Handleiding Uren24. Dit document legt het gebruik van Uren24 uit. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen de volgende gebruikersrollen.

Transcriptie

1 Handleiding Uren24 Dit document legt het gebruik van Uren24 uit. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen de volgende gebruikersrollen. Algemene gebruikers (dagelijkse activiteiten) De administrateur (administratieve activiteiten, waaronder de initiële inrichting van Uren24) De accountant (boekhoudingsactiviteiten) Inhoud Voor algemene gebruikers... 4 Sessiebeheer... 4 Inloggen... 4 Persoonlijke voorkeuren... 4 Uitloggen / pauzeren... 4 Overzicht hoofdfuncties... 4 Urenrapportages... 4 Facturering... 4 Relatiebeheer... 5 Productbeheer... 5 Rapporten... 5 Integratie... 5 Relatiebeheer... 5 Hoe maak ik een nieuwe klant aan?... 5 Hoe voeg ik een project / contactpersoon /... aan een klant toe?... 6 Hoe kan ik een project in fasen onderverdelen?... 6 Hoe kan ik budgetten en planningen bewaken?... 6 Facturering... 7 Een factuur handmatig opstellen... 7 Een factuur automatisch opstellen... 7 Meerdere facturen tegelijkertijd opstellen... 7 Een factuur afsluiten... 7

2 Een deelbetaling verwerken... 8 Facturen analyseren... 8 Een factuur vinden... 8 Een factuur bewerken... 9 Een creditfactuur opstellen... 9 Abonnementen... 9 Een abonnement opstellen... 9 Abonnementen analyseren Een abonnement bewerken Product- en voorraadbeheer Hoe kan ik productenleveringen administreren? Een pakbon opstellen Pakbonnen factureren Producten leveren Pakbonnen afsluiten Hoe kan ik voorraad beheren? Voorraadanalyse Uren- en onkostenregistratie Uren registreren Uren goedkeuren Uren factureren Uren analyseren Status, analyseren en zoeken Status Analyse Zoeken Berichten uitwisselen Calculator Voor de administrateur Uren24 inrichten voor eerste gebruik Database activeren Gewenste functies opgeven Uw bedrijfsgegevens invullen Nummering opgeven Een standaard uurtarief opgeven Activiteiten opgeven Uw bedrijfslogo opgeven... 18

3 Werknemers opgeven Standaard activiteiten Werknemers of contactpersonen toegang verlenen Een wachtwoord veranderen Een geblokkeerd account toegankelijk maken Indien een werknemer uit dienst gaat Uploads beheren Geavanceerde instellingen Huisstijl van facturen e.d. instellen Elementen configureren Bijzondere tarieven instellen Betalingscondities van facturen en aanmaningen Voor de accountant Integratie Jaaroverzichten / boekhouding Appendices Overzicht van variabele tekst Overzicht van formatteringscodes Overzicht van sneltoetsen Pagina s en hun toegangsrechten Overzicht rechten Vereiste rechten per pagina Velden van een factuur / abonnement / pakbon / bestellijst Tabblad Algemeen Tabblad Adressering Tabblad Uren / Onkosten / Producten... 32

4 Voor algemene gebruikers In dit deel wordt het dagelijks gebruik van Uren24 uitgelegd. Sessiebeheer Inloggen Ga naar klik op Inloggen en log in met uw database naam, login naam en wachtwoord. De eerste keer dat u inlogt zijn bovenstaande gegevens verstrekt door de administrateur. Open in dat geval pagina Instellingen Voorkeuren en kies een nieuw wachtwoord. Indien u binnen korte tijd tot drie keer toe een verkeerd wachtwoord opgeeft worden nieuwe inlogpogingen enige tijd niet toegestaan. Dit voorkomt dat onbevoegden kunnen inloggen door in korte tijd veel wachtwoorden uit te proberen. Persoonlijke voorkeuren Op pagina Instellingen Voorkeuren kunt u enkele persoonlijke voorkeuren vastleggen: Uw loginnaam (de naam waarmee u in Uren24 inlogt). Uw wachtwoord. Het kleurschema dat gebruikt wordt op de pagina s van Uren24. Of paginakeuzes (bijvoorbeeld gemaakt in dialoogvensters voor het afdrukken van Pdf s) bij uitloggen opgeslagen moeten worden zodat deze opnieuw beschikbaar zijn bij opnieuw inloggen. Naast het aanpassen van persoonlijke voorkeuren kunt u op deze pagina opvragen tot welke pagina s van Uren24 u toegang heeft. Uitloggen / pauzeren Log altijd (Ctrl-Shift-X) uit wanneer u Uren24 niet gebruikt. Bij korte afwezigheid kunt u ook gebruik maken van de Pauze-functie (Ctrl-Shift-Z). Dit voorkomt dat een willekeurig persoon met toegang tot uw computer zichzelf onbevoegde toegang tot vertrouwelijke gegevens van uw bedrijf kan verschaffen. Overzicht hoofdfuncties Urenrapportages U kunt per dag uren en onkosten rapporteren. Deze worden automatisch getarifeerd volgens basistarieven of eventueel bijzondere tarieven. Goedgekeurde rapportages worden gebruikt om automatisch facturen op te kunnen stellen. Facturering U kunt in Uren24 in- en verkoop-facturen registreren. U kunt inkoopfacturen handmatig invoeren maar ook importeren uit externe administraties zoals AccountView.

5 U kunt verkoopfacturen handmatig opstellen maar ook automatisch laten opstellen, gebaseerd op eerder gerapporteerde uren, abonnementen en/of pakbonnen. De verkoopfacturen kunnen hierna worden afgedrukt in PDF-formaat en per worden verstuurd naar de klant. Indien betaling uitblijft stelt Uren24 automatisch aanmaningen voor. Relatiebeheer U kunt gegevens over al uw klanten, leveranciers, prospects en uw eigen bedrijf in Uren24 registreren. Naast basisgegevens zoals contactgegevens en adressen kunt u ook correspondentie (zoals offertes) in Uren24 opslaan. Desgewenst kunt u aan relaties een inlogaccount geven met beperkt leesrechten om hun gegevens in te zien. Productbeheer Indien u producten levert kunt u de gegevens daarvan in Uren24 beheren. Naast basisgegevens zoals prijzen kunt u ook productspecificaties en afbeeldingen opslaan. Uren24 kan automatisch de voorraad van producten bijhouden door de voorraad te verlagen wanneer u een product op een factuur of pakbon opneemt. Wanneer een minimale voorraad bereikt wordt stelt Uren24 automatisch bestellijsten voor. Rapporten Gegevens uit alle urenrapportages, onkostenrapportages, inkoopfacturen, verkoopfacturen, abonnementen, pakbonnen en bestellijsten kunnen worden geanalyseerd. U heeft beschikking over een ruim aanbod aan standaard rapporten, bijvoorbeeld om omzettrends, winstmarges of productiviteitsmetingen op te vragen. Daarnaast kunt ook in- en uitzoomen op deze rapporten en ook eigen rapporten opstellen. Integratie U kunt uw accountant een inlogaccount geven met rechten om uw Uren24 administratie periodiek te synchroniseren met een externe administratie zoals van AccountView. Relatiebeheer Hoe maak ik een nieuwe klant aan? Open op pagina Relaties Klanten het contekstmenu (rechtermuisknop), en kies voor de optie om een nieuwe klant toe te voegen. Een element "Nieuwe klant" wordt dan toegevoegd, met daaronder andere elementen zoals een standaard project, een contactpersoon en een adres. De nieuwe elementen hebben initieel niet of standaard ingevulde velden. De meeste velden zijn optioneel; vul deze in indien de gegevens van toepassing en bekend zijn. De volgende velden zijn echter verplicht of minstens sterk aangeraden: Naam: de naam van de klant

