+Zi IJsselstein. Concernstaf. Leden Gemeenteraad Postbus AA IJSSELSTEIN. betreft Communicatie uitvoeringsplan Geachte raadsleden,

Transcriptie

1 Gemeente +Zi IJsselstein Concernstaf postadres Postbus 26, 3400 AA IJsselstein Leden Gemeenteraad Postbus AA IJSSELSTEIN bezoekadres Overtoom BK IJsselstein t f e info@ijsselstein.nl betreft Communicatie uitvoeringsplan 2011 uw kenmerk ons kenmerk 2011/02164 uw brief van behandeld door H. Martens doorkiesnummer datum 21 februari 2011 blad 1 van 1 bijlagen 1 Geachte raadsleden, Hierbij bieden wij u het ter kennisname aan. In dit jaarlijkse uitvoeringsplan zijn accenten en speerpunten in het communicatiebeleid uitgewerkt. Het college heeft dit uitvoeringsplan op 15 februari jl. vastgesteld. Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN IJSSELSTEIN, de secretaris^ de burgemeester, drs. P.C. van Bijlagen: te gem 'oor l. om het. - : ij zijn 1 irstrekt. Bankrelatie Rabobank ING

2 Gemeente *? IJsselstein r Inleiding Het college stelt jaarlijks een uitvoeringsplan op, waarin accenten en speerpunten in het communicatiebeleid worden uitgewerkt. Het college biedt dit plan ter kennisname aan de raad aan. In dit uitvoeringsplan staan taken en projecten die de communicatieadviseurs en -medewerkers uitvoeren naast de reguliere werkzaamheden, waarin Communicatie beleidsadvisering en ondersteuning verleent aan het bestuur, directie, managementteam en (beleids) afdelingen van de organisatie. Doelstellingen Communicatie levert een bijdrage aan beleidsontwikkeling en -uitvoering. Communicatie helpt mee aan het effectueren van het beleid. De inzet van verschillende communicatiemiddelen vergroot acceptatie en draagvlak. Met dit gegeven zijn voor 2011 werkterreinen geselecteerd waarop extra inzet van Communicatie nodig is om maximaal resultaat te behalen. De activiteiten die daarvoor worden uitgevoerd zijn concreet aangegeven. Bankrelatie Rabobank Postbank

3 Blad 2 van 1 Visie op communicatie Debasis voor het uitvoeringsplan vormt het visiedocument Communicatie. Vorig jaar trad een nieuw college aan dat een ambitieus collegeprogramma IJsselstein heeft vastgesteld om de stad de komende jaren te besturen. DeToekomstvisie 2025 IJsselstein Dichtbij en het visiedocument Wijkregie: schakelen naar buiten en binnen' zijn in 2010 vastgesteld. Daarnaast zien we om ons heen dat de wereld snel verandert. Trends en ontwikkelingen in de maatschappij en het medialandschap volgen elkaar snel op. Onze visie op communicatie brengen wij in overeenstemming met de ontwikkelingen. 1. Visie Communicatie opstellen Gereed: 1 maart Uitwerkingsplan 2011 aanpassen aan de visie communicatie Het visiedocument , dat nog wordt vastgesteld, vormt het uitgangspunt voor de werkterreinen waarop extra inzet van communicatie nodig is om maximaal resultaat te behalen. De activiteiten die daarvoor worden uitgevoerd, komen terug in het uitvoeringsplan. Het is denkbaar dat aanpassing van het uitwerkingsplan 2011 nodig is, nadat het visiedocument is vastgesteld. 2. Aanpassen uitwerkingsplan 2011? 2 Participatieladder Omvorm te geven aan de samenwerking en wisselwerking tussen onze gemeente, inwoners(groepen) en professionele organisaties gaan we de participatieladder toepassen in de dienstverlening en beleid van de gemeente. De participatieladder is een instrument dat helder maakt waar, in welke fase van een beleidsproces, betrokkenen invloed kunnen uitoefenen. Het zal een hulpmiddel vormen voor zowelde interne organisatie als voor betrokkenen buiten de gemeentelijke organisatie. Met de participatieladder geven we duidelijkheid over de mate waarin bewoners betrokken worden bij gemeentelijk beleid en beheer. Ook geeft het inwoners meer inzicht in het handelen van de gemeente en hun invloed daarop. De gemeenteraad heeft het Visiedocument Wijkregie: schakelen naar buiten en binnen vastgesteld. 3. Uitwerken participatiecomponent visiedocument Wijkregie Pagina 2

