Vrijwilligers en Zorgbelang Groningen: partners bij wonen, welzijn en zorg Het vrijwilligersbeleid van Zorgbelang Groningen

Transcriptie

1 Vrijwilligers en Zorgbelang Groningen: partners bij wonen, welzijn en zorg Het vrijwilligersbeleid van Zorgbelang Groningen Groningen, Februari 2010 Zorgbelang Groningen

2

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 1 Inleiding Vrijwilligers, wie zijn dat? Categorieën vrijwilligers Keuze Definitie vrijwilligers Overige vrijwilligers Doel van en visie op het vrijwilligersbeleid Missie Zorgbelang Groningen Doel van het vrijwilligersbeleid Visie op vrijwilligers(beleid) Instrumenten van het vrijwilligersbeleid Werving en selectie van vrijwilligers Afspraken tussen vrijwilligers en Zorgbelang Groningen Financiële regelingen Beschikbaarheid, bereikbaarheid contactpersoon Introductie, inwerk- en proefperiode Ondersteuning van vrijwilligers Deskundigheidsbevordering Gezamenlijke activiteiten met betaalde medewerkers Algemene regelingen Welke onderdelen van het beleid voor welke vrijwilligers? Coördinatie vrijwilligersbeleid Bijlage 1 Voorbeeldovereenkomst vrijwilligers Vrijwilligersbeleid Zorgbelang Groningen 1

4 Inleiding Voor u ligt het vrijwilligersbeleid van Zorgbelang Groningen. Om de doelen en activiteiten van Zorgbelang Groningen te realiseren, zijn de inbreng en inzet van vrijwilligers van wezenlijk belang. Zonder hen zouden wij veel activiteiten niet uit kunnen voeren. Belangrijk hierbij is dat het duidelijk is wat betaalde en vrijwillige medewerkers van elkaar kunnen verwachten. Daarom groeide de afgelopen jaren bij zowel de betaalde als de vrijwillige medewerkers de behoefte aan een goed en uniform vrijwilligersbeleid. Hieruit volgde begin 2006 de opdracht van het bestuur en de directie om dit vrijwilligersbeleid tot stand te brengen. Peter Leising, zelf half vrijwilliger en half betaalde medewerker, ging samen met een projectgroep met deze opdracht aan de slag. Sinds die tijd: 1. zijn door middel van een aantal interne onderzoeken met behulp van de Werken aan Wensenmethode de wensen, behoeften en positieve ervaringen van vrijwillige en betaalde medewerkers met betrekking tot het vrijwilligersbeleid geïnventariseerd; 2. is een richtinggevende notitie geschreven over welke kant het met het vrijwilligersbeleid van Zorgbelang Groningen op moet. Deze notitie is door het bestuur en de directie geaccordeerd. De voorliggende nota is de volgende stap op de weg naar een eenduidig vrijwilligersbeleid. Doel Het doel van deze nota is het maken en vastleggen van keuzes ten aanzien van het door Zorgbelang Groningen te voeren vrijwilligerswerk. Hierbij gaat het om de volgende punten: de visie van Zorgbelang Groningen op vrijwilligers(beleid); het doel van het vrijwilligersbeleid van Zorgbelang Groningen; de inhoud van het vrijwilligersbeleid van Zorgbelang Groningen: wat is er allemaal geregeld voor de vrijwilligers van Zorgbelang Groningen? Welke faciliteiten zijn er en wat mogen vrijwilligers en Zorgbelang Groningen van elkaar verwachten? het bereik van het vrijwilligersbeleid van Zorgbelang Groningen: op wie is het vrijwilligersbeleid van toepassing? Vervolg Wanneer deze nota door de directie is geaccordeerd en door het bestuur is vastgesteld, zullen de voor het vrijwilligersbeleid benodigde instrumenten (verder) worden ontwikkeld en kan het beleid worden geïmplementeerd. Inhoud nota In deze nota vindt u: in hoofdstuk 1 het bereik van het vrijwilligersbeleid van Zorgbelang Groningen: wie vallen er wel en wie vallen er niet onder? Kortom: over wie gaat deze nota? in hoofdstuk 2 het doel en de visie van Zorgbelang Groningen ten aanzien van vrijwilligers en het vrijwilligersbeleid: hoe kijkt Zorgbelang Groningen tegen vrijwilligers aan en wat wil Zorgbelang Groningen met het beleid bereiken? in hoofdstuk 3 de inhoud van het vrijwilligersbeleid: wat wil Zorgbelang Groningen allemaal regelen en voor wie? in hoofdstuk 4 de coördinatie van het vrijwilligersbeleid van Zorgbelang Groningen: wie is aanspreekbaar op het te voeren en gevoerde beleid en wie houdt in de gaten of het vrijwilligersbeleid goed wordt uitgevoerd? Vrijwilligersbeleid Zorgbelang Groningen 2