6 Geregistreerd: het land waar de relatie gevestigd is. BTW nummer, bijvoorbeeld NL B01. Voor particulieren dient dit veld leeg te zijn. Indien voor een bedrijf het BTW nummer onbekend is, vul dan "-" in. De laatste twee velden zijn belangrijk omdat deze gebruikt worden voor de berekening van BTW percentages. Voor een buitenlands bedrijf gelden bijvoorbeeld andere BTW percentages dan voor een Nederlandse particulier. Hoe voeg ik een project / contactpersoon /... aan een klant toe? Om een project toe te voegen, navigeer op pagina Relaties Klanten naar de klant aan wie u het project wil toevoegen. Open het contekstmenu, en kies voor het toevoegen van een project. Een nieuw project wordt dan gemaakt, met lege of standaard ingevulde velden. Op vergelijkbare manier kunnen contactpersonen, adressen, notities, etc. worden toegevoegd. Hoe kan ik een project in fasen onderverdelen? Door een (groot) project in fasen op te delen kunnen hiervoor afzonderlijke planningen, budgetten en/of tarieven worden gehanteerd. Navigeer hiertoe op pagina Beheer Klanten naar het project dat gefaseerd dient te worden. Open vervolgens het contekstmenu, en kies voor het toevoegen van een fase. Een nieuwe fase wordt dan toegevoegd, met lege of standaard ingevulde velden. Hoe kan ik budgetten en planningen bewaken? U kunt op pagina Beheer Klanten drie soorten budgetten en planningen opgegeven: Maandbudgetten bepalen voor een project hoeveel euro per maand aan uren gespendeerd mag worden. Uurbudgetten bepalen voor een fase van een project hoeveel euro in totaal aan uren gespendeerd mag worden. Urenplanningen bepalen voor een fase van een project hoeveel uren in totaal gespendeerd mogen worden. Hierna bewaakt Uren24 deze budgetten en planningen als volgt: Het statusoverzicht op pagina Analyse Status geeft aan wanneer een budget of planning overschreden dreigt te worden. De analysepagina op pagina Analyse Uren geeft gedetailleerde rapporten, zoals de actuele consumptiepercentages. Tijdens het invullen of goedkeuren van uren op pagina Uren Eigen/alle uren wordt aangegeven indien een maandbudget overschreden is.

7 Facturering Een factuur handmatig opstellen Open pagina Facturering Facturen, tabblad Nieuw en klik op de knop Nieuwe factuur. Het scherm toont dan een nieuwe, lege factuur. Nadat u een klant heeft gekozen kunt u uren, onkosten en producten toevoegen. Ook kunt u met tabblad Openstaande gegevens importeren uit uren- en onkostenrapportages, pakbonnen en abonnementen. Nadat de gewenste onderdelen aan de factuur zijn toegevoegd, klik op de knop Verstuurd om de gegevens als PDF af te drukken en aan te geven dat de factuur naar de klant is verstuurd. Een factuur automatisch opstellen Open pagina Facturering Facturen. Tabblad Nieuw toont een lijst van door Uren24 voorgestelde facturen. Deze nieuwe facturen zijn gebaseerd op de factureerbare gegevens van uren- en onkostenrapportages, pakbonnen en abonnementen. Klik op een nieuwe factuur om deze te openen en pas eventueel gegevens aan (bijvoorbeeld door op sommige onderdelen korting te geven). Klik hierna op de knop Verstuurd om de gegevens als PDF af te drukken en aan te geven dat de factuur naar de klant is verstuurd. Meerdere facturen tegelijkertijd opstellen Open pagina Facturering Facturen. Tabblad Nieuw toont een lijst van door Uren24 voorgestelde facturen. Deze nieuwe facturen zijn gebaseerd op de factureerbare gegevens van uren- en onkostenrapportages, pakbonnen en abonnementen. De lijst bevat voor iedere nieuwe factuur een tik box. Vink deze aan om alle betreffende facturen in één keer te kunnen opstellen. Klik hierna op de knop Selectie naar Concept. Alle nieuwe, geselecteerde facturen worden dan automatisch opgesteld en met status Concept opgeslagen. De nieuwe, zojuist opgeslagen facturen worden vervolgens in tabblad CONCEPT getoond. Hier hebt u desgewenst nog de mogelijkheid om alle facturen af te drukken ter controle en eventueel om nog aanpassingen te maken. Klik op de knop Selectie naar Te versturen om de facturen definitief te maken. De facturen krijgen dan een factuurnummer en u kunt de facturen afdrukken. Klik hierna op de knop Selectie naar Verstuurd om aan te geven dat de facturen verstuurd zijn. Een factuur afsluiten Een onbetaalde factuur heeft doorgaans status Verstuurd. Wanneer betaling voor een factuur ontvangen is, open op pagina Facturering Facturen tabblad Verstuurd. Een lijst met alle verstuurde maar nog niet afgesloten facturen wordt nu

8 getoond. Zoek de betreffende factuur op, en klik op het openstaande bedrag. Nadat u hebt bevestigd dat u de factuur op volledig betaald wil zetten wordt de factuur afgesloten. Een deelbetaling verwerken Indien een factuur deels maar nog niet volledig betaald is, open op pagina Facturering Facturen tabblad Verstuurd. Een lijst met alle verstuurde maar nog niet afgesloten facturen wordt nu getoond. Klik op de regel van de factuur op waarvoor een deelbetaling is ontvangen. De betreffende factuur wordt geopend. Vul in veld Betaald het tot nu ontvangen bedrag in, en sla de wijziging op. Facturen analyseren Pagina Analyse Facturen biedt verscheidene rapporten om factuurgegevens te analyseren. Enkele voorbeelden zijn: Wat is de omzet / het openstaande bedrag / de winstmarge / per klant? Wat is de omzet / het openstaande bedrag / de winstmarge / per maand? Wat is de consumptie van project-factuurbudgetten? Ook kunnen eigen rapporten worden opgesteld door ad-hoc velden en/of filtercriteria toe te voegen of te verwijderen. Nadat een rapport is opgevraagd worden de resultaten in tabelvorm gepresenteerd. Het mogelijk om deze tabel te exporteren naar MS-Excel, waar bijvoorbeeld grafieken e.d. van de gegevens gemaakt kunnen worden. Let op: door afrondingen kunnen gepresenteerde factuurbedragen e.d. enigszins afwijken van de originele, exacte factuurbedragen. Het wordt dan ook sterk afgeraden om analysetabellen te importeren in boekhoudprogramma s. Gebruik daarvoor de pagina Facturering Jaaroverzichten. Een factuur vinden Er zijn verscheidene manier om een bestaande factuur te vinden (en vervolgens te openen). De twee belangrijkste manieren zijn: Pagina Facturering Facturen biedt overzichten van alle facturen, gegroepeerd per status. De overzichten kunnen worden beperkt tot een bepaalde klant en/of een bepaalde periode. Pagina Facturering Facturen biedt ook een algemene zoekfunctie waarmee naar het factuurnummer en de inhoud verscheidene andere tekstvelden gezocht kan worden. Minder vaak gebruikte manieren zijn: Pagina Analyse Zoeken biedt een zoekfunctie waarmee onder andere facturen doorzocht kunnen worden. Pagina Producten Abonnementen / Pakbonnen / Facturen toont na het openen

