8 REDENEN OM UW DOCUMENT- EN ARCHIEF- BEHEER UIT TE BESTEDEN

Transcriptie

1 Inhoud: Onbenutte kansen 8 REDENEN OM UW DOCUMENT- EN ARCHIEF- BEHEER UIT TE BESTEDEN Kosten - efficiëntie - compliance DIT DOCUMENT LAAT VOORDELEN ZIEN VAN UITBESTEDING VAN UW RECORDBEHEER, DOOR: Het implementeren van een recordbeheerprogramma, gebaseerd op best practices, Gebruik te maken van experts die rekening houden met uw bedrijfsspecifieke behoeften, Te profiteren van de nieuwste technologieën die u helpen om uw informatieprocessen te stroomlijnen en te voldoen aan de geldende regelgeving. THINK INSIDE THE BOX /

2 50% van de financiële managers geeft aan dat hun focus primair is gericht op kostenbeheersing, en 44% zegt dat er binnen het gehele bedrijf vooral op de kosten wordt gelet. 1 Volgens Gartner staat kostenreductie nu op de tweede plaats van de prioriteitenagenda van CEO s (na groei en expansie). 2 Think inside the box - het ontwikkelen van een proactieve, alomvattende aanpak van uw gegevensbeheer kan een instrument zijn om de kosten te verlagen en de efficiëntie te verbeteren. ZAKELIJKE VOORDELEN VAN EEN ALOMVATTENDE AANPAK VAN RECORDBEHEER Het risico van boetes neemt af als de regels beter worden nageleefd De kosten van ediscovery zijn gemakkelijker in de hand te houden wanneer informatie goed is georganiseerd KOSTEN- BESPARING Goed georganiseerde informatie verbetert de naleving van wet- en regelgeving Eenvoudig vindbare informatie draagt bij aan het goed doorstaan van audits EFFICIËNTIE COMPLIANCE Kosten dalen wanneer informatie gemakkelijker is te vinden De omzet stijgt wanneer toegang tot informatie zorgt voor snellere reacties op verzoeken van klanten 1 Bron: Accenture - High Performance Finance Study Gartner - CEO Survey / 2

3 Natuurlijk kunt u uw document- en archiefbeheer zelf herstructureren, maar dat kan maanden, of zelfs jaren, in beslag nemen en het leidt u af van uw kerntaken. Een veel effectievere aanpak zou zijn om experts op het gebied van informatiebeheer te vragen u te helpen bij het opzetten en implementeren van een gedegen records management beleid. Zo worden uw kosten transparant en beheersbaar en uw medewerkers productiever. Hier zijn 8 redenen om u te wenden tot een gekwalificeerde outsourcing-partner die dit, en nog veel meer, kan bewerkstelligen. UW PAPIEREN DOCUMENTEN BETER BEHEERSBAAR. #1 Een doorsneebedrijf produceert een gigantische hoeveelheid aan documenten. Dit maakt het zoeken en tijdig terugvinden van bedrijfsinformatie tijdrovend en complex. Bovendien worden bestanden vaak geordend aan de hand van niet-standaard indexeringsschema s waardoor het nog lastiger wordt om de gegevens op te zoeken die u nodig heeft. Eén enkele leverancier voor archiefbeheer kan helpen de operationele en juridische risico s te verminderen door uw informatiemiddelen op holistische wijze te beheren. Een ervaren partner heeft best practices en expertise ontwikkeld op basis van honderden contacten met bedrijven zoals de uwe. DE NIEUWSTE TECHNOLOGIEËN ZONDER ZELF TE INVESTEREN. #2 Outsourcing stelt u in staat om gebruik te maken van de nieuwste methoden en technologieën voor het beheren van uw documenten, zonder dat u hoeft te investeren in de ontwikkeling en het onderhoud daarvan. Als uw omgeving en de markt zich verder ontwikkelen, zullen uw behoeften veranderen. Uw partner voor informatiebeheer kan u diensten op een à la carte basis of als totaaloplossing aanbieden. Altijd gebaseerd op geavanceerde en up-to-date methoden en technologieën, of het nu gaat om veilige opslag van uw fysieke archief, het digitaliseren van papieren documenten, het scannen van inkomende facturen, het ondersteuning bij de informatieplicht tijdens een juridisch geschil of het beheren van uw back-uptapes / 3

