Notulen ALV 1 december 2012

Transcriptie

1 BV WILDCATS Notulen ALV 1 december 2012 Opening: De Algemene Ledenvergadering van de BV Wildcats is geopend om uur op zaterdag 1 december 2012 te Nijmegen door Frans van de Geer. Aanwezig: Jan Buster (tc), Max van der Wielen (trainer/tc), Tom Wonders (trainer/ac), Rob Bay (ouder), Jan Worbtst (trainer/ouder), Tamara Scherpenborg (ouder/ac), Karin van der Grijp (ouder/ac), Wim Somhorst (trainer/bestuurslid), Alan Sinnema (penningmeester), Frans van de Geer (trainer/voorzitter)en Ellen Peters (ouder/bestuurslid). Afwezig met kennisgeving: Karlijn van Geelen, Janske van de Berg, Lonneke Bisschops en Bram van Schagen. De voorliggende agenda wordt goedgekeurd. A. Goedkeuring van de agenda B. Voorstellen van leden Er zijn geen voorstellen van leden binnengekomen. C. Mededelingen/Notulen vorige vergadering 1) Bram van Schagen (wedstrijd-en ledenadministratie) heeft een klaplong gehad. Hij mag een dezer dagen uit het ziekenhuis. Herstel zal veel tijd vergen, dus enkele (basketball)acties zullen wat langer duren voordat deze zijn opgelost/uitgezet. 2) Gisteravond Sinterklaasviering voor U12. Zeer geslaagd. Het is een teken dat een grote groep mensen zeer betrokken zijn bij de club. 3) Er zijn 6 personen geslaagd voor een JTB 3 trainerscursus. Dit zijn Jan Worbtst (en JTB2), Jan Buster, Remco Houterman, Tom Wonders, Jordy Westerik en Randall Williams. De vier aanwezigen ontvangen hiervoor een cadeautje (coachboard). 4) Er is een theatervoorstelling geweest op 2 november, genoemd: wel winnen he?. Dit ging over het positief coachen en sturen van sporters. Een aantal leden van Wildcats zijn naar deze voorstelling geweest. 5) De financiën van de vereniging komt steeds meer onder druk te staan door de perikelen bij de bond. Ook de Gemeente verhoogt de zaalhuur met een extra 10%. Hopelijk dat het seizoen hierna er weer een normale Gemeente indexering plaats zal vinden.

2 -> Rob Bay: is/wordt de contributieverhoging dusdanig zorgelijk dat er leden gaan opzeggen? -> Frans van de Geer: zover het bestuur op de hoogte is, is dit niet het geval. Volgens Tom Wonders hebben enkele U12 leden afgezegd. Volgens Jan Worbtst kan het rijden naar verre wedstrijden een (financieel) probleem zijn. Tom Wonders en Robert Ramirez zijn bezig met een vragenlijst (enquête) voor de leden en ouders. Dit financiële punt wordt meegenomen. Tevens zal het worden meegenomen met de NBB vergadering. 6) Er is een reorganisatie gaande bij de NBB. Men wil 1 bond met een aantal afdelingen. Dit zal leiden tot het organiseren van een competitie in kleinere kring. Onlangs is er een directeur ontslagen, dit is toch een teken dat het bij de bond ook niet zo lekker loopt. -> Rob Bay; in de notulen staat dat de Activiteiten Commissie te weinig overleg pleegt. Is dit nu verbeterd? -> Tamara (AC); meer overleg, dus het loopt prima. De disco, genoemd in de vorige notulen zal niet plaatsvinden. Eventueel komt er een club toernooi, met een Duitse club. Tevens gaan we weer mee doen met Jantje Beton. -> Tom Wonders; in de notulen staat dat Sonja Becks zich verdiept heeft in het sponsorplan. Is hier nog verdere actie op uitgezet? -> Zover het bestuur bekend is er nog geen sponsorcommissie, dus dit is nog niet van de grond gekomen. -> Rob Bay: wat is de regel voor de gezakte leden bij een F-examen? -> Ellen Peters; in principe zal men de cursus opnieuw moeten doen. Dit is ook afhankelijk van de cursusleider. Iemand die tijdens een cursus 1 avond ziek is geweest, kan wat de scheidsrechterscie betreft, bij de volgende cursus in hetzelfde seizoen alleen het examen doen. Dit geldt niet voor iemand die zich niet heeft afgemeld en niet is op komen dagen. Iemand die dyslectisch is, doet in 1 e instantie gewoon mee met de cursus. Als deze persoon zou zakken, dan is er een mogelijkheid om bij de volgende cursus een mondeling examen af te leggen. De sanctie die staat als je niet aanmeldt en dus ook niet op komt dagen (schorsing) is (nog) niet gehandhaafd. Hier zal het bestuur zich nog een keer in moeten verdiepen. -> Rob Bay; wat is de regel voor ouders/verzorgers als hun kind halverwege het seizoen ophoudt, terwijl zij als ouderkeuze bijvoorbeeld oud papier lopen hebben opgegeven? -> Bestuur; hier is geen geschreven regel voor, het komt echter in de praktijk niet zo gauw voor dat iemand halverwege het seizoen helemaal weggaat. -> Rob Bay; in de notulen staat dat men de DAR kalenders die eind van het jaar door ons in de brievenbus worden gedaan, door jeugdleden wil laten afgeven.

