Voor je ligt de Informatieset voor het programma Als Je Het Mij Vraagt

Transcriptie

1 INFORMATIESET

2 Voor je ligt de Informatieset voor het programma Als Je Het Mij Vraagt Deze is bedoeld voor jou als manager, procesbegeleider of gespreksleider. Met elkaar kunnen we ervoor zorgen dat Als Je Het Mij Vraagt een succes wordt! We willen je hierbij graag ondersteunen. Als Je Het Mij Vraagt Dichterbij is van start gegaan met Als Je Het Mij Vraagt. Met dit programma wilt Dichterbij klanten ondersteunen bij een zo gewoon en gelukkig mogelijk leven. Welke wensen en behoeften heeft de klant? Samen met het netwerk en medewerkers gaat de klant in gesprek. Dit gesprek wordt ondersteund door gesprekstegels. Ze volgen daarmee de tegels die ze stap voor stap op weg helpen tot actieplannen. Het team formuleert de gezamenlijke wens. Om de wensen te realiseren maakt het team een actieplan en maken de leden afspraken. Zoals altijd zijn sommige wensen eenvoudig te realiseren. Dit kan het team zelf doen. Andere wensen zullen een opdracht aan Dichterbij inhouden. Het tegelgesprek Het gesprek word gevoerd op de woonlocatie of de dagbestedingslocatie. Klanten, het netwerk en de medewerkers gaan aan tafel om de wensen en behoeften die bij het team ligt de verzamelen. De uitkomsten worden verzameld in een app. Voor het gesprek maakt het team gebruik van twee ondersteunende middelen: De gesprekstegels Als basis voor het gesprek De app Om de antwoorden te bewaren 2

3 Voor deze gesprekken zijn er verschillende rollen, zoals die van de manager, een gespreksleider en een procesbegeleider. In deze informatieset vind je informatie over: Wat doet de manager? Wat doet de gespreksleider? Wat doet de procesbegeleider? Hoe kan iedereen zich voorbereiden? Alle ondersteunende hulpmiddelen en bijlagen voor het programma Heb je een vraag? Loop je ergens tegenaan? Stuur een naar en we zorgen dat jouw vraag wordt beantwoord. Voor meer informatie en achtergrond kun je ook een kijkje nemen op Of kijk op Veel succes en plezier! 3

4 1. Rollen en verwachtingen Iedereen binnen Dichterbij krijgt te maken met Als Je Het Mij Vraagt. Welke rol heeft iedereen in dit traject en welke verwachtingen horen daarbij? Hieronder staan verschillende posities binnen de organisatie beschreven en welk aandeel zij hebben in Als Je Het Mij Vraagt Het MT De directie ondersteunt initiatieven en toetst deze op haalbaarheid, financiën en resultaten. De directie monitort de voortgang van het proces binnen de RvE. De directie stelt kaders op waarbinnen initiatieven tot uitvoering kunnen worden gebracht Manager De manager vervult een sleutelrol bij nieuwe initiatieven en is verantwoordelijk voor de uitvoering en resultaten. De manager zorgt dat MZ platform ingelicht wordt over de gespreksleidraad. Om initiatieven te laten slagen, zorgt de manager dat er: - zelfregie en verantwoordelijkheid bij de teams wordt gestimuleerd - actief wordt gewerkt aan teamvorming - binnen financiële regelruimte actieplannen worden opgesteld - vragen buiten de financiële regelruimte aan de directie worden voorgelegd. De manager bewaakt de voortgang binnen het monitor systeem en zorgt voor een terugkoppeling hiervan aan de directie. 1.3 Procesbegeleider Vervult een organiserende en coördinerende rol om het gesprek plaats te laten vinden. Zorgt ervoor dat klanten en het netwerk een passende brief ontvangen en draagt zorgt voor het versturen hiervan. Inventariseert de respons op de verstuurde uitnodigingen. Stimuleert collega s om samen met de klant de website te bezoeken. Stelt de groepen samen waarin het gesprek plaatsvindt. Faciliteert de ruimtes waarin het gesprek plaatsvindt en zorgt voor overige faciliteiten. Denk hierbij aan kwalitatief goed beeld en geluid en een internetverbinding voor het vertonen van het filmpje. Checkt of benodigde acties zijn uitgevoerd en zorgt voor een terugkoppeling hiervan aan de manager. 4