4 SNELLE IMPLEMENTATIE EN SCHAALBARE DIENSTVERLENING. #3 Het implementeren van een effectieve oplossing voor uw informatiebeheer hoeft niet tijdrovend te zijn. Een externe oplossing kan binnen enkele weken zijn geïmplementeerd, vergeleken met de maanden die het vergt om een interne oplossing te evalueren, aan te schaffen en te implementeren. Als u het beheer van uw documenten en archieven gaat uitbesteden, hebben uw medewerkers eenvoudig toegang tot de documenten die zij nodig hebben, zodat er sneller toegevoegde waarde kan worden geboden, het besluitvormingsproces wordt versneld en de productiviteit toeneemt. Als u behoeften na verloop van tijd veranderen, kan uw outsourcing-partner daarop inspelen door aanvullende diensten te leveren en de bestaande dienstverlening aan te passen. De kosten zijn altijd transparant - u betaalt alleen voor hetgeen u gebruikt. #4 EEN GESLOTEN BEWAARKETEN EN AUDITTRAILS OP DOCUMENTNIVEAU. Bij interne oplossingen voor document- en archiefbeheer worden papieren documenten vaak vanuit opslaglocaties verplaatst om te worden gescand op een andere locatie en vervolgens te worden geretourneerd voor herarchivering. Bij elke stap wordt de kans op verlies van privacygevoelige gegevens of onjuiste archivering van documenten steeds groter. Om uw bedrijf goed te beschermen tegen boetes vanwege het niet naleven van de regels en tegen de hoge kosten van een rechtszaak, is het noodzakelijk consistente processen en een gesloten beheerketen te hebben. Door te kiezen voor één leverancier voor de opslag en het beheer van uw bedrijfsdocumenten, worden de risico s van het breken van de bewaarketen beperkt. Fysieke documenten kunnen op één locatie worden opgeslagen, gescand, digitaal of fysiek beschikbaar worden gemaakt en opnieuw gearchiveerd. Bovendien worden audittrails op documentniveau bijgehouden, zelfs tijdens het transport. Hierdoor weet u precies waar een document zich bevindt en wie het document heeft opgevraagd. Dit kan buitengewoon waardevol zijn als uw organisatie ooit om juridische redenen of auditredenen wordt gevraagd (of verplicht) de geschiedenis van documenten aan te tonen. #5 HYBRIDE OPLOSSINGEN TER ONDERSTEUNING VAN UW DIGITALE AMBITIES. Hoewel de overgrote meerderheid van transacties nog steeds in papieren documenten wordt vastgelegd, groeit de aanwas van elektronische records in een rap tempo. Hierdoor ontstaat een complexe hybride informatie-omgeving. Daarbij komt dat documenten vaak op verschillende locaties worden opgeslagen, met als gevolg dat het lastig is voor diverse afdelingen om snel over de benodigde informatie te beschikken. Een gekwalificeerde partner kan een hybride oplossing bieden, bijvoorbeeld door al uw papieren dossiers op te slaan en deze op aanvraag te scannen en digitaal beschikbaar maken. Deze methode is veelal goedkoper dan alles in één keer te digitaliseren. Ons moto: digitaliseren is een evolutie, geen revolutie! / 4

5 #6 VOLLEDIGE CONTROLE - EEN SELFSERVICE-SYSTEEM VOOR UW MEDEWERKERS. We leven in een wereld waarin iedereen gewend is zelf te googlen naar informatie. Medewerkers hebben deze behoefte ook als het gaat om het verkrijgen van toegang tot hun eigen bedrijfsgegevens. Hierdoor is de rol van de specialist voor documentmanagement veranderd van bewaarder van documentatie tot coach of mentor voor informatietoegang. Een gedegen partner biedt u een gehost systeem voor recordbeheer dat in deze behoefte voorziet. Geautoriseerde eindgebruikers kunnen via een beveiligde webportal zelf hun documenten beheren, orders plaatsen en rapportages genereren. Samen met u wordt een op uw bedrijf afgestemde methode opgezet om bestanden en documenten eenduidig te labelen en te indexeren. Hierdoor kunnen dossiers via de webportal eenvoudig worden getraceerd en snel worden opgevraagd als fysiek document of als digitaal bestand. EEN INFORMATIEBELEID DAT IS GESTOELD OP BEST PRACTICES. #7 Slechts weinig organisaties beschikken over de middelen en expertise om hun strategie voor gegevensbeheer te herzien en verbeteringen te implementeren. En aangezien bedrijven continu meer moeten doen met minder, komt deze complexe taak vaak onder aan het lijstje met uit te voeren taken terecht. Zorg ervoor dat u kiest voor een outsourcing-partner met bewezen best practices op het gebied van documentopslag, conversieprocessen, bewaarschema s, veilige vernietiging, informatiebeveiliging en privacy. Deze aanpak, met de passende supervisie van uw kant, vermindert het risico van gegevensverlies of het niet naleven van de regelgeving en helpt uw medewerkers efficiënter te werken. VERANDEREN HOEFT NIET MOEILIJK TE ZIJN. #8 Het aanpassen van uw strategie en processen voor gegevensbeheer is eenvoudiger dan u denkt. Een ervaren partner voor records management kan effectiever en goedkoper met complexe problemen op het gebied van gegevensbeheer omgaan dan uw eigen mensen dat kunnen. Selecteer een ervaren partner met een goede staat van dienst en ga na of die al eerder bedrijven als het uwe heeft geholpen. De juiste partner moet in staat zijn om een goede analyse te maken van uw huidige situatie en een voorstel te doen voor een samenhangend records management programma dat aansluit op de behoefte en wensen van uw bedrijf - een holistische oplossing die toegevoegde waarde zal bieden omdat de verschillende elementen naadloos op elkaar aansluiten en dubbele inspanningen overbodig maken / 5