9 van een abonnement, pakbon of factuur op welke factuur of facturen de onderdelen daarvan gefactureerd zijn (in het laatste geval betreft het een credit-facturering). Pagina Uren Eigen / alle uren toont na het openen van een rapportage op welke factuur of facturen de onderdelen daarvan gefactureerd zijn. Pagina Relaties Klanten biedt op tabblad Formulieren een overzicht van alle facturen die voor een bepaalde klant of project. Een factuur bewerken Nadat een concept-factuur vanaf pagina Facturering Facturen of een ander - overzicht is geopend kan het vrij bewerkt worden. (Ook niet-concept facturen kunnen bewerkt worden, maar hiervoor dient u eerst op de knop Bewerken te klikken om dit expliciet aan te geven.) Zie appendix Velden van een factuur / abonnement / pakbon / bestellijst voor een overzicht van alle beschikbare velden en hun betekenis. Nadat een concept-factuur volledig opgesteld is, klik op de knop Te versturen of Verstuurd om de status in overeenstemming met aan te passen. De factuur wordt dan afgedrukt en opgeslagen met de nieuwe status. Een creditfactuur opstellen Om een (verstuurde of afgesloten) factuur te crediteren, open op pagina Facturering Facturen de betreffende factuur. Klik vervolgens op de knop Crediteren. Een nieuwe factuur wordt dan opgesteld waarin alle onderdelen van de originele factuur echter met negatieve volumes en zonder interne tarieven - zijn opgenomen. Als u niet alle onderdelen van de originele factuur wil crediteren, verwijder dan die onderdelen uit de creditfactuur die u niet wenst te crediteren. Indien u van de resterende onderdelen slechts een percentage wil crediteren, pas dan hun volumes aan. Sla vervolgens de factuur op in Te versturen of Verstuurd, afhankelijk van wanneer u de creditfactuur wenst te versturen. NB: nadat een onderdeel van de originele factuur gecrediteerd is kan dat onderdeel niet opnieuw gecrediteerd worden. Abonnementen Een abonnement opstellen Door een abonnement voor een klant te maken zorgt u ervoor dat Uren24 periodiek een nieuwe factuur voor die klant voorstelt. Om een nieuw abonnement aan te maken, open pagina Facturering Abonnementen en klik op de knop Nieuw abonnement. Kies de klant voor wie het abonnement bedoeld is, en geef op tabblad Producten de onderdelen van het abonnement op. Op tabblad Algemeen beschikt u over de volgende instellingen: de abonnementsvorm (prepaid of postpaid)

10 de periode (bijvoorbeeld een maandelijks abonnement) of u meerdere periodes wil samenvoegen in één factuur wanneer u door Uren24 gewaarschuwd wil worden dat binnenkort een factuur voor het abonnement dient te worden verstuurd. Abonnementen analyseren Pagina Analyse Abonnementen biedt verscheidene rapporten om gegevens van urenrapportages te analyseren. Enkele voorbeelden zijn: Welke producten (diensten) en aan welke klanten worden periodiek geleverd? Welke producten (diensten) en hoeveel worden periodiek geleverd? Wat is de jaarlijkse omzet (bruto) van de abonnementen, per klant? Ook kunnen eigen rapporten worden opgesteld door ad-hoc velden en/of filtercriteria toe te voegen of te verwijderen. Nadat een rapport is opgevraagd worden de resultaten in tabelvorm gepresenteerd. Het mogelijk om deze tabel te exporteren naar MS-Excel, waar bijvoorbeeld grafieken e.d. van de gegevens gemaakt kunnen worden. Een abonnement bewerken Nadat een abonnement vanaf pagina Facturering Abonnementen of een ander overzicht is geopend kan het vrij bewerkt worden (zie appendix Velden van een factuur / abonnement / pakbon / bestellijst voor een overzicht van alle beschikbare velden en hun betekenis). U kunt bijvoorbeeld een bestaand abonnement uitbreiden met een periodieke dienst door een onderdeel (een product) toe te voegen met een bepaalde ingangsdatum. Ook kunt u een dienst van het abonnement termineren door voor het betreffende onderdeel een einddatum in te vullen. Als u het verkooptarief (of een andere eigenschap) van een dienst wenst te veranderen, verwerk dit dan bij voorkeur door de dienst te termineren en een nieuwe, vergelijkbare dienst toe te voegen. Op die manier kan Uren24 de factuurprijs op het juiste moment naar ratio berekenen. Voorbeeld: stel dat uw klant bij u een maandabonnement heeft aangeschaft dat is ingegaan per 1 januari. Het abonnement bevat een dienst à 80,-, en zal per 16 augustus verhoogd worden naar 90,-. Vul dan voor de einddatum van de huidige dienst 15 augustus in, en voeg een dienst toe met dezelfde originele gegevens, maar met een verkooptarief à 90,- en een ingangsdatum van 16 augustus. De factuur van augustus en eerder zal voor de dienst 80,- rekenen, voor de overgangsmaand augustus naar ratio 85,- en voor oktober en later 90,-. Indien u niet naar ratio wenst te factureren dan kunt u het abonnement ook rechtstreeks aanpassen, d.w.z. zonder een dienst te hoeven termineren en toe te voegen. De eerstvolgende factuur zal dan het nieuwe tarief hanteren. U dient in dat geval wel op het juiste moment te doen, zodat het nieuwe tarief niet te vroeg of te laat ingaat.

