VVW-Duiken-Link. VVW-Duiken-Link handleiding v1.3 1/14

Transcriptie

1 VVW-Duiken-Link VVW-Duiken-Link Waar vind ik VVW-Duiken-Link? Toegangsniveaus Administrator VVW-Duiken beheerders Club beheerders ZEER BELANGRIJK Schoolhoofd Instructeur Hoe gaan we nu te werk? De Clubbeheerder Instellen van het schoolhoofd Instructeur Aanvraag van gebruikersnaam en Wachtwoord Schoolhoofd Ingeven van leden in opleiding Homologeren van een recreatief duikbrevet Homologeren van een Specialty duikbrevet Extra weetjes Ingeven van een herscholing Homologatie Procedure Tot slot...14 VVW-Duiken-Link handleiding v1.3 1/14

2 1 Waar vind ik VVW-Duiken-Link? Je komt via dit adres op de log-in pagina van VVW-Duiken-Link en ziet volgende pagina: Clubmandatarissen die vroeger al toegang hadden tot vvwlink kunnen met hun "oude" gebruikersnaam en wachtwoord ineens aan de slag. Mensen die nog geen toegang hebben kunnen een aanvraag tot toegang indienen via de procedure in het gele kader. Instructeurs met licentie dienen volgens dezelfde procedure een gebruikersnaam en wachtwoord aan te vragen. 2 Toegangsniveaus 2.1 Administrator Beheer van de gebruikersnamen, wachtwoorden en de toegang tot VVW-Duiken-Link. Instelling van de VVW-Duiken beheerders. VVW-Duiken-Link handleiding v1.3 2/14

3 2.2 VVW-Duiken beheerders Beheer van het VVW-Duiken ledenbestand. Ledenadministratie. Factuurbeheer. Aanvraag CMAS en CEDIP brevetkaartjes Goedkeuring van de homologatieaanvragen & homologeren van brevetten. Afdrukken van brevetten en brevetkaartjes. Toekennen van licentie. 2.3 Club beheerders Meestal de secretaris van de club. Persoon in de club die de ledenadministratie doet. Ingeven en verwijderen van leden. Ingeven van medische fiche enz. Nota: Een aantal velden zijn vrij in te stellen. Dit kan zeer handig zijn als hulpmiddel voor de administratie binnen een club ZEER BELANGRIJK De clubbeheerder dient in de VVW-Duiken-Link bij de bestuursleden het schoolhoofd in te geven. Wanneer dit schoolhoofd is ingegeven, dan zal deze instructeur de bevoegdheden hebben binnen VVW-Duiken-Link van een schoolhoofd. Dit is zeer belangrijk voor de werking van de duikschool. De naam en clubgegevens zijn uit deze screenshot verwijderd ter bescherming van de privacy. 2.4 Schoolhoofd Het schoolhoofd heeft een aantal bevoegdheden die specifiek zijn voor zijn/haar taak. Het schoolhoofd kan NIET alle gegevens zien van de leden. Dit is ook niet nodig! VVW-Duiken-Link handleiding v1.3 3/14

4 Bij homologatie van een brevet zal VVW-Duiken-Link alle gegevens van het lid uit de database halen. Het maken van fouten bij het overtypen van ledengegevens kan niet meer voorvallen. Homologeren en instellen van duikers in opleiding gebeurt door een simpele muisklik! Het schoolhoofd kan voor iedere duiker in opleiding instellen welke instructeur van de club de bevoegdheid heeft om het brevet van de duiker te homologeren. verantwoordelijke instructeur Meer details bij het item schoolhoofd. Nota: het schoolhoofd logt in als instructeur in de VVW-Duiken-Link 2.5 Instructeur Enkel een Instructeur met geldige licentie heeft toegang tot de VVW-Duiken-Link. (min. Instructeur 2-ster) De Instructeur kan door middel van VVW-Duiken-Link op een zeer eenvoudige manier: - Brevetten van duikers in de eigen club homologeren. - Specialty brevetten homologeren voor ieder VVW-Duiken Lid, voor die specialties waarvoor hij/zij een licentie / Specialty Instructor brevet heeft. meer details bij Instructeur. 3 Hoe gaan we nu te werk? 3.1 De Clubbeheerder De clubbeheerders hebben hun VVWLink wachtwoord en login behouden en zouden zonder problemen moeten kunnen inloggen in de VVW-Duiken-Link. Het gebruik van VVW-Duiken-Link is identiek aan het werken met VVWLink. De mogelijkheid om via een snelfilter sneller door een ledenlijst te gaan en sneller een lid te zoeken is in de VVW-Duiken-Link veel uitgebreider Instellen van het schoolhoofd De clubbeheerder dient het schoolhoofd in te geven bij de clubgegevens VVW-Duiken-Link handleiding v1.3 4/14

