Projectsite GMB Handleiding GMB Projectplein Externe Partijen

Transcriptie

1 Projectsite GMB Handleiding GMB Projectplein Externe Partijen

2 Projectnaam : Vakgroep Procesmanagement Projectnummer : Opdrachtgever : GMB Civiel Documenttitel : Handleiding GMB Projectplein Documentnummer : Status : Concept Revisie : 0.1 Datum : Opdrachtnemer : Werkgroep Documentmanagement Adres vestigingsplaats : Opheusden Telefoonnummer : : Adres Bouwlocatie : Nvt Contactpersoon m.b.t. inhoud plan : Sipke Greidanus Telefoonnummer : Revisieoverzicht Revisie Omschrijving Auteur Datum 0 Eerste concept KSp Review werkgroep Ksp Uitbreiding Extern KSp Voor akkoord, opsteller Voor collegiale toets namens Opdrachtnemer Voor vrijgave namens Opdrachtnemer Naam Kees Spierings Sipke Greidanus Gerrit Spronk Functie Applicatiebeheer Voorzitter werkgroep Vakgroephoofd Datum Handtekening

3 Inhoud 1 Inleiding Systeemvereisten / Instellingen Browserondersteuning Browserinstellingen Instellingen Adobe Acrobat De Projectomgeving Aanmelden Afmelden Structuur van de omgeving Toegang tot de omgeving De projectsite (Startpagina) De Tenderfase De Contractfase De Bibliotheek Van mappen naar bibliotheken Metadata De Weergaven (Views) Sorteren en Filteren Documentbeheer Document uploaden/opslaan Uploaden vanuit een bibliotheek De Verkenner weergave (downloaden van meerdere bestanden) Bewerken van een document Uitchecken van een document Inchecken van een bewerkt document Versiebeheer Waarschuwingen Bijlage A: Autorisatiematrix Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 1

4 1 Inleiding Deze handleiding is opgesteld om nieuwe gebruikers van het GMB Projectplein snel op weg te helpen bij een eerste kennismaking. Daarnaast geeft het tekst en uitleg met betrekking tot de keuzes die in de basis voor de diverse toepassingsmogelijkheden binnen het projectplein zijn gemaakt. Alle projectgebonden documenten worden via de projectsite op het projectplein bewaard en beheerd. Binnen GMB Civiel streven wij hierbij naar een eenduidige en uniforme werkwijze met betrekking tot het delen, bijhouden en archiveren van documenten op de projecten. Op deze wijze kunnen later eenvoudig documenten worden teruggevonden, wat de kennisuitwisseling binnen GMB Civiel bevorderd. Daarnaast maakt het ook dat het overstappen naar een ander project en de daarbij benodigde inwerktijd voor de medewerker sterk wordt verkort door de uniformiteit van opslaan van informatie. Bij vragen of onduidelijkheden kun je contact opnemen met de Sitebeheerder van de Projectsite. Deze kun je vinden op de Homepagina van de projectsite. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 2

5 1 Systeemvereisten / Instellingen Het projectplein van GMB is gefundeerd op Microsoft SharePoint Om goed met de projectpleinomgeving te kunnen werken dien je rekening te houden met een aantal systeem eisen en instellingen. 1.1 Browserondersteuning Microsoft SharePoint 2010 werkt optimaal wanneer men gebruik maakt van de juiste webbrowser. Voor slechts een beperkt aantal browsers is de gebruikerservaring met Microsoft SharePoint maximaal. Besturingssysteem Browser Support Win XP IE7(32bit) IE8(32bit) IE9(32bit) Mozilla FireFox Full Full Full Limited Win 7 IE8(32bit) IE9(32bit) Mozilla FireFox Full Full Limited Alle andere browser worden slechts beperkt ondersteunt Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 3

6 1.2 Browserinstellingen De webbrowser dient voorzien te zijn van een aantal instellingen om te voorkomen dat men bij het navigeren door de site telkens dient in te loggen en dat de performance van het geheel acceptabel is. Ten eerste dient het domein *.gmb.eu te worden toegevoegd aan de vertrouwde sites. Ga in Internet Explorer naar het tandwiel rechts in de menubalk. Kies vervolgens voor de menukeuze (Internet Opties) Kies het Tabblad Beveiliging. Klik vervolgens op het Pictogram Vertrouwde Websites en klik daarna op de knop Websites. Voeg in het dialoogvenster in het vak Deze website aan de zone toevoegen de url *.gmb.eu toe en klik op de knop Toevoegen. Sluit vervolgens het dialoogvenster. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 4

