Jaardocument ViaReva, revalidatiegeneeskunde Arnhemseweg 11, 7331 BA Apeldoorn

Transcriptie

1 Jaardocument 2014 ViaReva, revalidatiegeneeskunde Arnhemseweg 11, 7331 BA Apeldoorn 1

2 INHOUDSOPGAVE 1. Uitgangspunten van de verslaggeving 3 Pagina 2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Kerngegevens Samenwerkingsrelaties 9 3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur Raad van Toezicht Bedrijfsvoering Cliëntenraad Ondernemingsraad Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid Algemeen beleid verslagjaar Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Samenleving en belanghebbenden Financieel beleid 37 JAARREKENING

3 1. Uitgangspunten van de verslaggeving De formele verplichting tot het opstellen van het maatschappelijk verslag is met ingang van verslagjaar 2012 voor veel zorginstellingen, waaronder de revalidatiecentra, vervallen. Dit is voor ViaReva echter geen reden om geen maatschappelijk verslag meer uit te brengen. ViaReva wil namelijk graag verantwoording afleggen over het gevoerde beleid en de wijze waarop dat beleid bijdraagt aan het realiseren van haar doelstellingen. Dit past bij ons streven naar een cultuur van openheid en transparantie en is dan ook de reden dat wij conform voorgaande jaren een uitgebreid openbaar verslag uitbrengen. De verslagleggingperiode is het kalenderjaar (tevens boekjaar) Verslag wordt gedaan over: - Het profiel van de organisatie; - Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap; - Beleid, inspanning en prestaties, waaronder het primaire proces; - Jaarrekening 2014, de balans per 31 december 2014, de waarderingsgrondslagen en de controleverklaring Verslag wordt gedaan van de Stichting ViaReva, Revalidatiegeneeskunde. In dit verslag gaan we in op de ontwikkeling van het centrum voor revalidatie in bredere context, de ontwikkeling van (borging van) kwaliteit van de zorg, samenwerking met maatschappelijke partners en deskundigheidsbevordering. De organisatie kiest ervoor het directieverslag beknopt te houden en alleen de belangrijkste ontwikkelingen te vermelden. Het onderdeel jaarrekening wordt zowel enkelvoudig voor de bovengenoemde stichting als geconsolideerd weergegeven. Consolidatie van de jaarrekening vindt plaats in verband met samenwerking met de volgende rechtspersoon (verder te noemen groepsmaatschappij): - Stichting Orthopedische Instrumentmakerij Kastanjehof (OIM) Onder de stichting OIM Kastanjehof ressorteert de volgende B.V.: - Revalidatiebeheer B.V. (100%) Onder Revalidatiebeheer B.V. ressorteren tot 21 november in verband met de MBO de volgende B.V. s: - ProReva B.V. (100%) - ProReva Zwolle B.V. ( 100%) NB: Daar waar gesproken wordt over patiënt/cliënt kan gelezen worden revalidant. Daar waar gesproken wordt over revalidant kan gelezen worden patiënt/cliënt. 1 De effectieve datum van overdracht van aandelen is 1 januari

4 2. Profiel van de organisatie 2.1. Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting ViaReva, Revalidatiegeneeskunde Adres Arnhemseweg 11 Postcode 7331 BA Plaats Apeldoorn Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres Internetpagina Structuur van het concern Relatie ViaReva en groepsmaatschappijen De Stichting ViaReva, Revalidatiegeneeskunde heeft een formele relatie tot de Stichting Orthopedische Instrumentmakerij Kastanjehof door de personele unie op het niveau van Raad van Toezicht en Raad van Bestuur Organogram Op de volgende pagina is het organogram van ViaReva opgenomen Intern Toezicht De afspraken tussen de dagelijkse leiding en het toezichthoudend orgaan zijn vastgelegd in enerzijds de statuten van de stichting ViaReva, Revalidatiegeneeskunde en anderzijds in het reglement van de Raad van Toezicht en het reglement van de Raad van Bestuur Toelatingen ViaReva Instelling voor medisch specialistische zorg Medezeggenschap en advies In ViaReva zijn een ondernemingsraad, een medische staf en een cliëntenraad ingesteld. 4

5 Organogram Raad van Bestuur Stafafdelingen: - Kwaliteit - PR/Communicatie - Klachten Adviesorganen: Medische Staf Ondernemingsraad Cliëntenraad Staf afdeling P&O (advies en adm.) manager P&O Secretariaat SportVariant manager Eenheid: Volwassen Revalidatie -medisch manager - zorgmanager Eenheid: Kind & Jeugd Revalidatie - medisch manager - zorgmanager Eenheid: Beheer - manager Beheer Team Neurologie teamleider Team Apeldoorn Kind & Jeugd teamleider Team F&I (incl Sal.adm) Team Orthopedie (incl. waarneming) teamleider Team Kroonpad teamleider Team Facilitair Diensten en Middelen teamleider Team Deventer teamleider Team Facilitair Gebouwen en Huisvesting teamleider Team Verpleging teamleider Team Zutphen teamleider 5

6 2.3. Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Stichting ViaReva, Revalidatiegeneeskunde De kernactiviteiten en typen zorg die wij verlenen zijn: - Het aanbieden van klinische revalidatiegeneeskundige zorg aan volwassenen op de hoofdlocatie te Apeldoorn; - Het aanbieden van poliklinische revalidatie aan kinderen en volwassenen op alle locaties (hoofdlocatie Apeldoorn, locatie Het Kroonpad te Apeldoorn, locatie Deventer Ziekenhuis te Deventer en, locatie De Lunette te Zutphen). - Het samenwerken met verpleeghuizen Stichting Sutfene te Zutphen (De Lunette) en Stichting Carinova te Deventer (Sint Jozef) door middel van het aanbieden van klinische revalidatie in CVA- Revalidatie-Units te Zutphen en Deventer. Revalidatiebeheer B.V ProReva BV en ProReva Zwolle BV (tot en met 21 november 2014) Het vervaardigen van orthopedische instrumenten en aanverwante artikelen Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten ViaReva, Revalidatiegeneeskunde, biedt revalidatiegeneeskundige behandeling aan volwassenen, kinderen en jeugdigen. Voor volwassenen gebeurt dit klinisch in de hoofdvestiging in Apeldoorn, waar 36 bedden beschikbaar zijn, en poliklinisch in Apeldoorn, Deventer en Zutphen. Voor kinderen en jeugdigen gebeurt dit poliklinisch in de hoofdvestiging Apeldoorn en op Het Kroonpad, school voor speciaal onderwijs voor lichamelijk en meervoudig gehandicapte kinderen (LG/MG-school) van De Onderwijsspecialisten. Klinische revalidatie Erkende bedden Verpleegdagen Patiënt gebonden tijd Bezettingspercentage Gemiddelde verpleegduur in dagen (bij de ontslagen revalidanten) Opgenomen revalidanten Ontslagen revalidanten Verkeerde beddag

7 Poliklinische revalidatie Patiënt gebonden tijd In poliklinische behandeling genomen revalidanten waarvan na klinische revalidatie Uit poliklinische behandeling ontslagen revalidanten Enkelvoudige therapie (in ) KLINISCHE REVALIDATIE CRU's Verpleegdagen Patiënt gebonden tijd Opgenomen revalidanten Als bijzondere invulling van de CVA-ketenzorg worden, in nauwe samenwerking met twee verpleeghuizen, CVA revalidatie-units (CRU) in Deventer en Zutphen geëxploiteerd. Revalidatiegeneeskundige behandeling voor CVA-patiënten in Zutphen wordt in samenwerking met de Stichting Sutfene geboden in de vorm van een CVA-revalidatieunit (CRU). Deze CRU is ingericht in het verpleeghuis De Lunette te Zutphen en omvat 14 bedden. Naar het Zutphense model is ook een CRU in Deventer in samenwerking met Carinova ingericht. Deze is ingericht in verpleeghuis St. Jozef en omvat 16 bedden. In de bovenste staat is de totale productie weergegeven van de beide CVArevalidatieunits. 2 Op basis van inschatting nog te factureren 7

8 Kerngegevens productie, capaciteit, personeel en opbrengsten Kerngegevens Aantal/bedrag Productie/capaciteit Aantal feitelijk beschikbare klinische bedden op 31 december Aantal feitelijk beschikbare poliklinische behandelplaatsen op 31 december Aantal klinische verpleegdagen in verslagjaar Aantal eerste consulten in verslagjaar Totaal klinische patiënt gebonden uren in verslagjaar Totaal poliklinische patiënt gebonden uren in verslagjaar Aantal klinische opnames in verslagjaar Personeel Aantal personeelsleden in loondienst exclusief medisch specialisten op 31 december Aantal FTE personeelsleden in loondienst exclusief medisch specialisten op 31 december 161,80 159,37 Aantal medische specialisten (loondienst + inhuur + vrij beroep) op 31 december Aantal FTE medische specialisten (loondienst + inhuur + vrij beroep) op 31 december 9,98 9,72 Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten Werkgebieden Het werkgebied van ViaReva is de regio Stedendriehoek. Deze regio omvat de steden Apeldoorn, Deventer en Zutphen en omliggende plaatsen. Het betreft een regio van ca inwoners. Een klein deel (1%) van de revalidanten komt van buiten deze regio. ProReva BV heeft hetzelfde werkgebied als ViaReva en bovendien de regio Almere, Huizen, Harderwijk en Amersfoort. ProReva Zwolle BV heeft het werkgebied in de regio Zwolle. 8

9 2.4. Samenwerkingsrelaties Cliënten Contacten worden onderhouden door middel van de Cliëntenraad, het revalidantenoverleg (klinisch opgenomen revalidanten te Apeldoorn) en op projectbasis met relevante patiëntenverenigingen. Daarnaast zijn vertegenwoordigers van patiëntenorganisaties betrokken bij de opzet en uitvoering van de nazorgprogramma s Zorgpartners ViaReva is werkzaam binnen een netwerk van samenwerkingsrelaties. Op basis van het strategisch beleidsplan zijn hierin duidelijke keuzes gemaakt. De belangrijkste relaties binnen dit netwerk zijn: Samenwerking met algemene ziekenhuizen Samenwerking met Gelre Ziekenhuizen Apeldoorn, Gelre Ziekenhuizen Zutphen en met het Deventer Ziekenhuis in Deventer. In deze ziekenhuizen zijn revalidatieartsen van ViaReva werkzaam en is een polikliniek revalidatiegeneeskunde gevestigd. Samenwerking met verpleeghuizen Samenwerking met Stichting Sutfene in Zutphen waar onder gezamenlijke verantwoordelijkheid van ViaReva en Sutfene een CRU (CVA-RevalidatieUnit) wordt geëxploiteerd. Samenwerking met Carinova, verpleeghuis locatie Sint Jozef in Deventer, waar onder gezamenlijke verantwoordelijkheid van ViaReva en Carinova een CRU (CVA- RevalidatieUnit) wordt geëxploiteerd. In het Afasiecentrum Apeldoorn wordt samengewerkt met verpleeghuis Randerode van de Zorggroep Apeldoorn in Apeldoorn. Samenwerking met scholen voor speciaal onderwijs ViaReva werkt nauw samen met de school Het Kroonpad van De Onderwijsspecialisten (cluster 3 school), locatie Apeldoorn. Op Het Kroonpad is een team van ViaReva werkzaam ten behoeve van de revalidatiezorg aan leerlingen met een revalidatiegeneeskundige indicatie. Samenwerking met kinderdagcentra en Integrale Vroeghulp. ViaReva werkt zowel in Apeldoorn als in Deventer samen met kinderdagcentra en neemt deel aan de projecten Integrale Vroeghulp ten behoeve van gerichte hulp en revalidatiezorg aan zeer jonge kinderen. Samenwerking in transmurale netwerken. ViaReva participeert in Apeldoorn, Zutphen en Deventer binnen transmurale netwerken. De deelnemende partijen streven naar een adequate afstemming en samenwerking binnen de zorgketen. De zorg aan CVA-patiënten is in dit kader een belangrijk aandachtspunt voor ViaReva. Dit geldt niet alleen voor CVA, maar ook NAH. ViaReva participeert in het Regionaal Overleg Stedendriehoek waarin zorgaanbieders uit de eerste en tweede lijn samen met de zorgverzekeraars streven naar regionaal zorgaanbod en financiering. ViaReva is deelnemer van het Samenwerkingsverband Educatie in de zorgketen van zorgaanbieders in de regio s Zwolle en Stedendriehoek met betrekking tot de opleiding Neurorevalidatie. ViaReva is in 2013 lid geworden van de vereniging ZISO (Zorg en Innovatie in Salland en Omgeving). Deze in 2012 opgerichte vereniging heeft tot doel de zorg in Salland zodanig op elkaar af te stemmen dat deze aansluit bij de behoeften en de zorgvraag van cliënten in de regio. ZISO richt zich op: Het ontwikkelen en versterken van ketensamenwerking; Het initiëren en regisseren van projecten; Het beheren van de informatie en afspraken die uit die projecten 9

