ONZE WAARDEN EN NORMEN

Transcriptie

1 ONZE WRDEN EN NORMEN DE BSIS N ONS SUCCES Gedragscode Editie III 1

2 Beste collega s, Het is iets langer dan tien jaar geleden dat wij voor het eerst het boekje Onze waarden en normen introduceerden in Deze twaalf jaar is een tijd geweest van verbazingwekkende verandering in ons bedrijf, onze industrie en zelfs in onze wereld. We werden geconfronteerd, en zullen dat blijven worden, met nieuwe technologie, nieuw leiderschap, nieuwe organisatiestructuren, nieuwe bedrijfsmodellen en nieuwe manieren om zaken te doen op elk niveau van ons bedrijf. En toch, als ik zo door dit boekje blader, sta ik versteld van de onwrikbaarheid van onze fundamentele waarden en normen, die onze operations effectief blijven sturen in deze snel veranderende omgeving. Eerlijkheid, integriteit en hoge gedragsmaatstaven blijven de basis waar we het nieuwe bedrijf op bouwen. De derde editie van Onze waarden en normen herhaalt die blijvende waarden en normen, en vernieuwt deze waar nodig om nieuwe uitdagingen te beslaan. Zo zult u bijvoorbeeld in deze editie normen vinden over het gebruik van sociale media, maar ook versterkte normen over privacy. Ik vraag u de tijd te nemen om deze editie van Onze waarden en normen grondig door te nemen, en te reflecteren hoe ieder van ons deze ethiek en integriteit verder uit kan dragen in de manieren waarop wij patiënten van dienst zijn. Onze missie is om te ontdekken, te ontwikkelen en innovatieve producten en diensten te bieden die levens redden en verbeteren. Hoe we ook veranderen en groeien, de kern van wie we zijn, in de vorm van onze waarden en normen, zal niet veranderen. En die waarden en normen zullen altijd de basis zijn van het succes van ons bedrijf. Met vriendelijke groet, Kenneth C. Frazier Chairman, President en Chief Executive Officer 1

3 NULLENDE SSISTENTIE Bronnen voor onze werknemers Supervisor of manager U dient te starten door de persoon te raadplegen die uw verantwoordelijkheidsgebied het beste begrijpt: uw supervisor. Human Resources (Personeelszaken) oor werknemers gerelateerde vragen, zoals bezorgdheden betreffende het management en/of andere werknemers, dient u contact op te nemen met de Human Resources vertegenwoordiger van uw locatie. Legal Department (Juridische afdeling) De Legal Department kan richtlijnen bieden over vragen betreffende wetgeving en acceptabele bedrijfspraktijken. Juristen zijn toegewezen aan iedere bedrijfsgroep. Financieel directeur oor vragen betreffende financiële zaken, kunt u contact opnemen met de Financieel directeur toegewezen aan uw bedrijfsunit. Global Compliance Organization (Globale compliantie organisatie) Onze divisie, regionale en landelijke compliance managers kunnen u helpen bij zaken omtrent ons beleid en bedrijfspraktijken. Daarnaast kunnen vertegenwoordigers u assisteren van onze Global Compliance Organization, inclusief de Office of Ethics (Kantoor van ethiek), Privacy Office (Privacykantoor) en Global Safety and the Environment (Globale veiligheid en het milieu). Office of Ethics Er kunnen zich situaties voordoen waarbij u er de voorkeur aan geeft om uw vragen of bezorgdheden over onze waarden en normen te bespreken met iemand van buiten uw divisie/locatie. De Office of Ethics is een beschikbare bedrijfsbron om dergelijke vragen te beantwoorden of bezorgdheden te behandelen. Wij moedigen u aan om wanneer dan ook contact op te nemen met de Office of Ethics voor zaken die gerelateerd zijn aan onze waarden en normen, of om bezorgdheden te bespreken over mogelijke overtredingen van onze normen, wetten of voorschriften. Iedere werknemer of derde partij die zaken betreffende het bedrijfspraktijk aan de orde brengt, zal tegen vergeldingsacties worden beschermd. Deze bescherming geldt ook voor iedere persoon die informatie uitgeeft met betrekking tot een onderzoek. OM CONTCT OP TE NEMEN MET DE OFFICE OF ETHICS Gratis telefoonnummer: 1 (800) ertrouwelijk faxnummer: 1 (908) maureen.mcgirr@merck.com De dviceline (dvieslijn) De dviceline is onze confidentiële buitenlijn die tot uw beschikking staat om bezorgdheden en mogelijke overtredingen van onze waarden en normen aan te kaarten. Het is 24-uur per dag, zeven dagen per week bereikbaar. ertalers zijn beschikbaar om u bij te staan. OM CONTCT OPTE NEMEN MET DE DICELINE Online toegang via Rechtstreeks gratis telefoonnr.: 1 (877) Bel collect door contact op te nemen met uw lokale telefoniste en vraag doorverbonden te worden met 1 (704) uditcomité van de Board of Directors Het auditcomité van de Board of Directors heeft een proces gecreëerd waarbij werknemers een klacht aan de orde kunnen stellen over accounting, interne controles of auditing zaken bij het auditcomité, en voor de confidentiële of anonieme inbreng van zaken over verdachte accounting of auditing. ls u vragen of bezorgdheden wilt voorleggen aan het auditcomité, kunt u dat doen door contact op te nemen met de Office of Ethics, of de dviceline via de bovenstaande telefoonnummers. Uw zorg zal worden doorgestuurd naar de voorzitter van het auditcomité van de Board. INHOUDSOPGE Inleiding 4 Hulpbronnen 6 Onze klanten 7 Kwaliteit, product en service 7 Negatieve ervaringen of klachten over productkwaliteit 7 Eerlijke communicatie 7 Klinisch onderzoek 8 Wetenschappelijke en academische integriteit 9 Post-marketing klinisch onderzoek 9 Giften en gastvrijheid 9 Geven van giften 9 Ontvangen van giften 10 Maaltijden aanbieden en andere vormen van gastvrijheid 11 Uitnodigingen voor conferenties/symposia 11 Eerlijke concurrentie 12 erzamelen van concurrentiegegevens 12 Databescherming en privacy van patiënt/consument 13 Onze medewerkers 15 Onze werkomgeving 15 Privacy van medewerkers 15 Eerlijke behandeling 16 Gezondheid en veiligheid 16 Drugs- en alcoholmisbruik 16 Intimidatie op de werkplek 17 Geweld op de werkvloer 17 Seksuele intimidatie 17 In dienst nemen van familie en vrienden 18 Onze aandeelhouders 19 Belangenverstrengeling 19 Gebruik van bedrijfseigendommen 20 Persoonlijk gebruik van communicatiemiddelen 20 Gebruik van sociale media 21 Bescherming van bedrijfsinformatie 22 Juistheid van boeken/bestanden 23 Juistheid van openbaarmakingen 23 Handel met voorkennis 24 Onze leveranciers 25 Selectie van leveranciers 25 Behandeling van leveranciers 25 Ontvangen van giften 25 ccepteren van maaltijden of andere vormen van gastvrijheid 26 Onze gemeenschappen en samenleving 27 Liefdadigheid en investering in gemeenschap 27 Mensenrechten 27 Openbare communicatie 28 Zorg voor het milieu 28 Operationele praktijken 29 Welzijn van dieren 29 Ongepaste betalingen 29 Gebruik en selectie van agenten 30 Naleving van wetgeving, regels en voorschriften 30 merikaanse gezondheidszorgwetgeving 30 Boycotten 31 Economische sancties en andere import/export bepalingen 31 Politieke activiteiten 31 Zorgen melden 32 Onderzoek naar mogelijk wangedrag 33 nonimiteit en vertrouwelijkheid 33 ergeldingen 34 Management verantwoordelijkheden voor creatie van cultuur waarin het veilig is om te praten 34 Richtlijnen voor het aankaarten van bezorgdheden 35 Richtlijnen voor het ontvangen van bezorgdheden 35 erklarende woordenlijst

