstje te zien met deze posten waaruit u de juiste kunt selecteren. Als u klaar bent met het invoeren van het bankafschrift en u kiest voor verwerken, dan wordt de betaling aan uw crediteur verwerkt en wordt de openstaande post op 0 gezet. N.B.: Als u geen openstaande post selecteert, dan wordt er eentje aangemaakt Afboeken van betalingsverschillen In afbeelding 3.7 ziet u dat u het dataveld Betalingsverschil Afboeken kunt aanvinken. Indien er sprake is van een betalingsverschil dan zal een aparte Memoriaal boeking worden aangemaakt. Hierin komen de resterende saldi te staan. Het is dus belangrijk dat de koppeling met Betalingsverschillen Verkoop en Inkoop bij het opzetten van de administratie (sectie en 1.7.3) is gedefiniëerd Betaling Direct Als u een betaling direct wilt boeken op een omzet/kostenrekening, dan selecteert u alleen deze rekening, en past u eventueel het btw-tarief aan. Dit boeken gaat geheel buiten Rekening Couranten of Openstaande Posten om. Een voorbeeld is het boeken van betaalde loonbelasting, omzetbelasting, etc. 27

28 3.4.4 Betaling Batch Als een regel in het bankafschrift een Betalings- of Incassobatch betreft, dan geeft u dit aan met het keuzedataveld Batch. Het enige in te vullen dataveld is het dataveld Batch. De overige datavelden mogen niet ingevuld of handmatig aangepast worden. 3.5 Aanmaken boekstuk memoriaal Vanuit Dagboek Memoriaal kiest u voor Nieuw om een nieuw boekstuk aan te maken. Afbeelding 3.8 U maakt de verschillende boekstukregels aan, zoals eerder besproken. Een Boekstuk Memoriaal moet in balans zijn om het te kunnen verwerken. Na het opslaan van het boekstuk kunt u zien of de totalen debet en credit aan elkaar gelijk zijn (= in balans). Na verwerking is de boeking definitief en kan deze alleen gecorrigeerd worden door het aanmaken van een correctieboeking. 3.6 Foutmelding bij het verwerken van een boekstuk U kunt een boekstuk niet verwerken als het uit balans is (Boekstuk Memoriaal) of als er een verschil is tussen het begin- en eindsaldo dat niet voortkomt uit de ingevoerde posten. Dit laatste kan het geval zijn bij een Boekstuk Kas/Bank/Giro. Simpel gesteld wordt hiermee het volgende bedoeld: 100 (beginsaldo) + 80 (totaal saldo posten) = 180 (eindsaldo). Er is geen andere mogelijkheid. Indien u een foutmelding krijgt bij het verwerken van het boekstuk heeft u: - een foutief eindsaldo ingevoerd, en/of; - een fout gemaakt bij het invoeren van de verschillende posten/boekstukregels. 28

29 4 Crediteuren-subadministratie Een Crediteur is in UBizz pas een crediteur als een relatie als Debiteur/Crediteur gekoppeld is aan een inkoopdagboek (hier 1500). Afhankelijk van het type relatie worden bij boekingen in dit inkoopdagboek Openstaande Posten of regels in een Rekening Courant aangemaakt. Afbeelding Verschil Rekening Courant en Openstaande Post relatie Binnen UBizz krijgen de volgende drie relaties automatisch een Rekening Courant administratie Rekening Courant Relaties 1. Maatschappijen 2. Producenten 3. Subagenten Openstaande Posten Relaties 1. Bedrijven 2. Personen 3. etc. 29

30 4.2 Openstaande Crediteuren Post Openstaande Posten Relatie Als er in een Openstaande Posten Relatie - Inkoopboek wordt geboekt ontstaat er, na verwerken van het Boekstuk Crediteur, een nieuwe Openstaande Crediteuren Post. Afbeelding 4.1 Indien u de openstaande post(en) van uw crediteur wilt bekijken, dan kunt u deze zoeken op boekingsdatum, naam van de crediteur, etc. zoals u van UBizz gewend bent. Indien u geen selectie maakt of als er sprake is van slechts enkele openstaande posten, dan krijgt u de openstaande posten als lijstje gepresenteerd. 30

31 Afbeelding 4.2 Als voorbeeld vraagt u al uw openstaande crediteurenposten op. U ziet dat er nog twee posten openstaan van twee verschillende crediteuren. Zodra u, bijvoorbeeld, de huur aan Vastgoed Beheer betaald en geboekt heeft, dan komt het bedrag in de kolom Openstaand op 0 te staan Selecteren van openstaande posten Er komt een bankafschrift binnen dat u wilt gaan inboeken. Op dit bankafschrift staat o.a. uw betaling van een factuur van KPN genoteerd, groot 136,00. Via het Dagboek Kas/Bank/Giro maakt u een nieuw Boekstuk Kas/Bank/Giro aan. 31

32 Afbeelding 4.3 U maakt vervolgens een boekstukregel aan. U selecteert het betreffende grootboekrekeningnummer (hier 1500 van Crediteuren) en selecteert KPN als crediteur. Als u op het vergrootglas achter het dataveld Openstaande Post klikt, dan wordt direct de openstaande post geselecteerd die UBizz eerder heeft aangemaakt (toen u een Boekstuk Crediteur voor deze factuur aanmaakte en verwerkte). Zijn er meerdere openstaande posten van crediteur KPN dan krijgt u een lijstje te zien met deze posten waaruit u de juiste kunt selecteren. Het bedrag van de openstaande post wordt ook direct ingevuld in de datavelden Bedrag Ex. Btw en Bedrag Incl. Btw. Dit bedrag kunt u wijzigen. Dit is bijvoorbeeld nodig wanneer u per ongeluk minder heeft betaald aan KPN dan het bedrag van de factuur. Hierdoor wijkt het betaalde bedrag af van het bedrag van de openstaande post. Indien u het bedrag wijzigt blijft er uiteraard nog een klein bedrag openstaan (betalingsverschil). Voor het afboeken van betalingsverschillen, zie sectie Indien u geen wijzigingen aanbrengt in het bedrag, dan komt de post gewoon op 0 te staan Geschiedenis Per gecreëerde openstaande post wordt de geschiedenis bijgehouden. Hiermee is voor iedere periode op te vragen wat de stand van alle Openstaande Posten aan het eind van die periode was. Het dataveld geschiedenis vindt u onderaan in de dialoog Openstaande Post. 32

