Hoofdstuk 1: Algemene Bepalingen

Transcriptie

1 Versie dd Reglement inzake het gebruik van het Gemeenschapscentrum Hoofdstuk 1: Algemene Bepalingen Artikel 1 Het gemeentebestuur van Ruiselede stelt met het oog op de ondersteuning van het lokale cultuurgebeuren het Gemeenschapscentrum ter beschikking. Artikel 2 Een Gemeenschapscentrum bestaat uit de culturele infrastructuur beheerd door de gemeente met het oog op cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming en cultuurspreiding ten behoeve van de lokale bevolking en met bijzondere aandacht voor de culturele diversiteit. Het Gemeenschapscentrum bestaat uit: - Polyvalente Zaal Centrum Polenplein, Tramweg 1, 8755 Ruiselede - Het Portaal, Nieuwstraat 8, 8755 Ruiselede - Hostens Molen, Kruiswegestraat, 8755 Ruiselede - 2 vergaderruimtes (lokalen 36 en 28) in het Ontmoetingscentrum, Tieltstraat, 8755 Ruiselede Artikel 3 Het gemeentebestuur van Ruiselede wordt voor het beheer van de gemeentelijke infrastructuur bijgestaan door het Beheersorgaan voor Gemeentelijke Infrastructuur, vanaf dit punt B.G.I. genoemd. Het BGI werd hiertoe aangesteld door de gemeenteraad in zitting van en adviseert over de concrete uitvoering van het beleid en over de praktische aangelegenheden inzake de verhuur, het gebruik en het onderhoud van de gemeentelijke infrastructuur. Artikel 4 De beheerders van het BGI en alle leden van het College van Burgemeester en Schepenen hebben ten allen tijde toegang tot de infrastructuur die ter beschikking gesteld wordt. Jaarlijks organiseert het BGI een gezamenlijk bezoek aan alle gemeentelijke infrastructuur. Artikel 5 De gebruiker machtigt het BGI om schadebedragen rechtstreeks af te houden van betaalde borgsommen en van basis- en werkingstoelagen verschuldigd door het gemeentebestuur. Dit laatste zal steeds per aangetekend schrijven bekend gemaakt worden. Hoofdstuk 2: Gebruik van de infrastructuur 2.a Gebruikers Artikel 6 Volgende categorieën van gebruikers mogen gebruik maken van het gemeenschapscentrum: Categorie A: Gemeentebestuur, gemeentelijke diensten, OCMW, adviesraden, BGI, gemeentelijke openbare instellingen (POB), onderwijsinstellingen uit de gemeente, politieke fracties uit de gemeenteraad (uitsluitend voor vergaderingen). Overheidsinstellingen, politie, Provincie.

2 Categorie B: Categorie C: Categorie D: Categorie E: Erkende verenigingen van Ruiselede (socio-culturele verenigingen hebben voorrang op andere erkende Ruiseleedse verenigingen binnen de infrastructuur van het Gemeenschapscentrum). Politieke fracties (andere bijeenkomst dan vergadering) Particulieren woonachtig te Ruiselede en niet-erkende Ruiseleedse verenigingen. Mits grondige motivering aan het College/secretariaat van BGI Bedrijven en privé-instellingen gevestigd in Ruiselede. Mits grondige motivering aan het College/secretariaat van BGI Bedrijven, verenigingen, instellingen en particulieren van buiten Ruiselede. Mits grondige motivering aan het College/secretariaat van BGI De categorieën zijn gerangschikt op basis van het voorrangsprincipe. 2.b Aanvraag Artikel 7 De aanvragen tot het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur gebeuren persoonlijk, telefonisch, via of fax, bij: Secretariaat BGI Dienst onthaal in het gemeentehuis Markt 1, 8755 info@ruiselede.be 051/ / Uitgezonderd de vergaderlokalen die zich bevinden in de sporthal. Aanvragen tot het gebruik hiervan gebeuren persoonlijk, telefonisch of via bij: Sportdienst Ruiselede Tieltstraat zn, 8755 sport@ruiselede.be 051/ Een elektronisch aanvraagformulier kan gedownload van de gemeentelijke website: Bij aanvraag door een privé-persoon of feitelijke vereniging is de ondertekenaar verantwoordelijk. Bij aanvraag door een vereniging met rechtspersoonlijkheid is de vereniging verantwoordelijk. Verenigingen die gebruik wensen te maken van de gemeentelijke infrastructuur dienen een verantwoordelijke aanvrager aan te duiden. De aanvrager vult in overleg met het secretariaat de gebruiksovereenkomst in. Deze gebruiksovereenkomst wordt in tweevoud opgemaakt en is geldig op het ogenblik dat ze door beide partijen ondertekend is. De ondertekenaar moet meerderjarig zijn. Het Schepencollege kan een aanvraag verwerpen op basis van argumenten van organisatorische of praktische aard. Een gemotiveerde weigering zal in dit geval aan de aanvrager worden meegedeeld. Artikel 8 Een aanvraag moet ten laatste 14 dagen op voorhand gebeuren. De aanvragen worden toegewezen in volgorde van datum van ontvangst. Bij gelijktijdige aanvraag wordt voorrang gegeven aan categorie A en B. Jaarlijkse weerkerende activiteiten

