Roelof Bleker vraagt de bestuursleden om zijn/haar voorkeur aan te geven met betrekking tot het model verrekentarieven 2016.

Transcriptie

1 AB 19 februari 2015 Bijlage 1 VERSLAG Extra Algemeen Bestuur AQUON CONCEPT Aanwezig : Roelof Bleker (voorzitter), Hans Pluckel, Toon van der Klugt, Ben Besselink, Els van de Vorm-Gouman, Arnold van Eekhout, Ingrid ter Woorst, Jacques van der Aa, Piet Beltman, Jeen Bouma (secretaris), Henk Laarman (AQUON), Simone van Velzen (notulist) Verhinderd : Datum : 2 februari 2015, uur, Waterschap Rivierenland, kamer Dijkgraaf 1. Opening, vaststellen agenda Roelof Bleker opent de vergadering om 10:00 uur. Roelof Bleker leidt de vergadering in door terug te blikken hoe deze (extra) algemeen bestuursvergadering tot stand is gekomen De laatste keer dat het Algemeen Bestuur bijeen is gekomen was op 5 december In die vergadering is gesproken over een nieuw verrekenmodel en is een bestuurlijk trio samengesteld, bestaande uit Arnold van Eekhout, Toon van der Klugt en Hans Pluckel als portefeuillehouder, om het aantal beschikbare modellen van de verrekentarieven 2016 terug te dringen van 5 naar 3 modellen met zo mogelijk een voorkeursmodel. In deze extra algemeen bestuursvergadering staat het onderwerp garantieregeling/ voortgang verrekentarieven centraal. Bij het agendapunt dossiers wordt hierover verder gesproken. Als er na dit agendapunt nog tijd over is, zal Jeen Bouma een doorkijk geven over de aanpak reorganisatieplan in wording. De agenda wordt verder vastgesteld. 2. Samenstelling leden Dagelijks Bestuur Els van der Vorm heeft in het college van haar waterschap gevraagd of ze zich kandidaat zal stellen voor de openstaande vacature van DB lid AQUON. Els van der Vorm heeft wel een randvoorwaarde voor deze functie. Ze ziet het als 2 gescheiden functies. Als AB lid zal ze de HDSR mening vertegenwoordigen en die kan als DB lid afwijken. Er zijn geen tegenkandidaten. Els van der Vorm wordt benoemd in de functie van lid van het dagelijks bestuur. De leden van algemeen bestuur complimenteren Els van der Vorm met haar kandidatuur en feliciteren haar met haar benoeming. 3. Mededelingen, ingekomen stuken Er zijn geen mededelingen of ingekomen stukken. 4. Dossiers 4.1. Garantieregeling/voortgang verrekentarieven 2016 Roelof Bleker leidt het agendaonderwerp in. In de algemeen bestuursvergadering van 5 december jl. is gesproken over een stappenplan om te komen tot een nieuwe bijdrageregeling AQUON als opvolger van de huidige garantieregeling. In december 2014 heeft het bestuurlijk trio drie modellen uitgewerkt. In het Dagelijks Bestuur van 15 januari jl. is deze uitwerking doorgesproken. Aanvullend was afgesproken, om juist na deze dagelijkse bestuursvergadering, een ambtelijke consulatie te organiseren. Henk Laarman heeft daarvoor veel medewerkers van waterschappen gesproken. In deze algemeen bestuursvergadering wordt opiniërend gesproken over de voorliggende modellen. In deze vergadering kunnen de bestuursleden de zienswijze van elk waterschap toelichten. Ingrid ter Woorst meldt dat de stukken te laat zijn ingestuurd om een besluit te nemen. Er is geen tijd geweest om hier ambtelijk maar ook niet bestuurlijk over te kunnen beslissen. Ook de agenda van de 1 van 7

