: Bestuurlijke samenwerking, Bestuurscommissie (R. van

Transcriptie

1 Samenwerkingsverband Regio Eindhoven Vergadering Dagelijks Bestuur d.d.. 13 januari 2014 Agendapunt : Portefeuille Onderwerp Probleemstelling : Bestuurlijke samenwerking, Bestuurscommissie (R. van Gijzel) : Logo en de huisstijl van de Metropoolregio Eindhoven in het overgangsjaar : In de loop van 2014 start het bestuurlijk platform de Metropoolregio Eindhoven met zijn feitelijke werkzaamheden. De planning is dat per 1 januari 2015 de nieuwe gemeenschappelijke regelingg van kracht wordt waarin de Metropoolregio Eindhoven formeel is vastgelegd als rechtsopvolger van het SRE. Met de nieuwe gemeenschappelijke regeling wordt: Metropoolregio Eindhoven ook pas de officiële aanspreektitel. In deze notitie wordt u een advies voorgelegd over het introduceren van het logo en de huisstijl van de Metropoolregio Eindhoven in het overgangsjaar Voorstel : - Wat betreft de taken die overgaan naar de Metropoolregio Eindhoven, kiezen voor huisstijl optie 1: o Voor officiële besluiten van DB en Regioraad in 2014 de SRE- huisstijl blijven gebruiken. huisstijl o Feitelijke communicatie in Metropoolregio Eindhoven o DB besluit in februari over gebruik naam Metropoolregio Eindhoven o Gebruik naam Metropoolregio in februari meedelen aan Regioraad. - Oud-SRE projecten maken gebruik van eigen huisstijl of de SREhuisstijl. Als er gebruik gemaakt wordt van de SRE-huisstijl, blijft dit zo tot er een nieuwe gemeenschappelijke regelingg is en de wijze van rechtsopvolging duidelijk is. De eigen huisstijl wordt gevoerd tot het project afgerond is. - Instemmen met procedure/planning voor nieuwe huisstijl Metropoolregio Eindhoven. - Iemand namens DB voordragen voor begeleidingsgroep. - Iemand namens Regioraad voordragen voor de begeleidingsgroep. Besluit : 34912\JLW\HSW\-1

2 Sectorhoofd wel openbaar Ondernemingsraad Dienstcommissie Portefeuillehoudersoverleg Dagelijks Bestuur 2 e behandeling Regioraad Naam auteur: d.d. d.d. d.d. d.d.. Diensthoofd kennisneming kennisneming kennisneming kennisneming advisering bespreking bespreking besluitvorming Secretaris SRE instemming advisering advisering besluitvorming Voorlichting door : SRE / MD / RHCe Beschrijving bijlage(n): Geen bijlagen 34912\JLW\HSW\-2

3 Adviesnota vergadering Dagelijks Bestuur d.d. 13 januari 2014 AGENDAPUNT Logo en de huisstijl van de Metropoolregio Eindhoven in het overgangsjaar Onderwerp 2014 Samenvatting adviesnota In deze notitie wordt u een advies voorgelegd over het introduceren van het logo en de huisstijl van de Metropoolregio Eindhoven in het overgangsjaar De opties worden mede bepaald door de juridische kaders waarin het SRE als openbaar lichaam aan het rechtsverkeer deelneemt. Inleiding In de loop van 2014 start het bestuurlijk platform de Metropoolregio Eindhoven met zijn feitelijke werkzaamheden. Hierbij is een aantal mijlpalen te onderscheiden: Op 19 februari 2014 neemt de Regioraad een besluit over Begroting 2014 e.a. Dat is een formeel moment waarop besloten wordt over de Metropoolregio Eindhoven als rechtsopvolger van het SRE per 1 januari Op 1 maart 2014 begint het Regionaal platform van de Metropoolregio Eindhoven officieel. 4 juni 2014 is het moment waarop het Algemeen bestuur en Dagelijks Bestuur van het SRE worden geïnstalleerd. Tegelijkertijd wordt op die dag de eerste echte Metropoolregio Eindhoven bijeenkomst voor de nieuwe raadsleden gehouden. Volgens de huidige planning (Draaiboek proces (re)organisatie MRE) start de ondersteunende ambtelijke organisatie van de Metropoolregioo Eindhoven op 1 juni Deze ondersteunende organisatie wordt niet apart gepositioneerd. De huisstijl is voor het bestuurlijk platform Metropoolregio Eindhoven, de organisatie maakt daar ook gebruik van. Nieuwe Gemeenschappelijke regeling De planning is dat per 1 januari 2015 de nieuwe gemeenschappelijke regeling van kracht wordt waarin de Metropoolregio Eindhoven formeel is vastgelegd als rechtsopvolger van het SRE. Het aanhouden van deze datum is afhankelijk van de wettelijke ontwikkelingen rondom het opheffen van de plusregio s. Met de nieuwe gemeenschappelijke regeling wordt: Metropoolregio Eindhoven ook de officiële aanspreektitel en verdwijnt het SRE als juridische entiteit. In deze notitie wordt u een advies voorgelegd over het introduceren van het logo en de huisstijl van de Metropoolregio Eindhoven in het overgangsjaar De opties worden mede bepaald door de juridische kaders waarin het SRE als openbaar lichaam aan het rechtsverkeer deelneemt \JLW\HSW\-3