33 Afbeelding 4.4 De eerste regel van de Geschiedenis is meestal de mutatie die zich heeft voorgedaan, doordat u een boeking heeft gedaan/boekstuk Crediteur heeft aangemaakt. Door deze boeking is de openstaande post gecreëerd. U ziet dat de betaling negatief is, oftewel dat de rekening ontstaat. Elke betaling die u inboekt wordt als een positief getal aangemerkt Rekening Courant Relatie Als er in een Rekening Courant Relatie - Inkoopboek wordt geboekt ontstaat, dan ontstaat er na verwerken van het Boekstuk Crediteur een nieuwe regel in het Rekening Courant voor de betreffende Debiteur/Crediteur. Dit gebeurt ook als er via een Boekstuk Kas/Bank/Giro of Boekstuk Memoriaal op de Crediteurenrekening wordt geboekt. 4.3 Rapporten Crediteuren Om rapporten (overzichten) uit te draaien die betrekking hebben op uw crediteuren, opent u een boekperiode. Vervolgens kiest u uit het MS Office Menu het gewenste rapport Rapport Openstaande Posten Crediteuren Als u de Openstaande Posten Crediteuren wilt uitdraaien voor een bepaalde periode, dan kiest u het rapport Openstaande Posten > Crediteuren 33

34 Afbeelding Ouderdomsanalyse Als u per Crediteur de openstaande posten wilt zien, dan kiest u het rapport Openstaande Posten > Crediteuren Ouderdom. Een los rapport, dat benaderd kan worden vanuit een bepaalde crediteur, is nog in voorbereiding. 4.4 Rapporten Rekening Courant Relaties Voor het uitdraaien van rapporten (overzichten) die betrekking hebben op uw rekening courant relaties opent u een Rekening Courant Periode. Vervolgens kiest u uit het MS Office Menu het gewenste rapport. 34

35 5 Debiteuren-subadministratie Een relatie is in UBizz pas een debiteur als deze relatie als Debiteur/Crediteur gekoppeld is aan een verkoopdagboek. Afbeelding 5.0 Afhankelijk van het type relatie worden bij boekingen in het verkoopdagboek Openstaande Posten of regels in een Rekening Courant aangemaakt. 5.1 Rekening Courant- en Openstaande Post relatie Binnen UBizz krijgen de volgende drie relaties automatisch een Rekening Courant administratie. We noemen ze Rekening Courant relaties Rekening Courant Relaties 1. Maatschappijen 2. Producenten 3. Subagenten Binnen UBizz krijgen de volgende relaties automatisch een Openstaande Post administratie. We noemen ze Openstaande Post relaties Openstaande Posten Relaties 1. Bedrijven 2. Personen 35

36 3. etc. 5.2 Openstaande debiteuren post Openstaande Posten Relatie Als er in een Openstaande Posten Relatie - Verkoopboek wordt geboekt ontstaat, na verwerken van het Boekstuk Debiteur een nieuwe Openstaande Debiteuren Post. Hierop staan de gegevens van de veroorzakende boeking ofwel de oorspronkelijke rekening. Tevens is de zien wat het oorspronkelijke factuurbedrag was, en welk bedrag nog open staat (zie ook Crediteuren-subadministratie) Geschiedenis Per Openstaande Post wordt de geschiedenis bijgehouden. Hiermee is per periode op te vragen wat de stand van alle Openstaande Posten aan het eind van die periode is (zie ook Crediteuren-subadministratie) Rekening Courant Relatie Als er in een Rekening Courant Relatie - Verkoopboek wordt geboekt ontstaat er, na verwerken van het Boekstuk Debiteur, een nieuwe regel in het Rekening Courant voor de betreffende Debiteur/Crediteur. Dit gebeurt ook als er via een Boekstuk Kas/Bank/Giro of Boekstuk Memoriaal op de Debiteurenrekening wordt geboekt. 5.3 Rapporten Debiteuren Om rapporten (overzichten) uit te draaien die betrekking hebben op uw debiteuren, opent u een boekperiode. Vervolgens kiest u uit het MS Office Menu het gewenste rapport (zie ook Crediteuren-subadministratie) Rapport Openstaande Posten Debiteuren Als u aan het einde van een bepaalde periode de Openstaande Posten Debiteuren wilt uitdraaien, dan kiest u het rapport Openstaande Posten > Debiteuren Ouderdomsanalyse/Aanmaning achterstallige betalingen Als u per Debiteur de openstaande posten wilt zien, dan kiest u het rapport Openstaande Posten > Waarschuwing Debiteuren meer dan 30 dagen, 60 dagen of 90 dagen. 36

37 Afbeelding 5.1 Een los rapport, dat benaderd kan worden vanuit een specifieke debiteur, is in voorbereiding Rekening Courant Relatie Als er in een Rekening Courant Relatie - Verkoopboek wordt geboekt ontstaat, na verwerken van het Boekstuk Debiteur, een nieuwe regel in het Rekening Courant voor de betreffende Debiteur/Crediteur. Dit gebeurt ook als er via een Boekstuk Kas/Bank/Giro of een Boekstuk Memoriaal op de Debiteurenrekening wordt geboekt. 5.4 Rapporten Rekening Courant Relaties In dit geval opent u een Rekening Courant Periode. Vervolgens kiest u uit het MS Office Menu het gewenste rapport. 37

