Alleen ter besluitvorming door het College. Collegevoorstel Openbaar. Onderwerp Eindafrekening Technische Bijstand Nijmegen Kanaalgebied

Transcriptie

1 Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Eindafrekening Technische Bijstand Nijmegen Kanaalgebied Programma / Programmanummer Economie / 9510 BW-nummer Portefeuillehouder B. Jeene Samenvatting De kosten die gemaakt zijn voor de uitvoering van het programma Nijmegen Kanaalgebied maken onderdeel uit van de financiële tabel van het programma. Dit betekent dat deze kosten deels worden gefinancierd met EFRO-middelen. Nu het programma is afgerond is een eindrapportage opgesteld over het gebruik van deze middelen. Hierover is een goedkeurende accountantsverklaring verkregen. De stuurgroep Kanaalgebied heeft een positief advies uitgebracht over deze eindafrekening. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. P200, Berrie Schattenberg, 2313 Datum ambtelijk voorstel 3 juni 2010 Registratienummer Ter besluitvorming door het college 1 De eindrapportage Technische Bijstand vaststellen. Paraaf akkoord Datum Leidinggevende B. Schattenberg, P200 Programmamanager H. Kielenstijn Programmadirecteur B. Drummen Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 15 juni 2010 nummer: 3.7 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Gemeentesecretaris (waarnemend) Portefeuillehouder Collegevoorstel eindrapportage TB

2 Collegevoorstel 1 Probleemstelling De kosten die gemaakt zijn voor de uitvoering van het programma Nijmegen Kanaalgebied maken onderdeel uit van de financiële tabel van het programma. Dit betekent dat deze zogenaamde kosten Technische Bijstand deels worden gefinancierd met EFRO-middelen. Voor deze zogenaamde subsidiabele kosten is bij aanvang van het programma een projectvoorstel opgesteld. Nu het programma is afgerond is een eindrapportage opgesteld over het gebruik van deze middelen. De stuurgroep Kanaalgebied heeft een positief advies uitgebracht over deze eindafrekening. 2 Juridische aspecten Wij stellen de subsidie vast conform de procedure zoals die vastligt in de AO Kanaalgebied. 3 Doelstelling Het uitvoeren van een Europees programma brengt vanzelfsprekend kosten met zich mee. Een deel van deze kosten kunnen worden gedeclareerd bij de EC. Voor de subsidiabiliteit van deze kosten gelden dezelfde vereisten als voor reguliere projecten binnen het programma. Met de eindrapportage wordt voldaan aan deze vereisten en verantwoording afgelegd over de besteding van de middelen. 4 Argumenten De activiteiten binnen Technische Bijstand zijn uit te splitsen in beheerskosten en overige kosten. De beheerskosten hebben met name betrekking op de kosten van het programmamanagement en de programma-accountant. De functie van programmamanager is gedurende de uitvoering van het programma door dezelfde persoon vervuld. Deze is ondersteund door een externe ingehuurde assistent-programmamanager en een adviseur voor het programmamanagement. Verder is een deel van het voor technische bijstand beschikbare budget ingezet voor ontwikkeling en onderhoud van het Programmabeheerssysteem (PBS). Dit systeem maakt een goede rapportage van en controle op de cijfermatige kant van het programma mogelijk. De overige uitgaven met betrekking tot technische bijstand betreffen voornamelijk kosten voor communicatieactiviteiten en publiciteit. Deze kosten bestaan uit kosten met betrekking tot ontwerp en productie van brochures en specials, de ontwikkeling van de website en het plaatsen van advertenties. 5 Klimaat NVT 6 Financiën De totale realisatie voor het project Technische Bijstand bedraagt Dit is inclusief de kosten die het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties maakt voor de centrale uitvoering van het programma. De kosten die gemaakt worden binnen maatregel 4.1 Beheerskosten zijn echter aan een maximum gebonden. Binnen maatregel 4.1 is voor aan kosten gedeclareerd, inclusief de kosten van het Ministerie van BZK. De overschrijding op deze maatregel komt voor rekening van de Gemeente Nijmegen. Binnen maatregel 4.2 is voor aan kosten gemaakt, inclusief de kosten van het Ministerie van BZK. Dit betekent een onderrealisatie van