3 van lokale verenigingen of het gemeentebestuur worden in samenspraak met de cultuurdienst in de planning opgenomen. Een aanvraag van categorie C,D en E moet in het bijzonder goedgekeurd worden door het Schepencollege. Hierbij wordt beraadslaagt met een consequente gezonde verstandshouding. Annulering kan kosteloos tot 7 dagen voor de activiteit. Indien later geannuleerd dient het verschuldigde bedrag volledig betaald te worden. Artikel 9 De aanvrager kan een meervoudige reservering van een ruimte bespreken. Een meervoudige reservering is het vooraf reserveren van een ruimte voor activiteiten met een regelmatig karakter gedurende een periode van maximaal 12 maanden. Het totaal aantal dagen gebruik wordt ten laatste 1maand voorafgaand aan de eerste dag bekendgemaakt. Alle data moeten eerst worden besproken met het secretariaat van het BGI. De totaalsom wordt ten laatste 14 dagen voor de eerste dag gebruik volstort. Het Schepencollege kan desgevallend een reservatie schorsen of een andere ruimte aanduiden uiterlijk 2 weken voor de gereserveerde datum en maakt hiervan melding. 2.c Tarieven Artikel 10 Volgende prijstarieven zijn van toepassing binnen het Gemeenschapscentrum: CAT A CAT B CAT C CAT D CAT E Polenplein - gebruik 1 gratis gratis gebruik 2 gratis n.v.t gebruik 3 gratis meervoudig gebruik gratis gratis 12,5/dag 20/dag 30/dag - poetsbeurt gratis 25 50* 50* 100* - waarborg gratis Het Portaal - vergaderzaal (1 e ) gratis gratis / / / - Ontmoetingsruimte (2 e ) gratis gratis 50 / / - poetsbeurt gratis 25** 25 / / -waarborg gratis gratis 50 / / Hostens Molen -gebruik gratis waarborg gratis * Enkel bij gebruik van de tapinstallatie + toog ** Enkel bij gebruik van het keukentje op de zolder Aanvragen door categorieën D en E zullen steeds in het Schepencollege behandeld worden. De Burgemeester of het college kunnen steeds uitzonderingen toestaan op zowel gebruik als tarief. Gebruik 1: alle activiteiten behalve gespecificeerd in 2 en 3 Gebruik 2: voorkeurstarief: activiteiten voor eigen leden of publieke activiteit van de Ruiseleedse niet-erkende verenigingen, organisaties of personen (cursus, bijeenkomst, ), zonder winstbejag Gebruik 3: winstgevende activiteiten (eetfestijn, concert, voorstelling, )

