EDUscope Administratie In- en Uitschrijven

Transcriptie

1 EDUscope Administratie In- en Uitschrijven EDUscope versie Bergerweg KD Sittard

2 1 INHOUD 2 Inleiding Inloggen Menu Leerling Basis - Leerlingen Filter Toevoegen nieuwe leerling (inschrijven) Leerling Basis: Tabblad Basis Leerling Basis: Tabblad Extra Leerling Basis: Tabblad Gezin Leerling Basis: Tabblad Foto Leerling Basis: Tabblad Bijzonderheden Leerling Basis: Tabblad Documenten Leerling Basis: Tabblad Onderwijs/Verzekering Leerling Basis: Tabblad Inschrijvingen Leerling Basis: Tabblad Inschrijvingen Toevoegen Leerling Basis: Tabblad Inschrijvingen Bron Leerling Basis: Tabblad Inschrijvingen Uitschrijven Leerling Basis: Tabblad Inschrijvingen Herstellen inschrijving Leerling Basis: Tabblad Inschrijvingen Actieve groep Groepen Een groep toevoegen Leerlingen aan een groep toevoegen Leerjaar instellen Docenten aan een groep toevoegen Rapportages Rapportage Inschrijvingen

3 2 INLEIDING Dit is een handleiding die alle onderdelen van het in- en uitschrijvingsproces in EDUscope beknopt behandelt. Hiermee kan een administratief medewerker de belangrijkste handelingen verrichten om een leerling in- en uit te schrijven, de uitwisseling met Bron, het plaatsen van de leerling in een groep en het genereren van rapportages (overzichten). 3 INLOGGEN a) Om EDUscope te starten klikt u op uw bureaublad op het desbetreffende pictogram óf downloadt/opent u de launcher van de website van EDUscope ( b) Vul uw brinnummer (met evt. vestigingsnummer), gebruikersnaam en wachtwoord in. c) Klik op Inloggen. 4 MENU LEERLING BASIS - LEERLINGEN a) Eenmaal ingelogd in EDUscope klikt u linksboven in het horizontale menu op Menu en vervolgens in het verticale menu dat dan verschijnt op Administratie, Leerlingen en tenslotte Leerling Basis. b) Vervolgens verschijnt het scherm Leerlingen. Hierin worden alle leerlingen van de school getoond. Als er geen filter (zie 4) is ingesteld, zijn dit zowel de actieve leerlingen als ook de uitgeschreven leerlingen. Door op een kolomnaam te klikken, worden de gegevens op alfabet of chronologisch weergegeven. c) Onder aan het scherm zijn knoppen opgenomen, die u in vrijwel alle andere schermen van EDUscope terug zult zien. - Toevoegen : brengt u naar het scherm Leerling Basis (zie verder). - Wijzigen : kan alleen als u eerst een leerling uit de lijst selecteert. U komt daarna in het Leerling basis -scherm van de desbetreffende leerling. - Verwijderen : is ook alleen mogelijk als u eerst een leerling heeft geselecteerd. U krijgt altijd nog eerst een waarschuwing, alvorens u de leerling echt definitief verwijdert. 5 FILTER Veel schermen in EDUscope kennen een filtermogelijkheid. Deze functionaliteit is op te roepen c.q. in te stellen via het trechtertje. Door op het trechtertje te klikken opent zich de filter, en kunt u bepaalde zaken instellen, bijv. welke groep u wilt zien, of welke status. Zo gauw de filter actief is, verandert deze van kleur zodat altijd zichtbaar is dat niet álle gegevens worden getoond, maar slechts een beperkte set. Mist u dus bepaalde gegevens in een overzicht, controleer dan altijd eerst of er een filter actief is. 3