4 Blad 3 van 3 Social media Internet biedt veel nieuwe mogelijkheden en is niet meer weg te denken uit onze maatschappij. Zowel privé als zakelijk kunnen we nauwelijks meer zonder het wereldwijde web. Dankzij internet en vooral social media, ook wel web 2.0 toepassingen genoemd, is het veel makkelijker geworden om te werken wanneer en waar we willen, is informatie snel te vinden en te delen en kunnen we veel mensen tegelijk bereiken. Aan het gebruik van social media zitten voor- en nadelen. Om hierop in te spelen en verstandig gebruik van nieuwe media te bevorderen, stellen we richtlijnen op en maken we medewerkers hier via workshops mee bekend. Activiteiten: 4. Opstellen richtlijnen social media 5. Organiseren workshops omgaan met social media 4 Raadscommunicatie De raad heeft een gezamenlijk belang als het gaat om het betrekken van de inwoners bij het besturen van de gemeente. Communicatie van en door de gemeenteraad moet erop gericht zijn inwoners te betrekken bij het besturen van hun stad. Om hiervoor beleid te ontwikkelen en activiteiten uit te voeren kan de griffie, namens de raad, een beroep doen op de expertise van de communicatie adviseurs in onze organisatie. Door actieve communicatie kan de gemeenteraad zijn rol op het gebied van kaderstellen, controleren en volksvertegenwoordigen versterken. Het vergroot betrokkenheid van inwoners bij besluitvorming. Tenslotte kan Communicatie bijdragen aan de voorlichting aan inwoners over raadsbesluiten en een actieve rol naar de media spelen. 6. Een verkenning van de behoefte aan ondersteuning in communicatie, een discussie over doelstellingen, ambitieniveau en haalbaarheid. 5 Stadspromotie en Toerisme In 2009 is de beleidsnotitie Stadspromotie IJsselstein vastgesteld. Omeen breed gedragen visie te verkrijgen en draagvlak te creëren hebben inwoners, bedrijfsleven, culturele organisaties en organisatoren van evenementen gezamenlijk uitgangspunten geformuleerd. In samenwerking met het Economisch Platform wordt bekeken hoe we onze stad met een beperkt budget kunnen blijven profileren en de belevingswaarde van de stad kunnen vergroten. Activiteiten: 7. Beheer en gebruik digitale informatieborden 8. Onderzoeken van de exploitatie van het videoscherm op de Overtoom 9. Bijdragen aan consolidatie van project de Grootste Kerstboom Website De website is van communicatiemiddel (etalage van de gemeente) veranderd in een belangrijk instrument voor de gehele organisatie. Onze dienstverlening gaat steeds meer via internet. Pagina 3

5 Blad 4 van De verantwoording voor inhoud en kwaliteit van de website verschuift van communicatie naar klantcontactcentrum. Dewebsite vormt de ruggengraat van onze organisatie; het haakt aan al onze bedrijfsprocessen en draagt daarmee bij aan onze dienstverlening, kwaliteit en communicatie. 10. Doorontwikkeling website 7 Crisiscommunicatie Communicatie in gevalvan een ramp of een incident is erop gericht het vertrouwen van het publiek te hebben en te houden. Inwoners krijgen handelingsperspectief via voorlichting. De inspanningen zijn erop gericht het draaiboek "Voorlichten en informeren" actueel te houden en betrokken medewerkers voor te bereiden en te trainen. 11. Opleiden en oefenen (georganiseerd door Veiligheidsregio) Pagina 4

6 Blad 5 van Budget Inzet budget Communicatie. Planning Ie kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4 e kwartaal 1.Visie op communicatie 2. Uitwerkingsplan Communicatie 2011 n.a.v. actualiseren visie? 3. Uitwerken visiedocument Wijkregie 4. Opstellen richtlijnen social media 5.Organiseren workshops omgaan met social media 6.Verkenning van Raadscommunicatie 7.Beheer en gebruik digitale informatieborden 8.Onderzoek exploitatie videoscherm Overtoom 9.Grootste Kerstboom 10.Doorontwikkeling website 11.Crisiscommunicatie opleiden en oefenen Pagina 5