Handleiding. EGGO Digitaal - versie januari 2011

Transcriptie

1 Handleiding

2 INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave 1 Introductie Hoe werkt EGGO Digitaal? Varianten EGGO-kaart Instructie voor docenten Inloggen Hoofdscherm Wachtwoord wijzigen Aanmelden nieuwsbrief Leerlingvenster EGGO-kaarten Invullen EGGO-kaart Afdrukken EGGO-kaart Eggo - Groepsoverzicht Journaal Journaal toevoegen Vertrouwelijke journalen Document toevoegen Journaaloverzicht Journaaloverzicht (groep) Afdrukken Afdrukken EGGO-kaart Leerling journalen Groepsjournalen Instructie voor gevorderden en beheer Beheerder en master account EDEX-bestanden importeren Schooljaar toevoegen Leerlingen toevoegen of wijzigen Docenten toevoegen of wijzigen Groepen toevoegen of wijzigen Gebruikersaccounts toevoegen of wijzigen Journaalregeltypes instellen Journaal sjablonen Documenttypes instellen Stappenplan jaarovergang Jaarovergang via EDEX-bestanden Handmatige jaarovergang EGGO Digitaal + Eduscope Administratie EGGO op school gebruiken 51 Pagina 2 van 56

3 INHOUDSOPGAVE 6 EGGO thuis gebruiken 53 7 Ondersteuning 56 Pagina 3 van 56

4 Hoofdstuk 1 Introductie Eduscope is het leerlingadministratie en leerlingvolgsysteem van Unilogic. Het wordt gebruikt door medewerkers van diverse onderwijs- en schooltypes, zoals het peuteronderwijs, BAO, SBO en V(S)O, maar ook medewerkers van externe instellingen (bijvoorbeeld GGD). Dit zijn voornamelijk docenten en begeleiders (zowel intern als extern), directie medewerkers en administratief personeel en eventueel ook onderwijs ondersteunend personeel. Doordat al deze mensen kunnen samenwerken in hetzelfde systeem is informatie snel beschikbaar en inzichtelijk te maken. Eduscope bestaat uit de volgende, optionele modules: 1. Administratie 2. Leerlingzorg/volg 3. Pravoo Digitaal (Kindvolg- en Hulpsysteem voor de onderbouw) 4. EGGO Digitaal (Gedragsobservatiekaart voor leerlingen in het basisonderwijs (groep 1 t/m 8)) 5. MKVS Digitaal (Montessori Kindvolgsysteem) 6. Bovenschoolse Module In deze handleiding staat de module EGGO Digitaal centraal. In een aantal hoofdstukken komen de volgende onderwerpen aan bod: Instructie voor docenten Instructie voor voor gevorderden en beheer Jaarovergang EGGO op school gebruiken EGGO thuis gebruiken Zoals gemeld is EGGO Digitaal een module van Eduscope. Derhalve zal in deze handleiding soms ook gesproken worden over Eduscope i.p.v. EGGO Digitaal. Pagina 4 van 56

5 1.1. HOE WERKT EGGO DIGITAAL? 1.1 Hoe werkt EGGO Digitaal? Voor uw beeldvorming wordt hier in het kort uiteengezet hoe EGGO Digitaal werkt. EGGO Digitaal is een module van het Leerlingadministratie en Leerlingvolgsysteem Eduscope. Vandaar dat u de naam Eduscope ook regelmatig kunt tegenkomen. EGGO Digitaal kan echter volledig onafhankelijk van de rest van Eduscope gebruikt worden. De database is geinstalleerd op een server bij Unilogic. U logt in door op school, vanaf thuis of vanaf een andere plaats met internet EGGO Digitaal op te starten. Gegevens worden nooit lokaal opgeslagen, maar altijd in de centrale database. Als u dus de ene keer op school werkt en de andere keer thuis, dan volstaat het om in te loggen en u kunt direct aan de slag en ziet alle actuele gegevens. EGGO digitaal kan tegelijkertijd door meerdere mensen worden gebruikt. Mocht het nodig zijn, dan kunt u EGGO Digitaal zelf meerdere keren op één pc opstarten. Als u het inlogprogramma van EGGO Digitaal kwijt bent, is er geen man over boord. Alle gegevens zijn namelijk opgeslagen in de centrale database. Het volstaat om een nieuw inlogprogramma te verkrijgen en u kunt weer verder werken. 1.2 Varianten EGGO-kaart Er zijn verschillende varianten van de EGGO-kaart verkrijgbaar. Bij de bestelling heeft u de variant die op uw school gebruikt wordt al opgegeven, hetgeen bij de installatie is ingesteld. Deze varianten zijn verkrijgbaar: De rapportversie. Het kenmerkende van deze versie: Bij de rapportversie wordt de kaart rond november/december (1e rapport/kerstrapport), rond maart/april (2e rapport/paasrapport) en aan het eind van het schooljaar ( 3e rapport) ingevuld. In totaal worden de kaarten dus driemaal per jaar ingevuld. De half-eind versie. Het kenmerkende van deze versie: Bij een halfjaarlijkse versie wordt de kaart 2x per jaar ingevuld, rond januari en aan het eind van het schooljaar. Als u gewend bent om voor andere vak en vormingsgebieden ook een halfjaarlijkse screening uit te voering bijvoorbeeld m.b.v. CITO-toetsen dan is deze versie aan te bevelen. Als variant op de half-eind versie bieden wij ook de Menaldumadeelversie aan, waarbij de kaart wordt ingevuld in november/december en vervolgens in april/mei. Deze Menaldumadeelversie is ook verkrijgbaar met Leimuiden aanpassing, waarbij een extra scoringsmoment wordt toegevoegd bij binnenkomst (groep 1). Beide Menaldumadeelvarianten zijn alleen te adviseren indien u reeds bekend bent met (de papieren versie van) deze Eggo-kaarten. Pagina 5 van 56

6 1.2. VARIANTEN EGGO-KAART De Ens-versie. Het kenmerkende van deze versie: De EGGO-kaart wordt aan het begin van het schooljaar ingevuld, dus rond september/oktober. Men wil z.s.m. kinderen met problemen signaleren en daarna doet men het eventueel nog een keer halverwege het schooljaar. Dus bijvoorbeeld in januari. In totaal wordt er dus twee keer per jaar ingevuld. De normen voor beide metingen zijn hetzelfde. Het voordeel van deze lijst is dat u de kinderen aan het begin van het jaar screent en niet te lang hoeft te wachten met het bieden van gerichte hulp. Het nadeel is dat de normen bij beide metingen hetzelfde zijn, omdat ze te dicht bij elkaar liggen om te profiteren van de tweede normeringsmogelijkheid uit het normeringsonderzoek. Ook voor de Ens-versie geldt dat deze alleen is te adviseren indien u reeds bekend bent met (de papieren versie van) deze Eggo-kaart. Pagina 6 van 56

7 Hoofdstuk 2 Instructie voor docenten In dit hoofdstuk worden alle gangbare onderdelen van het werken met EGGO Digitaal door docenten uitgelegd. 2.1 Inloggen EGGO Digitaal wordt centraal gehost in het datacentrum van Unilogic. Dat betekent dat u vanaf overal kunt inloggen en dan altijd beschikt over alle actuele gegevens. Het maakt dus niet uit waar of wanneer u werkt. Bovendien hoeft uw school geen updates te installeren, aangezien ook dit centraal wordt afgehandeld. Tenslotte worden er ook dagelijks backups gemaakt van alle gegevens. U moet eerst inloggen voordat u met EGGO Digitaal kunt werken. Klik hiervoor op de snelkoppeling van EGGO Digitaal op uw bureaublad of in het start-menu. De ict-coordinator van uw school kan aangeven waar u de snelkoppeling vindt. Uw gebruikersnaam en wachtwoord is bekend bij ict-coordinator of bij de coordinator van EGGO Digitaal. Aangezien EGGO Digitaal een module is van Eduscope, kan het zijn dat deze snelkoppeling Eduscope heet. 1. Als u EGGO Digitaal heeft gestart, verschijnt het volgende inlogscherm: 2. Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Pagina 7 van 56

8 2.2. HOOFDSCHERM 2.2 Hoofdscherm Nadat u heeft ingelogd verschijnt het hoofdscherm van Eduscope/EGGO-digitaal. Dat ziet er als volgt uit: 1. Via het hoofdmenu s Programma en Help kunt u ondermeer uw wachtwoord wijzigen, Eduscope meenemen (bijvoorbeeld om thuis te werken, zie paragraaf 6) en deze handleiding downloaden. 2. Via de sidebar menu s aan de linkerkant kunt u door het Menu van EGGO Digitaal navigeren, via Mijn groepen uw groepen bekijken, Afdrukken en alle (eventuele) Actieve vensters bekijken. De belangrijkste handeling, het invullen van de EGGO-kaart, voert u uit vanuit het Leerlingvenster. Dit wordt in paragraaf 2.5 besproken. Eerst wordt nader ingegaan op het aanpassen van het (standaard) wachtwoord en het aanmelden voor de nieuwsbrief. 2.3 Wachtwoord wijzigen Bij de oplevering van EGGO digitaal is er voor iedereen een account aangemaakt met een standaard wachtwoord. Wij adviseren om dat wachtwoord zo snel mogelijk aanpassen. 1. Ga naar het hoofdmenu Programma - Wachtwoord wijzigen. 2. Typ eenmaal uw oude wachtwoord en tweemaal (ter controle) uw nieuwe wachtwoord. 3. Klik op Opslaan. Uw wachtwoord is gewijzigd. Pagina 8 van 56

9 2.4. AANMELDEN NIEUWSBRIEF 2.4 Aanmelden nieuwsbrief Wij adviseren u om zich aan te melden voor de EGGO Digitaal nieuwsbrief. Via de nieuwsbrief wordt u op de hoogte gehouden van allerlei wetenswaardigheden over EGGO Digitaal, bijvoorbeeld over updates, etc. U bent dan direct op de hoogte van eventuele nieuwe mogelijkheden van EGGO Digitaal. De nieuwsbrief wordt 3 à 4 keer per jaar verstuurd. 1. Ga naar het hoofdmenu Help - Abonneren nieuwsbrief - EGGO Digitaal. 2. Er wordt een bericht opgesteld. Verstuur dit bericht en beantwoord ook de ontvangstbevestiging. Hierna bent u definitief aangemeld. 2.5 Leerlingvenster Het Leerlingvenster is de centrale ingang met alle informatie over een leerling. Behalve het invullen van de EGGO-kaart kan hier ook andere informatie over de leerling worden ingezien en ingevuld. Denk hierbij onder meer aan het inzien van de belangrijkste administratieveen familiegegevens van de leerling (mits Eduscope op uw school ook als Leerling administratiesysteem wordt gebruikt), het invullen van journalen ((gespreks)verslagen en logboeken), maar ook het invullen en inzien handelingsplannen, groepsplannen, beoordelingen, CITOgegevens, DLE-gegevens, documenten, etc. Deze laatste opties zijn alleen te gebruiken als Eduscope op uw school ook als Leerling zorgsysteem wordt gebruikt. De journaalfunctie is wel voor u beschikbaar (zie paragraaf 2.8). U kunt het leerlingvenster op 3 manieren openen: 1. Klik bovenaan in de groene balk bij Snelzoeken leerling (een gedeelte van) de achternaam van een leerling in. Dit is de snelste en meeste gebruikte manier. Pagina 9 van 56