4 6 TOEVOEGEN NIEUWE LEERLING (INSCHRIJVEN) a) Klik onder aan het scherm met het overzicht van de leerlingen (zie 4) op de knop Toevoegen. Het Leerling Basis -scherm verschijnt. b) U krijgt meteen een belangrijke vraag in een blauwe balk te zien. Wilt u gegevens van een leerling of verzorger overnemen? U klikt op Ja als het bijv. om een broertje of zusje van een reeds ingeschreven leerling gaat. Klik op Nee als het een volledig nieuwe leerling is. In dit hoofdstuk gaan we uit van een nieuwe leerling, dus klikt u op Nee. Het lege Leerling Basis - scherm verschijnt. c) Dit scherm kent in eerste instantie 6 tabbladen (na het opslaan komen daar nog 2 tabbladen bij), die hier in de volgende paragrafen zullen worden toegelicht. Het laatste tabblad Inschrijvingen kent diverse subonderdelen, vandaar dat hier een apart hoofdstuk aan is gewijd. 6.1 LEERLING BASIS: TABBLAD BASIS U ziet op dit eerste tabblad veel rode stippen voor invoervelden staan. Dat zijn verplicht in te vullen velden, die minimaal ingevoerd moeten zijn alvorens u de leerling kunt opslaan. EDUscope is heel streng, om te voorkomen dat er allerlei inconsistenties of fouten richting Bron gaan ontstaan. a) Bij Achternaam ziet u 2 velden. Het eerste is voor het tussenvoegsel, het tweede voor de achternaam. Het tussenvoegsel kiest u verplicht uit een lijst. Daar staan alle varianten die in de praktijk voorkomen. De achternaam wordt automatisch van een hoofdletter voorzien. 4

5 Zo gauw u begint te typen, zal er een lijst verschijnen, met suggesties van namen/personen die reeds in de database aanwezig zijn. Bij een nieuwe leerling is dat meestal niet het geval, maar als u wel een gegeven ziet, dat u wilt hergebruiken kunt u dubbelklikken op de suggestie. Die gegevens worden in dit veld dan overgenomen. Als u niet van de suggesties gebruik wenst te maken, tikt u gewoon de volledige naam in van de nieuwe leerling. b) Een roepnaam is verplicht. Zo gauw u die invoert, wordt op basis daarvan meteen een voorletter gegenereerd in het veld Voorletters. Dat veld is namelijk ook verplicht. U kunt verder nog voornamen invullen (zonder komma, gescheiden door spatie). De voorletters worden op basis daarvan verder aangevuld. c) Kies de geboortedatum en het geslacht. Beide velden zijn verplicht. d) Bij contactgegevens klikt u op toevoegen, waarmee u de mogelijkheid heeft een telefoonnummer of adres toe te voegen. De werkwijze wijst voor zich. Van belang is dat u bij beide types een voorkeur aangeeft. Voorkeur 1 (en soms 2) worden namelijk in standaardrapportages afgedrukt. U kunt een onbeperkt aantal contactgegevens bij de leerling toevoegen. e) Vervolgens dient het adres van de leerling ingevoerd te worden. Voer een postcode in. Uit de suggesties die verschijnen dubbelklikt u op de postcode die voor de leerling toepassing is. Vervolgens voert u het nummer en een evt. toevoeging in. Tenslotte dient u verplicht ook nog een type van het adres te kiezen uit een lijst. Alle andere velden zijn optioneel. Pas als de leerling opgeslagen is, zal EDUscope op basis van de gekozen postcode en nummer het volledige adres van de leerling tonen. U hoeft dit tabblad niet eerst op te slaan, alvorens u naar het tweede tabblad gaat. Sterker nog, dat zal niet gaan, want in andere tabs ontbreken nog bepaalde verplichte velden. 6.2 LEERLING BASIS: TABBLAD EXTRA Het tweede tabblad bevat extra gegevens, die van belang (kunnen) zijn bij de inschrijving van de leerling. Er is slechts één veld verplicht (Nationaliteit 1), maar het verdient aanbeveling om zoveel mogelijk de overige gegevens ook in te voeren (als deze bekend zijn). a) Bij de eerste vijf velden dient u te kiezen uit voor-ingestelde keuzelijsten. U kunt eerst de lijst openklappen, erin scrollen en dan uw keuze aanklikken. Het is echter handiger om in het veld de eerste letter(s) te typen van uw keuze, waardoor u een suggestie krijgt met enkel de opties die matchen met uw invoer. Zo typt u bijv. in het veld Nationaliteit de letters ned. Er verschijnt dan nog maar een klein suggestie-lijstje, waaruit u Nederlandse kiest. b) Het veld BSN is belangrijk, aangezien dit voor Bron als identificatie wordt gebruikt. Dat geldt ook voor Onderwijsnummer (als een leerling in bepaalde gevallen geen BSN-nummer heeft). De nummers dienen nauwkeurig te worden ingevoerd (zonder punten). EDUscope doet hier een controle op. Dus als het BSN-nummer niet geldig is, kunt u de leerling niet opslaan. c) U heeft via dit tabblad ook de mogelijkheid een huisarts toe te voegen óf een reeds bestaande huisarts in EDUscope aan deze leerling te koppelen. In alle gevallen kiest u voor Zoeken. U kunt dan evt. een deel van de naam opgegeven en zoeken in de lijst van huisartsen. In geval van een nieuwe huisarts kiest u onder aan het scherm voor Toevoegen. Vul daar minimaal alle verplichte velden in en sla de huisarts op (via het picto van de diskette, linksboven aan het scherm). De naam van de huisarts wordt dan bij de desbetreffende leerling ingevuld. U kunt desgewenst ook nog gebruikte medicijnen registreren. 5