3 Hiervoor ontvangen zij/de club mogelijk wat extra geld. Gaat dit nog gebeuren? En hoe wordt dan een financiële verdeling gemaakt? -> Bram van Schagen; verhaal over ronddelen van kalenders oud papier is inmiddels achterhaald. Het gaat niet door. -> Rob Bay; in de notulen staat dat de clubbladcommissie een aantal jaren leden heeft aangeschreven die beloofd hadden een stukje voor het clubblad te schrijven. Omdat hier geen reactie op kwam is de clubbladcie gestopt met leuren. -> Boudewijn van de Berg; mogelijk staat het niet goed vermeld in de notulen, want ik kan niet met zekerheid zeggen dat deze beloften echt gedaan zijn. De animo om te schrijven is helaas erg klein. -> Rob Bay; beheren we de kantine zelf? -> Frans van de Geer; dit is een overgangsjaar. Tot nu toe houden zelf de kantine in beheer en dat gaat goed. Voor de zaal/hal geldt dat er nog wel een hoop achterstallig onderhoud is. De Gemeente heeft een contactpersoon voor de zaal aangewezen, dit is Karel Hopman. De Gemeente is nog bezig met het opknappen van de hal. Af en toe vallen lampen uit. Onlangs hebben we een avond helemaal geen licht gehad. De vloer in de zaal zal waarschijnlijk eind seizoen eruit gaan. Frans van de Geer heeft maandelijks een overleg met de Gemeente (Vincent Bicentini). D. Goedkeuring van de notulen De voorliggende notulen van de vorige vergadering worden goedgekeurd. E. Financieel verslag -> Alan Sinnema; de GCA moet in het nieuwe seizoen anders aangepakt worden. Nu kreeg de AC twee dagen van te voren het verzoek of zij dit wilde uitzetten. De opbrengst van de GCA is ook minder dan vorige jaren. Zaalhuur baart enorme zorgen. Dit is een grote kostenpost en wordt steeds meer. De zaal is minder ingehuurd dan andere jaren, want elk uur moet worden betaald. Hierdoor is ook een kerstweek geschrapt en enkele dagen in mei. Mogelijk gaan we ook pas weer van start met de trainingen als het voortgezet onderwijs van start gaat. Voor de vriendenloterij moet wat meer reclame worden gemaakt, maar de opmerkingen komen ook dat men het lot niet zo makkelijk kan omzetten. Er is een account aangemaakt op sponsorkliks.nl Bij veel webwinkels ontvangt de club dan een bepaald percentage van de aanschaf. Het werkt! (Ellen Peters gaat hier wat van op papier zetten voor de publiciteit) -> Rob Bay; zijn er veel wanbetalers en krijgt de club dit geld terug? -> Alan Sinnema; er zijn enkele wanbetalers waar wel goede afspraken mee te maken zijn. Het zijn niet altijd dezelfde leden. Karin van der Grijp gaat deze taak overnemen. Er zal wat meer druk worden gezet en aan het einde van het seizoen wil ik alles in kaart hebben en duidelijke afspraken hebben gemaakt. Kascontrole commissie bestaat uit Karin van der Grijp en René van der Wielen. Zij hebben de kas goedgekeurd. De AV gaat akkoord met het financiele verslag en dechargeert de penningmeester en het bestuur voor het gevoerde beleid.