10 voortkomen en het ontsluiten daarvan; Het in stand houden van een Transmuraal Logistiek Bureau. Samenwerking met andere stakeholders in de gezondheidszorg. ViaReva voert een actief PR- en voorlichtingsbeleid om zoveel mogelijk stakeholders in de gezondheidszorg te informeren over en te betrekken bij de ontwikkelingen in de revalidatiezorg. Samenwerking met ketenpartners. ViaReva werkt nauw samen met andere zorginstellingen in de regio. Met Dimence verkent ViaReva o.a. de mogelijkheden om te komen tot een gezamenlijk behandelprogramma voor OBS. Bartiméus verzorgt een spreekuur in ViaReva, zodat kennis en kunde rondom revalidatie waarbij visuele beperkingen spelen, wordt gebundeld Branche ViaReva is lid van de brancheorganisaties Revalidatie Nederland (RN) en de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ). Belangrijke ontwikkelingen in RN-verband in 2014 zijn de ontwikkeling van de behandelmodules, prestatie-indicatoren in de revalidatiezorg, de profilering van de medisch specialistische revalidatie en de nieuwe strategie. Met diverse revalidatiecentra worden periodiek contacten onderhouden Zorgverzekeraars ViaReva stemt periodiek af met zorgverzekeraars over kwantiteit en kwaliteit van zorg. In 2014 zijn met alle verzekeraars contracten gesloten voor medisch specialistische revalidatiezorg Overheden Afstemming met gemeentelijke overheden (gemeente Apeldoorn): maatschappelijk ondernemen (o.a. sportinitiatieven voor ex-revalidanten, rolstoelpool in kader WMO), beheersing van risico s met brandweer, politie en GHOR. Met de provincie Gelderland vindt contact plaats ten behoeve van subsidieverlening voor het project SportVariant, óók sporten en bewegen met een lichamelijke beperking in de Stedendriehoek. 10

11 3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1. Normen voor goed bestuur De ZorgbredeGovernanceCode (ZGC) is integraal verwerkt in de het Reglement Raad van Bestuur van de Stichting ViaReva. In dit reglement is opgenomen dat gewerkt wordt volgens de gedragscode voor een goede bestuurder van de NVZD, maart Voor de Raad van Toezicht is de ZGC eveneens integraal in het Reglement voor de Raad van Toezicht opgenomen. Door de Raad van Toezicht volgens dit reglement gewerkt Raad van Bestuur De Raad van Bestuur van ViaReva kent een bestuurder: Drs. E. Agterdenbos-van de Ree Nevenfunctie: lid Raad van Toezicht Scholengroep Veluwezoom De bestuurder heeft tweewekelijks overleg met het managementteam, maandelijks met het strategisch beraad en neemt bestuursbesluiten in de tweewekelijkse vergadering van de Raad van Bestuur. De bezoldiging van de bestuurder vindt plaats volgens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Raad van Toezicht Algemeen: Statutair bestaat de Raad van Toezicht van ViaReva uit 5 leden. De raad is integraal toezichthouder en werkt niet met speciaal ingestelde commissies. Wel beschikken de individuele leden over specifieke kennis op relevante beleidsterreinen, zoals financieeleconomisch beleid, kwaliteit gezondheidszorg. In de loop van het jaar 2014 is er een tweetal personele wisselingen geweest in de Raad van Toezicht. Afscheid werd genomen van de heren Jaap der Nederlanden en Ruben Schuurman. Per 1 september 2014 zijn tot de raad toegetreden mevrouw Josephine Colijn en de heer Bert Bunnik. De termijn van de huidige voorzitter, de heer Piet Zoon, welke formeel afloopt op 1 maart 2015, is in de vergadering van de Raad van Toezicht op 17 december 2015 op verzoek van de leden verlengd tot 1 januari 2016 vanwege de op handen zijnde samenwerking met RMC Groot Klimmendaal. De Raad van Toezicht werkt volgens de Zorgbrede Governance Code en wordt bezoldigd binnen de geldende normen van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg. 11

12 In 2014 is de Raad van Toezicht 6 keer bijeen geweest en is er eenmaal een themabijeenkomst geweest. Daarnaast heeft een vertegenwoordiger van de raad als toehoorder een vergadering van de Cliëntenraad bijgewoond en is er tweemaal een artikel-24 vergadering tussen de bestuurder en de Ondernemingsraad geweest die door de Raad van Toezicht is bijgewoond. Met de bestuurder van ViaReva, mevrouw Esther Agterdenbos-van de Ree, heeft in februari 2014 een evaluatiegesprek plaatsgevonden. Op basis daarvan is per 1 maart 2014 haar arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd omgezet naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. De Raad van Toezicht heeft ingestemd met het traject dat uiteindelijk moet leiden tot accreditatie van de bestuurder. Strategie: De gezondheidszorg in Nederland is aan wijziging onderhevig en verandert in snel tempo. Wijziging in het bekostigingssysteem, volumedaling en wijzigingen in het inkoopbeleid, spreiding en/of concentratie hebben impact op de revalidatiezorg en dus ook op ViaReva. Het kunnen blijven bieden van kwalitatief hoogwaardige revalidatiegeneeskundige zorg dichtbij de patiënten in ons werkgebied is c.q. moet daarbij uitgangspunt zijn. De Raad van Toezicht heeft na een vooronderzoek ingestemd met het nader verkennen en voorbereiden van een intensieve samenwerking met RMC Groot Klimmendaal in Arnhem. Uiteraard is draagvlak voor die keuze van essentieel belang. De Cliëntenraad, de Medische Staf en de Ondernemingsraad worden proactief bij dit proces van samenwerking betrokken. Het jaar 2014 kenmerkte zich door een aantal strategische beslissingen die van invloed zijn geweest op de zorgverlening door c.q. de organisatie van ViaReva. De meest essentiële worden hieronder aangegeven: - ingestemd is met het door de bestuurder voorgestelde plan tot wijziging van de organisatiestructuur binnen ViaReva - geconstateerd is dat van rechtswege per de met Atlant afgesloten intentieverklaring is verlopen. Uit de businesscase is gebleken dat samenwerking op het gebied van revalidatiezorg noch financieel noch inhoudelijk haalbaar is. Dit is voor ViaReva reden om niet langer te zoeken naar samenwerking met Atlant op grond van deze intentieverklaring; - op basis van het principebesluit van 17 februari 2014 om over te gaan tot verkoop van ProReva heeft de Raad van Toezicht van ViaReva zich op 3 november onder het stellen van voorwaarden - zich akkoord verklaard met het feit dat de bestuurder van Stichting OIM Kastanjehof als enig aandeelhouder van Revalidatie Beheer BV in de aandeelhoudersvergadering van Revalidatie Beheer goedkeuring verleent aan het besluit van de directeur van Revalidatie Beheer BV om over te gaan tot de verkoop van de deelnemingen in ProReva BV en ProReva Zwolle BV, alsmede het verstrekken van een achtergestelde lening aan Emtoma BV. Hiermee is de definitieve ontvlechting van ProReva BV, ProReva Zwolle BV en Stichting ViaReva een feit; - in december 2014 is goedkeuring verleend aan het voorgenomen besluit van de Raad van Bestuur van ViaReva om de aandelen van Revalidatiebeheer in eigendom aan te nemen. De Raad van Toezicht van Stichting ViaReva krijgt daarmee ook het toezicht op Revalidatie Beheer BV. - de Raad van Toezicht heeft het voornemen om in de loop van 2015 het reglement van de Raad van Toezicht, alsmede het informatieprotocol aan te passen; 12

13 - afgesproken is dat qua huisvesting, de noodzakelijke verbouwing van de keuken op de locatie Apeldoorn uitgezonderd, pas op de plaats wordt gemaakt. Het onderwerp "huisvesting" zal bij de uitwerking van de samenwerking met Groot Klimmendaal, en met name wat de locatie Apeldoorn betreft, worden betrokken. Financieel: De Raad van Toezicht heeft het jaarplan en de begroting 2015 goedgekeurd in zijn vergadering van 17 december Via kwartaalrapportages wordt de raad over het lopende exploitatiejaar geïnformeerd. De sectormanager Beheer en de accountant zijn aanwezig geweest bij de behandeling van het financieel jaarverslag/geconsolideerde jaarrekening over 2013 in de vergadering van 21 mei Samenstelling Raad van Toezicht: Voorzitter De heer P.A. Zoon Vicevoorzitter De heer G.S.J. Bunnik, vanaf 1 september 2014 Secretaris De heer L.A. Potters Lid Mevr. Drs. J.H. Colijn, vanaf 1 september 2014 Lid De heer G.M. Faas Lid De heer R.W.J.M. Schuurman, tot 1 september 2014 Vicevoorzitter De heer J.C. der Nederlanden, tot 1 september 2014 Nevenfuncties leden Raad van Toezicht. De heer P.A. Zoon Voormalig burgemeester gemeenten Raalte en Hattem Geen nevenfuncties, wel bezigheden van diverse aard De heer dr. G.S.J. Bunnik Lid Raad van Advies IG&H, Consulting & Interim, Utrecht Voorzitter College van Advies TüV-Rheinland Nederland (Kwaliteitszorg) Bestuurslid, secretaris-penningmeester St. Carolus Borromeus, Zwolle Docent en examinator KNHB-cursussen Mevr. drs. J. H. Colijn Zakelijk directeur Academie voor Medisch Specialisten Directeur Bestuurder Koninklijke Nederlandse Vereniging voor Verloskundigen Vicevoorzitter Raad van Commissarissen MKB Kredietfonds bij PPM-Oost Lid externe adviescommissie INR Trombosedienst CWZ Bestuurslid Vereniging voor Compliance in de Zorg De heer L.A. Potters Financieel directeur bij VDR Holding N.V. te Deventer Penningmeester Stichting Bouw Garant te Zoetermeer De heer G.M. Faas Directeur bestuurder Raster Groep - welzijn & kinderopvang Deventer Lid pensioenraad PFZW Pensioenfonds Zorg & welzijn Zeist Voorzitter Lokaal Platform Wonen, Zorg &Welzijn in Deventer Lid werkgroep arbeidszaken kinderopvang (WAK) van de Brancheorganisatie Kinderopvang te Utrecht 13