5 Om een functie toe te voegen, kiest men in de pull-down menu ---kies een lid--- de naam van de instructeur die schoolhoofd is. Daarna klikt men op voeg toe als bestuurslid Nota 1 Kies een VVW-Duiken lid van je club dat: - Een Instructeur is. - Een geldige licentie heeft. Is er voldaan aan beide voorwaarden dan kan die persoon ingesteld worden als schoolhoofd. Indien je dit niet doet je vult als schoolhoofd bv een Duiker 2-ster in kan deze persoon nooit inloggen in de VVW-Duiken-Link, omdat bij het inloggen van een schoolhoofd nagekeken wordt of de persoon een geldige instructeurlicentie heeft EN vermeld staat als schoolhoofd. Dit is zeer belangrijk!!! Het schoolhoofd dient de leden in opleiding te selecteren en te bepalen wie homologatie bevoegdheid heeft binnen de club. Indien dit niet wordt ingesteld, kunnen de andere instructeurs in de club geen homologaties ingeven van leden van de club! 3.2 Instructeur Zowel het schoolhoofd als de andere instructeurs met licentie. Het programma herkent bij het inloggen direct of de instructeur die inlogt een schoolhoofd is of niet Aanvraag van gebruikersnaam en Wachtwoord Je vraagt je wachtwoord en login aan via een mail aan... mailto:jan.haneveir@vvw-duiken.be VVW-Duiken-Link handleiding v1.3 5/14

6 In dit mailtje geef je de volgende gegevens mee: Je naam + club Je gewenste gebruikersnaam Je gewenste wachtwoord Je gewenste niveau : als clubbeheerder of instructeur (indien beide, 2 verschillende login sets nodig) zie ook hieronder Je ziet onderstaande tekst op de log-in pagina van de VVW-Duiken-Link: Beste bezoeker, Welkom op onze nieuwe website "vvw-duiken-link". Je kan zelf een gebruikersnaam en wachtwoord aanvragen. Stuur hiervoor een met vermelding van je volledige naam en de naam van je club en of je als clubbeheerder (voor de clubadministratie) of als instructeur (minimum I2 voor online homologaties) wenst in te loggen naar: jan.haneveir@vvw-duiken.be. In deze stel je zelf je gebruikersnaam en wachtwoord voor: Je gebruik best een combinatie van letters en cijfers. Het wachtwoord moet verschillend zijn van de gebruikersnaam en minstens 10 karakters lang zijn. 3.3 Schoolhoofd Ingeven van leden in opleiding Als de Instructeur die schoolhoofd is van de duikschool zijn gebruikersnaam en wachtwoord zijn ingesteld kan hij/zij starten met ingeven van de leden in opleiding. Dit is zeer belangrijk!!! Indien dit niet wordt gedaan, kunnen de bevoegde instructeurs in de duikschool geen homologaties ingeven! We beschrijven iedere stap hoe het schoolhoofd dit dient te doen: Wanneer het schoolhoofd inlogt, ziet hij/zij het volgende scherm... De namen en registernr s zijn vanwege de privacy weggewerkt.* VVW-Duiken-Link handleiding v1.3 6/14