4 INLEIDING DOEL Onze waarden en normen zijn altijd de basis geweest van ons succes. Deze wekken vertrouwen bij de medische gemeenschap, overheid, autoriteiten, financiële markten, onze klanten, consumenten en patiënten - die allemaal essentieel zijn voor ons succes. Nog belangrijker is dat deze waarden het geloof en vertrouwen inspireren van onze medewerkers - wat in ieder van ons een gevoel van trots wekt en de wil om geweldige dingen te bereiken. Ja, wij geven veel om de behaalde resultaten. Maar wij geven net zo veel om hoe wij deze behalen. De afgelopen jaren hebben grote verandering gebracht in de manier waarop wij onze zaken doen. Maar hoe we ook veranderen en groeien, de kern van wie wij zijn blijft altijd hetzelfde - het bieden van innovatieve, distinctieve producten en diensten die levens redden en verbeteren. Wij proberen nooit te vergeten dat medicatie voor de mensen is. Het is niet voor de winst. De winst volgt, en als we dat hebben onthouden, zal het nooit wegblijven. Hoe kunnen wij de beste medicatie bij ieder mens brengen? Wij kunnen niet stilzitten totdat er met onze hulp een manier is gevonden om onze beste prestaties aan iedereen te bieden. George W. Merck De bovenstaande uitspraak van George W. Merck in 1950, dat medicatie voor de mensen is, geeft onze waarden en ambities weer. Maar soms is het niet duidelijk wat het betekent in onze dagelijkse activiteiten en beslissingen als leden van onze gemeenschap. Dit boekje illustreert hoe onze waarden worden toegepast in gedragingen bij elk van onze belangrijkste stakeholders: klanten, werknemers, aandeelhouders, leveranciers en gemeenschappen. Toepasbaarheid Deze gedragscode en al het relevante bedrijfsbeleid zijn op iedereen van toepassing die namens het bedrijf zaken doet - inclusief medewerkers, executive officers (bijv. chief executive officer, chief financial officer, controller, etc.), leden van de Board of Directors, agenten, consultants, ingehuurde krachten of anderen, bij het omgaan met bedrijfszaken. Indien uitzonderlijke medewerkerssituaties een vrijstelling vereisen van de bedrijfsnormen, dient die vrijstelling behandeld te worden door een manager met de juiste autorisatie. Executive officers of leden van de Board of Directors kunnen alleen een vrijstelling krijgen door de Board of Directors of een Boardcomité. Een dergelijke vrijstelling moet legaal zijn en direct bekend worden gemaakt bij de aandeelhouders. Toerekenbaarheid Ieder van ons is verantwoordelijk voor het toepassen van de in deze code uitgeschreven waarden en normen, voor naleving van relevant bedrijfsbeleid en voor het aankaarten van vragen of bezorgdheden betreffende het al dan niet voldoen aan de normen. Overtreding van de code kan resulteren in een verscheidenheid aan correctieve acties, en kan in sommige gevallen resulteren in disciplinaire actie tot, en inclusief ontslag. Beschikbaarheid Wij geloven dat al onze stakeholders recht hebben op kennis over onze bedrijfspraktijken. Het boekje Onze waarden en normen is openbaar. -- Onze klanten Ons bedrijf draait om het beschermen en verbeteren van menselijk leven en diergezondheid. l onze acties moeten worden gemeten door ons succes in het behalen van dit doel. Wij waarderen ons vermogen om patiënten en consumenten van dienst te zijn, die profijt kunnen hebben bij het juiste gebruik van onze producten en diensten. We zijn toegewijd aan het bieden van professionele excellentie en gezondheidssystemen van het hoogste niveau. Wij streven er naar om de belangrijkste behoefte van gezondheidszorgprofessionals en consumenten te identificeren, en we wijden onze bronnen aan het tegemoet komen aan deze behoefte. Wij geloven dat al onze stakeholders recht hebben op kennis over onze bedrijfspraktijken. Onze medewerkers Ons vermogen om te slagen is afhankelijk van de integriteit, kennis, verbeeldingskracht, vaardigheid, diversiteit, flexibiliteit en teamwork van onze werknemers. Daarom streven we er naar een omgeving te creëren van wederzijds respect, aanmoediging en teamwerk - een werkomgeving die toewijding en prestatie beloont en tracht te voldoen aan de behoeften van medewerkers. Wij proberen een werkplaatsatmosfeer te bieden die hooggetalenteerde mensen aantrekt en hen bijstaat in het ontplooien van hun potentieel. Ieder van ons is verantwoordelijk voor het creëren van een klimaat van vertrouwen en respect, en het promoten van een productieve werkomgeving. Deze verantwoordelijkheden zijn ingelijfd in onze leiderschapsgedragingen. Zie pagina 40. Het boekje Onze waarden en normen is openbaar. ONZE WRDEN EN NORMEN Onze aandeelhouders Wij herkennen dat ons vermogen om onze doelen te behalen afhankelijk is van het in stand houden van een financiële prestatie die investering aanmoedigt in marktleidend onderzoek en ontwikkeling. Dit stelt ons in staat om effectieve producten en innovatieve diensten te leveren. We streven er naar om eerlijke, accurate en tijdige informatie te leveren aan onze aandeelhouders over onze prestaties en om heldere bekendmakingen te doen in alle openbare rapporten en communicatie. Onze leveranciers Wij geloven in het ontwikkelen van wederzijds profijtelijke relaties met onze leveranciers. Wij herkennen dat ze belangrijke partners zijn in ons succes en we behandelen ze eerlijk, rechtvaardig en met respect. Wij verwachten ook dat ze zakelijke activiteiten voor of namens het bedrijf in overeenstemming doen met bedrijfswaarden en -normen die overeenkomen met die van ons. Onze gemeenschappen en samenleving Een goede Corporate Citizen zijn wil zeggen dat we van toepassing zijnde wetten, regels en bepalingen naleven. Daarnaast dienen we onze maatschappij, van de lokale gemeenschappen waar we werken, tot op nationale en internationale niveaus, door programma s te sponsoren, inclusief programma s die gezondheid verbeteren en duurzaamheid van het milieu promoten. l onze activiteiten worden geleid door ons zakelijk verantwoordelijkheidsprincipe: Helping the world be well (De wereld helpen gezond te zijn). ls u vragen of bezorgdheden hebt, ga dan naar de pagina met aanvullende assistentie. 4 5

