Papierloos vanaf dag één

Transcriptie

1 Papierloos vanaf dag één Kostenbesparing en productiviteitverhoging dankzij digitalisering

2 Een digitaal archief Als autoriteit op het gebied van digitalisering biedt I-FourC een unieke combinatie van dienstverlening en softwareontwikkeling, waarbij alles draait om het elimineren van papier en het optimaliseren van documentstromen. I-FourC bedient de markt al vele jaren op een zeer effectieve en flexibele wijze. Uitgangspunt hierbij is dat tijdens de digitaliseringslag alle informatie op elk willekeurig moment digitaal toegankelijk is. Met doordachte archiefbeheer- en scandiensten in combinatie met geavanceerde softwareoplossingen, zorgt I-FourC ervoor dat vanaf dag één digitaal en papierloos wordt gewerkt. Zo wordt de continuïteit van het primaire werkproces optimaal gewaarborgd. De specialisten van I-FourC staan bekend als uitermate kundig en kwalitatief hoogstaand. Klanten omschrijven I-FourC dan ook als een organisatie die een hoge garantie geeft op het afleveren van resultaat. I-FourC, expert in toegepaste digitalisering

3 Papierloos werken Een gebrekkige of onvolledige informatievoorziening is tijdrovend, kostbaar en frustrerend. Wie klanten, dienstverlening en service centraal stelt, wil dan ook altijd en overal toegang tot alle benodigde informatie hebben en niet hoeven zoeken in een overvol, ongestructureerd, papieren archief. I-FourC biedt de oplossing met het unieke concept: Papierloos vanaf dag één. Dankzij het gebruik van de nieuwste en meest geavanceerde technologie, zorgt I-FourC ervoor dat papieren informatiegegevens in één dag tijd worden gedigitaliseerd zonder de dagelijkse gang van zaken te verstoren. De digitale informatie wordt daarbij vormgegeven naar uw wens, sluit naadloos aan op de bestaande primaire bedrijfsprocessen en wordt samengebracht op één locatie. Met het automatiseren en optimaliseren van de diverse documentstromen realiseert u niet alleen veel kostenbesparing, maar verbetert u ook de interne efficiency en professionaliseert bovendien de uitstraling naar uw klanten.

4

5 Dienstverlening I-FourC De dienstverlening van I-FourC is er op gericht om de overgang van papier naar digitaal zo soepel mogelijk te laten verlopen. I-FourC doet dit dankzij een unieke combinatie van dienstverlening zoals Extern Archiefbeheer, Scanning On Demand en Bulk Scanning enerzijds en ICT-oplossingen anderzijds. Het aanbod van I-FourC laat zich dan ook het beste omschrijven als een complementaire mix van ICT-ontwikkeling en dienstverlening. Naast een gratis Quickscan is het bijvoorbeeld een veelgebruikte strategie om op één ochtend al het papier op een afdeling in te nemen en alle informatie tegelijkertijd digitaal beschikbaar te stellen. Hierbij werkt I-FourC vanuit de kwaliteit- en betrouwbaarheidoptiek waarbij de continuïteit van de werkprocessen van de klant centraal staan. I-FourC is dankzij het aanbod op het gebied van dienstverlening en ICT-ontwikkeling een partner die actief met u meedenkt om de gewenste doelstellingen en uitdagingen te realiseren. I-FourC biedt een gegarandeerde kwaliteitsverbetering door een integrale benadering van mensen, processen en systemen. Dankzij de aanwezige expertise kunt u profiteren van up-to-date kennis en ervaring met de ICT-ontwikkelingen en een betrouwbare, snelle informatievoorziening afgestemd op klant specifieke processen en omstandigheden. Gratis Quickscan van uw archief Gedifferentieerde strategie op basis van actualiteit van uw archiefstukken Professioneel advies over Bulk Scanning en Scanning On Demand Innovatieve ICT oplossingen voor een papierloze werkomgeving Waarborging van de continuïteit van uw primaire processen

6

7 Digitaliseringstraject Tussen het moment dat binnen een organisatie het begrip digitalisering op de agenda wordt geplaatst tot het moment dat de eerste digitale resultaten er zijn, gaat een praktische wereld schuil. Een wereld van doelstellingen, draagvlak, beschikbare budgetten, programmatuur, apparatuur en zeker niet te vergeten: de praktische uitvoering en de daaraan gekoppelde menskracht. I-FourC heeft sinds de oprichting succesvol miljoenen dossiers boordevol privacy- gevoelige informatie gedigitaliseerd. Hierbij werd altijd naar de beste en meest toepasselijke oplossing gezocht om de papieren documenten zo kostenefficiënt mogelijk te digitaliseren. I-FourC biedt hiervoor verschillende scanservices, zoals Bulk Scanning en Scanning On Demand. Multi-locatie toegankelijkheid; uw informatie altijd en overal beschikbaar Hoogwaardig scannen Geen onderbreking in uw informatievoorziening dankzij eigen ICT-oplossingen Vertrouwde manier van werken door de I-FourC Virtual File Integratie in uw bestaande bedrijfsinfrastructuur Kwaliteitsverbetering van de interne bedrijfsprocessen Kosten besparing op ruimte, personeel en kantoorartikelen Geen zorgen over het verlies van informatie door inbraak, brand of waterschade Professionele uitstraling naar uw klanten door clear desk policy

