De Basis. Eduscope. Versie 1.0. Vrijdag 18 april Bergerweg KD Sittard

Transcriptie

1 De Basis Versie 1.0 Eduscope Vrijdag 18 april 2014 Bergerweg KD Sittard

2 Inhoud... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1 Inleiding... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2 De programma onderdelen Eduscope starten Scherm indeling Titelbalk Menubalk Navigatiebalk Werkruimte Werkvensters Meerdere vensters openen Soorten vensters Zijmenu Programma help Verplichte gegevens.9

3 1 INLEIDING Eduscope is het leerlingadministratie en leerlingenvolgsysteem van Unilogic. Eduscope wordt gebruikt door medewerkers van diverse onderwijs- en schooltypes, zoals het peuteronderwijs, het basisonderwijs, het speciaal onderwijs en het voortgezet speciaal onderwijs. Ook externe instellingen en organisaties (bijvoorbeeld GGD) maken gebruik van het programma. Eduscope wordt voornamelijk gebruikt door leerkrachten en begeleiders (zowel intern als extern), directie medewerkers, administratief personeel en eventueel onderwijs ondersteunend personeel. Het programma biedt scholen de mogelijkheid om samen te werken in hetzelfde systeem, waardoor de informatie snel beschikbaar en inzichtelijk is te maken. De kern van Eduscope bevindt zich in de menubalk. Hier vind u: 1. Menu. Hier kunt u o.a. gegevens van leerlingen ophalen, administratie bijhouden/wijzigen en overzichten bekijken. 2. Leerling. U ziet een lijst van alle leerlingen. Selecteer een leerling om zijn/haar gegevens te wijzigen of in te zien. U kunt de leerlingen sorteren op o.a. (voor/achter)naam, geboortedatum, geslacht en groep. 3. Rapportage. Deze optie biedt u de mogelijkheid om gegevens (lijsten, rapporten, verslagen) te selecteren en te printen en/of mailen. U kunt elke leerling in de school selecteren of uw selectie beperkten tot bepaalde groepen of zelfs een enkele leerling. Zodra u de leerling(en) heeft geselecteerd kunt u nu kiezen wat u wilt printen/mailen. Elk document met betrekking tot de geselecteerde leerling(en) zal zichtbaar zijn (zoals rapporten, oudergesprekken en handelingsplannen). U hebt ook de optie om een tijdsperiode te kiezen, waardoor u gegevens van meerdere jaren kan ophalen. 4. *Inrichten. Met de optie Inrichten kunt u overzichten creëren, kopiëren, wijzigen en verwijderen. Hier worden de rapporten, observatielijsten en overige administratie aangemaakt en aangepast voor uw gemak. Een groot deel van wat er bij Inrichten gecreëerd wordt, vindt u uiteindelijk bij Menu voor een helder overzicht. *Alleen beheerders en interne begeleiders hebben toegang tot Inrichten. De mogelijkheden die u hebt kunnen beperkt worden door uw rol bij de organisatie. Bijvoorbeeld: een school kan kiezen om een docent enkel toegang te geven tot de gegevens van zijn/haar eigen leerlingen, waardoor niet alle leerlingen van de school zichtbaar zullen zijn. Dit is de Basishandleiding voor Eduscope. Deze handleiding legt u uit hoe u Eduscope moet opereren. U krijgt, als het ware, een rondleiding door het programma. Indien u de stappen volgt, zult u wegwijs worden in het programma en onder andere; administratie, journalen en rapporten zonder moeite kunnen vinden en onderhouden.

4 2 DE PROGRAMMA ONDERDELEN In dit hoofdstuk wordt de algemene werking van Eduscope uitgelegd. Hierbij zullen de standaard onderdelen worden besproken die overal terugkomen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de inlogprocedure, de navigatiebalk, de helpvensters, etc. 2.1 EDUSCOPE STARTEN 1. Om Eduscope te starten klikt u in het startmenu of op het bureaublad op het Eduscope pictogram. 2. Vul uw Gebruikersnaam en Wachtwoord in. 3. Klik op de knop Inloggen. De geregistreerde programmaonderdelen worden geladen en het hoofdvenster van Eduscope verschijnt.

5 2.2 SCHERM INDELING Nadat u bent ingelogd, ziet u het hoofdvenster van Eduscope. Dit bestaat uit vier onderdelen: De titelbalk De menubalk De navigatiebalk De werkruimte Titelbalk De titelbalk staat helemaal bovenaan in het programma en geeft actuele informatie weer over de versie van Eduscope en over de gebruiker die is ingelogd. Van deze gebruiker worden de naam van de school, de naam van de gebruiker en de gebruikersrol waarmee op dat moment is ingelogd getoond. Indien Eduscope niet correct werkt, zal dat hier vermeld staan Menubalk De menubalk heeft twee onderdelen, Instellingen en Help.

