Handleiding. Eduscope ApplicatieBeheer

Transcriptie

1 Handleiding Eduscope ApplicatieBeheer

2 INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave 1 Introductie 3 2 Eduscope ApplicatieBeheer Inloggen Algemeen Instellingen Gebruikers woordenboek Importeren Importeren Edex Importeren Cito Importeren foto s Import Rapporten Serverbeveiliging Toegangslijst IP adressen IP login historie Actieve sessies Gebruikers en groepen Gebruikersaccounts Autorisatie groepen Ondersteuning 25 4 Aantekeningen 26 Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 2 van 30

3 Hoofdstuk 1 Introductie Eduscope is het leerlingadministratie en leerlingvolgsysteem van Unilogic. Het wordt gebruikt door medewerkers van diverse onderwijs- en schooltypes, zoals het peuteronderwijs, BAO, SBO en V(S)O, maar ook medewerkers van externe instellingen (bijvoorbeeld GGD). Dit zijn voornamelijk leerkrachten en begeleiders (zowel intern als extern), directie medewerkers en administratief personeel en eventueel ook onderwijs ondersteunend personeel. Doordat al deze mensen kunnen samenwerken in het zelfde systeem is informatie snel beschikbaar en inzichtelijk te maken. Eduscope bestaat uit de volgende, optionele modules: 1. Administratie 2. Leerlingzorg/volg 3. Pravoo Digitaal (Kindvolg- en Hulpsysteem voor de onderbouw) 4. MKVS Digitaal (Montessori Kindvolgsysteem) 5. Bovenschoolse Module Verspreid over deze modules bevat Eduscope een aantal belangrijke onderdelen, waarvoor via deelcursussen instructie kan worden gevolgd. Dat zijn: ApplicatieBeheer Eduscope Administratie (beginners) Eduscope Administratie (gevorderden) Journalen Handelingsgerichte Aanpak Leerprogramma Pravoo MKVS Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 3 van 30

4 Leerkracht/Begeleider Indicatoren Dit is de handleiding voor het onderdeel ApplicatieBeheer. Bij de cursus ApplicatieBeheer leert u alle aspecten die te maken hebben met het maken of wijzigen van gebruikeraccounts binnen Eduscope. Tevens wordt ingegaan op het uitgebreide rechtensysteem. Aan bod komen ook het beveiligingssysteem, het importeren van Edex bestanden (indien van toepassing), het importeren van leerlingpasfoto s en het importeren van Cito-resultaten. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 4 van 30

5 Hoofdstuk 2 Eduscope ApplicatieBeheer In dit hoofdstuk worden de belangrijkste onderdelen van Eduscope Applicatiebeheer besproken. Deze onderdelen zijn beschikbaar via de volgende menu onderdelen: ApplicatieBeheer - Algemeen - Instellingen ApplicatieBeheer - Algemeen - Gebruikerswoordenboek ApplicatieBeheer - Import - Importeren Edex ApplicatieBeheer - Import - Importeren Cito ApplicatieBeheer - Import - Importeren foto s ApplicatieBeheer - Import - Importeren rapporten ApplicatieBeheer - Serverbeveiliging - Toegangslijst IP adressen ApplicatieBeheer - Serverbeveiliging - IP login historie ApplicatieBeheer - Serverbeveiliging - Actieve sessies ApplicatieBeheer - Gebruikers en Groepen - Gebruikersaccounts ApplicatieBeheer - Gebruikers en Groepen - Autorisatie groepen Onder het menu ApplicatieBeheer zijn meer submenu s aanwezig dan hierboven benoemd. De overige menu-onderdelen zijn echter zeer technisch en dienen, als ze al benodigd zijn, alleen in samenwerking met Unilogic uitgevoerd te worden. Hiermee kan bijvoorbeeld eenmalig uw oude administratie worden geïmporteerd. Wij raden u af de niet benoemde menuonderdelen zelfstandig uit te voeren. Mogelijk zijn enkele in deze handleiding beschreven menu s niet beschikbaar in uw versie van Eduscope. Dat heeft dan te maken met de modules die zijn geïnstalleerd. Afhankelijk van de geïnstalleerde modules zal het menu hierop worden aangepast. 2.1 Inloggen Via het onderdeel ApplicatieBeheer kunnen een aantal technische onderdelen van Eduscope worden uitgevoerd, die niet door normale gebruikers van Eduscope moeten of hoeven te worden uitgevoerd. Er is voor dit onderdeel dan ook een speciaal gebruikersaccount beschikbaar. Het is niet de bedoeling dat leraren of begeleiders hiermee inloggen. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 5 van 30