7 Klik vervolgens op het tabblad Verbindingen. Klik onder in het venster op de knop LAN-instellingen. Zet het vinkje bij Instellingen automatisch detecteren uit. Dit voorkomt dat de browser bij o.a. de verkennerweergave lang naar instellingen probeert te zoeken. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 5

8 1.3 Instellingen Adobe Acrobat Adobe Acrobat staat standaard ingesteld op het openen van een document in de browser. Dit is niet handig daar je op dat moment de huidige site verlaat. Om Adobe Acrobat een internetdocument in de reader te laten openen dien je de onderstaande instelling in Adobe Acrobat in te stellen. Start Adobe Reader. Klik vervolgens op Bewerken Voorkeuren. Kies vervolgens voor de categorie Internet en zet het vinkje bij Toon PDF in browser uit. Klik vervolgens op OK en sluit Acrobat. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 6

9 2 De Projectomgeving 2.1 Aanmelden Bij het navigeren naar de site krijg je eerst een aanmeldscherm met een aantal keuzes. Voor de externe deelnemer is de onderste helft van het scherm belangrijk. Hierin voert men de inlogcode en het wachtwoord wat men van GMB heeft ontvangen in. Na het aanmelden is er een zogenaamd cookie aangemaakt dat na een kwartier aan inactiviteit komt te vervallen. Dit is i.v.m. de beveiliging van het portaal. Wil men na meer dan een kwartier weer op de site verder dan dient men eerst opniew in te loggen. 2.2 Afmelden Als men de PC (tijdelijk) verlaat zorg er dan voor dat je ten allen tijde jezelf afmeld op het projectplein. Dit voorkomt dan anderen ongeoorloofd toegang krijgen tot het systeem en wijzigingen aanbrengen die gelogd worden onder jou account. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 7

10 2.3 Structuur van de omgeving Ieder project heeft binnen het projectplein een eigen projectomgeving. Deze projectomgeving is in de basis opgebouwd uit 3 onderdelen: Projectsite - Contactpersonen - Actielijst - Foto s Tenderfase - Documenten - Tekeningen - Verslagen Contractfase - Documenten - Tekeningen - Verslagen Projectsite Tenderfase Contractfase De onderdelen van de projectomgeving zijn met behulp van de tabs onder de titel van de site te benaderen. 2.4 Toegang tot de omgeving De projectomgeving wordt gebruikt voor het delen van een grote hoeveelheid aan informatie. Om ervoor te zorgen dat iedereen bij de voor hem beschikbare informatie kan is de omgeving voorzien van een aantal groepen met verschillende machtigingen. GMB Sitebeheer Binnen het project wordt een beheerder voor de projectomgeving aangewezen. Deze beheerder, meestal de werkvoorbereider, kan zelf basisgegevens in de site uitbreiden en in overleg met de projectverantwoordelijke medewerkers toegang geven tot de site. Hij is ook eerste aanspreekpunt bij vragen omtrent het gebruik van de site. GMB Alle Medewerkers Alle GMB medewerkers hebben leesrechten op alle GMB-projecten. GMB is een kennisorganisatie waarbij voorop staat dat we binnen het bedrijf zoveel mogelijk kennis en informatie met elkaar delen. Vertrouwelijke projectgegevens, zoals o.a. de financiele gegevens zijn afgeschermd. GMB Finance & Control De medewerkers van de afdelingen Finance & Control hebben naast de leestoegang die geldt voor alle GMB Medewerkers, ook leestoegang tot de financiele gegevens van alle projecten. Projectleden (incl. Combinant) Alle Medewerkers die binnen het project actief zijn hebben schrijfrechten op het gehele project. Dit zijn o.a. de werkvoorbereiding, uitvoering, projectleiding, projectadministratie etc. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 8