4 Rechtsopvolging oud-sre Zoals het er nu naar uitziet, verliest het SRE per 1 januari 2015 zijn wettelijke statuss als plusregio. Op dat moment neemt de Metropoolregioo Eindhoven alle lopende rechten en verplichtingen over van het SRE. In het overgangsrecht behorende bij de intrekkingswet Wgr-plus zal worden geregeld hoe de rechtsopvolging formeel-juridisch wordt ingekleed. Er kan sprake zijn van een gemeenschappelijke regeling die aangepast kan worden voortgezet of van een geheel nieuwe gemeenschappelijke regeling naast de oude. De uiteindelijke overgangsregeling is bepalend voor het gebruik kunnen blijven maken van het SRE als juridische entiteit. Dit is in het bijzonder van belang voor de overgang van de zogenaamde oud SRE-taken. Over die taken/projecten is namelijk expliciet besloten dat ze niet bij de Metropoolregio Eindhoven horen. Het gaat om de projecten: - Regionale huisvestingsverordening tot 1 januari 2015 (Wgr-plus), - Besluit Woning-gebonden subsidies (BWS) tot medio 2016, - BioenNW tot april 2015, - C2C Bizz tot december 2015, - Pure Hubs tot mei 2015, - Upside tot juni 2016, - Voorziening Gulbergen tot 1 januari 2015, - Bezwaar en beroep tot 1 januari Twee van de projecten hebben een eigen huisstijl, namelijk BioenNW en C2C Bizz. Deze projecten blijven de eigen huisstijl gebruiken tot het eind van het project. De overige oud SRE-projecten blijven tot 1 januari 2015 gebruikmaken van de SRE-huisstijl. Denk daarbij aan briefpapier, enveloppen, visitekaartjes, en ook de SRE-website blijft in de lucht voor deze projecten. De communicatie over deze projecten na 1 januari 2015 is afhankelijk van de wijze waarop de rechtsopvolging zal worden vormgegeven. Communicatie/nieuwe huisstijl Metropoolregio Eindhoven taken De overige projecten, thema s etc. gaan in de loop van 2014 onder de Metropoolregio Eindhoven huisstijl vallen. Hierbij zijn drie opties te onderscheiden. - Optie 1: Voor officiële besluiten e.d. SRE-huisstijl blijven gebruiken, voor feitelijke communicatie wordt de Metropoolregio Eindhoven huisstijl gebruikt. - Optie 2: Alle communicatie blijft in SRE-huisstijl. Vanaf 1 maart 2014 met een toevoeging over de transformatie. - Optie 3: Alle communicatie gebeurt in een gemengde huisstijl, er wordt zowel van de SRE-huisstijl als van het nieuwe Metropoolregioo Eindhoven gebruik gemaakt. Wel met een disclaimer. Hieronder worden deze opties toegelicht. Optie 1 Om het begin van de nieuwe manier van werken in 2014 te benadrukken, heeft het de voorkeur om in 2014 de nieuwe huisstijl voor de Metropoolregio Eindhoven ook al in gebruik te nemen. Aandachtspunt hierbij is dat tot 1 januari 2015 de Metropoolregio Eindhoven nog niet formeel bestaat. In de huidige gemeenschappelijke regeling staat alleen het SRE benoemd als juridische entiteit en is het SRE ook de officiële aanspreektitel. Dat wil zeggen dat voor officiële besluiten van DB en Regioraad in 2014 de SRE-huisstijl gebruikt moet blijven worden. Ook de ondertekening moet expliciet namens het SRE zijn. Het gaat hierbij om individuele besluiten (denk aan subsidiebesluiten), facturering, nieuwe verordeningen en begroting/jaarrekening. Vanaf 1 januari 2015 gaat deze communicatie over in de Metropoolregio Eindhoven huisstijl \JLW\HSW\-4