4 Dank aan de penningmeester! Lid Technische Commissie (Jan Buster). -> Jan Buster blijft beschikbaar -> bedankt en welkom! F. Aftredende en herkiesbare bestuursleden G. Stand van zaken diverse commissies 1) Verslag oud papier commissie Lonneke Bisschop Het gaat goed. Alle ouders zijn ingeroosterd. We hebben steeds voldoende mensen, met extra dank aan : Rene- Theo Wim -Jan en andere bestuursleden in met name de zomermaanden. Er worden nauwelijks mensen gevraagd uit de seniorenteams om bij te springen. Zie verder het verslag van de vorige keer( als die er nog is). 2) Verslag Scheidsrechterscommissie voor de ALV De commissie bestaat uit Janske van den Berg, Ellen Peters en Jan Buster. Ellen heeft dit seizoen een F-cursus georganiseerd waarbij 23 leden geslaagd zijn. Een E-cursus staat op de nominatie om, samen met Pluto, te beginnen. Voor de aangewezen scheidsrechters was het erg rustig omdat we voldoende scheidsrechters aan het rayon geleverd hebben. Probleem was dat in de klasse van J801 en H001 de indeling door de RSC niet gemaakt was. Hierdoor zijn er enkele extra wedstrijden door ons thuis geleid moeten worden. Omdat de communicatie door de RSC te wensen overliet, is hier eenmaal een probleem ontstaan wat gelukkig door 2 ouders opgelost is kunnen worden 3) Verslag TC voor de ALV De TC bestaat uit Jan Buster, Jeroen Bolk, Max van der Wielen en Randall Williams waarbij Frans van de Geer niet officieel ook mee doet. Omdat Jeroen nog in Hilversum woont, kan hij niet op alle vergaderingen aanwezig zijn. Communicatie gaat dus per en mondeling. Door veranderde werkomstandigheden heeft Stefan Philipsen afscheid moeten nemen van de TC, maar hij blijft ons ad hoc steunen. Te veel werk voor te weinig mensen die ook al andere taken hebben binnen Wildcats. Vanaf januari heeft de TC geprobeerd juiste teamindelingen te maken en bij de teams trainers/coaches te vinden. Daartoe zijn voor de jongenslijn selectietrainingen georganiseerd. Ook is begonnen met een samenwerking met Wyba om onze jongens op eredivisieniveau te kunnen laten spelen. Uiteindelijk is dat alleen voor JU16 gelukt, voor JU18 waren te weinig gegadigden. Bedoeling is om teams te hebben voor doorstroming naar uiteindelijk Magixx, maar met alleen jongens uit Nijmegen e.o. De teamindeling is niet geheel goed gegaan door een plotseling gebrek aan trainers aan het begin van het nieuwe seizoen en het niet op komen van leden die zich niet afgemeld hadden. Daarom zijn J202 en J403 uit de competitie teruggetrokken. Voor J603 is gelukkig net op tijd een oplossing gevonden.