11 Product- en voorraadbeheer Hoe kan ik productenleveringen administreren? Leveringen van producten aan uw klanten worden bij voorkeur geadministreerd door pakbonnen. Er zijn alternatieve manieren om met leveringen en hun facturering om te gaan. Welke manier - of manieren - u gebruikt is bedrijfsafhankelijk. Als u producten levert ná betaling is het proces typisch als volgt: 1. Een pakbon met te leveren producten wordt opgesteld en opgeslagen als Te leveren. 2. U laat Uren24 een factuur (voor de pakbon) opstellen en verstuurt deze naar uw klant. 3. Nadat de factuur betaald is worden de producten aan uw klant geleverd. 4. Hierna wordt de pakbon opgeslagen als Afgesloten (typisch na een bevestiging van uw klant, zoals een handtekening op een kopie van de pakbon). Als u producten levert vóór betaling is het proces typisch als volgt: 1. Een pakbon met te leveren producten wordt opgesteld en opgeslagen als Te leveren. 2. De producten worden geleverd en de pakbon wordt opgeslagen als Geleverd (na bevestiging van uw klant). 3. U laat Uren24 een factuur (voor de pakbon) opstellen en verstuurt deze naar uw klant. 4. Nadat de factuur betaald is slaat u de pakbon op als Afgesloten. Als u producten levert vóór betaling is het verleidelijk om alleen van een factuur gebruik te maken. Uren24 ondersteunt ook dat alternatief, maar leveringen zonder pakbonnen worden afgeraden. Immers, mocht betaling achterstallig blijven dan beschikt uw administratie niet over gegevens (een pakbon) waaraan u kunt zien of de producten al dan niet geleverd zijn. Bovendien beschikt u niet over een kopie van een pakbon met een bevestiging van uw klant dat producten geleverd zijn. Een pakbon opstellen Open pagina Producten Pakbonnen, tabblad Nieuw en klik op de knop Nieuwe pakbon. Het scherm toont dan een nieuwe, lege pakbon. Kies de klant voor wie de producten bestemd zijn en voeg de gewenste producten toe. Klik daarna op de knop Te leveren om de gegevens op te slaan, optioneel als PDF af te drukken en aan te geven dat de producten klaar staan voor levering. Pakbonnen factureren U kunt naar keuze pakbonnen òf voor levering ( Te leveren pakbonnen) factureren òf na levering ( Geleverde pakbonnen) factureren.

12 Open pagina Facturering Facturen, tabblad Nieuw. Voor alle te leveren of geleverde pakbonnen die nog niet gefactureerd zijn wordt een factuur voorgesteld. NB: standaard wordt voor nieuwe facturen ook openstaande uren en abonnementen in beschouwing genomen. Indien u pakbonnen afzonderlijk wil factureren, kies dan voor de optie alleen pakbonnen of alleen pakbonnen (een factuur per pakbon). Producten leveren Nadat u de producten op de pakbon aan uw klant heeft geleverd (een kopie van de pakbon is dan doorgaans ondertekend door uw klant), open dan de pakbon in Uren24 en klik op de knop Geleverd. Pakbonnen afsluiten U kunt pakbonnen automatisch laten afsluiten indien deze volledig betaald zijn Om volledig betaalde pakbonnen af te sluiten, ga naar pagina Producten Pakbonnen, tabblad Geleverd. Klik op de knop Betaalde pakbonnen selecteren. Uren24 vinkt dan alle pakbonnen aan waarvoor geldt dat alle factureerbare onderdelen voorkomen op een afgesloten factuur. Indien u het eens bent met de selectie, klik dan op Selectie naar Afgesloten om de pakbonnen af te sluiten. NB: pakbonnen die niet volledig betaald zijn kunt u ook afsluiten, maar alleen handmatig en na een bevestiging. Hoe kan ik voorraad beheren? U kunt op pagina Beheer Producten de voorraad producten beheren. Geef hiervoor eenmalig voor de betreffende producten een leverancier en een minimale, maximale en actuele voorraad op. Hierna kunt u van het volgende proces gebruik maken: Wanneer een product in een pakbon (of rechtstreeks in een factuur) wordt opgenomen verlaagt Uren24 automatisch de actuele voorraad. Als de actuele voorraad minder wordt dan de minimale voorraad is er sprake van een voorraadtekort. Uren24 stelt dan een bestellijst voor waarin het bestelde aantal gelijk is aan de maximale voorraad minus de actuele voorraad. Alle producten met een voorraadtekort behorende bij dezelfde leverancier worden standaard in dezelfde bestellijst opgenomen. U kunt vervolgens de bestellijst als PDF of per versturen naar de leverancier. Nadat uw bestelling ontvangen is sluit u de bestellijst af. Hierdoor verhoogt Uren24 automatisch de actuele voorraad met het bestelde aantal. Let op: hierbij wordt aangenomen dat het bestelde aantal ook daadwerkelijk ontvangen is. Indien slechts een deel is geleverd (al dan niet met de intentie vanuit de leverancier om het resterend deel alsnog te leveren), indien er meer geleverd dan besteld is, of indien voor een deel van de bestelde producten een alternatief geleverd is klopt die aanname niet. Pas in die gevallen de bestellijst handmatig aan alvorens deze af te sluiten (of als alternatief pas de voorraadgegevens handmatig aan na de bestellijst ongewijzigd af te sluiten).

13 Tip: indien u handmatig een product aan een bestellijst toevoegt dat nog niet participeert aan voorraadbeheer kan Uren24 het product automatisch (na uw bevestiging) voortaan laten participeren aan voorraadbeheer. De actuele, minimale en maximale voorraad voor het product worden dan initieel gelijkgesteld aan resp. 0, 1 en het bestelde aantal. Voorraadanalyse Pagina Analyse Voorraad biedt verscheidene rapporten om voorraadgegevens te analyseren. Enkele voorbeelden zijn: Voor welke producten is er een voorraadtekort en hoeveel? Welke producten zijn in bestelling en hoeveel? Welke bestellijsten moeten nog verstuurd worden? Ook kunnen eigen rapporten worden opgesteld door ad-hoc velden en/of filtercriteria toe te voegen of te verwijderen. Nadat een rapport is opgevraagd worden de resultaten in tabelvorm gepresenteerd. Het mogelijk om deze tabel te exporteren naar MS-Excel, waar bijvoorbeeld grafieken e.d. van de gegevens gemaakt kunnen worden. Uren- en onkostenregistratie Dit hoofdstuk omschrijft activiteiten die regelmatig tot dagelijks aan de orde kunnen komen. Uren registreren U kunt per dag uren (en vergelijkbaar onkosten) rapporteren. De minimaal in te vullen gegevens zijn de klant en haar project, de activiteit en de duur. Afhankelijk van het gewenste detailniveau en configuratie kunnen aanvullend de volgende gegevens geregistreerd worden: de fase binnen het project, de locatie (bv. "on-site" of "thuis"), begin- en eindtijden in plaats van de duur, de uursoort (zoals "overwerk"). Aan de hand van deze gegevens worden de uren en onkosten automatisch getarifeerd. Indien u beschikt over voldoende toegangsrechten kunt u de tarifering ook handmatig aanpassen, bijvoorbeeld door een korting op te geven. Uren goedkeuren Pagina Uren Alle uren geeft een overzicht van alle gerapporteerde uren en onkosten van alle werknemers. Nadat uren (of onkosten) zijn gerapporteerd kunnen deze op ieder moment gecontroleerd en goedgekeurd worden. Hierna komen deze in aanmerking voor facturering. Klik op een rapportage in het statusoverzicht boven om de rapportage te op te vragen. Na controle kan de rapportage worden goedgekeurd door te klikken op de goedkeur-knop. Ook kunnen één of meerdere rapportages tegelijkertijd worden goedgekeurd door in