7 Het schoolhoofd ziet in 1 oogopslag wie Instructeur met licentie is binnen de club. Wie de leden in opleiding zijn in de club en met welk brevet deze leden bezig zijn. Het is het schoolhoofd die de "kandidaten" in de lijst moet plaatsen. Werkwijze: Klik op voeg nieuwe kandidaat toe. Je kan dit op 2 manieren: 1- Door in de ledenlijst van je club - die zichtbaar is - op de naam van de kandidaat te dubbelklikken. 2- Door de snelfilter te gebruiken -> bij het ingeven een deel van de naam of de naam in te geven. Voor grotere clubs kan op deze manier sneller gezocht worden. Zie je de naam in de overgebleven lijst, dan klik je op de naam. VVW-Duiken-Link handleiding v1.3 7/14

8 Je krijgt dan volgend scherm: Je ziet nu alle gegevens van de gekozen kandidaat. In de lijst komt automatisch te staan wat het volgend te behalen brevet van de kandidaat is. Bij verantwoordelijke instructeur kan het schoolhoofd kiezen wie dit brevet mag homologeren. Het schoolhoofd heeft de mogelijkheid uit: - Alle clubinstructeurs - 1 wel bepaalde instructeur. Door op Bewaren te klikken is de kandidaat in de lijst opgenomen. Door op naar kandidaten lijst te klikken krijg je terug de volledige lijst met kandidaten te zien. Je zal opmerken dat de gekozen kandidaat nu in de lijst staat. NOTA: Het vorderingsboekje van de kandidaat dient in het bezit te zijn van het schoolhoofd of de instructeur die de homologatie heeft ingegeven. Het schoolhoofd kan de startdatum veranderen naar de datum wanneer de opleiding werkelijk is gestart. Wordt dit niet gedaan, dan zal de huidige datum worden genomen. homologatiedatum kan NIET worden verandert en/of gekozen! Dit is de datum wanneer het systeem het brevet als gehomologeerd beschouwd. Dit is het moment wanneer: -> de verantwoordelijke van de Commissie Opleiding het brevet als OK heeft afgevinkt. -> Het VVW-Secretariaat de betaling van de homologatiekosten heeft aangekregen. VVW-Duiken-Link handleiding v1.3 8/14

9 Het schoolhoofd kan ook kandidaten verwijderen uit de lijst. Door te klikken op de startdatum in de lijst, krijg je alle gegevens terug te zien van de kandidaat. Je ziet hier ook verwijder deze kandidaat. Als je hier op klikt, komt er een pop-up scherm dat je nog een keer vraagt of je zeker bent dat je de kandidaat uit de lijst wil verwijderen. Klik je hier op OK, dan is de kandidaat definitief uit de lijst verwijderd. (je kan de kandidaat later altijd er terug inzetten natuurlijk) 3.4 Homologeren van een recreatief duikbrevet Dit item is identiek voor het schoolhoofd als voor de Instructeur met licentie. Je dient eerst in te loggen als Instructeur. Een schoolhoofd krijgt dan het scherm te zien dat is besproken onder punt 3 - schoolhoofd. Een Instructeur met licentie krijgt volgend scherm te zien: Doordat er door deze instructeur nog geen homologaties zijn ingegeven is de lijst leeg. Vanaf het moment dat de instructeur een brevet ter homologatie heeft ingegeven zal dit brevet in de lijst komen te staan. zie later... Door op voeg nieuwe homologatie 'basis brevet' toe te klikken ziet de instructeur de lijst met kandidaten waarvoor hij/zij bevoegd is het brevet te homologeren. Door op een naam van een kandidaat te klikken komt men in het volgende scherm: VVW-Duiken-Link handleiding v1.3 9/14

10 De Instructeur hoeft niets in te vullen! VVW-Duiken-Link zorgt ervoor dat de naam van de ingelogde instructeur en de gegevens van de kandidaat worden ingevuld. De Instructeur dient enkel op Bevestigen en versturen naar CO te klikken. De homologatie komt dan in de lijst te staan. Indien het gaat over een inschaling: Eerst dient het schoolhoofd het lid dat wenst ingeschaald te worden in de lijst van kandidaten te plaatsen. Als je dan bij Type - Inschaling selecteert, dan kun je: - Het brevet kiezen dat je wenst (kan niet bij een al gekend brevet) Bij het ingeven van een inschaling krijg je volgend scherm te zien: Je dient enkel op Bevestigen en versturen naar CO te klikken om de homologatie af te ronden. VVW-Duiken-Link handleiding v1.3 10/14