10 2.5. LEERLINGVENSTER 2. Maak gebruik van de optie Mijn Groepen, linksonder in de sidebar. Er verschijnt een visueel overzicht van de leerlingen in uw groep(en). Dubbelklik op een pasfoto om het Leerlingvenster van de betreffende leerling te openen. Deze optie werkt natuurlijk het prettigst als er pasfoto s zijn toegevoegd bij de leerlingen. 3. Open het Leerlingvenster via het menu aan de linkerkant: EGGO - Overzichten - Leerlingvenster. Lees hier verder voor meer algemene informatie over het Leerlingvenster. In paragraaf 2.6 gaat deze handleiding verder over het invullen van de EGGO-kaart. Het Leerlingvenster is een overkoepelend venster dat een directe toegang biedt tot de meest gebruikte leerlinggegevens. Het is hiervoor ingedeeld in een aantal categorieën, die elk een deel van de informatie over de leerling kunnen weergeven. Afhankelijk van de geregistreerde modules en de ingestelde gebruikersrechten zijn bepaalde categorieën wel of niet beschikbaar. Te allen tijde wordt bovenaan in het leerlingvenster de belangrijkste informatie over de leerling getoond. Dat zijn een foto en enkele minimale basis-, verzorger- en medische gegevens. Voor al deze gegevens geldt wel dat deze moeten zijn ingevuld, hetgeen sowieso het geval zal zijn als Eduscope ook als Leerling administratiesysteem wordt gebruikt. Klik op het adres van de leerling om de locatie van het adres te tonen in Google Maps. Klik op de groepsaanduiding om de adressen van ALLE leerlingen uit de betreffende groep te tonen. Deze gegevens worden overgenomen uit de administratieve gegevens van de leerling(en). Pagina 10 van 56

11 2.5. LEERLINGVENSTER In het leerlingvenster worden ook de pasfoto( s) van leerlingen getoond. Klik op de pasfoto, om ook de oude pasfoto s van de leerling te zien. Klik hierna op een van de andere pasfoto s om deze te vergroten. Enkele van de hieronder genoemde onderdelen vergen veel schermruimte. daarom het leerlingvenster maximaliseren om meer schermruimte te creëren. U kunt U kunt ook de leerlinginformatie tijdelijk wegklappen. Onder het groene gedeelte met de leerlinginformatie staat een pijltje waarop u kunt klikken. De leerlinginformatie zal dan tijdelijk niet zichtbaar zijn om optimale schermruimte te creëren. Door nogmaals op het pijltje te klikken, zal de leerlinginformatie weer in beeld verschijnen. Als u het Leerlingvenster eenmaal geopend heeft, hoeft u dat niet telkens te sluiten en opnieuw te openen om een andere leerling op te zoeken. Binnen het leerlingvenster zijn diverse mogelijkheden om te navigeren of zoeken naar andere voor u beschikbare leerlingen (in principe zijn dit alle leerlingen uit uw groep(en). Alleen als u volledige rechten heeft ziet u alle leerlingen): 1. Typ Ctrl+F om een andere leerling te zoeken. Bovenin verschijnt een zoekbalk, waarin u een gedeelte van de achternaam kunt invullen om een andere leerling op te zoeken. Dubbelklik op de juiste leerling om zijn of haar gegevens te tonen in het Leerlingvenster Pagina 11 van 56

12 2.6. EGGO-KAARTEN 2. Gebruik de navigatieknoppen om te bladeren door de voor u beschikbare leerlingen. 3. Gebruik de lijst (eerste icoontje, of Ctrl+L) om een overzicht te zien van alle voor u beschikbare leerlingen. Selecteer en dubbelklik op de gewenste leerling. Het leerlingvenster bevat een diverse onderdelen waarmee u bepaalde gegevens kunt opvragen of invullen. Door middel van icoontjes, onder het groene gedeelte, kunt u deze onderdelen bekijken. De volgende onderdelen zijn beschikbaar: Administratie - Leerling, basis, toont de N.A.W. en contactgegevens van de leerling. Alleen bekijken. Wijzigen is mogelijk via de administratie. Administratie - Leerling, gezin, geeft de gezinssituatie van de leerling weer. Alleen bekijken. Wijzigen is mogelijk via de administratie. Administratie - Leerling, medisch, toont medische gegevens van de leerling. Alleen bekijken. Wijzigen is mogelijk via de administratie. Administratie - Leerling, bijzonderheden, toont de bijzonderheden die over de leerling zijn ingevuld. Alleen bekijken. Wijzigen is mogelijk via de administratie. Administratie - Inschrijvingen, geeft de schoolloopbaan van de leerling weer. Alleen bekijken. Wijzigen is mogelijk via de administratie. Dossier - Journaal, toont het journaal (opgebouwd uit journaalregels) van de leerling en biedt de mogelijkheid om journaalregels toe te voegen (zie verder paragraaf ook: 2.8). Eggo - Kaart, de digitale versie van de EGGO-kaart, Gedragsobservatiekaart voor leerlingen in het basisonderwijs (groep 1 t/m 8), lees verder in paragraaf 2.6). 2.6 EGGO-kaarten 1. Kies in het Leerlingvenster het onderdeel Eggo - Kaart om de Gedragsobservatiekaart van een leerling te bekijken. Pagina 12 van 56

13 2.6. EGGO-KAARTEN 2. Maximaliseer dit venster voor een overzichtelijkere weergave. 3. Klik onderaan op de knop Invullen... om de EGGO-kaart van de geselecteerde leerling in te vullen of te wijzigen. de kaart zal in een nieuw venster worden geopend, waardoor u meer werkruimte krijgt. Lees verder in de volgende paragraaf (2.6.1) voor verdere uitleg over het invullen van de EGGO-kaart. 4. Klik op Afdrukken... om de gekozen EGGO-kaart af te drukken. Er verschijnt eerst nog een dialoogvenster waarin u kunt aangeven welke groepen moeten worden afgedrukt. Bij het afdrukken kunt u er voor kiezen om het als PDF document op te slaan. Lees verder bij voor verdere uitleg over het afdrukken van de EGGO-kaart. 5. Klik op Bestand..., om de EGGO-kaart van deze leerling op te slaan als een afbeelding (in jpg of wmf formaat). Lees verder bij voor verdere uitleg over het opslaan van de EGGO-kaart Invullen EGGO-kaart Als u de EGGO-kaart van een leerling gaat invullen verschijnt het onderstaande venster: Pagina 13 van 56

14 2.6. EGGO-KAARTEN In eerste instantie zal dit venster kleiner zijn. U kunt het maximaliseren om de werkruimte te vergroten. In het volgende stuk leest u de technische handleiding : hoe gebruikt u de digitale versie van de EGGO gedragsobservatiekaarten. Bij het invullen van de EGGO-kaart heeft u de volgende mogelijkheden: Scores invullen Het invullen van scores (inkleuren van hokjes) gaat met een enkele muisklik. Iedere groep bevat een aantal peilpunten (afhankelijk van de EGGO-kaart). De hokjes in peilpunten zijn standaard grijs gekleurd. Dit betekent dat ze niet actief zijn, dus niet ingevuld. Zodra u klikt wordt een gekozen peilpunt automatisch actief. 1. Ga naar de groep waarvoor u een score wilt invullen. Kies de juiste periode in die groep. Let op: U kunt als leraar bij iedere groep invullen. U dient dus goed op te letten in welke groep de leerling momenteel zit. 2. Klik op een hokje om het half te vullen. Klik nogmaals om er een heel blokje van te maken. De score van de leerling wordt automatisch berekent en getoond. Bovendien wordt ook de normering aangegeven. Pagina 14 van 56

15 2.6. EGGO-KAARTEN 3. Indien een leerling overal goed scoort kunt u een derde keer klikken, zodat het hokje weer wit wordt, maar het peilpunt wel actief is. In een dergelijke situatie laat u het peilpunt dus niet grijs, want dan lijkt het alsof er voor de leerling nog helemaal niet gescoord is, terwijl deze leerling juist overal goed scoort. Bovendien worden alleen actieve peilpunten in het groepsoverzicht opgenomen. 4. Indien u zich heeft vergist, kunt u een peilpunt weer inactief maken door er met de rechtermuisknop op te klikken en de optie Peilpunt actief uit te vinken. Let op: Bij deze handeling worden alle ingevulde scores gewist! 5. U kunt bij ieder peilpunt een opmerking of verslag toevoegen. Dat doet u door met de rechtermuisknop te klikken in het peilpunt en te kiezen voor de optie Journaal toevoegen. Pagina 15 van 56

16 2.6. EGGO-KAARTEN Er verschijnt een nieuw scherm waarin u het verslag kunt schrijven. Lees meer over het invullen van journaals bij sectie Nadat u een journaal heeft toegevoegd, verschijnt in het peilpunt een groen icoontje ter herinnering. Tip: Alle toegevoegde journaals kunt u ook bij elkaar bekijken in een speciaal onderdeel van het Leerlingvenster, zie sectie 2.8. Of in het Journaaloverzicht, zie sectie Indien een leerling is blijven zitten (doublure) kunt u de groep van deze leerling Dupliceren. Er verschijnt voor deze leerling dan een nieuwe groep, waarin u de peilpunten opnieuw kunt invullen. Zo behoudt u dus de historische gegevens van het jaar ervoor. Klik bovenaan in het peilpunt op Groep X om het betreffende peilpunt te dupliceren. De groep verschijnt opnieuw, voorzien van een *. Hulpteksten raadplegen. Beweeg met de muis aan de de linkerkant over de Eggo onderdelen. Er verschijnt dan een informatie-teken met de bijbehorende helpteksten en wijze van invullen. Pagina 16 van 56

17 2.6. EGGO-KAARTEN Weergave aanpassen De standaard weergave van de EGGO-kaart toont alle groepen. U kunt de weergave wel aanpassen. 1. Klik linksboven op de tekst Opties. Er verschijnt een popup-menu. 2. In het menu Weergave kunt u kiezen voor: Algemeen - Alleen met resultaten. Bij deze optie worden alleen de groepen getoond waarbij voor het kind scores zijn ingevuld. Algemeen - Met resultaten en zonder resultaten. Bij deze optie worden alle groepen getoond, ongeacht of er voor het kind scores zijn ingevuld. Duplicaten - Origineel en Duplicaat weergeven. Bij deze optie worden alle groepen getoond, inclusief eventuele groepen waar het kind gedoubleerd heeft (verderop meer hierover). Duplicaten - Origineel weergeven. Bij deze optie worden alleen de oorspronkelijke groepen getoond en dus niet eventuele groepen waar het kind gedoubleerd heeft. Duplicaten - Duplicaat weergeven. Bij deze optie worden alleen de eventuele groepen getoond waar het kind gedoubleerd heeft. Kies Toon legenda (score) om de legenda van de genormeerde score weer te geven. Als de legenda uit staat, kunt u aan de hand van de kleurstelling toch zien of de score acceptabel/goed (groen), onder het gemiddelde (oranje) of zwak/ernstig (rood) is. EGGO-kaart afdrukken Klik bovenaan op het printer-icoontje om EGGO-kaart af te drukken. Het is ook mogelijk om dit als PDF document op te slaan. Lees verder bij paragraaf voor verdere uitleg over de afdrukmogelijkheden. Pagina 17 van 56