11 Extern Leverancier & Onderaannemer (partners) De partner Leverancier/onderaannemer levert een bijdrage aan de voorbereidingen en uitvoering van het project. Zij hebben beperkt schrijfrechten op ontwerp, uitvoering, onderhoud, risico, planning, kwaliteitsborging, V&G en opleverdossier. Extern Leverancier & Onderaannemer De standaard Leverancier/Onderaannemer heeft beperkte leesrechten binnen de projectomgeving. Zij werken wel met gegevens van de site maar leveren geen bijdrage aan informatie. Extern Opdrachtgever De Opdrachtgever heeft beperkte leesrechten op de projectomgeving. Hij kan bij onderdelen van de projectsite en de contractfase. Financiële gegevens zijn voor de opdrachtgever niet toegankelijk. In de bijlage Autorisatiematrix aan het einde van deze handleiding vindt je per siteonderdeel de rechten die een groep heeft. 2.5 De projectsite (Startpagina) Bij het openen van de projectsite komt iedere gebruiker binnen op de Startpagina. Hierop zijn de volgende functionaliteiten beschikbaar: Lijst Projectleden Lijst Contactpersonen Externe links Projectkalender Foto s Actielijsten GMC-tool Lijst betrokken Partijen Nieuws Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 9

12 De sitebeheerder kan bij het inrichten van de project-site bepaalde functionaliteiten al dan niet prominenter naar voren laten komen of laten vervallen. Sitebeheer Rechtsboven in de startpagina vindt je informatie over de sitebeheerder. De sitebeheerder is eerste aanspreekpunt voor alle gebruikers van de projectsite. Lijst met Projectleden In de lijst staan alle leden van de projectsite genoemd. In deze lijst is direct inzichtelijk welke gebruikers, buiten alle GMB medewerkers, toegang hebben tot de projectomgeving. Lijst met Contactpersonen Dit is de algemene adressenlijst en telefoonlijst van het project. Alle betrokken personen, bedrijven, instanties e.d. kunnen hierin worden opgenomen.. Externe links De sitebeheerder kan hierin links opnemen naar andere interessante en projectgebonden webpagina s. Bijvoorbeeld: Webpagina Opdrachtgever Openbare Projectsite, voor betrokken instanties en media Webpagina combinanten, leveranciers / onderaannemers. Projectkalender In de projectkalender kunnen vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen etc worden opgenomen. Zo is voor iedere sitegebruiker zichtbaar wanneer bepaalde bijeenkomsten, vergaderingen plaatsvinden en waar. De projectkalender kent verschillende typen weergaven en is naar eigen wens door de sitebeheerder aan te passen. Let op: de projectkalender is voor iedere sitegebruiker zichtbaar. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 10

13 Foto s Hierin kunnen alle projectgebonden foto s worden opgeslagen. GMB Breed is er eenduidige manier van het archiveren van beeldmateriaal. Bij het opslaan van de foto s wordt gevraagd om enkele kenmerken te vullen. Dit maakt het voor iedereen mogelijk om snel de juiste foto s terug te vinden. Je kan de foto indelen in meerdere fotorubrieken. Plaats ook alleen die foto s die daadwerkelijk van belang zijn. Dus geen 2000 foto s waarvan er wellicht 100 een echte bijdrage vormen. Het plaatsen van de foto s kost hierdoor wellicht meer tijd maar deze tijd wordt dubbel en dwars teruggewonnen bij het zoeken naar de juiste en kwalitatief goede foto s. Actielijsten: De actielijst wordt gebruikt voor het vastleggen van de acties en de daarbij behorende verantwoordelijke. Dit maakt afspraken over taken overzichtelijk en zorgt ervoor dat duidelijk is wat van eenieder wordt verwacht. De actielijst is alleen inzichtelijk voor GMB medewerkers, Combinanten en partner leveranciers/onderaannemers. Per overlegtype kan een actielijst worden aangemaakt. Dit kan handig zijn wanneer je per overlegtype met andere deelnemers zit en de autorisatie van de actielijsten hierop wilt afstemmen. GMC-tool Op de site staat in het linkermenu een directe link naar de GMC-Tool. Dit maakt de projectomgeving de ideale plaats waar alle projectinformatie en tools voor de medewerker beschikbaar zijn. Lijst betrokken Partijen De lijst Partijen bevat alle partijen die informatie kunnen aanleveren op het project. Iedere medewerker op het project kan partijen toevoegen. Bij het uploaden van documenten wordt in een aantal gevallen gevraagd ook de partij te vermelden die het document heeft aangeleverd. Hiervoor worden de partijen uit de lijst gebruikt. Dit waarborgt dat er geen verschillen in schrijfwijze van partijnamen kunnen ontstaan. Nieuws Hier kunnen mededelingen en/of nieuwsberichten worden geplaatst die belangrijk zijn voor de medewerkers van het project. Dit kunnen belangrijke wijzigingen zijn zoals bijvoorbeeld een wijziging van een verkeerssituatie, uitstel van bepaalde werkzaamheden etc. Natuurlijk is er ook ruimte voor de fun-factor. Bijvoorbeeld een verjaardag of jubileum op het project, een mijlpaal binnen het project, of gewoon een leuke gebeurtenis (open dag, barbecue) Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 11