11 3.5 Homologeren van een Specialty duikbrevet De werkwijze is identiek aan het homologeren van een recreatief brevet. Je kiest nu voor voeg nieuwe homologatie "specialty" toe Door hier op te klikken kom je in een scherm bijna identiek aan het scherm dat je ziet bij een homologatie van een recreatief brevet, met dat verschil dat je nu de volledige ledenlijst VVW-Duiken te zien krijgt. Door gebruik te maken van de snelfilter kun je sneller jouw kandidaat uit de lijst filteren. Je kunt dit doen door meerdere letters of de volledige naam van je kandidaat in te typen. Als je op de naam van de kandidaat dubbelklikt, kom je in onderstaand scherm. De gegevens op dit scherm zijn weggelaten ter bescherming van de privacy* Je kan in de lijst van specialty kiezen uit de specialties waarvoor je als specialty instructeur een licentie voor hebt. Je kunt bij type kiezen of je een nieuw specialty brevet wenst in te geven of een inschaling. VVW-Duiken-Link handleiding v1.3 11/14

12 4 Extra weetjes Bij extra weetjes geven we extra informatie van wat er op de achtergrond allemaal gebeurt in VVW-Duiken-Link. Ook een aantal items die bij het gebruik van VVW-Duiken-Link naar boven zullen komen en waar je als instructeur naar een oplossing zoekt. 4.1 Ingeven van een herscholing Bij de verschillende specialty brevetten die te maken hebben met hulpverlening zijn er herscholingen voorzien. Je zal opmerken dat je bij het homologeren van een specialty brevet enkel kan kiezen tussen een nieuw brevet of een inschaling. Dit klopt De reden hiervoor is, dat we een herscholing database technisch aanzien als een nieuw brevet. Waarom? omdat we op deze manier kunnen bijhouden wanneer en hoeveel herscholingen een duiker al heeft gevolgd. De werkwijze bestaat er hier in om in de lijst van de mogelijke brevetten te kiezen voor een Bijscholing vb Bijscholing Basic Life Support Door op Bevestigen en versturen naar CO te klikken wordt de homologatie doorgegeven aan de verantwoordelijke van de Commissie Opleiding. Als het brevet de volledige Homologatie Procedure heeft doorlopen, zul je de bijscholing in de lijst van de behaalde brevetten zien staan van de duiker. Op deze manier kun je als duikschoolhoofd, instructeur makkelijk volgen wie, wanneer een herscholing van de HVD specialties heeft gedaan. 4.2 Homologatie Procedure De Homologatie Procedure is eigenlijk niet veel anders dan de procedure die al jaren gangbaar is bij VVW-Duiken. Het grote verschil zit in het volledig automatisch afwerken van de administratie en de controle. Om dit een beetje schematisch weer te geven beginnen we aan het begin van de homologatie procedure. VVW-Duiken-Link handleiding v1.3 12/14