14 het statusoverzicht op een rapportage, een werknemer, een dag of een week te dubbelklikken. U kunt desgewenst selectief controleren door alleen de in het statusoverzicht roodgekleurde rapportages te openen. Deze rapportages bevatten één of meer van de volgende afwijkingen die door Uren24 zelf worden gesignaleerd: Het aantal geschreven uren is minder dan het verwachtte aantal volgens de (optionele) contractgegevens (bijvoorbeeld omdat een werknemer vergeten is een rapportage in te vullen). Er zijn uren geschreven op een project met een maandbudget dat al voor minstens 75% verbruikt is. (! ) Er is een rapportageregel waarvoor geen extern tarief bepaald kon worden. (! ) Er zijn ongeldige gegevens ingevuld (een verplicht veld is bijvoorbeeld leeggelaten). (! ) De laatste twee afwijkingen zijn blokkerend: de rapportage kan pas worden goedgekeurd nadat de afwijking is verholpen. Uren factureren Uren24 signaleert op Pagina Facturering Facturen de goedgekeurde, nog te factureren uren en stelt hiervoor facturen voor. Deze facturen kunnen automatisch opgesteld worden, en kunnen daarna nog manueel aangepast worden. Uren analyseren Pagina Analyse Uren biedt verscheidene rapporten om gegevens van urenrapportages te analyseren. Enkele voorbeelden zijn: Welke rapportages staan nog open? Hoeveel uren worden aan de verscheidene activiteiten gespendeerd? Wat is de productiviteit per werknemer? Wat is het actuele verbruik van de urenplanningen en -budgetten? Hoeveel uren moeten nog gefactureerd worden, per klant? Ook kunnen eigen rapporten worden opgesteld door ad-hoc velden en/of filtercriteria toe te voegen of te verwijderen. Nadat een rapport is opgevraagd worden de resultaten in tabelvorm gepresenteerd. Het mogelijk om deze tabel te exporteren naar MS-Excel, waar bijvoorbeeld grafieken e.d. van de gegevens gemaakt kunnen worden. Status, analyseren en zoeken Status De eerste pagina die wordt geopend na inloggen is Analyse Status. Deze pagina toont een algemeen statusoverzicht en bevat verscheidene links naar pagina s waarop meer gedetailleerde informatie beschikbaar is. Het statusoverzicht is onderverdeeld in de volgende categorieën:

15 Status van formulieren: Voor facturen, abonnementen, aanmaningen, pakbonnen en bestellijsten wordt aangegeven of er nog openstaande formulieren zijn. Status van uren en onkosten: Voor urenrapportages wordt aangegeven of er rapportages zijn die te weinig uren bevatten (volgens de contractgegevens van de werknemers). Ook wordt aangegeven of er rapportageregels bestaan die niet getarifeerd (en daarom ook niet gefactureerd) kunnen worden. Status van planningen en budgetten: Aan een fase van een project kan een urenplanning (een maximum aantal uren) en/of een urenbudget (een maximum verkoopbedrag) zijn gekoppeld. Aan een project kan een maandbudget (een maandelijks maximum verkoopbedrag) zijn gekoppeld. Het statusoverzicht toont die planningen en budgetten die al voor meer dan 75% zijn geconsumeerd. Relatie-alarmen: In de relatieportfolio s kunnen aan datums alarmen zijn gekoppeld, bijvoorbeeld het aflopen van een eigen of aan een klant verschafte licentie. Het statusoverzicht toont welke alarmen actief zijn. Analyse Al na korte tijd zal Uren24 een waardevolle bron aan bedrijfsgegevens vormen. De analyse-functies op pagina s Analyse Uren / Facturen / Abonnementen / Voorraad maken deze gegevens inzichtelij. Enkele voorbeelden van rapporten zijn: Hoeveel uren worden aan welke activiteiten of relaties gespendeerd? Wat is de status van de verscheidene planningen en budgetten? Wat is de productiviteit per werknemer? Wat is de omzet en winstmarge per klant of productgroep? Er is een ruim aanbod aan standaardrapporten zoals de bovenstaande, en u kunt ook zelf rapporten opstellen en aanpassen. Zo kunt u bijvoorbeeld stapsgewijs in bv. een jaaroverzicht zoals "de omzet van 2010" inzoomen op de omzet per maand ("de omzet van 2010 per maand"), vervolgens inzoomen op een specifieke maand (bv. "de omzet van juni 2010"), en vervolgens de gegevens groeperen per werknemer ("de omzet van juni 2010 per werknemer"). Tot slot kunt u alle rapporten downloaden MS-Excel formaat. Zoeken De meeste overzichtspagina s zoals voor facturen, relaties en producten bieden zoekfuncties. Pagina Analyse Zoeken biedt de mogelijkheid om gegevens uit de volgende bronnen tegelijkertijd te doorzoeken: Facturen, abonnementen, pakbonnen en bestellijsten.

16 De volgende velden voor zover van toepassing worden doorzocht: - het formuliernummer - de naam van de klant of leverancier - de omschrijving van een formulierregel - de naam van de werknemer op een formulierregel - de naam van het product op een formulierregel - de voetnoot van een formulierregel - het commentaar van een formulierregel - de serienummers van een formulierregel De relatie- en productportfolio s. De namen en alle tekst bevattende velden van alle de elementen worden doorzocht. Zoeken is niet hoofdletter-gevoelig. Het is mogelijk om meerdere zoektermen gescheiden door een spatie op te geven. Indien de eerste zoekterm bestaat uit één karakter wordt gezocht naar tekst die begint met dat karakter. Voor alle andere zoektermen wordt gezocht naar tekst die die reeks karakters bevat. Een bijzonder geval is wanneer een zoekterm uit louter cijfers bestaat (bijvoorbeeld wanneer een telefoonnummer opgezocht wordt). In dat geval zoekt Uren24 naar tekst waarin een cijferreeks overeenkomt met de zoekterm. Berichten uitwisselen Met pagina Tools Berichten kunt u een korte (tekst)bericht naar een collega sturen. Wanneer de collega inlogt, wordt deze direct geïnformeerd dat er een nieuw bericht is. Indien de collega al ingelogd heeft wordt deze na enige tijd geïnformeerd. De verstuurde en ontvangen berichten worden met de volgende kleurcodes getoond: Groen Rood Het bericht is door de ontvanger gelezen Het bericht is door de ontvanger nog niet gelezen Een ongelezen bericht wordt tot 10 dagen bewaard en een gelezen bericht 2 dagen. Hierna wordt het bericht automatisch verwijderd. Zowel de ontvanger als uzelf kunnen voor die tijd het bericht handmatig verwijderen. Het is mogelijk om berichten naar uzelf te sturen; deze worden beschouwd als herinneringen. PS: aflevering van een bericht bij de ontvanger kan onder sommige omstandigheden tot 20 minuten duren. Calculator De optie Tools Calculator biedt een calculator met basisfunctionaliteit.

