De ODIS-databank in 2017 Jaarverslag

Transcriptie

1 1/22 Inhoud 1. Inleiding Inhoud en gegevensinvoer Volume Aanvullingen Invoerdersgroepen, invoerlijnen en projecten Publiekscatalogus Volume Raadpleging Verbindingen met andere catalogi Technische omgeving en ontwikkeling Coördinatie en publiekswerking Inleiding Jaar Totaal volume 31/12 OPAC (NL) volume 31/12 ODIS-kerncijfers, Nieuwe records Bezoeken Unieke bezoekers Paginaweergaves ODIS kan voor 2017 beslist een positieve balans voorleggen. Zeer diverse invoerdersgroepen en projecten waren actief in het apparaat. Het volume nam toe met nagenoeg steekkaarten tot meer dan records, waarvan 46% raadpleegbaar zijn in de publiekscatalogus. Bovendien werden het afgelopen jaar ca steekkaarten aangevuld/aangepast. Ook de publieke bekendheid van de databank ging in stijgende lijn. In 2017 werd ODIS geraadpleegd door unieke bezoekers, dit tijdens sessies, wat leidde tot paginaweergaves. Dat is beslist een positieve ontwikkeling na de terugval van de raadplegingscijfers in Als gevolg van de ingebruikname van een nieuwe databaseomgeving was de inhoud van ODIS toen minder goed zichtbaar in populaire online zoekmachines, in het bijzonder Google. De nodige technische ingrepen lieten toe

2 2/22 om vanaf september 2016 het tij te keren. Andere technische dossiers, zoals de ontwikkeling van een API, werden in 2017 voorbereid. ODIS is niet louter een databank of online gegevensverzameling, maar ook en misschien vooral een enthousiast team van ca. 80 actieve invoerders, verspreid over een 25-tal invoerdersgroepen. Diverse nieuwe invoerlijnen werden in 2017 opgestart. De jaarlijkse Ontmoetingsdag vond plaats aan de VUB, met de nieuwe ODIS-partner CAVA als gastheer.

3 3/22 2. Inhoud en gegevensinvoer 2.1 Volume Begin 2018 bedroeg het totaalvolume van de ODIS-databank steekkaarten. De biografische records ( ) vormen duidelijk de meerderheid steekkaarten handelen over organisaties, bieden achtergrondinformatie over (periodieke) publicaties, beschrijven archieven (vooral bestanden), 104 families, gebouwen en gebeurtenissen, in het bijzonder congressen en processies. Volume ODIS, Totaal Gebeurtenissen Gebouwen Families Archieven Publicaties Personen Organisaties Datum 3/1/ /1/ /1/ /1/ /1/ /1/ /1/ /1/ /1/ /1/ /1/ /1/ /1/ /1/ De netto-aangroei van het volume van de databank in 2017 bedroeg steekkaarten, wat beduidend hoger is dan in 2016 (6.639 records).

4 4/22 Nieuwe records in ODIS, Totaal Gebeurtenissen Gebouwen Families Archieven Publicaties Personen Organisaties Jaar De volume-aangroei betreft vooral de rubriek personen, maar we stippen ook graag de toename van het aantal organisatie- en publicatiesteekkaarten aan. Het aantal gebouwenrecords groeide slechts lichtjes aan. De stijging van het aantal records van gebeurtenissen hangt in belangrijke mate samen met de uitbouw van een repertorium van processies in Vlaanderen en Brussel (KADOC-KU Leuven en CRKC). 2.2 Aanvullingen In 2017 werden in ODIS ca steekkaarten aangevuld/aangepast, dat is de som van de aangepaste Nederlandstalige (22.072) en Engelstalige (1.981) subrecords. Het aantal bewerkte steekkaarten ligt iets lager dan in 2016, toen onder meer een collectieve actie werd ondernomen om dubbele records samen te voegen. In het afgelopen jaar werd er minder intensief gewerkt aan het aanvullen van de gebouwensteekkaarten in ODIS. Het aantal geüpdatete gebeurtenissenrecords (processies) lag dan weer op eenzelfde niveau als in Daarentegen werden er in 2017 duidelijk meer persoons- en organisatierecords aangepast. Verder stippen we in het bijzonder de werkzaamheden in de archiefmodule aan. Meer dan archiefrecords (ca. 20% van het totaal in ODIS) werden in de loop van 2017 bewerkt. Sommige partners, in het bijzonder Amsab-ISG, ADVN en Liberaal Archief, bereidden een grondige actualisering van hun archievenoverzicht voor. De aanpassingen in Engelstalige subrecords betreffen onder meer vertalingen van grote tekstvelden. Enkele partners maken voor hun internationaal lezerspubliek werk van een min of meer systematische vertaling van hun archievenoverzicht en van steekkaarten van archiefvormers. Dit ondersteunt niet louter hun dienstverlening, maar komt de internationale uitstraling en relevantie van ODIS ten goede.