5 De TC heeft ook ouder-/teamavonden georganiseerd welke wisselend bezocht werden door de ouders. I.h.a. echter goed gelopen. In de meidenlijn is het droevig gesteld met het aantal leden, een trend die in het rayon meer te zien is helaas. Daarnaast is er een trainersbijeenkomst geweest waar weer nuttige zaken uit naar voren kwamen. Ook is er een trainersclinic georganiseerd waardoor onze trainers nog beter beslagen ten ijs komen. V.w.b. het trainersbestand is nog meer heuglijk nieuws te melden: Tom, Remco, Jordy, Jan, Jan en Max zijn geslaagd voor hun BT3 examen en Randall zal dat later dit seizoen voor elkaar krijgen. Enkele trainers zijn ook meegegaan naar wel winnen, hè! een toneelvoorstelling over modern coachen. Goede actie van het bestuur! Op dit moment gaat de aandacht naar het begeleiden van nieuwe trainers en coaches en het zoeken naar nieuwe voor volgend jaar. Ook is dringend uitbreiding van de TC gewenst. 4) verslag Activiteiten commissie Met een gedeeltelijk nieuwe activiteiten commissie en hulp van twee stagiaires staan er weer een aantal mooie activiteiten op het programma! De aftrap was dit jaar met een Halloween activiteit die ondanks het vele maanlicht erg leuk verlopen is, ook dankzij de vele vrijwilligers waarvoor dank. Voor de rest van het seizoen staat nog het volgende op het programma: 30 november 2012 Sinterklaas U12 6 januari 2013 Oliebollentoernooi/borrel 2 juni 2013 Eindtoernooi/bbq aandachtspunt: 3 t/m 9 maart 2013: Jantje beton collecte. Idee: Begin seizoen 2013/2014 toernooi met Duitse basketbalvereniging. U12 is daar al een paar keer geweest. Wie is daar voor te porren, is dat een leuk idee en moet dat zeker doorgezet worden voor komend seizoen? 5) Seizoen 2011/2012 is voor het clubblad een digitaal jaar geweest. 2 uitgaven in hardcopy uitgebracht, 3 andere uitgaven in digitale vorm. Input laat te wensen over. Dit versterkt de reden om alleen nog maar de hardcopy uitgave uit te brengen voor dit seizoen. Geen spectaculaire dingen gebeurt dus een kort verslag. 6) Website Bezoekers: Aantal unieke bezoekers heeft dit seizoen een duidelijk opgaande trend laten zien. - Tweede helft is gemiddeld 2000 bezoekers - Eerste helft is gemiddeld 4000 bezoekers

6 Bezoekers / maand Verslagen: : 45 wedstrijd verslagen 26 foto verslagen van wedstrijden : 37 wedstrijd verslagen 17 foto verslagen van wedstrijden Belangrijke berichten worden steeds vaker via de website kenbaar gemaakt naar de leden. Veel ouders / leden maken aantekeningen / foto s tijdens wedstrijden of bij activiteiten. Het zou mooi zijn als zij verslagen, foto s, filmpjes beschikbaar zouden stellen voor de website. Bezoektijd: Circa de helft van de bezoekers is tussen 30 sec en 5 minuten aanwezig op onze website. Omgeveer 10% is tussen 30 en 60 minuten aanwezig op onze website

