DATUM: 11 juni 2015 Werknemers. UITGEGEVEN DOOR: A.I. dupont TOEPASSING: ALLE LOCATIES GOEDGEKEURD: M.H. Mitchell REV.NR. 3

Transcriptie

1 PROCEDURENR. CP-103 PAGINA: 1 van 6 ONDERWERP: Beleid Inzake Belangenverstrengeling - DATUM: 11 juni 2015 Werknemers UITGEGEVEN DOOR: A.I. dupont TOEPASSING: ALLE LOCATIES GOEDGEKEURD: M.H. Mitchell REV.NR. 3 DOELSTELLING EN TOEPASBAARHEID Het doelstellingen van dit beleid zijn: i. het assisteren van alle werknemers in het vaststellen en vermijden van werkelijke, schijnbare en potentiële belangenverstrengelingen. ii. het uitspraak doen over beleid en procedures die werknemers moeten naleven met betrekking tot relaties, activiteiten, belangen en gedrag dat in conflict kan komen met de belangen van de onderneming. Dit beleid geldt voor alle betaalde werknemers, inclusief alle stafleden, van Crane Co., haar dochterondernemingen, filialen en de afdelingen hiervan. In dit beleid worden deze werknemers aangeduid met het woord "Werknemers" (met beginhoofdletter) en soms aangesproken met "u", en hun werkgevers worden gezamenlijk aangeduid met "Crane Co." [Opmerking: Er geldt een apart beleid, CP-103D voor leden van de Raad van Bestuur van Crane Co. die geen Werknemers zijn. BELEIDSVERKLARING De verplichting van de werknemers om de zaken van de onderneming op eerlijke en ethische wijze uit te voeren bestaat o.a. uit de ethische aanpak van werkelijke, kennelijke en potentiële belangenverstrengeling tussen hun persoonlijke belang en het belang van het bedrijf. Bijgevolg is elk(e) relatie, activiteit, belang of gedrag dat een werkelijke, kennelijke of potentiële belangenverstrengeling tussen de werknemers en het bedrijf verboden tenzij vooraf schriftelijk bekendgemaakt aan en beoordeeld en goedgekeurd door het Algemeen Bestuur van de onderneming. VOORBEELDEN VAN POTENTIËLE BELANGENVERSTRENGELING Er is sprake van belangenverstrengeling als uw persoonlijke belang het belang van de onderneming hindert of zelfs schijnt te hinderen. Er kan een conflict ontstaan als u handelingen uitvoert of belangen hebt die het moeilijk voor u maken om het werk voor uw bedrijf objectief en effectief uit te voeren. Hoewel het onmogelijk is om elk denkbaar conflict bij voorbaat te identificeren, volgen enkele algemene voorbeelden van werkelijke, kennelijke en potentiële belangenverstrengeling. Belangenverstrengeling is niet altijd gemakkelijk te herkennen. Als u daarom betrokken bent bij een potentiële conflictsituatie die niet hieronder is beschreven, dan dient u uw specifieke situatie met uw leidinggevende of de directeur Juridische Zaken van de onderneming te bespreken. In dit beleid betekent familielid uw echtgeno(o)t(e) of samenwonende partner, uw kinderen, ouders of schoonouders, broers en zussen en verder iedereen die bij u in huis woont. Onrechtmatige persoonlijke voordelen uit het bedrijf Belangenverstrengeling ontstaat wanneer u (of een familielid) ongepaste persoonlijke voordelen verkrijgt ten gevolge van uw functie binnen het bedrijf. Dit kan bestaan uit onbevoegd gebruik van eigendommen van het bedrijf, het ontvangen van leningen of voorschotten, het aannemen van familieleden, of het profiteren van een omzetmogelijkheid waarvan u dankzij uw werk voor het bedrijf op de hoogte bent gesteld. Financiële belangen in andere bedrijven Noch u, noch uw familieleden mogen een (direct of indirect) belang hebben in een bedrijf dat zaken doet met, of dat zaken wil doen met de onderneming, of dat met de onderneming concurreert, tenzij het andere bedrijf op de beurs wordt verhandeld en u minder dan 1% van de aandelen in enige categorie bezit.

