KIES HET JUISTE MOBIELE DEVICE VOOR JE MEDEWERKERS De 6 belangrijkste selectiecriteria volgens IT-beslissers

Transcriptie

1 KIES HET JUISTE MOBIELE DEVICE VOOR JE MEDEWERKERS De 6 belangrijkste selectiecriteria volgens IT-beslissers DIT IS EEN UITGAVE VAN

2 Welk apparaat is het meest geschikt om productief mobiel te werken? Geef je werknemers een tablet, convertible of 2-in-1-device? En zet je de desktop dan bij het grofvuil? In deze whitepaper vertellen Europese managers hoe zij het meest geschikte mobiele apparaat voor hun personeel uitkiezen. Doe je voordeel met de 6 tips die daaruit komen. Momenteel bestaat 6 procent van de bedrijfsapparaten uit een tablet of hybride-apparaat, blijkt uit Europees onderzoek van IDC. Vermoedelijk is dit percentage aan het eind van het jaar opgelopen tot 11 procent en in 2018 tot 15 procent. Dat lijkt niet veel, maar 70 procent van de ondervraagde bedrijven is van plan om in de komende twee jaar tablets voor de zaak aan te schaffen. Dat laatste gegeven impliceert een gefaseerde implementatie. Wat overigens niet hetzelfde is als een goed doordacht beleid. Nog geen kwart van de IT-beslissers in Europa (24 procent) denkt dat zijn bedrijf goed is uitgerust voor mobiel werken. 8 procent denkt zelfs dat zijn organisatie helemaal niet is voorbereid op deze ontwikkeling. Voor de hand liggende vraag is hoe je een goed beleid uitzet voor de aanschaf van mobiele hardware. Daarom hebben we 6 tips opgesteld aan de hand van het onderzoek van IDC. Tip 1 Benoem de voornaamste redenen om mobiel te gaan Waarom wil je mobiele apparaten aanschaffen voor je werknemers? En welke voordelen vind je het meest belangrijk voor je bedrijf? Het antwoord op die vraag bepaalt mede de keuze voor een bepaald device. Welke voordelen een mobiel apparaat precies biedt, is voor iedereen anders. De belangrijkste redenen volgens de respondenten van het IDC-onderzoek om tablets op de werkvloer in te zetten: 62,4% Hogere productiviteit 47,8% Betere klantbetrokkenheid 36,2% Toont innovatief imago van bedrijf 31,5% Vervult nieuwe zakelijke behoeften 28,4% Bedrijfstransformatie SOORT MOBIELE APPARATEN Er zijn diverse mobiele apparaten beschikbaar en er komen er steeds meer bij, zoals de smartwatch of Google Glass. Het onderzoek van IDC waarop deze whitepaper is gebaseerd, betrekt de volgende mobiele apparaten: Tablet: Een handzaam apparaat met de touchscreen als primaire invoermethode. Het is echter mogelijk om via bluetooth of USB een toetsenbord aan te sluiten. 2-in-1-apparaat (hybride): Een laptop waarvan je het toetsenbord kunt loskoppelen. Met toetsenbord oogt het als een laptop en zonder als een tablet. In beide gevallen kun je gebruikmaken van het touchscreen. Convertible (hybride): Een laptop met touchscreen. Verschil met de 2-in-1 is dat je het scherm wel kunt draaien, maar niet kunt loskoppelen. De stand van het toetsenbord bepaalt of het apparaat als laptop of tablet dient