8

9 Extern archiefbeheer Het is voor een organisatie noodzakelijk om efficiënte keuzes te maken op het gebied van informatiebeheer. Het is daarom verstandig om een onderscheid te maken tussen actuele informatie en minder belangrijke informatie en aan de hand hiervan te beslissen wat wel en wat geen voorrang behoeft bij de overstap van papier naar digitaal. I-FourC biedt daarom de mogelijkheid om papieren informatie onder te brengen in een zwaar beveiligd archiefdepot. Deze is voorzien van een uiterst moderne brandmeld- en blusgasinstallatie, permanente camerasurveillances en voorzien van een toegangscontrole- en inbraaksignaleringsinstallatie die in verbinding staat met de Regionale Meldkamer. Maakt u gebruik van deze service, dan kunt u dankzij Scanning On Demand ten alle tijden van afstand gegevens opvragen en inzien. I-FourC scant de door u opgevraagde documenten waarna deze via I-FourC Virtual File kunnen worden ingezien, terwijl de fysieke dossiers bij I-FourC blijven. Uiteraard zijn deze laatste altijd opvraagbaar. Op deze wijze behoudt de klant de mogelijkheid tot inzage zonder de papieren rompslomp. Archiefdepot voldoet aan extreem hoge veiligheidseisen voor archiefbeveiliging 80 km laterale archiefstellingen voor individuele archivering van dossiers Elke dossier individueel geregistreerd en voor snelle toegankelijkheid Uw dossiers op afroep digitaal beschikbaar binnen maximaal 1 uur Ruimtebesparing op uw kostbare vierkante meter kantoorruimte

10

11 ICT-oplossingen Als gecertificeerd Microsoft-partner gebruikt I-FourC de nieuwste en meest geavanceerde Microsoft.Net-technologieën, die garant staan voor een optimale integratie, een snelle verwerking en een doelmatige softwareontwikkeling. I-FourC heeft al in een vroeg stadium geïnvesteerd in de ontwikkeling van SaaS (Software-as-a-Service). In combinatie met onze partner, een SAS70 gecertificeerd datacenter, heeft deze ontwikkeling geleid tot een makkelijk distribueerbaar concept. Zo maakt I-FourC met I-FourC Virtual Archive haar volledig in-house ontwikkelde software voor dossiermanagement via het web toegankelijk. Daarnaast biedt I-FourC de unieke mogelijkheid om met I-FourC Virtual File en I-FourC Virtual Scan informatie te bekijken en scannen via het web. Daarnaast heeft I-FourC ook een applicatie ontwikkelt voor op uw mobiele device; de I-FourC Virtual File for ipad. In-house ontwikkelde software door eigen professionele ontwikkelaars Gebruikersvriendelijke software voor dossierbeheer en documentconversie Software is toegankelijk via het web; anywhere en anytime Software maakt gebruik van common technology; hierdoor loopt u geen risico voor vendor lock-in, waardoor u volledig afhankelijk wordt van uw ICT leverancier Samenwerking met een SAS70 gecertificeerd datacenter Software as a Service bespaart u kostbare investeringen in hardware en IT-kennis

12

13 I-FourC Virtual Archive I-FourC Virtual Archive is de webversie waarmee u al uw informatie-eilandjes kunt beheren en dossiers binnenhalen. Met I-FourC Virtual Archive biedt I-FourC u de mogelijkheid om data centraal op te slaan, een ruime opslagcapaciteit en de beschikbaarheid van I-FourC Virtual File. Daarnaast kunt u naar keuze online gebruik maken van productopleidingen en scanfaciliteiten. Alleen een internetverbinding is nodig. Software-as-a-Service heeft zich enorm snel ontwikkeld. Het wordt dé manier om softwaretoepassingen beschikbaar te stellen. Ook I-FourC heeft het gebruik van haar software geherstructureerd. Voor deze hosting via internet werkt I-FourC samen met een klasse A gecertificeerd datacenter. I-FourC Virtual Archive past perfect bij de gebruikersvriendelijke aanpak van I-FourC. U wilt gewoon zorgeloos altijd en overal uw informatie kunnen ophalen, verwerken en opslaan. Zonder dat uw systeem overbelast raakt en zonder dure investeringen. U betaalt voor het gebruik: per gebruiker. Geen dure investeringen in software; u betaald alleen voor het feitelijke gebruik Besparingen op IT-kosten door gecentraliseerd beheer Tijdwinst door het wegvallen van onderhoud en upgrades Iedereen heeft altijd dezelfde softwareversie Hoge beschikbaarheid; altijd en overal informatie raadplegen en bewerken Minder investeringen in hardware, zoals servers Minder investeringen in IT-personeel