6 Als u bij het inschrijven van een leerling een huisarts toevoegt (maar dadelijk ook een ouder/verzorger) doet u dat altijd in nieuwe schermen, die bovenop eerdere schermen worden getoond. Deze vult u in, slaat u op en kunt u daarna ook weer sluiten. U komt dus uiteindelijk weer terug in het eerdere scherm, waarmee u de leerling aan het inschrijven was. 6.3 LEERLING BASIS: TABBLAD GEZIN EDUscope koppelt broertjes en zusjes, incl. hun ouders en/of verzorgers samen in één uniek gezin. Die relaties legt u via het tabblad Gezin. Op die manier komen ouders/verzorgers nooit dubbel in het systeem te staan. a) U dient eerst een gezin in te voeren of te kiezen. Zo gauw u weer enkele letters invoert, verschijnen suggesties. Als u in de lijst reeds een gezin ziet, waar deze leerling aan gekoppeld dient te worden, dubbelklikt u op dit gezin. Als het echter om een nieuw gezin gaat, klikt u rechts van het veld op het blauwe vergrootglas. In de opties die dan verschijnen, kiest u onderaan voor Nieuw gezin. - Geef allereerst een unieke, herkenbare naam voor het gezin op. - Vervolgens kunt u onder aan het scherm kiezen voor Toevoegen en kunt u ouders/verzorgers aan dit gezin toevoegen. Dit doet u steeds in nieuwe schermen, die bovenop eerdere schermen worden getoond. Door ze in te vullen, op te slaan en af te sluiten komt u vanzelf weer in het eerdere scherm terug. - Sla uiteindelijk het scherm van het toevoegen van het gezin op en sluit het daarna (kruisje linksboven). U komt dan weer terug op het tabblad Gezin in het Leerling Basis -scherm. b) U dient vervolgens bij de verzorgers aan te geven wat de relatie is met de leerling. c) Na het opslaan van de leerling (nadat alle verplichte velden zijn gevuld), zal de naam van de leerling onder aan het scherm bij Kinderen worden toegevoegd. In principe kunt u de leerling nu opslaan. Er verschijnt dan wel de melding dat de gegevens zijn opgeslagen, maar nog geen inschrijfgegevens zijn ingevuld. 6.4 LEERLING BASIS: TABBLAD FOTO Indien u over een foto van de leerling beschikt, kunt u via dit tabblad - vanaf uw eigen PC uploaden en koppelen. Klikt hiervoor op het rode mapje, rechts naast het veld met de tekst selecteer een bestand. 6.5 LEERLING BASIS: TABBLAD BIJZONDERHEDEN Zoals de naam Bijzonderheden al doet vermoeden, kunnen via dit tabblad allerlei specifieke kenmerken van de leerling toevoegen. Hiervoor is noodzakelijk dat het bestuur/school eerst bepaalde te onderscheiden typen bijzonderheden heeft toegevoegd. Bij iedere registratie van een bijzonderheid dient dit namelijk gekoppeld te worden aan zo n type. Dit maakt mogelijk dat er op bijzonderheden kan worden gefilterd, gesorteerd of getotaliseerd. 6