3 Collegevoorstel Vervolgvel 2 7 Communicatie Er vind geen communicatie plaats specifiek over het project Technische Bijstand. 8 Uitvoering en evaluatie Conform de A.O. van het programma en de voorwaarden vanuit de Europese regelgeving is een eindrapportage over de uitvoering van het project geschreven. 9 Risico Er is gedurende de uitvoering aandacht geweest voor aanbesteding en staatsteunaspecten. Daarnaast is een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven bij de gedeclareerde kosten. Eindafrekening Technische Bijstand

4 Eindrapportage Technische Bijstand Nijmegen Kanaalgebied

5 1. Inhoudelijke realisatie 1.1. Activiteiten De activiteiten binnen Technische Bijstand zijn uit te splitsen in beheerskosten en overige kosten. De beheerskosten hebben met name betrekking op de kosten van het programmamanagement. De functie van programmamanager is gedurende de uitvoering van het programma door dezelfde persoon vervuld. Deze is ondersteund door een assistentprogrammamanager en een adviseur voor het programmamanagement. De ondersteuning is gedurende het programma aan dezelfde partij gegund. Verder is een deel van het voor technische bijstand beschikbare budget ingezet voor ontwikkeling en onderhoud van het Programmabeheerssysteem (PBS). Dit systeem maakt een goede rapportage van en controle op de cijfermatige kant van het programma mogelijk. De overige uitgaven met betrekking tot technische bijstand betreffen voornamelijk kosten voor communicatieactiviteiten en publiciteit. Deze kosten bestaan uit kosten met betrekking tot ontwerp en productie van brochures en specials, de ontwikkeling van de website en het plaatsen van advertenties Aanbesteding Bij de uitvoering van het programma is gebruik gemaakt van externe expertise. Zowel op advies als detacheringsbasis is gedurende het programma ondersteuning geboden. Deze externe ondersteuning is tot 2005 aanbesteed op basis van offerteverzoeken aan diverse bedrijven. In 2005 is het resterende deel van de opdracht aanbesteed middels een Europese openbare procedure. De bijbehorende gunningsstukken zijn opgenomen in het dossier van het programmamanagement. 2. Financiële realisatie Voor het Kanaalgebied programma ziet het beschikbare budget op basis van de meest recente financiële tabel (tabel 4.2) er als volgt uit. NIJMEGEN (totaal in Euro, lopende prijzen) Totale Totale publ. E.U. Nationaal Private Prioriteit/Maatregel kosten uitgaven EFRO Totaal Rijk Regio Lokaal Anders Uitgaven Prioriteit 4 'Technische Bijstand' 'Beheerskosten' 'Overige kosten'

6 Van de totale kosten is een bedrag van (50% EFRO/50% BZK) gereserveerd voor de uitvoeringskosten die centraal gemaakt worden door het Ministerie van BZK. De overige kosten worden voor 50% gedragen door EFRO en 50% door de Gemeente Nijmegen Realisatie De totale realisatie voor het project Technische Bijstand bedraagt De kosten die gemaakt worden binnen maatregel 4.1 Beheerskosten zijn echter aan een maximum gebonden. Binnen maatregel 4.1 is voor aan kosten gedeclareerd, inclusief de kosten van het Ministerie van BZK. De overschrijding op deze maatregel komt voor rekening van de Gemeente Nijmegen. Binnen maatregel 4.2 is voor aan kosten gemaakt. Dit betekent een onderrealisatie van Op de volgende pagina is de realisatie en financiering inzichtelijk gemaakt. 3. Accountantsverklaring De gemaakte kosten Technische Bijstand zijn gecontroleerd door de programma-accountant van het Kanaalgebied programma, Deloitte. De accountantsverklaring wordt als een aparte bijlage nagezonden. Ondertekening De heer B. Schattenberg Nijmegen, 21 december 2009 Programmamanager Nijmegen Kanaalgebied 3

7 Realisatie Technische Bijstand Nijmegen Kanaagebied (excl. kosten Min. van BZK) Activiteiten en kostensoorten Begroot Realisatie Verschil Beheersactiviteiten 4.1 Programmamanagement , , ,08- Projectmanagement , ,00 Financieel beheer , , ,00- Subtotaal , , ,08- Overige Activiteiten 4.2 Communicatie , , ,68- Onderzoek & Ontwikkeling , ,00 Netwerkvorming , , ,45 Monitoring , , ,40- Subtotaal , , ,38 TOTAAL , , ,30 Financieringsoverzicht 4.1 Begroting Vaststelling Vrijval Gemeente Nijmegen , , ,08- EFRO , ,00 - Totaal , ,08 Financieringsoverzicht 4.2 Begroting Vaststelling Vrijval Gemeente Nijmegen , , ,69 EFRO , , ,69 Totaal , ,62 Totaal 4.1 en 4.2 Bevoorschot Nog te ontvangen Totaal Gemeente Nijmegen , ,39 EFRO , , ,31 Totaal , , ,70 4