6 Actieve rol: Indien een gebruiker meerdere rollen heeft in Eduscope, kan men hier snel de gebruikersrol wijzigen. Meer hierover leest u in sectie 9.5. Achtergrond instellen. Gebruik deze functie om Eduscope te personaliseren. Selecteer een foto en stel deze in als achtergrond. Wachtwoord wijzigen. Iedere gebruiker kan zelf het wachtwoord wijzigen. Vul het huidige wachtwoord in en daarna tweemaal het nieuwe wachtwoord (om typefouten te voorkomen). Klik hierna op Opslaan. Indien u een foutmelding krijgt, kan het zijn dat uw wachtwoord niet sterk genoeg is. Elk wachtwoord voor Eduscope moet voorzien zijn van; - Minimaal 6 karakters - Minimaal 1 hoofdletter - Minimaal 1 kleine letter - Minimaal 1 cijfer De iconen achter het tekstveld geven informatie over eventuele fouten betreft uw wachtwoord. Gebruikersinstellingen wissen: De gebruikersinstellingen worden gewist. Het menu-onderdeel Help weergeeft verschillende opties. Hier kunt u o.a. nieuws betreft Eduscope lezen, een vraag stellen met betrekking tot het programma en de algemene voorwaarden doornemen Navigatiebalk De navigatiebalk bestaat uit vier onderdelen: Menu, leerling, rapportage en inrichten. Het menu. Via het menu kunt u door alle programma onderdelen navigeren. Elke geregistreerde module heeft een apart menu-onderdeel. Deze bestaan ieder ook uit\ meerdere (sub)menu s. Via menu onderdelen zijn diverse functies van Eduscope gegroepeerd. U opent een menu onderdeel door te klikken op het plusteken of door op het menu-onderdeel zelf te klikken. Indien er nog een submenu is wordt dit vervolgens geopend; als er geen submenu is, wordt er een werkvenster geopend.

7 Let op: de naamgeving en indeling van de menu s kan door iedere school afzonderlijk worden ingesteld. Normaliter wordt er echter gebruik gemaakt van door Unilogic ingestelde menu-sjablonen, maar het kan dus gebeuren dat de menu-aanduidingen in de handleiding niet overeenkomen met wat u ziet in Eduscope. In dat geval is dus afgeweken van de standaard instellingen. Raadpleeg dan de Eduscope beheerder van uw school voor meer informatie of neem contact op met Unilogic. U kunt in Eduscope meerdere onderdelen tegelijkertijd gebruiken. U kunt een enkel onderdeel zelfs meerdere malen openen. Indien u een groot aantal vensters heeft open staan, kan uw werkruimte onoverzichtelijk worden. Daarom kunt u met Eduscope alle vensters verslepen naar een andere positie, zodat u de duidelijkheid in uw werk kan behouden. Meer hierover in sectie Werkruimte De werkruimte beslaat het grootste deel van het scherm en wordt gebruikt om alle werkvensters of kalenderfunctionaliteiten te tonen. Overigens kunnen werkvensters ook buiten de werkruimte worden versleept. Dit kan handig zijn als u meerdere vensters tegelijkertijd geopend heeft of als vensters erg groot zijn. 2.3 WERKVENSTERS De werkvensters van Eduscope hebben een aantal speciale eigenschappen. In tegenstelling van voorafgaande versies van Eduscope, biedt de huidige versie meer mogelijkheden. De werkvensters zijn makkelijk te gebruiken en duidelijk te overzien. Indien er een fout is gemaakt bij het invoeren van gegevens, kan Eduscope u hier direct een melding over brengen. Hiermee worden fouten en verwarring voorkomen Meerdere vensters openen In Eduscope is het mogelijk om meer werkvensters tegelijkertijd te openen. Het voordeel hiervan is dat er bij het invoeren van informatie snel op een andere plek relevante informatie opgezocht of veranderd kan worden. Tevens kan vanuit een venster ook een ander venster worden geopend, zonder daarvoor de navigatiebalk te moeten gebruiken. Een ander voordeel is dat u eenvoudig gegevens kunt vergelijken. Zo kunt u bijvoorbeeld de gegevens van 2 leerlingen naast elkaar plaatsen, zodat u snel kunt zien of er bepaalde verschillen zijn. Bovendien kunt ook vergelijkingen maken tussen bijvoorbeeld toets resultaten van dit jaar en het vorige schooljaar. Overigens kunt u rapporten maar eenmaal openen en dus niet vergelijken. Het risico bestaat dat u erg veel vensters tegelijkertijd opent en dat daardoor het overzicht juist minder wordt. U kunt dan altijd via de navigatiebalk Actieve vensters een gestructureerd overzicht opvragen van de geopende vensters (en overbodige vensters makkelijk afsluiten). Lees hierover meer in sectie