17 Voor de administrateur Uren24 inrichten voor eerste gebruik In dit hoofdstuk wordt verondersteld dat u zojuist een Uren24 database heeft gereserveerd en wordt uitgelegd hoe u vervolgens Uren24 kunt inrichten wordt voor het eerste gebruik. Hoewel het mogelijk is om alle instellingen op ieder moment te aan te passen wordt aanbevolen om spoedig na ingebruikname van Uren24 de instellingen af te stemmen op de specifieke behoeften van uw bedrijf. Database activeren Ga naar klik op Inloggen en log in met uw database naam, login naam en wachtwoord (deze gegevens staan in de van Uren24 met de bevestiging dat uw database gereserveerd is). Open pagina Instellingen Voorkeuren en kies een persoonlijke login naam en een nieuw, uniek en voldoende sterk wachtwoord (Uren24 geeft een kwaliteitsaanduiding). Noteer het wachtwoord nergens. Gewenste functies opgeven Op pagina Instellingen Basis, tabblad Functies, kunt u een instellen van welke functies van Uren24 u gebruik wil maken. Standaard zijn alle functies ingeschakeld (voor zover uw abonnementsvorm daar toegang toe geeft), maar als u bijvoorbeeld in eerste instantie geen abonnementen aan uw klanten wil kunnen aanbieden dan kunt u die functie uitzetten. Door de in uw situatie overbodige functies uit te schakelen wordt het aantal mogelijkheden dat u aantreft in Uren24 kleiner en daarmee overzichtelijker. Uw bedrijfsgegevens invullen PDF- en -sjablonen kunnen gebruik maken bepaalde gegevens over uw bedrijf, zoals de bedrijfsnaam, het BTW nummer, het KVK-nummer, rekeningnummer(s) en het hoofdadres. Om facturen e.d. juist te kunnen afdrukken en/of te en dienen deze gegevens eenmalig ingevuld te worden op pagina Relaties Intern. Nummering opgeven Formulieren zoals facturen hebben een uniek nummer. Standaard heeft een factuurnummer het formaat FjaarMaand-Volgnummer. De derde factuur in december 2010 krijgt zo als nummer "F ". Een andere mogelijke instelling is: Fklantnr/Volgnummer. De derde factuur van de 25 e klant krijgt dan nummer F25/3. Wellicht hebt u een andere voorkeur dan deze standaard nummering. In dat geval kunt u deze opgeven op pagina Instellingen Basis, tabblad Nummering. Een standaard uurtarief opgeven Zonder tarieven kunnen geregistreerde uren niet (automatisch) gefactureerd worden.

18 Het is mogelijk om de tarifering uitgebreid in te stellen (zie hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.) maar initieel is het voldoende om één standaard uurtarief op te geven. Op pagina Instellingen Basis, tabblad Uur codes kunt u dit tarief opgeven. Ook kunt u hier naast de al bestaande uur code Standaard andere uur codes zoals Overwerk toevoegen. Indien u hiervoor kiest, voorzie deze nieuwe uur codes dan ook van een standaard tarief. Activiteiten opgeven Tijdens het registreren van uren beschikt u over een keuzelijst met activiteiten. Initieel zijn slechts enkele activiteiten voorgedefinieerd. Op pagina Beheer Activiteiten kunt u nieuwe activiteiten toevoegen die op uw bedrijf van toepassing zijn. Vergelijkbaar kunt u daar ook uw mogelijke onkosten opgeven (bv. reiskosten). Uw bedrijfslogo opgeven U kunt formulieren zoals facturen, pakbonnen, bestellijsten, abonnementen en aanmaningen als PDF afdrukken. Er zijn uitgebreide mogelijkheden om de lay-out af te stemmen op de gewenste huisstijl, maar initieel kan het voldoende zijn om alleen uw eigen logo op te geven. Op pagina Instellingen PDF-sjablonen opent u daartoe het sjabloon voor facturen. Tabblad Achtergrond bepaalt welke onderdelen van de PDF op iedere pagina dient te worden afgedrukt. Klik daar op het voorbeeldlogo en vervang dat door uw bedrijfslogo. NB: het standaard sjabloon veronderstelt dat uw logo op iedere pagina linksboven dient te worden afgedrukt. Met enkele extra instellingen kunt u de positie, marges aanpassen. Indien u moeite heeft met de vereiste instellingen bijvoorbeeld als de door u gewenste lay-out (te) veel afwijkt van het standaard aangeboden sjabloon dan helpt FidiTech u graag. Werknemers opgeven Op pagina Beheer Werknemers kunt u alle personen werkzaam in uw bedrijf (inclusief uzelf) registreren (voor niet-geregistreerde werknemers kunnen geen urenrapportages worden ingevuld). Vul voor iedere werknemer minimaal een naam in. Overige velden zijn de in- en uitdienst datum, een indicatie of de urenrapportages op duur of begin- en eindtijden zijn gebaseerd, contractgegevens en notities. Ook kunt u aan een werknemer optioneel een inlogaccount toekennen. Hiervoor dienen een unieke loginnaam, een initieel wachtwoord en toegangsrechten (zie Appendix Pagina s en hun toegangsrechten) te worden opgegeven.

19 Standaard activiteiten Werknemers of contactpersonen toegang verlenen Een account geeft aan een gebruiker de mogelijkheid om in Uren24 in te loggen met een persoonlijke login-naam en een wachtwoord. Een account bepaalt ook welke toegangsrechten de gebruiker vervolgens heeft. Op pagina Instellingen Accounts kunnen u alle accounts beheren. Er zijn twee soorten accounts: interne accounts voor werknemers, en externe accounts voor contactpersonen van relaties. Met interne accounts kunt u werknemers de mogelijkheid geven om hun uren zelf te registreren, om relatie-gegevens op te zoeken, om pakbonnen op te stellen, etc. Met externe accounts kunt u aan uw klanten inzage geven in hun facturen, aan uw leveranciers inzage in hun bestellijsten, en aan uw accountant inzage in uw jaar- en kwartaal factureringsoverzichten. Een wachtwoord veranderen Indien een gebruiker zijn/haar wachtwoord vergeten is, kan op pagina Instellingen Accounts een nieuw wachtwoord worden opgegeven. Open het account, vul een nieuw wachtwoord in en sla de verandering op. NB: contacteer FidiTech als u als administrateur het wachtwoord heeft vergeten (en er geen andere gebruikerer met administeursrechten is). Een geblokkeerd account toegankelijk maken Indien een gebruiker tot 3 keer binnen een korte periode een verkeerd wachtwoord invult wordt het account 15 minuten lang geblokkeerd. De reden hiervoor is dat anders een onbevoegd persoon - al dan niet met behulp van software - veel wachtwoorden per seconde uitprobeert en zo het wachtwoord kan kraken. Om een geblokkeerd account handmatig weer toegankelijk te maken, ga naar pagina Instellingen Accounts. Klik in het status-overzicht op het ontoegangelijke account. Klik op OK bij de vraag of het account direct toegankelijk gemaakt dient te worden. Indien een werknemer uit dienst gaat... Indien een werknemer uit dienst gaat, verwijder dan op pagina Instellingen Werknemers zijn of haar account (indien dat bestaat). Vul ook de uitdienst-datum in, zodat de werknemer niet meer standaard als keuzeoptie geboden wordt in de verscheidene velden op (andere) pagina s. In het bijzonder is het hierdoor niet meer mogelijk om urenrapportages op de betreffende werknemer te schrijven. Uploads beheren Op de relatie- en productpagina s kunnen bestanden naar Uren24 worden geüpload. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld offertes en andere corresponentie met klanten in Uren24 worden opgeslagen, en kunnen aan afbeeldingen aan producten worden gekoppeld.

