Omgaan met de pers. LMSO congres 2009 Jacco Veldhuyzen Voorzitter Co-Raad VUmc

Transcriptie

1 Omgaan met de pers LMSO congres 2009 Jacco Veldhuyzen Voorzitter Co-Raad VUmc

2 Deze workshop geeft je een introductie over hoe om te gaan met de pers Introductie Wat is de pers Rol van de pers Contact met de pers Omgaan met de pers in crisissituaties Een persconferentie organiseren

3 Wat is de pers?

4 De pers is een verzamelnaam voor diverse journalistieke media: - Analyseer het type pers bij contact Indelen op medium Kranten, tijdschriften, radio, televisie, internet Indelen op verspreiding Intern, lokaal, regionaal, landelijk, internationaal Indelen op inhoud Nieuws, achtergronden, aandachtsgebied, vermaak, opinie Indelen op doelgroep Bijv. jongeren, intellectuelen, families, geldschieters

5 Wat is de rol van de pers?

6 De rol van de pers wordt bepaald door de invloed en is groot De 4 e macht Controle van andere machten Sterke invloed op publieke agenda groeps agenda media agenda publieke agenda beleids agenda beslissings agenda uitvoerings agenda Barriere model aangepast van McCombs & Shaw (1972)

7 De rol van de pers wordt bepaald door de invloed en is groot De 4 e macht Controle van andere machten Sterke invloed op publieke agenda De pers is per definitie subjectief Selectie van nieuws en feiten Ruis, kleuring, duiding Verborgen agenda Manipulatie

8 Selectie vindt plaats op basis van nieuwswaarde: - Analyseer en vergroot de nieuwswaarde Nieuws is wat journalisten nieuws vinden (Andrew Marr, BBC) Onthullingen, sensatie of vaak 'het menselijke verhaal achter Moet actueel zijn, in de context passen Van nut voor lezer/kijker, zij moeten zich aangesproken voelen Des te belangrijker de bron, des te belangrijker het nieuws In de komkommertijd moet de krant ook vol

9 Ruis beïnvloed de boodschap, ruis ontstaat door het kanaal Ruis Zender encodering van de boodschap Kanaal decodering van de boodschap Ontvanger interne verwerking door ontvanger

10 Ruis beïnvloed de boodschap, ruis ontstaat door het kanaal: - Beperk ruis Ruis ontstaat bij het kanaal (de journalist) door: Onvoldoende feitenkennis Uiteenlopende belangen/agenda s Tijdsdruk Verwerking in de redactie-keten De zender veroorzaakt ruis door Onduidelijke/vage boodschap Slechte interactie met de journalist relatie is belangrijk!

11 Welke soorten contacten met de pers zijn mogelijk?

12 Het type contact bepaalt de regie en nieuwswaarde: - Probeer zelf de regie te houden Zelf contact opnemen vs. benaderd worden Interview Persbericht Persconferentie Ingezonden stuk

13 Een interview voor geschreven media geeft je veel ruimte Spreeksnelheid: 150 woorden/minuut Gemiddeld krantenartikel: 300 woorden Artikel in tijdschrift: 700 woorden Herhaal je boodschap, wijdt niet uit Denk goed na over je antwoord Wees eerlijk, maar kies je woorden zorgvuldig Een interview is pas afgelopen als de journalist is vertrokken

14 Een interview voor radio of televisie geeft je weinig ruimte Vaak wordt maar één zin uitgezonden! Verzin van te voren wat je wilt zeggen hoe je iets zegt Effect wat je zegt Negeer de vragen! Wees jezelf, of neem een betablokker uiterlijk en uitstraling

15 Persberichten zijn effectief om klein nieuws lokaal te verspreiden Persbericht = kant en klaar artikel Minder dan 1% van de persberichten wordt gebruikt Handig voor interne afstemming (dit is ons verhaal!) Journalist beoordeeld afzender, schat nieuwswaarde in, stelt vragen/cq wederhoor, past het artikel aan, kort het in Per of fax, niet als attachment! Geef links naar bijlagen of foto s, geen bijlagen Denk aan de taal Vaste opmaak

16 Persberichten worden vaak ongewijzigd overgenomen: - denk aan de taal! Kop: lading dekken, nieuwsgierigheid wekken maar geen humoristische of literaire kop Korte duidelijke zinnen, geen lange woorden of bijvoegelijke naamwoorden Geef feiten, geen meningen in de tekst Gebruik citaten voor persoonlijke touch Positief taalgebruik (niet, geen, vermijden) Correct taalgebruik en spelling Laten nalezen!!!!!