3 BELANGRIJKSTE VOORDELEN Naast bovengenoemde voorbeelden zijn er nog veel meer voordelen te bedenken. Zoek uit welke voordelen voor jou en je medewerkers echt belangrijk zijn en hoe die het beste tot hun recht komen. Kans is groot dat per functie een ander apparaat het beste voldoet aan de wensen en behoeften van de werknemers. Op de productievloer hoeven ze immers geen lange teksten te tikken, terwijl de marketingafdeling een toetsenbord als onmisbaar ervaart. Neem die splitsing mee in je plan van aanpak. Tip 2 Kies je mobiele strategie Verreweg de meeste werknemers hebben nu nog een desktop en/of laptop op hun bureau staan. Belangrijke vraag is of je de huidige apparatuur vervangt of dat je het mobiele device additioneel aanbiedt. Met een one device only-strategie bespaar je de extra kosten van het updaten en onderhouden van de desktop en de software die daarop draait. Als je voor de minder rigoureuze aanpak gaat, hanteer je een overgangsfase waarin je monitort hoeveel gebruik er nog van de desktop wordt gemaakt. Die overgangsfase biedt ook de ruimte om te checken of alle bedrijfsprocessen en applicaties goed werken op de mobiele apparaten. dat een hybride ook bij een one-device-only-strategie meer geschikt is dan een tablet. Want op de vraag of het mobiele apparaat van de werknemer als one-device-only functioneert, is de verdeling: 71 % van de convertible-gebruikers, gebruikt uitsluitend dit apparaat 51 % van de 2-in-1-gebruikers, gebruikt uitsluitend dit apparaat 44 % van de tabletgebruikers, gebruikt uitsluitend dit apparaat TOUCHSCREEN-ONLY Neemt niet weg dat 44 procent van de tabletgebruikers geen ander apparaat ernaast gebruikt. Deze groep heeft dus voldoende aan een touchscreen om het werk te kunnen uitvoeren. Kijken we beter naar de cijfers, dan blijkt dat de tablet als one-device-only vooral in bepaalde sectoren populair is. Zoals in de nutsbedrijven waar veel werknemers voornamelijk veldwerk verrichten. FUNCTIE-AFHANKELIJK Kortom, net als bij de eerste tip is het wederom functie-afhankelijk welke keus je maakt. In sommige functies lijdt het schrappen van een desktop wellicht tot productiviteitsverlies waar andere functies er juist bij gebaat zijn als alle werkzaamheden op een tablet uitgevoerd mogen worden. Bedenk in ieder geval tijdig wat je met de desktops gaat doen. Want het schrappen van de desktop kan de keuze voor een bepaald device beïnvloeden. Tip 3 Bepaal de belangrijkste selectiecriteria Eén type apparaat dat geschikt is voor alle bedrijven bestaat niet. Dat blijkt ook weer als je kijkt naar de criteria die bedrijven stellen aan hun mobiele devices. In het onderzoek van IDC geven bedrijven aan dat de belangrijkste selectiecriteria waarop ze een tablet of hybride apparaat uitkiezen zijn (prijs buiten beschouwing gelaten): ONE-DEVICE-ONLY Maar welk mobiel apparaat past bij welke strategie? Bedrijven die desktops willen combineren met een mobiel apparaat, kiezen meestal een hybride. Dat geldt vooral voor functies waarbij deskresearch wordt afgewisseld met werk op locatie, zoals in onderhoud, R&D en operaties. Maar tegelijkertijd blijkt uit het onderzoek van IDC 55,5 % de mogelijkheid tot integratie met bestaande platformen 49,4 % de leverancier heeft internationale ervaring 40,8 % de bestaande relatie met deze leverancier 40,5 % de ondersteuning van meerdere mobiele platformen (draagbaar, tablet, smartphone) 36,1 % de opties voor support en extra services 23,8 % de mogelijkheden om applicaties te ontwikkelen - 3 -