6 2.2. ALGEMEEN De gebruikersnaam van de ApplicatieBeheerder is: master. Het wachtwoord wordt tijdens de installatie van Eduscope automatisch gegenereerd en is al eerder aan u doorgegeven. U kunt het eventueel hier noteren. Wachtwoord master-gebruiker:... Oefening 1: Log in als Eduscope ApplicatieBeheerder van uw eigen school. 2.2 Algemeen Via het menu Algemeen zijn enkele niet veel gebruikte algemene onderdelen van Eduscope beschikbaar Instellingen [ApplicatieBeheer - Algemeen - Instellingen] Via dit onderdeel kunt u de URL opgegeven dat nodig is voor de communicatie met BRON van de IB-Groep in het kader van de Wet op het Onderwijsnummer. Pas deze URL s alleen maar aan in overleg met Unilogic Gebruikers woordenboek [ApplicatieBeheer - Algemeen - Gebruikers woordenboek] Bij het toevoegen van teksten in Eduscope wordt de spelling gecontroleerd. Naast het vaste woordenboek is er ook een Gebruikers woordenboek. Indien er (per ongeluk) foutieve woorden aan het gebruikers woordenboek zijn toegevoegd, dan kan dit hersteld worden door de ApplicatieBeheerder van Eduscope. 1. Zoek het woord op dat u wilt verwijderen en klik op het verwijder-icoon. 2. Klik op de knop Alles verwijderen om alle woorden uit het gebruikers woordenboek te verwijderen. Gebruik deze functie alleen als u zeker weet dat u alle woorden wilt verwijderen die door gebruikers zelf zijn toegevoegd aan het woordenboek. Hun inspanningen worden dan teniet gedaan. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 6 van 30

7 2.3. IMPORTEREN Oefening 2: Voeg enkele onbekende woorden toe aan het gebruikers woordenboek. Bijvoorbeeld klinkerdief, woordpakket of huiswerkschrift. Controleer of deze woorden tijdens de spelling controle worden goedgekeurd. Vraag uw cursusleider waar u dit kunt controleren. Voeg tevens vanuit een Eduscope onderdeel een stuk tekst toe met een nieuw woord. Zorg dat dat woord in het gebruikers woordenboek komt te staan en controleer dit. 2.3 Importeren Hierna zijn enkele onderdelen m.b.t. importeren beschreven. Dit betreft: Importeren van Edex bestanden. Importeren van Cito gegevens. Importeren van pasfoto s van leerlingen. Importeren van rapporten op maat Importeren Edex [ApplicatieBeheer - Import - Importeren Edex] Uitgevers van schooladministratieprogramma s en educatieve uitgevers in het basisonderwijs maakten begin jaren negentig afspraken over de uitwisseling van administratieve gegevens. Deze afspraak staat bekend onder de naam EDEX, afkorting voor EDucatieve EXport. EDEX beschrijft hoe gegevens over leerlingen, groepen en leerkrachten volgens een vaste indeling opgeslagen kunnen worden. Deze standaard wordt in de praktijk gebruikt voor de uitwisseling van gegevens tussen de schooladministratie en educatieve software of een leerlingvolgsysteem en voor gegevensuitwisseling tussen scholen en andere onderwijsinstanties. (bron: Het importeren van Edex bestanden is nodig om de gegevens van leerlingen, groepen en leerkrachten eenvoudig in Eduscope over te nemen. Bij het importeren van Edex bestanden zullen er nooit gegevens worden verwijderd! Ook niet als een leerling niet meer voorkomt in de Edex bestanden. Verder zorgt de Edex import ook voor het verplaatsen van leerlingen in de groepen (bijvoorbeeld na een schooljaarovergang). U hoeft er alleen maar voor te zorgen dat de Edex bestanden correct zijn aangemaakt via uw leerling administratie programma. De volgende 4 Edex bestanden zijn nodig tijdens de import: edexgr(w).txt, voor het importeren van groepen. edexlk(w).txt, voor het importeren van leerkrachten. edexll(w).txt, voor het importeren leerlingen. edexlg(w).txt, voor het koppelen van leerkracht aan de groep. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 7 van 30

