Dé complete information management oplossing

Transcriptie

1 Dé complete information management oplossing Organize it

2 ONE STOP ORGANIZing Een allesomvattend aanbod voor een slim archief Met een goed doordacht archief kunt u klantgerichter en efficiënter werken. Jalema is al meer dan 65 jaar expert in het slim, veilig en vooral vindbaar opslaan van archieven. Met een allesomvattend product- en dienstenpakket FY siek Digi TAAL TOE KOM STIG kan Jalema u volledig ontzorgen op het gebied van al uw bedrijfsinformatie. Want informatie is pas waardevol als het gevonden kan worden. Of u nu kiest voor een fysiek archief in eigen beheer of voor externe opslag bij ons, u bent er zeker van dat uw documenten slim worden opgeslagen. We kunnen u adviseren welke vorm van archivering het beste bij uw organisatie past. Ook het verhuizen of vernietigen van archieven kunt u met een gerust hart aan ons overlaten. Een digitaal archief is onmisbaar geworden om kennis en informatie efficiënt en mobiel te kunnen delen. Ook het terugdringen van papierverbruik is voor duurzame en moderne bedrijven een belangrijke motivator. Jalema heeft veel ervaring met het? digitaliseren en vindbaar maken van documenten en werkt continu aan innovatieve oplossingen voor het nieuwe werken. One Stop Organizing bij Jalema heeft veel voordelen: Eén aanspreekpunt voor het managen van al uw bedrijfsinformatie; Gratis en vrijblijvende Quickscan, waarbij Jalema u adviseert wat voor u de meest optimale oplossing is; Expertise op het gebied van zowel fysiek, als ook digitaal Information Management; Efficiënt en kostenbesparend; Onze diensten en producten zorgen voor een compleet en goed geordend totaaloverzicht van uw archivering; Service en nazorg van A tot Z. Download de Layar app en scan de verzameling pictogrammen hierboven en scan de losse pictogrammen door de gehele brochure. Voor iphone gebruikers is deze app te downloaden via de Appstore. Voor Android gebruikers is deze app te downloaden via Google Play

3 FYsieK Begin vandaag nog met het efficiënter maken van uw organisatie Archiefproducten Met onze opbergsystemen, hangmappen, tabbladen, de JalemaClip en vele andere producten wordt opbergen en terugvinden een fluitje van een cent. De producten worden in Nederland ontworpen en geproduceerd. Uiteraard kan Jalema ook producten voor u op maat maken, zoals gepersonaliseerde mappen, schrijfblokken of tabbladen. Archiefproducten Verhuizen archiefverhuizing Belangrijke en vertrouwelijke informatie, daar gaat u zorgvuldig mee om. Daarom laat u uw archief verhuizen door een specialist op dit gebied. Jalema heeft een jarenlange ervaring op het gebied van verhuizen van allerlei soorten archieven. Zorgvuldig en betrouwbaar. Uiteraard hebben we ook alle benodigde materialen in huis om uw archief tijdelijk of permanent veilig, solide en efficiënt op te bergen. Vernietigen archiefvernietiging Mocht u archiefdossiers willen vernietigen omdat bijvoorbeeld de wettelijke bewaartermijn is verstreken, dan biedt Jalema u twee mogelijkheden. Een economisch voordelige periodieke vernietiging, waarbij uw archief deel uitmaakt van een gezamenlijke vernietigingsopdracht. Goedkoop, betrouwbaar en efficiënt. Daarnaast biedt Jalema een uiterst veilige en betrouwbare mogelijkheid, namelijk een CA+ gecertificeerde datavernietiging. Dat betekent dat er gewerkt wordt met een gesloten inzamelings- en vernietigingsproces, zoals voorgeschreven in de certificeringsregeling Archief en Datavernietiging. 100% betrouwbaar en veilig

