De stijl van het huis

Transcriptie

1 De stijl van het huis een project in 2010! Pagina 1 van 9

2 Inhoudsopgave 1. Projectbeschrijving Inleiding Waarom een huisstijl? 3 2. Werkzaamheden Inleiding Fase 1: Identiteit bepalen Fase 2: Inventarisatie en reikwijdte van de huisstijl Fase 3: Programma van eisen Fase 4: Pitch en Briefing reclamebureaus Fase 5: Keuze voorstel en reclamebureau Fase 6: De huisstijl Fase 7: Implementeren in de organisatie Fase 8: Huisstijlhandboek Fase 9: Onderhoud 7 3. Planning en organisatie Projectplanning 7 4. Kosten 8 Pagina 2 van 9

3 1. Projectbeschrijving 1.1 Inleiding In 2007 is door het college het communicatieplan vastgesteld. In dit plan is het ontwikkelen van een huisstijl opgenomen. Daarnaast speelt de doorontwikkeling van de organisatie en is onlangs onze visie op dienstverlening vastgesteld. Beide trajecten raken de cultuur van onze organisatie. Een gevoel van trots op de eigen organisatie en de huisstijl van de organisatie lopen in elkaar over en versterken elkaar. Om uitvoering te geven aan het door het college vastgestelde communicatieplan, alsook het kunnen aanhaken op de hiervoor genoemde ontwikkelingen, ligt het in de lijn om juist nu te werken aan een (nieuwe) huisstijl. Zeker nu we ook stijlafspraken maken rondom onze schriftelijke communicatie binnen het gestarte traject klantgericht communiceren. Beide trajecten versterken elkaar en onderstrepen dat waar de gemeent Sint-Oedenrode voor staat of in de toekomst naar toe wil. Het sportbedrijf, als onderdeel van de gemeentelijke organisatie, haakt aan bij dit project. Dit komt de herkenbaarheid ten goede. Daar waar in deze notitie wordt gesproken over de gemeente, bedoelen we ook het sportbedrijf. Verderop in het traject zal gekeken worden hoe en in welke mate het nodig kan zijn dat het sportbedrijf een eigen (separate) uitstraling moet krijgen. 1.2 Waarom een huistijl? Identiteit Huisstijl probeert een organisatie als geheel te visualiseren. Om dat te kunnen, moet een huisstijl in staat zijn het wezenlijke van een organisatie uit te drukken: de identiteit. Wanneer de identiteit eenmaal in de huisstijl zichtbaar is gemaakt, vormt deze de basis voor een consistente vorm van communicatie en consistent beeld naar alle doelgroepen. Identiteit bepaalt hoe en wat de organisatie werkelijk is en vormt dus de basis van de uitstraling van de organisatie. Het is belangrijk dat een organisatie zich altijd van haar identiteit bewust is. Daarbij moet de identiteit in overeenstemming zijn met de persoonlijkheid van een organisatie, deze wordt bepaald door de mensen die deel uitmaken van de organisatie en de cultuur die zij samen in stand houden en uitdragen. Visualisatie Een gedeelte van de identiteit van een organisatie wordt gevormd door de visuele identiteit. De visuele identiteit is dát gedeelte van de totale identiteit dat is vormgegeven door grafische ontwerpers. Wanneer zij bewust hebben nagedacht over de totale identiteit van een organisatie en op basis daarvan een visuele identiteit hebben gecreëerd, dan heet het resultaat van dat denken huisstijl. De huistijl Huisstijl is niets meer dan een afspiegeling en versterking van de bestaande identiteit, maar ook niets minder. Een bepaalde kleur en lettertype zijn dus geen huisstijl omdat er geen sprake is van een afgeleide van of een bijdrage aan de identiteit. De gemeente heeft een logo en daaraan gekoppeld de kleuren. Een uitgewerkte huisstijl, met duidelijke richtlijnen hoe hier samen mee om te gaan is essentieel om eenduidig en professioneel te communiceren. We missen een huisstijlhandboek, waarin staat hoe de huisstijlelementen doorgevoerd moeten worden op de verschillende communicatiemiddelen. Het gebruik van huisstijlelementen op de verschillende communicatiemiddelen gebeurt niet altijd en als dat wel gebeurt niet op een vaste en eenduidige manier. De opmaak van die middelen wordt elke keer opnieuw bekeken, waarbij soms gebruik wordt gemaakt van een ontwerpbureau. Pagina 3 van 9