14 3.4. Bedrijfsvoering Besturing van de organisatie ViaReva hanteert een planning- en controlcyclus die bestaat uit het geheel van maatregelen en instrumenten ten behoeve van het bestuur en het management, samengevat in het A3-model. Met de planning- en controlcyclus worden strategische doelstellingen vertaalt naar concrete jaarplannen en een begroting. De kaderbrief van de bestuurder is net als andere jaren leidend geweest voor de inhoud en de omvang van de plannen. Binnen ViaReva wordt op basis van de maandelijkse managementrapportage o.a. de financiële stand (integraal) ten opzichte van begroot, de ingezette formatie, het verzuim, de gerealiseerde productie en prognose gevolgd door het Management Team en de bestuurder. Deze rapportages worden op hoofdlijnen besproken in de vergadering van de Raad van Toezicht. Via het jaardocument (inclusief financieel jaarverslag) wordt na afloop van ieder jaar verantwoording afgelegd. Naast de accountantscontrole ten behoeve van de jaarrekening houdt de accountant jaarlijks een interim-controle waarbij met name aandacht wordt besteed aan de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC). De bevindingen worden in een management letter gepresenteerd aan de Raad van Bestuur. De bestuurder deelt deze bevindingen ook met de Raad van Toezicht. Het kwaliteitssysteem van ViaReva is gebaseerd op het HKZ-model. Sinds 2012 is ViaReva gecertificeerd. Op diverse plaatsen in het jaarverslag wordt melding gemaakt van activiteiten in het kader van risicobeheersing, met betrekking tot: hygiëne en infectiepreventie melding incidenten procedure (MIPP) risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) arbeidsverzuimpreventie administratieve organisatie/interne controle (AO/IC) managementinformatiesysteem (maandrapportages) zorgcontinuïteitsplan calamiteiten managementplan 3.5. Cliëntenraad In 2014 heeft de Cliëntenraad 11 x vergaderd en heeft aandacht besteed aan onderstaande zaken: Bestuurszaken 1. Uitgebrachte adviezen 2014 De CR heeft in 2014 positieve adviezen uitgebracht over - het zorgcontinuïteitsplan - maaltijdenvoorziening - algemene voorwaarden Resultaat: de CR heeft van haar adviesrecht gebruik gemaakt en standpunten zijn 14

15 bekend. 2. Benoeming leden Raad van Toezicht De voorzitter van de CR heeft deelgenomen in de sollicitatiecommissie voor de werving van 2 nieuwe leden voor de Raad van Toezicht. Resultaat: betrokkenheid/deelname van de CR bij de benoeming van mw. J.H. Colijn. Lid RvT op voordracht van de CR. 3. (Her)benoeming bestuursleden De leden Van Spronsen, Houtriet en Gankema zijn in 2015 aftredend. Allen zijn herkiesbaar en in de decembervergadering 2014 zijn allen herkozen voor een volgende periode. Resultaat: de CR heeft ook in 2015 een voltallige bezetting 4. Huishoudelijk Reglement Het HHR is ongewijzigd vastgesteld voor de komende 2 jaar. Resultaat: het HHR is vastgesteld voor de komende 2 jaar. 5. Mevrouw Agterdenbos heeft 11 x de vergadering bijgewoond. Doel hiervan is de CR te informeren over relevante zaken en beleidsvoornemens zoals: - VMS-certificering - doorbehandelen in het weekend; - onderbezetting bedden; - maaltijdvoorziening; - samenwerking Groot Klimmendaal - het aangaan van samenwerking met de LSR ter vervanging van de klachtenfunctionaris - het jaarplan en de begroting voor Resultaat: de Raad is op de hoogte van de voor haar belangrijke zaken. 6. Gasten In 2014 hebben de volgende gasten een deel van de vergadering bijgewoond om de CR te informeren: 1. Mevrouw K. Boon, voorzitter klachtencommissie VR; 2. Mevrouw J. Smid/ de heer J. Abraas, voorzitter(s) Ondernemingsraad; 3. Mevrouw B. Hendriksen, zorgmanager Kind&Jeugd; 4. Mevrouw W. Slabbekoorn, Maatschappelijk Werk, toelichting mantelzorg ; 5. De heer J. Gerritsen, revalidatiearts, toelichting over RevaWerk; 6. Mevrouw A. Van Kerkhof, specialist ouderengeneeskunde; 7. Mevrouw W. Franckena, teamleider verpleging; 8. De heer L. Huizer, manager Sportvariant; 9. Mevrouw J.H. Colijn, lid Raad van Toezicht (kennismaking); 10. Mevrouw N. Pieters, kwaliteitsfunctionaris. Resultaat: de CR is geïnformeerd over bovengenoemde onderwerpen. Overige activiteiten 1. Bekendheid CR binnen ViaReva Om meer bekendheid te geven, heeft de CR een poster ontwikkeld met de taken van de CR, de bereikbaarheid en de gezichten van de CR leden. Deze posters zijn breed verspreid op alle locaties van ViaReva. Ook is er een proef gedaan met het houden van een maandelijks spreekuur van de CR voor de revalidanten. Helaas heeft dit niet het gewenste resultaat opgeleverd en de spreekuren zijn in het najaar stopgezet. 15

16 Resultaat: de taken en de gezichten van de leden van de CR zijn bekend binnen VR. 2. Deelname bijeenkomsten - 2 CR leden hebben deelgenomen aan de strategiebijeenkomst in april 2014; - een delegatie van de CR heeft de kennismakingsbijeenkomst van de nieuwe leden van de RvT bezocht; - de CR-leden hebben een bezoek gebracht aan het Kroonpad; - twee leden van de CR hebben deelgenomen aan het spiegelgesprek in oktober; - een lid van de CR heeft deelgenomen aan de HKZ audit; - een lid van de CR heeft deelgenomen aan een oriënterend gesprek met de LSR betreffende de een nieuwe aan te stellen klachtenfunctionaris/ cliëntvertrouwenspersoon. 3. Themabijeenkomst LSR Twee leden van de CR hebben de jaarlijkse (thema)bijeenkomst van de LSR bijgewoond. Het thema van deze dag was bezuinigingen in de (revalidatie)zorg. Resultaat: inzicht in stand van zaken van andere revalidatie instellingen in Nederland en netwerkontwikkeling. 4. Verhoogde stoelen in wachtruimtes In 2014 zijn op verzoek van de CR 6 stoelen in de wachtruimtes vervangen door stoelen met een hogere zit i.v.m. gebruikersonvriendelijkheid van de huidige stoelen. Resultaat: beschikbaarheid verhoogde stoelen. 5. Internetverbinding in ViaReva Door revalidanten van ViaReva is met regelmaat aandacht gevraagd voor de slechte internetverbinding binnen ViaReva. De CR heeft hiervoor dringend aandacht gevraagd bij de RvB en verzocht om verbetering hiervan. Resultaat: de RvB heeft dit verzoek slagvaardig opgepakt en in 2014 zijn de verbeteringen gerealiseerd. Samenstelling van de cliëntenraad per De heer F. Meeuwsse (voorzitter) Mevrouw N. Houtriet (secretaris) Mevrouw M. Brink van der Mey De heer R. Franke De heer H. Gankema Mevrouw G. van Spronsen-Schouten De heer R. Witteveen Ondersteuning vanuit ViaReva: Peggy Wilten (secretaresse) 3.6. Ondernemingsraad Inleiding De ondernemingsraad (OR) is een democratisch gekozen vertegenwoordiging van personeelsleden op basis van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). 16

17 De OR staat voor alle medewerkers in de organisatie en voor het belang van de organisatie als geheel. De OR is verantwoordelijk voor het goed en professioneel invullen van het begrip medezeggenschap. Dit betekent dat de OR op een kritische, onafhankelijke manier bezig is met de te maken beleidskeuzes in het centrum. De OR adviseert de Raad van Bestuur. Samenstelling van de OR Per 31 december 2014 bestond de OR uit: Jeroen Abraas (voorzitter/lid Dagelijks Bestuur) Chantal Grondel (vicevoorzitter/secretaris, lid Dagelijks Bestuur) Tessa de Leeuw Truus van der Spek Vincent van Steenbergen van der Es Nikki Stein-Woestenenk Margreet Torn Mart Wegerif Thea Westra Mutaties in 2014: Jessica Smid, voorzitter, lid Dagelijks Bestuur, afgetreden per 1 juli Nikki Stein-Woestenenk, toegetreden per 1 januari Thea Westra, toegetreden per 1 maart Margreet Torn, toegetreden per 1 oktober Truus van der Spek, toegetreden per 1 oktober Vincent van Steenbergen van der Es, toegetreden per 5 december Dagelijks Bestuur Het dagelijks bestuur van de OR wordt ingevuld door Jeroen Abraas als voorzitter en Chantal Grondel als vicevoorzitter/ secretaris. Ambtelijk secretariaat De OR wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris vanuit ViaReva. In 2014 heeft Dianne Bannet de functie ingevuld. Commissies/werkgroepen De ondernemingsraad heeft de volgende commissies bestaande uit de volgende ORleden: Commissie Sociaal Commissie Financieel Tessa de Leeuw Jeroen Abraas Margreet Torn Chantal Grondel Vincent van Steenbergen van der Es Commissie Organisatie Mart Wegerif Thea Westra Commissie Strategie & Markt Nikki Stein-Woestenenk Truus van der Spek Tussentijdse verkiezingen Volgens de regels van opvolging is er een verkiezing gepland op 6 oktober Margreet Torn en Truus van der Spek hebben zich als kandidaat lid aangemeld. Er waren twee plekken vacant. De verkiezingen zijn niet doorgegaan omdat er niet meer kandidaten dan beschikbare plekken waren. Margreet en Truus zijn per 1 oktober benoemd en zijn sindsdien werkzaam in de OR. 17

18 Op 20 april 2015 worden de reguliere twee-jaarlijkse verkiezingen gehouden. Scholing en beleidsdagen 2014 Training scholing Doelstelling OR Realisatie OR Landelijke VGWM-dag 14 februari, Commissie Sociaal. Thema van de dag: Eigen gedrag medewerker versus werkgeversverantwoordelijkheid Beleidsdag 17 februari organisatiewijziging Training 27 februari Financieel Inzicht Georganiseerd vanuit de OR van ViaReva voor alle ORRIN-leden ORRIN-dag (23 april en 30 oktober) Hoofdthema van de ORRIN-dag op 23 april was innovatie in de revalidatie. Hoofdthema van de ORRIN-dag op 30 oktober was veranderingen in de wet- en regelgeving (WWZ) Training van nieuwe OR-leden: de spelregels in het kort: de WOR Kennis nemen van het thema De tools hebben om tot beeldvorming te komen (gevolgen, noodzakelijkheid van de voorgestelde organisatie wijziging). Inschakelen van trainer van SBI om dit proces te begeleiden. Het organiseren van een studiedag voor onze OR en die van andere revalidatieinstellingen die hier ook interesse in hebben. Het verkrijgen van kennis en inzicht in het lezen van de begroting en jaarcijfers. Kennis uitwisselen en actuele zaken met de andere ondernemingsraden van revalidatiecentra. Kennis en inzicht krijgen van de WOR met daarin het initiatiefrecht, adviesrecht, instemmingsrecht en de De VGWM-dag is bijgewoond door één OR-lid. Er zijn verschillende workshops gevolgd over het thema. De opbrengst van de dag was minder dan verwacht. De OR leden waren verdeeld over opzet en invulling van de beleidsdag. De uitkomst was niet voor iedereen bevredigend. Op de dag gekomen tot beeldvorming en eerste gesprek met de RvB over dit onderwerp heeft plaatsgevonden. De training heeft ons wel voldoende tools opgeleverd om het proces tot een goed einde te brengen. 5 leden van onze OR deden mee aan deze dag. Docent was Jan de Waal. Vanuit zes centra waren er afgevaardigden. Na afloop is het de OR meer duidelijk hoe er naar de begroting gekeken kan worden. Verdere verdieping is nodig. Beide dagen zijn bezocht. De beginnende ORleden hebben kennis opgedaan van: de WOR, de rechten 18

