Reglement inzake het gebruik van het Sport- en Ontmoetingscentrum Molendorp.

Transcriptie

1 Reglement inzake het gebruik van het Sport- en Ontmoetingscentrum Molendorp. Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Artikel 1 Het gemeentebestuur van Ruiselede stelt met het oog op de ondersteuning van het lokale sportgebeuren het Sport- en Ontmoetingscentrum gelegen in de Tieltstraat en in de Brandstraat ter beschikking. Artikel 2 De sportinfrastructuur wordt door de gemeente beheerd met het oog op sportparticipatie en gemeenschapsvorming ten behoeve van de lokale bevolking. Het Sport- en Ontmoetingscentrum bestaat uit: - Sportzaal (inclusief kleedruimtes en bergruimtes voor sportmateriaal) - Voetbalterreinen Ruiselede en Doomkerke(inclusief kantine, kleedruimtes, tribune, bijhorende lokalen) - Joggingpiste - Skatepark - Tennisterreinen (inclusief materiaalhok) - Petanqueterreinen (inclusief materiaalhok) - Schietstand staande wip (inclusief materiaalhok) - (Vergaderlokalen 28, 36 en 37) - Lokalen 30 en 31 - Lokaal 27 Artikel 3 Het gemeentebestuur van Ruiselede wordt voor het beheer van de gemeentelijke infrastructuur bijgestaan door het Beheersorgaan voor Gemeentelijke Infrastructuur, vanaf dit punt B.G.I. genoemd. Het BGI werd hiertoe aangesteld door de gemeenteraad in zitting van en adviseert over de concrete uitvoering van het beleid en over de praktische aangelegenheden inzake de verhuur, het gebruik en het onderhoud van de gemeentelijke infrastructuur. Artikel 4 De beheerders van het BGI en alle leden van het College van Burgemeester en Schepenen hebben ten allen tijde toegang tot de infrastructuur die ter beschikking gesteld wordt. Jaarlijks organiseert het BGI een gezamenlijk bezoek aan alle gemeentelijke infrastructuur. Artikel 5 Een vereniging die gebruik wenst te maken van de sportinfrastructuur kan een overeenkomst afsluiten. Deze overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van 1 jaar te rekenen vanaf heden. Het gebruik wordt stilzwijgend verlengd telkens voor een periode van 1 jaar tenzij één van de partijen de lopende overeenkomst middels een opzeg per aangetekend schrijven beëindigt tenminste 3 maanden voorafgaand aan de verlenging. Artikel 6 De gebruiker machtigt het B.G.I. om schadebedragen rechtstreeks af te houden van eventuele borgsommen of van basis- en werkingstoelagen verschuldigd door het gemeentebestuur. Dit laatste dient per aangetekend schrijven te worden meegedeeld aan de vereniging.