8 2.3. IMPORTEREN Let op: Soms worden bij het aanmaken van Edex bestanden niet alle benodigde gegevens geëxporteerd. Meestal omdat deze gegevens in het administratiepakket niet bekend zijn. Tijdens het importeren zal worden aangegeven welke gegevens zullen worden geïmporteerd. Eventueel niet geïmporteerde gegevens kunt u later nog handmatig toevoegen in Eduscope. U zult dan de ontbrekende gegevens handmatig moeten invoeren. Dit kost uiteraard extra werk. Probeer er dus voor te zorgen dat alle vier de Edex bestanden zo volledig mogelijk zijn. Het edexlg(w).txt bestand moet ook gevuld zijn. Als dat niet het geval is zullen er geen docenten worden geïmporteerd en worden deze dus ook niet aan een groep gekoppeld. Bovendien zal er ook geen gebruikersaccount worden gemaakt. Indien eerder geïmporteerde gegevens zijn gewijzigd in nieuwe Edex bestanden (bijvoorbeeld na een schooljaarovergang), zullen deze wijzigingen ook worden aangebracht in Eduscope (denk bijvoorbeeld aan het herstel van een typefout van de naam van een leerling). Hiermee wordt geprobeerd te voorkomen dat deze leerling dubbel wordt geïmporteerd. Uiteraard is dit niet feilloos en afhankelijk hoeveel gegevens er gewijzigd zijn. U dient dus altijd zelf na te gaan of de te importeren gegevens correct zijn. Tijdens het importeren van de Edex bestanden kunnen verder ook gebruikeraccounts voor de leerkrachten worden aangemaakt, waarmee zij kunnen inloggen in Eduscope. Noteer deze gegevens goed, als u gebruik maakt van deze optie. Tenslotte kan er ook een backup worden gemaakt van de database, om de staat van voor de import vast te leggen. Let op: U kunt zelf een backup maken, echter niet zelf terugplaatsen. Hiervoor dient u contact op te nemen met Unilogic. Houdt u er rekening mee dat het terugplaatsen van deze backup een tijdrovende bezigheid is en enkele dagen in beslag kan nemen. Maak van de backup optie dan ook geen gebruik om te experimenteren met de import. Oefening 3: Importeer edex bestanden in een Eduscope test-omgeving. Voer hiervoor onderstaande stappen uit. Vraag uw cursusleider hoe u in de testomgeving kunt inloggen en waar u de Edex bestanden kunt vinden. 1. In de eerste stap selecteert u enkele algemene instellingen: Geef allereerst aan in welke map de in te lezen Edex bestanden aan. Klik hiervoor op de knop met de drie puntjes. Geef aan of u gebruikersaccounts wilt aanmaken. Indien u deze optie aanvinkt, zal tijdens de import voor iedere nieuwe leerkracht een gebruikersaccount gecreëerd worden. Na de import kunt u de gegevens van de nieuwe accounts afdrukken. Vink indien gewenst de optie Back-up maken aan. Indien u gebruik maakt van de Pravoo module kunt u tevens aangeven welke Pravoo versie u gebruikt. U wordt ten zeerste aangeraden om al tijdens de import van Edex bestanden, gebruik te maken van deze optie. Dit spaart later extra werk uit. Indien u eenmaal gegevens hebt geïmporteerd, zal bij een nieuwe import automatisch dezelfde keuze worden gemaakt. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 8 van 30

9 2.3. IMPORTEREN Let op: Zorg ervoor dat u zeker weet welke versie van Pravoo er op uw school wordt gebruikt. Als er eenmaal een import is uitgevoerd, kunt u deze keuze niet meer veranderen. Klik op Volgende om naar stap 2 te gaan, 2. In stap 2 kunt u kiezen welke groepen geïmporteerd dienen te worden. Standaard zijn alle groepen geselecteerd. Vink eventueel de niet benodigde groepen uit. Aan de iconen kunt u zien welke handelingen verricht gaan worden (Toevoegen, Wijzigen of Koppelen) en of er waarschuwingen of fouten gesignaleerd zijn. 3. Als u het tabblad uitgebreid aanklikt, krijgt u een volledig en uitgebreid beschreven overzicht van alle te verrichten handelingen alsmede waarschuwingen of fouten te zien. Let op: In Eduscope is het noodzakelijk dat er een schooljaar aanwezig is. Dat kan handmatig worden toegevoegd, maar indien het tijdens het importeren niet aanwezig is, zal het automatisch worden aangemaakt. Het schooljaar uit de Edex bestanden zal dan worden overgenomen. Als hierin geen schooljaar aanwezig staat vermeld, zal het huidige (van het moment van importeren) schooljaar worden toegevoegd. 4. Klik op Volgende. 5. In stap 3 kunt u de leerlingen die geïmporteerd dienen te worden, selecteren. Alleen de leerlingen uit de groepen die u in de vorige stap hebt geselecteerd, worden getoond en zijn standaard aangevinkt. Vink eventueel de niet te importeren leerlingen uit. De iconen en betekenissen zijn hetzelfde als bij de groepen. Let op: Controleer goed of de leerlingen die zullen worden toegevoegd daadwerkelijk nieuwe leerlingen zijn. Voorkom dat leerlingen dubbel worden toegevoegd. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 9 van 30