20 Pagina Instellingen Uploads toont alle bestanden die naar Uren24 zijn geüpload. Bestanden die niet langer worden gebruikt kunnen hier worden verwijderd, en de bestanden kunnen ook hernoemd en in folders geörganiseerd worden. Geavanceerde instellingen Huisstijl van facturen e.d. instellen De inhoud en lay-out van een PDF-sjabloon wordt met de volgende tabbladen geconfigureerd: Algemeen bevat instellingen zoals de (papier)afmetingen en het standaard te gebruiken font. Achtergrond bevat die vaste elementen die op iedere pagina afgedrukt dienen te worden en typisch voorbedrukt (zouden) zijn op briefpapier. Voorbeelden zijn uw bedrijfslogo en andere bedrijfsgegevens zoals uw telefoonnummer(s) en uw rekeningnummer(s). Voorgrond bevat variabele elementen die per pagina en afdruk anders kunnen zijn. Voorbeelden zijn paginanummers en factuurregels. De instellingen van de verscheidene elementen zijn onafhankelijk: per element beschikt u over de volgende lay-out instellingen: De positie, bijvoorbeeld linksboven met een horizontale offset van 2 cm en een verticale verspringen van 1 cm. De breedte / hoogte, met keuzemogelijkheden vast (bv. 5 cm), auto (gelijk aan de benodigde breedte/hoogte van de inhoud van het element) en maximaal (gelijk aan de paginabreedte/hoogte). De marges, bijvoorbeeld rondom de inhoud een witruimte van 1 cm. De weergave per medium, bijvoorbeeld om op te geven dat het element alleen voor blanco en niet voor briefpapier bedoeld is, of om aan te geven dat het element alleen op de eerste pagina en niet op vervolgpagina's afgedrukt dient te worden. Naast de lay-out bepalen de instellingen van een element ook de inhoud van het element. Hier beschikt u over de volgende opties: Tekst (zie onder) Afbeelding bevat een afbeelding van het type JPEG of PNG. Barcode bevat een barcode van het type B93. Toepassing bevat inhoud die toepassingsafhankelijk is. Voor facturen betreft dit de tabellen met factuurregels en (sub)totalen. Inhoud van het type Tekst kan gebruik maken van variabele tekst en formatteringscodes. De appendices geven overzichten van alle mogelijkheden; hieronder wordt volstaan met enkele voorbeelden. Variabele tekst een voorbeeld Stel, u wilt op alle factuur-pdf s ergens het woord "Factuur" afdrukken. Een optie is om een element van het type "tekst" aan te maken met als inhoud het woord "Factuur".

21 Stel echter dat u ook pakbonnen wil kunnen afdrukken, met dezelfde lay-out als voor facturen. U kunt uiteraard een nieuw sjabloon specifiek voor pakbonnen aanmaken, maar dat is erg omslachtig als de enige afwijking het woord "Pakbon" vs. "Factuur" is. Het is handiger om één en hetzelfde sjabloon voor zowel facturen als pakbonnen te kunnen gebruiken. Hiertoe kunt u in plaats van de vaste tekst "Factuur" of "Pakbon" kiezen voor de variabele tekst "{formuliertitel}". Op het moment van afdrukken vult Uren24 hiervoor automatisch de juiste tekst in. Formatteringscodes een voorbeeld Stel, u wilt het woord "Factuur" of "Pakbon" uit het vorige voorbeeld 50% groter (dan de standaard lettergrootte) en vetgedrukt weergeven, als in Factuur Factuur Hiertoe voegt u een formatteringscode aan de tekst toe: "{formuliertitel}" "{font:+50%,vet}{formuliertitel}" Formatteringscodes een voorbeeld met tabellen Stel, u wilt voor facturen een tabel afdrukken met als inhoud het factuurnummer, de factuurdatum en het openstaande bedrag. Een voorbeeld van een dergelijke tabel is: Factuurnummer F Factuurdatum Openstaand bedrag 125,95 De eerste kolom is hier rechts uitgelijnd en maakt gebruik van een vet lettertype. De rechterkolom is links uitgelijnd en gebruikt een standaard font. Verder bevat de tabel variabele tekst. De tabel kan als volgt worden opgegeven: {font:vet}{rechts}{"formuliernummer"} {formuliernummer} {"formulierdatum"} {formulierdatum} Openstaand bedrag {openstaand bedrag} Kolommen worden gescheiden worden door het karakter " " en opmaakcodes zoals "{font:vet}" hebben alleen effect op de kolom waarin de opmaakcode zich bevindt. Elementen configureren Pagina Instellingen Elementen bevat de configuratie voor relatie- en productgegevens. De gegevens op deze pagina betreffen daarmee gegevens over gegevens. Mensen kunnen dit als conceptueel lastig ervaren en FidiTech helpt u dan ook graag om in overleg de gegevensstructuur af te stemmen op uw bedrijf. Als u echter besluit om zelf aanpassingen te doen is het belangrijk om een aantal termen te begrijpen en om onderscheid te kunnen maken tussen de meta-gegevens en de basisgegevens.