14 2.6 De Tenderfase Een aanbesteding van werken gebeurt doorgaans volgens het tenderprincipe. Hierbij schrijven partijen middels een offerte in op het werk en weegt de opdrachtgever op basis van aangeboden prijs en kwaliteit af welke partij het werk gegund wordt. In de Tenderfase van de projectomgeving wordt alle informatie vastgelegd die relevant is voor de totstandkoming van de aanbieding aan de opdrachtgever. Dit zijn o.a. bestek, nota s, offerte s, ontwerp etc.. De Tenderfase kent een indeling volgens het nieuwe IPM model dat binnen GMB is ingevoerd. Alle documentbibliotheken hebben binnen de projectomgeving een uniforme nummering. In het nieuwe model worden er geen submappen meer toegestaan waardoor het plaatsen van een document veel eenduidiger wordt (zie volgende hoofdstuk). In de tenderfase zijn niet alle documentbibliotheken van belang. Bibliotheken die niet van belang zijn, zijn niet in deze fase beschikbaar. 2.7 De Contractfase De Contractfase omhelst de daadwerkelijke realisatie van het project, inclusief eventueel bijbehorend onderhoud. In de contractfase krijgt ook de opdrachtgever beperkte leestoegang tot de projectomgeving. De Contractfase kent een indeling volgens het nieuwe IPM model dat binnen GMB is ingevoerd. Alle documentbibliotheken hebben binnen de projectomgeving een uniforme nummering. In het nieuwe model worden er geen submappen meer toegestaan waardoor het plaatsen van een document veel eenduidiger wordt (zie volgende hoofdstuk). Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 12

15 3 De Bibliotheek Binnen de projectomgeving worden documenten opgeslagen in zogenaamde bibliotheken. Het grote voordeel van het gebruik van een bibliotheek t.o.v. een map is het feit dat je op verschillende manieren naar de inhoud van een bibliotheek kan kijken. 3.1 Van mappen naar bibliotheken Binnen de windows-omgeving zijn we gewend alle bestanden in mappen te plaatsen om zo orde en structuur aan te brengen in grote hoeveelheden bestanden. Nadeel hiervan is de grote hoeveelheid mappen die hierbij ontstaan, waardoor het voor menigeen een probleem wordt om de juiste plaats te vinden waar gegevens moeten worden opgeslagen. Daarnaast heeft het werken met mappen de beperking dat je maar één soort structuur in de informatie kan aanbrengen. Bijvoorbeeld: De projectleider wil graag naar informatie kijken vanuit het perspectief van het werkpakket. De Elektromonteur kent een hele andere behoefte. Hij is slechts geinteresseerd in alle elektrotechnische informatie verdeeld naar werkpakket. Binnen de nieuwe projectomgeving is het gebruik van mappen niet meer toegestaan. In de basis zijn een aantal standaard bibliotheken aangemaakt waar alle bestanden direct onder opgeslagen worden. Door deze documenten te voorzien van een aantal voorgedefinieerde kenmerken (metadata) wordt het mogelijk om op verschillende manieren naar de informatie te kijken. Door op kenmerken te groeperen en/of filteren wordt een structuur in de grote hoeveelheid documenten aangebracht. 3.2 Metadata Ieder gegeven, of het nu een document, tekening, foto of lijstitem betreft kent binnen de projectomgeving een aantal kenmerken. Deze kenmerken noemt men ook wel Metadata, informatie over informatie. Deze metadata wordt gebruikt voor het eenvoudig kunnen vinden van informatie. Zo kan je structuren aanbrengen en informatie zoeken op basis van metadata. Iedere bibliotheek kent zijn eigen standaard metadata. Al deze metadata is gebaseerd op centraal binnen het project beheerde basisgegevens die door de sitebheerder van het project kunnen worden aangevuld. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 13