5 Voor de overige communicatie, de feitelijke communicatie, wordt de Metropoolregio Eindhoven huisstijl gebruikt. Denk hierbij aan de communicatie over Regionaal Platform, de werkplaatsen etc. Deze huisstijl wordt vanaf 1 maart 2014 (na het besluit van de Regioraad) stap voor stap ingevoerd. De ondertekening van deze communicatie, denk aan de ondertekening van een brief, moet nog wel formeel namens het SRE zijn. Vanaf 1 januari 2015, (ingang nieuwe gemeenschappelijke regeling) wordt alle communicatie, dus ook die met een expliciet juridische lading, in de Metropoolregio Eindhoven huisstijl uitgevoerd. Dit wel met inachtneming van eventuele voorbehouden voortvloeiende uit het overgangsrecht Voordat de naam Metropoolregio Eindhoven in gebruik genomen kan worden, moet door het DB formeel een besluit genomen worden. Besloten moet worden dat vanaf 1 maart 2014 de nieuwe naam (Metropoolregio Eindhoven) al wordt gevoerd vooruitlopend op de nieuwe gemeenschappelijke regeling wordt dan formeel als overgangsjaar benoemd. Het lijkt ons verstandig dat u hierover ter informatie een brief naar de Regioraad stuurt. Dit zou logischerwijs in de Regioraad van 19 februari 2014 kunnen. Dit besluit wordt ook gecommuniceerd via de SRE-website en het SRE-nieuws. Het ligt voor de hand om het nieuwe DB dit besluit in het voorjaar van 2014 nog eens te laten bekrachtigen. Voordelen optie 1: - Juridisch correct. - Onderscheid Metropoolregio Eindhoven en SRE. - Direct vanaf 1 maart 2014 is het mogelijk om de Metropoolregio Eindhovenn een eigen gezicht te geven. - Het is mogelijk om de nieuwe huisstijl Metropoolregio Eindhoven stap voor stap in te voeren, in lijn met het opbouwen van de Metropoolregio Eindhoven zelf. - Communicatiemiddelen met SRE erop kunnen opgemaakt worden, denk aan briefpapier. Nadelen optie 1 - Twee huisstijlen naast elkaar kan verwarrend zijn, goede toelichting is nodig. - Er is veel aandacht nodig bij SRE-medewerkers om de goede stijl te gebruiken. - Ontwikkelen en gedeeltelijk invoeren van de nieuwe huisstijl op 1 maart is snel. Optie 2 In 2014 blijft alle communicatie in de SRE-huisstijl. En pas na 1 januari 2015 gebeurt alle communicatie in de Metropoolregio Eindhoven huisstijl. Of echt alle communicatie dan onder de naam van Metropoolregio kan, is natuurlijk ook afhankelijk van de wijze waarop de rechtsopvolging zal worden vormgegeven. Voor de feitelijke communicatie zou na 1 maart 2014 gewerkt kunnen worden met een toevoeging over de transformatie naar Metropoolregio Eindhoven. Hiermee wordt de transformatie duidelijk aangegeven, en wordt de term Metropoolregio Eindhoven alvast geïntroduceerd. Deze toevoeging is dan fysiek een stempel, sticker of geprinte toevoeging die bij het SRE-logo op enveloppen, briefpapier etc. geplaatst wordt. Voor het gebruik van deze toevoeging is ook een formeel besluit van het DB nodig over het voeren van de naam Metropoolregio Eindhoven vooruitlopend op de nieuwe gemeenschappelijkee regeling. Zie ook hierboven \JLW\HSW\-5