5 1. Vrijwilligers, wie zijn dat? Volgens de notitie van begin 2008 is een vrijwilliger bij Zorgbelang Groningen iemand die onverplicht (zonder arbeidscontract) en onbetaald (zonder salaris of honorarium) werkzaamheden verricht in het licht van de doelstellingen (missie en visie) van Zorgbelang Groningen. 1.1 Categorieën vrijwilligers Dit is een heel brede definitie en deze omvat de volgende categorieën vrijwilligers: 1. externe (cliënt)vertegenwoordigers: mensen die in opdracht van Zorgbelang Groningen de belangen behartigen van patiënten en consumenten bij overheid, financiers en aanbieders van voorzieningen; 2. ervaringsdeskundigen. Mensen die hun kennis over en ervaring met wonen, welzijn en zorg gebruiken om deze te verbeteren door bijvoorbeeld deelname aan één van de projecten of werkgroepen van Zorgbelang Groningen; 3. mensen die op vrijwillige basis (dus onbetaald) een tijdlang met zekere regelmaat het werk doen naast (en vaak ook samen met) een betaalde medewerker; 4. leden van het bestuur van Zorgbelang Groningen; 5. leden van de Raad van Advies van Zorgbelang Groningen; 6. de vrijwillige medewerkers en bestuursleden van de koepels en het Platform Hattinga Verschure. De vraag is of het vrijwilligersbeleid van Zorgbelang Groningen op al deze vrijwilligers van toepassing moet zijn. De aard van de relatie met deze vrijwilligers is namelijk verschillend: het bestuur en de Raad van Advies (categorie 4 en 5) zijn (eind)verantwoordelijk voor het beleid van Zorgbelang Groningen en mede-opdrachtgever van (de medewerkers van) Zorgbelang Groningen. Hun positie wordt geregeld door statuten; de koepelbesturen (categorie 6) zijn eveneens opdrachtgever van Zorgbelang Groningen. De relatie met de koepels (vrijwillige medewerkers en bestuursleden) wordt geregeld in een Overeenkomst Van Dienstverlening (OVD); de overige categorieën (vrijwilligers die het werk doen van een betaalde medewerker, cliëntvertegenwoordigers en ervaringsdeskundigen) werken in principe in of met een opdracht van Zorgbelang Groningen en dragen bij aan de ontwikkeling en uitvoering van het beleid, projecten en/of activiteiten. Juist voor deze vrijwilligers is de relatie met Zorgbelang Groningen nog niet eenduidig geregeld. Vrijwilligers- categorieën 4, 5, 6 Vrijwilligers-categorieën 1,2,3 Vrijwilligersbeleid Zorgbelang Groningen 3

6 1.2 Keuze Het vrijwilligersbeleid van Zorgbelang Groningen geldt voor die vrijwilligers die bijdragen aan de ontwikkeling en uitvoering van het beleid, projecten en/of activiteiten van Zorgbelang Groningen. Het geldt dus voor die vrijwilligers die aan de slag gaan nadat het bestuur/de Raad van Advies het beleid van Zorgbelang Groningen heeft/hebben vastgesteld. Deze vrijwilligers zijn door Zorgbelang Groningen aanspreekbaar op hun functioneren. Het gaat dus om de vrijwilligers die: in opdracht van Zorgbelang Groningen de belangen behartigen van patiënten en consumenten bij overheid, financiers en aanbieders van voorzieningen (externe (cliënt)vertegenwoordigers); hun kennis over en ervaring met wonen, welzijn en zorg gebruiken om deze te verbeteren door bijvoorbeeld deelname aan één van onze projecten of werkgroepen (ervaringsdeskundigen); een tijdlang met zekere regelmaat het werk doen naast (en vaak ook samen met) een betaalde medewerker. 1.3 Definitie vrijwilligers Hierdoor wordt de definitie van een vrijwilliger beperkt en luidt deze als volgt. Een vrijwilliger bij Zorgbelang Groningen is iemand die onverplicht (zonder arbeidscontract) en onbetaald (zonder salaris of honorarium) meewerkt aan activiteiten en projecten ten behoeve van de ontwikkeling en uitvoering van het beleid van Zorgbelang Groningen. Praktijkvoorbeeld In de dagelijkse praktijk kan het voorkomen dat iemand deel uitmaakt van verschillende categorieën vrijwilligers. Een voorbeeld van een lid van het bestuur of van de Raad van Advies die deelneemt aan het Platform 1 van Zorgbelang Groningen. Op het moment dat diegene: tijdens het Platform optreedt als lid van het bestuur of de Raad van Advies (bijvoorbeeld in die hoedanigheid een presentatie verzorgt) valt hij of zij niet onder het vrijwilligersbeleid; de platformbijeenkomst alleen als geïnteresseerde bezoekt, dan valt hij of zij, net als de andere bezoekers/deelnemers, niet onder het vrijwilligersbeleid; als gevolg van de uitkomsten van de bijeenkomst deelneemt aan een werkgroep of activiteit van Zorgbelang Groningen, dan valt hij of zij wel onder het vrijwilligersbeleid van Zorgbelang Groningen. 1.4 Overige vrijwilligers Wanneer ten aanzien van de andere vrijwilligers nog de behoefte bestaat zaken verder te regelen, dan kan dit via de bestaande instrumenten als de statuten en OVD s. 1 In het Platform gaat Zorgbelang Groningen met de achterban in gesprek over thema's op het gebied van wonen, welzijn en zorg die voor hen van belang zijn. Doel van de platformbijeenkomsten is bij te dragen aan de visie- en beleidsontwikkeling van Zorgbelang Groningen en samen goede vormen van belangenbehartiging te zoeken. Het Platform komt vier keer per jaar in wisselende samenstelling bij elkaar en per keer zijn er zo n 35 deelnemers. Vrijwilligersbeleid Zorgbelang Groningen 4