14

15 I-FourC Virtual File I-FourC biedt in het kader van digitalisering met de I-FourC Virtual File een unieke belevenis. Met de I-FourC Virtual File worden gescande documenten weergegeven als traditionele papieren dossiers. Door gebruik te maken van skins is het mogelijk om het uiterlijk van de I-FourC Virtual File zo te veranderen dat deze exact overeenkomt met het uiterlijk van uw eigen fysieke dossiers. Deze grotere herkenbaarheid leidt tot een snellere acceptatie door de eindgebruikers. Ook het gemak speelt bij de I-FourC Virtual File een rol. Dankzij een digital inking - techniek is het mogelijk om gewoon te schrijven op documenten in de I-FourC Virtual File en aantekeningen maken, net zoals in een fysiek dossier. Daarnaast kunnen de documenten in de I-FourC Virtual File worden voorzien van scheidingsbladen of tabbladen, waardoor de gebruiker eenvoudig kan bladeren en doelgericht kan zoeken naar het juiste document. In combinatie met een Tablet PC wordt de I-FourC Virtual File in vrijwel alle opzichten weer een gewoon dossier. Snelle acceptatie door eindgebruiker door 1:1 kopie van het fysieke dossier Annoteren; schrijven op uw digitale documenten door digital inking Snel zoeken en vinden door de tabblad-indeling Professionele, herkenbare en snelle weergave van documenten Beschikbaar via het web voor verschillende besturingssystemen

16

17 I-FourC Virtual File for ipad I-FourC Virtual File for ipad is dé app om werkelijk overal toegang te hebben tot uw dossiers, zelfs zonder internetverbinding. Met de I-FourC Virtual File for ipad spendeert u niet meer veel tijd aan het maken van kopieën of het zoeken naar de juiste documenten! Dat is niet meer nodig. De I-FourC Virtual File for ipad is een applicatie waarmee de gebruiker volledig mobiel kan werken. Onafhankelijk van tijd en plaats. Zo kan op locatie dossiers vanuit het centrale archief aangevraagd, geraadpleegd en naar wens bewerkt worden. Mobiel werken was nog nooit zo vertrouwd en eenvoudig! Digitaal met het gemak van papier; voor de meest gebruikersvriendelijke manier van werken voor de eindgebruiker. Bladeren, aantekeningen en markeringen maken gaat heel eenvoudig. De mogelijkheden zijn overweldigend en op veel verschillende manieren inzetbaar. Denk aan papierloos vergaderen of op locatie werken van medewerkers. Met de app kunt u verschillende desktops voorbereiden met een verzameling documenten of dossiers voor een specifieke periode of vergadering. De gebruiker kan zelf de benodigde desktops aanmaken of een secretaresse kan voorbereidend werk doen, waarna de gebruiker de dossier bundels in een keer kan downloaden. De I-FourC Virtual File for ipad creëert je eigen persoonlijke omgeving voor al je benodigde documenten en dossiers. Download gratis de app en ontdek dat de brug tussen een papier gebaseerde en een digitale werkomgeving zeer klein is. Enorme besparing op kantoormiddelen, zoals schrijfmateriaal en papier Er is geen verwarring over verschillende documentversies Er is geen lange voorbereiding meer nodig Offline werken en aantekeningen maken

18

19 I-FourC Virtual Scan Zorgeloos digitaliseren, scannen en indexeren wordt mogelijk met I-FourC Virtual Scan. De software indexeert documenten via barcodeherkenning en slaat ze automatisch op de juiste plaats op in het digitale archief. I-FourC Virtual Scan omvat daarnaast uitgebreide bewerkings- en controlemogelijkheden om een hoge scankwaliteit te garanderen. Zo worden de gescande afbeeldingen na scannen overzichtelijk in thumbnail view en in relatie tot elkaar weergegeven en verschijnt automatische van ieder gescand document een detail afbeelding op het scherm om de kwaliteit van de gemaakte scan te controleren. Aan de hand van uitgebreide zoekmogelijkheden kunt u reeds gescande dossiers inzien en eenvoudig aanvullen met nieuwe informatie. Bovendien is het mogelijk om de individuele documenten te herschikken achter de aanwezige digitale tabbladen binnen het digitale dossier. I-FourC Virtual Scan voert technische en visuele controles uit, zodat u er zeker van kunt zijn dat de gedigitaliseerde informatie altijd correct wordt opgeslagen. Barcode herkenning voor het aanbrengen van logische documentstructuur Scannen in kleur of in zwart-wit Hoge scankwaliteit en doorvoersnelheid Uitgebreide bewerkings- en controlemogelijkheden Verificatie van ingevoerde documenttypen en tabbladen Bestaande digitale dossiers intuïtief aanvullen met nieuwe gescande informatie Beheren van verschillende scanprofielen

