De ODIS-databank in 2018 Jaarverslag

Transcriptie

1 /22 Inhoud. Inleiding Inhoud en gegevensinvoer Volume Aanvullingen Invoerdersgroepen, invoerlijnen en projecten Publiekscatalogus Volume Raadpleging Verbindingen met andere catalogi Technische omgeving en ontwikkeling Serververhuis Implementatie van de AVG ODIS-API Andere werkpakketten Coördinatie en publiekswerking Inleiding Jaar Totaal volume 3/2 OPAC () volume 3/2 ODIS-kerncijfers, Nieuwe records Bezoeken Unieke bezoekers Paginaweergaves De ODIS-databank maakte ook in 208 een duidelijke groei door, ietwat in lijn met de resultaten van de voorgaande jaren. ODIS geniet een groeiende publieke bekendheid en wordt druk geraadpleegd. Het volume van het apparaat neemt merkelijk toe. In 208 compenseerde de invoer en publicatie van gegevens zelfs in belangrijke mate de terugval van het aantal steekkaarten in de publiekscatalogus ten gevolge van de implementatie van de AVG, een belangrijk aandachtspunt. Het aantal verbindingen met andere online apparaten in het bijzonder die van de partners groeit, de geplande vernieuwing van de technische omgeving zal dit nog uitdrukkelijker faciliteren. Dat ODIS groeiende en kwaliteitsvolle gegevensreeksen kan aanbieden is enkel mogelijk dankzij de samenwerking

2 2/22 van tal van wetenschappelijke en erfgoedpartners, én van een groeiende groep geëngageerde en vaak vrijwillige medewerkers. De dynamiek van die ODIS-community trachten we te versterken door een goede opvolging, ondersteuning en vorming, bijvoorbeeld op de jaarlijkse Ontmoetingsdag. In 208 vond die plaats in Gent.

3 3/22 2. Inhoud en gegevensinvoer 2. Volume In januari 209 bevatte de ODIS-databank steekkaarten, met name biografische records, steekkaarten over organisaties, over (periodieke) publicaties, over archieven, 04 over families, over gebouwen en.288 over gebeurtenissen. Volume ODIS, Totaal Gebeurtenissen Gebouwen Families Archieven Publicaties Personen Organisaties Datum 3// // // // // // // // // // // // // // // De netto-aangroei van het volume van de databank in 208 bedroeg steekkaarten, wat bijna 37% hoger is dan in 207 (8.994 records).

4 4/22 Nieuwe records in ODIS, Totaal Gebeurtenissen Gebouwen Families Archieven Publicaties Personen Organisaties Jaar De toename van het volume vond vooral plaats in de biografische module, maar we stippen ook graag de stijging van het aantal organisatie- en publicatiesteekkaarten aan. Verder nam het aantal gebouwenrecords merkelijk toe, terwijl de gebeurtenissenmodule een bescheiden aangroei kende. Het aantal archiefrecords en beschrijvingen van families bleef status-quo. 2.2 Aanvullingen Het totaalvolume van ODIS, met de groei van het aantal records, is vanzelfsprekend slechts één indicatie van de werkzaamheden in het apparaat. Ook het aantal geüpdatete steekkaarten moet in rekening worden gebracht. Afgelopen jaar werden in ODIS steekkaarten aangevuld/aangepast, dat is de som van de aangepaste Nederlandstalige (2.645) en Engelstalige (3.655) subrecords. Het aantal bewerkte Nederlandstalige steekkaarten is nagenoeg gelijk aan dat in 207. In de Engelstalige invoeromgeving werd in 208 beduidend meer gewerkt dan in 207. Tijdens het afgelopen jaar werden er minder intensief updates uitgevoerd in de gebeurtenissensteekkaarten in ODIS. Daarentegen werden er duidelijk meer persoons- en publicatierecords aangepast. We stippen ook een actiever gebruik van de gebouwenmodule aan. Verder bleef het verwijderen van dubbele records hoog op de agenda staan. De aanpassingen in Engelstalige subrecords betroffen onder meer vertalingen van grote tekstvelden. Dankzij de inzet van een jobstudent ten laste van de vzw kon iedere partner in de zomer van 208 een pakket van 20 geselecteerde records laten vertalen naar het Engels. Daarnaast maakten enkele partners verder werk van een min of meer systematische vertaling van hun archievenoverzicht en van steekkaarten van archiefvormers. Dit

5 5/22 ondersteunt niet louter hun dienstverlening voor een internationaal lezerspubliek, maar komt ook de internationale relevantie en uitstraling van ODIS ten goede. Geüpdatete records in ODIS, Totaal Gebeurtenissen Gebouwen Families Archieven Publicaties Personen Organisaties Jaar Invoerdersgroepen, invoerlijnen en projecten Begin 209 waren in de ODIS-databank volgende 26 invoerdersgroepen actief: Invoerdersgroepen 208 ODIS Evadoc ADVN KADOC ADVN-Heldenhulde KADOC-Archieven ADVN-PPA KADOC-Gebeurtenissen ADVN-VVE KADOC-Organisaties Amsab-ISG KADOC-Personen AMVB KADOC-Publicaties CAG/ICAG KADOC-OCIC/UNDA Catholic Print Culture Liberaal Archief/Liberas CAVA Universiteitsarchief KU Leuven Civitas-FARCD VAi CRKC-PARCUM VAi COPL Elites (9 th -Century Europe) Verkiezingen