5 1.4 Gespreksleider Leidt het gesprek en zorgt dat dialoog tussen klant, verwant en medewerker tot stand komt. Neemt in het gesprek een neutrale positie in. Maakt bij het gesprek gebruik van vraag- en gesprekstechnieken. Stimuleert het team om deze uitkomsten om te zetten in acties. Stimuleert het team om hun ervaringen te delen op Zorgt voor kwaliteitscontrole van de uitkomsten van het gesprek. Zorgt ervoor dat de uitkomsten van het gesprek worden ingevoerd in de app. 5

6 1.2 Profiel gespreksleider en procesbegeleider De gespreksleider en procesbegeleider hebben allebei een belangrijke rol in Als Je Het Mij Vraagt. Wil jij graag procesbegeleider of gespreksleider zijn? Hieronder staan een aantal competenties beschreven die belangrijk zijn voor beide rollen Gespreksleider Kan goed luisteren en doorvragen; Weet non-verbale signalen te herkennen en daar op in te spelen; Weet structuur aan te brengen in het gesprek; Heeft een positieve neutrale houding Kan omgaan met weerstand Kan vraag- en gesprekvaardigheden toepassen (zie instructiebijeenkomst gespreksleider) Procesbegeleider Kan goed organiseren en coördineren Heeft een belangrijke rol bij distributie van de gesprekstegels Kan juiste afwegingen maken bij het verzenden van de uitnodigingen en het samenstellen van de groep. Is in staat om informatie helder te communiceren met klanten, netwerk en collega s 6

7 2. Informatie voor procesbegeleider De procesbegeleider heeft een belangrijke coördinerende rol in het gesprekstraject. In de bijlage staan alle ondersteunende documenten die de procesbegeleider nodig heeft om zijn taken uit te voeren. Als aanvulling op onderstaande informatie vind je in bijlage 8 een handige checklist waarin alle benodigde acties kunt afvinken. Maak gebruik van bijlage 2, 3, 4, 5, 6, 7 & 9! 2.1 Toelichting uitnodigingsproces De procesbegeleider coördineert het uitnodigingsproces. Ontvangt de sjablonen voor de uitnodigingsbrief: - Een brief voor klanten, inclusief pictogrammen - Een brief voor klanten, exclusief pictogrammen - Een brief voor het netwerk Kiest in overleg met het team een geschikte datum, tijd en locatie voor het gesprek Vult, afgestemd op de situatie van de klant, de sjablonen uitnodigingsbrieven in. Verstuurt de uitnodigingen en inventariseert de respons. Draagt in overleg met collega s zorg voor de groepssamenstelling. Zorgt dat op de locatie de gesprekstegels aanwezig zijn. Informeert de gespreksleider en manager Checkt of benodigde acties zijn uitgevoerd en zorgt voor een terugkoppeling hiervan aan de manager. 2.2 Uitnodigingsbrieven De sjablonen voor de uitnodigingsbrieven zijn als hulpmiddel bij de informatieset opgenomen (zie bijlage). De roodgekleurde tekst binnen de brieven dient ingevuld te worden door de procesbegeleider. 2.3 Distributieproces gesprekstegels Het is belangrijk dat iedere locatie waar een groepsgesprek plaatsvindt de beschikking heeft over een set gesprektegels. De gesprekstegels zijn per regio opgeslagen bij het regiokantoor. Jij bepaalt, in overleg met jouw manager of de gespreksleider, hoeveel gesprekstegels en gesprekssets er per team moeten komen. De procesbegeleider zal deze tegels ophalen bij het secretariaat van de regiokantoren. 7