5 BRONNEN ONZE KLNTEN Geen richtlijn, hoe gedetailleerd dan ook, kan alle uitdagingen beslaan waar wij in ons werk te maken mee kunnen krijgen. Daarom zijn er aanvullende bronnen die we kunnen gebruiken wanneer we vragen hebben over zakelijk gedrag. Dit boekje dient als handleiding voor onze normen, inclusief veel gestelde vragen, en is niet bedoeld als allesomvattende beschrijving van ons bedrijfsbeleid en normen. In dit boekje zult u antwoorden vinden op echte vragen van werknemers. anvullende informatie op een aantal zaken kan worden gevonden bij het relevante bedrijfsbeleid. ls uw vragen niet volledig in deze bronnen worden beantwoord, is de volgende stap de vraag voor te leggen aan uw manager. ndere bronnen staan u ook ter beschikking - inclusief specialisten in Legal Finance, Corporate udit, Human Resources, Global Compliance, de Office of Ethics en de dviceline. (oor meer informatie over het contact opnemen met en gebruik maken van deze bronnen, gaat u naar de pagina met aanvullende assistentie.) U kunt al deze bronnen gebruiken wanneer u verduidelijking nodig hebt over beleid, hulp nodig hebt bij omgaan met grijze gebieden, of wanneer u bezorgd bent over mogelijke overtredingen van onze normen, wetten en bepalingen. BESLUITNME TEST De besluitname test is een verzameling criteria die u kunt gebruiken bij het bepalen van het juiste actieplan. Stel uzelf gewoon de volgende vraag: Is de actie legaal? oldoet het aan de beschrijving van onze normen en ons beleid? oldoet het aan het idee achter onze normen en ons beleid? Hoe zou het in de krant overkomen? Zou het ongepast lijken of u in verlegenheid brengen? ls u er niet zeker van bent wat te doen, neem dan contact op met uw manager en de bronnen beschreven op de pagina met aanvullende assistentie voor richtlijnen. Maak bij het zoeken naar antwoorden op vragen over zakelijk gedrag, gebruik van de zakelijke hulpbronnen zoals aangegeven in dit boekje. eel van deze onderwerpen lijken niet op mij van toepassing te zijn. Waarom heeft dit boekje betrekking op mij? ls bedrijfsbreed document zullen sommige secties en onderwerpen relevanter zijn voor bepaalde functies of afdelingen dan andere. Het kan echter handig zijn om er bewust van te zijn hoe zaken gedaan worden in verschillende gebieden van het bedrijf. Waarom hebben we één boekje over normen? Waarom hebben we geen regionale boekjes die zaken behandelen die relevanter zijn voor bepaalde locaties? Onze waarden en normen zijn universeel. We streven er naar om op elke locatie zaken te doen met dezelfde hoge ethische normen. Tegelijk weten we dat de werkelijke toepassing van deze normen, wetten en bepalingen per locatie kan verschillen. Het bedrijf biedt hulpbronnen om de specifieke zaken te behandelen binnen een bepaalde regio. Naast de bedrijfsbrede bronnen zoals Global Compliance Organization, de Office of Ethics en de dviceline, kunt u ook uw manager, de vertegenwoordiger van personeelszaken, de divisie jurist, uw regionale financieel directeur en compliance officers van de divisie, regio of land raadplegen. Ik ben een manager en één van mijn medewerkers heeft bij mij een bedrijfsethische zaak aangekaart. Ik weet niet zeker hoe ik met de situatie moet omgaan. Welke bronnen kan ik gebruiken? In de meeste gevallen is de beste eerste stap het benaderen van uw eigen manager. Daarnaast is de Office of Ethics beschikbaar om u bij te staan bij bedrijfsethische zaken, en kan u helpen bij het vinden van een oplossing op uw probleem. PRODUCT- EN SERICEKWLITEIT Wij zijn toegewijd aan het voldoen aan of overtreffen van de eisen van onze klanten en autoriteiten betreffende onderzoek, ontwikkeling, productie, verpakken, testen, bevoorrading en marketing van onze producten. Kwaliteit betekent constant voldoen aan eisen en verwachtingen door binnen een acceptabel tijdsframe producten en diensten te leveren van de hoogste kwaliteit. Onze klanten omvatten patiënten, consumenten, gezondheidszorg professionals, gezondheidszorgorganisaties, overheid, groothandelaren en distributeurs. erbetering van kwaliteit binnen alle gebieden van ons bedrijf, van productonderzoek in onze laboratoria tot patiëntgebruik van onze producten en diensten, is noodzakelijk voor het bieden van innovatieve producten en diensten die de kwaliteit van het leven verbeteren. Het behalen van onze kwaliteitsdoelen is afhankelijk van ons vermogen om te luisteren naar de klanten en de klantbehoefte te respecteren in iedere bedrijfsactiviteit. We lopen achter op schema en staan erg onder druk. Mogen we een paar productiestappen overslaan om de productie te versnellen? Waarschijnlijk niet. Hoewel we er naar streven om productieprocessen zo effectief mogelijk te maken, moeten we altijd de juiste kanalen volgen voor toestemming om bestaande productieprocedures aan te passen. Sommige stappen zijn opgelegd door de overheid. ndere stappen kunnen vereist zijn om te voldoen aan onze kwaliteitsstandaard. Het is mogelijk dat hoewel de stap onnodig lijkt, deze een belangrijke kwaliteitsfunctie is. Indien u meer vragen hebt - of om een suggestie te doen om het proces te verbeteren - overleg dan met uw manager of het hoofd van Quality Operations op uw locatie voordat u actie onderneemt. Negatieve ervaringen of klachten over productkwaliteit We hebben allemaal een rol te vervullen om het bedrijf te ondersteunen bij het behalen van het doel om de menselijke gezondheid te verbeteren. Eén van onze belangrijkste verantwoordelijkheden is het bedrijf op de hoogte te houden van negatieve ervaringen (in het Engels dverse Experiences, afgekort E) en klachten over productkwaliteit (Product Quality Complaints, afgekort PQC). We zijn allemaal verplicht om iedere E of PQC te rapporteren die geassocieerd is met het gebruik van onze producten, inclusief medicatie op recept, vrij verkrijgbare medicatie (Over-The-Counter, afgekort OTC) en diergezondheidproducten. We streven er naar producten, diensten en informatie van hoge kwaliteit te leveren. Op een feest noemde een van de gasten een bijwerking van een van onze medicatie. Moet dit echt worden gemeld aan het bedrijf? Ja, u dient dit incident direct te melden. Ter bescherming van de patiënt moeten we op de hoogte zijn van alle claims van negatieve ervaringen. Neem binnen 24-uur na het horen over de ervaring contact op met een lid van het team van Designated Points of Contact (DPOC) met de informatie. U kunt ook contact opnemen met uw manager of de Office of Ethics, die u zullen doorverwijzen