6 6/22 Ca. 75 personen hebben effectief invoer verricht in de Nederlandstalige interface van ODIS, 20 in de Engelstalige. Sommige invoerders verrichtten in 208 slechts occasioneel invoerwerk, maar andere (ca. 25, onder wie een belangrijke groep vrijwilligers) waren betrokken in meer intense lijnen. Ze werden opgevolgd door de Technische Werkgroep, in het bijzonder door Joris Colla. Hieronder bieden we korte informatie over de belangrijkste invoerlijnen en projecten in ODIS: AMVB. Deze partner voert gegevens in over sleutelfiguren uit het Vlaamse middenveld in Brussel. Daarnaast staat ook de uitbouw van een periodiekenrepertorium in ODIS op de agenda. Archiefbank Vlaanderen. ABV betrekt een belangrijk deel van zijn inhoud uit ODIS. Daarom is tussen beide apparaten een duurzame synchronisatieprocedure uitgestippeld. In de toekomst zullen ook de in ODIS aan archiefbestandsbeschrijvingen toegekende trefwoorden uitgevoerd worden naar ABV. Archievenoverzichten en -gidsen. Diverse bewaarinstellingen die partner zijn van ODIS (ADVN, Amsab-ISG, AMVB, CAVA, KADOC, Liberaal Archief/Liberas, VAi), bieden hun archievenoverzicht aan in het apparaat. Zo wordt een belangrijke meerwaarde voor de gebruiker gegenereerd (zichtbaarheid, verwijzingen en verbindingen, heuristiek, ). In 208 werd met diverse instellingen gewerkt aan geactualiseerde (synchronisatie)procedures om dit te accommoderen: Amsab-ISG (synchronisatie Adlib-ODIS), ADVN (in het kader van de implementatie van ArchivesSpace), Liberaal Archief/Liberas (in het kader van de implementatie van Atlantis), KADOC (synchronisatie Lias/scopeArchiv-ODIS) en CAVA (inladen archievenoverzicht, met koppelingen naar Pallas). In het kader van het project Persistent Architecture bereidde ook partner VAi een update van zijn archievenoverzicht in ODIS voor. Daarbij zullen persistente URL s naar het eigen ontsluitingsapparaat worden opgenomen. De betrokken ODIS-partners kunnen hun archievenoverzicht via ODIS aanleveren voor publicatie op Archives Portal Europe (APE). De Technische Werkgroep maakte zich daarbij de bedenking dat de duurzaamste oplossing er ongetwijfeld in bestaat om de informatie uit de Engelstalige ODIS-subrecords op het internationale APE-platform te publiceren. Dit vereist wel de nodige inspanningen van de partners voor de vertaling naar het Engels van de informatie in hun archievenoverzichten, in het bijzonder de inhoudsbeschrijvingen. Dat kan best in een geconcerteerde projectactie gebeuren.

7 7/22 Architectuur en vormgeving. Partner Vlaams Architectuurinstituut (voorheen CVAa) maakt intensief gebruik van ODIS om gegevens te centraliseren over het erfgoed van het ontwerp van de omgeving, dat betekent over architecten, vormgevers, architectuuropleidingen, beroepsorganisaties, bouwbedrijven en gerelateerde archieven, publicaties, tentoonstellingen enz. 208 was voor het Vlaams Architectuurinstituut een overgangsjaar, door de uitbouw van het VAi als collectiebeherende organisatie met de integratie van het Architectuurarchief van de Provincie Antwerpen. Dit had onder meer als gevolg dat het VAi niet de ruimte had om in 208 een specifieke invoerlijn in ODIS uit te voeren. In 209 zal het VAi beschrijvende fiches invoeren over een 85-tal archieven van Belgische bouwbedrijven. Deze gegevens werden verzameld door VUB-onderzoekster Jelena Dobbels in het kader van haar doctoraat Becoming professional practitioners. A history of general contractors in Belgium ( ). Bedrijven. De invoer rond het bedrijfsleven werd in 208 op ingehouden wijze voortgezet. Op 20 april en 7 mei vond overleg plaats met het SCOB (StudieCentrum voor Onderneming en Beurs, Universiteit Antwerpen) en het IFA (Instituut voor Financiële Archeologie) omtrent samenwerkingsmogelijkheden in het kader van het project EURHISFIRM (Horizon 2020). ODIS nam in oktober deel aan de EURHISFIRM Survey, een behoefte-onderzoek rond de in het kader van het project geplande onderzoeksinfrastructuur. Catholic Print Culture. Voortbouwend op de gegevensreeksen gerealiseerd in het kader van het proefschrift Transregionaal katholicisme in de maak. Drukcultuur in het aartsbisdom Kamerijk, (3H30249, promotoren Johan Verberckmoes en Violet Soen, promovendus Alexander Soetaert) maakt ook het project The printer s widow: gender, family and editorial choices in early modern Antwerp, Louvain and Douai (long 6th-7th centuries) (3H6099, promotoren Johan Verberckmoes en Violet Soen, promovenda Heleen Wyffels) intensief gebruik van het apparaat. Er vindt op geregelde tijdstippen overleg plaats met de ODIS-databeheerder. Een eerste pakket steekkaarten werd intussen ontsloten, onder de noemer Impressa Catholica Camaracensia (ICC). A Database on the Religious Book and its Networks in the Ecclesiastical Province of Cambrai ( ). Daartoe werd een ODIS-zoekbox ontwikkeld. Ook plant men de ontsluiting van een deelverzameling over drukwerk in Douai. Zie verder de projectwebsite CAVA. Het overzicht van organisatiearchieven bewaard door het Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven (VUB) werd in 207 in ODIS ingeladen, met