4 BEDRIJF LET OP LEVERANCIER Opvallend is dat er bij de selectiecriteria van bedrijven veel gekeken wordt naar de leverancier. Deze moet internationaal werken en een brede oplossing aan apparatuur aanbieden. Ook hieruit blijkt weer dat bedrijven een mix van apparaten willen aanbieden aan hun personeel, zodat iedere werknemer zelf kan kiezen welk device het beste bij zijn functie en werkwijze past. Door daarbij voor één leverancier te kiezen, voorkom je dat je met verschillende merken, besturingssystemen en beheerderseisen te maken krijgt. Tip 4 Onderzoek de belangrijkste producteisen Bij de keuze voor een mobiel apparaat spelen ook de producteisen een belangrijk rol. Hoe hanteerbaar is het apparaat? Hoe lang werkt het apparaat zonder stroom? Hoe groot is het scherm en voer je data in middels een touchscreen of toetsenbord? Deze en andere producteisen bepalen welk mobiel apparaat het meest geschikt is voor jouw onderneming en werknemers. Uit het onderzoek van IDC blijkt dat de belangrijkste producteisen voor een tablet of hybride apparaat zijn: 53,9 % design, gewicht en dikte 53,3 % connectie met 3G en/of 4G 52 % beschikbare poorten (serial, parallel, usb en sd-kaart) CREËER DRAAGKRACHT Naast bovengenoemde favorieten, zijn er nog meer producteisen die kunnen meewegen in het beslisproces. Bijvoorbeeld de rekenkracht van het apparaat, de schermgrootte en de invoermethode. De meeste producteisen zijn - deels persoonlijk. Wat de ene werknemer juist een heel fijn formaat vindt, vindt de ander weer veel te klein of juist te lomp. Vraag dus aan je werknemers welke producteisen het mobiel apparaat minimaal moet bevatten. Door werknemers bij het beslisproces te betrekken, vergroot je sowieso de draagkracht. Gevolg is dat de overstap naar mobiel werken ook sneller omarmd zal worden. Tip 5 Praat met de IT-afdeling Vraag je IT-afdeling of ze de mobiele apparaten die op je shortlist staan kunnen onderhouden en ondersteunen. En dan op zo n manier dat het apparaat de werknemers ook echt productiever maakt, dus inclusief alle relevante zakelijke apps. Door hier voor de aanschaf over na te denken, kun je geld besparen én de productiviteitswinst verhogen. Belangrijke afweging voor de IT-afdeling is waarschijnlijk het besturingssysteem. Je kunt een combinatie van ios, Android of Windows aanbieden, maar dat maakt het beheer ingewikkelder. Dus ligt het voor de hand om een keuze te maken. Maar wat kies je dan? Die vraag stelde IDC ook in het onderzoek: Welk besturingssysteem zou je kiezen voor een tablet? 57,7 % voor Android 47, 1 % voor ios 53, 2 % voor Windows (verschillende versies) Welk besturingssysteem zou je kiezen voor een hybride? 43 % voor Android 39,5 % voor ios 61,3 % voor Windows (verschillende versies) 0,4 % voor overig 75,6 % levensduur van de batterij 65,2 % spraakgestuurd werken 60 % beveiligingsmogelijkheden 58 % leesbaarheid van het scherm in de buitenomgeving Wat blijkt? Bij bedrijven waar vooral met een PC gewerkt wordt, is Windows het meest favoriete besturingssysteem. Terwijl bedrijven die meer vanuit apps denken de voorkeur geven aan ios en Android. Logisch, want het grootste voordeel van Windows is dat het meer in lijn ligt met de traditionele PC-functionaliteiten, waar Android en ios beter aansluiten op de populairste smartphones