38 6 Rekening Courant-subadministratie Iedere boeking op een grootboek dat gekoppeld is aan een Rekening Courant Relatie, levert een regel op in het Rekening Courant van de betreffende Debiteur/Crediteur. De periode waarin geboekt wordt, is bepaald door de boekdatum op een Boekstuk Debiteur of Boekstuk Crediteur. In het geval van een Memoriaal of Kas/Bank/Giro boeking, is de boekdatum bepalend voor de betreffende boekstukregel. 6.1 Rekening Courant Periode Totalen U opent een Rekening Courant Periode. Afhankelijk van het type relatie ziet u totalen per periode en per jaar bijgehouden. Voor de Financiële Diensten worden totalen per omzettype bijgehouden. Deze vindt u terug op de rekening courant overzichten die u periodiek naar de relatie kunt versturen. 6.2 Rekening Courant Jaar Totalen U opent een Rekening Courant. Afhankelijk van het type relatie ziet u totalen per jaar bijgehouden. Voor de Financiële Diensten worden totalen per omzettype bijgehouden. Deze vindt u terug op de rekening courant overzichten die u periodiek naar de relatie kunt versturen. 6.3 Rapporten Rekening Courant Relaties Om rapporten (overzichten) uit te draaien die betrekking hebben op uw rekening courant relaties, opent u een Rekening Courant Periode. Vervolgens kiest u uit het MS Office Menu het gewenste rapport. 38

39 7 Balansen UBizz boekhoudrapporten zijn eigenlijk MS Access Rapporten. Als u in de UBizz boomstructuur onder MS Office en vervolgens MS Access Rapporten naar rapporten zoekt, beginnend met de letters UA_ of UR_, dan krijgt u respectievelijk de UBizz Accounting en UBizz RekeningCourant standaard rapport definities. Afbeelding 7.0 Veel rapporten zijn gekoppeld aan een boekperiode, dat wil zeggen: U opent een boekperiode en vindt onder de knop MS Office Menu de gekoppelde boekhoudrapporten aan. U vindt hier o.a. verschillende balansrapporten: 1. Proef- en Saldibalans 2. Balans 3. Resultatenrekening 4. Perioderesultaat 5. Journaalposten 6. BTW overzicht 7. Grootboekkaarten 8. Openstaande posten rapporten Indien er rapporten ontbreken, doordat u geen UBizzAdministrator heeft die de laatste rapporten heeft geïnstalleerd, dan kunt u contact opnemen met Pyrrho om deze alsnog te verkrijgen. 39

40 7.1 Voorbeeld: uitdraaien van een balans U opent een boekperiode en vindt onder de knop MS Office Menu de gekoppelde boekhoudrapporten aan. Afbeelding Voorbeeld: uitdraaien van grootboekkaarten Overzicht boekingen per periode Indien u van één bepaalde periode een overzicht wilt hebben van de boekingen op alle grootboekrekeningnummers dan gaat u naar Boekperioden. Via de optie Zoeken krijgt u de mogelijkheid om een bepaalde periode in te geven en het betreffende boekjaar. In het voorbeeld wilt u een overzicht hebben van de boekingen in periode 5 van het jaar 2005 (ongeacht het grootboekrekeningnummer). 40

41 Afbeelding 7.2 U selecteert de periode en het jaar. 41

42 Afbeelding 7.3 Vervolgens kiest u uit het MS Office Menu de optie Grootboekkaarten. U krijgt het overzicht van de maand Mei 2005 gepresenteerd en kunt dit eventueel uitprinten. 42

43 Afbeelding Overzicht boekingen per grootboeknummer Indien u van één bepaald grootboekrekeningnummer een overzicht wilt hebben van de boekingen die daarop hebben plaatsgevonden, dan gaat u naar Grootboekrekeningen. In het voorbeeld wilt u een overzicht hebben van de boekingen op grootboekrekening Telefoon- en faxkosten. 43

44 Afbeelding 7.5 U kunt de betreffende grootboekrekening o.a. zoeken op nummer en op naam. 44

45 Afbeelding 7.6 Uit de menubalk van de dialoog Winst & Verliesrekening 4410 Telefoon- en faxkosten kiest u uit het MS Office Menu de optie Grootboekkaart. U ziet dat er verschillende mogelijkheden zijn, maar in dit voorbeeld wordt gekozen voor Grootboekkaart per jaar. Standaard is het lopende boekjaar weergegeven. Dit kunt u eventueel veranderen in een ander jaar, als u de boekingen van eerdere jaren wilt bekijken. U krijgt vervolgens een overzicht van alle boekingen op rekening 4410 van het gehele boekjaar, beginnend bij periode 0. U kunt het overzicht eventueel uitprinten. 45

46 8 Vaste Boekingen Sommige bedrijven sturen periodiek dezelfde facturen. Dit betreft meestal abonnements-, huur- of andere facturen. Het is dan handig als dezelfde factuur niet telkens weer los ingeboekt hoeft te worden. Met de functie Vaste Boekingen kunt u de volgende boekingen eenvoudig herhalen. 8.1 Vaste Inkoopboekingen In de dialoog Vaste Inkoopboeking specificeert u het juiste Inkoopdagboek, u geeft een Omschrijving en u definiëert één Crediteur. In het voorbeeld ziet u de verhuurder van uw kantoor als crediteur opgenomen en in de boekstukregel het huurbedrag e.d. U kunt meerdere boekstukregels invoeren, zolang deze maar allemaal betrekking hebben op deze ene crediteur. Afbeelding 8.0 Als u voor Uitvoeren kiest onder Acties dan wordt er een Boekstuk Crediteur aangemaakt en verwerkt met deze boekstukregel(s) erin. In het vervolg hoeft u alleen nog maar voor Uitvoeren te kiezen, en de boeking vindt plaats. 8.2 Vaste Verkoopboekingen In de dialoog Vaste Verkoopboeking specificeert u het juiste verkoopdagboek, u geeft een Omschrijving en u definiëert een lijst van Debiteuren. U bent bijvoorbeeld uitgever 46