8 8/22 koppelingen naar het archiefbeschrijvingssysteem Pallas. In 208 gebeurde hetzelfde voor de door CAVA bewaarde persoonsarchieven (27 records). Parallel met deze conversies maakte CAVA steekkaarten van zijn archiefvormers aan. Op termijn zullen ook andere gegevensreeksen worden ingevoerd, bijvoorbeeld over vrijzinnige verenigingen en de daarmee gelieerde personen en periodieken. Civitas Forum of Archives and Research on Christian Democracy. Dit is een samenwerkingsverband van onder meer KADOC, het Istituto Luigi Sturzo in Rome, de Konrad-Adenauer-Stiftung, het Katholiek Documentatie Centrum in Nijmegen, het Archivio per la storia del movimento sociale cattolico in Italia Mario Romani in Milaan en het Karl von Vogelsang-Institut in Wenen. Deze partners brengen in ODIS gegevens samen over de geschiedenis van de (internationale) christendemocratie. Die reeksen werden in 208 verder aangevuld. Dictionnaire biographique du mouvement ouvrier en Belgique (DBMOB). Parallel met de realisatie van de zogenaamde Maitron belge wordt werk gemaakt van het aanvullen van ODIS-steekkaarten over protagonisten van de Belgische arbeidersbeweging. Zo zette KADOC in 208 in op de redactie van een zestigtal records over sleutelfiguren binnen de christelijke arbeidersbeweging. Er werd geregeld overlegd met leden van de contactgroep Sociobiographie des militant.e.s du mouvement ouvrier en Belgique van het FRS-FNRS, coördinator van het project. Tijdens de jaarlijkse studiedag van de contactgroep, die op 2 april 209 plaatsvindt in Amsab-ISG, zal de uitbouw van gegevensreeksen over de arbeidersbeweging in ODIS toegelicht worden. Evadoc. Deze partner verzamelt in ODIS gegevens over protestants-evangelische structuren, hun medewerkers, publicaties en archieven. In 208 werd vooral werk gemaakt van de verdere uitbouw van het Evadoc-periodiekenrepertorium (met name invoer over tijdschriften van lokale kerken) en van het aanvullen en actualiseren van organisatie- en publicatierecords. Er werden onder meer (geografische) trefwoorden toegevoegd. Heldenhulde. ADVN realiseerde in 206 een wetenschappelijke inventaris van de heldenhuldezerkjes en de betrokken frontsoldaten. In het verlengde van dit project zal VOS Vlaamse Vredesvereniging in samenwerking met ADVN vanaf 209 een geconcerteerde invoer in de ODIS-gebouwenmodule organiseren. Die betreft in eerste instantie grafmonumenten met Vlaams-nationale symboliek en zal door opgeleide vrijwilligers gebeuren. In 208 bereidde ADVN de geplande invoer voor.

9 9/22 Instituut voor Vlaamse Volkskunst. Via de inzet van enkele met het IVV verbonden vrijwilligers wordt sinds 207 werk gemaakt van de uitbouw van gegevensreeksen over organisaties actief op het vlak van volkskunst en over de daarin actieve sleutelfiguren. Kerkgebouwen. Na drukke werkzaamheden in werden tijdens de voorbije jaren in het ruime gegevenspakket over katholieke kerkgebouwen slechts in beperkte mate wijzigingen aangebracht. De gegevensreeksen worden druk geraadpleegd en generen veel vragen en suggesties voor aanvullingen. In het najaar van 208 startte CRKC-PARCUM met een beknopte bevraging van de katholieke kerkfabrieken, die zal toelaten om de gegevensreeksen te actualiseren. Parallel daarmee werkt deze partner verder aan de verruiming van het pakket naar de gebouwen van de andere erkende erediensten. De gegevensinvoer in ODIS werd in 208 toegelicht tijdens een aantal informatiemomenten over kerkenbeleidsplannen. Aangaande de naoorlogse kerkenbouw in het aartsbisdom Mechelen-Brussel en het bisdom Antwerpen vermelden we het bijzondere gebruik van ODIS in het onderzoeksproject Catholic Territories in a Suburban Landscape. Religion and Urbanization in Belgium, (KUL_3E40423, promotoren Sven Sterken en Jan De Maeyer, promovenda Eva Weyns). KU Leuven. Het Universiteitsarchief documenteert de structurele ontwikkeling van de Leuvense universiteit en maakt biografische records van het academisch personeel. De in het kader van het project Lovaniensia aangemaakte Engelstalige steekkaarten over professoren van de Oude Universiteit Leuven ( ) werden in 208 verder vertaald naar het Nederlands. Letterenhuis. In 207 werd de wederzijdse verbinding tussen het authority-apparaat van deze instelling (in Agrippa) en ODIS operationeel. In 208 werden waar mogelijk bijkomende koppelingen gelegd. Migrantenmiddenveld. De partners die dit repertorium van verenigingen van etnischculturele minderheden in Vlaanderen en hun erfgoedcollecties realiseerden, voerden ook in 208 aanvullende gegevens in. Muziekverenigingen. Een KADOC-vrijwilliger rondde in 206 een project af over muziekverenigingen in Vlaanderen. Het pakket behelst bijna.200 records van harmonieën, fanfares en allerlei andere muziekmaatschappijen. In 207 werd gestart met de validatie van deze omvangrijke gegevensset (onder andere verwijderen van dubbelen). In 208 werd voortgewerkt aan de validatie en eindredactie. Het pakket zal in 209 publiek ter beschikking worden gesteld.