19 Cursus Dagelijks Bestuur: management vaardigheden 3 en 4 november Beleidsdag 8 december, locatie het Kroonpad: thema BOB model informatieverschaffing. De nieuwe OR leden inzicht geven in de werkwijze die de OR daarin hanteert. Inzicht en vaardigheden verkrijgen in het aansturen van individuele OR-leden en de OR als groep. Komen tot een gezamenlijke werkwijze binnen de OR in de behandeling van advies- en instemmingsaanvragen. en plichten in de praktijk. Er is kennis opgedaan van de procedures en de besluitvorming (BOB). Deze essentiële bagage voor nieuwe OR-leden wordt in de training behandeld aan de hand van praktijkvoorbeeld. De geleerde vaardigheden toepassen en inpassen in de structuur van de OR. De gehele OR heeft hieraan deelgenomen. Via een instemmingdaanvraag (werktijdenregeling) zijn we tot een model gekomen waarmee we via beeldvorming tot een oordeel en besluit komen. Hiervan wordt een formulier gemaakt dat de OR-leden zal ondersteunen in het behandelen van de aanvragen. OV en artikel 24 overleg Elke zes weken vindt overleg plaats tussen de OR en de bestuurder. Ook de manager P&O is hierbij aanwezig. Hierin worden de advies- en instemmingsaanvragen besproken en overige informatie uitgewisseld. De overleggen vinden in een prettige en constructieve sfeer plaats. Op initiatief van de OR worden onderwerpen meer mondeling besproken in de fase van beeldvorming en worden er minder vragen op schrift gesteld. Daarnaast worden eerder verantwoordelijke leidinggevenden betrokken bij deze besprekingen. We trachten ons minder met details op uitvoerend niveau bezig te houden en oordeel en besluit vooral op strategisch en tactisch niveau te geven. Dit naar aanleiding van de beleidsdag die de OR heeft gehad met een trainer van SBI, waar een gezamenlijk BOB-model is bepaald. In het artikel 24 overleg (overlegvergadering in aanwezigheid van de Raad van Toezicht) wordt ten minste tweemaal per jaar de algemene gang van zaken van de onderneming besproken. De bestuurder doet in dit kader mededeling over besluiten die zij in voorbereiding heeft met betrekking tot de aangelegenheden als bedoeld in artikel 25 en 27 van de WOR. Daarbij worden afspraken gemaakt wanneer en op welke wijze de OR in de besluitvorming wordt betrokken. Om de inbreng van de OR te vergroten, heeft de OR dit jaar ook zelf een agendapunt ingebracht: cultuurverandering. Aan de hand van stellingen is gediscussieerd over het proces, de inbreng hierin van RvB, leidinggevenden, werknemers en de OR zelf. 19

20 Adviesaanvragen 2014 Adviesaanvraag Doelstelling OR Realisatie OR Organisatiewijziging Beeldvorming, oordeel en besluit over dit onderwerp. Uitgangspunten zijn het voortbestaan van ViaReva, de personele gevolgen, de strategisch/tactische uitgangspunten en een duidelijke beschrijving van het veranderproces. Zorgcontinuïteitsplan Herinrichting dienstenstructuur keuken Achtergrond: verplichting vanuit de overheid. Beeldvorming over wat betreft de achtergrond van het plan, de gevolgen voor de medewerkers en de tactisch en operationele uitvoerbaarheid. Aanleiding is het veranderen van het aanbieden van maaltijden aan revalidanten (van zelf koken naar outsourcing). De tactische overwegingen tot deze verandering in kaart brengen. Verder de gevolgen voor medewerkers in beeld brengen. Op basis van beeldvorming een advies uitbrengen. De OR heeft advies uitgebracht. De adviespunten zijn integraal overgenomen door RvB. De OR heeft advies uitgebracht na behandeling in meerdere overlegvergaderingen met de RvB. De adviespunten van de OR zijn overgenomen. De OR heeft advies uitgebracht. De gewijzigde werkwijze voor de keuken gaat in 2015 in. Instemmingsaanvragen 2014 Instemmingaanvraag Doelstelling OR Realisatie OR Opleidingsbeleid Strategisch opleidingsplan De OR heeft getoetst of het voorliggende stuk helder is in zijn doelstellingen en voldoende borging geeft op: het bieden van mogelijkheden tot verbreden en verdiepen van kennis en vaardigheden van medewerkers om onze strategische ambities waar te maken, de best mogelijke zorg en behandeling aan onze revalidanten te bieden, en de strategische visie van de organisatie uit te kunnen voeren en bevorderen. De instemmingaanvraag op een vlotte wijze behandelen, waarbij er nauwkeurig gekeken wordt naar de uitvoerbaarheid, om een De OR heeft instemming verleend nadat de input van de OR in de nota is verwerkt en de nota opnieuw ter instemming aan de OR is voorgelegd. De OR heeft instemming verleend, waarbij de OR een aantal evaluatiecriteria heeft voorgesteld. Het Ministerie van VWS heeft de subsidie 20

21 Voorgeschreven bedrijfskleding locaties Deventer en Zutphen Hepatitis B beleid Nieuw dienstenrooster kliniek Sanctiebeleid werknemers Arbopreventieplan Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Werkkostenregeling Werktijdenregeling positieve bijdrage te leveren aan het verkrijgen van de hieraan gekoppelde VWS subsidie. Beoordelen of dit tactische besluit op voldoende draagvlak en noodzaak is gebaseerd. Beoordelen instemmingaanvraag en komen tot oordeel en besluit. Beeldvorming over de achtergronden en redenen van de aanpassing verkrijgen om tot besluitvorming over te gaan. Hierbij spelen belangen van de organisatie en werknemers een rol. Komen tot beeldvorming waarna oordeel en besluit. Komen tot beeldvorming, waarna oordeel en besluit. Komen tot een gezamenlijk beeld, waarna de OR een oordeel en besluit kan nemen. Tot beeldvorming komen om tot een oordeel en besluit te komen. voor 2014 toegekend. De OR heeft instemming verleend, waarbij gesteld is dat het draagvlak onder de werknemers een vereiste is. De OR heeft instemming verleend. De OR heeft instemming verleend. Een aandachtspunt is de invloed die het rooster heeft op de polikliniek (bezetting behandelaars, productie). De OR heeft instemming verleend, waarbij op verzoek van de OR de REVA waarden aan het beleid zijn toegevoegd. De OR heeft instemming verleend. De OR heeft begin 2015 instemming verleend. De OR heeft de instemmingaanvraag in 2015 behandeld als instemmingaanvraag MKSA. De instemmingaanvraag is tijdens een beleidsdag uitgebreid besproken. Beeldvorming leverde vragen op aan RvB. In de overlegvergadering van januari 2015 besproken. Afronding, naar verwacht, in het eerste kwartaal Initiatiefvoorstel 2014 Adviesplichtige belangrijke investeringen Verschaffen van duidelijkheid voor alle partijen welke investering adviesplichtig is en wanneer. De criteria zijn schriftelijk vastgelegd. Deze zijn in samenspraak tussen de RvB en de OR vastgesteld. Overige onderwerpen 2014 Onderwerp Doelstelling Realisatie Kaderbrief en begroting 2015/ maraps 2014 Inzicht verschaffen in de strategische, organisatorische, financiële De kaderbrief is gelezen, besproken met de RvB en er is een beeld gevormd door de 21

22 Cultuuromslagplan Regeling telefoonkostenvergoeding Verkoop ProReva Evaluatie MT-notulen Protocol doorbehandelen tijdens feestdagen VMS Evaluatie business case RevaWerk en personele kaders door behandeling kaderbrief. Maandelijkse monitoring maraps. Duidelijkheid verkrijgen over de tactische achtergrond van dit plan. Daarnaast duidelijkheid verkrijgen over de uitvoering en met name de invloed van alle partijen (MT, RvB, TL, RA en overige werknemers) binnen VR. Duidelijkheid over de intentie en uitvoer van de regeling verkrijgen Duidelijkheid verkrijgen over de rol van de OR met betrekking tot het wel dan niet hebben van adviesrecht. Inzicht verkrijgen wat het niet meer ontvangen van de MTnotulen en in plaats daarvan ontvangen van de besluitenlijst RvB en algemene nieuwsbrief met daarin terugkoppeling vanuit het MT betekent voor het verkrijgen van informatie en voor de behandeling van advies- en instemmingsaanvragen. Duidelijkheid krijgen wat de afspraken binnen ViaReva zijn over werken tijdens feestdagen. Inzicht krijgen over het veiligheidsmanagement systeem ten behoeve van implementatie en certificering. Inzicht krijgen in de ontwikkeling en toekomst van RevaWerk OR. De medewerker planning en control heeft uitleg gegeven over de maraps. De maraps zijn als er aanleiding was besproken in de OV s. Besproken in de vorm van stellingen tijdens het artikel 24 overleg op voordracht van de OR. De OR monitort de nieuwe beleidsstukken op het bevorderen van dit plan en draagt dit, waar het kan, zelf uit. Besproken met de RvB en als voorbeeld gebruikt tijdens het artikel 24 overleg in relatie tot cultuurverandering binnen ViaReva. Daarnaast heeft de OR in een nieuwsbrief werknemers over de regeling geïnformeerd. Juridisch is vastgesteld dat de OR van ViaReva geen adviesrecht heeft. Er is in 2104 twee keer geëvalueerd. De RvB geeft aan dat er meer open discussies plaatsvinden binnen het MT. De OR ondervindt tot nu toe geen negatieve gevolgen van het niet ontvangen van de notulen. De situatie blijft gehandhaafd. Het protocol is onderdeel is van het arbeidstijdenbeleid. Er is een werktijdenregeling opgesteld, die ter instemming aan de OR is aangeboden. De PR heeft uitleg gekregen van de kwaliteitsfunctionaris. Het VMS komt regelmatig terug op de agenda van de overlegvergaderingen. RevaWerk is besproken in de overlegvergadering. Vragen en opmerkingen van de OR zijn naar tevredenheid beantwoord. RevaWerk gaat op zelfde voet verder. Te ontvangen advies en instemmingsaanvragen in 2015 Samenwerking Groot Klimmendaal Gezondheids- en veiligheidsbeleid Bijstelling Strategisch opleidingsplan Strategische personeelsplanning 22