2 Pagina 2 van 6 Externe activiteiten inzake dienstverband Het is werknemers verboden om te werken voor of te dienen als directeur, leidinggevende of adviseur van een bedrijf dat zaken doet of concurreert met de onderneming, evenals elke activiteit die bedoeld is ten voordele van het belang van een ander bedrijf of waarvan u dat redelijkerwijs kunt verwachten. Geschenken, leningen en entertainment U en uw familieleden mogen geen giften accepteren, behalve onuitgenodigde, niet-contante geschenken van nominale waarde (over het algemeen minder dan $150, zoals pennen en andere artikelen met logo die door de gever als promotieartikel worden gebruikt), of leningen accepteren van enige concurrent of persoon die zaken doet of wil doen met de onderneming (anders dan leningen van gevestigde bank- of financiële instellingen tegen de geldende markttarieven en voorwaarden). Maaltijden en entertainment zijn uitsluitend toegestaan als ze: (i) passend zijn voor de doelstellingen van de onderneming; (ii) gebruikelijke en over het algemeen acceptabele zakelijke beleefdheidsgestes zijn; en (iii) qua waarde niet overdreven zijn. Zakelijke transacties Belangenverstrengelingen ontstaan ook wanneer werknemers of familieleden een persoonlijk belang hebben (zoals een verkoopcommissie of vindersloon) in een transactie waarbij de onderneming, een concurrent of een persoon die zaken wil doen met de onderneming is betrokken. (Deze regel is niet van toepassing op uw belang in de onderneming zelf als werknemer of aandeelhouder of op uw effecteninvesteringen in publiek verhandelde bedrijven). Bij het vaststellen of enig(e) relatie, activiteit, belang of gedrag een werkelijke, kennelijke of potentiële belangenverstrengeling kan zijn, dient u te overwegen of u of de onderneming aan kritiek blootgesteld kunnen worden als deze relatie of activiteit, of dat belang of gedrag op de meest ongunstige wijze bij het publiek bekend zou worden. PROCEDURE EN VERANTWOORDELIJKHEID A. Voorafgaande bekendmaking en het verkrijgen van goedkeuring 1. Voordat enig personeel een belang neemt in of een relatie begint met enige andere persoon of onderneming, of enig belang krijgt in of enige handeling uitvoert waardoor een werkelijke, kennelijke of potentiële belangenverstrengeling ontstaat, dan zal een dergelijk persoon bij de directeur Juridische Zaken van de onderneming een schriftelijk verzoek om voorafgaande goedkeuring indienen in de vorm van bijlage A bij dit beleid, waarop in detail wordt aangegeven wat de aard van de relatie of handeling, of het belang of gedrag in kwestie is. Zodra redelijkerwijs mogelijk na het ontvangen van een aanvraag voor goedkeuring, zal het Algemeen Bestuur een dergelijke aanvraag aanduiden met respectievelijk Goedgekeurd" of Afgewezen, waar van toepassing. De directeur Juridische Zaken zal de aanvraag met opmerking doorsturen naar de onderdirecteur van Human Relations, zodat deze in het persoonlijke dossier kan worden bewaard, en stuurt die persoon een kopie van de aanvraag plus aantekening. 2. Met betrekking tot een aanvraag door personeel voor het aannemen van een familielid, moet ook de voorafgaande goedkeuring van de onderdirecteur van Human Relations van het bedrijf worden verkregen. 3. Als een aanvraag voor voorafgaande goedkeuring is geweigerd, moet de desbetreffende werknemer onmiddellijk alle noodzakelijke handelingen ondernemen om alle werkelijke, kennelijke of potentiële belangenverstrengeling te vermijden en/of te elimineren. 4. Indien het verkrijgen van goedkeuring vooraf niet haalbaar is (bijvoorbeeld het ontstaan van potentiële belangenverstrengeling door huwelijk of erfenis), dan moet het personeel binnen 30 dagen na de gebeurtenis die een dergelijk conflict veroorzaakt, alles bekend maken. 5. Werkelijke, kennelijke of potentiële belangenverstrengeling die op het moment van aanname reeds bestaat, moet worden goedgekeurd vóór de datum waarop het dienstverband ingaat. B. Implementatie en periodieke rapportering 1. Een kopie van dit beleid wordt aan elke directeur, leidinggevende en werknemer overhandigd voordat het dienstverband ingaat. Elke dergelijke persoon dient een getekend bevestigingscertificaat in te dienen in de vorm van het hieraan bevestigde bewijsstuk B, hetgeen in het persoonlijke dossier van dergelijke werknemers bewaard wordt.