7 a) Kies onder aan de tab Bijzonderheden voor Toevoegen. In het scherm dat dan verschijnt, is de naam van de nieuwe leerling al ingevuld. b) Kies het type uit de lijst met beschikbare opties. c) Kies optioneel een begin- en einddatum voor de bijzonderheid. d) Vul desgewenst een omschrijving toe of koppel een document (klik op het groene icoontje). e) Sla op via de diskette. f) De zojuist toegevoegde bijzonderheid is nu als regel in het tabblad Bijzonderheden zichtbaar. Door op het pijltje ervóór te klikken, kan de inhoud ervan getoond/gelezen worden. Selecteer de regel als u deze wenst te wijzigen of te verwijderen, en kies onder aan het scherm de daarvoor bestemde knop. g) Als er meerdere bijzonderheden (regels) bij een leerling zijn geregistreerd, kunt u er met de rechter muisknop op klikken en kiezen voor alles uitvouwen. De inhoud van alle bijzonderheden wordt dan getoond. 6.6 LEERLING BASIS: TABBLAD DOCUMENTEN Via dit tabblad kunt u interne- en externe documenten aan de leerling koppelen. Dit kan vooralsnog alleen in PDF-formaat. a) Kies onder aan de tab Documenten voor Toevoegen. In het scherm dat dan verschijnt, klikt u op het rode mapje, rechts naast het veld Locatie bestand. U zoekt dan op uw eigen PC het te koppelen PDF-document. Selecteer dit en kies voor Openen. b) Geef een herkenbare omschrijving mee aan het document. c) Koppel een documenttype (mits er types vooraf zijn gedefinieerd). d) Sla het scherm op via de diskette. e) Ook een gekoppeld document wordt als een regel in het tabblad Documenten getoond. Selecteer zo n regel om te kunnen verwijderen, openen of exporteren via de knoppen onder aan het scherm. 6.7 LEERLING BASIS: TABBLAD ONDERWIJS/VERZEKERING De onderdelen van het tabblad Onderwijs/Verzekering spreken voor zich en zijn optioneel bij de leerling te registreren. Een verzekeraar kan gekozen worden uit de reeds aanwezige lijst van verzekeraars óf nog worden toegevoegd (via een nieuw scherm dat u daarna weer kunt opslaan en afsluiten). 7

8 7 LEERLING BASIS: TABBLAD INSCHRIJVINGEN Het tabblad Inschrijvingen bevat diverse onderdelen, waarmee de leerling kan worden in- en uitgeschreven. Het is ook mogelijk om een eerdere inschrijving te herstellen én alle specifieke Brongegevens van de nieuwe leerling in te stellen. Tenslotte is het ook nog mogelijk om de nieuwe leerling desgewenst meteen te koppelen aan een actieve groep. Alle mogelijkheden worden in de volgende paragrafen toegelicht. 7.1 LEERLING BASIS: TABBLAD INSCHRIJVINGEN TOEVOEGEN a) Klik onder aan het scherm van het tabblad Inschrijvingen op Toevoegen. b) Er verschijnt een nieuw venster. Hiervan zijn Opleidingstype en Aanmelddatum verplichte velden. Loop alle velden langs en vul alles zo compleet mogelijk in. c) Bij Afkomstig van zoekt u de locatie waar de leerling vandaan komt. U kunt hier geen nieuwe locatie direct toevoegen. d) Een aanmeld- en inschrijfdatum dient zorgvuldig (en bij verhuizing in afstemming van de locatie van afkomst) gekozen te worden. e) Klik uiteindelijk onder aan het scherm op OK. f) De inschrijving wordt nu als regel getoond op het tabblad Inschrijvingen. Door de regel te selecteren komen altijd de knoppen Wijzigen en Verwijderen beschikbaar. Indien u een inschrijfdatum heeft ingevoerd, zijn ook de knoppen Bron en Uitschrijven beschikbaar. g) Het is mogelijk om meerdere inschrijvingen bij een leerling toe te voegen. 7.2 LEERLING BASIS: TABBLAD INSCHRIJVINGEN BRON a) Selecteer de inschrijving (regel) op het tabblad Inschrijvingen. Klik vervolgens onder aan het scherm op de knop Bron. b) In de meeste gevallen krijgt u eerst een melding in een blauwe balk dat de leerling opgeslagen moet worden. Kies voor Ja om dit te doen. Daarna verschijnt het Bron-scherm van de leerling. Dit heeft aan de linkerzijde enkele verticale tabs. 8