23 Organisatie technische dienst Resultaatgericht management Achterban overleggen Ook in 2014 zijn de achterban bijeenkomsten in kleine groepen gehouden. Het thema was: de organisatiewijziging. De OR heeft dit jaar gekozen om stellingen te formuleren waarover de werknemers van ViaReva hun mening konden geven. Duidelijk werd dat er draagvlak is voor de organisatiewijziging. Speerpunten ondernemingsraad 2015 De OR heeft voor 2015 de volgende speerpunten geformuleerd: 1. Cultuurverandering binnen ViaReva: Dit thema is door de bestuurder en het MT op de agenda gezet. De OR omarmt het idee om de professionaliteit te vergroten, dat de REVA-waarden daadwerkelijk gebruikt worden en dat we elkaar binnen ViaReva aanspreken op elkaars verantwoordelijkheid, innovatief zijn en ondernemend. De OR zal zelf dit beleid uitdragen waar het kan. Daarnaast wil de OR de aangeboden beleidsstukken mede beoordelen op het effect dat ze hebben op deze cultuurverandering. 2. Contact OR met de achterban: De OR wil de achterban op een open en herkenbare wijze vertegenwoordigen. Hierbij zullen we communiceren over de advies- en instemmingaanvragen die we behandeld hebben: wat het oordeel en besluit van de OR is en waarom we tot dit oordeel gekomen zijn. De agenda van de OR-vergaderingen wordt vóór de vergaderingen op de OR-intranetpagina gezet. 3. Ontwikkelen leden ondernemingsraad individueel en als groep: Het komende jaar zal de OR weer diverse trainingen en cursussen volgen om de achterban zo goed als mogelijk te vertegenwoordigen. Overleg met het Medisch Stafbestuur Het Dagelijks Bestuur van de ondernemingsraad heeft in 2014 eenmaal overleg gehad met het Medisch Stafbestuur. 23

24 4. Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid Het strategisch beleid is vastgelegd in het Medisch en Strategisch beleid ViaReva Het strategisch beleidsplan en de (afdelings-)jaarplannen worden gebruikt als leidraad voor de P&C-cyclus. Het strategisch beleidsplan en de jaarplannen worden opgesteld in het verlengde van de koers die de organisatie wil volgen, uitgewerkt in ambities, doelstellingen en succesbepalende factoren. Deze worden vervolgens in verschillende resultaat- en organisatiegebieden uitgewerkt. Prestatie-indicatoren worden gedefinieerd op basis waarvan we de voortgang kunnen meten. Afwijkingen tussen de geplande en gerealiseerde resultaten worden besproken en leiden indien nodig tot bijstelling van het beleid of de te ondernemen acties om alsnog de doelstelling te realiseren. Uiteraard is het zo dat interne en externe ontwikkelingen ook gedurende het jaar kunnen en zullen leiden tot een bijstelling van de doelstellingen en daarmee ook invloed zullen hebben op de te behalen resultaten. De missie en visie van ViaReva ViaReva stelt volwassenen en jeugdigen die een lichamelijke en/of cognitieve beperking hebben in staat om zo zelfstandig mogelijk te participeren in het leven. ViaReva ondersteunt hen bij de herinrichting van hun leven en werkt met hen samen aan een betekenisvol toekomstperspectief. ViaReva: levert revalidatiegeneeskundige diagnostiek en zorg, regionaal op verschillende locaties, dichtbij de revalidant; voert hierin de regie in samenwerking met ketenpartners; handelt volgens actuele richtlijnen en implementeert resultaten uit wetenschappelijk onderzoek en nieuwe technologische ontwikkelingen in haar werkwijze; levert daar waar mogelijk leveren een bijdrage aan wetenschappelijk onderzoek en technologische ontwikkelingen; stimuleert revalidanten om eigen verantwoordelijkheid te nemen; heeft een inzichtelijk en beschikbaar aanbod. 4.2 Algemeen beleid verslagjaar In 2014 is de organisatiestructuur aangepast. Aanleiding om de structuur per juni 2014 te wijzigen was van financiële aard en zorginhoudelijke aard. De nieuwe organisatiestructuur moet bevorderen dat we onze basisprocessen beter op orde krijgen en wat we doen ook in het belang is van het zorgproces van de revalidant. Van de MT-leden wordt verwacht dat zij meer dan voorheen op strategisch niveau kunnen opereren. Daarnaast is duaal management ingevoerd. Dit betekent dat er voor de zorgeenheden Volwassenen en Kind&Jeugd naast een bedrijfskundig manager ook een medisch manager is aangesteld. De aanpassing van de organisatiestructuur wordt medio 2015 geëvalueerd. Met RMC Groot Klimmendaal in Arnhem is een vooronderzoek naar mogelijke samenwerking gedaan. Op basis van dit vooronderzoek is eind 2014 besloten tot het 24

25 nader verkennen en voorbereiden van een intensieve samenwerking. Dit traject wordt in 2015 voortgezet. Begin 2014 is er een onderzoek uitgevoerd naar de staat van de huisvesting aan de Arnhemseweg 11. Het huidige gebouw voldoet aan alle brandveiligheidseisen en ook het onderhoud is op orde waardoor er veilig gewerkt kan worden. Op basis hiervan is besloten om de besluitvorming over verbouw/nieuwbouw uit te stellen en te koppelen aan de uitwerking van de strategische samenwerking met Groot Klimmendaal. In 2014 is binnen het programma Procesoptimalisatie voor het eerst gewerkt met een strakke projectstructuur voor organisatiebrede projecten. De projecten zijn ondergebracht in 3 blokken van steeds 10 tot 12 weken. Onder de noemer Procesoptimalisatie zijn projecten uitgevoerd op gebied van behandelprogramma s, resultaatmeting op doelgroepniveau, informatievoorziening revalidanten en behandelcommunicatie. In paragraaf 4.4 worden de resultaten toegelicht. In oktober is er een heraudit in het kader van de HKZ-certificering gedaan, welke geleid heeft tot een verlenging van de certificering. Tevens is er een start gemaakt met de implementatie van het VMS. In 2014 is het Zorgcontinuïteitsplan en het Calamiteiten Managementplan vastgesteld Algemeen kwaliteitsbeleid In 2014 hebben op gebied van Kwaliteit en Veiligheid de volgende activiteiten plaatsgevonden: Continuering van het HKZ certificaat middels een met goed gevolg afgesloten opvolgaudit. Het plan van aanpak op de op één punt gevraagde verbetering is met goed resultaat afgesloten. Het betreft hier de verantwoordelijkheidsverdeling rond veiligheid op één van de locaties. Voor 2015 zijn er geen nieuwe plannen van aanpak gevraagd door de certificerende instantie. De uitvoering van het verbeterplan dat onderdeel is van de Kwaliteitsvisitatie revalidatieartsen vanuit de VRA is in 2014 voortgezet. Ook is een jaarverslag over 2013 geschreven, dat besproken is met de bestuurder. Eind 2014 is besloten in 2015 een drietal kwaliteitsbijeenkomsten met alle artsen te plannen, zodat de onderwerpen uit het verbeterplan explicieter aan de orde kunnen komen. Met het aanstellen van kernartsen met daaronder kernteams is de zorginhoudelijke aansturing aangescherpt en beter geborgd. De kernarts is verantwoordelijk voor de kwaliteit en uitvoering van de zorg voor de patiëntendoelgroep/het behandelprogramma binnen de zorgketen. In 2014 is het sjabloon VMS voor de revalidatie geïmplementeerd binnen het centrum, waarna in 2015 toegewerkt zal worden naar een gecertificeerd VMS volgens de NTA. Een structuur is opgezet van een veiligheidscommissie met daaronder deelcommissies rond de 5 veiligheidsthema s voor de revalidatie (basismedische zorg, infectiepreventie, geneesmiddelendistributie, (val)incidenten, technologie) zodat er een herkenbare verankering is van de veiligheidsthema s met het instellingsbeleid is ontstaan. Eind 2014 is de veiligheidscommissie voor het eerst bijeen geweest. In 2015 zal het risicomanagement in bredere zin opgepakt worden, onder andere leidend tot het decentraal afhandelen van (incident)meldingen en het verbreden van het meldcriterium. 25

26 Er is een PRI uitgevoerd op de continuïteit van de basismedische zorg tijdens avond-weekend-nacht (bereikbaarheidsdienst). Verbeteracties zijn benoemd en gestart is met de uitvoering daarvan. Het instellingsjaarplan 2015 is net als dat van 2014 opgesteld met behulp van de A3-methodiek. Ook de managementgesprekken van de bestuurder met de MT-leden hebben in 2014 hun beslag gekregen. In 2015 wordt dit verder uitgerold van de MT-leden naar de teamleiders Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten Kwaliteit van zorg ViaReva legt verantwoording af over kwaliteit middels het invullen van de Prestatieindicatorenset 2014 van Revalidatie Nederland. De resultaten worden gepubliceerd op kiesbeter.nl. Hieronder ter aanvulling daarop een kort overzicht van activiteiten en resultaten in Patiënttevredenheid In 2014 is feedback van revalidanten ontvangen middels de landelijke uitvraag van de ervaringsindicatoren, spiegelgesprekken en de maandelijkse revalidantenbijeenkomsten in de kliniek. Ook heeft bij de doelgroep amputatie evaluatie van het behandeltraject met revalidanten plaatsgevonden binnen het behandelprogramma. Globaal samengevat ervaart men als sterke punten van ViaReva: - Bejegening, sfeer - Kleinschaligheid En worden als aandachtspunten/verbeterpunten genoemd: - Informatievoorziening o Deze is in 2014 ViaRevabreed opgepakt, de nieuw ontwikkelde informatiemap met daarin informatie op maat wordt in maart 2015 in de praktijk in gebruik genomen. Ook zijn er informatiefilmpjes gemaakt voor een viertal doelgroepen die te zien zijn op de website. - Wijzen op Lotgenotencontact o In het instellingsjaarplan 2015 is als gewenst resultaat benoemd dat revalidanten op de hoogte zijn van de mogelijkheden tot lotgenotencontact. - Privacy in de kliniek. o Begin 2014 zijn de mogelijkheden tot ver- en nieuwbouw onderzocht Besloten is om besluitvorming hierover uit te stellen. Het onderwerp "huisvesting" zal bij de uitwerking van de samenwerking met Groot Klimmendaal, en met name wat de locatie Apeldoorn betreft, worden betrokken. De systematiek van evaluatie met de revalidant aan het einde van het behandeltraject op doelgroepniveau is in 2014 uitgebreid naar een aantal andere doelgroepen (CVA, MS, Chronische pijn). Vragenlijsten zijn ontwikkeld en de werkwijze is afgesproken. Deze worden in 2015 geïmplementeerd. 26

27 Veiligheid Samenvatting MIPP 2014 Als onderdeel van Veiligheidsmanagement worden in ViaReva incidenten gemeld bij de MIPP-commissie. De meldingen worden afgehandeld door leidinggevenden, de MIPP-commissie signaleert trends en adviseert het management. Onderstaand een overzicht van het aantal MIPP-meldingen in 2014, afgezet tegen 2012 en Jul-dec Jan-Jun Totaal 2014 Totaal 2013 Totaal Totaal Medicatie (AV) ViaReva verantw Apotheek verantw Vallen Overig revalidanten Personeel (ARBO) Aantal meldingen/trend: Het totaal aantal meldingen is ongeveer gelijk gebleven aan voorgaande jaren, er wordt onverminderd goed gemeld. Het totaal aantal medicatiemeldingen in 2014 is gestegen ten opzicht van voorgaande jaren. Stijging van incidenten zowel bij ViaReva zelf als bij apotheek is zichtbaar. Achterliggende oorzaak is de invoering van het digitale voorschrijfsysteem in juli Het aantal fouten bij de apotheek is daardoor toegenomen. Dit is onderwerp van gesprek met de apotheek, wat geresulteerd heeft in verduidelijking en aanscherping van werkwijzen binnen ViaReva en de apotheek. Het aantal meldingen in categorieën Vallen en Overig revalidanten is min of meer gelijk gebleven, evenals het aantal personele meldingen. Classificatie op risicomatrix Het overgrote deel van de incidenten krijgt als risicoclassificatie 3 of 4 mee. 18 incidenten krijgen risicoclassificatie 2. Deze score ontstaat door de relatief wat hogere frequentie waarin de incidenten hebben plaatsgevonden met slechts lichte of geen gevolgen voor revalidant (het grootste gedeelte zijn medicatiefouten van apotheek en ViaReva die door controle verpleging tijdig zijn ondervangen). Op twee valincidenten is een PRISMA-analyse uitgevoerd. Per 1 oktober 2014 is digitaal melden via een meldingensysteem geïmplementeerd. Op basis van het aantal ontvangen meldingen in het 4 e kwartaal 2014 is de conclusie dat dit de melddrempel niet verhoogd heeft, het aantal meldingen is gelijk gebleven. In de eerste helft van 2015 zal worden toegewerkt naar volledig decentraal afhandelen van meldingen (VIM). 27

