Management special MOBIELE APPS. Middel tot een bedrijfsdoel in een mobiele toekomst

Transcriptie

1 Middel tot een bedrijfsdoel in een mobiele toekomst

2 Middel tot een bedrijfsdoel in een mobiele toekomst De wereld van de mobiele apps is enorm groot, enorm waardevol, enorm gevaarlijk en enorm ondoorzichtig. In deze managementspecial geven we food for thought over hoe het beste te laveren door het mijnenveld van de mobiele apps en je onderneming op de beste manier mobiel te ondersteunen. Mobiele apps: wie gebruikt ze niet? Bedrijven zetten mobiele apps in om werkzaamheden van hun medewerkers buiten de deur te faciliteren of om businesskansen te grijpen die voorheen buiten bereik lagen. Medewerkers gebruiken mobiele apps om productiever te worden, beter samen te werken of gegevens uit te wisselen. Biedt de onderneming deze apps niet, dan zoekt men ze zelf wel, met alle risico s van dien. Hoe moet je als IT-manager op mobiel gebied je weg zoeken tussen de eisen van de business, de wensen van medewerkers en de veiligheid van de onderneming en de IT-infrastructuur? Wat zijn de do s en dont s? En moet je daarbij mobiele apps of mobiel beleid zien als losse onderdelen van een bedrijfsbeleid, of als middel tot een (bedrijfs) doel? Mobiele apps geen doel op zich Om met de (open) deur in huis te vallen: mobiele apps staan niet op zichzelf, en het gebruik ervan of het faciliteren van het gebruik is geen doel op zich. Wilco Zwerus, Mobility Solution Consultant Dell, stelt dat apps of mobiel beleid uiteindelijk middelen zijn om bedrijfsdoelen te ondersteunen. Daarbij spelen dus meer vragen een rol. Wat zijn de belangrijkste doelstellingen in een bepaalde periode (maand, kwartaal of jaar), welke gebruikersgroepen zijn er om te ondersteunen, wie kan intern of bij IT-partners de businessdoelen met IT-doelen verenigen en welke oplossingen passen hierbij? Apps vormen een vitaal maar niet het enige onderdeel van mobiel beleid, meent Zwerus. Apps kunnen een rol spelen, maar het belangrijkste is te bepalen wat de businesskritische applicaties zijn. Moet er een app komen om dit zowel vast als mobiel aan te bieden, of is dit niet nodig? Een goed doordacht mobiel beleid begint en eindigt met bedrijfsdoelstellingen en medewerkers. Het is een continu proces om deze zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Mobility is een middel om de productiviteit te vergroten waardoor de concurrentiekracht en winstgevendheid worden verbeterd. Mobiel beheer en mobiele apps zijn middelen om dit mogelijk te maken, net zoals identity & access management of mobile access management. Mobiel beleid bestaat niet Van Bijsterveld, CEO van cloud-app aggregator Veliq, gaat nog een stap verder door te stellen dat 2