16 Bij het opslaan van bestanden op de projectomgeving ben je verplicht om metadata van een document in te vullen. Een aantal kenmerken worden automatisch gevuld op basis van standaard project en persoonsgegevens. Standaard opgeslagen metadata: -Projectnummer -Projectnaam -Datum uploaden of datum laatste wijziging -Persoon die het document heeft geplaatst of gewijzigd. -Bestandstype (.docx/.pdf/.xlsx) Naast de standaard opgeslagen metadata kennen we een aantal kenmerken die centraal worden beheerd. Deze worden hieronder opgesomd. Basisstructuur: Alle documenten worden gelabeld binnen een vooraf opgestelde basisstructuur, welke typerend en uniek is voor het project. Deze basisstructuur wordt bij aanvang van het project bepaald en ingevuld door de Sitebeheerder. Een veel gebruikte basisstructuur is die van de werkpakketten. Een alternatief zou kunnen zijn, een structuur op basis van de objectenboom of bouwdelen. Discipline In een aantal bibliotheken is het gewenst om informatie te voorzien van de discipline waarop het document van toepassing is. De structuur van discipline is gebaseerd op de lijst van inkooponderdelen. Dit is een GMB-brede vastgestelde lijst. Het kenmerk Discipline maakt het mogelijk om bijvoorbeeld alle documenten m.b.t. grondwerk snel in een overzicht te kunnen tonen. Bibliotheek specifiek kenmerk Iedere bibliotheek binnen de projectomgeving kent zijn eigen specifieke metadatavelden. Als voorbeeld vindt je hiernaast twee velden die binnen de bibliotheek correspondentie / verslaglegging worden toegepast. Correspondentietype Brief Memo Verzendbrief Verslaglegging Agenda Verslag Actielijst Het is belangrijk dat je de kenmerken van een document met zorg invult. Dit maakt het op een later tijdstip voor jezelf en je collega s een stuk eenvoudiger om informatie snel terug te kunnen vinden. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 14

17 Een studie wijst uit dat gemiddeld 40% van de medewerkers per dag één uur van hun tijd kwijt zijn met het zoeken naar de juiste informatie. Door deze tijd alleen al te halveren door een adequate informatiehuishouding kan je op jaarbasis ruim 100 manuren per medewerker besparen. Naast de nodige frustratie bij het zoeken naar informatie scheelt het dus ook nog een heleboel geld. 3.3 De Weergaven (Views) Binnen een bibliotheek zijn, in de standaard, diverse weergaves gedefinieerd die je kan gebruiken voor het kijken naar de verschillende documenten. Tevens kan je naar behoeven zelf extra persoonlijke weergaves maken. In de titelbalk van de bibliotheek zie je naast het zogenaamde kruimelpad ook de weergave waarin je momenteel naar de bibliotheek kijkt. In onderstaand voorbeeld kijk je in de Tenderfase naar de bibliotheek 04 Corr. / Verslagen via de weergave Alle Documenten. Als je op de naam van de weergave klikt (of op het pijltje achter de naam) dan wordt er een uitklapmenu geopend met daarin de mogelijke weergaven. Hier is tevens de optie beschikbaar om zelf weergaves te maken. Kies je bijvoorbeeld voor de weergave Correspondentie per partij (afzender) dan worden alle correspondentiestukken in de bibliotheek getoond, gegroepeerd per partij. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 15

18 Kies je voor de weergave Verslaglegging op datum dan zie je alleen verslagen gesorteerd op datum overleg aflopend gesorteerd. 3.4 Sorteren en Filteren Onafhankelijk van in welke weergave je zit, kun je de zichtbare gegevens verder filteren en sorteren. Dit maakt het vinden van een document in een bibliotheek nog krachtiger. Door op één van de kolomkoppen te klikken met de muis wordt de sortering van de weergave aangepast. Daarbij blijft de groepering van de weergave behouden. In het voorbeeld worden dus per partij de documenten gesorteerd. De sortering die ingesteld is, is herkenbaar aan de pijl naast de kolomkop. Bij een pijl omhoog is er oplopend gesorteerd. Bij de pijl omlaag, aflopend. Je kan maar op één kolom tegelijkertijd sorteren. Filteren wordt mogelijk als je met de muis over de naam van de kolomkop gaat. Er wordt dan een naar beneden gericht pijltje zichtbaar, dat een uitklapmenu opent als je er op klikt. Vervolgens kun je in de lijst de filtervoorwaarde kiezen. Per kolom is er altijd maar één filtervoorwaarde mogelijk. Het is wel mogelijk om op meerdere kolommen tegelijkertijd te filteren. In nevenstaand voorbeeld is er gesorteerd op Gemeente Amersfoort. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 16