10 2.3. IMPORTEREN 6. Een voorbeeld van een eventuele waarschuwing kan zijn dat er een ongeldig tussenvoegsel is gebruikt. Het verdient aanbeveling om de brongegevens eerst aan te passen alvorens verder te gaan. Dit hoeft echter niet persé. 7. Klik op Volgende om verder te gaan. 8. In stap 4 selecteert u de docenten die geïmporteerd dienen te worden. Standaard zijn alle docenten van de te importeren groepen aangevinkt. Vink de niet gewenste docenten uit. De iconen en betekenissen zijn hetzelfde als bij de groepen en leerlingen. Klik op Importeren. Leerkrachten worden tevens aan hun eigen groep(en) gekoppeld, mits deze gegevens aanwezig zijn in de Edex bestanden (edexlg(w).txt). 9. Klik op Importeren om de Edex bestanden te importeren. De voortgang van het importeren wordt weergegeven op het scherm. Na het voltooien van de import kunt u ervoor kiezen een rapportage te openen. Indien u Ja klikt, wordt een afdrukvoorbeeld getoond hetgeen u kunt afdrukken. Indien u Nee klikt, kunt u ditzelfde afdrukvoorbeeld tonen door op Afdrukken te klikken. Het aantal fouten wordt eveneens gerapporteerd. Let op: Denkt u eraan dat indien u gebruikersaccounts heeft laten aanmaken, de gegevens alleen terug te vinden zijn in dit overzicht. Gebruikersnaam en wachtwoord zijn hetzelfde, namelijk voorletter.achternaam. Sla dit overzicht daarom op of druk het af. 10. De Edex bestanden zijn nu geïmporteerd. Druk op Sluiten om dit onderdeel te sluiten. Oefening 4: Importeer opnieuw dezelfde serie edex bestanden, nadat u hierin handmatig een wijziging in heeft aangebracht, in een Eduscope test-omgeving. Zorg dat de naam en/of de groep van een leerling is veranderd. Let tijdens het importeren goed op, wat er zal gaan veranderen Importeren Cito [ApplicatieBeheer - Import - Importeren Cito] Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 10 van 30

11 2.3. IMPORTEREN U kunt de resultaten van Cito toetsen importeren in Eduscope, om zodoende een compleet beeld van alle beoordelingen van de leerlingen te krijgen. Als de Cito resultaten zijn geïmporteerd, zijn ze te bekijken via het Leerlingvenster. U kunt kiezen om de Cito toetsen afdrukken op het beoordelingsrapport dat de leerlingen per periode mee naar huis kunnen nemen. Let op: Het importeren van de Cito resultaten kan alleen maar via het ApplicatieBeheer van Eduscope. Tevens dient u te beschikken over de juiste licentie van Cito LOVS4 om de monitor gegevens te kunnen exporteren. Bij het importeren van de Cito resultaten worden alle gegevens geactualiseerd. Dus ook wijzigingen van toetsresultaten uit het verleden worden bijgewerkt in Eduscope. U moet eerst een exportbestand aanmaken in Cito LOVS4. Dat gaat als volgt: 1. Log in als systeembeheerder van Cito LOVS4. 2. Ga naar het onderdeel Beheer - Exporteren - Monitorgegevens. 3. In het scherm dat verschijnt vult u bij Bestemming monitorgegevens... de opties Overig en Leerlingidentificaties meenemen in. Klik hierna op Volgende. 4. Geef de map aan waar het bestand moet worden opgeslagen. Kies een map die u ook vanuit Eduscope kunt benaderen. Geef tevens de naam van het bestand op. Wij adviseren om de standaard naam te gebruiken. Zorg dat de optie Wachtwoord monitorbestand is uitgevinkt. Anders kan Eduscope de gegevens niet importeren. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 11 van 30

12 2.3. IMPORTEREN 5. Klik tenslotte op Voltooien Let op: Het exporteren van het bestand kan enkele minuten duren. Wees dus geduldig. Indien zich problemen voordoen tijdens het gebruik van Cito LOVS4, dan dient u hiervoor contact op te nemen met de helpdesk van Cito. Het importeren van de Cito resultaten in Eduscope gaat als volgt: 1. Log in als ApplicatieBeheerder van Eduscope (Master). 2. Ga naar het menu ApplicatieBeheer - Import - Importeren Cito. De importwizard zal verschijnen. 3. Selecteer het schooljaar waarvoor u wilt importeren. Zorg dat als Import bron Cito is geselecteerd. Selecteer het importbestand dat u via Cito LOVS4 heeft geëxporteerd. Klik hierna op Volgende. Het inlezen van de Cito bestanden kan enige minuten duren. 4. In stap 2 worden de toetsdefinities ingelezen. De eerste keer zullen deze gegevens worden toegevoegd. Als u hierna nogmaals Cito resultaten importeert, zullen deze gegevens worden gekoppeld. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 12 van 30

13 2.3. IMPORTEREN 5. In stap 3 worden de leerlingen getoond, waarvoor de gegevens worden geïmporteerd. Let op: Alleen van leerlingen waarvan de naam, het geslacht en de geboortedatum exact aan elkaar gelijk zijn in zowel Eduscope als Cito LOVS4, kunnen de Cito resultaten worden geïmporteerd. Normaal zal dat geen problemen opleveren, als u in Cito LOVS4 de leerlinggegevens importeert via Edex bestanden die met Eduscope zijn gemaakt. Indien er toch verschillen zijn, dient u dit ofwel in Eduscope ofwel in Cito LOVS4 aan te passen. Klik op Volgende om naar stap 4 te gaan. Als er leerlingen zijn die niet kunnen worden gekoppeld, krijgt u hiervan een melding. 6. De te importeren gegevens worden getoond. Klik op Importeren om de Cito resultaten te importeren. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 13 van 30