28 Infectiepreventiecommissie (IPC) In 2014 is er een hygiëne-audit gehouden door de ziekenhuishygiënist op locatie Apeldoorn (kliniek en polikliniek). Vrijwel alle hieruit voortkomende acties zijn uitgevoerd. Protocollen (inclusief schoonmaakprogramma s) zijn actueel gemaakt. Dit wordt volledig afgerond in het 1 e kwartaal Ook instructie van medewerkers ten aanzien van toepassen van hygiënerichtlijnen in de dagelijkse praktijk vindt plaats begin Medicatiedistributiecommissie (MDC) In 2014 is een elektronisch voorschrijfsysteem geïmplementeerd. Naast het reguliere overleg met de apotheek is een farmacotherapeutisch overleg gestart met als doel leren van elkaar. Technologie en Materialencommissie Deze commissie is eind 2014 gestart en houdt zicht bezig met de implementatie van het Convenant veilige toepassing medische technologie. Gestart is het opzetten van beleid en inventarisatie van alle technologie en hulpmiddelen binnen ViaReva. Doelstelling is volledige implementatie van het convenant in Basismedische zorg commissie (BMZ) In 2014 is een cursus spoedeisende geneeskunde voor revalidatieartsen georganiseerd en is de bekwaamheidsborging opgenomen in het interne scholingsprogramma (KCR). Procesoptimalisatie In 2014 zijn onder de noemer Procesoptimalisatie projecten uitgevoerd op gebied van behandelprogramma s, resultaatmeting op doelgroepniveau, informatievoorziening revalidanten en behandelcommunicatie. Hieronder een korte weergave van de resultaten. Behandelprogramma s De behandelprogramma s CVA, Chronische pijn, MS, SOLK-jeugd, OBS-volw, EMB en Diffuus Hersenletsel zijn actueel gemaakt en daar waar nodig beschreven of herschreven. Scholing en implementatie is van start gegaan in het 4 e kwartaal 2014 en wordt voortgezet in Resultaatmeting op doelgroepniveau In navolging van de opzet voor resultaatmeting bij de doelgroep amputatie (ontwikkeld en geïmplementeerd in 2014) is de systematiek ook opgezet voor de doelgroepen CVA, Chronische Pijn en MS. SOLK-jeugd volgt in Evaluatielijsten (tevredenheid/uitkomsten en klinimetrie) zijn ontwikkeld evenals een systematiek hoe deze te verzamelen en te verwerken en bespreken op doelgroepniveau. Invoering in de praktijk vindt plaats parallel aan de implementatie van de nieuwe behandelprogramma s. Informatievoorziening revalidanten Voor de doelgroepen CVA, MS/ALS, Amputatie en Chronische Pijn is het informatiebeleid revalidanten structureel aangepakt. Introductiefilmpjes per doelgroep zijn gemaakt en via de website beschikbaar. Ook zijn persoonlijke informatiemappen ontwikkeld. Eind 2014 en begin 2015 zijn alle ontwikkelde middelen in de praktijk in gebruik genomen. 28

29 Behandelcommunicatie In alle teams is met een meting met behulp van het instrument TeaminKaart in kaart gebracht waar sterke en verbeterpunten ten aanzien van het toepassen van de methodiek van behandelcommunicatie liggen. Op basis van de resultaten is een trainingsprogramma opgezet dat in 2015 uitgevoerd wordt. Transparantie HKZ certificering, VMS en Kwaliteitsvisitatie revalidatieartsen: zie paragraaf 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid. Samenwerking In 2012 hebben op het gebied van samenwerking met andere zorgaanbieders en ketenpartners de volgende activiteiten plaatsgevonden: - Deelname aan stuur- en regiegroepen ketenzorg CVA, NAH (Salland), aan ParkinsonNet, een overleg m.b.t. ketenzorg Multiple Sclerose (revalidatieartsen). - In Apeldoorn is de samenwerking met de 1 e en 2 e lijns fysiotherapeuten op gebied van neurologie volwassenen verder uitgebouwd. - Deelname aan regiegroep CIMT - Oprichting Vizier (samen met Onderwijsspecialisten), een expertise- en adviescentrum voor zorg, onderwijs en begeleiding binnen ViaReva. Daarnaast is deelgenomen aan een aantal regionale/landelijke overleggen: - werkgroep pijnrevalidatie Nederland van de VRA - werkgroep amputatie en prothesiologie van de VRA - werkgroep CVA Nederland van de VRA - werkgroep traumatisch hersenletsel van de VRA - werkgroep traumarevalidatie van de VRA - werkgroep pijnrevalidatie Multiple Sclerose van de VRA - sectie kinderrevalidatie van de VRA - landelijk overleg mytylscholen van de VRA - Knowledge Brokers overleg landelijke regiegroep CP - landelijk overleg therapeutische peutergroep - landelijk overleg DCD - landelijk overleg SOLK - regiogroep kinderfysiotherapeuten - regiogroep Noord kinderergotherapeuten Deelname wetenschappelijk onderzoek, publicaties en presentaties In 2014 heeft ViaReva deelgenomen aan de volgende wetenschappelijke onderzoeken: - Balans en vallen (UMC St Radboud) - Juf-in-a-box (ondersteuning taakgerichte aanpak bij schrijven o.a. in vorm van computerspel). Externe presentaties: Presentatie SOLK in regiogroep noord kinderergotherapeuten Presentatie handicapbeleving voor De Onderwijsspecialisten Presentatie voor kinderrevalidatieartsen over bimanueel trainen en ontwikkeling van rijgtaak bij kinderen met een unilaterale parese. Presentatie voor patiënten met MS namens het MS centrum Stedendriehoek over revalidatie bij mensen met MS in de progressieve fase. 29

30 Presentatie diverse patiëntenavonden MS Stedendriehoek: Revalidatie bij progressieve Multiple Sclerose - De Shub voorbij door A.C. Van Voskuilen en M. Harmsen, revalidatie-artsen Poster op Wetenschapssymposium Gelre Apeldoorn 18 november 2014: A.C. van Voskuilen H. Zacheriasse, J. Gerritsen, Wordt de opnameduur bij klinische revalidatie beter voorspeld door de Utrechtse Schaal voor Evaluatie van Revalidatie (USER) of door het Revalidatie Activiteiten Profiel (ICF-RAP)? Voordracht door A.W.L. de Jong, revalidatie-arts, over MSR-GRZ op 1 afdeling (Zutphen en Deventer) op symposium Organisatie van de CVA-zorg anno 2014, Kennisnetwerk CVA, 14 maart 2014 Presentatie door S. de Hoo, orthopedagoog/gz psycholoog over de geïmplementeerde leerlijn handicapbeleving aan IB-ers en schoolleiders van mytylscholen (regio noord) en aan medewerkers van de Twijn te Zwolle Bespreking actuele knelpunten medisch specialistische revalidatie en GRZ en eventuele veranderingen binnen de revalidatie 2015, Drs. Jan Groenewegen, revalidatiearts Maasstad ziekenhuis Drs. Fred de Jong, revalidatiearts Deventer ziekenhuis op symposium Is zorg de standaard voor de CVA-patiënt?, Kennisnetwerk CVA 21 november Klachten Jaarverslag klachtencommissie revalidanten Samenstelling van de klachtencommissie: Mevrouw mr.k.boon-doornebal De heer H.A.Blankhart Mevrouw J.A.van de Ruitenbeek- Noordijk De heer C. van Schothorst, arts De heer J.W. Holthuis, arts - onafhankelijk voorzitter - lid o.v.v. de Cliëntenraad - plaatsvervangend lid o.v.v. CR - lid o.v.v. de Medische Staf - plaatsvervangend lid o.v.v. MS Er is in 2014 geen klacht bij de commissie binnengekomen. De commissie heeft 1 x vergaderd op 4 november Alle leden van de commissie en de bestuurder mevrouw E. Agterdenbos waren aanwezig. Tijdens deze vergadering is gesproken over het lage aantal klachten dat ook, in dit geval bij de klachtenfunctionaris, is binnen gekomen. Mevrouw Agterdenbos licht toe, dat er veel aandacht wordt besteed aan het ontslagproces aan het einde van de revalidatieperiode, waar de mogelijkheid wordt geboden om aan te geven waarover men niet tevreden is. Verder is er ook een klinisch revalidantenoverleg waarin klachten kunnen worden opgelost. Er is door ViaReva een analyse gedaan op de gegevens met betrekking tot klachten uit jaarverslagen van andere revalidatiecentra en daaruit blijkt er verhoudingsgewijs geen grote afwijkingen zijn in het aantal klachten. Verder licht mevrouw Agterdenbos in de vergadering toe dat er door ViaReva onderzoek gedaan wordt naar eventuele samenwerkingsmogelijkheden met een ander revalidatiecentrum om zo krachten te bundelen met als doel groot genoeg te kunnen zijn om de zorg te borgen in de toekomst. Mevrouw Boon licht de stand van zaken met betrekking tot de voorliggende wetswijziging, de opvolger van de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector, de WKKgz, toe. Minister Schippers streefde naar een inwerkingtreding op 1 januari 2015, de leden van de Eerste Kamer hebben nog diverse twijfels. Eind december 2014 was er nog geen zicht op de datum van inwerkingtreding. Ten slotte vertelt mevrouw Agterdenbos dat er onderzoek wordt gedaan naar het eventueel invoeren van een EPD bij ViaReva. 30

31 De leden van de commissie hechten zeer aan zorgvuldige dossiervoering. Mevrouw Agterdenbos bevestigt dat het autorisatiebeleid van zeer groot belang is en dat dit te zijner tijd zeker aan de orde komt Kwaliteitsbeleid ten aanzien van medewerkers De kracht en het kapitaal van ViaReva is de professionaliteit en deskundigheid van de werknemers. ViaReva ziet de werknemers als de belangrijkste factor om kwalitatief hoogwaardige zorg te leveren en de organisatiedoelen te bereiken. De werknemers zijn het gezicht van ViaReva en bepalen uiteindelijk wat ViaReva daadwerkelijk is. Eigen verantwoordelijkheid en initiatief van onze werknemers zijn hierbij belangrijk. Uitgangspunten voor het personeelsbeleid / doelstellingen 2014 zijn: - Het strategisch- en medisch beleid. - Het jaarplan 2014 van de instelling en de afdeling P&O. - CAO en wet- en regelgeving. - Evaluatie van het jaarplan De belangrijkste speerpunten voor 2014 zijn: 1. Sturen op gezondheid, veiligheid en welzijn. 2. Opleiden en ontwikkelen; Strategisch opleidingsplan. 3. Cultuurverandering; Resultaatgericht management. 4. Organisatiewijziging. 5. Duurzame en flexibele inzetbaarheid. 6. Medewerkertevredenheid. 7. Huis op orde. 1. Sturen op gezondheid, veiligheid en welzijn De visie ten aanzien van gezondheidsbeleid binnen ViaReva is: ViaReva wil een gezonde organisatie zijn voor haar werknemers. Dit betekent het creëren van een werkomgeving waarin werknemers prettig, op een gezonde en veilige wijze kunnen werken en presteren. Dit heeft een positieve weerslag op het welzijn van de werknemer met een uitstraling naar collega s, revalidanten, de organisatie en de privéomgeving. Werknemers zijn in belangrijke mate zelf verantwoordelijk voor hun eigen welzijn, gezondheid en veiligheid. Gezondheidsbeleid is erop gericht om vanuit de verantwoordelijkheid van de werkgever en werknemer tot een maximaal resultaat te komen. In 2014 was de doelstelling met betrekking tot het verzuimpercentage 4,0%. De doelstelling is gehaald, het verzuimpercentage over 2014 was exact 4,0% (exclusief zwangerschap). Arbeidsomstandigheden. ViaReva hecht groot belang aan naleving van de Arbeidsomstandighedenwet, zowel door werkgever als werknemer. Mede hierdoor is de aandacht voor gezondheid, veiligheid en welzijn van de werknemers zo optimaal mogelijk. Los van de manager is ook de werknemer zelf verantwoordelijkheid voor goede arbeidsomstandigheden, waarbij de preventiemedewerker een adviserende en ondersteunende rol heeft. 31