9 c) Loop alle tabs na en vul de velden zo compleet mogelijk. Bij diverse velden kunt u steeds via de knop toevoegen gegevens toevoegen (of na selectie ook wijzigen of verwijderen). d) Als u alle tabs heeft afgewerkt, slaat u het Bron-scherm op via de kleine diskette. EDUscope doet eerst een check of alle verplichte onderdelen op de juiste wijze zijn gevuld. Mogelijk krijgt u dus nog een melding om iets te herstellen. e) Nadat het Bron-scherm is gesloten, zie u dat er boven de inschrijvingsregel (op het tabblad Inschrijvingen een envelopje in de Berichtenrij is geplaatst. U kunt met de rechter muisknop op het envelopje klikken en het bericht bekijken of goedkeuren. Er kunnen meerdere berichtjes in de berichtenrij getoond worden, steeds van een ander type. Aangezien er vele soorten berichten en signalen zijn in de uitwisseling met Bron, verwijzen we u naar de meer uitgebreide handleiding Werken met BRON. Deze is via het menu Help - Documentatie in EDUscope te raadplegen. 7.3 LEERLING BASIS: TABBLAD INSCHRIJVINGEN UITSCHRIJVEN a) Selecteer de inschrijving (regel) op het tabblad Inschrijvingen. Klik vervolgens onder aan het scherm op de knop Uitschrijven. b) Het scherm Uitschrijven dat dan verschijnt heeft 2 tabbladen. Op het tabblad Basis vult u alle relevante gegevens in, waarbij het veld Uitschrijfdatum natuurlijk verplicht is. c) Op het tabblad Extra registreert u naar welke school de leerling gaat en wat daar het opleidingstype van is. U kunt de school zoeken uit alle locaties die in EDUscope bekend zijn. U kunt ze hier niet direct toevoegen. d) De overige velden vult u zo compleet mogelijk in. e) Klik onder aan dit scherm op OK. f) U ziet nu dat de inschrijvingsregel op het tabblad Inschrijvingen ook een uitschrijfdatum heeft gekregen. 7.4 LEERLING BASIS: TABBLAD INSCHRIJVINGEN HERSTELLEN INSCHRIJVING a) Selecteer de inschrijving (regel) op het tabblad Inschrijvingen (waar een uitschrijfdatum aan toegevoegd is). Klik vervolgens onder aan het scherm op de knop Herstellen inschrijving. b) De onder paragraaf 6.3 verrichte handelingen worden verwijderd en de uitschrijfdatum verdwijnt. c) Sla de leerling daarna weer op. 7.5 LEERLING BASIS: TABBLAD INSCHRIJVINGEN ACTIEVE GROEP a) Kies onder aan het tabblad Inschrijvingen bij Actieve groep uit de keuzelijst de groep, waaraan u deze leerling wenst te koppelen. Dit hoeft niet direct bij inschrijving en kan dus ook later. b) U kunt ook op de blauwe link Groep klikken, waarmee u naar het hoofdscherm gaat om groepen in te richten (leerkrachten te koppelen etc.). U kunt daar dan ook aangeven vanaf/tot de groepsinschrijving voor deze leerling actief moet zijn. c) Sla de wijzigingen op. 9