10 0/22 OCIC-UNDA. Drs. Lieven Boes verrichtte invoer in de ODIS-databank betreffende de geschiedenis van de internationale mediaorganisaties OCIC (Office Catholique International du Cinéma) en BCIR (Bureau Catholique International de la Radiophonie), later hernoemd tot UNDA. De analyse van die netwerken in ODIS vormt een onderdeel van het onderzoeksrapport dat hij maakte in het kader van het project OCIC and UNDA. Foundations for longitudinal, comparative and transnational research into Roman Catholic approaches to audio-visual media ( ), onder leiding van Roel Vande Winkel en Leen Engelen (KUL 3H50598). Zie L. Boes, L. Engelen en R. Vande Winkel, Roman Catholic engagements with audio-visual media around the world ( ). Exploring and utilizing the OCIC and UNDA archives, Leuven, 208. Politiek personeel. Dankzij de inzet van een ODIS-jobstudent werd in 208 werk gemaakt van het aanvullen en actualiseren van steekkaarten betreffende lokaal politiek personeel. Bijzondere aandacht ging uit naar de invoer rond burgemeesters, waarbij enerzijds gefocust werd op de grotere steden en gemeenten, anderzijds op specifieke regio s waarvoor in de literatuur betrouwbare overzichten voorhanden bleken (bv. de Westhoek). In de context van de lokale verkiezingen van 4 oktober 208 en aansluitend bij de vraag van de Algemene Vergadering van 23 mei 208 stelden ADVN, Amsab-ISG, KADOC en Liberaal Archief/Liberas de betrokken datareeksen in de kijker via hun kanalen (e-nieuwsbrieven, sociale media, websites). Ook werd er in 208 werk gemaakt van invoer rond de (Vlaams-)Brabantse en Limburgse provincieraadsleden sinds 945. KADOC zette daarnaast in op het aanvullen en valideren van biografische records over katholieke/christendemocratische leden van de Belgische regering (830-heden), inclusief het leggen van systematische koppelingen naar de Belelite-databank. Processies. De gegevens rond de processiepraktijk in Vlaanderen en Brussel die LECA, KADOC en CRKC-PARCUM in verzamelden via een online bevraging en via de centralisatie van bestaande repertoria (in totaal ca. 000 records) werden in 208 verder aangevuld en gevalideerd, met het oog op hun publicatie in de OPAC (gepland in oktober 209). Daarvoor werden vrijwilligers en jobstudenten ingeschakeld. De ODISinvoer werd toegelicht tijdens een aantal lezingen over de historische ontwikkeling van de processiecultuur in Vlaanderen. Religieuze instituten, parochies, clerus en religieuzen in Vlaanderen/België. Deze invoerlijn onder coördinatie van KADOC en zijn partners wordt in overwegende mate door vrijwilligers opgenomen. In 208 werden onder meer volgende reeksen aangemaakt/aangevuld:

11 /22 o Priesters van het aartsbisdom Mechelen-Brussel en van de bisdommen Antwerpen, Brugge, Gent en Hasselt. o Leden van diverse religieuze instituten. Belangrijke invoerlijnen in 208 betroffen de annonciaden van Berchem, de benedictijnen van Keizersberg (Leuven), de broeders van de Christelijke Scholen, de gasthuiszusters augustinessen van Aalst en van Lier, de jezuïeten, de maricolen van Brugge, de passionisten, de zusters der Christelijke Scholen van Vorselaar, de zusters van de Heilige Vincentius a Paulo van Deinze en van Zomergem, de zusters van het Convent van Betlehem van Duffel, de zusters van Maria van Pittem en de zwartzusters augustinessen van Dendermonde. o Organisatiesteekkaarten betreffende de territoriale pastoraal van de katholieke kerk, in het kader van de herschikking van het parochielandschap Eind 207 werd een pakket steekkaarten van overleden priesters en religieuzen vrijgegeven (ca records; diocesane priesters van het aartsbisdom en het bisdom Brugge, jezuïeten, scheutisten). In januari 208 werden deze reeksen in de kijker gesteld via de KADOC-e-nieuwsbrief. Twee KADOC-consulenten voeren systematisch gegevens in over archieven van parochies en religieuze instituten. Er worden in samenwerking met Evadoc en CRKC- PARCUM ook grote inspanningen geleverd om dataseries in te voeren over nietkatholieke denominaties en religieuze gemeenschappen. RETOPEA. Binnen het Horizon 2020-onderzoeksproject RETOPEA. Religious Toleration and Peace (promotor Patrick Pasture), waarvan KADOC een van de partners is, zal ODIS actief ingeschakeld worden. Er zal een duurzame koppeling voorzien worden tussen ODIS en het online publieksplatform van het project. Transnational Encounters of Elites in 9th-Century Europe. Dit internationaal onderzoeksnetwerk (KADOC & partners) organiseerde in 208 opnieuw een onderzoeksbijeenkomst (6-9 mei 208, Villa Vigoni, Menaggio, Italië). De uitbouw van informatieclusters rond elitaire netwerken in ODIS en het hieruit voortvloeiend analytisch potentieel werden uitvoerig toegelicht. Zorg. In het kader van het onderzoeksproject Vermaatschappelijking van de zorg in historisch perspectief (KADOC i.s.m. Steunpunt Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, ) wordt werk gemaakt van het systematisch in kaart brengen van zorgactoren en hun erfgoed, in historisch perspectief. ODIS wordt daarbij ingeschakeld als centrale databank. In 208 werd het nodige bronnenmateriaal geprospecteerd en gecentraliseerd. Begin 209 ging de eigenlijke gegevensinvoer, die uitgevoerd wordt door vrijwilligers, van start.