47 van het weekblad Margriet, en stuurt 2 keer per jaar een factuur aan al uw lezeressen. Twee keer per jaar moet u dus een enorme hoeveelheid (verkoop)boekingen verrichten. Dit wordt eenvoudiger met een Vaste Verkoopboeking. U specificeert het Verkoopdagboek, geeft een Omschrijving en creëert een lijst met al uw Margriet lezeressen (Debiteuren). Vervolgens maakt u een boekstukregel aan waarin u het te betalen bedrag e.d. specificeert. U kunt meerdere boekstukregels invullen, maar die moeten wel betrekking hebben op alle debiteuren uit uw lijst. Bijvoorbeeld: u wilt in deze vaste Verkoopboeking ook gelijk het abonnementsgeld van de Flair meenemen. Echter, niet alle Margriet klanten hebben ook een Flair abonnement bij u lopen! In het vervolg hoeft u alleen nog maar voor Uitvoeren te kiezen (in dit voorbeeld 2 keer per jaar), en de boeking vindt plaats. U kunt de lijst met Debiteuren tussentijds aanpassen. 47

48 9 Eindejaarsverwerking Als de definitieve cijfers voor een boekjaar bekend en ingevoerd zijn, dan dient de Eindejaarsverwerking te worden uitgevoerd. Afbeelding Onverwerkte boekstukken Eerst moet u controleren of alle boekstukken van het afgelopen jaar, het jaar dat u wilt afsluiten, verwerkt zijn. U klikt hiervoor met uw rechtermuisknop op de map Boekstukken en geeft in het Zoekdialoogje de volgende criteria aan: Boekdatum van 1-1 t/m 31-12, met de Staat Ingevoerd. Alle boekstukken die u nu gepresenteerd krijgt zijn slechts ingevoerd, maar nog niet verwerkt. Vervolgens verwerkt of verwijdert u deze boekstukken, al naar gelang de bedoeling is. 9.2 Actie Eindejaarsverwerking uitvoeren Om de eindejaarsverwerking uit te voeren, opent u het Boekjaar dat u wilt afsluiten. U kiest onder Acties voor de optie Eindejaarsverwerking. U dient twee rekeningen te specificeren: 1. GrtBk Resultaat (verplicht) 2. GrtBk Saldering BTW (optioneel) Zodra u dit gedaan heeft start de verwerking. 48

49 9.3 Gevolgen Eindejaarsverwerking Veranderingen oude jaar Alle perioden en het jaar worden in de staat Afgesloten gezet. Hierdoor kunt u geen wijzigingen meer aanbrengen in de boekingen of nieuwe boekingen voor dit jaar aanmaken Verandering in de grootboekadministratie De boekstuknummers zullen weer op 0 beginnen Beginbalans nieuwe boekjaar De omzetrekeningen worden op 0 gesteld in het nieuwe boekjaar. Het totaal van het afgesloten jaar wordt op de rekening GrtBk Resultaat gezet in periode 0. De BTW rekeningen worden op 0 gesteld in het nieuwe boekjaar. Het totaal van het afgesloten jaar wordt op de rekening GrtBk Saldering BTW gezet in periode 0 De beginbalans voor het volgende boekjaar wordt kloppend gemaakt. 9.4 Volgend Boekjaar aanmaken Voor het volgende jaar bedrijfsvoering moet weer een nieuw Boekjaar worden aangemaakt. Vanuit de map Financiële Administratie kiest u onder Acties voor Maak Nieuw Boekjaar. Op dat moment worden ook alle boekperioden voor dat jaar weer aangemaakt (zie ook hoofdstuk 2). 49

50 10 Telebankieren Standard / Corporate UBizz Telebankieren is volledig compatible met bankapplicaties die de CLIEOP03 standaard van Interpay hanteren. De functionaliteit bestaat eruit dat er Batches met Betalingen of Incasseringen vanuit UBizz eenvoudig samengesteld kunnen worden, en dat hieruit dan CLIEOP03 bestanden worden gegenereerd. Na aanmaken, uitvoering en verwerking van de VerwerkingsInformatie stemmen de respectievelijke totaalbedragen precies overeen met die op het rekeningafschrift van de bank, zodat de verwerkte Batches als betaling in een Bankboeking geselecteerd kunnen worden. In de module UBizz Telebankieren Standard kunt u gebruik maken van: 1. Batch Zakelijke Betalingen 2. Batch Incasso In de module UBizz Telebankieren Corporate kunt u gebruik maken van: 1. Batch Zakelijke Betalingen 2. Batch Incasso 3. Batch Rekening Courant Betalingen 4. Batch Rekening Courant Incasso 10.1 Inregelen Telebankieren Er is een aantal UBizz instellingen nodig, om te kunnen telebankieren met UBizz: Financiële Administratie Per Financiële Administratie moet uw geregistreerde Telebankieren rekeningnummer (Reknr. opdrachtgever) en de daaraan gekoppelde naam (Naam opdrachtgever) worden gespecificeerd. In iedere betalings- of incasso batch zijn dit vereiste gegevens. Voor sommige tekst eigenschappen kent Rabo Telebankieren een beperking toe aan de lengte. Als u Rabo Telebankieren Extra aanvinkt worden deze beperkingen van kracht Debiteuren/Crediteuren Rekeninggegevens Om een rekening van een Debiteur/Crediteur te betalen/te incasseren met Telebanking is het uiteraard noodzakelijk dat de juiste bankrekening(en) in het systeem is aangegeven én dat er is aangegeven welke rekening voor betalingen en/of incasseren gebruikt wordt. Deze gegevens haalt het systeem van de dialoog Bedrijf ofwel van Persoon. Op ieder Debiteuren/Crediteuren object is een koppeling naar Relatie opgenomen.dit kan een Bedrijf, Persoon of een Relatie zijn met een link naar een van deze twee. (Maatschappij = link Bedrijf, Subagent = link Bedrijf, Producent = link Persoon) 50