20 MVO Beleid Duurzaamheid gaat over de manier van omgaan met schaarse hulpbronnen waarmee welvaart wordt voortgebracht, zowel nu als in de toekomst. De opper-vlakte van de aarde kent grenzen, grondstoffen kunnen op raken en de opname-capaciteit van de atmosfeer en de natuurlijke omgeving is gelimiteerd. I-FourC vindt dat er een evenwicht hoort te zijn tussen ecologische, economische en sociale belangen. Het is dan ook de ambitie van I-FourC om een voorbeeld te zijn van een Maatschappelijk Verantwoorde Onderneming. I-FourC streeft voortdurend naar een balans tussen het maken van winst, de zorg voor het milieu en de belangen van klanten, medewerkers en de samenleving. Het bedrijf investeert daarom al geruime tijd in een duurzame bedrijfsvoering door MVO onderdeel te laten zijn van de dagelijkse werkzaamheden op het gebied van voorbereiding, planning, uitvoering, controle en evaluatie evenals door specifieke aandacht te geven voor maatschappelijke actualiteit. Op deze wijze wilt I-FourC bijdragen aan het reduceren van de ecologische footprint van de huidige economie. Daarnaast heeft I-FourC in het kader van MVO sinds de oprichting een Sociaal Fonds. Elk jaar wordt er een deel van de winstuitkering door medewerkers van I-FourC in het Sociaal Fonds aan de kant gezet. Dit bedrag wordt verdubbeld door de directie. Deze inzameling maakt het mogelijk dat I-FourC geld doneert aan goede doelen. Daarnaast heeft I-FourC ook een gedegen vernietigingsbeleid. Al het binnengekomen papier waarvan de juridische looptijd is verstreken, wordt op een duurzame wijze vernietigd door een partnerbedrijf. Uiteraard is de core business van I-FourC papierloos werken. Niet alleen wordt het gebruik van papier op deze manier gereduceerd, maar ook het verbruik van energie, toner en printers alsmede de productie van ozon wordt tegengegaan. Op deze wijze is er niet alleen sprake van een groot bedrijfseconomisch rendement, maar ook van verduurzaming van het bedrijfsproces.

21 Quickscan Voor iedereen die geïnteresseerd is in de mogelijkheden van digitalisering, biedt I-FourC vrijblijvend een Quickscan. Tijdens deze Quickscan voert een adviseur van I-FourC een gedegen vooronderzoek uit. Op basis van een bezoek aan bestaande archieven en gesprekken met verschillende functionarissen binnen de organisatie, wordt een zeer reële berekening van de huidige archiefgerelateerde kosten gemaakt. I-FourC brengt vervolgens alle kosten en baten in kaart en maakt een voorstel voor de overstap naar een digitaal archief, inclusief het besparings-potentieel. Op basis van deze ROI-analyse kan de klant vervolgens een weloverwogen beslissing nemen.

22 I-FourC oplossingen I-FourC Virtual Scan Handige software waarmee u zelf snel en efficiënt grote hoeveelheden documentatie kunt scannen en toevoegen aan uw digitale archief. I-FourC Virtual File Uw digitale dossiers inzien en uiterst eenvoudig bewerken als ware het papier. I-FourC Virtual Archive Het epicentrum van al uw archieven (intern/extern, op papier, digitaal of op microfilm). Extern Archiefbeheer Uw waardevolle, privacygevoelige dossiers veiligopgeborgen in de archieven van I-FourC Scan Services Uw papieren dossiers in een handomdraai digitaal beschikbaar Wilt u weten wat wij voor uw specifieke situatie kunnen betekenen, welke producten en diensten in het portfolio voor u interessant zijn, of vrijblijvend een gesprek met één van onze adviseurs aangaan? Neemt u dan contact op met ons. I-FourC Technologies Charles Ruysstraat NM Reuver NL T +31 (0) F +31 (0) info@i-fourc.com Mei 2014 Papierloos vanaf dag één