19 Voor de kolommen Basisstructuur en Discipline gelden uitgebreide filterregels. Deze kolommen zijn voorzien van een kenmerk dat in een structuur wordt beheerd. (Zie paragraaf metadata). Als je bijvoorbeeld gaat filteren op Basisstructuur dan wordt in het uitklapmenu de structuur zichtbaar. Je kunt er nu voor kiezen om documenten op het nivo van het werkpakket te filteren, of op een van de onderliggende onderdelen. Je kunt bijvoorbeeld alleen de documenten van sluis 1 zichtbaar maken. Kies je voor het filteren op Werkpakket A dan zie je alleen die documenten die rechtstreeks gekoppeld zijn aan het Werkpakket. Documenten die gekoppeld zijn aan Sluis 1 t/m 3 zie je standaard niet. Door nogmaals op de filterknop te klikken en te kiezen voor Afstammelingen opnemen worden ook de onderliggende documenten in Sluis 1 t/m 3 in de weergave opgenomen. Als je het filter wil opheffen dan klik je nogmaals op het filtermenu en kies je voor Filter wissen.. Let op dat je bij het verwijderen van filters altijd eerst het filter op Basisstructuur en/of discipline verwijdert. Een snellere manier om een filter te wissen is het opnieuw kiezen van de weergave in het titelmenu van de bibliotheek. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 17

20 4 Documentbeheer 4.1 Document uploaden/opslaan De projectomgeving bestaat voor het grootste deel uit de verschillende projectdocumenten die tijdens de tender en/of projectfase ontstaan. Deze documenten kunnen op verschillende manieren op de projectomgeving in de juiste bibliotheek worden geplaatst Uploaden vanuit een bibliotheek Één enkel document uploaden Vanuit een bibliotheek kan direct een document worden ge-upload. start binnen de bibliotheek waar het document geplaatst moet worden. Kies document toevoegen Velden voorzien van [*] zijn verplichte invoervelden. Na de keuze van het te uploaden bestand verschijnt vervolgens een dialoogvenster waarin de bijbehorende kenmerken van het document kunnen worden ingevuld. De velden met een (*) zijn verplichte velden. Deze velden moeten van informatie worden voorzien. De meeste bibliotheken kennen 4 tot 5 kenmerken die je moet invullen. Dit lijkt in beginsel wellicht veel werk, maar het klikken door een mappenstructuur kost vaker veel meer tijd. Meerdere documenten tegelijk uploaden Vanuit een bibiliotheek kan je ook direct meerdere documenten tegelijk uploaden. start binnen de bibliotheek waar het document geplaatst moet worden. Ga naar de tab Hulpmiddelen voor bibliotheken > Documenten > Document uploaden > Meerdere documenten uploaden. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 18

21 Als je binnen de bibliotheek meerdere documenten tegelijkertijd upload, kunnen er geen kenmerken worden gevuld. Alle documenten blijven uitgechecked (zichtbaar aan het icoontje met het groene pijltje). Per document moet je vervolgens de kenmerken gaan toevoegen. Het bewerken van de kenmerken van een document is mogelijk door met de muis over de documentnaam te gaan. Er verschijnt dan rechts een naar beneden gericht pijltje waar je op kunt klikken. In het menu wat wordt geopend kies je vervolgens voor Eigenschappen bewerken. Het dialoogvenster voor het vullen van de kenmerken wordt getoond gelijk aan het scherm zoals bij het uploaden van één document. 4.2 De Verkenner weergave (downloaden van meerdere bestanden) Binnen het projectplein kan men gebruik maken van de zogeheten Verkennerweergave. Deze weergave maakt het mogelijk om meerdere bestanden tegelijkertijd te downloaden. Deze optie bevindt zich in het tabblad Bibliotheek in de groep Verbinden en Exporteren. Klik op de knop Openen met Explorer om de verkennerweergave te openen. Als de Verkenner is geopend kun je eenvoudig bestanden kopieren naar andere mappen of slepen naar een bericht. Als het openen van de verkenner erg lang duurt controleer dan de instellingen zoals vermeld in de paragraaf browserinstellingen. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 19