12 2/22 3. Publiekscatalogus 3. Volume De publiek raadpleegbare inhoud van ODIS is in 208 licht afgenomen. Begin 209 waren in de OPAC Nederlandstalige en Engelstalige records raadpleegbaar. Volume ODIS-publiekscatalogus, % in OPAC Totaal databank Totaal OPAC Gebeurtenissen Gebouwen Families Archieven Publicaties Personen Organisaties Datum // ,5 // ,2 // , ,3 // , ,9 // , ,4 // , ,5 De lichte daling van het terbeschikkingstellingspercentage kan volledig toegeschreven worden aan de terugval van het aantal vrijgegeven persoonsrecords, als gevolg van de hernieuwde afspraken onder de invoerdersgroepen in de context van de toepassing van de AVG en de kwaliteitscontrole. Zo werd de afspraak bevestigd om geen steekkaarten van nog levende personen te publiceren, tenzij de betrokkene daartoe zijn formele toestemming heeft gegeven of indien de fiche enkel gegevens bevat die door de betrokkene zelf openbaar zijn gemaakt of die nauw samenhangen met het openbare of historische karakter van de betrokkene of van feiten waarbij de betrokkene betrokken was (Wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, 30 juli 208, art. 205; zie Belgisch Staatsblad, 5 september 209). Gepubliceerde steekkaarten moeten ook voldoende identificatiegegevens bevatten en inhoudelijk kwalitatief zijn. Aangezien de invoerdersgroepen deze afweging onmogelijk steekkaart per steekkaart konden maken vóór 25 mei 208 (inwerkingtreding AVG) werd besloten om

13 3/22 persoonssteekkaarten zonder overlijdensdatum én met een geboortedatum na 900 niet langer te publiceren in de OPAC (uitgezonderd records waarvoor er al een expliciete toelating was). Concreet werden ca steekkaarten verwijderd uit de publiekscatalogus. Na een kwaliteitscontrole en privacycheck door de betrokken invoerdersgroep kunnen zij eventueel terug gepubliceerd worden. Dankzij volgehouden inspanningen om gegevensreeksen te publiceren in de OPAC (bv. een omvangrijk pakket steekkaarten over priesters en religieuzen en diverse reeksen organisatie- en publicatiesteekkaarten) bedroeg het aandeel gepubliceerde (Nederlandstalige) records begin januari 209 niettemin nog steeds 42,2%. Ten slotte kan aangestipt worden dat een groot deel van de gepubliceerde ODIS-records tevens consulteerbaar is via Limo ( 3.2 Raadpleging In 208 registreerde ODIS bezoeken van door het systeem als uniek bestempelde bezoekers, resulterend in paginaweergaves. Per sessie werden dus gemiddeld 5,3 pagina s geconsulteerd. Dat zijn beslist goede resultaten, krachtig voortbouwend op die van 207. De wat mindere consultatiecijfers in , als gevolg van de manke indexering van de ODIS-inhoud in Google, liggen (hopelijk) definitief achter ons. Het aantal in 208 geraadpleegde pagina's overschrijdt zelfs het niveau van het topjaar 204. Gebruik van de ODIS-website, Jaar Bezoeken Paginaweergaves Aantal pagina s/bezoek Unieke bezoekers , , , , , Het dagelijks aantal gebruikers varieerde tussen 2 (8 december) en 605 (2 januari). 88,4% van hen bevond zich in België, gevolgd door Nederland (4,95%), Frankrijk (0,89%), de Verenigde Staten (0,84%) en Duitsland (0,80%).

14 4/22 Via de zogenaamde acquisitie leren we hoe ODIS door gebruikers wordt benaderd. Het aandeel van de rechtstreekse raadplegingen (sessies), bijvoorbeeld via de thuispagina, nam in 208 af, dit ten voordele van verwijzingen vanuit een zoekmachine, vooral Google. Ook het aantal consultaties resulterend uit een verwijzing op een andere website nam duidelijk af. Raadplegingen via de sociale media stegen dan weer lichtjes. Acquisitie ODIS: verhouding tussen de bronnen van raadpleging, (%) Via Jaar Rechtstreeks andere Zoekmachines Sociaal website 204 9, 6,2 84,5 0, ,2 24,3 4,3 0, ,8 3,2 26,4 0, , 69,4 0, ,4 8,3 73,6 0,7 De ODIS-helpdesk werd ook in 208 druk geraadpleegd. Tal van mensen en met zeer diverse achtergronden signaleerden aanvullingen of correcties bij steekkaarten. Studenten en onderzoekers stelden heuristische vragen of waren op zoek naar aanvullende gegevens. Vragen en berichten aan Jaar Aantal