6 DIT MAG U VERWACHTEN VAN UW LEVERANCIER: WAT BETEKENT DIT VOOR U: Het opleiden en inzetten van medewerkers voor het vastleggen, indexeren en onderhouden van de levenscyclus van zowel papieren als digitale informatie. Een meer kosteneffectieve bedrijfsvoering waarin uw medewerkers worden ingezet op basis van hun kerncompetenties. Hulp bij het definiëren en implementeren van beleid voor autorisaties, documentclassificaties, bewaartermijnen, voorraadrapportages en vernietiging van documenten. Het terugdringen van verborgen kosten die gepaard gaan met het onnodig lang bewaren van informatie die allang vernietigd had mogen worden. Beveiligde en geavanceerde opslagdiensten, die u omhoog of omlaag kunt schalen, afhankelijk van uw behoeften. U kunt uw onroerend goed inzetten voor beter renderende activiteiten. Bovendien betaalt u uw informatieleverancier alleen voor de werkelijk gebruikte opslagruimte. Ondersteuning van uw digitale ambitie door hybride beheeroplossingen voor zowel papieren als digitale documenten (inclusief image-on-demand en het hosten van gedigitaliseerde bestanden). Bespaar tijd en geld door slim en gefaseerd om te gaan met de overgang naar volledig digitale werkprocessen. Consistent en compliant beheer van uw bedrijfskritische informatie, met inbegrip van fysieke beveiliging en chainof-custody -procedures. Verbetering van de naleving van de regels waardoor de risico s op imagoschade, boetes en rechtszaken worden verkleind en u beter bent voorbereid op een audit. Investeren in en onderhouden van systemen ter ondersteuning van uw centrale records management programma; met track- & trace-functionaliteiten, consistente methoden voor classificering en indexering. Reduceer de kosten van het zoeken naar verloren documenten door centraal bij te houden waar uw documenten zich bevinden zonder te investeren in het bouwen en onderhouden van een eigen systeem. Voorzien in praktisch advies op het gebied van informatiebeheer in uw werkprocessen en nalevingskwesties, gebaseerd op ervaringen uit de markt. Focus op uw kernactiviteiten, zo kostenefficiënt mogelijk / 6

7 BENT U ER KLAAR VOOR? THINK INSIDE THE BOX! Iron Mountain is voor veel bedrijven als de uwe een vertrouwde partner voor het ontwikkelen en implementeren van best practices op het gebied van informatiebeheer. Onze totaaloplossing kan uw bedrijf helpen uw bedrijfskritische informatie te beschermen, uw risico en kosten te verlagen en de waarde van uw informatie optimaal te benutten. Bel met Iron Mountain op Meer informatie vindt u op OVER IRON MOUNTAIN Iron Mountain (NYSE: IRM) is marktleider op het gebied van informatiebeheer en archiefopslag. De diensten die Iron Mountain biedt op het gebied van papieren en digitale informatiestromen, doen de risico s en inefficiënties van klanten drastisch dalen en maken de kosten voorspelbaar. Sinds 1951 beheert Iron Mountain wereldwijd miljarden informatiedragers, zoals klantdossiers, bedrijfsadministraties en medische dossiers. Iron Mountain heeft meer dan duizend vestigingen over de hele wereld en beheert km archief en 70 miljoen tapes. Een grote groei is te zien bij de diensten voor het digitaliseren en beheren van gedigitaliseerde en bijbehorende broninformatie. Bezoek ook IronMountain.nl 2013 Iron Mountain Incorporated. Alle rechten voorbehouden. Iron Mountain en het logo van de berg zijn geregistreerde handelsmerken van Iron Mountain Incorporated in de VS en andere landen. Alle andere handelsmerken zijn eigendom van hun respectieve eigenaren / 7