17 Persberichten hebben een vaste opmaak Regelafstand 1,5 Maximaal 1 pagina Geen illustraties Geen ingewikkelde opmaak Oprolbaar Belangrijkste info in eerste alinea Wegknippen onderste alinea s mogelijk zonder verlies van boodschap. [AFZENDER / LOGO] [PLAATS / DATUM] PERSBERICHT [TITEL] [SUBTITEL schuine letter] [INTRO vette letter vermeld wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe ] [Tekst normale letter korte alinea s] [Tekst normale letter korte alinea s] //////////////////////////////////// Noot voor de redactie (niet voor publicatie): [contactpersoon voor vragen]

18 Persconferenties zijn alleen effectief bij groot nieuws Niet te veel journalisten verwachten Niet bedelven onder cadeautjes en consumpties Max 1 uur Radio en tv achteraf apart bedienen Uitgebreide persmap voorzien Persbericht Biografieën, rapporten Foto s en achtergrondinformatie Persmap nazenden aan afwezigen

19 Wie kan het best het woord doen?

20 Wie er ook met de pers praat, zorg dat deze volledig op de hoogte is Hoe belangrijker de bron, hoe belangrijker het nieuws Hoofd van de afdeling, directeur, BN-er Het persoonlijke verhaal is belangrijk Patiënten, dokters op de werkvloer Het oog wil ook wat Vooral belangrijk bij televisie en foto s Pers-contactpersoon: begeleid de pers en beschermt woordvoerder

21 In hoeverre is het contact met de media bij een crisis anders?

22 Het oplossen van een crisis begint met het tijdig herkennen van een crisis een crisis is een noodsituatie een crisis is een onverwachte gebeurtenis een crisis is een gebeurtenis met verregaande gevolgen voor de organisatie, een deel ervan of een individuele persoon een crisis vereist het nemen van beslissingen onder tijdsdruk een crisis wordt gekenmerkt door het feit dat de normale procedures, voorzorgsmaatregelen gefaald hebben een crisis verstoort het normale functioneren van de organisatie of een deel ervan

23 De oorzaken en gevolgen van een crisis bepalen je eigen positie Oorzaken Externe oorzaken (overmacht) Interne oorzaken (de fout ligt bij de organisatie zelf) Gevolgen Materiële gevolgen Immateriële gevolgen

24 Communicatie is het belangrijkste instrument in crisisbeheersing Communicatie noodzakelijk op verschillende niveau s Intern (personeel, patiënten, klanten, partners ) Direct betrokken partijen (familie, omwonenden, ) Extern (hulpdiensten, overheden, ) Het algemene publiek Belangrijke rol voor pers als kanaal voor de crisiscommunicatie Crisisbeheersing vereist eigen initiatief tot communicatie

25 Verzamel zo snel mogelijk concrete antwoorden op de belangrijkste vragen Wat zijn de feiten? Wat zijn de oorzaken van het incident? Wie is er betrokken en wie heeft schuld? Wat zijn de gevolgen, direct en indirect? Wat is de impact naar de toekomst? Hoe wordt de schade beperkt? Wanneer is alle informatie bekend? Maak een eerste bericht op basis van deze antwoorden (FEITELIJK!): Basisregel: geef snel feitelijke informatie om speculatie en escalatie van het probleem te voorkomen

26 Proactieve communicatie is effectiever dan reactieve communicatie Communiceer proactief i.p.v. reactief Toon medeleven Weet wat je weet (en speculeer niet) Onderbouw je beweringen met harde argumenten en feiten Zorg voor een duidelijke en consistente boodschap Spreek in positieve zin, ook in antwoord op negatieve vragen Zorg voor een persoonlijke benadering van de verschillende doelgroepen Communiceer constructief, doe geen beschuldigingen Zorg voor een continue communicatie Voorkom een slepende kwestie of vervolgverhaal en rond af

27 Een crisis is altijd onvoorspelbaar, voorbereidingen zijn niet altijd afdoende. Blijf alert Bij een crisis is de kans groot dat je overrompeld wordt door de media Neem het initiatief en houd controle Organiseer indien nodig een persconferentie Laat de directeur, het hoofd of verantwoordelijke de belangrijke mededelingen doen Verspreid tussendoor persberichten Verspreid de persberichten ook intern Geef feedback op de berichtgeving en corrigeer onjuistheden onmiddellijk

28 En nu aan het werk

29 Opdracht De helft van de groep organiseert een persconferentie De andere helft is journalist Het persbericht is bewust niet compleet

30 Persbericht Vannacht is op de röntgen-afdeling van het Aletta Jacobs Ziekenhuis kortsluiting ontstaan in de centrale computer. Hierdoor zijn alle apparaten op de röntgenafdeling buiten gebruik gesteld. Door de storing is de Spoedeisende Eerste Hulp gesloten en zijn alle geplande operaties afgezegd. Het zal vermoedelijk enkele dagen duren voor de storing is hersteld. De storing heeft grote gevolgen voor de acute hulpverlening in de regio aangezien het nabijgelegen Hippocrates Ziekenhuis vanwege renovatie een week gesloten is. Er zijn extra ambulances ingezet om patiënten zo snel mogelijk te vervoeren naar ziekenhuizen buiten de regio. Directeur en chirurg prof. dr. Pieterssen spreekt van een vervelende situatie: Het is in ieders belang dat de storing zo snel mogelijk verholpen wordt. Ik leef mee met alle patiënten en familie die vervoerd moet worden naar andere ziekenhuizen. In het ziekenhuis is een crisisteam geformeerd onder leiding van prof. dr. Pieterssen. De oorzaak van de storing is nog niet bekend, het ziekenhuis onderzoekt of de recente muizenplaag waardoor diverse afdelingen tijdelijk gesloten werden verband houdt met deze storing