4 ArchiefaDVies Gaat u gehecht of losbladig archiveren? Enkelvoudig of collectief opbergen? Jalema adviseert u graag welke methoden en producten aansluiten op uw vraag. De archiefsystemen van Jalema zijn ruimtebesparend. In tegenstelling tot bijvoorbeeld ordners, nemen de (hang)mappen van Jalema niet meer ruimte in beslag dan hun inhoud. Het lateraal ophangsysteem van Jalema, met slechts één ophangpunt, neemt veel minder plaats in beslag dan bijvoorbeeld ladekasten. Met Code in One on Demand kunt u zelf professionele labels ontwerpen en printen voor uw mappen en dossiers. De software is zeer gebruiksvriendelijk en gratis te downloaden op Archiefadvies FYsieK Archiefmeubilair Vorm volgt functie. Onze meubels zijn ontworpen om het proces van opbergen en terugvinden zo makkelijk mogelijk te maken. Onze kasten en rekken, die eventueel handverrijdbaar en/of elektrisch bestuurbaar leverbaar zijn, nemen niet meer ruimte in beslag dan nodig. Zo kunt u een indrukwekkende hoeveelheid archief opbergen op een minimale vloeroppervlakte. Voor flexibele werkomgevingen hebben we oplossingen op maat die het nieuwe werken faciliteren, zoals lockers en mobiele kasten. Archiefmeubilair Archiefopslag Met extern archiefbeheer bieden wij een uitkomst voor archieven die niet frequent geraadpleegd worden. Uw archief wordt veilig opgeslagen in ruimten die voldoen aan de nieuwste technologische eisen. U kunt ook kiezen voor opslag in onze geconditioneerde ruimte, die voldoet aan de strikte eisen van de Archiefwet. De dossiers en hun exacte locatie worden digitaal geregistreerd, zodat een archiefstuk, als het toch nodig mocht zijn, snel traceerbaar is. Het kan fysiek bij u worden bezorgd of via scanning on demand gedigitaliseerd beschikbaar worden gesteld. Met externe archiefopslag bij Jalema Archiefspecialist kunt u uw kostbare bedrijfsruimte benutten voor uw kernactiviteiten. Archiefopslag 06 07

5 Digitaal I-FourC Document Imaging & Scanning Papierloos en onafhankelijk van tijd en plaats I-FourC Document Imaging & Scanning Beschikt u over een archief waaruit u nog regelmatig stukken nodig heeft? Dan kunnen we uw documenten scannen. De opgeschoonde informatie wordt digitaal beschikbaar gemaakt, waardoor het vinden, delen en raadplegen van gegevens makkelijker is. De gescande dossiers worden vormgegeven als vertrouwde hangmappen. De gebruiker kan er eenvoudig doorheen bladeren op zijn computer of tablet. Dat maakt het wennen aan een digitale omgeving een stuk makkelijker. I-FourC Virtual Archive I-FourC Virtual Archive De gescande informatie kan ook beschikbaar worden gesteld via internet, in the cloud. Jalema biedt grote opslagcapaciteit in een beveiligde omgeving. Uiterst secuur en betrouwbaar. Ontsluiting via internet biedt veel voordelen: de informatie is bereikbaar via een pc, tablet of smartphone, onafhankelijk van tijd en plaats, en software-updates kunnen centraal door Jalema worden doorgevoerd

6 I-FourC Virtual File Toegang tot uw persoonlijke archief kan eenvoudig geregeld worden met de I-FourC Virtual File. Zo kunt u delen van het archief die voor u van belang zijn ordenen voor regulier gebruik, maar ook tijdelijk bij elkaar plaatsen; bijvoorbeeld voor een specifieke vergadering. U hoeft de bestanden niet meer te printen, maar kunt er eenvoudig doorheen bladeren vanaf bijvoorbeeld een tablet of smartphone. De I-FourC Virtual File is er zowel voor het Windows besturingssysteem als voor de ipad. Aantekeningen kunnen er fysiek op het beeldscherm aan worden toegevoegd. De papieren wereld in digitale vorm. I-FourC Virtual File Digitaal I-FourC Office Add-On Wie vandaag start met een slim digitaal archief, heeft er morgen geen omkijken meer naar. Met Office Add-On slaat u nieuwe belangrijke bestanden direct op in uw digitale archief; bijvoorbeeld uw s, Word-documenten, Excel-sheets en pdf-files. U hoeft het niet uit te printen en in mappen te bundelen; het archief is volledig digitaal beschikbaar en inzichtelijk. I-FourC Office Add-On 10 11