13 Nadat het schoolhoofd de nieuwe cursist heeft toegevoegd aan de lijst duikers in opleiding, heeft het schoolhoofd de mogelijkheid om 1 verantwoordelijke instructeur te kiezen of de optie alle instructeurs te kiezen. Dit is belangrijk! Bij de optie 1 verantwoordelijke instructeur schoolhoofd kiest uit de lijst instructeurs in zijn duikschool voor die cursist de naam van 1 instructeur zal het deze instructeur en het schoolhoofd zijn die de homologatie bij het behalen van het brevet door de cursist kan ingeven. Bij de keuze alle instructeurs kunnen alle instructeurs met een licentie in de duikschool de homologatie ingeven. Bij de keuze van 1 bepaalde verantwoordelijke instructeur zal de CO bij nazicht het vorderingsboekje van de cursist opvragen bij deze verantwoordelijke instructeur. In het geval alle instructeurs zal dit gebeuren bij het schoolhoofd. Opmerking: VVW-Duiken-Link voert al een aantal controles uit. a) Enkel min. Instructeur 2-ster met geldige licentie kunnen de homologatie ingeven. b) Aan de hand van de keuze van het schoolhoofd wordt er nagekeken of de verantwoordelijke instructeur en/of het schoolhoofd de homologatie ingeven of alle andere instructeurs van die specifieke duikschool. een recreatief brevet kan niet gehomologeerd worden door een instructeur vreemd aan de duikschool! c) Bij het bv ingeven van een Duiker 1-ster, voert VVW-Duiken-Link de controle uit of: - de cursist in orde is met het medisch getuigschrift. - de cursist in orde is met de specialty opleiding BLS + O2 Indien er ergens een item is dat niet in orde is, dan zal VVW-Duiken-Link dit aangeven in een rode kader. Bijvoorbeeld hieronder voor een D4 homologatie. Vanaf het moment dat alles in orde is en de homologatie doorgestuurd is, gebeuren er weer een aantal dingen volledig automatisch. 1- Er wordt een mail gestuurd naar de verantwoordelijke(n) voor de homologaties binnen de commissie opleiding dat er een homologatie is aangemaakt. 2- Wanneer deze verantwoordelijke inlogt als VVW-Duiken-Beheerder, zal hij/zij in een lijst zien welke homologaties er nog dienen behandeld te worden. 3- Er dienen aan 2 voorwaarden te worden voldaan: - De verantwoordelijke van de Commissie Opleiding dient de homologatie te aanvaarden. VVW-Duiken-Link handleiding v1.3 13/14

14 (In de toekomst zal er ad randum een homologatie worden uitgekozen, waar dan aan de verantwoordelijke instructeur en/of schoolhoofd gevraagd zal worden het vorderingsboekje van de cursist op te sturen.) - De homologatie bijdrage dient betaald te zijn. de VVW-Duiken penningmeester vinkt dit af indien de betaling is gebeurd. Zolang dat aan beide voorwaarden niet is voldaan ziet de homologerende instructeur en het schoolhoofd de homologatie in oranje staan. Wanneer het brevet is gehomologeerd, zul je bij het opnieuw inloggen in VVW-Duiken-Link het brevet in je lijst van reeds gehomologeerde brevetten zien staan. Bij de cursist wordt dit nieuwe brevet automatisch ingevoerd in de lijst behaalde brevetten. Indien je nu dezelfde cursist terug in de lijst kandidaten plaatst, zul je zien dat het volgende door de cursist te behalen recreatief duikbrevet al ingevuld staat. Voor de specialty brevetten gaat VVW-Duiken-Link na of de Instructeur die een specialty wil ingeven na welk(e) specialty Instructeur brevet(ten) de ingelogde instructeur heeft. De Instructeur die een homologatie aan het ingeven is voor een specialty brevet, ziet dit aan de hand van het aantal specialty brevetten dat hij/zij kan homologeren. In de lijst van de te kiezen specialties zullen enkel die specialties staan waarvoor de homologerende instructeur een licentie heeft. 4.3 Tot slot VVW-Duiken-Link is zeer belangrijk voor de verdere toekomst van VVW-Duiken vzw. VVW-Duiken-Link moet de administratie van het VVW-Duiken secretariaat, de beheerders, de clubbesturen en de instructeurs vereenvoudigen. Het moet een werktuig zijn dat handig en eenvoudig is voor iedereen die er mee dient te werken. In de toekomst zullen er nog meer functionaliteiten aan VVW-Duiken-Link worden aangebracht: Denk maar aan: a) homologatie van instructeurs b) inschalen van instructeurs c) opvolgen van coach, evaluator bij instructeur opleidingen enz. De ontwikkeling van zo een programma gaat gepaard met een kostenplaatje. Het zou erg spijtig zijn dat VVW-Duiken dit geld investeert in een programma dat niet gedragen wordt door diegenen waarvoor het bedoeld is. Vandaar dat uw mening, uw feedback, uw vragen van zeer groot belang zijn! Door deze vragen, feedback kunnen wij u verder helpen en begeleiden in het gebruik van VVW-Duiken-Link en daar waar nodig is VVW-Duiken-Link verbeteren en aanpassen zodat VVW-Duiken-Link nog gebruiksvriendelijker wordt! Alvast bedankt!! VVW-Duiken-Link handleiding v1.3 14/14