6 Twee voorbeelden van een tijdelijke toevoeging zijn: - Een stempel - Moderne toevoeging Voordelen optie 2 - Juridisch correct - Eenvoudig uit te voeren, alle communicatie met hetzelfde logo. - Communicatiemiddelen met SRE erop kunnen opgemaakt worden, denk aan briefpapier. - Veel meer tijd voor het ontwikkelen en invoeren van de huisstijl Metropoolregio Eindhoven Nadelen optie 2 - De stempel moet consequent overal toegevoegd worden. Ook dit vraagt extra aandacht van de medewerkers van SRE/Metropoolregio Eindhoven. - Gebruik huisstijl Metropoolregio Eindhoven begint op 1 januari Draagt nauwelijks bij aan bekendheid van de Metropoolregio Eindhoven, en draagt helemaal niet bij aan het tonen van het gezicht van de Metropoolregio Eindhoven. Optie 3 In 2014 gebeurt alle communicatie in een gemengde huisstijl, dus met zowel het SRE-logo als het nieuwe Metropoolregio Eindhoven logo. Bij alle communicatie-uitingen moet dan wel een soort disclaimer worden toegevoegd als een toelichting. Die disclaimer zou als volgt kunnen luiden: De Metropoolregio Eindhoven (MRE) is de naam van de beoogde rechtsopvolger van het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven (SRE). Per 1 januari 2015 is deze rechtsopvolging een feit. Het kalenderjaar 2014 heeft te gelden als overgangsjaar. In dit jaar wordt het logo van de nieuwe organisatie al geïntroduceerd in alle correspondentie van het SRE. Met het verdwijnen van het SRE als juridische entiteit per 1 januari 2015, wordt vanaf die datum nog alleen het logo van zijn rechtsopvolger; de Metropoolregio Eindhoven, gehanteerd. Na 1 januari 2015 gebeurt alle communicatie in de Metropoolregio Eindhoven huisstijl. Of echt alle communicatie dan onder de naam van Metropoolregio kan, is natuurlijk ook afhankelijk van de wijze waarop de rechtsopvolging zal worden vormgegeven \JLW\HSW\-6