8 Deloitte. Deloitte Accountants B.V. Kroonpark GV Arnhem Postbus AG Arnhem Tel: (088) Fax: (088) Aan het programma-management Nijmegen Kanaalgebied t.a.v. heer B.A.R.J. Schattenberg Posthus HG NIJMEGEN Datum 8juni 2010 Behandeld door M.K. van Wijngaarden Ons kersmerk /101224av09rj Onderwerp Accountantsverklaring bij de financiële eindrapportage technische bijstand van het deelprogramma Nijmegen Kanaalgebied Geachte heer Schattenberg, Uw kenmerk Hierbij doen wij u toekomen onze accountantsverklaring bij de financiële eindrapportage technische bijstand van het deelprogramma Nijmegen Kanaalgebied in het kader van Doelstelling-2 EPD stedelijke Gebieden Nederland. De financiële eindrapportage technische bij stand is door ons ter identificatie gewaarmerkt. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Bekker RA Bijiagen: Accountantsverklaring en ter identificatie gewaarmerkte financiële eindrapportage technische bijstand van het deelprogramma Nijmegen Kanaalgebied in tweevoud. Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, Juni 2009 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu

9 De lo i tte. Deloitte Accountants B.V. Kroonpark GV Arnhem Postbus AG Arnhem Te : (088) Fax: (088) wwwdeloitte.ni Aan het programma-management Nijmegen Kanaalgebied te NIJMEGEN Datum Behandeld door Kenmerk 8juni 2010 M.C.J.M. BekkerRA /101224av09rj Accountantsverklaring Opdracht Wij hebben bijgevoegde, door ons ter identificatie gewaarmerkte financiële eindrapportage technische bijstand van deelprogramma Nijmegen Kanaalgebied te Nijmegen in het kader van Doelstelling-2 EPD Stedelijke Gebieden Nederland gecontroleerd. De financiële eindrapportage is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het programma-management van Nijmegen Kanaalgebied. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de financiële eindrapportage te verstrekken. Werkzaamheden Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het controleprotocol van het Ministerie van B innenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (versie 3 van oktober 2003). Dienovereenkomstig dienen wij onze controle zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële eindrapportage geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaamemingen van relevante gegevens. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Op grond van ons onderzoek verkiaren wij dat de in de financiële eindrapportage vermelde bedragen betaald zijn en dat de verantwoorde kosten met een totaalbedrag van ,70 getrouw en rechtmatig (subsidiabel) zijn. Overige aspecten - beperking in het gebruik (en verspreidingskring) De financiële eindrapportage technische bij stand van deelprogramma Nijmegen Kanaalgebied en onze verkiaring daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor het programma-management van Nijmegen Kanaalgebied en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Accountants B.V. M.C.J.M. Bekker RA Deloitte Accountants By. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu

10 ,00 Realisatie Technische Bijstand Nijmegen Kanaalgebied (exci. kosten Mm. van BZK) Begroot Realisatie Verschil Beheersactiviteiten 4.1 Programmamanapement , , ,08- Proectmanapement , ,00 Financieel beheer , , ,00- Subtotaal ,00 C , ,08- Overige Activiteiten 4.2 Communicatie , , ,68- Onderzoek & OntwikkelinQ , ,00 Netwerkvorminp , , ,45 Monitorinci , , ,40- Subtotaal , ,62 C ,38 TOTAAL C , ,70 C ,30 Gemeente Nijmegen EFRO Totaal ;fziieijjj. AIlPfl , , , , , ,00 C ,08 Gemeente Nijmegen EFRO Totaal ;!tejjj flllhii fltt 1 C , , ,69 C , ,69 C , ,62 - ri (emeente Nijmegen , ,39 EFRO , , ,31 Totaal , , ,70 Deloitte. DeJoftteAccD ritanbl.v. Kroonparklo Postbus3O263, TeI:+31(O$$ MAni.m Fax:.31(O) II Voor identi CatIe&de Behorend b jintantsv.rkiar1n d.d... 24e 9