18 2.7. EGGO - GROEPSOVERZICHT Afdrukken EGGO-kaart Afhankelijk of u de keuze had gemaakt om de EGGO-kaart af te drukken of als bestand op te slaan, kunt u enkele keuzes maken: Afdrukken (printen of.pdf) 1. Kies of u alle groepen van een leerling wilt afdrukken of alleen de ingevulde groepen (met resultaten). 2. Geef aan of u eventuele duplicaten van groepen (bij doublures) wel of niet wilt afdrukken. 3. Geef aan of u de legenda, een uitwerking van de scores en de eventueel ingevulde journaals wilt afdrukken. 4. Klik onderaan op Afdrukken om de gekozen groepen af te drukken. Er verschijnt eerst een afdrukvoorbeeld. 5. Als u in het afdrukvoorbeeld op Opslaan klikt (diskette icoon) zal er een pdf document worden gemaakt van deze afdruk. U dient op te geven waar dit PDF document moet worden opgeslagen. Klik op het printer-icoontje om daadwerkelijk af te drukken. Bestand (.jpg of.wmf) 1. Kies of u alle groepen van een leerling of alleen de ingevulde groepen (met resultaten) wilt opnemen. 2. Geef aan of u eventuele duplicaten van groepen (bij doublures) wel of niet wilt opnemen. 3. Geef aan of u de legenda wilt opnemen. 4. Geef aan in welkbestandsformaat u wilt opslaan,.jpg of.wmf. Geef eveneens de opslaglocatie aan. 5. Klik onderaan op Opslaan om de gekozen groepen af te drukken. Gevraagd wordt of u de opslaglocatie wilt openen. 2.7 Eggo - Groepsoverzicht Via het menu Eggo - Overzichten - Groepsoverzicht kunt u een groepsoverzicht genereren van de groepen en peilpunten die zijn ingevuld. Op basis van het groepsoverzicht kunt u een leerlingen kiezen waarvoor u een individuele diagnose gaat uitvoeren en een handelingsplanblad kunt gaan invullen. Ook kunt u een groepsonderwerp kiezen waarmee u met de hele groep aan de slag gaat. Hoe werkt het: 1. Bij het onderdeel Voorselectie - Algemeen selecteert u het schooljaar, de groep(en) en het peilpunt waarvoor u een overzicht wilt genereren. Hierna wordt automatisch het groepsoverzicht gemaakt en wordt ook automatisch de groepsscore en de intensiteit bepaald. Met de digitale versie bespaart u hierdoor veel zoek- en rekenwerk. Pagina 18 van 56

19 2.7. EGGO - GROEPSOVERZICHT 2. Bij het onderdeel Uitvoer - Voorbeeld verschijnt het overzicht. Onderaan ziet u de zorgscore en de kwalificatie van de groep. Onder iedere leerling ziet u de individuele leerlingscore. Op basis daarvan kunt u bepalen welke leerling(en) u wilt diagnosticeren. Bovendien ziet u naast ieder aspect de score van dat aspect. Op basis hiervan kunt u besluiten of er een onderwerp is dat u voor de hele groep wilt behandelen. Dit kan door middel van een groepsjournaal. Let op: Het berekenen van de zorgscore van de groep gebeurt automatisch. Er wordt rekening gehouden met het peilpunt waarop is ingevuld en de groepen die gekozen zijn. U kunt in de voorselectie ook meerdere groepen selecteren, bijvoorbeeld 2 combinatiegroepen ie administratief gesplitst zijn, maar waarvoor u toch n zorgscore wilt berekenen. Als u groepen van zeer uiteenlopende leerjaren heeft geselecteerd, kan er geen groepskwalificatie worden berekend. 3. Via het onderdeel Uitvoer - Afdrukken kunt u het groepsoverzicht afdrukken. Klik onderaan op de knop Afdrukken. Als u in het afdrukvoorbeeld op Opslaan klikt (diskette icoon) zal er een pdf document worden gemaakt van deze afdruk. U dient op te geven Pagina 19 van 56

20 2.8. JOURNAAL waar dit PDF document moet worden opgeslagen. Klik op het printer-icoontje om daadwerkelijk af te drukken. 2.8 Journaal Via het Leerlingvenster, onderdeel Algemeen - Journaal ( ) kunt u (gespreks)verslagen of opmerkingen van allerlei soort vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan verslagen van een oudergesprek, gesprek met de schoolarts, rapportbesprekingen, teamoverleg of andere relevante informatie. Ook extra informatie met betrekking tot het invullen van een EGGO-kaart kunt u hierin kwijt. Standaard zijn de rechten zo ingesteld dat u het journaal van alle leerlingen kunt zien en bij eigen leerlingen het journaal kunt toevoegen of wijzigen. Het journaal van een leerling is opgebouwd uit journaalregels. Iedere journaalregel is één verslag (van 1 regel tekst tot meerdere pagina s), inclusief bijvoorbeeld tabellen of afbeeldingen. Via het leerlingvenster kunt u alleen de journaalregels bekijken van een individuele leerling. In bovenstaande afbeelding ziet u diverse categorieën waaronder een journaal kan worden vastgelegd. Iedere school kan zelf bepalen welke categorieën ze wil gebruiken. Dit kan niet door docenten ingesteld worden, maar dient te gebeuren door een gebruiker met volledige rechten. In paragraaf 3.8 leest u hier meer over. U heeft de volgende mogelijkheden in dit scherm: Pagina 20 van 56

21 2.8. JOURNAAL 1. Gebruik de knoppen Toevoegen, Wijzigen of Verwijderen één van deze acties uit te voeren. Lees in paragraaf meer over het daadwerkelijk invullen van een nieuw journaal. 2. Gebruik de maximaliseer knop om meer leesruimte te creëren. 3. U kunt het overzicht van de journalen filteren en sorteren op de kolommen Leerling, Datum, Type, Medewerker, Vertrouwelijk en Documenten. Beweeg hiervoor met de muis boven een van deze kolomtitels. Het licht geel op. Klik dan. Er verschijnt een contextmenu, met een aantal mogelijkheden. Kies Sorteren, Oplopend of Aflopend. Kies Filteren, en selecteer de waarde waarop u wilt filteren. Vervolgens worden alleen de signaleringen van deze categorie getoond. Om deze filtering ongedaan te maken, voert u dezelfde handeling uit, maar kiest u de optie Filter opheffen. Vul bij zoeken een stuk tekst in (die voorkomt als een van de waardes binnen die kolom, bijvoorbeeld een gedeelte van de naam van een medewerker). Er zal worden gefilterd op deze tekst. U kunt deze filtering opheffen, door deze tekst weer te wissen. Indien een sortering en/of filtering is toegepast, wordt dit met een geel lijntje onder de kolomtitel aangeduid. Bovendien wordt in een hint aangegeven welke sortering en/of filtering is toegepast 4. U kunt de inhoud van een journaalregel lezen door op de zwarte pijl te klikken die voor de naam van de leerling staat. Pagina 21 van 56

22 2.8. JOURNAAL U kunt op deze manier ook meerdere journaalregels openen en als een lopend verhaal lezen. In combinatie met de sorteer- en filterfunctie kunt u de juiste journaalregels eenvoudig in beeld krijgen. 5. Dubbelklik op een journaal om het te openen in een nieuw venster, waar u het eventueel kunt wijzigen. U kunt dit alleen uitvoeren als u de rechten heeft om het betreffende journaal te bewerken. 6. U kunt vertrouwelijke journaalregels weergeven met de toetscombinatie Ctrl+Alt+V. Lees meer over vertrouwelijke journaalregels bij 2.8.2! Als de vertrouwelijke journaalregels worden weergegeven, dan wordt dat duidelijk kenbaar gemaakt met een oranje kleur. In de lijst is een kolom Vertrouwelijk? verschenen, waarin de vertrouwelijke journaalregels met de tekst Ja worden aangeduid. Tip: U kunt journalen toevoegen via dit onderdeel Journaal in het Leerlingvenster. U kunt echter ook direct vanuit de EGGO-kaart een journaal toevoegen, Pagina 22 van 56

23 2.8. JOURNAAL bovenaan het peilpunt dat u beoordeeld heeft. Als u vanuit die plek een journaal toevoegt, ziet u het toch ook terug in dit journaal overzicht. Het verdient aanbeveling om voor journalen die direct gerelateerd zijn aan EGGO-beoordelingen een apart journaaltype aan te (laten) maken. Dan kunt u deze netjes onderscheiden. Via het leerlingvenster ziet u per leerling een overzicht van alle journalen. U kunt een dergelijk overzicht ook voor meerdere leerlingen ineens bekijken. Raadpleeg hiervoor het journaaloverzicht (zie paragraaf 2.9) Journaal toevoegen 1. Als u een journaalregel wilt toevoegen, kiest u eerst type waaronder deze journaalregel moet worden toegevoegd. 2. Zorg dat de juiste datum is ingevuld. 3. Vink de optie Vertrouwelijk als het gaat om een vertrouwelijk journaal. 4. Schrijf uw verslag. U kunt hiervoor desgewenst gebruik maken van een sjabloon. 5. Indien u een document aan het journaal wilt koppelen, beweeg dan met de muis over de tekst naast het icoontje van de documenten. Er verschijnt een menu. Klik op Toevoegen. Zie paragraaf voor meer informatie over het toevoegen een document. U kunt journaalregels afdrukken via de afdrukwizard van journalen. Zie: U kunt een journaalregel echter ook direct afdrukken als u deze heeft geopend. Gebruik hiervoor de printknop in de Knoppenbalk. Pagina 23 van 56

24 2.8. JOURNAAL Het maken van sjablonen, het bepalen welke journaaltypes beschikbaar zijn en de mogelijkheid om documenten te koppelen, moet eenmalig worden ingesteld door een gebruiker met volledige rechten. Dit kan dus niet door docenten worden uitgevoerd. Zie hiervoor respectievelijk de paragrafen 3.9, 3.8 en Vertrouwelijke journalen In Eduscope kunt u vertrouwelijke journaalregels aan het journaal van een leerling toevoegen. Dit doet u door de optie Vertrouwelijk aan te vinken als u een nieuwe journaalregel toevoegt. Als deze optie is aangevinkt, wordt dit visueel weergegeven met een oranje markering. Hierdoor ziet u in een oogopslag dat het om een vertrouwelijke journaalregel gaat en dat u hier dus ook vertrouwelijk mee moet omgaan. Wie kan vertrouwelijke journaalregels inzien? Vertrouwelijke journaalregels kunnen alleen worden gelezen door de gebruiker die ze heeft ingevoerd en door directieleden. Directieleden hebben dus altijd inzage in alle vertrouwelijke journalen (mits in het rechtensysteem van Eduscope is ingesteld dat directieleden alle journaalregels van alle leerlingen mogen lezen). Vertrouwelijke journaalregels zijn standaard niet zichtbaar. Hiermee wordt voorkomen dat onbevoegden vertrouwelijke journaalregels zomaar kunnen zien. U kunt de weergave van vertrouwelijke journaalregels activeren, door de toetscombinatie Ctrl+Alt+V te gebruiken. Vertrouwelijke journaalregels worden in een oranje kader weergegeven, of, in overzichten, met de extra notificatie Vertrouwelijk. Vertrouwelijk journaalregels printen Vertrouwelijke journaalregels kunnen niet via de afdrukwizard van journaalregels worden afgedrukt. Vertrouwelijke journaalregels kunnen alleen direct worden afgedrukt via de printknop die bovenaan in de journaalregel zichtbaar is. Pagina 24 van 56