8 Hieronder staat het distributieproces (wat moet er gebeuren en door wie) schematisch weergegeven. Samenstellen set gesprekstegels* De sets worden samengesteld door dagbestedingslocatie Er is hiervoor een dagbestedingslocatie gekozen (DIA) De aantallen sets per regio zijn door werkgroep logistiek geschat op basis van aantal kostenplaatsen en klanten Distrubtie naar de regio's De unitmanager geeft door op welk afleveradres de tegels geleverd mogen worden. De RvE bepaalt de afleverlocatie Dagbestedingslocatie zorgt voor distrubutie van de sets naar iedere regio Distributie per regio De unitmanager maakt afspraken met de procesbegeleider over het aantal teams en klanten (wonen en dagbesteding) De procesbegeleider zorgt voor distributie van de set gesprekstegels naar deze locaties vanuit de regiokantoren De procesbegeleider is op de hoogte hoe een set is samengesteld Een overzicht van de gesprekstegels is als bijlage bij de informatieset opgenomen. De gehele set bestaat uit 16 tegels: gesprekstegels en instructietegels. 2.4 Hoe bereken ik hoeveel tegels ik nodig heb? De hele set bestaat uit de volgende tegels: 1. Gesprekstegels voor het team (dit zijn veertien gesprekstegels) De gesprektegels voor het team hebben de nummers 1, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 en de ongenummerde portemonneetegel. Gesprekstegel nummer 10 wordt vijfmaal aan de set toegevoegd, omdat deze tegel gebruikt wordt voor het maken van plannen. 2. Gesprekstegel voor de individuele klant (dit zijn twee gesprekstegels) De gesprekstegels voor de individuele klant hebben de nummers 2 en 3. Ieder team heeft éénmaal alle gesprekstegels nodig, vijfmaal alle gesprekstegels 10 nodig en, afhankelijk van het aantal klanten, een x aantal gesprekstegels 2 en 3 nodig. 8

9 Voorbeeld: Wanneer de groep bestaat uit 4 klanten, 6 verwanten en 4 medewerkers, heeft men dus nodig: Gesprekstegel 1, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11 Gesprekstegel 10 Gesprekstegel 2, 3 in enkelvoud in vijfvoud in viervoud per tegel 1.5 Monitoren Om bij te houden welk team gesprekken heeft gevoerd, is er een monitorinstrument opgesteld. Hierin houdt de procesbegeleider schematisch bij hoe ver het team is. Zijn de uitnodigingsbrieven al de deur uit? Is het eerste gesprek al geweest? Stap 1. Per RVE ontvangen alle procesbegeleiders de monitor via de unitmanager Stap 2. Per RVE vullen de procesbegeleiders de monitor in voor zijn/haar eigen kostenplaats(en)! Bij meerdere gesprekken binnen een kostenplaats, voeg dan extra regels toe met de kostenplaats en naam team Stap 3. Per RVE mailt de procesbegeleider de monitor naar het secretariaat Stap 4. Per RVE verwerkt het secretariaat de gegevens in de monitor op de G- schijf Stap 5. Stap 6. Stap 7. Per RVE is de unitmanager verantwoordelijk voor de monitor in zijn RVE Per RVE mailt het secretariaat elke vrijdag een bijgewerkte monitor naar het stuurteam Als Je Het Mij Vraagt op alsjehetmijvraagt@dichterbij.nl De stuurgroep analyseert de voortgang en koppelt terug aan Dichterbij 9