2 vergadering wekt verwarring op. Hier wordt namelijk over besluitvormend gesproken. Roelof Bleker geeft aan dat we nu opiniërend spreken over het onderwerp en gaandeweg de discussie zien hoe ver we komen met een eventuele besluitvorming. De volgende algemeen bestuursvergadering staat op 19 februari a.s. gepland en dan kan een definitieve besluit worden genomen. Toon van der Klugt benadrukt dat dit dossier nu opiniërend/richtinggevend wordt behandeld in plaats van vastgesteld. Dat maakt een heldere conclusie aan het eind van dit agendapunt noodzakelijk. Roelof Bleker voegt hier aan toe dat er tijdens deze vergadering geen besluit wordt genomen. De waterschappen mogen wel hun voorkeuren uitspreken. Henk Laarman licht de 3 modellen toe: - Model 1 Voortzetting huidige (garantie)regeling Het eerste model betreft een voortzetting van de huidige regeling. In deze regeling worden de niet afgenomen beloofde productiepunten voor 75% alsnog fictief meegeteld in de productieaantallen ten behoeve van de berekening van het procentuele aandeel van alle jaarlijkse kosten. Deze regeling kan mogelijk gedurende de ombouwfase van AQUON (reorganisatiefase) voort blijven bestaan. De verwachte eenmalige reorganisatiekosten worden middels een procentuele verdeling verrekend met de deelnemers. Aangezien er geen productie garantiewaarden voor het jaar 2016 en verdere jaren bekend zijn, wordt voorgesteld het aantal garantiepunten uit het jaar 2015 te continueren voor de komende jaren. - Model 2 Jaarlijkse kosten verdelen op basis van de productie Dit model betreft een verdeling van kosten op basis van werkelijke jaarproductie. De jaarlijkse variabele kosten uit de totale exploitatielasten worden conform het relatieve aandeel in de productie als verdeelsleutel verrekend met de deelnemers. De vaste kosten worden verdeeld conform een sleutel vanuit de business case AQUON+. Juist door een onderscheid te maken in vaste kosten en variabele kosten maakt het mogelijk de vaste kosten en variabele kosten met eigen verdeelsleutels te verrekenen. De vaste kosten (75%) worden daarmee verdeeld naar de initiële verdeling van productie bij de start/bedrijfsopzet van AQUON. De variabele kosten (25%) worden op basis van de werkelijke afname van productie afgerekend. Voor de waterschappen met een hogere productie dan in de business case verdient het model een bijstelling. Door een ongewenste werking van het model wordt daarmee voorkomen dat deze waterschappen niet evenredig mee betalen in de vaste kosten. De percentages vast en variabel zijn boekhoudkundig vastgesteld. Jeen Bouma geeft aan dat de opdeling in vaste en variabele slechts een model is van de werkelijkhjeid. De verdeling 75-25% sluit redelijk aan bij de praktijk, maar schuift wel op naar meer vaste kosten door de daling van de hoeveelheid werk. Tevens geeft hij aan dat de procentuele verdeling daarmee vaststaand percentage in de verrekening moet zijn om discussies achteraf te voorkomen. - Model 3: Jaarlijkse kosten verdelen naar regulier productiedeel en naar eigenaarsdeel In dit model worden de jaarlijkse kosten ingedeeld naar twee categorieën. Dit betreft de reguliere productiekosten en daarnaast de kosten van overcapaciteit en overige incidentele kosten. Overcapaciteitskosten zijn kosten veroorzaakt door de huidige sub-optimalisatie in bedrijfsvoering en incidentele kosten zijn bijvoorbeeld de noodzakelijke reorganisatiekosten. Deze laatste categorie wordt aangemerkt als eigenaarsdeel. In dit model is de integrale productieprijs voor de opdrachtgever lager omdat de kostenpost door bovenmatigheid eruit zijn gehaald. Deze kosten zijn nu voorzichtig ingeschat op 1,6 miljoen, en staan bij het eigenaarsdeel. Deze kosten betreffen overigens vaste organisatiekosten.. Vaste kosten worden verdeeld op basis van de verdeelsleutel zoals die in de business case (2011) staat vermeld. 2 van 7