15 5/ Verbindingen met andere catalogi 3.3. Bibliografische referenties Enkele invoerdersgroepen hebben een bijzondere inspanning geleverd om vanuit ODISsteekkaarten zogenaamde deeplinks te leggen naar externe bibliotheekcatalogi, in het bijzonder naar de apparaten van Amsab-ISG (Adlib), AMVB (Adlib), Anet (Brocade) en LIBISnet (Alma). Met name de invoer in de rubriek personen dient te worden aangestipt. Dat werk werd in 208 vooral uitgevoerd door vrijwilligers en jobstudenten. Bibliografische verwijzingen vanuit ODIS, Totaal Gebeurtenissen Gebouwen Families Archieven Publicaties Personen Organisaties Datum // // // // Online bijlagen bij steekkaarten Vanuit ODIS kunnen via de herhaalbare veldgroep Online bijlagen verbindingen worden gelegd met allerlei webpagina s. In 208 werd zowel ingezet op het toevoegen van nieuwe koppelingen als op het opsporen en verwijderen van death links.

16 6/22 Aantal online verbindingen vanuit ODIS-records, Totaal Gebeurtenissen Gebouwen Families Archieven Publicaties Personen Organisaties Datum / / / / Verbindingen vanuit andere online apparaten naar ODIS Dankzij de persistent identifiers (PID s) van de ODIS-records is het bijzonder eenvoudig om verbindingen te leggen naar die steekkaarten vanuit andere catalogi en databanken. Sommige apparaten doen dat op systematische wijze (al dan niet via een plug-in) en kunnen we naar een overzicht vragen. Alma, de catalogus van LIBIS, verwijst naar organisatie- en persoonssteekkaarten in ODIS (auteurs, trefwoorden). Het aantal koppelingen neemt jaarlijks toe. ODIS-steekkaarten met een link gelegd vanuit een record in Alma, Datum Organisaties Personen Totaal / / / / / /

17 7/22 Het archiefbeschrijvingssysteem scopearchiv, onderdeel van Lias-KU Leuven, legt ook verbindingen naar ODIS, vooral naar de steekkaarten van archiefvormers. Het gaat hier om links, waarvan.92 naar organisatierecords,.03 naar persoonssteekkaarten en 39 naar families. Verbindingen vanuit scopearchiv naar archiefvormers in ODIS, Datum Aantal 2/ / / / / In het archiefbeschrijvingssysteem van VAi bevatten 83 actorrecords (steekkaarten van archiefvormers) een verwijzing naar ODIS. Natuurlijk zijn er tal van andere verwijzingen naar ODIS, maar die kunnen niet systematisch en/of in hun totaliteit worden gemonitord. Toch enkele voorbeelden: o Het aantal verwijzingen naar ODIS-steekkaarten in Wikipedia nam in 208 verder toe. Het totale aantal verbindingen blijft echter onbekend. o In de Brugse openbare bibliotheek De Biekorf wordt gewerkt aan de ontsluiting van het archief van Guido Gezelle. De brieven worden getranscribeerd, hun auteurs en de in de brieven vermelde personen worden geïdentificeerd. De databank die men uitbouwt bevatte begin verwijzingen naar ODIS. Naarmate het project vordert, worden bijkomende koppelingen opgenomen. Met het oog op een efficiënte aanpak vond op 27 maart 208 een overleg plaats. Ook werd er geregeld afgestemd via . o In Erfgoedplus.be is in 25 van de in totaal.605 authority-records over personen een link naar ODIS opgenomen. Begin 209 ging men ook van start met het leggen van koppelingen tussen locaties in Erfgoedplus (bewaarplaatsen van collecties) en gebouwenrecords in ODIS. Op 8 augustus 208 vond een overleg plaats tussen ODIS en Erfgoedplus.be. Een van de workshops tijdens de Erfgoedplus.be/Donnet-contactdag, die op 26 september 208 plaatsvond in Leuven, was gewijd aan ODIS. o ODIS zal ingeschakeld worden bij de contextuele ontsluiting van de in het kader van het project Nieuws van de Groote Oorlog (VIAA/PACKED) gedigitaliseerde kranten en frontblaadjes. Op 2 maart 208 vond een eerste overleg plaats. Aangezien de focus in 208 gelegd werd op koppelingen met De Namenlijst van het In Flanders Fields Museum, zal dit dossier in de loop van 209 opnieuw opgenomen worden.