51 Op de dialoog Bedrijf of Persoon vindt u de sectie: Rekeninginformatie van Bedrijf of Persoon Afbeelding 10.0 Hier vult u de rekeninginformatie in. Deze worden van hieruit overgenomen op de dialoog Debiteuren/Crediteuren. Daaronder vindt u de secties: Geef aan welke rekening wordt gebruikt voor betalingen Geef aan welke rekening wordt gebruikt voor incasso Hier maakt u een keuze uit de in de vorige sectie opgegeven rekeningnummers. De geselecteerde rekeningen komen uiteindelijk in de batches terecht, dus wees vooral nauwkeurig en controleer de rekeningnummers op eventuele fouten! Ook deze informatie wordt weer van hieruit overgenomen op de dialoog Debiteuren / Crediteuren Debiteuren/Crediteuren Telebankieren Betalingen Onder de sectie Crediteur Details vindt u het dataveld Automatische Betaling. Deze instelling (wel of niet aangevinkt) wordt standaard op nieuwe Boekstukken Crediteur voor deze Debiteuren / Crediteuren overgenomen. 51

52 Afbeelding 10.1 Als het dataveld Automatische Betaling is aangevinkt, dan kunnen deze rekeningen NIET in batches worden geselecteerd. Automatische betaling betekent hier namelijk dat de betreffende crediteur de aan hem verschuldigde bedragen automatisch van uw rekening incasseert. Als Automatische Betaling NIET is aangevinkt, dan kunnen deze rekeningen WEL in batches worden geselecteerd Debiteuren/Crediteuren Telebankieren Incasso Onder de sectie Debiteur Details vindt u het dataveld Automatische Incasso. Deze instelling (wel of niet aangevinkt) wordt standaard op nieuwe Boekstukken Debiteur voor deze Debiteuren / Crediteuren overgenomen. Als dataveld Automatische Incasso is aangevinkt, dan kunnen deze rekeningen WEL in batches worden geselecteerd. Als Automatische Incasso NIET aangevinkt is, dan kunnen deze rekeningen NIET in batches worden geselecteerd Batches voorbereiden Voor elke batch die u wilt aanmaken, gaat u naar het gewenste Batch Type in de UBizz boomstructuur. 52

53 Afbeelding 10.2 De volgende datavelden zijn hetzelfde voor elke Batch Type: Financiële Administratie Welke financiële administratie betreft het? Omschrijving U geeft hier een aanduiding waarmee u een specifieke batch makkelijk kunt herkennen. Dit is met name belangrijk voor het selecteren van batches naderhand in een Boekstuk Kas/Bank/Giro. Gewenste verwerkingsdatum Na vullen van de UBizz Batch-gegevens, kan een batch in principe verwerkt worden door de bank. Na aanbieden van het CLIEOP03 bestand aan de bank, met behulp van de Telebankieren applicatie van uw bank, zal de bank deze datum aanhouden voor de uitvoering. Hieronder volgen de datavelden die specifiek voor een bepaald Batch Type gelden: Batch Incasso Items In dit dataveld worden onbetaalde Debiteuren boekingen met een totaalbedrag > 0 en Crediteuren boekingen met een negatief totaalbedrag (Credit Nota s) geselecteerd. Het gehele openstaande bedrag wordt betaald. 53

54 Batch Rekening Courant Betalingen Items U wilt bijvoorbeeld voor al uw Rekening Courant relaties het saldo op het eind van afgelopen periode uitkeren. In de Items-lijst worden Rekening Courant Perioden voor die periode geselecteerd met een openstaand uit te betalen saldo. Rekening Courant Saldi Na de eerste keer opslaan van een batch met geselecteerde items worden de openstaande saldi overgenomen en klaargezet als bedragen. Specifieke Saldi kunnen handmatig omhoog of omlaag worden bijgesteld, zodat een bedrag achterblijft, of een voorschot wordt gegeven Batch Rekening Courant Incasso Items U wilt bijvoorbeeld voor al uw Rekening Courant relaties waarmee u een Incassoregeling heeft, het negatieve saldo op het eind van een afgelopen periode incasseren. In de Items-lijst worden Rekening Courant Perioden voor die periode geselecteerd met een negatief openstaand saldo. Rekening Courant Saldi Na de eerste keer opslaan van een batch met geselecteerde items worden de openstaande saldi overgenomen en klaargezet als bedragen. Specifieke Saldi kunnen handmatig omhoog of omlaag worden bijgesteld, zodat een bedrag open blijft, of een voorschot wordt genomen Batch Zakelijke Betalingen Items Hier worden onbetaalde Crediteuren boekingen met een totaalbedrag > 0 en Debiteuren boekingen met een negatief totaalbedrag (Credit Nota s) geselecteerd. De boekingen die een Automatische Betaling betreffen, komen niet mee. Het gehele openstaande bedrag wordt betaald Voorbeeld Batch Incasso ter verduidelijking U bent uitgever en heeft een Margriet lezeres (debiteur) van wie u ieder half jaar het abonnementsgeld incasseert. Het eerste dat u doet is het aanmaken en verwerken van een Boekstuk Debiteur zoals u gewend bent. Let op: Indien het een nieuwe debiteur betreft, let u er dan op dat de juiste velden (Automatische Incasso) aangevinkt staan op de dialoog Debiteur/Crediteur. Let u er eveneens op dat op de dialoog Persoon of Bedrijf (afhankelijk van wat voor een debiteur het betreft) het bank/girorekeningnummer is opgenomen en is aangegeven welk nummer er gebruikt mag worden voor incassering. Indien deze gegevens ontbreken krijgt u een foutmelding, zodra u een CLIEOPbestand probeert aan te maken. 54

55 Afbeelding 10.3 U ziet zowel aan het veld Debiteur als aan het veld Automatische Incasso dat op de dialoog debiteur/crediteur van deze debiteur het veld Automatische Incasso staat aangevinkt. Indien dit niet zo is, is incasseren van de rekening van deze debiteur niet mogelijk. Anders dan u zou verwachten staat op de boekstukregel van dit Boekstuk Debiteur een vinkje in het dataveld Normaal in plaats van in het datagveld Batch (zie volgende afbeelding). Dit is misschien verwarrend maar op een Boekstuk Debiteur en Crediteur moet u dit vooral zo laten staan. U kunt Batch wel aanvinken op een Boekstuk Kas/Bank/Giro. 55