naar de juiste bronnen. EERLIJKE COMMUNICTIE Levens hangen niet alleen af van de kwaliteit van onze producten en diensten, maar ook van de kwaliteit van informatie die wij bieden aan de medische gemeenschap en het algemene publiek. Geboden informatie aan onze klanten over onze producten en diensten, inclusief beschikbaarheid en levering, moet bruikbaar en accuraat zijn, ondersteund worden door wetenschappelijk onderzoek waar relevant en op een eerlijke, oprechte manier en via de juiste kanalen worden gepresenteerd. Dat wil zeggen dat promotionele communicatie betreffende medicatie op recept, biologische middelen en vaccins een beschrijving bevatten over het gebruik of de aanbevolen dosis en tevens (behalve wanneer anders vereist door wet- of regelgeving) een opsomming van de bijwerkingen, voorzorgsmaatregelen, waarschuwingen en contraindicaties, naast de effectiviteit voor het beschreven geïndiceerde gebruik. Wij communiceren niet in het openbaar met het doel producten te promoten voor een gebruik die nog niet zijn goedgekeurd voor dat gebruik. Dit beperkt ons echter niet in het uitwisselen van volledige en juiste wetenschappelijke informatie betreffend het product, inclusief verspreiding van onderzoeksuitkomsten in wetenschappelijke en andere communicatiemedia. 6 7

6 ONZE KLNTEN Ik ben een verkoopvertegenwoordiger voor een van onze farmaceutische producten, en ik weet dat ik het product eigenlijk niet mag aanmoedigen of promoten op een manier die niet consistent is met het label. Maar als een arts mij vragen gaat stellen over het gebruik, mag ik hem dan doorverwijzen naar onderzoeken en naar andere artsen die dergelijk gebruik ook voorschrijven? In het algemeen mogen onze verkoopvertegenwoordigers geen informatie aan artsen bieden die niet consistent is met het bijgeleverde label. U dient de arts te adviseren dat ons bedrijf het gebruik van het product niet aanraadt voor doelen anders dan die op het productlabel staan. ls de arts echter aanvullende informatie wenst over dit onderwerp, kunt u zijn verzoek doorsturen naar onze Medical Services Department. Deze afdeling is geautoriseerd om, onder bepaalde omstandigheden, dergelijke informatie direct aan artsen te geven. Hoe moeten we omgaan met het verzoek om samples die niet gepast lijken, bijvoorbeeld JNUI verzocht door een orthopeed? ls u reden hebt te geloven dat de arts de samples gebruikt op een manier die niet overeenkomt met ons bedrijfsbeleid, moedigen wij u aan om opheldering te vragen voor de reden van het verzoek van de arts. Indien u bepaalt dat het verzoek ongepast is, bijvoorbeeld wanneer de sample niet door de arts zal worden gebruikt voor zijn of haar patiënten om het product in de praktijk te evalueren, mag u de sample niet geven. Ongepast gebruik van farmaceutische samples schenden het bedrijfsbeleid en kan illegaal zijn. U dient het bedrijfsbeleid te verduidelijken naar de arts toe en het verzoek van de arts melden bij uw manager voor verder onderzoek. Ik werk met een organisatie van een klant die een eigen gedragscode heeft. In sommige gevallen vereist hun code dat ik mij, als hun leverancier, houd aan hun normen. Welke code moet ik volgen? Ons bedrijf doet er alles aan om de gezondheid en veiligheid van deelnemers aan klinisch onderzoek te beschermen. Deze twee meisjes maakten onderdeel uit van het onderzoek SINGULIR, de behandeling van het bedrijf voor astma in patiënten vanaf 12 maanden en seizoensgebonden allergische rhinitis in patiënten vanaf 2 jaar. ls medewerker van ons bedrijf moet u onze normen volgen in alle zakelijke situaties. ls farmaceutisch bedrijf hebben wij een zeer uitvoerige code met zeer hoge normen. Soms kunnen zich echter situaties voordoen waar klanteisen strenger zijn, zoals een volledig verbod op geschenken of zelfs bescheiden entertainment. In die gevallen dient u de normen van de klant te volgen in aanvulling op de onze. KLINISCH ONDERZOEK Klinisch onderzoek bepaalt de veiligheid en effectiviteit van onze producten in vrijwilligers die deelnemen aan ons onderzoek. Het is daarom van cruciaal belang dat we deze onderzoeken uitvoeren met in achtneming van de gezondheid en veiligheid van deelnemers tijdens het vergroten van de interesse van de wetenschap en de maatschappij. Gedetailleerde normen en richtlijnen zijn beschikbaar over klinisch onderzoek en productprotocols. Ik zit in de verkoop en marketing en een arts heeft mij gevraagd of hij onze samples mag gebruiken om een klein klinisch onderzoek te doen onder een groep patiënten. Is dit acceptabel? Nee. Samples mogen niet worden gebruikt voor klinisch onderzoek. Gedetailleerde normen en richtlijnen zijn beschikbaar over klinisch onderzoek en protocols. Hoewel het bedrijf normaal gesproken het product levert aan studiesites in overeenstemming met het klinisch onderzoeksprotocol in door het bedrijf gesponsorde onderzoeken, wordt dit product geleverd via de bedrijfsgroep die het onderzoek beheert (bijvoorbeeld MRL) en niet via de verkoop- of marketingafdeling. U kunt contact opnemen met de Medical Department of uw regionale of landelijke compliance officer voor meer informatie. Wetenschappelijke en academische integriteit Wij begrijpen en respecteren de rol van onafhankelijk wetenschappelijk en academisch onderzoek en debat voor medische, wetenschappelijke en menselijke vooruitgang. Daarom zullen we bij alle onderzoeksinspanningen die gesponsord worden door het bedrijf, ons onthouden van ongepaste pogingen om de resultaten en conclusies van dergelijke onderzoeken te beïnvloeden. Klinisch onderzoek zal worden uitgevoerd onder de directie van gekwalificeerd medisch en wetenschappelijk personeel en volgens de hoge normen van medische en klinische ethiek. Nauwe samenwerking en interactie met de medische en wetenschappelijke gemeenschap is essentieel voor onze missie - om de gezondheid van de mens te verbeteren door de maatschappij nieuwe en effectieve medicatie te bieden, inclusief vaccins. l dergelijke interacties dienen te worden aangestuurd door de volgende principes: lle door het bedrijf, inclusief dochterondernemingen, gesponsorde of gesteunde activiteiten met betrekking tot de medische en wetenschappelijke gemeenschap, dienen overeen te komen met de industriële codes, moeten een goed beschreven zakelijk doel hebben, en moeten worden geïmplementeerd volgens de hoogste normen van ethiek en integriteit, met de uiterste zorg voor de gezondheid en veiligheid van de patiënten. Post-marketing klinisch onderzoek Post-marketing klinisch onderzoek helpt ons meer te weten te komen over de veiligheid en effectiviteit