3 Henk Laarman licht toe dat in de afgelopen weken de modellen zijn besproken met medewerkers van de waterschappen. Henk Laarman doet kort verslag van deze gesprekronde Er is veel ervaring over het dossier AQUON en veel medewerkers hebben met een enorm enthousiasme meegedacht bij de nieuwe ontwikkelingen van AQUON. In de gesprekken hebben veel medewerkers informatie verkregen over de werkwijze van de drie modellen. De medewerkers zijn over het algemeen terughoudend met het direct uitspreken van de voorkeursvariant. In de gesprekken kwam het derde model gevoelsmatig wel bovendrijven als een voorkeursvariant. Een prikkel tot meer efficiëntie in meetvraag en productie wordt als belangrijk ervaren. Voorgesteld werd het derde model met de bijstelling van één parameter. Dit betreft de parameter in het model hoe de vaste kosten van AQUON worden verdeeld. Deze slaat nu namelijk terug op de aantallen uit de Business case. Alternatief kan zijn het aandeel van de productie van de afgelopen drie aaneengesloten jaren voorafgaand aan het begrotingsjaar. Voor Hoogheemraadschap van Rijnland is het specifiek dat de productieaantallen uit de Business case AQUON+ niet juist zijn berekend. Rijnland heeft moeite om juist deze aantallen door te trekken naar de toekomst omdat hier wellicht fouten inzitten. Ingrid van Woorst geeft aan dat zij moeite heeft met deze opinie vanuit de waterschappen. Het geeft namelijk geheel geen unaniem beeld en daarnaast hebben enkele waterschappen geen of pas in een heel laat stadium de voorbereidende informatie verkregen. Toon van der Klugt sluit hierbij aan, doordat om verschillende momenten informatie voor handen is gekomen, is hier geen gemeenschappelijke mening vanuit de waterschappen. Roelof Bleker geeft aan dat hijzelf de overweging vooraf had gemaakt dat Henk Laarman een samenvatting zou opnemen in het document welke gevoegd was bij de stukken en dat hij daar nu een verslag van doet tijdens deze vergadering. Hij ziet een mogelijke vervolgdiscussie ontstaan of mogelijk een aangepaste versie van model 3. De vraag kan ontstaan of de aantallen uit de Business case moeten worden gehanteerd of juist gaan tellen met productieaantallen welke in de afgelopen jaren zijn gemaakt. Namens het bestuurlijk trio geeft Toon van der Klugt een toelichting op de drie modellen. Hij geeft aan dat juist de organisatorische ontwikkelingen belangrijk zijn. Het nieuwe verrekenmodel zou dan vervolgens een logische uitwerking worden. Toon van der Klugt geeft vervolgens aan dat Jeen Bouma aangaf dat er een structurele bezuiniging van 1,6 miljoen nodig is. Hij zou voor dubbel willen bezuinigen. In de uitwerking van de verrekenmodellen zijn we van 5 varianten naar 3 varianten gegaan. Uit de besprekingen heeft model 3 de voorkeur, maakt het meest visueel en past het best bij de sturing van AQUON. Daarmee krijgt de sanering waardering in plaats van kritiek. Tussen model 3 en 1 kiezen, keuze beperken tot deze twee modellen. Toon van der Klugt sluit af met nu het collectief belang oppakken. Hij heeft erg veel moeite met het sleutelen aan de diverse modellen die er nu zijn (voorbeeld vanuit Rijnland). Hij stelt voor de al uitgezette principiële lijn aan te houden. Roelof Bleker vraagt de bestuursleden om zijn/haar voorkeur aan te geven met betrekking tot het model verrekentarieven Hans Pluckel geeft aan dat Hoogheemraadschap van Rijnland model 1 en 3 het meest voor de hand liggend vinden. Hij maakt daarbij wel de kanttekening, wat