22 Basisgegevens (bv. op pagina Relaties Klanten): Alle relaties, contactpersonen, projecten, adressen etc. worden elementen genoemd, i.e. een element representeert een bepaalde entiteit (bv. klant X). Elementen hebben een verzameling al dan niet ingevulde velden (bv. website = Elementen kunnen andere elementen bevatten (bv. contactpersoon Y en postadres Z); dit levert een boomstructuur. Meta-gegevens (pagina Instellingen Elementen): Alle elementen van een bepaalde elementsoort beschikken over dezelfde verzameling van velden. Zo hebben alle Postadressen een veld postcode. Een elementsoort wordt verder gekarakteriseerd door een icoon en een betekenis (de elementsoort Postadres heeft net els elementsoort Bezoekadres de betekenis Adres, zodat Uren24 weet dat de gegevens van de elementen daarvan gebruikt kunnen worden voor adreslabels). Een veld wordt gekarakteriseerd door twee eigenschappen: een naam en een betekenis. De naam bepaalt met welk label het veld gepresenteerd wordt tijdens invullen. De betekenis bepaalt of/hoe Uren24 waardes moet interpreteren en tevens welke soort waardes ingevuld kunnen worden (het formaat). Zo hebben de velden genaamd Bankrekening en Postbankrekening beide de betekenis Rekeningnummer. Net zoals de basisgegevens zijn de meta-gegevens georganiseerd in een boomstructuur. Door een elementsoort Project onder de elementsoorten Relatie en Projectfolder onder te brengen geeft u aan dat een project bevat kan zijn in een relatie of een projectfolder. Een voorbeeld: Stel, u levert licenties en wil daarom licentiegegevens per klant kunnen administreren: 1. Open pagina INSTELLINGEN ELEMENTEN. 2. Navigeer naar de elementsoort Relatie en voeg daar een nieuwe elementsoort aan toe (open het contekstmenu met de rechtermuisknop). 3. Geef de nieuwe elementsoort de naam Licentie, en kies een icoon. De nieuwe elementsoort hoeft niet door Uren24 geïnterpreteerd te worden, en kies daarom als betekenis de waarde Geen. 4. Open tabblad velden, en voeg de gewenste velden toe. Voor een licentie zouden de volgende velden (naam en betekenis) gekozen kunnen worden: Loopt af op (een Datum), Aantal (een getal), Sleutel (een regel tekst), Notities (meerdere regels tekst). Nadat deze instellingen zijn opgeslagen kunt u voortaan op pagina Relaties Klanten licentiegegevens administreren: als u een relatie opent beschikt u over de optie om een element van de soort Licentie toe te voegen. Vervolg op voorgaand voorbeeld: Stel nu dat uw bedrijf na enige tijd stopt met het leveren van licenties. U hebt dan geen behoefte meer aan de optie om aan een relatie een (nieuwe) licentie toe te voegen. 1. Open pagina Instellingen Elementen.

23 2. Navigeer naar de elementsoort Licentie en sleep het naar de prullenbak. Let op: uw bestaande licenties die al onder relaties hangen worden niet verwijderd; u hebt met bovenstaande instelling alleen aangegeven dat aan relaties geen nieuwe licenties kunnen worden toegevoegd. In het bijzonder is alleen mogelijk om een elementsoort definitief te verwijderen indien er geen enkel element van die soort meer bestaat. Bijzondere tarieven instellen Het extern tarief (ook we verkooptarief genoemd) van uren wordt standaard bepaalt door de gebruikte uur soort (zie pagina Instellingen Basis). Zo kan bijvoorbeeld voor overwerk een ander tarief gehanteerd worden dan voor reguliere uren. Soms is dit niet voldoende. Enkele voorbeelden van mogelijke wensen zijn: Voor alle activiteiten van stagiair X dient een lager uurtarief in rekening gebracht te worden dan voor vaste werknemers. Voor klant Y dient volgens afspraak voor activiteit Z een gereduceerd tarief te gelden. Voor iedere dag dat een werknemer op locatie L van klant P activiteiten verricht dienen vaste reiskosten in rekening gebracht te worden. Op pagina Instellingen Tarieven kunnen dit soort afwijkingen ingesteld worden. Voor iedere combinatie van Klant, Project, Locatie, Activiteit, Uursoort en Werknemer kan een extern tarief worden ingesteld. In bovenstaande uitleg betreffen de afwijkingen het extern tarief. Ook kunnen zo afwijkingen m.b.t. de factureerbaarheid, de boeking code en het intern tarief worden ingesteld. Een tarief en de criteria daarvoor worden samen een tariefregel genoemd. Velden van een tariefregel kunnen worden leeggelaten om aan te geven dat het veld niet relevant is. Doordat meerdere tariefregels opgegeven kunnen worden kan er ambiguïteit ontstaan: wat als volgens bovenstaande voorbeelden stagiair X voor klant Y activiteit Z verricht? Om deze ambiguïteit te voorkomen hebben tariefregels een prioriteit: de tariefregel met de hoogste prioriteit wordt tijdens tarifering gehanteerd. Betalingscondities van facturen en aanmaningen De standaard betalingsconditie is 30 dagen. Hierna stelt uren24 bij uitblijven van betaling een eerste aanmaning voor. De inleidende tekst van deze aanmaning is een eigenschap van de betalingsconditie. Indien de eerste aanmaning is verstuurd en betaling nog steeds is uitgebleven stelt Uren24 een tweede aanmaning voor, typisch met een indringendere inleidende tekst. Dit proces herhaald zich totdat de factuur betaald is of afgesloten wordt. Op pagina Instellingen Betalingscondities kunnen betalingscondities geconfigureerd worden. Het is mogelijk meerdere betalingscondities op te geven; bij het opstellen van de factuur moet dan de gewenste betalingsconditie gekozen worden. Per betalingsconditie zijn de volgende eigenschappen zijn instelbaar:

24 De betalingstermijn De inleidende tekst van de 1 e aanmaning, en het aantal dagen extra uitstel van betaling. De inleidende tekst van de N e aanmaning, en het aantal dagen extra uitstel van betaling. Het kan zijn dat er al N aanmaningen verstuurd zijn en dat er geen instellingen voor een volgende (N+1 e ) aanmaning zijn. In dat geval gebruikt Uren24 de instellingen voor de laatste aanmaning. Doorgaans is dit echter het stadium dat een deurwaarder wordt ingeschakeld of dat de factuur wordt afgesloten ondanks een openstaand bedrag. Voor de accountant Integratie Jaaroverzichten / boekhouding Pagina Facturering Jaaroverzichten geeft per jaar en kwartaal een totaaloverzicht van alle (niet-concept) facturen. Voor ieder factuurjaar/kwartaal wordt de totale (bruto) omzet en de betaalstatus per boeking code gepresenteerd. De facturen die verstuurd of afgesloten zijn kunnen op jaarbasis worden geëxporteerd naar of gesynchroniseerd met een extern (boekhoud) pakket waaronder AccountView. Synchronisatie met AccountView: Alle klanten en leveranciers worden uit Uren24 als debiteuren en crediteuren naar AccountView geëxporteerd. Indien een relatie al in AccountView bekend is worden de gegevens (zoals telefoonnummers en het adres) daar up-to-date gemaakt met de gegevens uit Uren24. Per verstuurde of afgesloten factuur die nog niet in AccountView bekend is wordt een bladboekbladzijde aan het verkoopdagboek van de AccountView-administratie toegevoegd; de bladzijde bevat een regel met het subtotaal van de factuur per boeking code en BTW code. Per factuur die al wel in AccountView bekend is wordt uit AccountView het openstaande bedrag opgevraagd, en dit wordt door Uren24 geïmporteerd. Facturen die volledig betaald zijn worden vervolgens automatisch in Uren24 afgesloten. Exporteren naar MS-Excel (generiek): Het is ook mogelijk om alle klanten, leveranciers en facturen (geaggregeerd naar boeking- en BTW code) op te slaan als een MS-Excel spreadsheet. Deze spreadsheet kan vervolgens worden geïmporteerd door een extern pakket, vooropgesteld dat dat beschikt over een voldoende generieke importeermodule. Let op: afhankelijk van het bestemmingspakket kan het nodig zijn om eerst de spreadsheet met MS-Excel te converteren naar CSV-bestanden en/of om andere formatteringsaanpassingen uit te voeren. Neem contact op met Uren24 (FidiTech) indien uw bestemmingspakket niet in staat is om de generieke spreadsheet van