14 2.3. IMPORTEREN Importeren foto s [ApplicatieBeheer - Import - Importeren foto s] Bij de leerlingen kunnen pasfoto s worden toegevoegd. Dit kan via de Leerling Basisadministratie, echter alleen per leerling. Via dit menu kunt u tegelijkertijd voor meerdere leerlingen uit één of meerdere groepen foto s importeren. Let op: Foto s die u wilt importeren dienen van het jpg of bmp formaat te zijn in de verhouding 4,5:3,5 (om vervorming te voorkomen). Zorgt u er ook voor dat de bestandsgrootte zo klein mogelijk is. Een digitale pasfoto zou niet meer dan 20 Kb aan schijfruimte in beslag hoeven te nemen. Indien de bestandsgrootte groter is, duurt het importeren langer. Belangrijker is dat ook het opvragen van leerlinginformatie zal langer duren, aangezien er een grotere hoeveelheid data verstuurd moet worden. Oefening 5: Importeer enkele pasfoto s in een Eduscope test-omgeving. Voer hiervoor onderstaande stappen uit. Vraag uw cursusleider hoe u in de testomgeving kunt inloggen en waar u de pasfoto s kunt vinden. 1. Selecteer de school en het schooljaar waarvoor u de pasfoto s wilt importeren. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 14 van 30

15 2.3. IMPORTEREN 2. Selecteer de groep(en)waarvoor u de pasfoto s wilt importeren. 3. Klik op de knop Volgende om naar stap 2 te gaan. 4. Geef aan hoe de bestandsnaam van de pasfoto is ingedeeld. Eduscope koppelt de pasfoto automatisch aan de juiste leerling als de bestandsnaam van de pasfoto overeenkomt met de gekozen basisgegevens van de leerling zoals ze in Eduscope staan. U kunt kiezen uit verschillende indelingen voor de bestandsnaam. Bij iedere keuze wordt een voorbeeld van de bestandsnaam van de pasfoto getoond. 5. Indien u kiest voor de bestandsindeling Anders... kunt u zelf een bestandsindeling samenstellen. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 15 van 30

16 2.3. IMPORTEREN Kies de onderdelen waaruit de bestandsnaam is opgebouwd en klik telkens op de knop Toevoegen. Bekijk ook het voorbeeld van de bestandsnaam. 6. Kies vervolgens het juiste bestandstype. 7. Selecteer de juiste bestandslocatie. 8. Geef tenslotte aan welke datum bij de te importeren foto s zal worden gezet, bijvoorbeeld de eerste schooldag. 9. Klik op Volgende. 10. In stap 3 ziet u een overzicht van de te importeren pasfoto s en de leerlingen die hieraan, indien mogelijk, automatisch aan zijn gekoppeld. 11. Indien een pasfoto niet automatisch kon worden gekoppeld aan een leerling, dan kunt u dat handmatig doen. Met de opties Toon uitsluitend niet gekoppelde foto s en Toon uitsluitend niet gekoppelde leerlingen, kunt het overzicht beperken met alleen de gegevens die nog niet zijn gekoppeld. Dit vergemakkelijkt het handmatig koppelen. Selecteer aan de linkerkant de pasfoto en aan de rechterkant de naam van de leerling die aan elkaar moeten worden gekoppeld. Gebruik de knop koppelen. Met de knop om de gegevens aan elkaar te kunt u verkeerde gekoppelde gegevens ontkoppelen. 12. Klik op de knop Importeren om alle gekoppelde foto s daadwerkelijk te importeren. Nadat de foto s zijn geïmporteerd, worden ze getoond in de leerlingadministratie en in het Leerlingvenster. 13. Bevestig de melding of u het importeren wilt starten. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 16 van 30

17 2.4. SERVERBEVEILIGING Import Rapporten [ApplicatieBeheer - Import - Import Rapporten] Unilogic kan voor u maatwerk schoolrapporten maken. Hiermee kunt u de rapporten in de huisstijl van uw school aan de kinderen en ouders meegegeven. Voorbeelden van rapporten en de wijze waarop u dit bij Unilogic aanvraagt staan beschreven op de Eduscope Wiki, zie: 1. Ga naar het onderdeel Opleidingen - Beoordelingen - Leerling. 2. Klik op de knop Nieuw rapport instellen Kies het.urf bestand dat u van Unilogic B.V. heeft ontvangen en uitgepakt. 4. Sla deze wijziging op (met het diskette icoontje, bovenaan in het scherm). 5. Ga vervolgens naar het onderdeel Opleidingen - Beoordelingen - Groep. 6. Klik op de knop Nieuw rapport instellen Kies het.urf bestand dat u van Unilogic B.V. heeft ontvangen en uitgepakt. 8. Sla deze wijziging op (met het diskette icoontje, bovenaan in het scherm). De schoolrapporten die vanaf heden zullen worden afgedrukt, hebben voortaan de huisstijl van de school. Neem contact op met Unilogic als u een schoolrapport op maat wilt laten maken. 2.4 Serverbeveiliging Het onderdeel Serverbeveiliging stelt u in staat om het gebruik van Eduscope te regelen. U kunt onder meer precies aan geven vanaf welke pc s er mag worden ingelogd in Eduscope. Tevens kunt u zien wie er allemaal heeft ingelogd (of hiertoe een poging heeft gedaan) en u kunt zien wie er op het moment allemaal is ingelogd. Tijdens de installatie van Eduscope is ingesteld dat er vanaf ieder IP adres mag worden ingelogd. Dit is gedaan omdat op dat moment natuurlijk niet bekend is vanaf welke IP adressen er zal worden ingelogd. Bovendien is dit zeer lastig te achterhalen, aangezien iedere internet gebruiker een uniek IP adres heeft, dat bovendien ook nog eens kan veranderen. Dit betekent echter niet dat iedereen zonder meer toegang heeft tot Eduscope. Men zal moeten beschikken over de juiste toegangsbestanden, de accountgegegevens en bovendien is de data die over de lijn verstuurd wordt beveiligd. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 17 van 30