3 mobiel beleid eigenlijk helemaal niet bestaat. Er bestaat IT-beleid. Dat moet wel gebaseerd zijn op een toekomst die mobile only en cloud only is. Voorts gaan steeds meer bedrijven outsourcen, aangezien ze zich willen richten op hun kernactiviteiten. Deze bedrijven wenden zich tot managed service providers met het verzoek de (mobiele) werkplek van de toekomst te leveren, waarbij dan ook wellicht aandacht besteed moet worden aan de cloudificatie (voor de cloud geschikt maken) van bestaande bedrijfsapplicaties. Een IT manager moet zich volgens Van Bijsterveld dus realiseren dat in de toekomst alles mobiel zal zijn. Aangezien de toekomst een mobiele werkplek zal zijn, is de vraag relevant hoe je bestaande bedrijfsapplicaties op een mobiel toestel benadert. Het is relevant dat men zich realiseert dat mobiel impliceert dat alles een cloudapplicatie moet zijn/worden (er is cloudificatie nodig). In de interimperiode kan men nog terugvallen op bijvoorbeeld een Citrix oplossing, maar op termijn zou alles een (privé) clouddienst moeten zijn die bij voorkeur via een native app wordt benaderd. Samenvattend: bepaal nieuw IT-beleid gebaseerd op mobile only en cloud only en bepaal dan welke stappen je gaat zetten om dit te bereiken. Wat mag en wat niet? Wat kan een organisatie aan nieuwe mogelijkheden realiseren met mobiele apps en wat wil je er als organisatie liever niet mee? Dus wat sta je medewerkers toe en wat niet en hoe faciliteer je dit als IT-manager? Dat onbeheerd (laten) gebruiken van consumentgerichte mobiele apps een negatieve impact kan hebben op organisaties, bleek in april uit het Cloud Report van Netskope, leverancier van cloud enablement oplossingen. Op zowel wereldwijd als Europees niveau zijn negen van de tien gebruikte apps momenteel niet klaar voor zakelijk gebruik, stelt NetSkope, omdat ze medium of lager scoren in de Netskope Cloud Confidence IndexTM (CCI). Van alle marketinggerelateerde apps zou bijvoorbeeld 99 procent niet klaar zijn voor zakelijk gebruik (onder meer door gebrekkige veiligheid), evenals 97 procent van de voor HRM gebruikte apps en 96 procent van de social apps. Gemiddeld gebruiken Europese bedrijven (van groot tot klein) 511 verschillende soorten (cloud) apps, tegen 730 gemiddeld mondiaal (16% meer dan in Q4 van 2014). Zo n 15 procent van de organisaties gebruikt al ruim cloudgebaseerde apps. Weinig inzicht in gebruik, kosten apps Softwareleverancier Matrix42 schreef eind 2014 dat veel IT-beheerders eigenlijk niet of onvoldoende op de hoogte zijn van welke applicaties medewerkers van hun organisaties gebruiken. Een gevolg daarvan is dat zij ook weinig inzicht hebben in de bijkomende kosten voor hun organisatie. Eén op de tien IT ers zegt zelfs geen idee te hebben of en hoe de kosten voor zakelijke mobiele apps in hun organisatie worden geregistreerd en verwerkt. 53 procent van de respondenten geeft aan geen gebruik te maken van toepassingen die het downloaden en beheren van apps op een door de organisatie gecontroleerde wijze mogelijk maakt, zoals een zakelijke app store. Dat betekent dat eindgebruikers meestal op publieke app stores aangewezen zijn, met als gevolg dat IT-managers weinig zicht hebben op de kwaliteit en effectiviteit van gebruikte apps. De kosten schatten de ondervraagde IT-beheerders hoog in: 54 procent denkt dat hun organisaties per eindgebruiker maandelijks tussen de 10 en 25 euro betalen aan mobiele zakelijke apps. 20 procent van de respondenten zegt dat dat bedrag zelfs meer dan 25 euro is. 3