7 2. Doel van en visie op het vrijwilligersbeleid 2.1 Missie Zorgbelang Groningen Zorgbelang Groningen stelt patiënten, consumenten en hun organisaties in staat om hun (individuele en collectieve) belangen optimaal te behartigen met als doel de positie van patiënten en consumenten in de provincie Groningen te verstevigen. De inbreng en inzet van vrijwilligers is hierbij van wezenlijk belang vanwege: hun vaak specifieke kennis, ervaring(sdeskundigheid) en betrokkenheid ten aanzien van de onderwerpen waar Zorgbelang Groningen zich mee bezig houdt; hun netwerk en contacten met de achterban van Zorgbelang Groningen. 2.2 Doel van het vrijwilligersbeleid Het doel van het vrijwilligersbeleid is tweeërlei. Allereerst schept het vrijwilligersbeleid duidelijkheid over wat (betaalde medewerkers van) Zorgbelang Groningen en vrijwillige medewerkers van elkaar kunnen verwachten. Bijvoorbeeld met betrekking tot taken, begeleiding en vergoedingen. Leidraad hierbij is: vrijwillig is niet vrijblijvend. Deze leidraad geldt voor de vrijwilligers, de betaalde medewerkers én Zorgbelang Groningen als geheel. Daarnaast beoogt het beleid vrijwilligers, binnen de missie van Zorgbelang Groningen, mogelijkheden te bieden hun kennis, ervaring en vaardigheden te vergroten en deze in te zetten voor een betere kwaliteit van voorzieningen op het gebied van wonen, welzijn en zorg. Het vrijwilligersbeleid van Zorgbelang Groningen heeft dus niet tot doel zoveel mogelijk mensen te activeren om als vrijwilliger bij Zorgbelang Groningen aan de slag te gaan. 2.3 Visie op vrijwilligers(beleid) Bij het vrijwilligersbeleid staat voorop: de gelijkwaardigheid tussen betaalde en vrijwillige medewerkers; het respect voor elkaars deskundigheid en inbreng; het besef dat we elkaar nodig hebben om de missie van Zorgbelang Groningen te realiseren. Het volgende voorbeeld licht toe wat deze visie in de praktijk betekent. Werkgroepen Zorgbelang Groningen In de werkgroepen van Zorgbelang Groningen denken betaalde en vrijwillige medewerkers samen na over welk beleid en welke acties nodig zijn om zorg beter aan te laten sluiten bij de wensen en behoeften van patiënten en consumenten. Voorbeelden van deze werkgroepen zijn de Werkgroep Palliatieve Zorg en de Werkgroep Ziekenhuiszorg. Deze laatste werkgroep bestaat uit vrijwilligers die ervaringsdeskundig zijn of die lid zijn van een cliëntenraad van één van de Groninger ziekenhuizen en worden ondersteund door betaalde medewerkers van Zorgbelang Groningen. De werkgroep denkt mee met de beleidsmedewerker ziekenhuiszorg van Zorgbelang Groningen over wat er moet gebeuren om de kwaliteit van ziekenhuiszorg te verbeteren (beleidsontwikkeling). Daarnaast doet de werkgroep ook concrete klussen (beleidsuitvoering). De inbreng van de vrijwilligers in de werkgroep is van groot belang. De kennis, ervaringen en contacten van vrijwilligers zijn nodig om te weten hoe de ziekenhuiszorg is georganiseerd en, zonodig, kan worden verbeterd. Met de inbreng van betaalde krachten wordt deze kennis en ervaring omgezet in gericht beleid en activiteiten om deze verbeteringen in gang te zetten. Vrijwilligersbeleid Zorgbelang Groningen 5