10 3. Informatie voor gespreksleiders De gespreksleider vervult een belangrijke rol in het gesprek. De gespreksleider neemt de regie en zorgt voor dialoog. Dit is niet voor iedereen even vanzelfsprekend. Het is van belang dat gespreksleiders voldoende toegerust zijn om deze rol tot uitvoering te brengen. We willen de gespreksleider voldoende handvatten bieden voor zijn rol tijdens het gesprek. Maak gebruik van bijlage 1, 2, 3 & 8! 3.1 Gesprekstegels De gesprekstegels zijn als bijlage bij de informatieset opgenomen. Deze vormen de basis voor het gesprek. De tegels worden ondersteund door een introductiefilmpje wat op de site staat vermeld. 3.2 De app Er is een app ontwikkeld die de antwoorden van het gesprek op gestructureerde wijze bewaart. De gespreksleider zorgt ervoor dat de antwoorden door iemand in de app worden ingevuld tijdens het gesprek. De volgende links geven toegang tot de app: De app mag geen vervuilde antwoorden opslaan omdat de uitkomsten worden geanalyseerd. Zo kan er team-overstijgend naar wensen worden gekeken. De gespreksleider zorgt ervoor dat de links niet verder verspreidt worden. 3.2 Instructiebijeenkomsten Deze bijeenkomst is bedoeld voor iedere gespreksleider (iemand uit het netwerk of een medewerker) die een of meerdere tegelgesprekken begeleidt. Het is geen verplichting om de instructiebijeenkomsten bij te wonen. Ze zijn vooral bedoeld om iedereen die er behoefte aan heeft gelegenheid te geven thuis te raken in de methodiek. Tijdens de instructiebijeenkomst maakt de gespreksleider kennis met de achtergrond en de gesprekstegels van Als je het mij vraagt. Het doel van de instructie is inzicht in het doel van Als je het mij vraagt en het versterken van de gespreksvaardigheden van de gespreksleider. De gespreksleidraad vormt hierbij een belangrijk onderdeel. De instructiebijeenkomsten vinden plaats op inschrijving, op een aantal locaties verspreid over het werkgebied. 10

11 Wil jij jezelf aanmelden als gespreksleider? Meld je dan aan bij het leercentrum! Via krijg je inzicht in de verschillende trainingen die Als Je Het Mij Vraagt aanbiedt.! Wanneer je bij scholingsaanbod de term gespreksleider invoert, komen alle beschikbare trainingen tevoorschijn. 11

12 4. Bijlagen Beschikbare hulpmiddelen bij de Informatieset: 1. Gesprekstegels 2. Gesprekstegels overzicht A3 3. Gesprekstegels instructiekaarten 4. Uitnodigingsbrief klant met picto s 5. Uitnodigingsbrief klant zonder picto s 6. Uitnodigingsbrief deelnemer netwerk 7. Monitor proces 8. Tips & tricks voor gespreksleiders 9. Checklist 12

13 CHECKLIST voor de procesbegeleider Als procesbegeleider tref je een goede voorbereiding om het gesprek straks te laten plaatsvinden. Een belangrijke rol. Wij willen je hierbij helpen. Deze checklist is speciaal voor jou ontwikkeld, zodat je alle taken kunt afvinken wanneer je deze hebt volbracht. Succes! Actie Maak een afspraak met de gespreksleider om een passende groep samenstelling te maken voor het gesprek Vind samen een passende locatie met internetverbinding, datum en tijdstip voor het gesprek Bereken het aantal tegel dat je wilt ophalen op het regiokantoor Informeer je leidinggevende over het gesprek Maak een lijstje van genodigden voor het gesprek en stem de inhoud van de uitnodigingsbrieven af op het lijstje van genodigden en de situatie Verstuur de uitnodigingsbrieven Vul de monitor in en verstuur hem naar het secretariaat Inventariseer de respons van de uitnodigingen Maak een tafelschikking samen met de gespreksleider Regel koffie en thee e.d. voor het moment tijdens het gesprek Haal de gesprekstegels op bij het regiokantoor Regel passende apparatuur om het introductiefilmpje af te spelen (een tabel of een laptop) Voltooid Zorg dat je 15 minuten van te voren aanwezig bent om alle gasten te ontvangen? 13