is redelijk en billijk. De Business case is achterhaald. Productiecijfers zijn achteraf gebleken niet juist. Hij doet een pleidooi om uit te gaan van cijfers die van de toekomst geven en daarvoor de cijfers van afgelopen jaren te gebruiken. Dit zou dan een variant 3b worden. Dit model zou een nieuwe stabiele situatie voor de toekomst kunnen zijn. Hans Pluckel adviseert dit uit te rekenen en het te laten zien. Twee aanvullende opmerkingen: Wat is de status van het uittreden van HHSK, dit moet immers worden uitgerekend. Hans Pluckel verzoekt om een spoedige uitwerking. Hans Pluckel vindt het verstandig om een externe toets te doen op model 3. 3 van 7

4 Ingrid ter Woorst sluit zich aan bij de uiteenzetting van Toon van der Klugt, maar wil daarbij wel het onderscheid tussen afname en eigenaarsdeel benadrukken. De discussie over eventuele foutieve aantallen van Rijnland uit het voorstel halen. Vertrouwen naar elkaar toe op basis van een eerlijke afgesproken verdeling. Dit dossier wordt op 10 februari a.s. in het college van Hoogheemraadschap van Delfland besproken. Ingrid ter Woorst vervolgt dat Theo Houterman destijds aangaf dat het gebruikelijk is om contracten af te sluiten met bedrijven m.b.t. meetvraag. De meetvraag kan immers fluctueren, opdrachtgevers en de AQUON organisatie hebben een stabiele basis nodig; ook bij overgang naar nieuw bestuur. Externe toets moet niet tot vertraging leiden. Toon van der Klugt vult aan dat AQUON wel in stand gehouden moet worden waarvoor het is opgericht. Gedachte om een contract voor 1 e 3 jaar op te stellen. Jeen Bouma wil duidelijk weten welke zaken in contract vastgelegd moeten worden. Vastleggen van afspraken is goed, ter zekerstelling van de toekomst Toon van der Klugt geeft een reactie op de opmerking van Hans Pluckel inzake de stand van zaken van het uitreden van HHSK. In de formele regeling is het gebruikelijk dat een accountant wordt aangesteld die gaat uitrekenen wat het kost om uit te treden. Uittreden is een andere discussie. Eerst kijken of het oplosbaar is. Ingrid ter Woorst sluit hierbij aan dat als deze verrekentarieven voor de toekomst goed geregeld zijn, dat daarmee de waterschappen weten waar ze aan toe zijn. Toon van der Klugt voegt toe dat hij de mening van HHSK omtrent voorkeur zojuist al had gegeven. Aanvullend vindt hij op lange termijn het 3 jaren gemiddelde voor kostenverdeelsleutel niet handig. Arnold van Eekhout heeft nog geen annotaties op voorliggende stukken. Er is geen tijd geweest om er goed naar te kijken. Reorganisatie zo snel mogelijk doorzetten. Bij uitwerking van de garantieregeling de garantietermijn zo kort mogelijk houden. Hij pleit ervoor goed naar de meetvraag te kijken. Redelijk om bij het aanstaande reorganisatieproces de uitgangspunten van de Business case AQUON+ aan te houden. Sanering snel/binnen jaar indien mogelijk. Saneringsplan moet op tafel komen. In het DB besproken uitgangspunt (met name de flexibele schil) tot uiting laten komen in het plan. Cultuuromslag maken. Ben Besselink geeft aan dat hijzelf voor behoud van de Garantieregeling is en dat model 3 het beste uitgangspunt voor AQUON is. Jacques van der Aa voegt toe dat model 2 eruit moet worden gehaald. Model 3 lijkt het meest toekomstgericht, positief gevoel bij. De prikkel in model 3 is dat men zo snel mogelijk van eigenaarskosten af wil. Op 10 februari a.s. is er een DB vergadering bij Waterschap Brabantse Delta. Jacques van der Aa heeft een paar vragen met betrekking tot uittreden/toetreden, is een toetreder gelijk