8 3. Instrumenten van het vrijwilligersbeleid Binnen Zorgbelang Groningen zijn we het eens dat er wat geregeld moet worden voor vrijwilligers. In dit hoofdstuk staat beschreven wat moet worden geregeld en welke instrumenten hiervoor kunnen worden ingezet.. Aan de orde komen de volgende onderwerpen: de werving en selectie van vrijwilligers; afspraken tussen vrijwilligers en Zorgbelang Groningen; financiële regelingen; beschikbaarheid, bereikbaarheid contactpersoon; introductie, inwerk- en proefperiode; ondersteuning van vrijwilligers; gezamenlijke activiteiten; algemene regelingen. Niet alle onderdelen van het vrijwilligersbeleid zijn altijd van toepassing op alle vrijwilligers. Daarom staat aan het eind van het hoofdstuk in een matrix aangegeven welke onderdelen van het beleid van toepassing zijn op welke categorieën vrijwilligers. 3.1 Werving en selectie van vrijwilligers Om onze doelen en activiteiten te realiseren, is de inzet van goed gekwalificeerde vrijwilligers van groot belang. De vraag is: hoe kom je aan deze vrijwillige medewerkers? Het antwoord: met behulp van werving en selectie, net als bij betaalde medewerkers. Werving en/of binnenkomst van vrijwilligers Vrijwilligers kunnen op verschillende manieren binnenkomen bij Zorgbelang Groningen: een spontane actie, bijvoorbeeld naar aanleiding van een publicatie, een congres/symposium, een informatiemarkt of iets dergelijks. Iemand is dan nog niet in contact geweest met of betrokken geweest bij Zorgbelang Groningen; reageren op een vacature; via het bestaande netwerk van Zorgbelang Groningen. Bij de eerste en laatste mogelijkheid speelt de naam en faam van Zorgbelang Groningen een belangrijke rol. Vrijwillige en betaalde medewerkers moeten zich bewust zijn van de wervende effecten die activiteiten en persoonlijke contacten kunnen hebben. Zij zijn als het ware altijd ambassadeurs van Zorgbelang Groningen en kunnen in die rol mensen motiveren/stimuleren zich als vrijwilliger aan te melden bij Zorgbelang Groningen. Een informatieve folder over het werken als vrijwilliger bij Zorgbelang Groningen kan dit ambassadeurschap ondersteunen. Bij de tweede mogelijkheid, reageren op een vacature, speelt een aantal zaken een rol: de vacature zelf; de kanalen waarlangs deze vacature wordt verspreidt. De vacature Een vacature voor een vrijwillige functie is wat betreft opzet en elementen (met uitzondering van salariëring) vergelijkbaar met een vacature voor een betaalde medewerker. Ook op deze manier wordt de gelijkwaardigheid tussen vrijwillige en betaalde medewerkers tot uitdrukking gebracht. Vrijwilligersbeleid Zorgbelang Groningen 6

9 Kanalen De vacature kan op verschillende manieren worden verspreid. Publicatie in in- en externe media: zoals in het Dagblad van het Noorden, huis-aan-huisbladen, het Magazine/de Nieuwsflits, op de website en in de externe digitale nieuwsbrief van Zorgbelang Groningen. Daarnaast kan worden gedacht aan verspreiding via de vrijwilligerscentrales in de provincie Groningen. Hiertoe is het nodig dat contacten met deze vrijwilligerscentrales worden aangegaan en/of geïntensiveerd. Ook kan worden gedacht aan een intern meldpunt voor vacatures voor vrijwilligerswerk (bijvoorbeeld bij een eventuele coördinator van het vrijwilligersbeleid), zodat er op één punt binnen de organisatie zicht is op welke vacatures er zijn. De koepels en het Platform Hattinga Verschure kunnen eveneens van dit meldpunt gebruik maken. Resultaat Het resultaat van de wervingsfase is dat er mensen zich hebben aangemeld als potentiële vrijwilliger bij Zorgbelang Groningen, al dan niet voor een bepaalde vacature. Selectie Nadat mensen zich hebben aangemeld als potentiële vrijwilligers, vindt de volgende fase plaats: de selectie. De bedoeling van deze fase is tweeledig: kennismaking met de potentiële vrijwilliger; selectie van de vrijwilliger. Zowel de kennismaking als de selectie vinden plaats in een gesprek met de medewerker met wie de potentiële vrijwilliger zal samenwerken. Kennismaking De kennismaking vindt plaats in een oriënterend gesprek en is vooral informatief van aard. Een medewerker van Zorgbelang Groningen informeert de potentiële vrijwilliger over de organisatie (doel en activiteiten) en mogelijke vrijwillige werkzaamheden binnen de organisatie. De vrijwilliger geeft aan wat hij of zij kan, wil en verwacht. Ook wordt duidelijk gemaakt hoe de vervolgprocedure is. De potentiële vrijwilliger krijgt tot slot documentatie over Zorgbelang Groningen en het werken als vrijwilliger bij Zorgbelang Groningen. Selectie Tijdens en na het kennismakingsgesprek besluiten Zorgbelang Groningen en de potentiële vrijwilliger of zij samen verder willen. In een volgend gesprek wordt gekeken of de potentiële vrijwilliger geschikt is voor de openstaande vacature of ander vrijwilligerswerk bij Zorgbelang Groningen. In dit selectiegesprek worden concrete afspraken gemaakt over wat de vrijwilliger gaat doen en hoeveel tijd hij of zij hieraan gaat besteden. Mocht de potentiële vrijwilliger niet geschikt zijn voor vrijwilligerswerk binnen Zorgbelang Groningen (wat betreft kennis, vaardigheden en ervaring) dan is Zorgbelang Groningen hier duidelijk over naar de vrijwilliger en helpt hem of haar zo goed mogelijk op weg naar ander vrijwilligerswerk (verwijsfunctie). Resultaat Het resultaat van de selectiefase is dat er duidelijkheid is over of de potentiële vrijwilliger bij Zorgbelang Groningen aan de slag gaat en wat hij of zij gaat doen. Vrijwilligersbeleid Zorgbelang Groningen 7