4 In die zin vormen onze uitingen geen eenheid en is vaak niet in één oogopslag duidelijk: dit komt van de gemeente! Herkenbaarheid Omdat herkenning nu eenmaal altijd optreedt door datgene wat zichtbaar is, wordt de herkenbaarheid van een organisatie vergroot door vormen van visuele communicatie, zoals huisstijl. Hoezeer de mens ook weet dat hij eigenlijk niet op het uiterlijk mag afgaan, hij doet het toch! De nieuwe huisstijl moet daarom doorgevoerd worden op de huisstijldragers die de gemeente kent. Dit pakken we in fasen aan, bijvoorbeeld op het moment dat een nieuwe folder de deur uit gaat! Efficiëntie en kosten Een onderbelicht aspect van huisstijl is efficiëntieverbetering. De standaardisatie die inherent is aan een huisstijlproject zorgt ervoor dat de verschillende communicatiemiddelen optimaal op elkaar worden afgestemd en dat levert besparingen op. Soms zelfs zoveel dat de investering ruimschoots wordt terugverdiend. We hoeven niet voor elke folder opnieuw te kijken naar de layout of (hoge) vormgevingskosten te betalen! 2. Werkzaamheden 2.1 Inleiding Een huisstijlproject is pas geslaagd als zoveel mogelijk mensen zich erin herkennen. Hieronder beschrijven we waar en wanneer zij meepraten. Op deze manier worden de Rooise samenleving, de gemeenteraad, het college, DT alsook de medewerkers meegenomen in dit project. Om te komen tot een nieuwe huisstijl, doorlopen we 9 fases. Binnen iedere fase vindt een aantal werkzaamheden plaats. Hieronder lichten we iedere fase inhoudelijk toe en beschrijven we de werkwijze. Een werkgroep begeleidt dit project van begin tot eind. Dat is nodig omdat bij het ontwikkelen van een huisstijl verschillende aspecten een rol spelen. Door aan de voorkant rekening te houden met verschillende (technische) kaders, voorkomen we (implementatie)problemen achteraf. De werkgroep bestaat uit de volgende personen: Automatisering/technische eisen: Frans de Kruijf (toepassing in applicaties) PBZ: collega met overall view huidige toepassingen SLZ: collega met overall view huidige toepassingen Sportbedrijf: Gerrit van Meeuwen Lonneke Snellen (toepassing websites) Astrid Jacobs (communicatie) 2.2 Fase 1: Identiteit bepalen Een huisstijlproject kan niet plaatsvinden voordat is vastgesteld welke identiteit of eventueel gewenste identiteit de huisstijl moet gaan uitdragen. De identiteit moet breed gedragen worden; dus de juiste mensen aan tafel! Om de huidige en/of gewenste identiteit (op papier) te krijgen is een afvaardiging van een breed scala aan mensen noodzakelijk. Hierbij denken we aan de volgende samenstelling: 1. afvaardiging klankbordgroep dienstverlening (7 personen); 2. college; 3. afvaardiging gemeenteraad; 4. DT; 5. afvaardiging werkgroep (samenstelling hiervoor genoemd). Deze groep personen zal tijdens een bijeenkomst brainstormen over de huidige/gewenste identiteit van de gemeente Sint-Oedenrode aan de hand van de memo onze identiteit, diverse Pagina 4 van 9

5 slogans en kernwaarden, d.d Uiteindelijk zal een conclusie ontstaan wat input is voor een adviesplan waarmee een reclamebureau uit de voeten kan. Werkwijze - Samenstellen van een groep afgevaardigden (hiervoor genoemd) - Plannen van een brainstormsessie - Definitieve conclusie t.a.v. identiteit gemeente Sint-Oedenrode formuleren 2.3 Fase 2: Inventarisatie en reikwijdt van de huistijl Een inventarisatie van hoe de huisstijl zal worden toegepast. Dat kan op verschillende manieren: hij kan zich beperken tot briefpapier en website, maar een huisstijl kan ook verder in een organisatie worden doorgevoerd zoals serviesgoed en dienstkleding. Om zicht te krijgen op de kosten is al een globale inventarisatie gemaakt. Hierbij gaat het alleen nog om vervanging van huisstijldragers. In een bijlage treft u hiervan een overzicht. Doorvoeren van een nieuwe huisstijl brengt kosten met zich mee. Het is echter lang niet altijd nodig om meteen alle huisstijldragers te vervangen. Afspraak is om dit in fases te doen: als vervanging aan de orde of logisch is. Om een goed beeld te krijgen van mogelijke huisstijldragers en de hieraan gestelde (technische) eisen stellen we voor om in overleg te gaan met de volgende groep mensen: Facilitair: Melvin Laheij (briefpapier, kopjes, dienstkleding etc) Automatisering/technische eisen: Frans de Kruijf (toepassing in applicaties) Dienstverlening: Iris Sweerman (afstemming met communicatiekanalen) PBZ: collega met overall view huidige toepassingen SLZ: collega met overall view huidige toepassingen OSZ: José van Ijzendoorn (personeelszaken, zoals advertenties etc.) Sportbedrijf: Gerrit van Meeuwen Gemeentewerf: Marc de Bie Communicatie en websites: Anja van Aert en Lonneke Snellen De vertegenwoordiging moet een goed beeld kunnen geven van de al aanwezige (te vervangen) huisstijldragers, de beschikbare budgetten daarvoor en de nog gewenste huisstijldragers. Ook leveren zij een bijdrage aan het op te stellen programma van eisen. Werkwijze - Inventariseren van alle huisstijldragers (bijlage 1) - Huisstijldragers groeperen (faseren invoering) - Bepalen noodzakelijkheid en wanneer welke groep huisstijldragers vervangen moet worden en de daaraan te koppelen (technische) eisen - In beeld brengen van de beschikbare budgetten Pagina 5 van 9