4 2.d Gebruik Artikel 11 De gebruiker blijft steeds persoonlijk en hoofdelijk verantwoordelijk voor het doel en de manier waarop de ter beschikking gestelde infrastructuur aangewend wordt en voor de activiteiten die er plaats vinden. Zij zijn gehouden tot het betalen van alle mogelijke taksen, belastingen, auteursrechten, enz. die het gevolg zijn van de activiteiten die in de lokalen of hun onmiddellijke omgeving doorgaan en waarvan zij organisator zijn. De organisator houdt tevens rekening met de geldende gemeentelijke en politiereglementen. Artikel 12 Het BGI staat niet in voor de bewaking en bewaring van de goederen van de gebruiker en draagt daaromtrent geen enkele verantwoordelijkheid. Het BGI of het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen opgelopen bij het gebruik van de lokalen. De gebruiker moet zelf voor de nodige verzekeringen voor de eigen leden instaan, waaronder burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen en schade aan derden. Artikel 13 De infrastructuur van het Gemeenschapscentrum kan enkel gebruikt worden voor zogenaamde zachte activiteiten zoals vergaderingen, lessen, demonstraties, voordrachten, hobbybijeenkomsten, tentoonstellingen, De ruimtes kunnen in geen geval ter beschikking gesteld worden voor fuiven, bals, huwelijksfeesten, in het kader van de activiteit wordt een dansavond na de eigenlijke bijeenkomst wel toegestaan. Deze muziek- en dansavonden mogen echter niet de hoofdactiviteit zijn van de bijeenkomst. De ruimtes worden ook in geen geval ter beschikking gesteld van sportmanifestaties (met uitzondering van dansdemonstraties en zachte sporten zoals yoga, schaken, ). De aard, inhoud en duur van de toegestane activiteit moeten bij de aanvraag precies omschreven worden en mogen niet afwijken van deze waarvoor toelating werd verleend. * Polyvalente Zaal Centrum Polenplein De Zaal Polenplein wordt in haar geheel ter beschikking gesteld, met uitzondering van de aanpalende cafetaria Het Fonteintje, de kleedkamer en de opslagruimte van de gemeentelijke technische dienst. Het is verboden de ruimtes te betreden waar de activiteiten niet doorgaan en waarvoor geen toestemming werd verleend in de gebruiksovereenkomst. De globale accommodatie, inbegrepen de toog, verlichtings- en geluidsapparatuur wordt ter beschikking gesteld van de gebruiker. De bediening van de apparatuur gebeurt op eigen risico, desgevallend in overleg met de cultuurdienst of technische dienst van de gemeente. De aanwezige tapinstallatie wordt na gebruik in propere toestand achtergelaten. Het filiaal te Ruiselede van de Academie voor Muziek, Woord en Dans van Aalter heeft tijdens de schoolmaanden voorrang elke zaterdagvoormiddag wegens het doorgaan van de lessen Initiatie Dans. De zaal dient na een activiteit op vrijdagavond terug gebruiksklaar te zijn op zaterdag vóór 8u s morgens. Jaarlijks wordt de ruimte tijdens de maanden januari en februari in gebruik genomen door Toneelkring De Ruyssende Lede voor de voorbereiding en voorstelling van haar toneelstuk. In deze periode kunnen geen activiteiten doorgaan in de zaal. * Het Portaal In Het Portaal worden 1 vergaderzaal op de eerste verdieping en de ontmoetingsruimte op de tweede verdieping ter beschikking gesteld. Het filiaal te Ruiselede van de Academie voor Muziek, Woord en Dans van Aalter heeft echter steeds voorrang op het gebruik van de ruimtes op de eerste en tweede verdieping. De bezetting van de lokalen in Het Portaal door de muziekschool kan nagegaan worden bij de cultuurdienst.

5 Cultuurdienst Markt 1, 8755 Ruiselede cultuur@ruiselede.be Het is verboden de ruimtes te betreden waar de activiteiten niet doorgaan en waarvoor geen toestemming werd verleend in de gebruiksovereenkomst. * Hostens Molen De benedenverdieping van Hostens Molen staat ter beschikking van de aanvrager. Het is verboden de ruimtes op de tweede verdieping te betreden zonder specifieke toestemming van het Schepencollege of het secretariaat van het BGI. Artikel 14 De culturele infrastructuur mag gebruikt worden als tentoonstellingsruimte. Belangstellende kunstenaars kunnen hun aanvraag voor een tentoonstelling aan het secretariaat van het BGI richten. Verkoopactiviteiten, commerciële tentoonstellingen of veilingen worden niet toegestaan. Bij een tentoonstelling staat de organisator in voor de verzekering van de tentoongestelde voorwerpen en wel met een verzekeringspolis van nagel tot nagel d.w.z. alle risico s van brand, diefstal en beschadiging. Artikel 15 De gebruiker zorgt voor permanentie tijdens de openingsuren en/of gebruik van de ruimte. Artikel 16 In Hostens Molen en in de voorziene ruimtes in Het Portaal kan de aanvrager gebruik maken van het aanwezige materiaal. Het betreft hier tafels en stoelen, maar ook de keuken inclusief diverse glazen, borden en kopjes. Deze materialen moet na gebruik terug opgeborgen worden of worden teruggezet zoals voor de aanvang van de activiteit. Het gebruik van de keuken is toegelaten maar de keuken moet in beide gebouwen steeds proper achtergelaten worden. Kapotte materialen worden gemeld bij het secretariaat van het BGI of de cultuurdienst en dienen vergoed te worden aan 1/stuk. In Hostens Molen en in de keuken van Het Portaal kan eventuele schade genoteerd worden op de aanwezige inventarissen. Artikel 17 Voor wat betreft de organisatie van activiteiten waarbij drank wordt geschonken, kan de gebruiker zich bevoorraden bij een leverancier naar keuze. De levering van dranken gebeurt voor rekening van de organisator. De organisator dient zelf de koeling met dranken te vullen en leeg te maken na de activiteit. Artikel 18 De aanvrager richt zich tot de gemeentelijke uitleendienst voor de huur van de materiële benodigdheden die hij nodig heeft voor de activiteit. Alle praktische afspraken gebeuren via afzonderlijke aanvraagformulieren die men kan bekomen bij de dienst onthaal. Aanvragen kunnen persoonlijk, telefonisch, via of fax worden doorgegeven. Het klaarzetten van de ruimte gebeurt door de gebruiker in samenspraak met de gemeentelijke uitleendienst en de technische dienst. Bij het klaarzetten en verplaatsen van materialen draagt men er zorg voor noch de gebruikte materialen, noch de infrastructuur te beschadigen.