10 De vrijwilligerspool Mocht de potentiële vrijwilliger wel geschikt zijn voor vrijwilligerswerk binnen Zorgbelang Groningen, maar zijn er op dat moment geen geschikte werkzaamheden, dan komt hij of zij (indien gewenst) in een eventuele vrijwilligerspool. Dit is een database van mogelijke vrijwilligers met daarin ook opgenomen hun kennis, vaardigheden, ervaringen, voorkeuren en mogelijkheden. Ook het beheer van deze database zou moeten liggen bij één centraal punt, bijvoorbeeld degene die de coördinatie van het vrijwilligersbeleid in zijn of haar takenpakket heeft. Al werkzaam of bekend bij Zorgbelang Groningen De werving en selectie zoals hiervoor omschreven, geldt met name voor mensen die nieuw binnenkomen bij Zorgbelang Groningen. Maar er zijn natuurlijk ook mensen die al op de één of andere manier werkzaam of bekend zijn bij Zorgbelang Groningen en zich aanmelden als vrijwilliger bij een project, bijvoorbeeld: bestaande vrijwilligers die aan andere projecten meedoen of hebben meegedaan; vrijwilligers uit de vrijwilligerspool; medewerkers of bestuursleden van koepels; bestuursleden van Zorgbelang Groningen; betaalde medewerkers van Zorgbelang Groningen. Voor deze vrijwilligers geldt dat er één gesprek plaatsvindt waarin wordt bekeken op welke wijze diegene zich het beste voor het project kan inzetten. 3.2 Afspraken tussen vrijwilligers en Zorgbelang Groningen Met vrijwilligers die aan de slag gaan bij Zorgbelang Groningen, worden afspraken vastgelegd in een overeenkomst. Deze overeenkomst kan per vrijwilliger verschillen wat betreft omvang en inhoud. Er is wel altijd sprake van een minimale variant in verband met de aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering en de betaling van de onkosten. Doel van de overeenkomst is het verschaffen van duidelijkheid tussen Zorgbelang Groningen en de vrijwilliger over de: inhoud van het werk; voorwaarden waaronder het werk wordt uitgevoerd. De overeenkomst bevat in ieder geval de standaardbepalingen over: partijen die de overeenkomst ondertekenen: met daarin de namen, persoonsgegevens en datum van ondertekening; de manier waarop wordt gewerkt (missie en visie); de verantwoordelijke voor het inwerken, de begeleiding en informatieverstrekking; welke werkzaamheden worden uitgevoerd (in bijlage van het contract uitgewerkt); hoe om te gaan met wijziging van werkzaamheden en werktijden; hoe om te gaan met verhindering/ziekte; vergoedingen (precieze afspraken in bijlage van het contract) en verzekeringen; aard, duur en einde overeenkomst; ondertekening. Daarnaast kunnen in de overeenkomst afspraken worden vastgelegd over: werktijden en werkplek (eventueel in bijlage); een eventuele proefperiode. Bij de overeenkomst wordt altijd een kopie van het identiteitsbewijs van de vrijwilliger gevoegd én zonodig, afhankelijk van de functie/taken van de vrijwilliger, een bewijs van goed gedrag. Een voorbeeldovereenkomst is opgenomen in bijlage 1. Vrijwilligersbeleid Zorgbelang Groningen 8

11 3.3 Financiële regelingen Voor vrijwilligers zijn op financieel gebied de volgende zaken te regelen: een vaste vergoeding via een periodieke uitbetaling op bank/giro; een variabele onkostenvergoeding via declaraties; een wettelijke aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering. Ten behoeve van de uitvoering van deze regelingen zijn de persoonsgegevens van de vrijwilliger bekend bij de financiële administratie. Vaste vergoeding Voor met name de vrijwilligers die een tijdlang met zekere regelmaat het werk doen van (en vaak ook samen met) een betaalde medewerker (categorie 3), is een vaste vergoeding mogelijk. De hoogte van deze vergoeding is afhankelijk van het aantal uren dat een vrijwilliger werkt en de aard van de werkzaamheden die worden verricht. Actuele informatie hierover is beschikbaar bij de personeelsmedewerker/ financieel administrateur. De vaste vergoeding wordt maandelijks automatisch uitbetaald Variabele onkostenvergoeding via declaraties Vrijwilligers kunnen kosten die zij voor hun werkzaamheden voor Zorgbelang maken declareren. Reiskosten per auto en openbaar vervoer kunnen in ieder geval worden gedeclareerd. Wat naast de reiskosten kan worden gedeclareerd, wordt afgesproken en zo nodig vastgelegd tussen de vrijwilliger en zijn/haar projectleider. Hierbij kan worden gedacht aan verblijfskosten, portokosten, telefoonkosten, documentatie, kantoorbenodigdheden (voor zover niet uit de voorraad via het secretariaat) en overige kosten waarover afspraken zijn gemaakt. Voor het declareren van gemaakte onkosten door vrijwilligers is een speciaal declaratieformulier beschikbaar. Dit formulier moet altijd worden voorzien van een kostencode en een paraaf van de betreffende projectleider. Uitbetaling van een declaratie vindt plaats halverwege de maand die volgt op de maand waarin de declaratie is ingediend. Wettelijke aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering Zorgbelang Groningen heeft voor vrijwilligers een aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering afgesloten. Om voor deze verzekering in aanmerking te komen, is het nodig dat een vrijwilliger een overeenkomst heeft bij Zorgbelang Groningen en daarmee aantoonbaar voor Zorgbelang Groningen werkt. 3.4 Beschikbaarheid, bereikbaarheid contactpersoon Voor vrijwilligers die betrokken zijn bij de ontwikkeling en/of uitvoering van het beleid en de activiteiten van Zorgbelang Groningen, moet het duidelijk zijn bij wie ze terecht kunnen voor bijvoorbeeld overleg, informatie en praktische vragen. Iedere vrijwilliger heeft daarom altijd een contactpersoon. In eerste aanleg is dit de betaalde medewerker die verantwoordelijk is voor het project of de activiteit waarbij de vrijwilliger is betrokken. Al bij de introductie (zie 3.5) wordt ervoor gezorgd dat de vrijwilliger hiervan op de hoogte is. De vrijwilliger en contactpersoon maken samen afspraken over de beschikbaarheid en bereikbaarheid van de contactpersoon en een eventuele achtervang. De taken van de contactpersoon staan in paragraaf 3.6 verder toegelicht. Vrijwilligersbeleid Zorgbelang Groningen 9