22 4.3 Bewerken van een document Het bewerken van een document binnen de projectomgeving kent, in tegenstelling tot standaard Windows, een aantal fasen. Deze fasen bestaan uit het uitchecken van een document, het bewerken van het document, het opslaan van het document en tenslotte het inchecken van het document Uitchecken van een document Het uitchecken van een document voor bewerken heeft als reden dat binnen de projectomgeving zichtbaar wordt wie er momenteel aan een document werkt. Daarnaast dient het ter voorkoming van het overschrijven van elkaars wijzigingen. Standaard is de projectomgeving zo ingesteld dat bij het bewerken van een document er automatisch wordt uitgechecked. Als je in een bibliotheek op de naam van een bestand klikt, wordt er een venster geopend met de vraag of je wil bewerken of alleen lezen.!belangrijk Als je voor alleen lezen kiest, ga dan niet alsnog het document in de leesversie bewerken en opslaan onder een andere naam. Is een bestand uitgecheckt, neem dan even contact op met diegene die het bestand in bezit heeft. Het vinkje bij Mijn lokale conceptmap gebruiken zorgt ervoor dat er op de lokale PC (in de map Documents\Sharepoint-concepten) een kopie van het bestand wordt geplaatst die je kunt bewerken. Het voordeel hiervan is dat je ook offline aan het bestand kunt werken en dat bewerkingen sneller verlopen. Een andere manier van bewerken is als je in de bibliotheek met de muis over de naam van het bestand gaat. Er wordt een naar beneden gericht pijltje zichtbaar. Als je daar op klikt kun je in het menu wat uitklapt kiezen voor Bewerken in Microsoft... Vervolgens krijg je de vraag of je het bestand daadwerkelijk wil uitchecken. Andere medewerkers zien in de bibliotheek dat het icoontje voor het bestand is gewijzigd. Door het groene pijltje is duidelijk dat het bestand momenteel door iemand is uitgecheckt en wordt bewerkt. In de kolom Uitgecheckt naar kan je zien wie het bestand in bewerking heeft. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 20

23 4.3.2 Inchecken van een bewerkt document Zodra je gereed bent met het bewerken van het document kun je het document opslaan naar de site en kun je vervolgens bijvoorbeeld de Word applicatie sluiten. Het bestand is nog steeds uitgecheckt. Vanuit de bibliotheek heb je nu de mogelijkheid om het bestand in te checken. Zodra je met de muis over de naam van het bestand gaat kun je op het naar beneden gerichte pijltje klikken. In het uitklapmenu kies je vervolgens voor Inchecken. Er wordt nu een dialoogvenster getoond waarin je kunt kiezen onder welke versie het bestand moet worden opgeslagen. Een nadere uitleg volgt onder de paragraaf Versiebeheer. Je kan er ook voor kiezen om de wijzigingen in een bestand ongedaan te maken. In het uitklapmenu kies je dan voor Uitgecheckte kopie verwijderen. De conceptversie zal worden verwijderd en de oorspronkelijke versie komt beschikbaar in de bibliotheek Versiebeheer Versiebeheer binnen de projectomgeving zorgt ervoor dat, telkens als een document opnieuw onder dezelfde naam wordt opgeslagen of geüpload naar de site, een nieuw versienummer wordt toegekend. De versie van een document wordt dus niet meer vastgelegd in de documentnaam. Standaard maakt GMB gebruik van Primaire en Secundaire versies. Een Secundaire versie is een document dat nog volop in bewerking is en nog niet gedeeld kan worden met iedereen. Het is een concept waaraan door medewerkers van GMB met schrijfrechten wordt gewerkt. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 21