6 2.e Sleutels Artikel 19 Het secretariaat stelt de sleutel(s) ter beschikking van de aanvrager. De sleutels van de sportinfrastructuur worden verstrekt door de sportfunctionaris. De sleutels van de culturele lokalen door het secretariaat van het BGI of de cultuurbeleidcoördinator. De sleutel(s) kan/kunnen slechts 1 werkdag op voorhand worden opgehaald mits uitzonderingen, uitdrukkelijk toegestaan door het secretariaat van het BGI. Enkel de verantwoordelijke aanvrager kan de sleutel(s) krijgen. Voornoemde tekent voor ontvangst van de sleutel. Indien de ruimte tijdens het weekend of bij afwezigheid van de verantwoordelijke van de dienst onthaal, door meerdere verenigingen op verschillende tijdstippen wordt gereserveerd, dan dienen deze verenigingen na onderlinge afspraak de sleutel aan elkaar door te geven. Het is niet toegelaten om de sleutels door te geven aan derden die niet tot de gebruikers van de lokalen kunnen gerekend worden. De organisatie van privé-initiatieven in de periode die de gebruiksovereenkomst overspant en waarbij de gebruiksovereenkomst werd ingediend door een vereniging is verboden. De gebruiker verbindt zich ertoe de sleutels binnen de 12 uur na gebruik terug in te dienen. Tijdens de kantooruren op de dienst onthaal, buiten de kantooruren kan dit door de sleutel(s) te deponeren in de brievenbus van het gemeenthuis. Bij verlies van sleutel(s) wordt de kostprijs voor vervanging van de sleutel aangerekend, desgevallend wordt ook de waarborg ingehouden. 2.f Voorwaarden Artikel 20 De gebruikers worden geacht het reglement te kennen en na te leven. Bij het niet naleven van het reglement kunnen de gebruikers het gebruik van de lokalen geheel of gedeeltelijk ontzegd worden voor een periode van 3 maanden. Binnen deze periode moet het BGI advies uitbrengen over het toekomstige gebruik van de betreffende infrastructuur. Na ontvangst van dit advies zal het Schepencollege een definitieve beslissing nemen. Artikel 21 Voor de ingebruikname van de gereserveerde ruimte wordt deze door de gebruiker geïnspecteerd. Bij onregelmatigheden, problemen of schade aan de infrastructuur verwittigt de gebruiker de het secretariaat van het BGI vóór het doorgaan van de activiteit. Tijdens weekends of afwezigheid dient de gebruiker een lid van het Schepencollege op de hoogte te brengen van de onregelmatigheden, problemen of schade. Deze zullen de nodige notities nemen en zo vlug mogelijk de nodige maatregelen nemen om de schade te laten herstellen. Indien bij de aanvang van de gebruiksperiode geen problemen worden gesignaleerd, dan wordt de gebruiker geacht de ruimte in goede staat te hebben ontvangen. Artikel 22 De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan het gebouw zowel door hemzelf, door zijn aangestelde, de door hem gevraagde artiesten en hun gevolg, als door de deelnemers en toeschouwers van de door hem ingerichte activiteit. Indien de schade door de