25 2.9. JOURNAALOVERZICHT Let op: Unilogic kan niet verantwoordelijk worden gesteld als vertrouwelijke journaalregels toch door onbevoegden worden gelezen. De gebruiker is verantwoordelijk voor het al dan niet open stellen van vertrouwelijke journaalregels. Unilogic kan ook niet verantwoordelijk worden gesteld als vertrouwelijke journaalregels door een technisch gebrek van Eduscope toch door onbevoegden gelezen zijn of gelezen kunnen worden Document toevoegen Als u een document wilt toevoegen aan het dossier van een leerling, dan dient u dat vanaf uw computer te importeren in Eduscope. Dat gebeurt via dit venster. 1. Geef aan welk bestand u wilt toevoegen. Klik hiervoor op de knop met de 3 puntjes. Er verschijnt een Windows dialoog-venster, waarmee u het bestand kunt zoeken en selecteren. Let op: Probeer er voor te zorgen dat het pdf bestand niet al te groot is, al heeft u dat meestal niet zelf in de hand. PDF documenten zijn doorgaans enkele tientallen of honderden KB s groot. 2. Vul de omschrijving van het bestand in. Eduscope kiest automatisch de bestandsnaam als omschrijving van het bestand, maar u kunt dat desgewenst zelf aanpassen. 3. Geef aan welk type document het is. Iedere school kan zelf documenttypes definiëren. Dit kan worden uitgevoerd door een Eduscope gebruiker met volledige rechten, zie: Onderaan ziet u nog enkele kenmerken van het bestand, zoals de bestandsdatum en de bestandsgrootte. 5. Sla het document op met het diskette icoon en sluit het venster af. U keert terug in het vorige venster. Het document is nu opgeslagen in EGGO Digitaal en vanaf iedere pc (zelfs vanaf thuis) te openen. 2.9 Journaaloverzicht [EGGO - Overzichten - Leerling journalen] Pagina 25 van 56

26 2.9. JOURNAALOVERZICHT Het journaal overzicht geeft u snel inzicht in leerlingen die een journaal hebben. Afhankelijk van de ingestelde rechten heeft u alleen inzage in de journalen van leerlingen uit uw groep(en) of van alle leerlingen. U kunt per leerling de journaalregels bekijken, of een multi-selectie op meerdere leerlingen uitvoeren. 1. Selecteer de periode waarvan u een overzicht wilt zien. Bij datumbereik kunt u hiervoor de begin en einddatum aangeven. Standaard worden de journaalregels die in het huidige schooljaar zijn gemaakt weergegeven. Tip: Handig is de knop met de 3 puntjes, achter de einddatum. U kunt hier een voorgedefinieerde periode kiezen. De mogelijkheden zijn: Een bepaald schooljaar. Een bepaalde dag. Een bepaalde week. Een bepaalde maand. Een bepaald jaar. Let op: Het gekozen datumbereik wordt onthouden. Als u de volgende keer dit scherm weer opent, is het eerder ingestelde datumbereik dus actief. Hierdoor ziet u mogelijk niet alle ingevoerde journalen, als deze buiten dat bereik vallen. 2. Selecteer de leerling of leerlingen (d.m.v. multiselect met de Ctrl of Shift toetsen) waarvan u een journaal overzicht wilt bekijken. Aan de rechterkant verschijnen alle journaalregels van de geselecteerde leerlingen uit de gekozen periode. 3. U kunt de leesruimte verder vergroten, door de linkerhelft leerlingselectie) te verbergen. Gebruik hiervoor de knop met het pijltje naar links, die tussen de twee helften bevindt. 4. Verder heeft u in dit scherm dezelfde mogelijkheden als bij de individuele leerlingjournalen in het Leerlingvenster. Dat leest u allemaal in paragraaf 2.8. Pagina 26 van 56

27 2.10. JOURNAALOVERZICHT (GROEP) Het journaal van een leerling kan ook worden bekeken vanuit het leerlingvenster. U kunt er tevens journaalregels toevoegen en verwijderen. Het leerlingvenster biedt een directe toegang tot de meest gebruikte leerlinggegevens. Lees meer in sectie Journaaloverzicht (groep) [EGGO - Overzichten - Groepsjournalen] Het journaal overzicht geeft u snel inzicht in de journalen die voor groepen zijn gemaakt (in tegenstelling tot individuele leerlingjournalen). Afhankelijk van de ingestelde rechten heeft u alleen inzage in de journalen van uw eigen groepen of alle groepen. U heeft in dit scherm dezelfde mogelijkheden als bij het leerling journaaloverzicht, met het verschil dat het hier dus gaat om groepsjournalen en niet om individuele leerlingjournalen Afdrukken Via het menu EGGO - Afdrukken kunt u diverse onderdelen van het programma afdrukken, waaronder de journalen en de EGGO-kaart Afdrukken EGGO-kaart Via het menu EGGO - Afdrukken - EGGO - EGGO-kaart kunt u één of meerdere EGGOkaarten afdrukken. Doorloop de wizard om de gewenste kaarten af te drukken. 1. Selecteer bij het onderdeel Voorselectie, Leerlingen de groepen en/of leerlingen waarvan u de EGGO-kaarten wilt afdrukken. Gebruik eventueel de zoekfunctionaliteit om snel een leerling te vinden. Met de rechtermuisknop kunt u snel alle groepen uitvouwen en of leerlingen (de)selecteren. Pagina 27 van 56

28 2.11. AFDRUKKEN 2. Bij het onderdeel Uitvoer, Afdrukken kunt u nog enkele afdrukopties instellen, waarmee u bepaalt wat er daadwerkelijk wordt afgedrukt. Geef aan of u eventuele duplicaten van groepen (bij doublures) wel of niet wilt afdrukken. Geef aan of u de legenda, een uitwerking van de scores en de eventueel ingevulde journaals wilt afdrukken. Klik onderaan op Afdrukken om de gekozen groepen af te drukken. Er verschijnt eerst een afdrukvoorbeeld. Als u in het afdrukvoorbeeld op Opslaan klikt (diskette icoon) zal er een pdf document worden gemaakt van deze afdruk. U dient op te geven waar dit PDF document moet worden opgeslagen. Klik op het printer-icoontje om daadwerkelijk af te drukken. 3. Bij het onderdeel Uitvoer, Bestand kunt u de EGGO-kaart als losse bestanden per leerling opslaan in een te bepalen map. Kies of u het bestand als jpg. of.wmf bestand wilt opslaan. Selecteer de map waar het bestand of de bestanden moeten worden opgeslagen. U dient hier een map te selecteren en geen bestandnaam in te vullen, aangezien er voor ieder kind een afzonderlijk bestand wordt gemaakt Leerling journalen Via het menu EGGO - Afdrukken - Journalen - Leerling kunt u één of meerdere leerlingjournalen afdrukken. 1. Selecteer bij het onderdeel Voorselectie, Leerlingen de groepen en/of leerlingen waarvan u journalen wilt afdrukken. Gebruik eventueel de zoekfunctionaliteit om snel een leerling te vinden. Met de rechtermuisknop kunt u snel alle groepen uitvouwen en of leerlingen (de)selecteren. 2. Bij het onderdeel Voorselectie, Filter bepaalt u uit welke periode journalen in de rapportage moeten worden opgenomen. Maak eventueel gebruik van de optie Sneldatums. Pagina 28 van 56

29 2.11. AFDRUKKEN 3. Geef eveneens aan welke journaalregeltypes u in de rapportage moeten worden opgenomen. 4. Bij het onderdeel Uitvoer, Afdrukken kunt u nog enkele afdrukopties instellen. U kunt hiermee gedeeltelijk de layout van de afdruk bepalen en eveneens aangeven welke leerlinginformatie moet worden afgedrukt. Bepaal of de journalen op datum op op journaaltype gesorteerd moeten worden. Geef aan op de afdruk Staand of Liggend moet worden gemaakt. Geef aan of de Koptekst (met daarin de naam van het rapport, in dit geval Journaal en eventueel het schoollogo) op iedere pagina herhaald moet worden. Voor sommige doeleinden is het mooier om dat niet te doen. Geef aan of de journalen van een nieuwe leerling op een nieuwe pagina moeten beginnen (of dat het anders doorloopt op de pagina van de andere leerling). Geef aan of ieder journaal op een nieuwe pagina moet beginnen. Bepaal of in de kop van de de rapportage uitgebreide leerlinginformatie moet worden opgenomen. Dit is actuele leerling informatie van het moment van afdrukken en bevat onder meer extra gegevens over Geboortedatum, Geslacht, Huidige docent(en), Schoolloopbaan en Nationaliteit. De Leeftijd, het Schooljaar en de Huidige groep worden sowieso al getoond. Bepaal of bij ieder journaal uitgebreide journaalinformatie moet worden opgenomen. Dit is informatie van het moment waarop het journaal is opgeslagen en bevat onder meer gegevens over toenmalige Leeftijd, toenmalige Groep, toenmalig Schooljaar en toenmalige Docent(en). De datum en opsteller van het journaal worden sowieso al getoond. Geef aan of de inhoud van het journaal omkaderd moet worden. Dit is een subtiele lijn die de leesbaarheid van de afdruk kan vergroten. 5. Klik op de knop Afdrukken om het afdrukvoorbeeld van deze rapportage te bekijken en af te drukken. U heeft ook de mogelijkheid om de rapportage op te slaan als PDF bestand of om het te en. Let op: U kunt via deze rapportage geen vertrouwelijke journaalregels afdrukken. Lees meer over het afdrukken hiervan in sectie Pagina 29 van 56

30 2.11. AFDRUKKEN Groepsjournalen Via het menu EGGO - Afdrukken - Journalen - Groep kunt u één of meerdere groepsjournalen afdrukken. 1. Geef aan of u leerlingen op basis van groep of leerling wilt selecteren. 2. Selecteer de leerling(en) waarvan u de journaalregels wilt afdrukken. 3. Geef de periode aan waarin de journaalregels gemaakt moeten zijn. Maak eventueel gebruik van de optie Sneldatums. 4. Geef aan welke journaalregeltypes u in de rapportage wilt opnemen. 5. Bepaal hoe de gegevens gesorteerd (op datum of op journaaltype) moeten worden en of de gegevens van iedere leerling op een aparte pagina moeten worden gezet. 6. Klik op de knop Afdrukken om het rapport in beeld te krijgen. Hierna kunt u kiezen om dit rapport daadwerkelijk af te drukken of om het in een bestand op te slaan. Pagina 30 van 56

31 Hoofdstuk 3 Instructie voor gevorderden en beheer Het reguliere gebruik van EGGO digitaal door docenten (en begeleiders) is beschreven in het vorige hoofdstuk. Soms is het nodig om bepaalde voorbereidingswerkzaamheden uit te voeren. Ook dient u soms zelf groepen of docenten toe te voegen aan het systeem (bijvoorbeeld als dit niet lukt via het importeren van EDEX-bestanden). De meest voorkomende handelingen voor beheer en voor gevorderden worden in dit hoofdstuk beschreven. Hiervoor dient u in te loggen als een gebruiker met volledige rechten. De gebruikersnaam hiervoor is Beheerder, het wachtwoord staat in een welkomsbrief die per is verstrekt aan de de contactpersoon van uw school met betrekking tot EGGO Digitaal. In sommige situaties is het zelfs nodig om als ApplicatieBeheerder in te loggen. De gebruikersnaam hiervoor is Master, ook dit wachtwoord is gemeld in de hierboven vermelde welkomsbrief. Neem contact op met Unilogic als u deze gegevens niet meer heeft. 3.1 Beheerder en master account Bij de oplevering van EGGO Digitaal zijn er reeds twee accounts voor u beschikbaar. De wachtwoorden zijn via de welkomsbrief aan de contactpersoon van uw school verstrekt. Het gaat om de volgende twee gebruikers: Beheerder. Dit is een gewone gebruiker, net zoals een docent, maar dan met de naam Beheerder en met volledige rechten. Hierdoor kan deze gebruiker bij alle leerlingen kijken en wijzigen en ook eventueel administratieve gegevens aanpassen (al wordt geadviseerd om dat via het importeren van EDEX-bestanden te doen, zie volgende paragraaf) Master. Dit is een speciale gebruiker, ook wel de ApplicatieBeheerder genoemd. Deze gebruiker kan op applicatie-niveau wijzigingen aanbrengen en heeft geen toegang tot normaal gebruik van EGGO Digitaal. Voor deze gebruiker is ook een speciaal menu beschikbaar. De voornaamste reden om als ApplicatieBeheerder in te loggen is om EDEX-bestanden te importeren en eventueel gebruikersaccounts in te stellen of aan te passen. Pagina 31 van 56