6 2.4 Fase 3: Programma van eisen Op basis van de inventarisatie én de formulering van de identiteit wordt aan de implementatiekant een programma van eisen opgesteld. Het programma van eisen bevat aspecten voor wat betreft het ontwerp (fase 2.2) en technische specificaties (fase 2.3). Werkwijze - Programma van eisen vanuit de gemeente opstellen 2.5 Fase 4: Pitch en Briefing reclamebureaus Reclamebureaus zijn er in overvloed. Het is moeilijk om een juiste keuze te maken met welk bureau wij gaan samenwerken. Het vernieuwen van een huisstijl is een groot en belangrijk project. Een goed reclamebureau moet zich kunnen verplaatsen in de opdrachtgever, het is belangrijk dat de samenwerking goed verloopt. Je moet in principe samen kunnen lezen en schrijven. De bureaus die geselecteerd zijn, zijn niet de kleinste en om de kosten te drukken ook niet de grootste. Het is verstandig om bij het vernieuwen van de huisstijl niet te kiezen voor een klein en onervaren bureau. De volgende bureaus worden door ons naar voren geschoven: Verhoeven reclame uit Sint-Oedenrode Appeltjez uit Son en Breugel Itch reclame en communicatie uit Helmond Platvorm 64 uit Oss Dit zijn bureaus met kennis en ervaring en ook gunnen wij een ondernemer uit Rooi de mogelijkheid om te offreren. Itch reclame heeft onlangs de nieuwe huisstijl van de gemeente Someren naar tevredenheid ontwikkeld. Door Verhoeven en Appeltjez is gevraagd om in aanmerking te komen voor deze opdracht. Verhoeven ontwikkelde diverse folders voor de gemeente Sint-Oedenrode. Van Verhoeven alsook van Platform 64 kan uit ervaring gesproken worden dat de samenwerking goed verloopt. In de meegezonden briefing belichten we de aspecten van de identiteit die naar een concreet ontwerp moeten worden vertaald. Op basis van deze afspraken en het programma van eisen, gaan de reclamebureaus aan de slag met het maken van voorstellen voor de huisstijl. Het is mogelijk aanvullend telefonisch (of op afspraak) nog een nadere toelichting te krijgen. Om een goede eerste indruk te kunnen geven ontvangen de bureaus een vergoeding van 250,00. Werkwijze - Kennis maken - Conclusie van identiteit en programma van eisen briefen - Selectie en gunningcriteria door college laten vaststellen - Afspraken maken over het vervolg (deadline, kosten etc) 2.6 Fase 5: Keuze voorstel en reclamebureau De bureaus presenteren op dezelfde dag de voorstellen. De voorstellen worden gezamenlijk beoordeeld door: College DT Afvaardiging gemeenteraad Afvaardiging werkgroep Na deze presentaties zal er een keuze gemaakt moeten worden met welk bureau de gemeente in zee gaat. Pagina 6 van 9