56 Afbeelding 10.4 U verlaat deze dialogen en maakt een Batch Incasso aan. U geeft een duidelijke Omschrijving en geeft aan op welke datum u de batch wil laten verwerken door de bank. In het dataveld Items selecteert u het eerder aangemaakte Boekstuk Debiteur. 56

57 Afbeelding CLIEOP03 bestand aanmaken en verzenden U kunt nu de batch klaarmaken voor verzending. Onder Acties kiest u de optie Aanmaken. In het dataveld Batch Bestand ziet u een URL naar het zojuist aangemaakte CLIEOP03 bestand. 57

58 Afbeelding 10.6 Als er iets is misgegaan bij het aanmaken, dan verschijnt er een foutmelding in het laatste gele dataveld op de dialoog, het dataveld Fouten, en blijft het dataveld Batch Bestand leeg. Een fout kan zijn dat u op Persoon of Bedrijf van deze debiteur niet het rekeningnummer heeft opgenomen waarvan het bedrag geïncasseerd kan worden. U herstelt de fout en kiest opnieuw de actie Aanmaken. Hierna kiest u uit het Acties menu de optie Verzenden. Het aangemaakt Batch bestand wordt nu definitief gemaakt en kan niet meer gewijzigd worden. Uit het context-menu kiest u Doel Opslaan Als en zet het bestand op een veilige en bekende plaats neer. Vanuit uw Telebankieren pakket importeert u het zojuist aangemaakte bestand en verzendt deze naar de bank (Zie hiervoor de gebruiksaanwijzing van het betreffende Telebankieren pakket.) 10.5 CLIEOP03 verwinfo verwerken Van de bank ontvangt u bericht over de door u aangeboden batch. Als een rekeningnummer niet herkend of geblokkeerd is, dan mislukt de betaling of incasso. Dit levert soms een lijstje van afgekeurde items op, die de bank u in de vorm van een Verwinfo bericht stuurt. Indien u een dergelijk bericht ontvangt kiest u uit het Acties menu de actie Verwerk VerwInfo. Het vakje Details afgekeurde items wordt nu toegankelijk. U selecteert hierin de boekstukken Items of Rekening Courant Saldi regels die corresponderen met de 58

59 afgekeurde items. Vervolgens kiest u voor Opslaan. De afgekeurde items worden nu uit het Totaalbedrag gehaald, en verwijderd uit de Items lijst. Controleer het Totaalbedrag. U kunt voor de afgekeurde items later weer een nieuwe incasso aanmaken (zie onder Acties menu) Afronding batch via bankafschrift Op een bankafschrift verschijnt de afhandeling van de batch als een item met de batch identificatie, het totaalbedrag en misschien nog een omschrijving. In het Boekstuk Kas/Bank/Giro maakt u een nieuwe regel aan en kiest bovenaan voor de optie Batch in plaats van de optie Normaal. U moet vervolgens de Batch selecteren, waarna de juiste bedragen worden overgenomen. Afbeelding 10.7 Na Verwerken van het Boekstuk Kas/Bank/Giro wordt de batch op Betaald gezet, en worden de onderliggende Boekstukken of RekeningCouranten bijgewerkt of op Betaald gezet. Hierdoor kunnen de betreffende boekstukken niet opnieuw betaald/geïncasseerd worden met een volgende batch. 59

60 11 Provisie-subadministratie 11.1 Het inregelen van provisieinstellingen Voor het inregelen van provisieinstellingen moet u uiteraad administrator rechten op het systeem hebben. Voor de automatische provisieberekening is het nodig dat u de volgende zaken definiëert: 1. Subagenten- en producentengroepen 2. Provisieinstellingen 11.2 Subagenten- en Producentengroepen Uw Subagenten en Producenten zijn verdeeld in groepen: 1. op een Subagent is er een link naar de Subagentengroep 2. op een Producent is er een link naar de Producentengroep Provisiekoppelingen per groep Iedere groep heeft provisiekoppelingen. Per groep specificeert u: 1. De Omschrijving van de groep, zoals Groep 1 2. De W/V Rekeningkoppelingen U geeft hier aan hoe uitgaande provisies naar de verschillende Winst/Verlies rekeningen verdeeld worden, bij het boeken van uitgaande provisies: W/V Afsluit Schade W/V Doorl Schade W/V Afsluit Leven W/V Doorl Leven etc Uitgaande Provisie Afsluit Schade 6010 Uitgaande Provisie Doorl Schade etc. etc. Deze Winst/Verlies rekeningen kunt u per provisie-type en per groep laten verschillen. U zou echter ook 1 Winst/Verlies rekening kunnen aangeven: Provisie Uit. 60

61 Afbeelding 11.0 Stel: voor een afgesloten beleggingshypotheek BH van maatschappij X en geldverstrekker G ontvangt u van de geldverstrekker 1.00% afsluitprovisie. Tussenpersoon T1 van TPgroep 1 ontvangt 0.85% afsluitprovisie en Tussenpersoon T2 van TPgroep 2 ontvangt 0.75% afsluitprovisie. Er moeten dan dus twee Subagentengroepen worden gedefiniëerd. U maakt TPgroep 1 aan: kies Nieuw bij Subagentengroepen (te vinden onder Systeem Tabellen) en vul als omschrijving TPgroep 1 in. Geef vervolgens bij tussenpersoon T1 Subagentengroep TPgroep 1 aan. U herhaalt dit voor TPgroep 2. U kunt dit ook doen vanuit de map Subagent (te vinden onder Relaties). 61

62 Afbeelding Provisieinstellingen Algemeen Teneinde de provisiebedragen zo nauwkeurig mogelijk automatisch te berekenen, moet voor ieder produkt-type de provisieregeling worden ingevoerd. DEBITEUR Maatschappijen X/ Geldverstekker G 1.00% Afsluit Opbrengsten Kosten Hypotheekprodukt BH 0.05% Afsluit 0.85% Afsluit CREDITEUR Producent P1 CREDITEUR Tussenpersoon T1 Afbeelding