32 3.2. EDEX-BESTANDEN IMPORTEREN Let op: Wij adviseren om de wachtwoorden van deze twee gebruikersaccounts niet aan te passen, ondanks dat deze wachtwoorden random gegenereerd zijn en dus moeilijk te onthouden. Dat geldt zeker voor het master-wachtwoord. Als u dit wachtwoord aanpast en vergeet, kunt u dat zelf niet meer herstellen! 3.2 EDEX-bestanden importeren U dient in te loggen als ApplicatieBeheerder (Master) Tip: Wij raden af om afwisselend handmatig of via EDEX-import leerlinggegevens bij te werken. Maak een keuze om dit ofwel volledig handmatig te doen, ofwel volledig via het importeren van EDEX-bestanden. Indien u dit combineert (bijvoorbeeld handmatig als er gedurende het schooljaar één leerling bij komt, en via EDEX-import bij het begin van het nieuwe schooljaar) dan heeft dit vaak tot gevolg dat leerlingen dubbel in EGGO Digitaal komen te staan. Het mag duidelijk zijn dat het importeren via EDEX-bestanden vele malen sneller gaat dan handmatig bijwerken. Uitgevers van schooladministratieprogramma s en educatieve uitgevers in het basisonderwijs maakten begin jaren negentig afspraken over de uitwisseling van administratieve gegevens. Deze afspraak staat bekend onder de naam EDEX, afkorting voor EDucatieve EXport. EDEX beschrijft hoe gegevens over leerlingen, groepen en docenten volgens een vaste indeling opgeslagen kunnen worden. Deze standaard wordt in de praktijk gebruikt voor de uitwisseling van gegevens tussen de schooladministratie en educatieve software of een leerlingvolgsysteem en voor gegevensuitwisseling tussen scholen en andere onderwijsinstanties. (bron: Het importeren van EDEX-bestanden is nodig om de gegevens van leerlingen, groepen en docenten snel en eenvoudig in EGGO Digitaal te plaatsen en om te voorkomen dat u hieraan dubbel (invoer) werk heeft. EGGO Digitaal ondersteunt 2 soorten EDEX-bestanden. Afhankelijk van het op uw school gebruikte leerlingadministratiesysteem kunt u één of beide varianten exporteren voor gebruik binnen EGGO Digitaal: 1. EDEX 2000 standaard De volgende 4 EDEX-bestanden zijn nodig tijdens de import: edexgr(w).txt, voor het importeren van groepen. edexlk(w).txt, voor het importeren van docenten. edexll(w).txt, voor het importeren leerlingen. edexlg(w).txt, voor het koppelen van leerkracht aan de groep. Soms is er nog de keuze tussen type 2 of 3. Kiest u dan voor type EDEXML standaard Hiervoor heeft u een geldig EDEX XML bestand nodig. Pagina 32 van 56

33 3.2. EDEX-BESTANDEN IMPORTEREN Let op: Soms worden bij het aanmaken van EDEX-bestanden niet alle benodigde gegevens geëxporteerd. Meestal omdat deze gegevens in het administratiepakket niet ingevuld zijn en soms omdat ze niet door uw administratiepakket worden geëxporteerd. Tijdens het importeren zal worden aangegeven welke gegevens zullen worden geïmporteerd. Eventueel niet geïmporteerde gegevens kunt u later nog handmatig toevoegen in Eduscope. U zult dan de ontbrekende gegevens handmatig moeten invoeren. Dit kost uiteraard extra werk. Probeer er dus voor te zorgen dat de EDEX-bestanden zo volledig mogelijk zijn. De leerling- en groepsgegevens zijn altijd wel ingevuld. Het gaat dan met name om de gegevens van leraren en de koppelingen tussen leraren en groepen. Bij het importeren van EDEX-bestanden is uw administratieprogramma leidend. Zoals de gegevens dáár zijn vermeld, zo worden ze ook naar EDEX geëxporteerd en derhalve ook op die wijze in EGGO Digitaal geïmporteerd. Bij het importeren zullen er nooit gegevens worden verwijderd uit EGGO Digitaal! Ook niet als een leerling niet meer voorkomt in de EDEX-bestanden. Verder zorgt de EDEX import ook voor het (ver)plaatsen van leerlingen in de groepen (bijvoorbeeld na een schooljaarovergang). U hoeft er alleen maar voor te zorgen dat de EDEX-bestanden correct zijn aangemaakt via uw leerlingadministratiesysteem. Tijdens het importeren van de EDEX-bestanden zullen ook gebruikersaccounts voor de (nieuwe) docenten worden aangemaakt, waarmee zij kunnen inloggen in het programma. Noteer deze gegevens goed. Tenslotte kan er ook een backup worden gemaakt van de database, om de staat van voor de import vast te leggen. Let op: U kunt zelf een backup maken, echter niet zelf terugplaatsen. Hiervoor dient u contact op te nemen met Unilogic (zie hoofdstuk 7). Houdt u er rekening mee dat het terugplaatsen van deze backup een handeling is waarvoor u contact nodig heeft met Unilogic. Gebruik de backup optie dan ook niet om te experimenteren met de import. 1. In de eerste stap selecteert u enkele algemene instellingen: Ga naar het menu [ApplicatieBeheer - Import - Importeren Edex] Geef allereerst welke soort EDEX-bestanden u wenst te importeren en selecteer daarna de map (in het geval van EDEX 2000) of het bestand (in het geval van EDEX XML) vanwaar u wenst te importeren. Klik hiervoor op de knop met het gele mapje. Geef aan of u gebruikersaccounts wilt aanmaken. Indien u deze optie aanvinkt, zal tijdens de import voor iedere nieuwe leerkracht een gebruikersaccount gecreëerd worden. Na de import kunt u de gegevens van de nieuwe accounts afdrukken. Vink indien gewenst de optie Back-up maken aan. Klik op Volgende om naar stap 2 te gaan, 2. In stap 2 kunt u kiezen welke groepen geïmporteerd dienen te worden. Standaard zijn alle groepen geselecteerd. Vink eventueel de niet gewenste groepen uit. Aan de icoontjes kunt u zien welke handelingen verricht gaan worden: Pagina 33 van 56

34 3.2. EDEX-BESTANDEN IMPORTEREN Toevoegen, er wordt een nieuwe groep, leerling of docent toegevoegd (enkel rood pijltje naar rechts: ) Wijzigen, gegevens van een groep, leerling of docent worden gewijzigd, bijvoorbeeld een naamswijziging, andere groep voor een leerling of wijzigingen naar aanleiding van een nieuw schooljaar (dubbel oranje pijltje: ) Koppelen, de gegevens van deze groep, leerling of docent waren al eerder geïmporteerd en er is niets gewijzigd. Bij het importeren zal niets veranderen (dubbel groen pijltje: ) Let op: In Eduscope is het noodzakelijk dat er een schooljaar aanwezig is. Dat kan handmatig worden toegevoegd, maar indien het tijdens het importeren niet aanwezig is, zal het automatisch worden aangemaakt. Het schooljaar uit de EDEX-bestanden zal dan worden overgenomen. Als hierin geen schooljaar aanwezig staat vermeld, zal het huidige schooljaar (van het moment van importeren) worden toegevoegd. Klik op Volgende. 3. In stap 3 kunt u de leerlingen die geïmporteerd dienen te worden, selecteren. Er verschijnt eerst een melding waarin staat vermeld hoeveel leerlingen er zullen worden toegevoegd. Controleer goed of de leerlingen die zullen worden toegevoegd (rood pijltje) daadwerkelijk nieuwe leerlingen zijn. Voorkom dat leerlingen dubbel worden toegevoegd (dit zou kunnen gebeuren als in het leerlingadministratiepakket de naam, geboortedatum of geslacht van de leerling is veranderd ten opzicht van de vorige keer dat werd geïmporteerd). Alleen de leerlingen uit de groepen die u in de vorige stap hebt geselecteerd, worden getoond en zijn standaard aangevinkt. Vink eventuele niet te importeren leerlingen uit (hetgeen normaal niet het geval zal zijn). De icoontjes en betekenissen hiervan zijn hetzelfde als bij de groepen in de vorige stap. Een voorbeeld van een eventuele waarschuwing kan zijn dat er een ongeldig tussenvoegsel is gebruikt. Het verdient aanbeveling om de brongegevens eerst aan te passen alvorens verder te gaan. Dit hoeft echter niet persé. Klik op Volgende om verder te gaan. Pagina 34 van 56

35 3.2. EDEX-BESTANDEN IMPORTEREN 4. In stap 4 selecteert u de docenten die geïmporteerd dienen te worden. Alleen de docenten van de te importeren groepen worden getoond. De icoontjes en betekenissen hiervan en betekenissen zijn hetzelfde als bij de groepen en leerlingen. Docenten worden automatisch aan hun eigen groep(en) gekoppeld, mits deze gegevens aanwezig zijn in de EDEX-bestanden, te weten het edexlg(w).txt bestand. Indien dit bestand leeg is worden in stap 4 alle docenten uit het edexlk(w).txt bestand getoond. 5. Klik op Importeren om de EDEX-bestanden te importeren. De voortgang van het importeren wordt weergegeven op het scherm. Na het voltooien van de import kunt u ervoor kiezen een rapportage te openen. Indien u Ja klikt, wordt een afdrukvoorbeeld getoond hetgeen u kunt afdrukken. Indien u Nee klikt, kunt u ditzelfde afdrukvoorbeeld tonen door op Afdrukken te klikken. Let op: Denkt u eraan dat indien u gebruikersaccounts heeft laten aanmaken, de gegevens alleen terug te vinden zijn in dit overzicht. Bij het importeren wordt voor nieuwe docenten de gebruikersnaam voorletter.achternaam met wachtwoord welkom aangemaakt. Sla dit overzicht daarom op of druk het af. Indien u de inloggegevens onverhoopt bent vergeten of niet heeft bewaard, kunt u deze altijd opvragen via het menu ApplicatieBeheer - Gebruikers en groepen - Gebruikersaccounts (eveneens inloggen als ApplicatieBeheerder (gebruikersnaam Master), zie paragraaf 3.7). 6. De EDEX-bestanden zijn nu geïmporteerd. Druk op Sluiten om het scherm af te sluiten. Indien u correcte en volledige EDEX-bestanden heeft gebruikt, heeft u verder geen omkijken naar andere beheersmatige aspecten van EGGO Digitaal. De uitleg in de paragrafen 3.3 tot en met 3.7 heeft u dan niet nodig. De praktijk wijst echter uit dat in sommige situaties de gebruikte EDEX-bestanden toch niet zo correct of volledig zijn als zou kunnen. Meestal is dan het edexlg(w).txt bestand leeg (dan kunnen docenten niet automatisch aan groepen worden gekoppeld) en soms is zelfs het edexlk(w).txt bestand leeg (waardoor er überhaupt geen docenten kunnen worden geïmporteerd). Afhankelijk van uw situatie dient u dan de aanwijzingen uit de paragrafen 3.3 tot en met 3.7 te volgen. Pagina 35 van 56