12 3.5 Introductie, inwerk- en proefperiode Vrijwillige medewerkers krijgen, voordat ze beginnen met hun werkzaamheden, een introductie. De verantwoordelijke medewerker/projectleider van de vrijwilliger zorgt voor deze introductie. De introductie is bedoeld als kennismaking met Zorgbelang Groningen en de toekomstige werkzaamheden zodat de vrijwilliger niet op een eilandje werkt en ook zijn/haar werkzaamheden in breder perspectief kan gaan zien. Aan de introductie is een inwerk- en in sommige gevallen ook een proefperiode gekoppeld. Dit laatste hangt af van de looptijd en de inhoud van het project waar de vrijwilliger aan meewerkt. Introductieprogramma en draaiboek Voor de introductie is een draaiboekje beschikbaar waarin staat waaruit de introductie voor alle vrijwilligers in ieder geval bestaat. Hierbij kan worden gedacht aan: informatie over de missie, visie en activiteiten van Zorgbelang Groningen. Deze wordt verstrekt door de verantwoordelijke projectleider/medewerker en bestaat uit een mondelinge uitleg en documentatie in de vorm van een informatiepakket; een kennismaking met de medewerkers van Zorgbelang Groningen. Deze wordt verzorgd door de verantwoordelijke projectleider/medewerker door middel van één (of meerdere) voorstelrondje(s) door het gebouw, documentatie en een waarin de nieuwe vrijwilliger wordt geïntroduceerd. Bij de kennismaking wordt van alle betaalde medewerkers een actieve houding verwacht; een uitleg over de toekomstige inhoudelijke werkzaamheden van de vrijwilliger. Deze wordt verzorgd door de verantwoordelijke projectleider/medewerker en geeft duidelijkheid over: het doel en de inhoud van het project; de werkwijze binnen het project: wie meewerken aan het project en welke werkzaamheden doen; hoe informatievoorziening en coördinatie binnen het project plaatsvindt; de werkzaamheden van de vrijwilliger binnen het project; informatie/afspraken over praktische zaken als de werktijden, werkplek, afspraken over onkostenvergoedingen/declaraties, ziek of verhinderd zijn, huisregels en over bij wie kan ik terecht voor. 3.6 Ondersteuning van vrijwilligers Bij Zorgbelang Groningen werken vrijwilligers van diverse pluimage (leeftijd, opleidingsniveau, interesse, vaardigheden) met verschillende werkzaamheden en ook verschillende ondersteuningsbehoeften. Dit betekent dat de ondersteuning van vrijwilligers geen pasklaar product is, maar afgestemd moet zijn op de vraag en behoefte van een vrijwilliger. Ondersteuning vindt daarom altijd plaats in overleg met de vrijwilliger. Uitgangspunt hierbij is de gelijkwaardigheid van betaalde en vrijwillige medewerkers. De ondersteuning van vrijwilligers is de verantwoordelijkheid van de contactpersoon, dus de verantwoordelijke projectleider/medewerker. De ondersteuning kan bestaat uit: informatieverstrekking; begeleiding en coaching; advisering over scholing/deskundigheidsbevordering; vraagbaak voor praktische zaken als het indienen van declaraties, toepassen van huisregels, enz. NB: niet alleen voor de contactpersonen van vrijwilligers, maar voor alle betaalde medewerkers van Zorgbelang Groningen geldt dat zij op de hoogte zijn van het vrijwilligersbeleid van Zorgbelang Groningen en vaardig zijn in het omgaan met vrijwilligers. Vrijwilligersbeleid Zorgbelang Groningen 10