van onze producten. Ze bieden belangrijke informatie, zodat praktiserende artsen, derde partij betalers en belangrijke beslissers bekend zijn met het juiste gebruik van onze producten. Een arts informeerde me over het feit dat een concurrent hem betaalt voor ieder recept dat hij voorschrijft met hun product. Is dit acceptabel om te doen? Nee, dit is geen acceptabel gebruik. Het kan echter voorkomen als de arts deelneemt aan een bonafide post-marketing klinisch onderzoek. In dat geval kan het gepast zijn om de arts te vergoeden voor zijn extra werk voor deelname aan het onderzoek, maar dit is niet gerelateerd aan het voorschrijven van recepten door de arts. Ik geloof dat ik in staat ben om een belangrijke arts over te halen om over te gaan van een product van de concurrent, naar het voorschrijven van een product van ons, als ik hem aanmoedig om een observatief onderzoek te doen om ervaring te krijgen met ons product. Is dit een acceptabel gebruik. Nee. Observatieve programma s met ons product mogen niet worden gebruikt om een arts over te halen patiëntrecepten voor te (blijven) schrijven voor onze producten. Observatieve programma s mogen ook niet worden gebruikt als zij deze schijn hebben. Observatieve programma s mogen alleen worden gebruikt voor het verzamelen van data die het bedrijf en artsen helpen patiëntzorg te verbeteren door directe observatie van de werking van het product in een klinische setting. Er moet een contract met de arts en geschreven protocols bestaan die de behoefte voor de data indentificeren en die beschrijven hoe programmaresultaten zullen worden gebruikt. GIFTEN EN GSTRIJHEID Geven van giften Wij geloven in het concurreren via de voortreffelijkheid van onze producten en diensten, en willen iedere schijn van ongepast gedrag met onze klanten voorkomen. Het schenken van giften, of het nu in contante gelden of anders is, inclusief diensten aan klanten, roept serieuze vragen op over belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling. Daarom is het geven van geschenken verboden, behalve wanneer het voldoet aan de hieronder gespecificeerde uitzonderingen: Wij herkennen dat in er sommige culturen aanleidingen zijn waar het geven van geschenken gebruikelijk is en verwacht wordt. Beslissingen over dergelijke situaties moeten grondig overwogen worden, en vooraf moet schriftelijke toestemming worden verkregen van uw manager voordat u verder kunt gaan. an klanten die arts zijn: Omdat we het vertrouwen dat het publiek heeft in artsen om beslissingen te nemen die volledig gebaseerd zijn op de gezondheid van de patiënt, schenken wij geen giften of andere stimulansen aan onze klanten die arts zijn. ls onderdeel van het informeren van artsen over onze producten, kunnen we educatie en oefenartikelen aanbieden, zolang deze van nominale waarde en medisch relevant zijn, bijvoorbeeld medische tekstboeken en andere artikelen die een eerlijke educatieve functie hebben, als dit is toegestaan in het land. Daarnaast kunnen 8 9

7 ONZE KLNTEN We mogen maaltijden of bescheiden sociale entertainment accepteren, op voorwaarde dat deze voldoen aan de criteria van het bedrijf. promotionele artikelen van nominale waarde ook toegestaan zijn (bijv. pennen, notitieblokken, agenda s enz.), op voorwaarde dat ze gerelateerd zijn aan de praktijk van een arts. Onthoud dat sommige locaties strikter beleid hebben gebaseerd op lokale wetgeving of industriële codes betreffende geschenken aan artsen. Overleg alstublieft met uw lokale/regionale jurist voor aanvullende richtlijnen. an andere klanten: Naast artsen interacteren we ook met andere belangrijke klanten, inclusief groothandelaren, distributeurs en winkeliers. Met betrekking tot deze klanten zijn alleen zakelijk gerelateerde artikelen van nominale waarde toegestaan. Giften aan deze klanten moeten in overeenstemming zijn met lokale wetten, bedrijfsbeleid en relevante industriële codes. Neem voor aanvullende assistentie en richtlijnen alstublieft contact op met uw lokale juridsche vertegenwoordiger en/of uw lokale compliance officer. Ik ben uitgenodigd voor de bruiloft van een belangrijke klant. In mijn cultuur is het de gewoonte dat gasten geld meenemen naar de bruiloft. Wat moet ik doen? Zijn niet-geldelijke geschenken acceptabel? Geldelijke en niet-geldelijke geschenken zijn verboden. U dient contact op te nemen met uw manager als u denkt dat een uitzondering op het bedrijfsbeleid gerechtvaardigd is. De hoofd-cardioloog in een groot ziekenhuis heeft om een donatie of apparatuur gevraagd voor de nieuwe hartbewakingsafdeling van het ziekenhuis. Zou een dergelijke donatie een overtreding zijn van onze zakelijke normen? Het kan gepast en gewenst zijn dat het bedrijf een contributie maakt om de kwaliteit van lokale gezondheidszorgfaciliteiten te verbeteren. U moet er echter zeker van zijn dat de juiste stappen voor uw locatie worden gevolgd. Neem contact op met uw compliance officer voor advies. Eén van mijn klanten is een goede vriend en we wisselen regelmatig waardevolle geschenken uit gedurende het cadeauseizoen. Kan ik hiermee door blijven gaan? Het bedrijf ontmoedigt geen vriendschappen met zakelijke partners, maar vraagt wel om discretie en goede beoordeling in dergelijke situaties. In sommige situaties kan het geschenk gepast zijn als het een persoonlijk geschenk is en er niet voor is betaald door het bedrijf, en de uitwisseling van de geschenken niet kan worden gezien als een belangenverstrengeling. U moet uw relatie melden aan uw manager. Uw manager zal de situatie bekijken en bepalen hoe met mogelijke belangenverstrengelingen moet worden omgesprongen op een manier overeenkomend met ons beleid op belangenverstrengeling. Het kan noodzakelijk zijn om de klant aan een andere bedrijfsmedewerker toe te wijzen. Overheidsfunctionarissen of medewerkers: Geschenken, maaltijden, gastvrijheid of andere voordelen In de meeste landen is het verboden om betalingen of wat dan ook van waarde te bieden om werk binnen te halen. Wees u er bewust van dat in de meeste gevallen, artsen worden gezien als overheidsfunctionarissen. Om deze reden vereist het schenken van giften, maaltijden, honoraria voor deelname aan congressen of symposia, of gelijke voordelen aan overheidsfunctionarissen aanvullende evaluatie om zeker te stellen dat er geen ongepaste betaling of voordeel wordt geboden. Daarnaast wenst het bedrijf alle schijn van ongepastheid te vermijden. Wetten over gepaste geschenken en gastvrijheid met betrekking tot deze groepen zijn complex en kunnen van land tot land verschillen - en zelfs binnen landen (bijvoorbeeld lokale tegenover nationale wetgeving). Daarom moet u contact opnemen met uw lokale of regionale compliance officer voordat u een geschenk, uitnodiging of ander willekeurig voordeel aanbiedt aan een overheidsmedewerker. Ontvangen van giften Het ontvangen van giften komt vaker voor bij leveranciersrelaties. Daarom kunnen gedetailleerde richtlijnen over het ontvangen van giften worden gevonden in het hoofdstuk Onze leveranciers op pagina 25. Maaltijden bieden en andere vormen van gastvrijheid We mogen zo nu en dan maaltijden of gastvrijheid aanbieden, aangenomen dat het: oor een bonafide zakenrelatie is; Samengaat met een educatief of zakelijk evenement/functie; Legaal is; Consistent is met de naleving van industriële codes; Consistent is met de beleidslijnen en de procedures van het bedrijf; Niet waarschijnlijk wordt gezien als een poging om een zakelijke beslissing te beïnvloeden; en Deze niet gênant is voor het bedrijf als deze openbaar bekend zal worden. In mijn land is het normaal om een arts mee naar een restaurant te nemen om onze producten te bespreken. Is dit acceptabel volgens ons beleid? De voorkeurslocatie voor het bespreken van producten is het kantoor van de arts of in een ziekenhuis of andere klinische setting. In bepaalde omstandigheden kan het gepast zijn om een discussie over een product te hebben buiten een dergelijke setting. ls u het gevoel hebt dat een dergelijke bespreking gerechtvaardigd is, moet u eerst toestemming krijgen van uw manager, en dergelijke toestemming dient de omstandigheden te specificeren zodat de gepaste controle- en toezichtsprocedures kunnen worden toegepast. UITNODIGINGEN OOR CONFERENTIES/SYMPOSI We zijn toegewijd aan het organiseren van en deelnemen aan educatieve programma s die medische en wetenschappelijke informatie uitwisselen. Wij herkennen het belang en verzekeren dat deze activiteiten op een gepaste en professionele manier plaatsvinden, met het ultieme doel patiëntenzorg te verbeteren. Echter, onze normen beslaan niet alle lokale wettelijke vereisten. Waar meer beperkende lokale wetten bestaan, hebben die voorrang. Ons doel in het ondersteunen van wetenschappelijke/ educatieve ontmoetingen is het verbeteren van patiëntenzorg. Dienovereenkomstig moet de vergaderagenda van toepassing zijn op de deelnemers en het wetenschapplijke doel van de bijeenkomst ondersteunen. De locatie moet worden gekozen op basis van reisgemak en kosten voor de deelnemers, en gepast zijn voor het soort bijeenkomst en publiek. Sponsorbeslissingen moeten in naleving zijn met lokale wetgeving, lokaal/regionaal bedrijfsbeleid en richtlijndocumenten en industriële codes; we moeten ook in overweging nemen of enkele deelnemers overheidsmedewerkers of functionarissen zijn, wat meer advies en begeleiding vereist. Wij betalen nooit reiskosten voor echtgenoten, of metgezellen van deelnemers. Wij betalen de reiskosten van een belangrijke opinieleider die op een door het bedrijf gesponsorde conferentie spreekt. Zij wil graag haar echtgenoot op eigen kosten meenemen. Is dit toegestaan? Een echtgenoot of ander gezelschap mag meereizen naar een conferentie, indien dit niet op de kosten van het bedrijf is. Dit betekent dat reis- en verblijfkosten, maaltijden en andere kosten geassocieerd met de aanwezigheid van de echtgenoot niet door het bedrijf worden gedragen. Het is echter inconsistent met het doel van deze evenementen om de echtgenoot of het gezelschap toe te staan de sessies of bijeenkomsten bij te wonen waar officiële zaken worden besproken. Kunnen wij het verzoek inwilligen van een arts om twee economy-class-tickets te betalen in plaats van één business-classticket voor deelname aan een conferentie? Nee, dat is niet toegestaan. De uitnodiging is voor de arts, en het bedrijf zal alleen kosten betalen die direct geassocieerd zijn met de deelname van de genodigde. Kunnen wij de reiskosten betalen voor het bijwonen van een bijeenkomst voor een arts die betrokken is bij het keuringsproces voor nieuwe medicatie? De wetgeving betreffende dergelijke activiteiten zijn complex en zullen verschillen, afhankelijk van een aantal factoren, zoals: Is de arts in dienst van de overheid? Is de arts een beslisser in het regulatorische keuringsproces? Is een productregistratie van het bedrijf in behandeling of wordt deze verwacht? Is er een schijn van ongepaste beïnvloeding? 10 11

8 ONZE KLNTEN Een evaluatie van de overeenkomst moet gedaan worden overeenkomend met onze procedures, om te bepalen of het bedrijf voor de reiskosten mag betalen. oor verdere richtlijnen kunt u contact opnemen met uw lokale of regionale compliance officer. an tijd tot tijd komen artsen die wij hebben uitgenodigd voor symposia niet opdagen of nemen zij niet volledig deel aan de evenementen zoals van hen wordt verwacht. Hoe moet ik met deze situaties omgaan? Bij het uitnodigen van een arts voor een symposium, dient u de verwachtingen te bespreken betreffende deelname aan bepaalde evenementen. Indien de aanwezigheid van een arts een probleem wordt, dient u eerst de waarde van een evenement met de arts te bespreken om zeker te stellen dat hij of zij zich realiseert wat hij of zij mist door het evenement niet volledig bij te wonen. Onthoud echter dat we geen controle hebben over de deelnemer of arts bij dergelijke evenementen. ls de aanwezigheid van de arts een probleem blijft, dient u de zaak te bespreken met uw manager om te bepalen of de arts moet worden uitgenodigd voor toekomstige evenementen. EERLIJKE CONCURRENTIE Wij geloven dat klanten en de samenleving als geheel profiteert van eerlijke, vrije en open markten. Daarom concurreren wij met de voortreffelijkheid van onze producten en diensten, en gaan wij geen overeenkomsten aan met onze concurrenten om prijzen vast te leggen of om op een andere wijze handel aan banden te leggen. Onze eerlijk concurrentie principes vereisen dat: We geen prijs of bodinformatie delen of uitwisselen met onze concurrenten. Dit omvat ook prijsbeleid, kortingen, promoties, royalties, garanties, en algemene verkoopvoorwaarden. Wanneer een concurrent dergelijk informatie aanbiedt, of dat nu in een handelsassociatiebijeenkomst is of in de wachtkamer van een arts, dienen wij het gesprek direct af te breken en de situatie onder de aandacht te brengen van de juridische afdeling. Hoewel de uitwisseling misschien onschuldig bedoeld is, kan het de schijn wekken van prijs-vastlegging of geknoei met bieden. We concurreren agressief in iedere markt voor iedere klant. Wij gaan geen overeenkomsten aan - noch algemene afspraken - met concurrenten over