32 Het arbojaarplan 2014, voortkomend uit de Risico Inventarisatie en Evaluatie (Ri&E) en de veiligheidsrondes, is opgesteld. De evaluatie van het arbojaarplan 2014 heeft plaats gevonden door middel van de voortgangsrapportage. Deel-Ri&E s zijn met de managers geëvalueerd en geactualiseerd, waardoor de actiepunten op sector-/team- of afdelingsniveau uitgewerkt konden worden. De arbobeleidsgroep heeft in 2014 aandacht geschonken aan het arbothema BHV. Het hoofd BHV en de stuurgroep BHV hebben in verschillende teams/afdelingen aandacht besteed aan het adequaat inschakelen van de BHV en het eigen handelen daarbij in de praktijk. Daartoe heeft de BHV de film De Rivierduinen over een uitslaande brand in een instelling vertoond en een rondgang in de praktijk gemaakt. In 2015 zal de BHV in alle teams/afdelingen besproken zijn. De evaluatie van de functies met fysiek belastende taken heeft voor de behandelteams plaats gevonden. Binnen de verpleging is in 2014 een plan van aanpak opgesteld ter reductie van de fysiek belastende taken. Er zijn in 2014 twee schokkende gebeurtenissen geweest, te weten het overlijden van een werknemer en het overlijden van een revalidant. De Bedrijfshulpverlening (BHV) heeft in 2014 de benodigde scholing gevolgd en een aantal kleine interne oefeningen gedaan. Kwaliteit van het werk rondom arbeidsomstandigheden Door deelname van de preventiemedewerker aan de Commissie Beheer en Onderhoud van de Stichting Arbeidsmarkt Zaken (STAZ), is ViaReva in staat de ontwikkelingen in de arbocatalogus op de voet te volgen en tevens invloed te hebben op de inhoud van de branchebrede arbocatalogus zelf. De arbobeleidsgroep is in 2014 twee keer bijeen geweest met als doel het bewaken en beoordelen van de kwaliteit van de arbeidsomstandigheden. In het najaar is de arbobeleidsgroep opgeheven en vervangen door de commissie Medewerker en Omgeving, die onderdeel uitmaakt van de Veiligheidscommissie. De belangrijkste werkvelden inzake de risicobeheersing van de commissie Medewerker en Omgeving zijn de Risico-inventarisatie en Evaluatie (Ri&E), ARBO, Bedrijfshulp-verlening (BHV), Ontruimingsplannen en Zorgcontinuïteits(rampen) plannen. Binnen het arbeidsomstandighedenbeleid blijft het toepassen van de PDCA-cyclus geborgd in het arbozorgsysteem. In 2014 is het aantal MIPP-meldingen werknemers gelijk gebleven ten opzichte van Dit waren er acht. Daar waar nodig zijn gepaste maatregelen getroffen om soortgelijke meldingen in de toekomst te voorkomen. 2. Opleiden en ontwikkelen: Strategisch opleidingsplan. De visie ten aanzien van opleidingen binnen ViaReva is: ViaReva heeft een open cultuur waarin de werknemers hun talenten maximaal kunnen benutten en uitdragen. De kennis en vaardigheden van werknemers worden verder benut en uitgebouwd om strategische doelstellingen/ontwikkelingen te kunnen bereiken en een volwaardige inbreng te kunnen hebben in de organisatie. Onderscheidende specialisten in revalidatiegeneeskunde. 32

33 In 2014 is het strategisch opleidingsplan geschreven en vastgesteld. Het strategisch opleidingsplan is opgesteld voor de komende 4 jaren. Jaarlijks wordt het plan aangepast aan de evaluaties van de jaarplannen, waarvan de opleidingsplannen deel uitmaken. Centrale thema s/doelen met betrekking tot opleiden zijn: - De benodigde kennis en formatie borgen, kennis overdragen, kennis verbreden en versterken. - Klantgericht en resultaatgericht werken. - Efficiency. - Cultuurverandering/leiderschap. - Gezond en veilig werken. 3. Cultuurverandering; Resultaatgericht management Binnen ViaReva is in 2014 een start gemaakt met de cultuuromslag. We willen groeien naar een marktgerichte / resultaatgerichte organisatie. Cultuurverandering is gewenst in combinatie met ontwikkeling van het management (Management Development). Het vraagt een ander leiderschapsprofiel en een ander gedrag en opstelling van de organisatie en haar medewerkers. Kortom, een andere cultuur. In 2014 hebben we binnen ViaReva een start gemaakt met veranderingen in onze cultuur door middel van: - Een MD-traject onder begeleiding van een extern bureau. - Het programma procesoptimalisatie/projectmatig werken. - Werknemers dragen een badge voor hun herkenbaarheid naar onze klanten - We werken op basis van outputfinanciering (in plaats van inputfinanciering) en daardoor kijken we kritischer naar de activiteiten die we uitvoeren (interne aansturing sluit aan bij externe financiering). - Jaargesprekken nieuwe stijl. Resultaatgericht Management, pilot MT-leden in De werknemer van ViaReva is te herkennen aan de REVA-waarden: - Respect - Expertise - Vertrouwen - Ambitie 4. Organisatiewijziging Aanleiding om de structuur per juni 2014 te wijzigen was van financiële aard en zorginhoudelijke aard. De nota organisatiestructuur is beschreven en per 1 juni 2014 geïmplementeerd. In de nieuwe structuur wordt uitgegaan van duaal leiderschap op managementniveau (strategisch/tactisch niveau). De teams worden operationeel aangestuurd door een teamleider. 5. Duurzame en flexibele inzetbaarheid Externe ontwikkelingen en de arbeidsmarkt maken dat het noodzakelijk is om inspanningen te leveren om gekwalificeerd en geschikt personeel te vinden en te behouden. Belangrijk hierbij is de nodige flexibiliteit. Dit betreft veelal maatwerk. De inzetbaarheid en flexibiliteit wordt onder andere besproken in het jaargesprek. 33

34 Binnen ViaReva wordt in 2015 een start gemaakt met het opstellen van strategische personeelsplanning. 6. Medewerkertevredenheid In 2014 heeft geen medewerkertevredenheid onderzoek plaatsgevonden, deze vindt plaats in 2015 (1x per 2 jaar binnen ViaReva). Exitinterviews Als onderdeel van het personeelsbeleid kent ViaReva een regeling exit- interviews. Deze regeling is enerzijds opgesteld om de redenen van vrijwillig vertrek van werknemers naar elders in kaart te brengen en hieruit verbeterpunten voor de organisatie te halen en anderzijds is het exitinterview een goede manier om een arbeidsperiode van een werknemer binnen onze organisatie af te sluiten. In 2014 zijn in totaal 11 contracten (in 2013 waren dit er 13) voor onbepaalde tijd beëindigd: - 4 werknemers hebben hun contract voor onbepaalde tijd opgezegd en; - 7 contracten zijn in overleg of anderszins beëindigd. In 2014 zijn in totaal 36 (in 2013 waren dit er 37) tijdelijke contracten van rechtswege geëindigd of opgezegd. Totale uitstroom 2014: 47 werknemers (2013, totaal 50 werknemers), waarvan 36 bepaalde tijd en 11 onbepaalde tijd. De kleinschaligheid, sfeer, saamhorigheid en het contact met de revalidant wordt als zeer belangrijk ervaren. Als verbeterpunten worden genoemd communicatie en arbeidsperspectief. De belangrijkste redenen om te vertrekken zijn: - Nieuwe baan met meer uitdaging en verantwoordelijkheden gevonden. - Nieuwe baan met meer doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden. Gemiddelde lengte dienstverband vertrekkende werknemers met een vast contract: 12,4 jaar (in 2013; 7,9 jaar). Vertrouwenspersoon / Klachtencommissie In 2014 is er door de werknemers geen beroep gedaan op de vertrouwenspersoon. Er zijn geen klachten vanuit werknemers ingediend bij de klachtencommissie. 7. Huis op orde In 2014 zijn alle personeelsdossiers opgeschoond conform de privacyrichtlijnen en zijn de dossiers op een uniforme en systematische wijze ingericht. Een groot aantal functiebeschrijvingen is geüpdatet. Dit loopt nog door in Regelingen in ViaWijzer (organisatiehandboek), die een update nodig hadden in 2014, zijn aangepast. Jaarverslag klachtencommissie werknemers 2014 Samenstelling Klachtencommissie Werknemers ViaReva in 2014 Voorzitter: Mevr. mr. K. Boon-Doornebal. Leden: De heer J.P. Swennenhuis op voordracht OR De heer H. Meijer op voordracht RvB 34

35 Mevrouw S.G.M. Hakvoort plaatsvervangend lid. Vergaderingen / hoorzittingen De Klachtencommissie Werknemers is op 7 augustus 2013 geïnstalleerd. De Klachtencommissie Werknemers is een vervanging van de voormalige Vertrouwenscommissie. Er heeft een uitgebreide up date plaats gevonden van de Klachtenregeling Werknemers. Alle leden van de commissie zijn van buitenaf aangetrokken, dit in tegenstelling tot de vroegere Vertrouwenscommissie waarin de leden afkomstig waren uit diverse geledingen van ViaReva. Klachten Er zijn dit jaar geen klachten binnengekomen bij de Klachtencommissie Werknemers. In 2014 is de Commissie op 10 maart eenmaal voor overleg bijeen gekomen. Overig Het jaarverslag van de Klachtencommissie Werknemers 2014 is verzonden naar de Raad van Bestuur, de OR, P&O en de commissie Medewerkers en Omgeving. 35