5 5/22 Geüpdatete records in ODIS, Totaal Gebeurtenissen Gebouwen Families Archieven Publicaties Personen Organisaties Jaar NL EN TOTAAL NL EN TOTAAL NL EN TOTAAL Invoerdersgroepen, invoerlijnen en projecten Begin 2018 waren in de ODIS-databank volgende 26 invoerdersgroepen actief: Invoerdersgroepen 2017 ODIS CVAa COPL ADVN Elites (19 th -Century Europe) ADVN-Heldenhulde Evadoc ADVN-PPA KADOC ADVN-VVE KADOC-Archieven Amsab-ISG KADOC-Gebeurtenissen AMVB KADOC-Organisaties CAG/ICAG KADOC-Personen Catholic Print Culture KADOC-Publicaties CAVA KADOC-OCIC/UNDA Civitas-FARCD Liberaal Archief CRKC Universiteitsarchief KU Leuven CVAa Verkiezingen Ca. 80 personen hebben effectief invoer verricht in de Nederlandstalige interface van ODIS, 22 in de Engelstalige. Sommige invoerders verrichtten in 2017 slechts occasioneel invoerwerk, maar andere (ca. 25, waaronder een belangrijke groep vrijwilligers) waren

6 6/22 betrokken in meer intense lijnen. Ze werden opgevolgd door de Technische Werkgroep, in het bijzonder door Joris Colla. In februari 2017 trad een nieuwe partner toe tot de ODIS-Invoerdersgroep, met name het Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven (CAVA). Hieronder bieden we korte informatie over de belangrijkste invoerlijnen en projecten in ODIS: AMVB. Deze partner voert gegevens in over sleutelfiguren uit het Vlaamse middenveld in Brussel. Daarnaast staat ook de uitbouw van een periodiekenrepertorium in ODIS op de agenda. Archiefbank Vlaanderen. ABV betrekt een belangrijk deel van zijn inhoud uit ODIS. Daarom is tussen beide apparaten een duurzame synchronisatieprocedure uitgestippeld. Die werd in 2017 verder op punt gesteld. Vanaf 2018 zullen ook de in ODIS aan archiefbestandsbeschrijvingen toegekende trefwoorden uitgevoerd worden naar ABV. Archievenoverzichten en -gidsen. Diverse bewaarinstellingen die partner zijn van ODIS (ADVN, Amsab-ISG, AMVB, CAVA, KADOC-KU Leuven, Liberaal Archief), bieden hun archievenoverzicht aan in het apparaat. Zo wordt een belangrijke meerwaarde voor de gebruiker gegenereerd (zichtbaarheid, verwijzingen en verbindingen, heuristiek, ). In 2017 werd met diverse instellingen gewerkt aan geactualiseerde (synchronisatie)procedures om dit te accommoderen: Amsab-ISG (synchronisatie Adlib-ODIS), ADVN (in kader implementatie ArchivesSpace), Liberaal Archief (in kader implementatie Atlantis), KADOC (synchronisatie Lias/scopeArchiv-ODIS) en CAVA (inladen archievenoverzicht, met koppelingen naar Pallas). De betrokken ODIS-partners kunnen hun archievenoverzicht via ODIS aanleveren voor publicatie op Archives Portal Europe (APE). Joris Colla en Kim Robensyn woonden op 16 oktober de studiedag Archives Portal Europe: Keep Updated! (Brussel, Algemeen Rijksarchief) bij. Daar werd onder meer toegelicht in welk XML-formaat de informatie aan APE moet worden aangeleverd. Dat vormt voor ODIS geen probleem. De TW maakte zich wel de bedenking dat de duurzaamste oplossing er ongetwijfeld in bestaat om de informatie uit de Engelstalige ODIS-subrecords op het internationale APEplatform te publiceren. Sommige partners investeren daarom in de vertaling naar het Engels van de informatie (bijvoorbeeld de inhoudsbeschrijvingen) in hun archievenoverzichten.