63 Voor het invoeren van de provisieregelingen van beleggingshypotheek produkten, waarop u dezelfde provisies ontvangt en doorbetaalt aan eventuele producenten en subagenten, maakt u een object aan onder Provisieinstellingen. Afbeelding 11.3 Een Provisieregeling heeft een beperkte geldigheid. De Begindatum is bekend en die kunt u aangeven. Echter, de einddatum is niet altijd bekend. In dat geval laat u de einddatum ongewijzigd op 1 januari 2035 staan. 63

64 Afbeelding 11.4 Om aan te geven voor welke produkten deze regeling geldt, geeft u alle betreffende produkten aan in de lijst MIJ Produkten. Bij het opslaan wordt gecontroleerd of produkten niet al in een andere Provisieregeling zijn opgenomen. Dan krijgt u de melding dat er overlap is. Kies dus één voor één de produkten, en kies tussendoor steeds voor opslaan Provisieinstellingen formule groepen Voor elke Provisieinstelling moet u voor de volgende drie groepen provisieformules aangeven: Maatschappij Dit is een enkele associatie naar de formule. Er komt maar 1 stroom binnen Subagenten Dit is een veelvoudige associatie naar de formule. Voor elke Subagentgroep een eigen formule Producenten Dit is een veelvoudige associatie naar de formule. Voor elke Producentengroep een eigen formule Provisieinstellingen formule per Produkt Type De ondersteuning van de provisieformules is nog in ontwikkeling. Op dit moment is met name de afsluitprovisie voor ieder type ondersteund. Als de provisieformule voor 64

65 de afsluitprovisie is ingevuld, zal bij het aanmaken van een Polis of Hypotheek het vak Provisie automatisch worden ingevuld met de berekende bedragen volgens de door u gespecificeerde formules Provisie Bankgaranties Analoog aan onderstaande Provisie Hypotheek/Kredieten Open in Provisieinstellingen het betreffende type Provisie Hypotheek/Kredieten. (Als dit type nog niet bestaat, maakt u deze aan.) Afbeelding 11.5 MIJ Om aan te geven dat u 1.00% afsluitprovisie van de maatschappij ontvangt opent u het vervolgdialoog in het dataveld Provisie Maatschappij. Hier vult u in het dataveld Afsluitprovisie 1.00 in. Selecteer tevens de Verdientermijn. SA Om aan te geven dat u 0.85% afsluitprovisie over de hypotheeksom uitbetaalt aan de tussenpersoon T1 in Groep 1 kiest u Voeg nieuwe in bij Provisie Subagenten. Bij Subagentengroep selecteert u Groep 1. In het dataveld Afsluitprovisie vult u 0.85 in. Selecteer tevens de Verdientermijn. Om aan te geven dat u 0.75% afsluitprovisie over de hypotheeksom uitbetaalt aan de tussenpersoon T2 in Groep 2 kiest u Voeg nieuwe in bij Provisie Subagenten. Bij 65

66 Subagentengroep selecteert u Groep 2. In het dataveld Afsluit vult u 0.75 in. Selecteer tevens de Verdientermijn. PR Om aan te geven dat u 0.05% afsluitprovisie over de hypotheeksom uitbetaalt aan de producent P1 in PRgroep 1 kiest u Voeg nieuwe in bij Provisie Producenten. Bij Producentengroep selecteert u PRgroep 1. In het dataveld Afsluitprovisie vult u 0.05 in. Selecteer tevens de Verdientermijn Provisie Leven Analoog aan het voorgaande. Kies voor PxD (Premie x Duur) of een andere provisiebasis Provisie Schade Analoog aan het voorgaande Provisie Taxatie Analoog aan het voorgaande Provisie Vermogebeheer Analoog aan het voorgaande Ten Slotte Het UBizz systeem is nu op de hoogte van de provisieregeling die u heeft met een bepaalde Maatschappij voor bijvoorbeeld hypotheekprodukt BH. Bij het Opslaan van een hypotheek van Geldverstekker G van Maatschappij X berekent UBizz voor u de te ontvangen en uit te betalen afsluitprovisies. 66

67 12 Koppelingen Financiële Administratie De produkt(provisie)administratie kan gekoppeld worden aan de in UBizz aanwezige Financiële Administratie. Hiervoor moet een aantal koppelingen gedefiniëerd worden. Schematisch gezien kunnen we ten aanzien van provisieboekingen de volgende geldstromen van en naar Debiteuren/Crediteuren onderscheiden: DEBITEUREN Maatschappijen / Inkooporganisaties Opbrengsten Kosten UW ORGANISATIE CREDITEUREN Producenten (buitendienst-)medewerkers / Privépersonen of Bedrijven) DEBITEUREN/CREDITEUREN Subagenten (Tussenpersonen) Afbeelding 12.0 Afhankelijk van de werkwijze van uw organisatie heeft u met een of meer van de aangegeven Debiteuren en/of Crediteuren te maken. Met behulp van UBizz kunt u de provisieberekeningen en de daarmee corresponderende boekingen in de Financiële Administratie automatisch uitvoeren. Om de provisietaken te automatiseren in UBizz dienen de volgende zaken gedefiniëerd te worden: 1. instellen koppelingen met W/V rekeningen 2. instellen koppelingen met Inkoop- en Verkoopdagboeken Hieronder zullen deze definities stap voor stap uitgelegd worden Instellen koppelingen met W/V rekeningen Per Financiële Administratie dienen voor Maatschappijen, Subagenten en Producenten de koppelingen te worden gedefiniëerd naar de W/V rekeningen Maatschappijen Voor het definiëren van koppelingen van een Maatschappij opent u het Verzekeringsagentschap voor deze maatschappij. 67