13 3.7 Deskundigheidsbevordering Zorgbelang Groningen biedt vrijwilligers mogelijkheden voor deskundigheidsbevordering. Dit gaat altijd in overleg met de contactpersoon van de vrijwilliger en/of de directie van Zorgbelang Groningen en alleen voor zover deze deskundigheidsbevordering functioneel is gezien de werkzaamheden die de vrijwilliger voor Zorgbelang Groningen verricht. 3.8 Gezamenlijke activiteiten met betaalde medewerkers Vrijwilligers die werkzaam zijn bij en voor Zorgbelang Groningen en een eigen werkplek hebben, kunnen lid worden van de personeelsvereniging (PV). De PV organiseert gezamenlijke activiteiten voor medewerkers en vrijwilligers. Het lidmaatschap van de PV voor vrijwilligers wordt door Zorgbelang Groningen betaald. Zie hiervoor verder het Huishoudelijk Reglement van de PV. 3.9 Algemene regelingen Voor vrijwilligers zijn verschillende algemene regelingen van toepassing. Deze regelingen zijn in te zien op intranet (voor medewerkers met een eigen werkplek) of op te vragen bij of via de projectleider/contactpersoon. Huisregels Binnen Zorgbelang Groningen gelden huisregels voor het gebruik van het pand en de bijbehorende faciliteiten. Er zijn twee versies van deze huisregels, namelijk voor: betaalde medewerkers en vrijwilligers met een eigen werkplek, deze huisregels staan op intranet; regelmatige gebruikers van het pand. Hieronder vallen de overige vrijwilligers die af en toe of met zekere regelmaat bij Zorgbelang Groningen komen om te vergaderen. Deze huisregels zijn in te zien bij de balie/receptie. Klachten en/of geschillen Binnen iedere organisatie, dus ook binnen Zorgbelang Groningen kunnen klachten en/of geschillen ontstaan over de werkrelatie (bejegening) of de inhoud van het werk. Het is wenselijk dat het voor iedereen duidelijk is hoe met deze klachten en/of geschillen wordt omgegaan. Binnen Zorgbelang Groningen is er geen algemeen Klachtenreglement of algemene Geschillenregeling. Er is alleen een meer specifieke Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen. Wanneer er klachten zijn of geschillen ontstaan, worden deze op de volgende manier aangepakt: 1. in eerste instantie proberen de partijen er in een gesprek onderling uit te komen, eventueel met behulp van een onafhankelijke betaalde of vrijwillige collega. De partijen die het geschil hebben, moeten beide instemmen met de keuze voor deze collega; 2. wanneer partijen er dan nog niet uitkomen, kunnen de directie en vervolgens eventueel het bestuur worden ingeschakeld. Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen Voor vrijwilligers is de Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen van toepassing. Zorgbelang Groningen heeft in het kader van deze klachtenregeling een vertrouwenspersoon aangesteld. PV-reglement Voor vrijwilligers die lid zijn van de PV is het PV-reglement van toepassing. Vrijwilligersbeleid Zorgbelang Groningen 11

14 3.10 Welke onderdelen van het beleid voor welke vrijwilligers? In principe is ieder onderdeel van het vrijwilligersbeleid op alle categorieën vrijwilligers van toepassing. Uitzondering hierop vormen de huisregels voor betaalde medewerkers en vrijwilligers met een eigen werkplek (3.8 Algemene regelingen) en de PV-activiteiten (3.7 Gezamenlijke activiteiten met betaalde medewerkers). Deze gelden alleen voor vrijwilligers die een vaste werkplek hebben bij Zorgbelang Groningen. Vrijwilligersbeleid Zorgbelang Groningen 12

15 4. Coördinatie vrijwilligersbeleid Bij Zorgbelang Groningen zijn dermate veel vrijwilligers actief, dat het nodig is alle betaalde medewerkers op dit punt van enige extra ondersteuning te voorzien. Ook voor bestuur en directie is het nuttig voor het vrijwilligersbeleid een direct aanspreekpunt in de werkorganisatie te hebben. En tenslotte is het ook voor de vrijwilligers een goede zaak dat zij, naast een contactpersoon voor het werk en de taken, in de organisatie een algemeen aanspreekpunt hebben en weten wie verantwoordelijk is voor het vrijwilligersbeleid. Het ligt daarom voor de hand een nog nader in te vullen aantal uren per jaar te reserveren voor de coördinatie van het vrijwilligerswerk. Bij deze coördinatie horen de volgende taken: bewaken van het vrijwilligersbeleid en actueel houden van de informatie daarover; actueel houden van het overzicht van bij Zorgbelang Groningen werkzame vrijwilligers; contacten onderhouden met vrijwilligerscentrales/vrijwilligersvacaturebanken; beheren van een intern meldpunt voor vacatures en van de vrijwillligerspool; organiseren, naar behoefte, van collectieve ondersteuning en andere activiteiten voor vrijwilligers; toezien op een goede introductie van nieuwe vrijwilligers; toezien op een goede ondersteuning van vrijwilligers; signaleren van hiaten bij de inzet van vrijwilligers; adviseren van besturen en werkgroepen/projectgroepen over de inzet van vrijwilligers; opvangen en regelen van klachten van vrijwilligers; vraagbaak voor alle betaalde en vrijwillige medewerkers omtrent: het vrijwilligersbeleid; wet- en regelgeving (waaronder rechtspositioneel) rondom het werken met vrijwilligers; aanspreekpunt over het vrijwilligersbeleid voor bestuur en directie van Zorgbelang Groningen. De coördinatie van het vrijwilligersbeleid is in handen van twee betaalde medewerkers. Eindverantwoordelijk De directie heeft, zoals bij al het beleid, door het bestuur gedelegeerde eindverantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid. De directeur heeft het vrijwilligersbeleid in portefeuille. Vrijwilligersbeleid Zorgbelang Groningen 13