7 Voordelen optie 3 - Juridisch correct - De naam Metropoolregio Eindhoven wordt al geïntroduceerd. - Alle communicatie gebeurt in eenzelfde huisstijl, dit is gemakkelijk in het gebruik door de medewerkers van SRE/Metropoolregio Eindhoven. Nadelen optie 3 - Alle communicatiemiddelen moeten nu nieuw gemaakt worden of in ieder geval aangepast. - Alle nieuwe communicatiemiddelen moeten per 1 maart gemaakt zijn. - Disclaimer werkt niet altijd handig, bijvoorbeeld de tekst moet op elke brief staan. - Geen duidelijk onderscheid van SRE en Metropoolregio Eindhoven. Ook relatiee tussen SRE en Metropoolregio Eindhoven is niet helder. Procedure en planning nieuwe huisstijl Metropoolregio Eindhoven In de drie opties moet de nieuwe huisstijl op verschillende tijdstippen ingevoerd worden, optie 1 en 3 op 1 maart 2014 en bij optie 2 op 1 januari Als het per 1 maart moet gebeuren, is het belangrijk om nu ook te denken over de procedure. Procedure als u kiest voor optie 1 of 3: De nieuwe huisstijl van de Metropoolregio Eindhoven moet snel en met zo min mogelijk kosten ontwikkeld worden. Het moet snel omdat de eerst uitingen al op 1 maart nodig zijn. En het kan ook snel omdat heel recent nog alle belangrijke waarden voor de Metropoolregio Eindhovenn beschreven zijn. In het Organisatieplan dat op 2 december 2013 is vastgesteld door het DB staan de visie, missie en ambitie van de Metropoolregio Eindhovenn beschreven. Zie p. 4 en 5 van het Organisatieplan. Dit is het uitgangspunt van de nieuwe huisstijl. Deze informatie kan direct als input gebruikt worden voor een ontwerper. Hiermee kan het ook goedkoop. De procedure is korter omdat er geen traject nodig is met bijvoorbeeld klankbordgroepen over de opdracht. Overigens moet het ook goedkoop omdat het SRE/de Metropoolregio Eindhoven een overheidsinstelling is waarvan nut en noodzaak toch al besproken wordt. Een dure nieuwe huisstijl past nu niet. Gezien het verwachte bedrag dat gemoeid is met een eenvoudige opzet van een huisstijl kan deze opdracht onderhands aan een bureau gegund worden (enkelvoudig onderhands). Voorgesteld wordt om de opdracht te gunnen aan Volle Kracht. Dit bureau werkt nu al veel voor het SRE. Volle Kracht werkt snel, creatief met een goede prijs-kwaliteit verhouding. Daarbij verloopt de samenwerking altijd erg prettig. Na besluit van DB over de huisstijl kan de informatie over de Metropoolregio Eindhoven (visie, missie en ambitie etc.) aan Volle Kracht gegeven worden. Waarop zij een aantal voorstellen voor de nieuwe huisstijl voorbereiden. Deze worden voorgelegd aan een kleine begeleidingsgroep. Die maakt een eerste waardering en selectie. Het DB besluit uiteindelijk over de nieuwe huisstijl. De begeleidingsgroep bestaat uit: een vertegenwoordiger van het DB, een vertegenwoordiger uit de Regioraad, Ria Engels (directeur) en J-L. Withaar (communicatie adviseur) \JLW\HSW\-7

8 Planning (hieronder een eerste aanzet) Actie Wanneer Opmerkingen DB besluit over opties huisstijl Volle Kracht opdracht geven Leden begeleidingsgroep vragen Eerste ontwerp Reactie begeleidingsgroep Aanpassen ontwerp Reactie begeleidingsgroep Aanpassen ontwerp en DB voorstel maken Definitief ontwerp in DB Laatste aanpassingen huisstijl Regioraad 13 januari 14 januari 14 januari 20 januari Overleg in week 4 Week 5 Week 5 Week 6 Mail of overleg Snelle reactie nodig 10 februari Ontwerp wordt onder de arm meegenomen in DB. Week 7 19 februari Personele consequenties Geen. Financiële consequenties Ontwikkelen van de nieuwe huisstijl past in Communicatiebudget. Uitgangspunt van de communicatiemiddelen is digitaal tenzij, dus de kosten voor drukwerk etc. zullen minimaal zijn. Paragraaf en punt werkprogrammaa VOORSTEL: - Wat betreft de taken die overgaan naar de Metropoolregio Eindhoven, kiezen voor huisstijl optie 1: o Voor officiële besluiten van DB en Regioraad in 2014 de SRE-huisstijl blijven gebruiken. o Feitelijke communicatie in Metropoolregio Eindhoven huisstijl o DB besluit in februari over gebruik naam Metropoolregio Eindhoven o Gebruik naam Metropoolregio in februari meedelen aan Regioraad. - Oud-SRE projecten maken gebruik van eigen huisstijl of de SRE-huisstijl. Als er gebruik gemaakt wordt van de SRE-huisstijl, blijft dit zo tot er een nieuwe gemeenschappelijke regelingg is en de wijze van rechtsopvolging duidelijk is. De eigen huisstijl wordt gevoerd tot het project afgerond is. - Instemmen met procedure/planning voor nieuwe huisstijl Metropoolregio Eindhoven. - Iemand namens DB voordragen voor begeleidingsgroep. - Iemand namens de Regioraad voor de begeleidingsgroep \JLW\HSW\-8