eigenaar? Jeen Bouma merkt op dat toetreden een makkelijke optie is als er geïnteresseerden zouden zijn, het gevaar is echter wel het wegkijken van de problemen die AQUON werkelijk heeft. De situatie is dat er een cultuuromslag plaats moet vinden. Een toetreder zou wel kunnen schelen in de ILOW punt prijs, deze zal dan lager zijn. Uit een korte discussie volgt dat dit onderwerp nu niet opportuun is. Els van der Vorm geeft aan dat er volgende week een DB vergadering is van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden is. Ze gaat dit dossier voorleggen en dan met name model 3. Deze kan ze verdedigen. Ambtelijk is het wel doorgesproken. Principieel kiest ze voor optie 1 omdat AQUON niet op orde is op dit moment, in de geest van de Business Case is optie 3 een goede 2 e keus. Wat wel belangrijk is, is dat de meetvraag ook voor die periode gegarandeerd is. Wanneer meetvraag naar beneden gaat, is er een nieuw probleem. Staat nu niet duidelijk in dit dossier. Voorstel is om de 4 van 7

5 meetvraag vast te stellen en hier achter te gaan staan als bestuur. Een contract van de waterschappen met AQUON, zoals Theo Houterman destijds heeft voorgesteld, is een goed idee daarmee een garantie op meetvraag in te bouwen. Model 2 is niet realistisch. Belangrijk wordt inzicht in kwartaalcijfers, overcapaciteit, en eventueel teruglopen meetvraag. Piet Beltman geeft aan dat voor Waterschap Aa en Maas voorstel 2 het meest simpel is. Model 3 is ook goed. Hij stelt het op prijs wanneer alle waterschappen met hetzelfde model naar hun Dagelijks Bestuur gaan. Niet weer opnieuw kiezen voor een model. Graag tijd besteden aan vooruit kijken. Dit houden we niet lang vol. Tevens vind Piet Beltman het niet fair dat Rijnland in het verleden blijft hangen, moeten vooruit kijken. Roelof Bleker geeft aan dat Rivierenland zich kan vinden in alle drie modellen. Hij pleit wel voor financieel afspraken maken voor tarieven. Taakstelling voor sanering hoog inzetten voor bestuurlijke rust. Roelof Bleker vat samen dat zonder dat iedereen het in eigen huis heeft voorgelegd, 1 waterschap de voorkeur heeft voor model 1, 1 waterschap voor model 2 en dat alle waterschappen kunnen leven met model 3. Er lijkt zich een voorkeur te plaatsen voor model 3 met voorbehoud van ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming per waterschap. Afsluitend wordt opgemerkt dat de bijlage bijgevoegd bij de agenda voor dit onderwerp niet geschikt is voor het gebruik in eigen huis ter besluitvorming. Roelof Bleker geeft aan dat dit document als voorbereiding voor deze algemeen bestuursvergadering is opgesteld. Het onderwerp kan ieder eigen ambtelijke methodiek verder in huis oppakken. Voorstel na volgend DB 12-2/AB 19-2 (besluitvorming voorbereiden) 5. Verslag vorige AB vergadering Els van der Vorm geeft aan dat het beeld met betrekking tot klachten te positief is en zal zelf een correctietekst toeleveren. Toon van der Klugt geeft aan dat met betrekking tot het dossier hydrobiologie expliciet moet worden vermeld dat het doorontwikkelen van AQUON tot kennisinstituut geen opgave is. Er is tijdens de vergadering van 5 december jl. een discussie gevoerd over de invulling van AQUON als kennisinstituut, of AQUON wel of niet de ambitie van kennisinstituut, inclusief hydrobiologie, moet vasthouden of nu schrappen. HHSK wilde de ambitie handhaven en het daadwerkelijk uitbouwen daarvan. Na deze discussie stemde Toon van der Klugt, conform de eerdere lijn van zijn collega Agnes van Zoelen in het AB en DB, tegen het afzien