16 Bijlage 1 Voorbeeldovereenkomst vrijwilligers De ondergetekenden, 1. Zorgbelang Groningen, te Groningen, hierbij vertegenwoordigd door mevrouw A. Hofstee, in de functie van directeur, hierna te noemen `de organisatie', en 2. De heer/mevrouw (naam vrijwilliger), wonende (straat en huisnummer), (postcode en woonplaats) geboren op (geboortedatum vrijwilliger) hierna te noemen `de vrijwilliger', komen als volgt overeen: 1. De werkzaamheden 1.1 De vrijwilliger zal ten behoeve van de organisatie met ingang van (aanvangsdatum werkzaamheden) werkzaamheden verrichten. 1.2 De organisatie informeert de vrijwilliger over het vrijwilligersbeleid en de daarin vermelde regelingen. 1.3 De vrijwilliger onderschrijft de missie en visie van Zorgbelang Groningen. 1.4 De werkzaamheden worden in onderling overleg tussen de partijen bepaald en omschreven (zie bijlage). 1.5 De partijen kunnen de werkzaamheden in onderling overleg wijzigen. 1.6 Voor het inwerken, de begeleiding en de informatievoorziening zal (naam contactpersoon) zorgdragen. 1.7 De werkzaamheden vinden plaats gedurende (aantal uur) uur per week. Werktijden, werkdagen en werkplek worden in onderling overleg bepaald. 1.8 De vrijwilliger zal zorgvuldig omgaan met de tijdens de werkzaamheden verkregen informatie. 2. Onkostenvergoeding 2.1 De vrijwilliger ontvangt geen beloning voor de door hem verrichte werkzaamheden. 2.2 De vrijwilliger ontvangt een vaste vrijwilligersvergoeding van (bedrag) per maand. 2.3 De werkelijk gemaakte kosten worden vergoed overeenkomstig de afspraken tussen de partijen (zie bijlage). 2.4 Vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten vindt alleen plaats na overlegging van een betalingsbewijs en door middel van een declaratieformulier met daarop vermeld de code van het project en/of de activiteit. 2.5 De organisatie maakt de vaste vrijwilligersvergoeding maandelijks over op de bank-/girorekening van de vrijwilliger. 2.6 De organisatie maakt de gedeclareerde kosten over op de bank-/girorekening van de vrijwilliger halverwege de maand die volgt op de maand waarin de declaratie is ingediend. Vrijwilligersbeleid Zorgbelang Groningen 14

17 3. Verzekering tegen ongevallen en aansprakelijkheid 3.1 De organisatie heeft ten behoeve van de vrijwilliger een ongevallenverzekering afgesloten. Deze garandeert een uitkering in geval van ernstig lichamelijk letsel of dood ten gevolge van een ongeval dat de vrijwilliger tijdens de overeengekomen werkzaamheden is overkomen. 3.2 De organisatie heeft ten behoeve van de vrijwilliger een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Deze dekt de schade die de vrijwilliger tijdens de uitoefening van de overeengekomen werkzaamheden veroorzaakte. 4. Verhindering 4.1 In geval van verhindering wegens ziekte, vakantie of anderszins, zal de vrijwilliger de organisatie hiervan zo mogelijk tijdig op de hoogte stellen. 5. Aard van de overeenkomst 5.1 Deze overeenkomst heeft tot doel duidelijkheid te scheppen tussen de partijen over de inhoud van het werk en de voorwaarden waaronder het werk wordt verricht. 5.2 Deze overeenkomst is geen arbeidsovereenkomst in de zin van het Burgerlijk Wetboek. 5.3 Deze overeenkomst is geen dienstbetrekking in de zin van de Ziektewet. De vrijwilliger is bekend met het feit dat hij op basis van deze overeenkomst niet verzekerd is voor de gevolgen van ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. 5.4 De relatie tussen de organisatie en de vrijwilliger is geen arbeidsverhouding in de zin van het Buitengewoon Besluit Arbeidsverhoudingen. 6. Duur en einde van de overeenkomst 6.1 De overeenkomst is in eerste instantie aangegaan tot en met (datum einde overeenkomst) met een proeftijd 2 van (tijdsduur proeftijd). 6.2 De partijen kunnen de overeenkomst in onderling overleg wijzigen, verlengen of beëindigen. 6.3 Zowel de vrijwilliger als de organisatie kunnen de overeenkomst door schriftelijke opzegging beëindigen, met een opzegtermijn van 4 weken. 6.4 Op verzoek van de vrijwilliger zal de organisatie bij het einde van de overeenkomst een getuigschrift opstellen. De overeenkomst is in tweevoud opgemaakt te Groningen, (datum). De vrijwilliger heeft een exemplaar van de overeenkomst kosteloos ontvangen. Mevrouw A. Hofstee Directeur (naam vrijwilliger) vrijwilliger 2 Facultatief Vrijwilligersbeleid Zorgbelang Groningen 15

18 (Handtekening) (Handtekening) Bijlagen: Kopie identiteitsbewijs Zonodig verklaring van goed gedrag Overzicht van werkzaamheden Overzicht van te declareren kosten Vrijwilligersbeleid Zorgbelang Groningen 16