24 Zodra een document gereed is voor (tussen)publicatie aan iedereen met toegang tot de projectsite, moet het document worden gepubliceerd als primaire versie. Dit is handig bij bijvoorbeeld documenten die ter toetsing of ter acceptatie worden aangeboden. In navolgende afbeeldingen is voor zowel een gebruiker met schrijfrechten als een gebruiker met leesrechten aangegeven hoe versiebeheer werkt. 1. Een gebruiker met schrijfrechten plaatst twee documenten. Omdat hij deze nog niet heeft gepubliceerd zijn ze alleen voor medewerkers met schrijfrechten zichtbaar. Gebruiker met schrijfrechten Gebruiker met leesrechten 2. Een gebruiker met schrijfrechten past het testdocument aan en slaat de wijzigingen op. Bij het afsluiten van het document krijgt hij de vraag of het document ingecheckt mag worden. Inchecken zorgt ervoor dat andere medewerkers met schrijfrechten het document kunnen bewerken. 3. Als de gebruiker kiest voor inchecken krijgt hij de vraag hoe het document moet worden opgeslagen. Hij krijgt hierbij de keuze tussen primaire of secundaire versie. Tevens kan hij een notitie maken wat er is gewijzigd. 4. Na het opslaan van de secundaire versie 0.2 zien de schermen voor de gebruikers er als onderstaande uit. De gebruiker met leesrechten heeft nog steeds geen toegang. Gebruiker met schrijfrechten Gebruiker met leesrechten Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 22

25 5. Als de gebruiker met schrijfrechten van mening is dat het document geschikt is voor publicatie dan kan hij het document gaan publiceren. Hiervoor heeft hij twee mogelijkheden: a. Hij slaat na bewerken het document op als primaire versie. b. Hij publiceert het document vanuit het uitklapmenu. c. Hij klikt in het lint op de knop Inchecken. 6. Na het publiceren van de primaire versie 1.0 zien de schermen voor de gebruikers er als onderstaande uit. De gebruiker met leesrechten heeft nu toegang tot de primaire versie. Gebruiker met schrijfrechten Gebruiker met leesrechten 7. In onderstaand overzicht zijn er inmiddels meerdere secundaire en primaire versies gepubliceerd. Gebruiker met schrijfrechten Gebruiker met leesrechten 8. Vanuit het uitklapmenu (zichtbaar als je over de naam van het document gaat en op de neerwaarts gerichte driehoek klikt) kan je de versiegeschiedenis gaan bekijken. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 23

26 9. Ook voor de versiegeschiedenis geldt dat deze verschillend is afhankelijk van de rol die je hebt binnen de site. Gebruiker met schrijfrechten Gebruiker met leesrechten Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 24

27 5 Waarschuwingen Op een projectsite vinden een grote hoeveelheid wijzigingen per dag plaats. Het is haast ondoenlijk om alle wijzigingen binnen de site bij te houden. Van belangrijke wijzigingen krijgt men vaak nog wel een van de gebruiker die een document geplaatst heeft. De Projectsite biedt echter ook de mogelijkheid om per bibliotheek een zogenaamde waarschuwing in te stellen. Hiermee kun je voor bijvoorbeeld de bibliotheek contractstukken zorgen dat er bij wijzigingen automatisch een naar je gestuurd wordt. Klik op het tabblad bibliotheek in de bibliotheek waarvoor je een waarschuwing wil instellen. Klik vervolgens op de knop Waarschuw mij. Kies de optie Een waarschuwing instellen voor deze bibliotheek. Geef de waarschuwing een duidelijke naam. Deze naam staat straks in het onderwerp van het bericht. Bijvoorbeeld Wekelijkse update Contractstukken + projectnummer. Bij afleveringsmethode staat standaard jou adres al ingevuld. Bij het type wijziging kun je vervolgens aangeven wanneer je een wijziging wil ontvangen. Bijvoorbeeld bij alle mogelijke wijzigingen. Daarnaast kun je aangeven voor welke documenten de waarschuwingen gelden. In het voorbeeld wil je bijvoorbeeld een waarschuwing ontvangen als er een document wordt gewijzigd dat in de weergave Voor Uitvoering voorkomt. Dit zijn belangrijke wijzigingen voor de mensen buiten. Tenslotte kun je nog aangeven wanneer je een melding van een wijziging wil ontvangen. Meestal stel je dit in op een dagelijkse melding. Bijvoorbeeld aan het begin van de dag. Het direct verzenden van een melding is niet aan te raden, omdat je dan gedurende de hele dag met mailtjes gebombardeerd wordt. Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 25

28 Klik op OK om de waarschuwing op te slaan. Ter bevestiging van de zojuist aangemaakte waarschuwing ontvang je van de projectsite een . Vakgroep Procesmanagement, documentbeheer HANDLEIDING GEBRUIK PROJECTSITE SHAREPOINT 26