18 2.4. SERVERBEVEILIGING Toegangslijst IP adressen [ApplicatieBeheer - Serverbeveiliging - Toegangslijst IP adressen] De Toegestane IP adressen zijn IP adressen van waar Eduscope gebruikt mag worden. Hier tegenover staan de Geblokkeerde IP adressen. U kunt zelf aangeven welke IP adressen toegestaan of geblokkeerd zijn. 1. Selecteer het tabblad Toegestane IP adressen of Geblokkeerde IP adressen. 2. U kunt losse IP adressen of IP bereiken opgeven. Klik op Toevoegen om een nieuw adres of bereik toe te voegen. Zie Klik op Wijzigen of Verwijderen om het geselecteerde IP adres te wijzigen of te verwijderen. Let op: Indien een IP adres voorkomt op beide lijsten, dan zal het adres geblokkeerd worden en kan er dus niet in Eduscope worden ingelogd IP toegangsregels [ApplicatieBeheer - Serverbeveiliging - Toegangslijst IP adressen, IP toegangsregels] 1. Selecteer de optie IP adres of IP bereik als u respectievelijk een enkele computer wilt toevoegen of meerdere computers uit een bepaald IP bereik. 2. Vul het IP adres in dat u wilt toevoegen. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 18 van 30

19 2.4. SERVERBEVEILIGING 3. Vul eventueel ook het IP adres t/m in als u een IP bereik toevoegt. 4. Vul het Subnet net in van het IP adres of bereik in dat u wilt toevoegen. Indien u het subnet niet weet, vul dan in. 5. Klik op Opslaan om de instellingen te bewaren. Sluit het venster hierna af. Let op: Als u wilt dat mensen vanuit thuis of vanaf een andere werkplek dan het schoolnetwerk kunnen inloggen in Eduscope Pravoo, dan moet u zorgen dat de IP-adressen waar vandaan verbinding met uw database wordt gemaakt hiervoor toestemming hebben. Aangezien u waarschijnlijk niet van iedere collega weet wat zijn of haar IP-adres is, zult u dit dus wat ruimer moeten instellen IP login historie [ApplicatieBeheer - Serverbeveiliging - IP login historie] U kunt nagaan wie er heeft ingelogd in de Eduscope database of hiertoe een poging gedaan heeft. 1. Ga naar het menu Applicatiebeheer - Serverbeveiliging - IP login historie. In de linker kolom ziet u de IP adressen waar vandaan is ingelogd op de Eduscope Server. 2. Selecteer het IP adres dat u wilt controleren. In het rechterdeel ziet u een overzicht van de historie van het gekozen IP adres. Het gele uitroepteken geeft aan dat er een mislukte inlogpoging is gedaan. Bijvoorbeeld de verkeerde gebruikersnaam of wachtwoord. Het blauwe informatieteken geeft aan dat er een succesvolle inlogpoging is gedaan. U ziet verder de begin en eindtijd van de inlogsessies en de duur ervan. Tevens kunt u zien of een inlogsessie nog actief is. Er staat dan Logged in in tegenstelling tot Session stopped als de sessie niet actief is. Als u een sessie selecteert, ziet u onder in beeld nog aanvullende informatie staan. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 19 van 30