klanten, distributeurs of gebieden. Wij concurreren eerlijk en oprecht, en vertrouwen in de voortreffelijkheid van ons product. We zullen de producten of diensten van een concurrent niet foutief weergeven of vertekenen. Onze normen betreffende eerlijke concurrentie zijn tevens wettelijk vastgelegd in bijna ieder land waar wij opereren, en er zijn aanvullende wettelijke vereisten waar we aan moeten voldoen. Iedere manager moet zeker stellen dat werkgevers betrokken bij marketing, sales en inkoop op de hoogte zijn van onze geschreven normen en de intentie er van, en de van toepassing zijnde concurrentiewetten. Ik ben op een bijeenkomst van een handelsassociatie en verschillende leden bespreken een prijsstellingsstrategie. Wat moet ik doen? Wanneer zaken als prijsstellingstrategieën onder concurrenten worden besproken, is het mogelijk dat prijsafspraken of heimelijke verstandhoudingen plaatsvinden of de schijn daarvan. eel landen verbieden om deze reden het bespreken van prijsstellingen onder concurrenten. ls u zichzelf in deze positie bevindt, moet u zichzelf direct verontschuldigen van de bijeenkomst. U dient direct contact op te nemen met de juridische afdeling en vertellen wat u hebt waargenomen. erzamelen van concurrentiegegevens Wij concurreren eerlijk en oprecht. Wij verzamelen geen marktinformatie door misrepresentatie, diefstal of schending van privacy of dwang. In het algemeen kunt u informatie over concurrenten inwinnen uit acceptabele bronnen zoals klanten, consultants en zelfs concurrenten zelf onder gepast omstandigheden. U kunt bijvoorbeeld informatie verzamelen over concurrenten (i) uit het nieuws en andere openbare bronnen, zoals financiële overzichten ingediend bij de autoriteiten, (ii) door de producten en openbaar verkrijgbare marketingmateriaal van onze concurrenten te onderzoeken, (iii) van de klanten van de concurrent (behalve wanneer zij het verbod hebben gehad om informatie over de concurrent vrij te geven), of (iv) van uitstallingen van de concurrent bij conferenties en tradeshows. U mag geen medewerkers van het bedrijf aanmoedigen, die voorheen voor onze klanten of concurrentie werkten, om een contract of geheimhoudingsverklaring te schenden betreffende niet-openbare informatie van de concurrent. Omdat het moeilijk is precies in te schatten welke geheimhoudingsverplichtingen zijn overeengekomen, raden wij met klem af om de medewerkers van ons bedrijf die voorheen voor een concurrent werkten, te vragen naar informatie over hun voorgaande werkgever. U mag geen medewerkers van het bedrijf, zoals ondergeschikten of marketingconsultants, toestaan zichzelf of hun werk anders voor te doen bij het verzamelen van concurrentiegegevens. De relatie met het bedrijf dient bekend te worden gemaakt indien het redelijk is aan te nemen dat de bron dergelijke informatie niet zou delen, als hij of zij op de hoogte was geweest van de relatie met het bedrijf. U mag geen prijzen of andere gevoelige informatie direct van een concurrent ontvangen. Lokale wetgeving kan verschillen in de beschrijving van openbare en confidentiële informatie, dus verzeker u er van dat uw gedrag in naleving is van de lokale vereisten. Daarnaast is de regelgeving omtrent het verzamelen van informatie met betrekking tot biedingen voor de overheid vaak strenger. Neem contact op met uw manager of de juridische afdeling voor meer informatie. Wij hebben zojuist een werknemer aangenomen va de concurrent. Hoeveel informatie mag hij geven over zijn voormalige werkgever? We mogen de werkgever geen eigendoms- of confidentiële informatie laten geven over zijn voormalige werkgever, noch mogen we hierom vragen. Stel uzelf de vraag hoe comfortabel u zou voelen wanneer een voormalige medewerker van het bedrijf dergelijke informatie zou delen met een concurrent. Daarnaast zijn er juridische verwikkelingen betreffende de bekendmaking van confidentiële informatie van andere bedrijven. oor meer helderheid kunt u een gesprek aan gaan met uw manager of de juridische afdeling. Een oude klant, die ook een vriend is, vertelde me recentelijk over de vrijgavedatum van de nieuwste medicatie van de concurrent, wat nog geen openbare informatie is. Kan ik deze informatie delen met anderen in mijn district? Wat als ik wist dat de informatie was verkregen van de arts tijdens een consultants-vergadering? ls u weet, of als de omstandigheden duidelijk maken, dat de informatie in vertrouwen aan de klant is verteld, zoals gedurende een consultants-vergadering, dient u het bespreken van het onderwerp met de klant achterwege te laten. U mag de informatie niet doorgeven aan anderen in uw district, maar dient het gesprek onder de aandacht te brengen van uw manager, die het indien nodig zal bespreken met de juridische afdeling. Indien het om openbare informatie gaat is er geen probleem in het openlijk bespreken, in naleving van het beleid betreffende discussie van een product. DTBESCHERMING EN PRICY N PTIENT/ CONSUMENT Wij geloven in het belang van het respecteren van de privacy van iedereen met wie we zaken doen. Dit is in het bijzonder van toepassing voor klanten, patiënten en deelnemers aan klinisch onderzoek. Er bestaan momenten waarop legitiem onderzoek en zakendoen vereist dat het medisch dossier van een patiënt of de verzameling van persoonlijke informatie wordt bekeken. Onze toewijding aan privacy staat in het middelpunt van verscheidene operationele principes, inclusief, maar niet beperkt tot: Noodzaak We moeten het zakelijke doel voor het verzamelen of gebruiken van persoonlijke informatie identificeren, en waar mogelijk gebruik maken van niet-identificeerbare informatie. Kennisgeving en keuze We moeten personen tijdig in kennis stellen voordat persoonlijke informatie over hen wordt verzameld. Daarnaast moeten we in het algemeen personen het recht bieden om bezwaar te maken, of zich terug te trekken van het gebruik van hun persoonlijke informatie. Data integriteit Persoonlijke informatie moet accuraat, compleet en actueel gehouden worden zoals beschreven in overeenkomsten en kennisgevingen