4 De nieuwe realiteit Netskope noemt de groei in het gebruik van niet officieel door de IT-afdeling goedgekeurde apps - Shadow IT - een nieuwe realiteit, waar IT-afdelingen op gebieden zoals beheer en veiligheid een goed beleid voor moeten ontwikkelen. Behalve apps die volgens bedrijven veel worden gebruikt door consumenten op het werk (zoals Twitter, Dropbox en Evernote) worden toch vooral zakelijke apps binnen organisaties gebruikt. Marketing blijft de meestgebruikte categorie, hoewel bijna alle marketing-apps een score medium of lager krijgen in de CCI. Meer dan negentig procent van de zakelijke apps in de categorieën Human Resources, Productiviteit, Content Management en Financiën/Boekhouding krijgen ook een score medium of lager in de CCI (Cloud Confidence Index). Net als in eerdere rapporten van Netskope blijkt dat cloud-storage-apps en social-apps de top 20 van meestgebruikte apps in het Europese bedrijfsleven domineren, en bijna een derde (32 procent) van het totale cloud-app-gebruik omvatten. De top10 van meest gebruikte apps bestaat vooral uit apps voor cloudopslag en social media-apps, zoals Google Drive, Dropbox Facebook, Twitter en icloud. IT-manager moet pro-actief meedenken Van Bijsterveld vindt dat er geen algemeen antwoord is op de vraag welke apps je wel of niet moet toestaan. Het is erg afhankelijk van de sector waarin je actief bent. Een IT manager kan zich wel altijd de vraag stellen in hoeverre de bestaande dienst-/productportfolio van een bedrijf kan worden aangevuld of verbeterd door de inzet van IT. De rol van de IT-manager is om pro-actief bij de directie technische mogelijkheden aan te reiken en suggesties te doen. Vervolgens neemt de directie die suggesties op in de bedrijfsstrategie en daarna is het weer aan IT om dit op basis van de business requirements verder vorm te geven. Van Bijsterveld benadrukt dat er eigenlijk geen verschil is tussen apps en bedrijfsapplicaties. Apps zijn een vorm waarmee je toegang krijgt tot een bedrijfsapplicatie, vergelijkbaar met de interface van een applicatie die je op een desktop opstart. Alle vragen die gelden voor desktopbeheer zijn mobiel ook van toepassing. Het gaat om het vormgeven van de mobiele werkplek. De IT-manager moet de mobiele werkplek minstens net zo goed maken als de traditionele werkplek, eventueel aangevuld met zaken die nodig zijn omdat een werknemer mobiel werkt. Daarnaast is het van belang dat IT geen keuzes maakt ten aanzien van mobiele toestellen. Mobiele toestellen (smartphone, tablet, laptop) zijn persoonlijk. Medewerkers moeten zoveel mogelijk keuze hebben omdat deze toestellen vaak niet alleen zakelijk maar ook privé worden gebruikt. De IT manager moet een mobiele werkplek op ieder device te kunnen leveren. Sterke groei van Shadow IT Kortom: een bedrijf moet zorgen voor een goede zakelijke werkplek, en dat zou in de mobiele wereld niet anders moeten zijn. Helaas hebben veel bedrijven dit nog niet voor elkaar, dus zijn medewerkers allerlei consumentenapplicaties zakelijk gaan gebruiken. De hoeveelheid medewerkers die zelfgekozen apps gebruiken is de afgelopen jaren enorm gestegen en dat vormt zowel een probleem als een uitdaging voor IT-afdelingen. Deze al eerder genoemde Shadow IT is volgens een onderzoek uit april 2015 door ICT-dienstverlener Incentro tegenwoordig eerder regel dan uitzondering. 90 procent van de medewerkers van bedrijven werkt wel eens buiten de IT-afdeling om, omdat de beschikbare software en hardware die ze voor 4

5 Beschikbaarheid versus veiligheid Uit het 2015 State of Application Delivery rapport van F5 Networks van afgelopen maart, blijkt dat veel organisaties de beschikbaarheid van apps belangrijker vinden dan de beveiliging er van. Op de vraag welke applicatieservice van het grootste belang is, antwoordde 40 procent beschikbaarheid, en 30 procent security. Het rapport bekrachtigt zo volgens F5 de gedachte dat als een applicatie niet beschikbaar is, andere services er niet toe doen. Met het snelgroeiende gebruik van het aantal applicaties wordt de druk op applicatie-omgevingen steeds groter. 20 procent van de bedrijven heeft al tot 500 applicaties in gebruik, waarbij de opkomst van private cloud-diensten en mobiele toepassingen dit gebruik stimuleren, aldus F5. Applicaties zijn volgens René Oskam, directeur Nederland bij F5 Network, inmiddels van cruciaal belang voor bedrijfsprocessen. Daarmee groeit het belang van applicatieservices bedoeld om de snelheid, veiligheid en betrouwbaarheid van de toepassingen te vergroten. De meeste applicatie-omgevingen zijn volgens het rapport van F5 gigantisch en groeien snel. Waar een vijfde van respondenten uit het F5-rapport stelt dat ze tussen 201 en 500 applicaties hebben draaien, heeft 28 procent applicaties uitgerold. De belangrijkste motoren achter deze groei zijn private cloud (59%) en mobiele toepassingen (56%). Het belang van deze twee zal verder groeien, waarmee ook het aantal applicaties groeit dat services nodig heeft en de complexiteit van het draaiende houden van al die toepassingen. het werk nodig hebben niet voldoen. Vooral online samenwerkingstools worden op deze manier ingezet, zoals Dropbox (38%) en WeTransfer (bijna een derde) om bestanden uit te wisselen (38%) en Skype (eveneens bijna een derde, niet Skype for Business) om te overleggen. Met name jongere werknemers doen aan Shadow IT. 49 procent van de medewerkers tussen de 18 en 24 jaar gebruikt bijvoorbeeld wel eens cloud storage apps voor zakelijke doeleinden, tegen 39 procent gemiddeld. Bij het gebruik van privé-mail staan medewerkers in de leeftijdscategorie jaar bovenaan met 73 procent. Uit de studie van Incentro bleek verder nog dat 78 procent van werkend Nederland zijn privé mobiel voor zakelijke doeleinden gebruikt. 65-plussers gebruiken vooral hun eigen tablet voor zakelijke doeleinden (83% versus 37% van de jongere werknemers). Kees van Bemmel, Managing Director bij Incentro, stelt dat IT-afdelingen Shadow IT niet meer kunnen negeren. Werknemers laten duidelijk zien dat ze zelf oplossingen gaan zoeken om beter te kunnen werken en communiceren als IT-afdelingen hen deze tools niet bieden. Dat leidt tot chaos in beheer, rondom de informatievoorziening, tot veiligheidsissues en miscommunicatie. Kortom: actief bieden van (mobiele) apps is noodzakelijk om problemen rondom zaken zoals security en beheer te voorkomen. Geen zicht op app-gebruik funest Wilco Zwerus meent dat het niet gewoon aan de medewerkers mag worden overgelaten welke apps ze gebruiken. Er is dan totaal geen zicht op welke data er dan allemaal waar heen gaat en dus ook geen beeld van de securityrisico s, stelt hij. Een IT-manager moet per app bekijken wat de risico s zijn en hoe je dit kunt managen. Het hangt dus helemaal af van wat een medewerker met een app kan. En dan gaat het met name om welke data kan worden bekeken en/of bewerkt met de app. 5