20 2.5. GEBRUIKERS EN GROEPEN 3. Selecteer aan de linkerkant een IP adres en klik op Verwijderen ip adres om dit IP adres en alle historie ervan te verwijderen uit het systeem. 4. Selecteer aan de rechterkant een inlogsessie en klik op Verwijderen om alleen de gegevens van de geselecteerde sessie te verwijderen Actieve sessies [ApplicatieBeheer - Serverbeveiliging - Actieve sessies] Via de menu optie Actieve sessies kunt u zien welke gebruikers op dit moment zijn ingelogd in Eduscope. U ziet onder meer informatie over het IP-adres, de start en tijdsduur. 1. Klik helemaal rechts op Afsluiten om de sessie van een gebruiker af te sluiten. U krijgt nog een waarschuwing te zien waarin wordt gevraagd om dit te bevestigen. Let op: Als u de sessie van een gebruiker afsluit, dan wordt dit zonder verdere bevestiging van de betreffende gebruiker uitgevoerd. Nog niet opgeslagen gegevens gaan verloren! De gebruiker krijgt de onderstaande melding te zien, waarna Eduscope zal afsluiten. 2. Vink onderaan de optie Autoupdate aan als u wilt dat de status van de sessies automatisch wordt ververst met een zelf te kiezen vernieuwingsfrequentie. Oefening 6: Zorg dat u een aantal keer tegelijkertijd bent ingelogd in Eduscope. Controleer dit vervolgens via de actieve sessies. Sluit de sessie van een of meerdere gebruikers af en kijk wat er gebeurt. 2.5 Gebruikers en groepen Met de onderdelen uit het menu Gebruikers en groepen kunnen gebruikersaccounts worden aangemaakt en kan de autorisatie van gebruikers of van groepen worden aangepast Gebruikersaccounts [ApplicatieBeheer - Gebruikers en Groepen - Gebruikersaccounts] Via het menu ApplicatieBeheer - Gebruikers en Groepen - Gebruikersaccounts kunt u gebruikersaccounts aanmaken voor personeelsleden die in Eduscope staan. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 20 van 30

21 2.5. GEBRUIKERS EN GROEPEN Oefening 7: Voeg voor u zelf of voor een fictieve persoon een gebruikeraccount toe. Volg hiertoe de hierna genoemde stappen. Let op: deze gebruiker dient eerst in de basisadministratie van Eduscope te zijn toegevoegd. Dit behoort niet tot deze cursus. Raadpleeg uw cursusleider hoe u in de basisadministratie een persoon kunt toevoegen. Controleer of u als deze nieuwe gebruiker kunt inloggen. 1. Klik bovenaan op de groene knop Toevoegen om een nieuw gebruikersaccount aan te maken. Let op: U kunt alleen maar gebruikersaccounts aanmaken voor personen die een dienstverband op een school hebben. Dus niet iedereen die door de administratie is ingevoerd in het systeem, kan ook meteen inloggen. Let op: Als er al een gebruikersaccount bestaat voor de betreffende persoon (bijvoorbeeld als Docent en u wilt dat deze persoon ook als bijvoorbeeld Begeleider of Directie moet kunnen inloggen, dan moet u niet een nieuw account toevoegen, maar een bestaand account selecteren en dat verder gaan uitbreiden. Lees verder vanaf stap 7 wat u moet doen. 2. In het tabblad Basis klikt u op de knop Zoeken en hierna weer op de knop Zoeken om een persoon op te zoeken waarvoor u een gebruikersaccount wilt aanmaken. Alleen personen met een dienstverband die nog geen gebruikersaccount hebben, worden hier getoond. 3. Indien u de persoon gevonden heeft, selecteert u deze. 4. Zorg dat bij Programma Eduscope2 is ingevuld. 5. Kies een gebruikersnaam (bijvoorbeeld j.devries). 6. Vul tweemaal het wachtwoord in (ter voorkoming van typefouten). Nadat u dit heeft opgeslagen komen bij het wachtwoord meerdere * tekens te staan. Dit gebeurt zodat het niet mogelijk is om aan de hand van het aantal karakters het wachtwoord te kunnen raden. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 21 van 30

22 2.5. GEBRUIKERS EN GROEPEN Tip: Gebruikers kunnen zelf het wachtwoord aanpassen via Programma - Wachtwoord wijzigen. Als u een gebruikersaccount aanmaakt, kunt u dus het beste een algemeen wachtwoord kiezen en aangeven dat de gebruiker dit zelf aanpast. 7. Ga naar het tabblad Dienstverbanden. 8. Selecteer het dienstverband waarvoor u wilt dat deze persoon in Eduscope mag inloggen (zet er een vinkje voor en zorg dat de regel geselecteerd (blauw) is). Let op: Een gebruiker kan meerdere dienstverbanden hebben, als deze ook meerdere rollen heeft (bijvoorbeeld Leraar, Begeleider, Administratieve medewerker, etc). Voor ieder dienstverband (rol) voert u onderstaande stappen uit. Een gebruiker met meerdere dienstverbanden heeft dus maar één gebruikersaccount en kan na het inloggen aangeven met welk dienstverband er gewerkt zal gaan worden. Afhankelijk van het dienstverband worden de juiste programma-onderdelen en rechten ingeladen. 9. Klik vervolgens beneden op de knop Gebruiker dienstverband instellingen... om aan te geven welke menu-samenstelling voor deze persoon geldt. Indien gevraagd wordt om tussendoor de gegevens op te slaan, kiest u Ja. Er verschijnt een nieuw venster, Gebruiker dienstverband instellingen. 10. Als de toe te voegen persoon een docent is, sleept u (in het tabblad Basis) van de onderdelen Administratie, Dossier, Opleidingen, Pravoo of MKVS het docenten gedeelte naar rechts (afhankelijk van de dor u school gebruikte modules). Hierdoor wordt het juiste menu voor de docenten samengesteld. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 22 van 30