7 Percentage; 30mn-1h; 9,4; 14% Percentage Percentage; 15mn-30mn; 5,3; 8% Percentage; 5mn-15mn; 8,4; 12% Percentage; 2mn-5mn; 21,5; 31% Percentage; 30s-2mn; 23,8; 35% 0-30s 30s-2mn 2mn-5mn 5mn-15mn 15mn-30mn 30mn-1h 1h+ Toekomst: De website omzetten naar de nieuwste versie. Dit vergt nogal wat aanpassingen. Meer leden toegang geven tot de website om verslagen e.d. te plaatsen. Foto-album verhuizen naar Google+ / Flickr / Picasa / etc. Specifieke rubrieken maken (Tr/Co corner, etc.) Hebben jullie nog ideeën, wensen, laat het dan even weten. Webmaster, Wim Somhorst 7) Materialen: In hebben we wat ballen over kunnen nemen van Matrixx Magixx. Begin van seizoen bezig om berging 3 om te bouwen tot de opbergruimte van Wildcats. Nog niet afgerond. Wat krijgen we: - Opberg stellingen voor ballen o Huidige ballenkast komt te vervallen. Vele ballen gaan kapot door de onhandige schappen. o In berging 3 komen nieuwe schappen waarin de ballen makkelijk gelegd kunnen worden. Er wordt wel enige discipline van de leden gevraagd om de ballen niet los in berging 3 te gooien - De bruine en grijze wedstrijd kasten krijgen ook een plaats in berging 3. - Kleine vergader ruimte - Kleine opslag ruimte Wat moet er nog gedaan worden: - Vastzetten schappen - Deurdranger plaatsen, zodat deur altijd in slot valt. - Verplaatsen bruine / grijze kast - Ballen sorteren en bekijken of er ballen bijbesteld moeten worden - Toegang tot berging 3 regelen voor Trainers / Coaches

8 Belangrijk: Een deel van ons materiaal is nogal kwetsbaar. Verzoek aan alle leden om het materiaal normaal te behandelen. Mocht er iets kapot gaan s.v.p. contact opnemen met Wim Somhorst zodat er ook voldoende tijd is om het te kunnen repareren. -> Frans van de Geer bedankt alle commissies voor de verslagen E. Mededelingen -> Frans van de Geer; het hok achter in de zaal zal nog klaargemaakt moeten worden voor het einde van het seizoen. -> Karin van der Grijp; hoe kom je aan de mensen voor Jantje Beton? -> o.a. ouders/commissieleden/team van Max van der Wielen, team van Jan Worbtst. -> Tamara Scherpenborg; het wordt een probleem om tenues aan te schaffen bij Kregting, aangezien er veel niet op voorraad is. Het schijnt dat elke 2 a 3 seizoenen de kledinglijn wijzigt. -> Wim Somhorst heeft afgelopen maart nog om informatie gevraagd. Hier is niet op gereageerd en door drukte heeft Wim het nog niet kunnen oppakken. Binnenkort zal er een afspraak gemaakt worden met Kregting. -> Jan Worbtst; hoe zit het met de aankleding van de hal? Mogen er vlaggen worden opgehangen? -> Frans van de Geer; de sponsors mogen reclame hangen tijdens de wedstrijden, maar ik zal het nog voor de zekerheid navragen bij de Gemeente. -> Jan Worbtst; is er een mogelijkheid om een 2 daags toernooi te organiseren, zoals bij Amical of bijvoorbeeld als club actief te zijn bij het onderbrengen van vierdaagse lopers. -> Frans van de Geer; je mag/kunt vrijblijvend informatie inwinnen voor deze punten. -> Tom Wonders; kunnen we niet een soort poule maken en dan ervaren scheidsrechters bij onervaren scheidsrechters zetten tijdens de thuiswedstrijden? -> Jan Buster; er wordt hier wel naar gekeken. Maar het is moeilijk om een goed TFS te maken, veelal merk je dat in de loop van de eerste paar weken leden niet op komen dagen, omdat ze gestopt zijn met basketballen. Het nalopen/bijhouden van het TFS en het zoeken in een bepaalde vaste poule kost ook veel tijd. Tevens is het niet altijd mogelijk om een goed team neer te zetten, omdat er te weinig wedstrijden zijn in de hal, dus dan moet je het indelen met de mensen die er die dag zijn. Sluiting vergadering: De vergadering is gesloten om Notulen ingediend door: Ellen Peters

9 Goedgekeurd door: [Typ naam hier]