68 Afbeelding 12.1 Voer in het dataveld Provisie/FinAdministratie de gewenste Financiële Administratie in. De definitie van de W/V rekening voor W/V Afsluit Hypotheken voor maatschappij X heeft als omschrijving bijvoorbeeld Afsluit hypotheken inkomend X, met als verdichting W/V Verdichting Provisie inkomend hypotheken Subagenten Zie sectie 11.2, Subagentengroep Producenten Zie sectie 11.2, Producentengroep. In plaats van het aangeven van de koppelingen naar W/V rekeningen op elke Subagent en Producent kunt u volstaan met het definiëren van de koppelingen op de Subagentengroepen en Producentengroepen. Dat kan een hoop werk schelen. De definitie van de W/V rekening voor W/V Afsluit Hypotheken voor Subagenten in TPgroep 1 heeft als omschrijving bijvoorbeeld Afsluit hypotheken uitgaand TPgroep 1, met als verdichting W/V Verdichting Provisie uitgaand hypotheken Instellen koppelingen met Inkoop- en Verkoopdagboeken Maatschappijen Maatschappij X is in feite een debiteur van u. U levert immers diensten aan Maatschappij X door de hypotheekprodukten van deze maatschappij te verkopen, en krijgt daar provisie voor. U dient daarom Maatschappij X in uw boekhouding te 68

69 definiëren als Debiteur/Crediteur. Op de dialoog Debiteur/Crediteur van Maatschappij X legt u een koppeling naar een verkoopdagboek met de naam Provisie inkomend X die gekoppeld is aan balansrekening Provisie te ontvangen X. Afbeelding Subagenten, Producenten In feite leveren Subagenten en Producenten diensten aan u. Ze helpen u met het verkopen en afhandelen van de werkzaamheden die u verricht voor de maatschappijen. Subagenten en Producenten zijn dus crediteuren van u. Op de dialoog Debiteur/ Crediteur voor Tussenpersoon T1 legt u dus een koppeling naar een inkoopdagboek met bijvoorbeeld de naam Provisie uitgaand TPgroep 1. Dit inkoopdagboek is vervolgens weer gekoppeld aan balansrekening Provisie uitgaand TPgroep 1. U kunt ditzelfde doen voor Producent P1. 69

70 13 Boeken van provisie We gaan nu de provisie voor een afgesloten beleggingshypotheek boeken. Na het invoeren van een hypotheek en het daarbij opgegeven BH hypotheekdeel, zal bij opslaan de afsluitprovisie berekend worden Berekende Provisie klaarzetten Als u op een Hypotheek via het betreffende dataveld naar de dialoog Provisie gaat, kunt u aangeven welke provisie u wilt gaan boeken. U kiest bijvoorbeeld Boek nu MIJ en Boek nu SA onder de sectie Details Afsluitprovisie. Controleer en, eventueel, corrigeer de automatisch berekende bedragen die u wilt boeken. Vervolgens kiest u de optie Opslaan uit het Acties menu Provisie voor een produkt los boeken Nu de berekende provisie is klaargezet, kunt u daadwerkelijk de actie Boek Provisie uitvoeren. U kiest hiervoor de optie Boek Provisie. Deze vindt u in het Acties menu op de dialoog Hypotheek. U kunt eventueel de boekdatum aanpassen. Deze bepaalt de Boekperiode van de boekstukken en de Rekening Courant Perioden. Afbeelding 13.0 Als standaard omschrijving zal in het aangemaakte boekstuk en de corresponderende rekening courant regel van Maatschappij, Subagent en Producent de omschrijving Afsluit opgenomen worden. Gaat het om een aanvulling dan kunt u in het dataveld 70

71 Omschrijving bijvoorbeeld tevens de term Aanvulling weergeven. De omschrijving op het Boekstuk wordt dan Afsluit Aanvulling. Indien u OK kiest ter afsluiting, zullen de boekingen direct verwerkt worden. Het dataveld Direkt Verwerken staat immers standaard aangevinkt. Na afloop zal de boekingsnota voor de Subagent en Producent aangemaakt worden. U kunt deze afdrukken. In het Referenties menu van de dialoog Hypotheek, treft u nu de betreffende Boekstukken en Nota s aan. In de rekening couranten voor Maatschappij, Subagent en/of Producent zijn regels verschenen voor de zojuist verwerkte boekingen Provisies voor meerdere produkten van een Mij tegelijk boeken In de Boekhouding in UBizz opent u de map Afsluitprovisies Te Boeken. U kunt hier per Maatschappij de afsluitprovisies klaarzetten die moeten worden geboekt en ze bewaren voor een volgende keer. In het dataveld Omschrijving geeft u de naam van de betreffende Maatschappij aan. Dit is handig indien u een boeking later wilt opzoeken. Afbeelding 13.1 Kies nu de produkten die u wilt boeken in de Afsluitprovisielijst (in het voorbeeld staat er slechts één, de hypotheek van de heer Witteman). Het gaat om produkten voor de aangegeven Maatschappij, waarbij op de dialoog achter het dataveld Provisie het dataveld Boek Nu MIJ of Boek Nu SA staat aangevinkt, aangevuld met een bedrag. Als u de juiste produkten hebt geselecteerd, past u de boekdatum aan. De boekdatum bepaalt de Boekperiode van de boekstukken en de Rekening Courant Perioden. U past eventueel de Omschrijving van de boeking aan en slaat de gegevens op. 71

72 De reeks-boeking wordt uitgevoerd door Verwerk uit het Acties menu te kiezen. Afbeelding 13.2 Als na een tijdje de wachtdialoog verdwijnt, zijn alle produkten uit de lijst verdwenen. UBizz heeft voor u op ieder produkt de actie Boek Provisie uitgevoerd. Als er nog items in de Afsluitprovisielijst blijven staan, dan is er iets mis met deze items. U opent deze items één voor één en u kiest op ieder produkt handmatig de actie Boek Provisie uit het Acties menu. UBizz meldt dan wat de fout is, die er de oorzaak van is dat de boeking is mislukt. De foutmelding kan bijvoorbeeld zijn: dagboek Maatschappij onbekend. In dat geval is er voor Maatschappij X geen Debiteur/Crediteur bekend met een koppeling naar een Inkoopboek, etc. 72