36 3.3. SCHOOLJAAR TOEVOEGEN 3.3 Schooljaar toevoegen U wordt geadviseerd om wijzigingen met betrekking tot nieuwe leerlingen of leerlingmutaties te verwerken door middel van het importeren van EDEX-bestanden (zie paragraaf 3.2). Hierbij wordt, indien nodig, ook automatisch een nieuw schooljaar toegevoegd. Alleen als u volledig handmatig leerlinggegevens invoert, zult u ook zelf een schooljaar moeten toevoegen. 1. Zorg dat u bent ingelogd als gebruiker met volledige rechten, bijvoorbeeld Beheerder. 2. Ga naar het menu Administratie - Scholen - Schooljaren. 3. Klik op het groene plusteken om een nieuw schooljaar toe te voegen. 4. Kies het startjaar en de overige gegevens zullen automatisch worden ingevuld. 5. Sla dit op. 3.4 Leerlingen toevoegen of wijzigen Wij adviseren om wijzigingen met betrekking tot nieuwe leerlingen of leerlingmutaties te verwerken door middel van het importeren van EDEX-bestanden (zie paragraaf 3.2). Hierbij worden ook automatisch nieuwe leerlingen toegevoegd of de gegevens van bestaande leerlingen bijgewerkt. Volg onderstaande stappen alleen als u volledig handmatig leerlinggegevens invoert. 1. Zorg dat u bent ingelogd als gebruiker met volledige rechten, bijvoorbeeld Beheerder. 2. Ga naar het menu Administratie - Leerlingen - Leerlingen. 3. Klik op het groene plusteken om een nieuwe leerling toe te voegen. Vul alle verplichte gegevens in, zoals Achternaam, Roepnaam, Voorletters, Geslacht en Geboortedatum. 4. Vergeet niet om bij het tabblad Inschrijvingen ook een Aanmelddatum EN Inschrijfdatum toe te voegen! Hiertoe klikt u in dit scherm onderaan op de knop Toevoegen. 5. Hierna dient u de leerling ook nog in een groep te plaatsen, hetgeen beschreven is in paragraaf 3.6. Let op: Wij raden af om afwisselend handmatig of via EDEX-import leerlinggegevens bij te werken. Maak een keuze om dit ofwel volledig handmatig te doen, ofwel volledig via het importeren van EDEX-bestanden. Indien u dit combineert (bijvoorbeeld handmatig als er gedurende het schooljaar één leerling bij komt, en via EDEX-import bij het begin van het nieuwe schooljaar) dan heeft dit vaak tot gevolg dat leerlingen dubbel in EGGO Digitaal komen te staan. Pagina 36 van 56

37 3.5. DOCENTEN TOEVOEGEN OF WIJZIGEN 3.5 Docenten toevoegen of wijzigen U wordt geadviseerd om wijzigingen met betrekking tot nieuwe leerlingen of leerlingmutaties te verwerken door middel van het importeren van EDEX-bestanden (zie paragraaf 3.2). Hierbij worden ook automatisch nieuwe docenten toegevoegd en voor hen een gebruikersaccount aangemaakt. Als er echter geen leerkrachten staan in de EDEX-bestanden, dient u ze alsnog eenmalig handmatig toe te voegen. U gaat als volgt te werk: 1. Zorg dat u bent ingelogd als gebruiker met volledige rechten, bijvoorbeeld Beheerder. 2. Ga naar het menu Administratie - Personeel - Docenten. 3. Klik op het groene plusteken om een nieuwe leerkracht toe te voegen. Vul alle verplichte gegevens in. 4. Vergeet niet om bij het tabblad Dienstverbanden een begindatum voor het dienstverband in te vullen (anders kunt u voor deze leerkracht geen gebruikersaccount aanmaken) 5. Vergeet niet om docenten ook aan hun eigen groep(en) te koppelen, zie paragraaf Groepen toevoegen of wijzigen Wij raden aan om wijzigingen met betrekking tot nieuwe leerlingen of leerlingmutaties te verwerken door middel van het importeren van EDEX-bestanden (zie paragraaf 3.2). Dan worden ook eventuele nieuwe groepen toegevoegd en (nieuwe) leerlingen worden automatisch in de juiste groep geplaatst. Als het edexlg(w).txt bestand correct is gevuld, worden eveneens de docenten gekoppeld aan de juiste groep. Onderstaande stappen hoeft u alleen uit te voeren als u handmatig leerling- of docentgegevens heeft ingevoerd of als u groepen anders wilt indelen of zelf andere docenten aan bepaalde groepen wilt koppelen. 1. Zorg dat u bent ingelogd als gebruiker met volledige rechten, bijvoorbeeld Beheerder. 2. Ga naar het menu Administratie - Leerlingen - Groepen. 3. Selecteer het juiste schooljaar (alhoewel het huidige schooljaar automatisch al wordt geselecteerd). 4. Klik op de knop Toevoegen of Wijzigen om respectievelijk een nieuwe groep toe te voegen of leerlingen of docenten in een bestaande groep te wijzigen. 5. Er verschijnt een nieuw venster met ruimte om de naam van de groep in te vullen of te wijzigen en twee tabbladen. In het tabblad Leerlingen kunt u leerlingen toevoegen of verwijderen uit een groep en hetzelfde geldt voor docenten in het tabblad Docenten. Pagina 37 van 56

38 3.7. GEBRUIKERSACCOUNTS TOEVOEGEN OF WIJZIGEN Let op: Docenten kunnen de EGGO-kaart invullen bij hun eigen leerlingen, d.w.z. leerlingen uit groepen waaraan zij zijn gekoppeld. U bepaalt hier dus welke docenten bij welke leerlingen de EGGO-kaart kunnen invullen. 3.7 Gebruikersaccounts toevoegen of wijzigen Ook voor het aanmaken van gebruikersaccounts raden wij aan om dit uit te voeren door middel van het importeren van EDEX-bestanden (zie paragraaf 3.2). Voor iedere nieuwe docent wordt automatisch een account aangemaakt, waarbij de gebruikersnaam voorletter.achternaam is en het wachtwoord welkom. Als iemand zijn wachtwoord vergeten is of een andere gebruikersnaam wil, dan voert u dat hier ook uit. Voor het gemak worden drie situaties onderscheiden: Een nieuw gebruikersaccount aanmaken 1. Zorg dat u bent ingelogd als ApplicatieBeheerder (Master). 2. Ga naar het menu ApplicatieBeheer - Gebruikers en Groepen - Gebruikersaccounts. 3. Klik bovenaan op de groene knop Toevoegen om een nieuw gebruikersaccount aan te maken. Let op: U kunt alleen maar gebruikersaccounts aanmaken voor personen die een dienstverband op een school hebben (zoals uitgelegd bij paragraaf 3.5). 4. In het tabblad Basis klikt u op de knop Zoeken en hierna weer op de knop Zoeken om een persoon op te zoeken waarvoor u een gebruikersaccount wilt aanmaken. Alleen personen met een dienstverband die nog geen gebruikersaccount hebben, worden hier getoond. 5. Indien u de persoon gevonden heeft, selecteert u deze. 6. Kies een gebruikersnaam (bijvoorbeeld j.devries). 7. Vul tweemaal het wachtwoord in (ter voorkoming van typefouten). Nadat u dit heeft opgeslagen komen bij het wachtwoord meerdere * tekens te staan. Dit gebeurt zodat het niet mogelijk is om aan de hand van het aantal karakters het wachtwoord te kunnen raden. Pagina 38 van 56

39 3.7. GEBRUIKERSACCOUNTS TOEVOEGEN OF WIJZIGEN Tip: Gebruikers kunnen zelf het wachtwoord aanpassen via het hoofdmenu Programma - Wachtwoord wijzigen. Als u een gebruikersaccount aanmaakt, kunt u dus het beste een algemeen wachtwoord kiezen (bijvoorbeeld welkom) en aangeven dat de gebruiker dit zelf aanpast nadat hij/zij voor het eerst heeft ingelogd. 8. Sla het op en het gebruikersaccount is volledig functioneel. U kunt testen of u kunt inloggen en de inloggegevens doorgeven aan de betreffende persoon. Een gebruikersnaam of wachtwoord wijzigen 1. Zorg dat u bent ingelogd als ApplicatieBeheerder (Master). 2. Ga naar het menu ApplicatieBeheer - Gebruikers en Groepen - Gebruikersaccounts. 3. Zoek het betreffende gebruikersaccount op. 4. Pas in het tabblad Basis de gebruikersnaam en/of het wachtwoord aan. 5. Sla het op en geef de nieuwe gegevens door aan de betreffende persoon. Een gebruiker meer rechten geven Let op: Voor dit alleen uit voor personen die daadwerkelijk meer rechten nodig hebben. Dit dient niet uitgevoerd te worden voor alle docenten. 1. Zorg dat u bent ingelogd als ApplicatieBeheerder (Master). 2. Ga naar het menu ApplicatieBeheer - Gebruikers en Groepen - Gebruikersaccounts. 3. Zoek het betreffende gebruikersaccount op. 4. Ga naar het tabblad Dienstverbanden en selecteer het betreffende dienstverband (zorg ervoor dat deze regel blauw wordt en dat het hokje blijft aangevinkt) en klik op de knop Gebruiker dienstverband instellingen. 5. Er verschijnt een nieuw venster. In het tabblad Menu bepaalt u de menu indeling voor deze gebruiker. U versleept de twee gele mapjes aan de rechter kant één voor één naar de linkerkant. Pagina 39 van 56

40 3.8. JOURNAALREGELTYPES INSTELLEN 6. Aan de linkerkant verschijnen 7 nieuwe gele mapjes. Versleep vervolgens de gele mapjes AdministratieLight Volledig en EGGO Volledig één voor één naar rechts. De mapjes aan de linkerkant verdwijnen hierna allemaal. 7. Ga vervolgens naar het tabblad Groepslidmaatschap waar u bepaalt welke rechten de gebruiker krijgt (bevestig hier de vraag om de eventuele tussentijds gewijzigde gegevens op te slaan). 8. Vink de optie Volledig aan, om de gebruiker volledige rechten te geven. Bevestig de vraag die gesteld wordt met Ja. 9. Sla de wijziging op en sluit het scherm af (in het tabblad Autorisatie hoeft u niets aan te passen, dit is alleen voor zeer ervaren gebruikers bedoeld). 3.8 Journaalregeltypes instellen Het journaal van een leerling wordt gedurende de schoolloopbaan van de leerling stap voor stap opgebouwd. Telkens als er noemenswaardige informatie over de leerling bewaard moet blijven, kunt u dat aanvullen in het journaal. Om het journaal overzichtelijk te houden, bestaat het uit meerdere journaalregels. Telkens als u nieuwe informatie wilt bewaren, voegt u dat toe als een nieuwe journaalregel aan het journaal. Journaalregels kunnen worden ingedeeld in verschillende types. Als u een journaalregel toevoegt, dient u eerst een bepaald type te kiezen. Hierdoor kan er later eenvoudig gezocht of gefilterd worden in de verschillende journaalregels. Standaard zijn er al een aantal journaalregeltypes beschikbaar, zie onderstaande afbeelding: Pagina 40 van 56

41 3.8. JOURNAALREGELTYPES INSTELLEN U kunt zelf nog extra journaalregeltypes definiëren, bijvoorbeeld rapportbespreking, kindlogboek, etc. Let op: De journaalregeltypes zijn niet alleen te gebruiken voor leerlingjournaalregels maar ook voor groepsjournaalregels (zie sectie 2.10). Houd hier eventueel rekening mee met de indeling van de journaalregeltypes. Via dit menu kunt u voorbereiden van welke types er een journaalregel kan worden toegevoegd. Ga als volgt te werk: 1. Selecteer [Journaalregeltypes]. 2. Rechtsklik en kies Toevoegen of klik beneden op Toevoegen. 3. Vul de naam van het nieuwe journaalregeltype. Optioneel kunt u een sjabloon koppelen aan dit nieuwe journaalregeltype. U dient het sjabloon wel van te voren hebben aangemaakt. U kunt ook in een later stadium nog een sjabloon koppelen aan een journaalregeltype, of dit wijzigen. 4. Kies bij Sjabloon het juiste sjabloon (optioneel). 5. Met de optie Actief kunt u aangeven of journaalregeltypes nog gebruikt mogen worden bij het invullen van een journaalregel. U kunt een journaalregeltype namelijk niet meer verwijderen als het al in gebruik is. Als dat type om welke reden dan ook niet meer gebruikt mag worden, kunt u de optie Actief uitvinken. Het is dan wel nog mogelijk om journaalregels van dit type te rapporteren. 6. Klik op Ok. 7. U kunt de weergave volgorde van journaalregeltypes wijzigen. Selecteer een Journaalregeltype en klik vervolgens aan de rechterkant op de pijltjes omhoog of omlaag om de volgorde aan te passen. 8. Gebruik de knoppen Wijzigen of Verwijderen om de naam van journaalregeltypes aan te passen of om ze uit Eduscope te verwijderen. 9. Klik op de knop Opslaan om de wijzigingen op te slaan. 10. Als de optie Toon sjabloon aanduiding is aangevinkt, ziet u direct aan welke journaalregeltypes een sjabloon is gekoppeld. Dit wordt achter het journaalregeltype aangeduid tussen vierkante haakjes. Pagina 41 van 56