6 Aan de andere kant stelt Dell wel in zijn whitepaper De New Mobile Workforce dat gebruikers die de meeste impact hebben op het bedrijfsresultaat, de applicaties moeten krijgen die ze nodig hebben om hun werk zo efficiënt mogelijk te doen. Moet je dan als bedrijf zelf de apps gaan ontwikkelen die je werknemers nodig hebben? Volgens Van Bijsterveld is dat dezelfde vraag als wanneer een bedrijf kiest voor een standaard applicatie of een maatwerk applicatie. Het kan onderdeel van de bedrijfsstrategie zijn om IT als onderdeel van de diensten/product-portfolio in te zetten om onderscheidend vermogen te bereiken. Als dit de keuze is, zal dit vaak de ontwikkeling van een specifieke app impliceren. Van Bijsterveld voegt daar nog aan toe dat naar zijn idee de toekomst is dat bedrijven een integrale mobiele werkplek (net zoals de huidige traditionele werkplek) gaan inkopen bij een managed service provider. Ieder bedrijf wil zich immers op haar kernactiviteiten focussen. Wie welk deel van de werkplek aanschaft (bedrijf of service provider) zal per situatie anders zijn. Iedereen mee in de organisatie Tot slot is het de vraag hoe je ervoor zorgt dat iedereen in een organisatie mee gaat in een mobiele strategie met bijbehorende apps. De enige oplossing hier is dat mobility niet een must is en dat iedereen ook altijd op een vaste werkplek moet kunnen werken met de klassieke clients, meent Zwerus. Ik kan mijn SFDC-app op mijn mobile data inzien en toevoegen. Maar ik kan dat ook op mijn vaste werkplek doen met de klassieke interface. Het gaat uiteindelijk om data en mensen. Hier moet veel aandacht aan worden besteed bij de strategy. Wie zijn je mensen en kunnen deze mensen hierdoor productiever worden. Van Bijsterveld denkt dat het een proces is dat als vanzelf gaat. Desktops worden vervangen door laptops en vervolgens die weer door tablets. Dan heeft iedereen een mobiele telefoon. Als je het voor de eindgebruikers eenvoudig maakt om via ieder device toegang te krijgen tot bedrijfsapplicaties, zal adoptie als vanzelf verlopen. Het is daarbij wellicht een goede strategie om te beginnen met applicaties die heel veel toegevoegde waarde hebben en deze dan stap voor stap uit te breiden. In eerste instantie gaat het dan om de standaard applicaties in het bedrijf en pas daarna om het maatwerk. 6