2 Hoofdstuk 2 : Gebruik van de infrastructuuur 2.a Gebruikers Artikel 7 Volgende categorieën van gebruikers mogen gebruik maken van het Sport-en Ontmoetingscentrum: Sportinfrastructuur, voor sportieve activiteiten : Categorie A: Gemeentebestuur, gemeentelijke diensten, OCMW, adviesraden, BGI, gemeentelijke openbare instellingen (POB), onderwijsinstellingen uit de gemeente, politieke fracties uit de gemeenteraad. Categorie B: Erkende Ruiseleedse sportverenigingen (erkende sportverenigingen hebben voorrang op andere erkende Ruiseleedse verenigingen binnen de sportinfrastructuur). Categorie C: Niet-erkende Ruiseleedse sportverenigingen, vrije aanvragen (nietgeorganiseerde sport Ruiselede) Categorie D: Niet-Ruiseleedse verenigingen, vrije aanvragen (niet-georganiseerde sport niet- Ruiseledenaren) De categorieën zijn gerangschikt op basis van het voorrangsprincipe. Vergaderlokalen: Categorie A: Gemeentebestuur, gemeentelijke diensten, OCMW, adviesraden, BGI, gemeentelijke openbare instellingen (POB), onderwijsinstellingen uit de gemeente, politieke fracties uit de gemeenteraad (uitsluitend voor vergaderingen). Overheidsinstellingen, politie, Provincie. Categorie B: Erkende verenigingen van Ruiselede Politieke fracties (andere bijeenkomst dan vergadering) Categorie C: Particulieren woonachtig te Ruiselede en niet-erkende Ruiseleedse verenigingen. Mits grondige motivering aan het College/secretariaat van BGI Categorie D: Bedrijven en privé-instellingen gevestigd in Ruiselede. Mits grondige motivering aan het College/secretariaat van BGI Categorie E: Bedrijven, verenigingen, instellingen en particulieren van buiten Ruiselede. Mits grondige motivering aan het College/secretariaat van BGI Bij de categorieën C, D en E wordt steeds met gezond verstand beslist. De categorieën zijn gerangschikt op basis van het voorrangsprincipe. 2.b Aanvraag Artikel 8 Het regelmatig gebruik van de sportzaal door erkende sportverenigingen wordt voor het begin van elk sportseizoen (juni-juli-augustus) schriftelijk aangevraagd bij de sportdienst. De sportdienst stelt jaarlijks het uurrooster van de sportzaal op in samenwerking met de sportraad. Het uurrooster wordt bekend gemaakt bij de gebruikers. Sportdienst Dieter Hantson Tieltstraat, 8755 sport@ruiselede.be 051/ Artikel 9 Alle bijkomende aanvragen door erkende sportverenigingen dienen tijdig te gebeuren bij de sportdienst.

3 Artikel 10 De voetbalterreinen staan ter beschikking van VV Groene Leeuwen; de tennisterreinen staan ter beschikking van TC Center Court; de petanqueterreinen staan ter beschikking van OKRA; de schietstand staat ter beschikking van de Sint-Sebastiaansgilde, de voetbalterreinen in de Brandstraat staan ter beschikking van de voetbal FC Doomkerke. De ingebruikname voor de reguliere werking door de respectievelijke sportverenigingen moet niet jaarlijks aangevraagd worden. Extra activiteiten buiten de reguliere werking dienen evenwel aangevraagd te worden bij de sportdienst. Ingebruikname door andere verenigingen dient steeds op voorhand aangevraagd te worden. Artikel 11 Voor het gebruik van de joggingpiste en het skatepark dient geen aanvraag te gebeuren, tenzij het gaat over een speciale organisatie waarbij de infrastructuur (joggingpiste/skatepark) voorzien wordt voor een selecte groep deelnemers. In dit geval gebeurt de aanvraag schriftelijk bij de sportdienst. 2.c Tarieven Artikel 12 Volgende prijstarieven zijn van toepassing binnen het Sport-en ontmoetingscentrum voor het organiseren van sportieve manifestaties: CAT A CAT B CAT C CAT D CAT E Sportzaal gratis gratis 5/u 8/u 8/u Lokaal 28,36,37 gratis gratis gratis gratis gratis Verlichting sportzaal 0,50 /30 minuten Het College kan altijd uitzonderingen toestaan. 2.d Gebruik Artikel 13 De gebruikers blijven steeds persoonlijk en hoofdelijk verantwoordelijk voor het doel en de manier waarop de ter beschikking gestelde lokalen aangewend worden en voor de activiteiten die er plaats vinden. Zij zijn gehouden tot het betalen van alle mogelijke taksen, belastingen, auteursrechten, enz die het gevolg zijn van de activiteiten die in de lokalen of hun onmiddellijke omgeving doorgaan en waarvan zij organisator zijn. Artikel 14 Het B.G.I. staat niet in voor de bewaking en bewaring van de goederen van de gebruikers en draagt daaromtrent geen enkele verantwoordelijkheid. Het B.G.I. of het gemeentebestuur kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen opgelopen bij het gebruik van de lokalen. De vereniging moet zelf voor de nodige verzekeringen voor de eigen leden instaan, waaronder burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen en schade. Artikel 15 De sportzaal kan enkel gebruikt worden voor sportactiviteiten en sportmanifestaties en aangevuld met activiteiten zoals vermeld in art.33. Artikel 16 De lokalen 28, 36 en 37 kunnen gebruikt worden voor zachte activiteiten zoals vergaderingen, bijeenkomsten, voordrachten, lessen, demonstraties