7 gebruiker werd veroorzaakt, zullen de kosten voor het herstel aan de gebruiker worden aangerekend (eventueel door inning van de borgsom). Artikel 23 Alcoholische dranken mogen niet worden verstrekt aan jongeren die de volle leeftijd van 16jaar niet hebben bereikt. Sterke dranken (+22 ) mogen niet geschonken worden. Artikel 24 Er mag in geen enkele ruimte van het Gemeenschapscentrum gerookt worden. De gebruiker dient erop toe te zien dat het rookverbod gerespecteerd wordt. Alle boetes, opgelegd na controle, als gevolg van het niet naleven van dit rookverbod, vallen integraal ten laste van de gebruiker. Artikel 25 Elke organisator moet zich in regel stellen met alle andere voorschriften en verplichtingen met betrekking tot het organiseren van evenementen (SABAM, billijke vergoeding,.) Enkel in Zaal Polenplein werd door het gemeentebestuur de Billijke vergoeding betaald. SABAM is per activiteit en door de gebruiker zelf te betalen. Artikel 26 Alle activiteiten moeten uiterlijk beëindigd worden om uur. Vanaf is alle nachtlawaai verboden. Bovendien zal de gebruiker er zorg voor dragen dat hij geen geluidsoverlast veroorzaakt. Wanneer de gebruiker in het kader van de activiteiten gebruik maakt van muziek, verbindt hij zich er toe zich te schikken naar de betrokken wetgeving. Artikel 27 Het gebruik van de zaal of lokaal wordt beperkt tot de aangevraagde en toegestane duur. Artikel 28 Bij diefstal of inbraak moet de gebruiker of degene die de feiten vaststelt onmiddellijk aangifte doen bij de politie en tevens het secretariaat van het BGI verwittigen. Artikel 29 Het is aan de gebruiker verboden om aan muren en plafonds versieringen e.d. op een mechanische wijze te bevestigen. Enkel de aanwezige voorzieningen om iets te bevestigen aan muren of plafonds mogen worden gebruikt. Verder worden enkel magneten toegestaan. Alle aangebracht of meegebrachte materialen moeten altijd brandveilig zijn en na afloop verwijderd worden en dit zonder beschadiging van de infrastructuur. De gebruiker verbindt zich ertoe strikt te waken over de brandveiligheid. Artikel 30 Verwarming, water en elektriciteit dienen zuinig gebruikt te worden. De gebruiker die het laatste het lokaal verlaat, dient zich er steeds van te vergewissen dat de verwarming en verlichting uitgezet zijn en dan het lokaal goed afgesloten is. Na het weekend en tijdens de schoolvakanties zal het secretariaat van het BGI alle lokalen hierop controleren. Enkele afspraken om zuinig om te springen met energie : - lichten niet onnodig laten branden, ook niet op de gemeenschappelijke plaatsen. - Bij het verlaten van de lokalen controleren of alle lichten uit zijn. - Deuren dichthouden als de verwarming aan is, ook de buitendeur dichtdoen. - Na de activiteit de elektrische toestellen en verwarming afzetten. - Lichten doven, deuren en ramen sluiten na de activiteit, ook de buitendeur.

8 Artikel 31 In- en uitgangen mogen op geen enkele wijze belemmerd worden of gesloten worden tijdens de activiteit. Brandblusapparatuur mag niet worden ingesloten of aan het zicht worden onttrokken. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden. Het is ten strengste verboden de nooddeuren te openen wanneer zich geen probleemsituatie voordoet. Hoofdstuk 3: Onderhoud Artikel 32 De keukens in Hostens Molen en Het Portaal en de toog in Zaal Polenplein worden grondig gereinigd na het schenken van drank of aanbieden van versnaperingen. In Zaal Polenplein wordt de vloer geveegd en indien nodig gedweild. Na activiteiten op vrijdagavond moet deze ruimte op zaterdagvoormiddag om 8u00 in propere staat terug gebruikt kunnen worden (om 8u30 is er dansles in de zaal). Voor enkele specifieke ruimtes worden een reinigingstoelage voorzien. Artikel 33 Alle afval wordt gesorteerd en gedeponeerd in de daartoe voorziene vuilnisbakken. De gebruikers voorzien zelf vuilniszakken indien nodig en nemen alle vuilnis terug mee. Artikel 34 Indien gebruik werd gemaakt van extra materialen, zoals tafels en stoelen, moeten deze schoongemaakt worden en in/bij elkaar gestapeld worden. Artikel 35 Iedere ruimte wordt in ordentelijke staat achtergelaten. Artikel 36 Wanneer het secretariaat van het BGI vaststelt dat aan deze verplichtingen geen of onvoldoende gevolg wordt gegeven, zal hij de huurder contacteren en de kans bieden om alsnog aan deze verplichtingen te voldoen. Indien hij weigert zullen de aanvullende kosten aangerekend worden die van de waarborg zullen afgehouden worden. Hoofdstuk 4: Bekendmaking Artikel 37 Dit reglement wordt opgehangen in de verschillende locaties die deel uitmaken van het Gemeenschapscentrum.