18 8/22 4. Technische omgeving en ontwikkeling Centrale technische dossiers in 208 waren de verhuis van ODIS naar een nieuwe server, het doorvoeren van een aantal aanpassingen in de databank in het kader van de implementatie van de AVG en de voorbereiding van de ontwikkeling van een ODIS-API. 4. Serververhuis Na een zorgvuldige voorbereiding en testing door Ganesh Venkatasubban en Joris Colla verhuisde ODIS in de week van 22 oktober naar een nieuwe server binnen ICTS- KU Leuven. Om die serververhuis te faciliteren en dataverlies te vermijden, werd aan de invoerders gevraagd om vanaf 2 oktober geen invoer meer te verrichten. Op 25 oktober werd de operatie afgerond en konden invoerders hun werkzaamheden hervatten. De serververhuis is vlot verlopen, enkele kleine problemen konden snel opgelost worden door het IT-team. De gebruikssnelheid van ODIS is door de serververhuis merkelijk toegenomen. Parallel met de verhuis naar een nieuwe server, werd het HTTPS-protocol geïmplementeerd. De persistentie van de ODIS-URL s werd daarbij vanzelfsprekend gegarandeerd. 4.2 Implementatie van de AVG In het kader van de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming op 25 mei 208 werd een register van gegevensverwerkingen voor de vzw ODIS opgemaakt en werden een aantal te nemen organisatorische, inhoudelijke en technische maatregelen in kaart gebracht. Op 23 mei stemde de Algemene Vergadering in met de voorgestelde aanpak. Enerzijds werden alle vrijgegeven persoonsrecords zonder overlijdensdatum in kaart gebracht en werd een pakket van ca steekkaarten verwijderd uit de ODISpubliekscatalogus (cf. 3.). Anderzijds werden de OPAC-uitvoerformaten aangepast, zodat verwijzingen niet naar niet-vrijgegeven persoonssteekkaarten zonder overlijdensdatum niet langer zichtbaar zijn voor personen zonder account. 4.3 ODIS-API Aansluitend bij de vraag van de Algemene Vergadering van 2 mei 207 werd in 208 voortgewerkt aan de ontwikkeling van een ODIS-API, die tegemoet moet komen aan de

19 9/22 technische noden van de partners. De Algemene Vergadering en de Technische Werkgroep legden daarvoor volgende uitgangspunten vast: De API zal het voor de invoerdersgroepen mogelijk maken om hun eigen vrijgegeven data in hun andere apparaten te hergebruiken. In de keuzelijst Odiscode zal een optie voorzien worden die invoerdersgroepen toelaat om hun vrijgegeven steekkaarten al dan niet ter beschikking te stellen van andere invoerdersgroepen via de API. Bij het bepalen van het eigenaarschap van steekkaarten wordt goed overlegd tussen de invoerdersgroepen, rekening houdend met het auteursrecht, de uiteenlopende herkomst van de records, de gezamenlijke maar ook divergente invoerinspanningen van de partners, de privacywetgeving (AVG) en de regels en afspraken die vervat liggen in de ODIS-helppagina s. In de eigen omgeving van de partners zullen geen wijzigingen worden aangebracht aan de data. Dat zou immers problemen stellen inzake de integriteit van de ODIS-inhoud. Tekstvelden uit twee omgevingen kunnen bijvoorbeeld niet automatisch worden versmolten. De partners verfijnden in de loop van 208 hun use cases en er vond overleg plaats met LIBIS, de technische partner die de applicatie in het voorjaar van 209 zal realiseren. In november ging Ganesh Venkatasubban van start met het genereren van de JSON-APIoutput voor de zeven hoofdmodules, die aangeleverd moet worden aan LIBIS. Alvorens de API in gebruik te nemen, zal een testfase (door de Technische Werkgroep) ingepland worden. 4.4 Andere werkpakketten Vanzelfsprekend vonden in 208 ook courante onderhoudswerkzaamheden plaats aan de hard- en softwareomgeving van ODIS, in samenwerking met de dienst ICTS van de KU Leuven. Zo werden de nodige software-updates uitgevoerd. Er werd in 208 geen onbeschikbaarheid door technische pannes geregistreerd. Daarnaast vonden een aantal kleinere aanpassingen aan zowel de invoer- als de uitvoeromgeving plaats, vaak op basis van feedback van invoerders en gebruikers. De Google-indexatie van de in de ODIS-OPAC gepubliceerde steekkaarten, die sinds september 206 sterk verbeterd is, werd nauwgezet gemonitord door Ganesh Venkatasubban. Interconnectiviteit bleef hoog op de agenda staan (cf. 3.3). Er vonden periodieke synchronisaties plaats tussen ODIS en LIAS/scopeArchiv en tussen ODIS en Archiefbank Vlaanderen. De synchronisatie van bewaarplaatsen van ABV naar ODIS werd verder

20 20/22 voorbereid, net als de actualisering van de archievenoverzichten van ODIS-partners Amsab-ISG, ADVN en Liberaal Archief/Liberas, onder meer via mass loads. Het overzicht van de door CAVA bewaarde persoonsarchieven werd in ODIS ingeladen, met links naar Pallas. Op vraag van sommige partners werden gegevensexports aangeleverd. Ten slotte werden ook de keuzelijsten/thesauri verder onderhouden, verfijnd en aangevuld. In het kader van het project Heldenhulde (ADVN) werd een pakket plaatsnamen (gehuchten) toegevoegd aan de geografische thesaurus. Begin 209 werd die (op de huidige administratieve geografie gebaseerde) thesaurus aangepast aan de op januari 209 doorgevoerde gemeentefusies in het Vlaams Gewest. De nodige nieuwe geografische termen en historische termen werden aangemaakt en hiërarchische relaties werden gewijzigd. Vervolgens werden ook in de steekkaarten de nodige aanpassingen doorgevoerd.