7 2.7 Fase 6: De huisstijl Het geselecteerde reclamebureau werkt het ontwerp verder uit. Wanneer het ontwerp akkoord is kan het bureau aan slag met de andere huisstijldragers. Daarna is de huisstijl in principe gereed. Mocht achteraf blijken dat er ontwerpen moeten worden gemaakt voor niet voorziene huisstijldragers, dan wordt het bureau nader geraadpleegd. Aan de implementatiekant kan nu ook een kostenbegroting (en planning) gemaakt worden. Aan de hand van deze begroting kan worden vastgesteld in welk tempo de huisstijl ingevoerd gaat worden. Het gefaseerd of niet invoeren van bepaalde delen van een huisstijl doet wel afbreuk aan de visuele communicatie van de organisatie als geheel. We zullen op tijd moeten aangeven wanneer we de huisstijl introduceren, zodat we niet onnodig briefpapier, enveloppen en dergelijke bestellen. We werken gezamenlijk naar een bepaald moment toe. 2.8 Fase 7: Implementatie in de organisatie De daadwerkelijke invoering van de huisstijl kan in principe beginnen. Maar eerst moet iedereen uitgebreid worden ingelicht over de nieuwe huisstijl. De implementatie kan niet plaatsvinden voordat het hele personeel is doordrongen van de noodzaak van de huisstijl; er moet rekening mee gehouden worden dat dit enige tijd vergt. Werknemers moeten op de hoogte zijn van de visie achter en het doel van de nieuwe huisstijl en dienen hierover te worden ingelicht. Het moet overigens niet zo zijn dat werknemers in deze fase voor het eerst te horen krijgen over de nieuwe huisstijl, ook tijdens alle vorige fasen moeten zij op de hoogte gehouden worden. Het verschil tussen de vorige fasen en deze is dat de verstrekte informatie nu niet meer voorlichtend, maar motiverend van aard is. Er moet voor gezorgd worden dat werknemers warm lopen voor de nieuwe huisstijl en hem op een correcte manier gaan gebruiken. 2.9 Fase 8: 8 Huisstijlhandboek ijlhandboek Terwijl de invoering plaatsvindt, werkt het reclamebureau aan het huisstijlhandboek. Hierin staat beschreven hoe we de huisstijl op verschillende huisstijldragers moeten toepassen. Het handboek is niet alleen voor de invoeringsfase bedoeld, maar vooral voor het onderhoud daarna Fase 9: Onderhoud Wanneer een huisstijl niet nauwgezet onderhouden wordt, verwatert hij en daarmee de visuele communicatie en de identiteit van de organisatie. Dan is het hele huisstijlproject voor niets geweest. Het is een permanent proces.. Binnen de werkgroep maken we afspraken hoe we onze huisstijl blijvend bewaken. 3. Planning en organisatie 3.1. Projectplanning De nu volgende weekplanning laat zien wanneer welke werkzaamheden plaatsvinden Weeknummer Werkzaamheden 17 Plan van aanpak bespreken met secretaris en portefeuillehouder communicatie 18 Plan van aanpak bespreken met DT Bijeenkomst plannen met de werkgroep 21 Plan van aanpak bespreken in College 11 mei 2010 Plan van aanpak bespreken in voorbereidingscommissie 10 juni 2010; aanbieden voor agendacommissie 27 mei, aanleveren uiterlijk14 mei, advies in collegevergadering uiterlijk 11 mei Plan van aanpak bespreken met de werkgroep Pagina 7 van 9

8 Uitnodiging verzenden brainstormsessie Bijeenkomst plannen voor werkgroep huisstijldragers 22 Eerste aankondiging (plan van aanpak betrokken personen) op intranet. Hierbij ook input vragen voor de werkgroep huisstijldragers. 23 Bijeenkomst brainstormsessie, input voor briefing 24 Bijeenkomst werkgroep huisstijldragers (werkgroep zit hierbij) 26 Tweede bijeenkomst huisstijldragers met terugkoppeling over brainstormsessie 26 Tweede terugkoppeling op intranet (identiteit, programma van eisen, concept fasering huisstijldrager) 27 Opstellen briefing, programma van eisen, (concept) fasering invoering huisstijldragers. 28 Briefing naar bureaus: Ervaring/port folio, concept ontwerp, concept, globale kostenraming 36 Presentatie voorstellen bureaus (bij voorkeur op één dag) Aansluitend gezamenlijk bepalen welk bureau de huisstijl verder uitwerkt. 37 Bijeenkomst (met bureau?) brainstormgroep over de gemaakte keuze en het concept. 38 Bijeenkomst werkgroep huisstijldragers: presentatie eerste concept en bepalen groepen huisstijldragers en fasering/planning (in relatie tot de kosten). 38 Fasering opstellen van de in te voeren huisstijldragers (op basis van de geraamde kosten van het door ons gekozen bureau) Na week 38 Gemeenteraad informeren over het gekozen ontwerp en de wijze van (gefaseerde) invoering 39 Opdracht geven aan het bureau de eerste fase uit te werken. (zomervakantie scholen zuid week 29 t/m 34) 39 Terugkoppeling aan de organisatie over de keuze die gemaakt is en de gefaseerde invoering (bijeenkomst met bureau?) Vanaf week 40 Implementatie in de organisatie 1 januari 2011????????????? Presentatie nieuwe huisstijl afhankelijk van voorraad (briefpapier), timing folders e.d. 4. Kosten Om de nieuwe huisstijl te ontwikkelen is een bedrag opgenomen in de begroting van , --. Dit bedrag moet voldoende zijn om de huisstijl te laten ontwikkelen en implementeren. In de inventarisatiefase (zie 2.3) bepalen we welke huisstijldragers vervangen moeten worden alsook op welk moment. Voor het vervangen van huisstijldragers kiezen we logische momenten uit: momenten waarop er opnieuw moet worden besteld (bijvoorbeeld briefpapier) of vervangen. Dat betekent dat niet onnodig beslag zal worden gelegd op onze reguliere budgetten. Pagina 8 van 9