3 Pagina 3 van 6 2. Op of rond 31 december van elk jaar moet elke directeur, leidinggevende en gesalarieerde werknemer bij de onderdirecteur van Human Relations van de onderneming een jaarlijkse nalevingsverklaring indienen in de vorm van het hieraan bevestigde bewijsstuk C, hetgeen in het persoonlijke dossier van deze personeelsleden zal worden bewaard. 3. Presidenten of algemeen managers van een divisie, dochterondernemingen of bedrijfsunit van het bedrijf zullen de benodigde stappen ondernemen voor het distribueren en in praktijk brengen van dit beleid. OM HULP VRAGEN Als u eventueel vragen hebt betreffende iets wat in dit beleid is beschreven of als u twijfelt over de beste handelwijze in een bepaalde situatie, dan dient u uw supervisor, de directeur voor naleving en ethiek van Juridische Zaken om hulp te vragen of uw leidinggevende.

4 Pagina 4 van 6 BIJLAGE A BEKENDMAKING VAN EN VERZOEK OM TOESTEMMING VOOR POTENTIËLE BELANGENVERSTRENGELING (moet worden ingediend bij de directeur Juridische Juridische Zaken). Overeenkomstig het beleid inzake belangenverstrengeling van Crane Co. wordt de volgende informatie ingediend ten opzichte van mijn verwachte relaties, activiteiten, belangen of gedrag dat als een werkelijke, kennelijke of potentiële belangenverstrengeling kan worden beschouwd zoals in het beleid uiteengezet. Hierbij verzoek ik bij voorbaat om toestemming voor het aangaan van een dergelijke relatie, activiteit, belang of gedrag. Het volgende is een gedetailleerde omschrijving van elk(e) relatie, activiteit, belang of gedrag waarvoor ik voorafgaand om toestemming vraag. (Bevestig extra bladen indien nodig.) Handtekening Locatie: Datum: Het hierboven vermelde verzoek is bij deze GOEDGEKEURD AFGEKEURD: DATUM: Directeur Juridische Zaken (Na goedkeuring of afwijzing wordt het formulier als volgt gedistribueerd: er gaat een kopie terug naar de persoon die het verzoek heeft ingediend; en het originele verzoek zoals ingediend bij de onderdirecteur van Human Relations wordt in het persoonlijke dossier van het personeelslid bewaard.)

5 Pagina 5 van 6 BIJLAGE B BELEID INZAKE BELANGENVERSTRENGELING BEWIJS VAN ONTVANGST Ik verklaar bij deze dat ik het beleid inzake belangenverstrengeling van Crane Co. betreffende belangenverstrengeling heb gelezen en begrepen en ik beloof mij eraan te houden. Handtekening Locatie: Datum: (Moet in het persoonlijke dossier van de werknemer worden bewaard.)

6 Pagina 6 van 6 BIJLAGE C JAARLIJKSE VERKLARING VAN COMPLIANCE MET BELEID INZAKE BELANGENVERSTRENGELING (moet aan het einde van elk jaar worden ingediend bij directeur van Human Relations van Crane Co. door de directeur en alle andere betaalde werknemers) AAN: de onderdirecteur van Human Resources Ik verklaar bij deze dat ik het Beleid inzake belangenverstrengeling van Crane Co. heb doorgenomen en dat ik beloof mij eraan te houden. Ik verklaar verder dat ik niet op de hoogte ben van enige overtreding van het Beleid inzake belangenverstrengeling door enig persoon. Per de datum op dit document ben ik betrokken bij de volgende relaties, activiteiten, belangen of het gedrag dat een werkelijke, kennelijke of potentiële belangenverstrengeling zou kunnen betekenen, die elk vooraf zijn goedgekeurd conform de toestemmingsprocedures die in het Beleid inzake belangenverstrengeling zijn uiteengezet (indien niet het geval, verklaar dienovereenkomstig): Belangenverstrengeling melden? JA (geef een beschrijving) NEE Handtekening Locatie: Datum: (Moet in het persoonlijke dossier van de werknemer worden bewaard.)