KLANTCASE ROC NOORDERPOORT. maart, 2016 Versie 2 ÉÉN WETTELIJK DIGITAAL ARCHIEF VOOR DE GEHELE ORGANISATIE

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "KLANTCASE ROC NOORDERPOORT. maart, 2016 Versie 2 ÉÉN WETTELIJK DIGITAAL ARCHIEF VOOR DE GEHELE ORGANISATIE"

Sylvia Devos
4 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 KLANTCASE ROC NOORDERPOORT ÉÉN WETTELIJK DIGITAAL ARCHIEF VOOR DE GEHELE ORGANISATIE maart, 2016 Versie 2

ROC NOORDERPOORT ROC Noorderpoort is een onderwijsinstelling voor voortgezet onderwijs, mbo en volwasseneducatie. Bij ROC Noorderpoort verzorgen 1.700 medewerkers onderwijsactiviteiten voor ruim 17.

2 ROC NOORDERPOORT ROC Noorderpoort is een onderwijsinstelling voor voortgezet onderwijs, mbo en volwasseneducatie. Bij ROC Noorderpoort verzorgen medewerkers onderwijsactiviteiten voor ruim leerlingen. Met zeventien locaties is Noorderpoort het grootste ROC van Noord-Nederland. SITUATIE EN AANLEIDING Verspreide fysieke en deels gedigitaliseerde dossiers, de Wet BIO, portfolio s van onderwijsprofessionals en het terugdringen van fysiek archiefbeheer waren o.a. aanleiding om op zoek te gaan naar één digitale archiefoplossing voor de gehele organisatie. In deze oplossing komen alle records die voor de organisatie van waarde zijn om te archiveren. Doel van de digitalisering is het op juiste en verantwoorde wijze ontsluiten, beheren en beschikbaar stellen van dossiers en documenten aan de diverse doelgroepen binnen de organisatie. DIGITALISERING EN ARCHIVEREN MET JOIN Noorderpoort vond deze oplossing in Decos JOIN. Decos JOIN is ingezet voor het volledig digitaliseren van alle archieven binnen de organisatie, te beginnen met de personeelsdossiers, bekostigings-/studentendossiers, Oer-en en CvB dossiers. In Decos JOIN worden alle dossiers centraal beheerd en zijn benaderbaar voor medewerkers op elke locatie en vanuit huis. RECORD MANAGEMENT Decos JOIN werd door ROC Noorderpoort geselecteerd na een uitgebreide marktverkenning en een concurrentiegerichte dialoog. Een voorwaarde waaraan het archiefsysteem moest voldoen was gebruikersvriendelijkheid en er moest een koppeling mogelijk zijn met de applicaties Peoplesoft HR en Peoplesoft CS en MS SharePoint. Daarnaast moest het systeem in verschillende fases uitgebreid kunnen worden naar een organisatie brede toepassing.

3 SLIMSCANNEN Voor het slim scannen en geautomatiseerd herkennen en toevoegen van documenten is in dezelfde aanbesteding gekozen voor DocYard, geleverd door Docuwork. DocYard is een totaaloplossing voor het toepassen van OCR, het automatisch classificeren en het vervaardigen van een optimaal gecomprimeerde pdf/a. Het wordt binnen Noorderpoort inmiddels ingezet voor het herkennen en OCR-en van personeelsdocumenten en de bekostigingsdocumenten. PERSONEELSDOSSIERS Voorheen werd op meerdere locaties van het Noorderpoort per medewerker een dubbel dossier aangehouden: een apart fysiek personeelsdossier én een digitale kopie in een archiefsysteem dat niet meer voldeed aan de huidige eisen. Hierdoor waren er op verschillende plekken binnen Noorderpoort dossiers van dezelfde medewerker. Deze hybride situatie resulteerde in een onnodig papieren archief en waren de medewerkers veel tijd kwijt aan het zoeken naar de juiste documenten. Daarnaast ontbrak een sluitend totaaloverzichtvan wat, per medewerker, aan documenten aanwezig is. In de eerste fase zijn de ruim personeelsdossiers gedigitaliseerd en ingelezen in JOIN. De nieuwe personeelsdocumenten worden gedigitaliseerd met DocYard. Tijdens het (automatisch) indexeren worden documenten voorzien van metadata, zoals documenttype en personeelsid. Hiermee worden ze vervolgens automatisch toegevoegd aan het juiste personeelsdossier in JOIN. BEKOSTIGINGSDOSSIERS EN DIPLOMA S Decos JOIN is ook geïmplementeerd voor het digitaal archiveren van de bekostigingsdossiers incl. de diploma s van het examendossier. Dit zijn bijna actieve bekostigingsdossiers van MBO-studenten die nog onderwijs volgen aan ROC Noorderpoort. Deze dossiers zijn door medewerkers van ROC Noorderpoort zelf gedigitaliseerd m.b.v. DocYard en toegevoegd aan JOIN. OER-EN Ook de OER-en, de onderwijs examen regelementen of onderwijsplannen zijn beschikbaar in het centrale archief. Hierdoor zijn ze snel te raadplegen, ook door docenten en studieloopbaanbegeleiders. Uiteraard allemaal in relatie tot de verschillende crebo s, cohorten en de studieprogramma s. Bovendien is door een integratie met QlikView management rapportages de beschikbaarheid, compleetheid en status van elke OER nu real-time inzichtelijk voor het management.