42 3.9. JOURNAAL SJABLONEN Tip: U kunt journaalregeltypes categoriseren! Zo kunt u eerst een aantal hoofdcategorieën toevoegen en daaraan subcategorieën. De procedure werkt op dezelfde manier zoals hierboven beschreven. Echter u selecteert nu niet [Journaalregeltypes], maar een journaalregeltype dat u al eerder heeft toegevoegd en waaraan u subcategorieën wilt toevoegen. Dit principe kunt u oneindig doorvoeren, alhoewel dat mogelijk onoverzichtelijk zal worden. Het resultaat is dat u bijvoorbeeld eerst een journaalregeltype Gesprekken maakt, met daaraan de subcategorieën Leerlinggesprek en Oudergesprek. 3.9 Journaal sjablonen Dit menu toont u een overzicht van alle aanwezige sjablonen. Dit kunnen sjablonen zijn voor onderdelen van het HGA (Handelingsgerichte aanpak, niet beschikbaar voor scholen die alleen EGGO digitaal gebruiken) of voor journalen. Klik op Toevoegen, Wijzigen of Verwijderen om respectievelijke een nieuw sjabloon toe te voegen, een sjabloon te wijzigen of een sjabloon te verwijderen. Zie 3.9 voor meer uitleg over het toevoegen of wijzigen van een sjabloon. Pagina 42 van 56

43 3.10. DOCUMENTTYPES INSTELLEN Het Importeren... of Exporteren... van sjablonen is alleen zinvol als u Eduscope voor alle scholen binnen een heel bestuur gebruikt. Het invullen van Journalen en HGA s gaat gemakkelijker en intuïtiever als u gebruik maakt van sjablonen. Hierdoor is het mogelijk om als school al van te voren te bepalen welke informatie moet worden ingevuld. Het zorgt bovendien voor extra uniformiteit, maar ook voor extra gemak en snelheid. U kunt één of meerdere sjablonen aanmaken voor ieder journaalregeltype en onderdelen van het HGA (dit laatste is niet voor u van toepassing) Doorloop de volgende stappen: 1. Klik op de knop Toevoegen om een nieuw sjabloon te maken. 2. Vul de naam van het nieuwe sjabloon in. 3. Kies voor welk onderdeel u het sjabloon wilt gebruiken (voor EGGO is dat: Journaalregeltype) 4. Vink de optie Standaard aan, als u wilt dat de inhoud van het sjabloon automatisch moet worden getoond als het betreffende onderdeel wordt ingevuld door de leerkracht of begeleider. 5. Maak het sjabloon in het tekstkader. Maak eventueel gebruik van de diverse opmaak mogelijkheden, zoals tabellen of tekstopmaak. 6. Sla het nieuwe sjabloon op door de knop Opslaan te klikken. 7. Herhaal deze stappen om meer sjablonen toe te voegen Documenttypes instellen U kunt in Eduscope PDF-documenten toevoegen aan het journaal van een leerling. Denk bijvoorbeeld aan documenten die u per post of ontvangt van externe organisaties, of overige documenten die u binnen uw eigen school opstelt. Nadat u een document als pdf-document hebt opgeslagen, kunt u het toevoegen aan het dossier van een leerling. Pagina 43 van 56

44 3.10. DOCUMENTTYPES INSTELLEN Tip: Tegenwoordig is het redelijk eenvoudig om documenten als PDF-document op te slaan. Papieren documenten kunnen met de meeste scanners/copiers worden opgeslagen als pdf document. Digitale documenten, bijvoorbeeld MS Word documenten kunnen direct als PDF-document worden opgeslagen (al dan niet via op internet gratis verkrijgbare programma s). Ieder PDF-document dat u aan het dossier van een leerling toevoegt, moet gecategoriseerd worden. Hierdoor kunt u de toegevoegde documenten beter organiseren. Via dit menu kunt u voorbereiden van welke types er een document kan worden toegevoegd. Ga als volgt te werk: 1. Selecteer [Documenttypes]. 2. Rechtsklik en kies Toevoegen of klik beneden op Toevoegen. 3. Vul de naam van het nieuwe documenttype. 4. Met de optie Actief kunt u aangeven of documenttypes nog gebruikt mogen worden bij het toevoegen van een pdf-document. U kunt een documenttype namelijk niet meer verwijderen als het al in gebruik is. Als dat type om welke reden dan ook niet meer gebruikt mag worden, kunt u de optie Actief uitvinken. 5. Klik op Ok. 6. U kunt de weergave volgorde van documenttypes wijzigen. Selecteer een Documenttype en klik vervolgens aan de rechterkant op de pijltjes omhoog of omlaag om de volgorde aan te passen. 7. Gebruik de knoppen Wijzigen of Verwijderen om de naam van documenttypes aan te passen of om ze uit Eduscope te verwijderen. 8. Klik op de knop Opslaan om de wijzigingen op te slaan. Pagina 44 van 56

45 Hoofdstuk 4 Stappenplan jaarovergang In dit hoofdstuk wordt speciaal aandacht besteed aan het uitvoeren van de jaarovergang, al kunt u het ook gebruiken bij tussentijdse leerlingmutaties. Alle stappen zijn kort en bondig beschreven, waar nodig aangevuld met tips en aandachtspunten. Hierdoor blijft dit stappenplan overzichtelijk. Wij verwijzen u voor een meer gedetailleerde beschrijving van de uit te voeren handelingen naar andere stukken in deze handleiding of naar de help-functie van Eduscope: ieder menu dat in dit stappenplan wordt besproken, heeft een eigen helpvenster. U kunt dat oproepen door, nadat een bepaald venster is geopend, te klikken op toets F1 of op het?-teken (rechtsboven in het scherm). Feitelijk zijn er drie stappenplannen beschreven, waarbij ieder plan is toegepast op een specifieke situatie. 1. U gebruikt niet de Eduscope administratie - Jaarovergang via EDEX-bestanden. Zie paragraaf U gebruikt niet de Eduscope administratie - Handmatige jaarovergang (bij geen of incorrecte EDEX-bestanden). Zie paragraaf U gebruikt EGGO Digitaal + Eduscope Administratie. Zie paragraaf 4.3. Op uw school zal altijd één van bovenstaande situaties van toepassing zijn. Lees verder bij het deel dat voor u van toepassing is. Pagina 45 van 56

46 4.1. JAAROVERGANG VIA EDEX-BESTANDEN 4.1 Jaarovergang via EDEX-bestanden Als u alleen maar het EGGO Digitaal gebruikt en dus geen gebruik maakt van de Eduscope administratie, dan betekent dat dat u een ander leerlingadministratiesysteem heeft. Dat systeem is dan leidend. Door middel van EDEX-bestanden kunt u benodigde leerling, groep en leerkracht gegevens eenvoudig in EGGO Digitaal krijgen. Let op: U zult begrijpen dat het importeren van EDEX-bestanden alleen optimaal verloopt, als de bestanden correct zijn aangemaakt door uw leerlingadministratiesysteem. Er worden dan 4 niet-lege bestanden aangemaakt, te weten: Hierin staan onder meer de namen van leer- edexll.txt (of edexllw.txt). lingen. edexgr.txt (of edexgrw.txt). Hierin staan de groepen van de leerlingen. edexlk.txt (of edexlkw.txt). Hierin de namen van de docenten. edexlg.txt (of edexlgw.txt). lesgeven. Of er wordt één EDEXML-bestand gemaakt. Hierin staat aan welke groepen de docenten Als deze bestanden niet correct zijn, heeft dat als gevolg dat u bepaalde handelingen handmatig moet uitvoeren. U dient dan paragraaf 4.2 te lezen. Een veelvoorkomende fout is dat het edexlg.txt bestand leeg is. Docenten zullen dan niet aan de groep kunnen worden gekoppeld en nieuwe docenten zullen dan niet automatisch een gebruikersaccount krijgen. Gebruikt u behalve EGGO Digitaal ook de Eduscope administratie, lees dan verder bij paragraaf 4.3 Let op: Als u recent bent overgestapt naar een nieuw administratiesysteem, dan zal de edex-import correct werken als de namen van de kinderen onveranderd zijn. Vaak blijkt echter dat er bij de migratie naar uw nieuwe administratiepakket ook leerlinggegevens zijn veranderd. Let u bij het importeren derhalve goed op of de leerlingen die toegevoegd gaan worden (rood pijltje naar rechts) ook daadwerkelijk nieuwe leerlingen zijn en dat het niet al reeds aanwezige leerlingen zijn. In het laatste geval zullen ze dubbel worden toegevoegd. Neem bij twijfel contact op met de helpdesk van Unilogic! 1. Maak de EDEX-bestanden met uw leerlingadministratiesysteem, nadat u daarin de schooljaarovergang voor het nieuwe schooljaar heeft uitgevoerd. Raadpleeg de handleiding van dat systeem als u niet weet hoe dat moet. Zorg dat de EDEX-bestanden up-to-date zijn, dus met de actuele leerlinggegevens, groepsindelingen en schooljaar. 2. Start EGGO Digitaal en login met de gebruikersnaam master. Het wachtwoord is bij u bekend. Neem contact op met Unilogic als u dit wachtwoord niet meer weet. 3. Ga naar het menu ApplicatieBeheer - Import - Importeren Edex. In principe volgt u hier de stappen van de wizard. Voor verdere uitleg leest u de helpfunctie van dit scherm of zie paragraaf 3.2. Tip: Zorg altijd dat u in stap 1 aangeeft dat er een backup wordt gemaakt. Controleer in stap 2 vervolgens ook goed of de acties die worden uitgevoerd correct zijn: Pagina 46 van 56

47 4.1. JAAROVERGANG VIA EDEX-BESTANDEN 4. Nadat de edex import is uitgevoerd is de schooljaar overgang klaar. Let op: Via het importeren van EDEX-bestanden zullen nooit leerlingen uit EGGO Digitaal worden verwijderd. Er zullen ook nooit reeds ingevoerde gegevens bij leerlingen worden verwijderd. Pagina 47 van 56