9 ONZE KLNTEN ONZE WERKNEMERS Beveiliging en overdracht We moeten redelijke stappen nemen ter bescherming van persoonsgegevens tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging. Daarnaast vereist de overdracht van data naar het buitenland aanvullende beveiliging en toezicht. Het beschermen van persoonsgegevens is ook een juridische kwestie in bijna ieder land waar wij opereren. We moeten alle wettelijke vereisten naleven, naast onze eigen bedrijfsnormen. oor meer informatie kunt u contact opnemen met de Privacy Office. Wat wordt precies verstaan onder persoonlijke informatie? Hoewel de exacte definitie van persoonlijke informatie kan verschillen van land tot land, is het over het algemeen informatie die direct een individu identificeert, of die gebruikt kan worden om een individu te identificeren. Enkele voorbeelden zijn naam en initialen, geboortedatum, foto s, biometrische informatie, contact informatie, gezondheid gerelateerde informatie en persoonlijke karakteristieken. Dit is echter geen volledige lijst en meer gedetailleerde informatie kunt u vinden in het bedrijfsbeleid. Ik moet de effectiviteit van mijn verkoopinspanningen met betrekking tot het grootste regionale ziekenhuis demonstreren. De apotheker van het ziekenhuis heeft aangeboden om kopieën van voorgeschreven recepten met mij te delen, waarop persoonlijke informatie staat van patiënten. Is het voor mij acceptabel om deze bestanden op te vragen? Hoewel de wetgeving op bescherming van persoonsgegevens door apothekers per land kan verschillen, hebben veel landen wetten die de nadrukkelijke toestemming vereisen van de patiënten voor vrijgave van hun persoonsgegevens door de apotheker. In landen waar geen wet bestaat, zijn onze privacyprincipes van Noodzaak, kennisgeving en keuze van toepassing. Deze principes vereisen dat we alleen de minimale persoonlijke informatie verzamelen en ontvangen die we nodig hebben voor legitieme zakelijke doeleinden, dat de persoon over wie we persoonlijke informatie verzamelen in kennis is gesteld door de apotheker over de bedoelde vrijgave en hoe we deze informatie willen gebruiken, en dat de persoon geen bezwaar heeft gemaakt. Bespreek dit met vertegenwoordigers van de juridische afdeling of de Privacy Office om zeker te stellen dat de databenadering de lokale wetten en ons beleid naleeft. Ik plan een symposium en wil graag klanten uit meerdere landen uitnodigen. Ik heb toegang nodig tot informatie over klanten uit verschillende landen om de uitnodigingen te kunnen versturen. Zijn er speciale voorzorgsmaatregelen nodig bij het overdragen van informatie naar andere landen? eel landen hebben wetten op de bescherming van privacy en data, die van toepassing zijn wanneer u persoonlijke informatie over individuen overdraagt of ziet, of het nu om klanten, consumenten, patiënten, medewerkers of anderen gaat die aangesloten zijn bij het bedrijf. In sommige gevallen kan zelfs de overdracht van namen van personen van land tot land speciale autorisatie of aandacht vereisen. Neem contact op met de vertegenwoordiger van de Privacy Office van het land waar u informatie mee wilt uitwisselen voordat u actie onderneemt. ONZE WERKOMGEING Wij proberen een werkomgeving te bieden die hooggetalenteerde mensen aantrekt en behoudt, en hen bijstaat in het ontplooien van hun potentieel. Ieder van ons is verantwoordelijk voor het creëren van een klimaat van vertrouwen en respect, en het promoten van een productieve werkomgeving. Deze verantwoordelijkheden staan beschreven in onze leiderschapsgedragingen (zie pagina 40), die dienen als fundatie voor ons beleid, onze praktijken en onze processen van personeelszaken. De leiderschapsgedragingen benoemen specifieke gedragingen die van ons worden verwacht. Wij moedigen open communicatie aan door open te staan voor ideeën en zorgen van anderen, en wij bieden en ontvangen opbouwende feedback. Privacy van medewerkers Wij respecteren de privacy en waardigheid van onze collega s en bewaken de geheimhouding van medewerkersgegevens. Het bedrijf verzamelt en bewaart persoonlijke informatie die nodig is om functies te ondersteunen zoals arbeidsvoorwaarden, compensatie en salaris, en ook voor andere doeleinden zoals wettelijk vereist is en in overeenstemming is met de privacy kennisgevingen die wij bieden aan medewerkers. Wij zullen de private persoonsgegevens beschermen en deze alleen gebruiken voor legitieme doeleinden, in overeenstemming met alle relevante wetten. Deze toewijding om de privacy van onze medewerkers te beschermen gaat verder dan alleen de tijd dat ze bij ons in dienst zijn, en omvat ook informatie over voormalige werknemers. Mijn broer is financieel adviseur en wil graag financiële diensten aanbieden aan bedrijfsmedewerkers op mijn locatie. Hij heeft me gevraagd om hem namen en contactinformatie te geven van werknemers op mijn locatie. Kan ik hem deze informatie geven? Contactinformatie van werknemers is persoonlijke informatie en wordt beschermd door ons beleid op alle locaties waar werknemers werken en in veel landen door de wetgeving. Het privacybeleid staat niet toe dat persoonsgegevens worden vrijgegeven aan onze familie en vrienden om persoonlijke of professionele redenen. Elke openbaarmaking van persoonsgegevens moet worden gedaan in overeenstemming met ons beleid, de kennisgevingen en van toepassing zijnde wetgeving. Wij volgen de privacy principes van noodzaak in het uitvoeren van deze verplichtingen. We streven er naar om een intimidatievrije omgeving te onderhouden, waar alle werknemers worden gerespecteerd. De privacy van de communicatie van medewerkers, inclusief s en intranet/internet gebruik, is onderhevig aan de gepaste zakelijke en operationele behoefte van het bedrijf, en lokale wetgeving. We hebben de verantwoordelijkheid om technologie in bedrijfseigendom te monitoren op , internet en andere communicatievormen en ongepast gebruik te onderzoeken in overeenstemming met lokale wetgeving. Wij volgen de privacy principes van noodzaak in het uitvoeren van deze verplichtingen. Monitort het bedrijf actief internettoegang en s? Indien dat het geval is, onder welke omstandigheden? Het bedrijf heeft toegang tot onze communicatiesystemen om verschillende zakelijke redenen. Zo heeft bijvoorbeeld het personeel van bedrijfsoperaties en netwerken toegang tot s voor normaal systeemonderhoud, netwerkadministratie of probleemoplossing. Daarnaast kan het management het monitoren van gebruik autoriseren om ongepast gebruik of diefstal te onderzoeken van intellectuele eigendom van het bedrijf of om andere zakelijke doeleinden in overeenstemming met de lokale wetgeving. fhankelijk van de omstandigheden kan dit het lezen of het openbaar maken van berichten betreffen. Ook kan, als onderdeel van standaard computersysteemadministratie, waar toegestaan door de wet, het bedrijf logboeken bijhouden over internetgebruik, dat geautoriseerd personeel kan gebruiken voor het onderzoeken van zorgen over prestatie, beveiligingsincidenten (bijv. netwerk-/systeemintrusies, ongepast gebruik of virusaanvallen) of voor andere zakelijke doeleinden