daarvan, de andere waterschappen stemden voor, waarmee deze discussie kon worden en is afgesloten. Met betrekking tot verslag 5.2. geeft Hans Pluckel aan dat Henk Laarman een ronde langs de financieel directeuren van de waterschappen zou maken. Hij heeft hier relatief korte tijd voor gehad en het in deze beperkte tijd gedaan. Roelof Bleker geeft aan dat een ieder hier begrip voor heeft. Hans Pluckel mist de vervolgacties op het voornemen uittreden van HHSK op de actielijst. Roelof Bleker geeft aan dat dit de actielijst betreft van de GR AQUON en dat het juist is dat dit onderwerp hier niet op staat genoteerd. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het reglement en de bijbehorende actie behoort (conform het AB besluit) op de actielijst van het HHSK. 5 van 7

6 Els van der Vorm geeft aan dat de financiële vergelijking met Aqualysis onterecht niet op de actielijst staat vermeld. Er wordt afgesproken dat dit alsnog wordt opgenomen. Na aanname van de wijzigingen en toevoegingen wordt het verslag verder vastgesteld. Presentatie Jeen Jeen Bouma geeft aan de hand van een presentatie een beperkte doorkijk in de voorgenomen ombouw van AQUON in de jaren Tijdens de vergadering is hiervoor slechts beperkte tijd. In de meerjarenbegroting zal dit onderwerp zijn beslag krijgen. Aangezien de medewerkers van het bedrijf nog niet voldoende zijn geïnformeerd, kan de presentatie niet worden uitgedeeld. Jeen heeft met de MT-leden een tweedaagse heisessie gehouden. Eerder had Jeen al de terugkoppeling van meerdere medewerkers dat een verdere integratie van de vestigingen als logisch werd gezien. Ook de MT-leden zien nu de besparingsmogelijkheden hiervan. Alle dinsdagen tot maart zijn gereserveerd voor MT-leden om de ombouw uit te werken. De opdracht is om minimaal 2 miljoen Euro te bezuinigen. Aangezien 60% van de bedrijfskosten uit personeels- en inleenkosten bestaan, ligt hierop de hoofdaandacht. Jeen vermeldt kort de highlights voor elk van de volgende bedrijfsonderdelen: Leiding en staf Bedrijfsbureau Hydrobiologie Monstername en logistiek Chemie. Belangrijk is dat de originele bloedgroepen tot het verleden gaan behoren en een AQUON ontstaat. Voor de personeel afbouw zal een relatief grote voorziening moeten worden getroffen, welke in de praktijk waarschijnlijk mee zal vallen. In verband hiermee geeft Jeen aan dat de salarissen bij AQUON hoger zijn dan in de markt en dat het sociaal statuut zijns inziens door te lange termijnen niet in het medewerkerbelang is. Als randvoorwaarden noemt Jeen Bouma de volgende onderwerpen: Financiering van de ombouw door de eigenaren; externe verificatie; cultuuromslag bij leidinggevenden en bloedgroepen, alsmede instemming eigenaren 6. Sluiting Roelof Bleker sluit de vergadering om uur. Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur AQUON 19 februari De voorzitter, De secretaris, R.W. Bleker J. Bouma 6 van 7

7 Actielijst Datum Actie Wie Voor Status Benoemen registeraccount Roelof z.s.m. Bleker Extra AB vergadering inplannen mbt Henk z.s.m. afgerond kostenverrekenmodel 2016 Laarman/ Simone van Velzen Vergelijk Aqualysis Henk Laarman Kostenverrekenmodel 2016 voorleggen DB ws AB leden Besluitenlijst AB-vergaderingen AQUON Datum Besluit Laatste rapportage over Sturen op Rendement in jaarverslag Controleprotocol accountant 2013 en verder is vastgesteld Jaarstukken 2013 en accountantsrapport vastgesteld Kennis genomen van werkbegroting PDC 2014 is vastgesteld Begroting 2015 is vastgesteld Benoeming Jeen Bouma als directeur AQUON 7 van 7