7 TOEKomstig Onze allernieuwste innovaties archiving Het nieuwe werken archiving is een uniek programma dat een exacte De wereld is mobieler dan ooit. Dat vraagt om flexibele kopie maakt van alle in uw organisatie. De s werkplekken met efficiënt opbergmeubilair, maar ook een goed worden veilig, efficiënt en gecomprimeerd opgeslagen. virtueel archief, waarmee medewerkers waar en wanneer ze Handig voor medewerkers, want de zoekfunctie is vele malen maar willen hun kennis kunnen delen en aanvullen. Jalema intelligenter en uitgebreider dan de standaard zoekfuncties in is expert in het vertalen van werkprocessen naar fysieke en programma s. archiving is daarnaast onontbeerlijk digitale opslagmethodes. Onze producten en diensten maken archiving voor management en directie in geval van bijvoorbeeld incidenten waarbij bewijsvoering noodzakelijk is. Ten slotte Het nieuwe werken het nieuwe werken nóg leuker: thuis, onderweg of op kantoor. heeft de gebruiker ook nog de beschikking over een app voor op een tablet en/of smartphone, waarmee men toegang heeft tot de gehele box

8 Innovating since 1947 Kennis en betrokkenheid zijn de motor van onze organisatie. Er is veel veranderd sinds de oprichting van Jalema in De vindbaarheid van informatie is met de komst van de digitalisering belangrijker dan ooit. De overvloed aan informatie in combinatie met de vereiste snelheid van handelen vragen om intelligente informatiestructuren, zowel fysiek als digitaal. Jalema is met al haar kennis, ervaring en innovatiekracht in staat hierop te anticiperen en producten en diensten te ontwikkelen die werkprocessen efficiënter en beter maken. Wat wij belangrijk vinden Jalema werkt continu aan de optimalisatie van haar producten en diensten. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is hierbij vanzelfsprekend. Jalema wil een betrokken organisatie zijn, bijvoorbeeld door: - Arbeidsparticipatie - Wij werken aan een divers personeelsbestand en bieden medemensen met een lichamelijke of verstandelijke beperking een inspirerende, beschutte plaats om te werken; - Armoedebestrijding - Wij doen graag zaken met toeleveranciers uit ontwikkelingslanden; - Biodiversiteit - Onze producten voldoen, waar mogelijk, aan diverse duurzaamheidsrichtlijnen, zoals FSC, Cradle-to-Cradle en Sustainable Office; - Gezondheid - Wij hebben een preventief gezondheidsbeleid voor onze medewerkers; - Klimaatverandering, energie en milieu - Wij besparen energie, gebruiken duurzame energie, zamelen afval gescheiden in en gaan altijd zuinig om met het gebruik van grondstoffen en materialen; - Duurzaam inkopen en produceren - Wij kopen duurzame producten, machines, transportmiddelen en grondstoffen in voor eigen gebruik en productie; - Inspelen op de klantvraag - Wij spelen actief op de klantvragen in ten aanzien van de duurzaamheid van onze producten en diensten. Waarom kiezen voor Jalema? U kiest voor Jalema vanwege ons vakmanschap, onze hoogwaardige producten en diensten, onze innovaties en proces- en klantgerichte aanpak. Jalema beschikt over een jarenlange ervaring op het gebied van Information Management in uiteenlopende branches, zoals de zorg, het onderwijs, gemeenten, advocatuur, notarissen, accountants en het bedrijfsleven. Jalema blijft zich ontwikkelen en wil ook een vooraanstaande positie innemen op het gebied van productontwikkeling en dienstverlening. Een goed georganiseerd archief, fysiek en digitaal, kan u veel tijd, energie, geld en ergernis besparen. Vraag gratis en vrijblijvend een Quickscan aan, waarbij Jalema u adviseert wat voor u de meest optimale oplossing is. De Quickscan bestaat uit een vakkundige inventarisatie van uw huidige bedrijfsprocessen, inclusief besparingsplan.? 14 15

9 Organize it Jalema BV Postbus ZL Reuver T info@jalema.com