4 Artikel 17 Lokalen 30 en 31 worden ter beschikking gesteld van de Heemkundige Kring. Artikel 18 Lokaal 27 wordt ter beschikking gesteld van Fotoclub Focidia. 2.e Sleutels Artikel 19 Het gebruik van de sleutels van de kleedkamers is geregeld in het reglement ter uitlening van de sleutels van de gemeentelijke sporthal (reglement sleutels in bijlage). Artikel 20 Er mogen geen sloten van deuren worden vervangen. Het is niet toegelaten om de sleutels door te geven aan derden die niet tot de gebruikers van de lokalen kunnen gerekend worden. Artikel 21 TC Center Court, VV Groene Leeuwen, voetbalclub FC Doomkerke, Sint-Sebastiaansgilde, OKRA, de Heemkring en fotoclub Focidia beschikken zelf over de sleutels van hun terreinen of lokalen. 2.f Voorwaarden Artikel 22 De gebruikers worden geacht het reglement te kennen en na te leven. Bij het niet naleven van het reglement kunnen de gebruikers het gebruik van de lokalen geheel of gedeeltelijk ontzegd worden. In geval van klaarblijkelijke en ernstige overtreding van het reglement kan het gebruik onmiddellijk ontzegd worden voor een periode van 3 maanden. Binnen deze periode moet de BGI een advies uitbrengen over het verder gebruik van de betreffende lokalen. Na ontvangst van dit advies zal een definitieve beslissing worden genomen. Artikel 23 Voor de ingebruikname van de gereserveerde ruimte wordt deze door de gebruiker geïnspecteerd. Bij onregelmatigheden, problemen of schade aan de lokalen is het de gebruiker of lokaalverantwoordelijke die de sportdienst verwittigt. Indien de sportdienst niet bereikbaar is, wordt het secretariaat van het BGI, de gemeentelijke technische dienst of de gemeentelijke overheid (Burgemeester of Schepen) verwittigd. De sportdienst zal de nodige maatregelen nemen om de schade zo snel mogelijk te laten herstellen. Indien de schade door de gebruikers werd veroorzaakt, zullen de kosten voor het herstel aan de gebruikers worden aangerekend (eventueel door inning van de borgsom). Indien bij de aanvang van de gebruiksperiode geen problemen werden gesignaleerd, dan wordt de gebruiker geacht de ruimte in goede staat te hebben ontvangen. Artikel 24 Het is aan de gebruikers verboden om zonder voorafgaandelijk schriftelijke toelating van het gemeentebestuur verbouwingswerken uit te voeren of de bestemming van het lokaal te wijzigen.