10 8 GROEPEN [Menu Administratie Leerlingen Groepen] Onder 7.5 is al kort beschreven hoe een leerling aan een actieve groep kan worden gekoppeld. Er is echter ook een apart menu-onderdeel waarmee groepen samengesteld kunnen worden. Ga hiervoor naar Menu Administratie Leerlingen Groepen. 8.1 EEN GROEP TOEVOEGEN [Menu Administratie Leerlingen Groepen] U ziet als eerste het zgn. groepsoverzicht-scherm a) Selecteer bovenaan het actuele of nieuwe schooljaar. b) Klik onderaan het scherm op Toevoegen om een nieuwe groep toe te voegen. (Of selecteer in andere gevallen een groep in de lijst en kies voor Wijzigen of Verwijderen ) c) Vul de naam van de nieuwe groep in. Indien het een homogene groep betreft kunt u ook al meteen het Edex-leerjaar van de groep invullen. S(B)O scholen kunnen eventueel de keuze S maken. Indien de nieuwe groep een combinatiegroep is, kunt u het Edex-leerjaar hier leeg laten. d) Sla dit op met het diskette-icoon. Hierna kunt u direct leerlingen en docenten toevoegen. 8.2 LEERLINGEN AAN EEN GROEP TOEVOEGEN [Menu Administratie Leerlingen Groepen] e) Klik in het tabblad Leerlingen onderaan het scherm op de knop Toevoegen. f) Klik op de trechter om te filteren of vul een zoekterm in. U kunt leerlingen op naam zoeken, maar als u een hele groep van het vorige schooljaar ineens wilt doorschuiven, kunt u beter bij het laatste zoek-criterium de naam van de groep van vorig schooljaar kiezen. Alle kinderen van die groep komen dan in beeld. M.b.v. de rechter muisknop kunt u alle leerlingen selecteren (selecteer alle zichtbare). Leerlingen die doubleren kunt u op deze manier eenvoudig overslaan. g) Herhaal de vorige stap als u nog andere leerlingen (uit bijvoorbeeld andere groepen) aan deze nieuwe groep wilt toevoegen. Nadat u alle leerlingen heeft toegevoegd, ziet u ze staan in het tabblad Leerlingen. Normaal gesproken dient iedere leerling de begindatum te hebben en einddatum (tenzij een leerling pas later is ingeschreven of eerder is uitgeschreven). Dit is automatisch het geval als u dit vóór 1 augustus uitvoert. Voert u dit pas na 1 augustus uit, dan zal de datum van die dag als startdatum worden gehanteerd. Wij adviseren om dit dan aan te passen in LEERJAAR INSTELLEN [Menu Administratie Leerlingen Groepen] Voor de berichtenuitwisseling met BRON is het belangrijk is dat u voor iedere leerling aangeeft in welk leerjaar hij/zij zit. LET OP: Met leerjaar wordt in dit geval de codering van het leerjaar of het niveau waarin de leerling onderwijs volgt bedoeld en niet het zoveelste leerjaar van de leerling. Het is dus altijd een waarde tussen 0 en 8. Als een leerling in groep 6 doubleert, zit die het jaar erna wederom in leerjaar 6 en niet in leerjaar 7! Voor SO onderwijs gelden andere regels. 10

11 Bij homogene groepen kunt u met SHIFT in één keer alle leerlingen selecteren en met de rechtermuisknop (of rechts beneden met de knop Leerjaar) het juiste leerjaar instellen (als dit bij het aanmaken van de groep nog niet gebeurd is). Bij heterogene groepen (combinatiegroepen) kunt u bij het instellen kiezen voor de optie 'Leerjaar van vorig jaar met 1 opgehoogd'. U hoeft dan niet voor iedere leerling op te zoeken wat zijn leerjaar is. 8.4 DOCENTEN AAN EEN GROEP TOEVOEGEN [Menu Administratie Leerlingen Groepen] h) Klik in het tabblad Docenten onderaan het scherm op de knop Toevoegen. i) Het toevoegen van docenten gaat op soortgelijke wijze als het toevoegen van leerlingen. 11

12 9 RAPPORTAGES [Menu Rapportage] Via Menu Rapportage kunt u van diverse onderdelen van de administratie bepaalde rapportages genereren, printen, opslaan of per versturen. Aangezien er vele rapportages beschikbaar zijn, zijn deze overzichtelijk ingedeeld in rapportages op het niveau van de school, de groep en de leerling. We nemen even als voorbeeld de rapportage m.b.t. de inschrijvingen. 9.1 RAPPORTAGE INSCHRIJVINGEN [Menu Rapportage- School - Inschrijvingen] a) Kies in het menu voor Menu Rapportage School - Inschrijvingen. b) In vrijwel alle rapportages dient u eerst altijd enkele filter-instellingen in te voeren. In dit geval vult u eerst de vanaf- en tot en met-datum in. c) Kies vervolgens de wijze van sortering. d) Klik tenslotte onderaan het scherm op Afdrukken. Een rapportage gaat nooit direct naar een printer. U drukt altijd eerst af naar een afdrukvoorbeeld. e) Er verschijnt een nieuw venster met het afdrukvoorbeeld. U kunt dit m.b.v. de icoontjes in de knoppenbalk bovenaan het scherm resp. opslaan als bestand, printen of e- mailen. In principe werken alle andere rapportages onder het menu Rapportage op vergelijkbare wijze. 12