8 2.3.2 Soorten vensters De werkvensters van Eduscope hebben een aantal algemene en speciale eigenschappen. Hierna zal kort een aantal eigenschappen van veelvoorkomende vensters worden besproken. In het verdere verloop van de handleiding zal dit dus niet telkens herhaald worden Algemeen werkvenster Via de navigatiebalk kunt u onderdelen van Eduscope opvragen en gegevens toevoegen, verwerken of rapporteren. De informatie verschijnt in een venster in de werkruimte. Dit wordt ook wel het werkvenster genoemd. De titelbalk is de rode balk bovenaan in het werkvenster. Hierin staat welk onderdeel u ziet. Indien van toepassing wordt ook het geselecteerde onderwerp weergegeven Het zoek-venster Het zoekvenster wordt gebruikt om snel gegevens te kunnen selecteren, die al op een andere plek in Eduscope zijn opgeslagen. Indien dit van toepassing is, kan vanuit een werkvenster het zoekvenster worden opgeroepen. Nadat de juiste gegevens zijn opgezocht, kunnen deze worden geselecteerd en ingevoegd. Indien er geen gegevens worden gevonden, kunnen deze vanuit het zoekvenster worden toegevoegd. Om een onderdeel toe te voegen, klikt u op het groene plusteken. Tip: Waarom gebruikt u het zoekvenster? Allereerst voorkomt u dat u gegevens die al op een andere plaats zijn ingevuld, nogmaals gaat invullen. Neem het volgende voorbeeld: een medewerker heeft een kind die ook op school wordt ingeschreven. Dan zullen ook de gegevens van de ouders moeten worden toegevoegd. Aangezien de adres- en contactgegevens al eerder zijn toegevoegd, kunt u ze nu eenvoudig opvragen. Ten tweede wordt hiermee voorkomen dat gegevens dubbel (en mogelijk inconsistent) worden toegevoegd in Eduscope. De database zal dus minder snel vervuild raken. Om gegevens op te zoeken en in te voegen gaat u als volgt te werk: 1. Voeg de juiste zoekcriteria toe. Afhankelijk van de gegevens die u wilt opzoeken, staan in het zoekvenster één of meerdere onderwerpen waarvoor u criteria kunt opgeven. Hiermee kunt u de zoekresultaten verfijnen. 2. Vul (een deel van) de te zoeken gegevens in. (In het voorbeeld kunt u zoeken op voor/achternaam, groep en datum.) 3. Kies de juiste operator: (niet altijd van toepassing) bevat. Het zoekresultaat moet een gedeelte van de gevraagde gegevens bevatten = (is gelijk aan). Het zoekresultaat moet precies voldoen aan de gevraagde gegevens. 4. Klik op Enter of de knop Zoeken om meteen de zoekresultaten te tonen die voldoen aan de gewenste criteria, of klik op de Plus-knop achter het zoekveld om nog een zoekcriterium toe te voegen. U kunt meerdere criteria tegelijkertijd toevoegen, om de zoekresultaten te verfijnen.

9 5. In de meeste gevallen zoekt Eduscope terwijl u typt, waardoor u niet lang hoeft te wachten. Houdt u er rekening mee dat, afhankelijk van de hoeveelheid te doorzoeken gegevens, de zoektijd kan variëren van minder dan een seconde tot een tiental seconden. Dit laatste zal overigens pas het geval zijn als de te doorzoeken lijst bestaat uit meerdere duizenden onderwerpen. 6. Indien de gewenste informatie is gevonden, kunt u deze toevoegen door de gewenste gegevens te selecteren en te klikken op de knop Selecteer. U kunt ook dubbelklikken op het gewenste gegevens. Het zoekvenster verdwijnt. Indien de gezochte informatie niet wordt gevonden, bestaat deze dus nog niet. Deze zal dan moeten worden toegevoegd in Eduscope. 7. Indien in de knoppenbalk van het zoekvenster een groene plus-knop staat, dan kunt u meteen de juiste informatie toevoegen in Eduscope. Anders keert u terug naar het werkvenster en kunt u van daaruit de nieuwe informatie toevoegen Zijmenu In de vroege versies van Eduscope werd het zijmenu niet optimaal benut. In de huidige versie is het zijmenu bijna in alle werkvensters van toepassing. Dit biedt u de mogelijkheid om sneller door het systeem te gaan. Bijvoorbeeld: U selecteert een groep leerlingen in het venster Groepen. In plaats van het venster te sluiten en een nieuw venster te openen, kunt u nu met slechts een klik naar het venster Voorbeeld. Het zijmenu bespaart veel tijd en moeite. 1. Het zijmenu bevindt zich aan de linkerkant van het werkvenster.. Hierin treft u onderdelen van Eduscope aan, die voor het invoeren van gegevens in dat werkvenster van belang kunnen zijn. 2. Klik op het gewenste onderdeel om het werkvenster hiervan te openen. 3. Indien u de gewenste aanpassingen heeft aangebracht, kunt u opslaan en het venster sluiten Verplichte gegevens Om er voor te zorgen dat de database van Eduscope consistent blijft, is het soms nodig om verplicht bepaalde gegevens in te voeren. Indien dit van toepassing is, staat voor de invoer velden een rood sterretje. Dit zijn meestal standaard gegevens die Eduscope overzichtelijk houden, zoals een titel of datum.