5 APPARATUUR MANAGEN Toch kiezen weinig bedrijven exclusief voor één besturingssysteem. Het ondersteunen en onderhouden van de verschillende systemen is dan ook een belangrijk punt van zorg. Hoe regel je het device management en de beveiliging in zo n complexe situatie? Op dit moment gebruikt de helft van de respondenten mobiele device management(mdm)-tools die bij de devices geleverd worden. Slechts 18 procent gebruikt een centrale MDM-tool die voor alle devices werkt. Dat is echter niet de ideale oplossing. Zo wil een derde over twee jaar één managementtool hebben waarmee ze alle devices kunnen managen, dus PC s, hybrides, tablets én smartphones. Deze wens maakt tegelijkertijd duidelijk waarom veel bedrijven nog geen mobiele apparaten ondersteunen. Want hoe implementeer je die diverse apparaten met diverse besturingssystemen? Een belangrijk vraagstuk dus voor je de apparatuur aanschaft. Voor sommigen ligt de oplossing bij het inschakelen van één leverancier voor alle apparaten. Tip 6 Denk aan de beveiliging Het beveiligen van apparaten en zakelijke gegevens is normaal al een uitdaging. Maar als het apparaat ook buiten de kantoor- en fabrieksmuren wordt gebruikt, brengt dat nieuwe uitdagingen met zich mee voor IT. Dat blijkt ook als de onderzoekers vragen wat de belangrijkste uitdaging is bij de implementatie van mobiele apparaten in de organisatie: 52,5 % beveiligingsissues zoals verlies van data en toegangsrisico 37,8 % uitdagingen op het gebied van wet- en regelgeving 34,9 % opstart- en onderhoudskosten 34,4 % uitdagingen bij applicatieontwikkeling 31,4 % de complexiteit van het managen van mobiele apparaten 22,9 % Twijfel over de voordelen van tablets ten opzichte van pc s 14,3 % Gebrek aan/ onvoldoende tools om de ROI te demonstreren 2,3 % andere uitdaging BEVEILIGINGSMETHODES Vraag is uiteraard wat de beste beveiligingsmethode is. Onderzoekers benadrukken dat effectieve veiligheidsmaatregelen het gebruik moeten vergemakkelijken. Bij tien-cijferige pincodes of richtlijnen waarbij alleen op een beveiligd netwerk gewerkt mag worden, zullen werknemers trucjes verzinnen om het te omzeilen en je verliest de goodwill van je werknemers. Wat werkt dan wel? Het beveiligingsbeleid dat de respondenten op de mobiele apparaten gaan implementeren: 50,4 % voortdurend vernieuwde beveiligingsmethodes 42 % encryptie 41,4 % biometrische oplossingen 39,8 % encryptie 39,5 % apart managen van persoonlijke en bedrijfsdata 32,1 % beveiligen van gespecificeerde modules 3,1 % geen van bovenstaande 3,8 % geen idee - 5 -

6 EXTRA UITDAGING ZIJN PERSOONLIJKE GEGEVENS Mogen jouw werknemers de zakelijke apparaten ook privé gebruiken? Of nog extremer, mogen werknemers hun eigen devices gebruiken voor zakelijke doeleinden (BYOD)? Dan krijg je er nog een extra uitdaging bij: de persoonlijke gegevens van werknemers. Bijvoorbeeld wanneer je data op afstand wilt wissen omdat het apparaat gestolen of verloren is. Zakelijke informatie kan daardoor niet in verkeerde handen vallen, maar de werknemer zal niet blij zijn als je ook zijn privéfoto s, -mail, en contactgegevens vernietigt. Je hebt hiervoor dus meer geavanceerde beveiligingsmethodes nodig. Neem ook dit punt mee in het beleid dat je opstelt bij de aanschaf van mobiele apparaten. Conclusie Hét perfecte mobiele apparaat bestaat niet. Je zult je eigen strategie moeten uitzetten. Betrek hierbij ook je werknemers. Zij moeten uiteindelijk met het mobiele device goed uit de voeten kunnen. Vraag welke eisen zij stellen om effectief te kunnen werken. Loop ook langs bij de IT-afdeling om te onderzoeken aan welke kwalificaties de apparaten moeten voldoen om ze makkelijk en veilig te kunnen implementeren en onderhouden. Op basis van deze informatie kun je een mix van apparaten samenstellen, zodat er voor iedere functie of afdeling een geschikt apparaat beschikbaar is. Meer tips en inspiratie rondom het thema mobiel werken vind je op onze website Colofon Dit is een bewerking van het onderzoek en de bijbehorende whitepaper Are You Giving Your Workers the Right Device? van IDC. Voor het onderzoek heeft IDC IT-managers en beslissers uit Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en Frankrijk telefonisch geïnterviewd. Deze Nederlandse versie is een uitgave van MT MediaGroep in samenwerking met HP. Copyright Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen en/of op enigerlei wijze worden gereproduceerd zonder toestemming van MT MediaGroep en HP. Contact Hewlett-Packard Nederland B.V. Hoofd- en verkoopkantoor Startbaan 16, 1187 XR Amstelveen Tel: (voor alle MKB-producten) Juni