21 2/22 5. Coördinatie en publiekswerking De Algemene Vergadering van ODIS kwam samen op 23 mei 208 en werd bijgewoond door Luc Boeva (namens ADVN, secretaris), Steven Van Hecke (namens KU Leuven / KADOC-KU Leuven), Peter Laroy (namens Liberaal Archief/Liberas), Koen Abts (expert), Marnix Beyen (expert), Kim Christiaens (expert, voorzitter en afgevaardigd bestuurder), Jan De Maeyer (expert, ontslagnemend voorzitter en afgevaardigd bestuurder) en Guy Vanthemsche (expert). De Raad van Bestuur vergaderde veelal in de marge van het zogenaamde directeurenoverleg. De Technische Werkgroep vergaderde in 208 op 20 februari (Amsab-ISG), 8 mei (KADOC) en december (ADVN). Die TW is samengesteld uit Sophie Gyselinck (ADVN), Luc Peiren en Kim Robensyn (Amsab-ISG), Peter Heyrman (voorzitter) en Joris Colla (KADOC), Jeroen Buysse (Liberaal Archief/Liberas), Wim Lowet (VAi) en Ganesh Venkatasubban (informaticus). Hij bereidde de Algemene Vergadering en de Ontmoetingsdag voor. De lopende conversie- en invoerdossiers werden besproken, eventuele knelpunten aangepakt. De via de helpdesk ontvangen vragen, suggesties, werden collectief opgevolgd. Ook boog de TW zich over de AVG-implementatie en over technische dossiers, zoals de ontwikkeling van de ODIS-API. De jaarlijkse Ontmoetingsdag in Amsab-ISG op 8 juni was beslist een voltreffer. Er was een mooie en diverse opkomst (ca. 60 personen, invoerders en externen) en het programma zowel het vormingsgerichte voormiddaggedeelte als het bezoek in de namiddag viel in de smaak van de aanwezigen. Na een plenair gedeelte, waarin een korte stand van zaken geboden werd, konden de deelnemers kiezen uit drie workshops. Naast () een inleidende workshop voor nieuwkomers ( Aan de slag met ODIS! ) werden verdiepende workshops over (2) de AVG en over (3) Linked Open Data en het semantisch web aangeboden. De eerste twee workshops werden verzorgd door leden van de TW, de derde door prof. Seth van Hooland (ULB). Tijdens een afsluitend plenair gedeelte werd er verslag uitgebracht over de workshops en werd het spanningsveld tussen open data en privacy voor het voetlicht gehaald. Het voormiddaggedeelte werd afgesloten met een korte voorstelling van gastheer Amsab-ISG. Na de lunch volgde een geleid bezoek aan De Krook, de nieuwe Gentse stadsbibliotheek, inclusief blik achter de schermen. Aan nieuwe invoerders werd de nodige vorming en ondersteuning geboden. De ODIS-publieksfolder werd verder verspreid.

22 22/22 ODIS kwam systematisch aan bod in de inleidende colleges heuristiek binnen de geschiedenisopleidingen aan de Vlaamse universiteiten (o.a. gastcollege van Martine Vermandere, Amsab-ISG aan de UA). Ook de studenten van de Bibliotheekschool Gent maakten in de lessen van docent Michel Vermote (Amsab-ISG/Archiefbank Vlaanderen) kennis met de databank. Begin 209 verscheen volgend artikel over ODIS: J. Colla en P. Heyrman, Het middenveld en zijn erfgoed in context: het veelzijdig gebruik van de onlinedatabank ODIS ( ) in D. Leyder en N. Istasse eds., Ten dienste van de gebruiker. Over de zoekinstrumenten ontwikkeld door archivarissen en bibliothecarissen. Akten van het colloquium van 8 december 207, Brussel (Archief- en Bibliotheekwezen in België), 209, 99-. ODIS komt ook uitgebreid aan bod in: J. Colla, Parochiearchieven: een eersterangsbron voor lokaal historisch onderzoek in Gouwtijdschrift. Heemkunde Gouw Antwerpen vzw, LV (208), nr. 4, J. Colla, Voor de eeuwigheid. Zorg dragen voor parochiearchieven in META. Tijdschrift voor bibliotheek & archief, 208, nr. 2, Verder vonden een aantal lezingen en workshops plaats over ODIS of waarin ODIS uitgebreid aan bod kwam: P. Heyrman en J. Colla, Building tools for analyzing 9 th -century transnational European elites: some experiences of the ODIS database, lezing internationale conferentie Transnationale Eliten im Europa des langen 9. Jahrhunderts / Élites transnazionali in Europa nel lungo Ottocento, Menaggio (Villa Vigoni), 6-9 mei 208. J. Colla, deelname aan DARIAH-workshop Facilitating Cooperation Between Humanities Researchers and Cultural Heritage Institutions, Warschau, 9-20 juni 208 uitwerken richtlijnen via methode book sprint, ODIS fungeert als een van de showcases, publicatie in voorjaar 209. J. Colla, ODIS-voorstelling aan deelnemers MiMoRa (Mission and Modernity Research Academy, met KADOC als een van de initiatiefnemers), Leuven, 4 september 208. J. Colla en P. Heyrman, De historische onlinedatabank ODIS: het middenveld en zijn erfgoed in context, workshop contactdag Erfgoedplus.be/Donnet, Leuven, 26 september 208. J. Colla, Safeguarding the memory of Catholic education in Flanders/Belgium: heritage and research, lezing History of Education Society Conference, Limerick, 9-0 november 208 bijzondere aandacht voor ODIS als tool om de historische ontwikkeling van het onderwijslandschap in kaart te brengen.