9 Bijlage: Uitleg begrippen In het plan van aanpak staan meerdere begrippen, waarvan de belangrijkste hieronder worden toegelicht. Identiteit en imago Een geïntegreerde en eenduidige aanpak van alle communicatieve uitingen van een organisatie heeft als doel de organisatie als geheel uit te dragen. Hiermee wordt geprobeerd om de identiteit (het feitelijke beeld van de organisatie) en de gewenste identiteit (het beeld dat de organisatie wil oproepen) te laten overeenkomen, alsook het imago (het beeld dat publieksgroepen van de organisatie hebben) en het gewenst imago (het beeld dat de organisatie wenst te vestigen bij haar publieksgroepen). De zender is altijd zelf verantwoordelijk voor zijn identiteit en gewenste identiteit. Om de buitenwereld te informeren en te overtuigen van de identiteit van een organisatie is communicatie een belangrijk middel. Het uitgangspunt daarbij is dat alle communicatieve uitingen van een organisatie één herkenbaar beeld oproepen. Alle communicatie-uitingen en -middelen moeten elkaar aanvullen en zodanig op elkaar afgestemd zijn dat er een meerwaarde ontstaat. Huisstijl Huisstijl is de totale presentatie van de organisatie als geheel. Waar we hier spreken van huisstijl bedoelen we alleen de visuele presentatie van de organisatie volgens strikte voorschriften ten behoeve een eenduidige herkenbaarheid. Basiselementen zijn naam/merk, kleur, lettertype en typografisch stramien. De huisstijl geeft de identiteit vorm en bepaalt daardoor in grote mate het gezicht van de organisatie. Het is de visuele presentatie van de organisatie. Een herkenbaar logo en een eigen kleur, zijn vaste onderdelen van die presentatie. Door de huisstijl consequent toe te passen, gaan externe en interne publieksgroepen na verloop van tijd een huisstijl als vanzelf associëren met de organisatie en de kwaliteit van de producten en diensten. Een consistente huisstijl zorgt dus voor herkenning. Huisstijlelementen - Logo (grafische beeld) bestaande uit: woordmerk (bijvoorbeeld naam) en beeldmerk (eigen symbolische herkenningsteken). - Kleur: kleur is erg belangrijk, omdat daaraan bepaalde eigenschappen worden toegekend. Elke kleur heeft een eigen gevoelswaarde. - Grafische elementen (vaste lettertypen, vaste marges, stijlen van opmaak en dergelijke. De afspraken hierover worden vastgelegd in een huisstijlhandboek, zodat voor iedereen duidelijk is hoe zij moeten omgaan met de huisstijl). - Totale aanpak: Huisstijl is niet beperkt tot het logo en het drukwerk, maar wordt doorgevoerd naar diverse huisstijldragers. Huisstijldragers - Bij de ontwikkeling van een huisstijl moet ermee rekening worden gehouden dat het ontwerp op verschillende huisstijldragers afgebeeld kan worden. Huisstijlhandboek Een huisstijl wordt vastgelegd in een huisstijlhandboek. Hierin staan de regels voor het gebruik en de toepassing van de huisstijl. Als iedereen zich strikt aan de regels houdt wordt de huisstijl consistent toegepast en levert de huisstijl op lange termijn een belangrijke bijdrage aan de beeldvorming. De bewaking van de huisstijl bij alle communicatie-uitingen is dan ook erg belangrijk. Pagina 9 van 9