36 4.6. Samenleving en belanghebbenden SportVariant aangepast sporten heeft ook in 2014 weer wekelijks sport- en bewegingsactiviteiten aangeboden aan kinderen en volwassenen met een lichamelijke beperking. De activiteiten voor volwassenen vinden plaats op woensdagavond in Apeldoorn (ongeveer 100 deelnemers), maandagavond ook in Apeldoorn (38 deelnemers) en in Zutphen op de dinsdagavond (18 deelnemers) en op woensdag overdag (17 deelnemers). Op zaterdagochtend sporten daarnaast, eveneens in Apeldoorn, ongeveer 18 kinderen. Er wordt in Apeldoorn gebruikgemaakt van de accommodatie van ViaReva, zowel de sportzalen als het zwembad. In Zutphen maken we gebruik van de accommodatie van Sutfene. Op beide locaties worden de groepen begeleid door de bewegingsagogen van ViaReva en ongeveer tien MBO/HBO stagiaires van diverse sportopleidingen. De deelnemers betalen een deelnemersbijdrage. Deze is niet toereikend om alle kosten te dekken. Daarom wordt gebruikgemaakt van aanvullende financiële middelen. In 2014 waren dat: - Subsidie van de provincie Gelderland; - Subsidie van Accres; - Subsidie van Onbeperkt Sportief (gehandicaptensport Nederland); - Subsidie van de gemeente Apeldoorn; - Bijdrage van de Johanna Donk Groote Stichting; - Bijdrage van de Edwin van der Sar Foundation. SportVariant biedt niet alleen de activiteiten op de sportavonden aan, maar verzorgt tevens eventueel de overstap naar het reguliere sportcircuit. Er is ook dit afgelopen jaar extra aandacht geweest voor het integreren van de doelgroep in het reguliere sportaanbod in de regio. We zien nu al dat dit zijn vruchten afwerpt en er een aantal kinderen en volwassenen is gaan sporten bij plaatselijke sportverenigingen. Er is door het gehele jaar heen regelmatig overleg met o.a. Accres betreffende sportstimulering, de gemeente Apeldoorn, sportverenigingen in de regio, de Gelderse Sportfederatie, Gehandicaptensport Nederland, NOC/NSF, sportbonden en andere organisaties zoals de provincie Gelderland, Sportbedrijf Deventer, MEE Veluwe en het verenigingsbureau. Dit om de doelgroep nog beter te kunnen informeren en aan het bewegen te krijgen en te houden. Voor meer informatie wordt verwezen naar het jaarverslag van SportVariant. 36

37 4.7. Financieel beleid Ook het jaar 2014 stond volop in het teken van ontwikkelingen in de financiering van de zorg. Het jaar 2014 is het laatste jaar van de transitieperiode naar volledige prestatiebekostiging vanaf 1 januari Ook is in 2014 meer duidelijkheid gekomen over de invoering van de behandelmodules en de implicaties daarvan voor de financiering vanaf het jaar In 2014 heeft een Management Buy Out (MBO) plaatsgevonden inzake de activiteiten van segment 2 orthopedie. Voor de geconsolideerde resultatenrekening betekent dit dat de exploitatieactiviteiten van de orthopedie tot datum van MBO zijn meegeconsolideerd. In de geconsolideerde balans per ultimo 2014 zijn deze activiteiten niet meer meegenomen. Over 2014 is een enkelvoudig netto resultaat behaald van ,-, voornamelijk als gevolg van incidentele omzetcorrecties. Dit resultaat is toegevoegd aan de reserves. Het weerstandsvermogen van ViaReva enkelvoudig komt hiermee op een percentage van 21,5 % van de totale baten. Rechtmatigheidscontrole Vorig jaar is veel discussie ontstaan tussen de NZa, zorginstellingen en accountants over de formele en materiële rechtmatigheid van gedeclareerde zorg met name bij ziekenhuizen. Als gevolg hiervan heeft COZIEK een steekproef gedefinieerd voor de MSR. Dit is een steekproef op de gefactureerde omzet om vast te stellen dat de registratie van deze omzet voldoet aan de geldende regels en daarmee rechtmatig gedeclareerd is. Stichting ViaReva, revalidatiegeneeskunde is van mening dat deze maatregel disproportioneel is in relatie tot het doel en vindt de wet op de privacy derhalve zwaarder wegen. Daarom heeft Stichting ViaReva, revalidatiegeneeskunde ervoor gekozen de rechtmatigheidscontrole niet uit te voeren Bepaling omzet De invoering van de prestatie bekostiging, in combinatie met plafondafspraken met zorgverzekeraars, betekent dat de bepaling van de omzet complexer is geworden en dat de risico s inzake de omzet zijn toegenomen. Hieronder staat een uiteenzetting over de op van de omzet van ViaReva over Deze omzet wordt bepaald op basis van de werkelijke productie, de (plafond) afspraken met verzekeraars en het transitiebedrag van Als leidraad voor de omzetbepaling geldt de handreiking omzetverantwoording revalidatie instellingen. 1. Prestatiebudget Met individuele zorgverzekeraars zijn over 2014 plafondafspraken gemaakt ter hoogte van in totaal ,- 37

38 2. Bepaling omzet 2014 Als eerste is er op basis van een aantal scenario s een inschatting gemaakt van de te verwachten totale schadelast voor Deze ziet er als volgt uit: 3. Bepaling omzet uit prestatiebekostiging Op basis van de gefactureerde DBC s 2013 in 2014, het onderhanden werk primo 2014, de gefactureerde DBC s 2014, het onderhanden werk ultimo 2014 en de correctie a.g.v. plafondoverschrijdingen is een berekening gemaakt om de omzet uit prestatiebekostiging te bepalen. Deze ziet er als volgt uit: 4. Transitiebedrag Conform de richtlijnen omtrent totstandkoming van de omzet dient 70% van het transitiebedrag van 2013 meegenomen te worden in de bepaling van de jaaromzet van Deze is als volgt opgebouwd: 38

39 5. Vaststelling omzet Op basis van de voorgaande stappen wordt de in de jaarrekening 2014 verantwoorde omzet van ViaReva vastgesteld op: ,- Deze ziet er als volgt uit: 6. Toepassing Macro beheersinstrument Met betrekking tot het Macro Beheer Instrument is een bestemmingsreserve gevormd voor mogelijke toepassing als gevolg van overschrijding zorgkosten over het jaar Resultaat uit normale bedrijfsvoering ViaReva Het enkelvoudige bedrijfsresultaat over het boekjaar 2014 bedraagt ,- en dat is ,- hoger ten opzichte van het jaar 2013, zijnde 4.663,-. Het enkelvoudige netto resultaat bedraagt ,- positief. Het positieve resultaat is met name veroorzaakt door een incidentele bate uit hoofde van de transitie regeling. In het resultaat zijn kosten en baten van de begin 2014 doorgevoerde reorganisatie verwerkt. Het begrote netto resultaat over 2015 bedraagt ,-. Er zijn bij de opstelling van de jaarrekening geen signalen dat het verwachte resultaat significant zal afwijken van het begrote resultaat. 39

40 Kengetallen In onderstaand overzicht worden de belangrijkste kengetallen van de enkelvoudige jaarrekening weergegeven. Kengetallen jaarrekening ViaReva (enkelvoudig) Balans Materiële vaste activa Vlottende activa Eigen vermogen Voorzieningen Langlopende schulden Kortlopende schulden Totaal activa/passiva Staat van baten en lasten Wettelijk budget/omzet DBC's Totale baten Personele lasten Materiële lasten Totale lasten Bedrijfsresultaat Netto resultaat Kengetallen Weerstandsvermogen (eigen vermogen / totale baten) 21,5% 18,4% 19,7% Solvabiliteit (eigen vermogen/balanstotaal) 46,6% 31,1% 32,9% Liquiditeit (vlottende activa / kortlopende schulden) 1,60 1,15 1,15 Netto resultaat (netto resultaat / totale baten) 3,44% -0,32% 1,16% Personele lasten t.o.v. totale baten 76% 79% 81% Materiële lasten t.o.v. totale baten 20% 21% 18% Gebeurtenissen na balansdatum Naar aanleiding van de Management Buy Out inzake activiteiten orthopedie heeft Stichting OIM de aandelen van Revalidatie Beheer BV geschonken aan Stichting ViaReva. Deze schenking heeft geen consequenties voor omvang en samenstelling van het (geconsolideerde) vermogen van Stichting ViaReva. Vanaf 1 januari 2015 is de financiering van de CVA Revaludiatie Unit gewijzigd. Vanaf deze datum treedt ViaReva op als hoofdaannemer voor de CRU s en de samenwerkende VVT-organisaties als onderaannemer. Het effect van deze wijziging in financiering is dat als gevolg van budgetoverheveling de omzetplafonds met zorgverzekeraars vanaf 2015 wordt verhoogd met een bedrag van 1,4 mln. Dit besluit heeft geen consequenties voor omvang en samenstelling van het vermogen van ViaReva. 40

41 4.7.5 Verwachte gang van zaken Waar ViaReva tot en met 2012 een jaarlijkse volumegroei en indexatie kon begroten is de realiteit van vandaag dat geen sprake meer is van volumegroei en slechts zeer beperkte inflatiecorrectie. Daar komt bovenop dat sinds 2013 fors is gestuurd op doorlooptijdverkorting van trajecten wat binnen de nieuwe financieringssystematiek betekent dat kortere doorlooptijd leidt tot een lagere schadelast en daardoor lagere omzet. Daarmee levert ViaReva een bijdrage aan de breed maatschappelijk gedragen doelstelling om de groei van zorgkosten te beheersen. Deze ontwikkelingen leiden ertoe dat ViaReva voortdurend zal moeten sturen op een efficiëntere inrichting van haar primaire en ondersteunende processen. Onderdeel van de efficiëntere inrichting van processen betreft de in de in 2015 begrote daling van de klinische capaciteit en de daaraan gekoppelde daling van de formatieve bezetting. De Raad van Toezicht heeft na een vooronderzoek ingestemd met het nader verkennen en voorbereiden van een intensieve samenwerking met RMC Groot Klimmendaal. De hoofdvestiging van ViaReva aan de Arnhemseweg in Apeldoorn is in ruimtelijke zin niet meer toereikend en voldoet niet meer aan de eisen van deze tijd. In het voorjaar van 2014 zijn verschillende technische en financiële scenario s in kaart gebracht. Zodra duidelijkheid bestaat over het aangaan van een strategische samenwerking wordt bekeken welke eisen er worden gesteld aan de huisvesting van ViaReva Financiële instrumenten Algemeen De instelling maakt in de normale bedrijfsuitoefening gebruik van uiteenlopende financiële instrumenten die de instelling blootstellen aan markt- en/of kredietrisico s. Deze betreffen financiële instrumenten die in de balans zijn opgenomen. De instelling handelt niet in deze financiële derivaten en heeft procedures en gedragslijnen om de omvang van het kredietrisico bij elke tegenpartij of markt te beperken. Bij het niet nakomen door een tegenpartij van aan de instellingen verschuldigde betalingen blijven eventuele daaruit voortvloeiende verliezen beperkt tot de marktwaarde van de desbetreffende instrumenten. De contractwaarde of fictieve hoofdsommen van de financiële instrumenten zijn slechts een indicatie van de mate waarin van dergelijke financiële instrumenten gebruik wordt gemaakt en niet van het bedrag van de krediet- of marktrisico s. Kredietrisico De vorderingen uit hoofde van handelsdebiteuren zijn voor circa 52,8% geconcentreerd bij drie grote verzekeraars. Het maximale bedrag aan kredietrisico bedraagt 0,-. Voor de kredietrisico s inzake de vorderingen op deelnemingen en de overige vorderingen wordt verwezen naar Grondslagen waardering en resultaatbepaling. Renterisico en kasstroomrisico. Het renterisico is beperkt tot eventuele veranderingen in de marktwaarde van opgenomen en uitgegeven leningen. Bij deze leningen is sprake van een vast rentepercentage over de gehele looptijd. De leningen worden aangehouden tot het einde van de looptijd. De instelling heeft derhalve als beleid om geen afgeleide financiële instrumenten te gebruiken om (tussentijdse) rentefluctuaties te beheersen. 41

42 Reële waarde De reële waarde van de meeste in de balans verantwoorde financiële instrumenten, waaronder vorderingen, effecten, liquide middelen en kortlopende schulden, benadert de boekwaarde ervan. 42

43 Jaarverslaggeving 2014 Stichting ViaReva, revalidatiegeneeskunde 43