48 4.2. HANDMATIGE JAAROVERGANG 4.2 Handmatige jaarovergang Als u alleen maar EGGO Digitaal gebruikt en dus geen gebruik maakt van de Eduscope administratie, dan betekent dat dat u een ander leerlingadministratiesysteem heeft. Dat systeem is dan leidend. Wij adviseren om wijzigingen vanwege de jaarovergang of vanwege tussentijdse leerlingmutaties door te voeren door middel van het importeren van EDEXbestanden. Met slechts enkele muisklikken worden dan alle gegevens correct in EGGO Digitaal geplaatst. Als de EDEX-bestanden echter niet volledig of correct zijn, dient u handmatig de volgende stappen uit te voeren (afhankelijk van de mate waarin de EDEX-bestanden niet voldoen). Raadpleeg voor gedetailleerde uitleg de help-functie van het betreffende onderdeel. 1. Log in als Beheerder of gebruiker met volledige rechten. De gegevens hiervan zijn eerder aan u verstrekt. Neem contact op met Unilogic als u deze niet meer weet. 2. Nieuw schooljaar aanmaken. Ga naar het menu Administratie - Scholen - Schooljaren. Klik op het groene plusteken om een nieuw schooljaar toe te voegen en sla dit op. 3. Nieuwe leerlingen toevoegen. Ga naar het menu Administratie - Leerlingen - Leerlingen. Klik op het groene plusteken om een nieuwe leerling toe te voegen. Vul alle verplichte gegevens in. Vergeet niet om bij het tabblad Inschrijvingen ook een Aanmelddatum EN Inschrijfdatum toe te voegen! 4. Nieuwe groepen toevoegen. Ga naar het menu Administratie - Leerlingen - Groepen. Selecteer eerst het juiste schooljaar. Klik op Toevoegen om een nieuwe groep te maken. 5. Leerlingen in groepen plaatsen. Ga naar het menu Administratie - Leerlingen - Groepen. Selecteer eerst het juiste schooljaar. De groepen van dat schooljaar verschijnen. Selecteer een groep en klik op Wijzigen om de groep te openen. In het tabblad Leerlingen klikt u onderaan op Toevoegen om leerlingen toe te voegen aan deze groep. 6. Docenten in groepen plaatsen. Ga naar het menu Administratie - Leerlingen - Groepen. Selecteer eerst het juiste schooljaar. De groepen van dat schooljaar verschijnen. Selecteer een groep en klik op Wijzigen om de groep te openen. Ga naar het tabblad Docenten en klik onderaan op Toevoegen om docenten toe te voegen aan deze groep. 7. Nieuwe docenten toevoegen. Indien er nieuwe docenten zijn, moeten eenmalig hun gegevens worden ingevoerd. Ga hiervoor naar het menu Administratie - Personeel - Docenten. Klik op het groene plusteken om een nieuwe leerkracht toe te voegen. Vul alle verplichte gegevens in. Vergeet niet om bij het tabblad Dienstverbanden een begindatum voor het dienstverband in te vullen! 8. Gebruikersaccount voor nieuwe leerkracht. Een nieuwe leerkracht moet ook kunnen inloggen in het systeem. Er moet dus een gebruikersaccount worden aangemaakt. Hiervoor dient u in te loggen met de gebruikersnaam Master. Het wachtwoord is eerder aan u verstrekt. Neem contact op met Unilogic als u dit niet meer weet. Ga vervolgens naar het menu ApplicatieBeheer - Gebruikers en groepen - Gebruikersaccounts en klik op het plusteken om een nieuw gebruikersaccount toe te voegen. Vul alle gevraagde gegevens in. Pagina 48 van 56

49 4.2. HANDMATIGE JAAROVERGANG In de paragrafen 3.3 tot en met 3.7 staan deze stappen eveneens vermeld, met iets uitgebreidere uitleg. Pagina 49 van 56

50 4.3. EGGO DIGITAAL + EDUSCOPE ADMINISTRATIE 4.3 EGGO Digitaal + Eduscope Administratie Als u niet alleen EGGO Digitaal gebruikt maar ook de Eduscope administratie, dan zijn beiden geïntegreerd in één systeem. De jaarovergang die u toch al moet uitvoeren, zorgt er meteen voor dat leerlingen in de correcte groepen zitten. U hoeft ten behoeve van EGGO verder geen verdere voorbereidingen meer te treffen. Pagina 50 van 56

51 Hoofdstuk 5 EGGO op school gebruiken Dit hoofdstuk is bedoeld voor de ict-coordinator en/of netwerkleverancier van uw school. De uitlevering van EGGO Digitaal laten wij geheel via de digitale snelweg verlopen. De bestelling heeft u geplaatst via en u heeft een PDF-welkomsbrief ontvangen met alle informatie om EGGO Digitaal te kunnen gebruiken. EGGO Digitaal wordt geïnstalleerd en gehost op een centrale server bij Unilogic. Derhalve heeft u een internetverbinding nodig om met EGGO Digitaal te kunnen werken. Ondanks dat EGGO Digitaal niet op uw schoolnetwerk geinstalleerd hoeft te worden, dienen er wel eenmalig enkele korte voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd te worden. U voert onderstaande stappen eenmalig uit om er voor te zorgen dat EGGO Digitaal op school gebruikt kan worden: 1. In de welkomsbrief staat een downloadlink (url) van een (soort zip-) bestand met daarin de bestanden om met EGGO Digitaal te kunnen werken. Klik erop of kopieer deze url in uw internetbrowser om dit bestand te downloaden en op te slaan. Sla het op in een (tijdelijke) map in het (school)netwerk. Let op: Het gedownloade bestand is niet EGGO Digitaal zelf, maar is een zogenaamd self-extracting bestand met daarin de twee feitelijke bestanden die u nodig heeft om met EGGO Digitaal te kunnen werken. Deze zijn exclusief voor uw school bestemd en kunnen niet door andere scholen gebruikt worden. Ze bevatten namelijk gegevens die verwijzen naar de installatie van uw EGGO Digitaal op de centrale server bij Unilogic met daarin de gegevens van de leerlingen van uw school. 2. Het gedownloade bestand is niet EGGO Digitaal zelf, maar bevat twee bestanden die u nog heeft om met EGGO Digitaal te kunnen werken. Dubbelklik op dit bestand en na enkele seconden zal in de (tijdelijke) map waar dit bestand staat de submap EGGO Digitaal worden aangemaakt. Mogelijk ziet u niets gebeuren. Klik dan in de Windows Verkenner op Vernieuwen (F5) en zoek de map EGGO Digitaal. Hierin staan twee bestanden: Eduscope 2.exe en client.rgs. Dit zijn de twee die nodig zijn om EGGO Digitaal te kunnen werken. Pagina 51 van 56

52 3. U (en docenten en begeleiders) start EGGO Digitaal door het bestand Eduscope 2.exe uit te voeren. Het client.rgs kunt u niet openen, maar dient wel in dezelfde map te staan. Het bevat verbindings- en beveiligingsinformatie. 4. Wij adviseren om de map EGGO Digitaal met daarin de twee genoemde bestanden te kopiëren naar een centrale netwerkmap op uw schoolserver, bijvoorbeeld in een netwerkmap waar ook alle andere educatieve software staat. Een snelkoppeling naar het Eduscope 2.exe bestand voldoet voor docenten of begeleiders om het programma EGGO Digitaal op te kunnen starten. 5. Docenten en begeleiders dienen schrijfrechten te hebben in de map waar deze twee bestanden staan. Dat is nodig omdat het Eduscope 2.exe bestand zichzelf bij een update automatisch bijwerkt. Dit lukt alleen maar als de gebruiker schrijfrechten heeft in die map. Let op: Uiteraard bepaalt u zelf waar u de bestanden Eduscope 2.exe en client.rgs plaatst. Van belang is dat ze in dezelfde map staan, dat de gebruiker schrijfrechten heeft in die map en dat de bestanden (al dan niet via een snelkoppeling) benaderbaar zijn voor de gebruiker. Let op: Netwerkleveranciers en/of ISP s hebben uw schoolnetwerk zodanig beveiligd dat niet al het internetverkeer is toegestaan. Soms zorgt dit er voor dat u niet kunt inloggen in EGGO Digitaal. In dat geval dient u eenmalig een wijziging aan te (laten) brengen in de instellingen van de firewall. Het doorvoeren van deze wijziging is relatief eenvoudig, maar dient wel uitgevoerd te worden door iemand hier toegang tot heeft. In de welkomsbrief staat vermeld welk ip adres en welke poort voor uw school opengesteld moet worden. Dit is voor iedere school anders! Zie paragraaf 1.1 voor beknopte algemene informatie over de werking van EGGO Digitaal. Pagina 52 van 56

53 Hoofdstuk 6 EGGO thuis gebruiken Dit hoofdstuk is bedoeld voor de docenten, begeleiders of andere mensen die EGGO Digitaal thuis willen gebruiken. Op school is er gezorgd dat u met EGGO Digitaal kunt werken. Steeds meer is er de behoefte om flexibel te kunnen werken en dus ook vanaf thuis. Met EGGO Digitaal kan dat. Wellicht kunt u al via Terminal Server, Remote Desktop, VPN of andere manieren vanaf thuis op uw schoolnetwerk inloggen. Vaak zijn deze technieken echter traag in beeldopbouw of omslachtig in gebruik. U kunt ook direct vanaf thuis met EGGO Digitaal werken. U dient hiervoor eenmalig te zorgen dat Eduscope op uw thuis computer of laptop komt te staan. Om in te loggen heeft u twee bestanden nodig: Eduscope 2.exe client.rgs Het Eduscope 2.exe bestand gebruikt u om Eduscope op te starten. U ziet dan het inlogscherm van Eduscope. Het client.rgs kunt u niet openen, maar dient altijd in dezelfde map te staan als het Eduscope 2.exe bestand en zorgt er voor dat met de juiste database verbinding wordt gemaakt. Hierin zit ook de de beveiligingssleutel opgeslagen, die wordt gebruikt om de gegevens beveiligd en versleuteld via de internetverbinding te versturen. U kunt deze bestanden op twee manieren mee naar huis (of een andere werkplek) nemen. Ofwel door het te kopiëren via een USB-stick, ofwel via versturen. Hoe gaat u te werk? Inlogbestanden kopiëren 1. Ga naar het hoofdmenu Programma - Eduscope meenemen en kies vervolgens het onderdeel Eduscope meenemen. Klik rechts van de witte balk naast Map op de knop met drie puntjes om de map te selecteren waar u de bestanden wilt opslaan. Pagina 53 van 56

54 2. Er verschijnt een venster waarin u de map kunt selecteren. U wordt aanbevolen dat u een USB-stick gebruikt om de bestanden naartoe te kopiëren. 3. Selecteer de USB-stick. Let op: De naam en aanduiding van de USB-stick kan per computer verschillen. 4. Kies of maak eventueel een (sub)map op de USB-stick, waar u de bestanden wilt opslaan. Tip: Wij adviseren om een submap te maken, bijvoorbeeld EGGO Digitaal genaamd, waarin u de bestanden opslaat. Dan staan de bestanden netjes geordend bij elkaar en kunt u het later ook makkelijker terugvinden. 5. Neem de USB-stick mee naar huis en kopieer de twee genoemde bestanden naar een map op uw computer of laptop. Het maakt niet uit waar u ze neer zet, al raden we ook hieraan om in bijvoorbeeld uw map Mijn Documenten een submap aan te maken waarin u de twee bestanden neer zet. Tip: Het is zelfs mogelijk om EGGO Digitaal vanaf de USB stick op te starten. 6. U kunt met dezelfde gegevens inloggen, zoals u ook op school inlogt. Setup en 1. Ga naar het hoofdmenu Programma - Eduscope meenemen en kies vervolgens het onderdeel Eduscope en. Klik onderaan op de knop en. Er wordt nu een bericht opgesteld, waaraan het client.rgs bestand wordt bijgevoegd en waarin wordt uitgelegd hoe de verdere installatieprocedure in zijn werk gaat. U zult merken dat in het bericht een link staat naar het setupbestand. Dit setupbestand wordt niet aan het bericht zelf toegevoegd, aangezien de meeste virusscanners dit zullen blokkeren. 2. Verstuur dit bericht naar u zelf (thuis) en open het daar. 3. Volg de instructies in het bericht op. Pagina 54 van 56