4 CVB EN DE BESTUURSDIENST Voor het College van Bestuur van ROC Noorderpoort ligt de nadruk op digitale beleidsdossiers en digitaal vergaderen. Voor de bestuursdienst is het digitaliseren van postregistratie en de digitale post distributie belangrijk. Door de digitalisering van de bestuurs- en beleidstukken zijn deze snel en eenvoudig te raadplegen en versneld het bestuurlijke proces. Langzaam maar zeker worden steeds meer beleidsvelden gedigitaliseerd en verdwijnt het papier. Denk hierbij aan bijvoorbeeld juridische zaken en financieel economische zaken. KOPPELINGEN EN INTEGRATIES MET PEOPLESOFT CS Voor het bekostigingsdossier is er een koppeling met het studentinformatiesysteem Peoplesoft CS. Door de koppeling met Peoplesoft CS wordt het mogelijk om documenten direct digitaal te archiveren en retour gezonden 2-zijdig getekende stukken worden automatisch herkend en aan het juiste bekostigingsdossier toegevoegd. In Peoplesoft CS wordt bij de student de relevante documenten getoond in één overzichtelijk scherm, waardoor het in één oogopslag duidelijk is of alle noodzakelijk documenten aanwezig zijn. Vanuit Peoplesoft CS is vervolgens ook direct het document uit JOIN te openen. MET DOCYARD SLIM SCANNEN Voor het slim scannen en geautomatiseerd herkennen en toevoegen van documenten is er een integratie met DocYard. JOIN levert data als basis voor herkenning, DocYard verzorgd de herkenning en levert de herkende bestanden met de juiste metadata aan JOIN. Daarnaast kan de koppeling MS office bestanden uit JOIN ophalen, omzetten naar PDF/A en weer terugplaatsen in het Archief. Dit is volledig geautomatiseerd. MET MS SHAREPOINT Vanuit MS SharePoint My-Site is een koppeling gelegd met het personeelsdossier van een aangemelde medewerker. Zo kan een medewerker vanuit SharePoint My- Site met één druk op de knop zijn of haar personeelsdossier openen. In principe kan de medewerker hierin ook zelf documenten plaatsen binnen het tabblad loopbaanportfolio in het personeelsdossier in JOIN. MET PEOPLESOFT HR Vanuit Peoplesoft HR worden personeelsgegevens én autorisatiegegevens doorgegeven aan Decos JOIN. Hierdoor worden personeelsdossiers volledig automatisch aangemaakt en gesloten. Bovendien wordt de geautoriseerde toegang tot de personeelsdossiers aangestuurd vanuit Peoplesoft HR via Active Directory. MET QLIKVIEW BI Door de integratie met QlikView is belangrijke management- en stuurinformatie uit het digitale archief inzichtelijk voor het management. Het gaat hierbij met name om de actualiteit van de onderwijs examen regelingen.

5 SCHEMATISCHE WEERGAVE INTEGRATIES TOEKOMST Op de planning staan o.a. nog de juridisch dossiers, het schooldossier, de uitbreiding van het studenten dossier met begeleiding en portfolio, ontwikkelen onderwijs en examinering en financiën. Met Decos JOIN en DocYard legt ROC Noorderpoort dus een solide basis voor de toekomst waarin volledig digitaal wordt gewerkt en werkprocessen digitaal worden afgehandeld. Daarnaast wordt één wettelijk digitaal archief gerealiseerd voor alle dossiers. LEES OOK: WHITEPAPER DOCUMENT MANAGEMENT DOWNLOAD

6 OVERIGE OPLOSSINGEN EN KLANTCASES BEKIJK HIER ALLE RESOURCES

DOCLOGIC BV Doclogic is sinds 2001 een zeer betrouwbare implementatiepartner en reseller op het gebied van software voor digitale informatie verwerking.

Als innoverende ICT dienstverlener adviseren, stimuleren en begeleiden wij organisaties en hun medewerkers, om op doelmatige wijze met kwalitatief hoogwaardige ICT oplossingen te werken.

7 DOCLOGIC BV Doclogic is sinds 2001 een zeer betrouwbare implementatiepartner en reseller op het gebied van software voor digitale informatie verwerking. Doclogic brengt de kennisgebieden van automatisering, management en digitalisering samen. Als innoverende ICT dienstverlener adviseren, stimuleren en begeleiden wij organisaties en hun medewerkers, om op doelmatige wijze met kwalitatief hoogwaardige ICT oplossingen te werken. Medewerkers van Doclogic onderscheiden zich door hun vakkennis, betrokkenheid en persoonlijke benadering. Ons toonaangevende producten en diensten portfolio omvat de beste oplossingen voor het beheren van uw digitale informatie en het verbeteren van uw bedrijfsprocessen. In deze wereld van informatieovervloed heeft Doclogic de missie om organisaties via bewezen technologie en best practices, zo optimaal mogelijk te ondersteunen in de implementatie van bedrijf kritische processen. DOCLOGIC BV Eekhorstweg 31c 7942KC MEPPEL

Vergelijkbare documenten

KLANTCASE KUIJPERS. juli, 2013 Versie 1 BOUWEN AAN DIGITALE TOEKOMST

KLANTCASE KUIJPERS. juli, 2013 Versie 1 BOUWEN AAN DIGITALE TOEKOMST KLANTCASE KUIJPERS BOUWEN AAN DIGITALE TOEKOMST juli, 2013 Versie 1 Tekst: Teun Putter Beeld: Kuijpers Bouwen aan digitale toekomst Technisch dienstverlener Kuijpers zag tijdig de noodzaak in van het beheersbaar