23 2.5. GEBRUIKERS EN GROEPEN Let op: Afhankelijk van de Eduscope modules die uw school heeft aangeschaft, kunnen de beschikbare menu s afwijken van hetgeen hier wordt vermeld. 11. Ga vervolgens naar het tabblad Groepslidmaatschap. Indien gevraagd wordt om tussendoor de gegevens op te slaan, kiest u Ja. Hier vinkt u de groep aan waartoe deze gebruiker behoort. Let op: Door de juiste autorisatiegroep te selecteren worden de rechten voor deze gebruiker automatisch juist ingesteld. Kies de optie Volledig alleen maar als u vindt dat deze gebruiker alle mogelijke rechten binnen Eduscope mag krijgen. In principe is dat alleen bedoeld voor de beheerders van Eduscope. U kunt de rechten instellingen nog verder verfijnen via het tabblad Autorisatie. Voor ieder menu-onderdeel kunt u dan aangepaste instellingen bepalen. Dit is echter veel werk en indien u niet goed weet wat de instellingen betekenen, kan dit ook nog leiden tot ongewenste situaties. U wordt daarom afgeraden om hieraan aanpassingen te doen. Indien u de rechten toch anders wilt instellen, neem dan contact op met Unilogic. 12. Sla de wijzigingen op door op het icoon Opslaan te klikken. Klik vervolgens rechts beneden op Sluiten. U keert terug in het venster Gebruikers. Als u geen andere gebruikersaccounts meer wilt aanmaken, kunt u dit venster nu ook sluiten. Anders klikt u weer op de knop Toevoegen om een nieuw gebruikersaccount te maken en herhaalt u deze stappen. Oefening 8: Pas het zojuist toegevoegde account aan, zodat deze persoon kan kiezen voor welke gebruikersrol moet worden ingelogd. Tip: zorg dat deze persoon meerdere rollen heeft in de basisadministratie van Eduscope. Controleer wat er gebeurt als u opnieuw inlogt. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 23 van 30

24 2.5. GEBRUIKERS EN GROEPEN Autorisatie groepen [ApplicatieBeheer - Gebruikers en Groepen - Autorisatie groepen] U kunt tot in detail bepalen welke machtigingen gebruikers hebben per onderdeel van Eduscope. Dit is echter veel werk als u dat voor alle onderdelen wilt instellen of aanpassen. De standaard instellingen (via groepslidmaatschap te kiezen) volstaan waarschijnlijk voor de meeste gebruikers. U kiest de standaard instellingen bij het aanmaken van een gebruiker. Zie het één na laatste punt in sectie Indien u de gevolgen niet echt kunt overzien, luidt het advies om deze instellingen niet aan te passen. Let op: De procedure die hierna wordt uitgelegd, past de autorisatie aan van hele gebruikersgroepen. Indien u de autorisatie van één of enkele personen wilt aanpassen, doet u dat bij het menu onderdeel gebruikers (zie: 2.5.1). 1. Selecteer eerst de gebruikersgroep waarvoor u de autorisatie wilt aanpassen. Dit doet u via de lijst of de navigatieknoppen. U ziet de menu-indeling van de betreffende gebruikersgroep in beeld verschijnen. U kunt alleen op het laagste niveau (dit zijn de feitelijke vensters die via het menu kunnen worden geopend) de autorisatie aanpassen. 2. Selecteer het onderdeel waarvan u de autorisatie wilt aanpassen. 3. Kies aan de rechterkant het juiste autorisatie-niveau voor de betreffende gebruikersgroep. Onderaan wordt nog uitleg gegeven over de gekozen optie. Let op: Alleen met het in een bepaalde mate verlenen van autorisatie is niet voldoende om iemand toegang te geven tot een bepaald menu onderdeel. Het menu onderdeel zelf moet ook beschikbaar zijn. Hiervoor is door Unilogic per gebruikersgroep een sjabloon aangemaakt. Daarbinnen kunnen de rechten dus worden verfijnd door middel van het instellen van de autorisatie. Oefening 9: Pas voor de gebruikersgroep Docenten de rechten van het leerlingvenster zodanig aan dat docenten respectievelijk de volgende rechten hebben: Geen toegang. Leerlingen in eigen groep. Alle leerlingen. Controleer telkens welke gevolgen dit heeft door als docent in te loggen. Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 24 van 30

25 Hoofdstuk 3 Ondersteuning Voor vragen kunt u contact opnemen met Unilogic. U kunt ons iedere werkdag tot uur telefonisch bereiken via (optie 1). U kunt ook een sturen naar: eduscope@unilogic.nl pravoo@unilogic.nl mkvs@unilogic.nl Raadpleeg voor veel gestelde vragen ook de Eduscope Wiki: Of bezoek onze website: Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 25 van 30

26 Hoofdstuk 4 Aantekeningen Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 26 van 30

27 Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 27 van 30

28 Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 28 van 30

29 Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 29 van 30

30 Eduscope ApplicatieBeheer Pagina 30 van 30