5 Artikel 25 Met het oog op de veiligheid dient de inrichting van de lokalen op een verantwoorde manier te gebeuren. Alle materialen dienen ordentelijk te worden gestapeld en waar mogelijk in kasten te worden opgeborgen. Artikel 26 Het gebruik van de zaal en de lokalen wordt beperkt tot de aangevraagde en toegestane duur. Inbegrepen is het opstellen, afbreken en ordentelijk opbergen van de nodige sportmaterialen. De huurders van de zaal zijn eveneens verantwoordelijk voor het opruimen van alle vuilnis en afval in en rond de sporthal na afloop van de activiteit. Het gebruik van de kleedkamers is in de verhuur inbegrepen. Afval dient steeds in de vuilbakken gedeponeerd te worden. Artikel 27 Bij diefstal of inbraak moet de lokaalverantwoordelijke of degene die de feiten vaststelt onmiddellijk aangifte doen bij de politie en tevens de sportdienst of het secretariaat van het B.G.I. verwittigen. Indien deze diensten niet bereikbaar zijn, dient de technische dienst of een lid van het Schepencollege verwittigd te worden. Artikel 28 Wanneer de gebruiker in het kader van de activiteiten gebruik maakt van al of niet elektronisch versterkte muziek, verbindt hij zich er toe zich te schikken naar de vigerende wetgeving ter zake. Artikel 29 Verwarming, water en elektriciteit dienen zuinig gebruikt te worden. De gebruiker die het laatste het lokaal verlaat, dient zich er steeds van te vergewissen dat de verwarming en verlichting uitgezet zijn en dan het lokaal goed afgesloten is. Na het weekend en tijdens de schoolvakanties zal de sportfunctionaris alle lokalen hierop controleren. Enkele afspraken om zuinig om te springen met energie : - lichten niet onnodig laten branden, ook niet op de gemeenschappelijke plaatsen. - Bij het verlaten van de lokalen controleren of alle lichten uit zijn. - Deuren dichthouden als de verwarming aan is, ook de buitendeur dichtdoen. - Na de activiteit de elektrische toestellen en verwarming afzetten. - Lichten doven, deuren en ramen sluiten na de activiteit, ook de buitendeur. Roken in de lokalen en de kleedkamers is steeds verboden in het kader van het algemeen rookverbod. Het is ook verboden alcoholische dranken te nuttigen in de kleedkamers. Artikel 29 bis Van zodra men de speel- en supporterruimte (= op de onbedekte speelvloer en de tribune) binnentreed, zijn alle dranken en voeding verboden. Het BGI zorgt voor voldoende signalisatie om dit verbod duidelijk te maken. Artikel 30 In- en uitgangen mogen op geen enkele wijze belemmerd worden of gesloten worden tijdens de activiteit. Brandblusapparatuur mag niet worden ingesloten of aan het zicht worden onttrokken. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden. Het is ten strengste verboden de nooddeuren te openen wanneer zich geen probleemsituatie voordoet. Artikel 31 De fietsen van de gebruikers dienen in de daartoe voorziene fietsrekken te worden geplaatst en niet tegen de muren van het sportcomplex.

6 Hoofdstuk 3: Onderhoud Artikel 32 De gebruikers zorgen ervoor de gebruikte lokalen zo net mogelijk achter te laten. Ook de parking dient steeds netjes gehouden te worden. Hoofdstuk 4: Grote manifestaties (niet-sportieve) Artikel 33 De sportzaal kan ook gebruikt worden door de verschillend categorieën voor fuiven, grote manifestaties, feestelijkheden, enz. De aanvraag dient schriftelijk gericht te worden aan het College van burgemeester en schepenen. De aanvragen moeten 3 maanden voor de activiteit binnen zijn. De organisatie staat zelf in voor de opbouw en de opkuis van de zaal. Dit gebeurt na afspraak met de sportdienst. Bij de opbouw moeten steeds de daarvoor voorziene matten in de zaal geplaatst worden om de sportvloer te beschermen. Voor de opruiming krijgen de verenigingen tot minimaal 12u00 (van de daaropvolgende dag) de tijd om alles op te ruimen. Bij manifestaties van boven de 1000 aanwezigen zal er een Bijzonder Nood-en Interventieplan (BNIP) opgemaakt worden. Huur sporthal 400 Schoonmaak 50 Huur rubbermatten (andere 125 activiteit) Huur rubbermatten (fuif) 250 Waarborg 400 Hoofdstuk 5: Bekendmaking reglement Artikel 34 Dit reglement wordt opgehangen in de het sportcentrum. Aan elke sportvereniging die gebruik maakt van het sportcentrum zal een afschrift worden overgemaakt.