7 7/22 Architectuur en vormgeving. Partner CVAa maakt intensief gebruik van ODIS om er gegevens te centraliseren over het erfgoed van het ontwerp van de omgeving, dat betekent over architecten, vormgevers, architectuuropleidingen, beroepsorganisaties, congressen en wedstrijden, archieven, publicaties, In 2017 werd de gegevensset van archiefsteekkaarten met betrekking tot vormgevingserfgoed verder aangevuld en uitgewerkt. Over Belgische bouwbedrijven loopt momenteel een doctoraatsonderzoek van Jelena Dobbels aan de VUB, waarbij archieven die door die ondernemingen worden bewaard, in kaart worden gebracht. CVAa maakte afspraken om de informatie over die archieven in te voeren in ODIS. Dat zal gebeuren in Bedrijven. In samenwerking met het IFA (Instituut voor Financiële Archeologie) en via de inzet van een ODIS-jobstudent werd in 2017 een experimentele invoerlijn met betrekking tot het bedrijfsleven opgezet. Enerzijds werd werk gemaakt van invoer rond de mandaten van politici (Kamerleden en senatoren, ) in de raden van bestuur van bedrijven. Anderzijds werd een pakket organisatiesteekkaarten van bedrijven (onder andere koloniale bedrijven, spoorweg- en trammaatschappijen en steenkoolmijnen) aangemaakt op basis van Le Recueil Financier, jaargang 1906 (ca. 750 records). Joris Colla woonde op 23 maart de voorstelling van de door het IFA gedigitaliseerde Recueil Financier bij. Op 5 juli vond overleg met het IFA plaats. Begin 2018 vond overleg plaats met het SCOB (StudieCentrum voor Onderneming en Beurs, Universiteit Antwerpen) en het IFA omtrent samenwerkingsmogelijkheden in het kader van het project EURHISFIRM (Horizon 2020). CAG/ICAG. Het in 2016 door het Interfacultair Centrum voor Agrarische Geschiedenis (KU Leuven) in ODIS ingeladen repertorium van de Belgische landbouwpers werd in de loop van 2017 verder aangevuld en geüpdatet, met bijzondere aandacht voor illustraties en links naar online catalogi van bewaarinstellingen. De steekkaarten werden gepubliceerd in de ODIS-OPAC. Parallel daarmee werd een zoekbox ontwikkeld die toelaat om het pakket te bevragen vanop Het Virtuele Land, de platformwebsite van CAG. De collectie authority-records van lokale landbouworganisaties (Landelijke Gilden) in ODIS werd verder aangevuld. Catholic Print Culture. Voortbouwend op de gegevensreeksen gerealiseerd in het kader van het proefschrift Transregionaal katholicisme in de maak. Drukcultuur in het aartsbisdom Kamerijk, (3H130249, promotoren Johan Verberckmoes en Violet Soen, promovendus Alexander Soetaert) maakt ook het project The printer s widow: gender, family and editorial choices in early modern Antwerp, Louvain and Douai

8 8/22 (long 16th-17th centuries) (3H160199, promotoren Johan Verberckmoes en Violet Soen, promovenda Heleen Wyffels) intensief gebruik van het apparaat. In 2017 werd een ODIS-zoekbox ontwikkeld voor de projectwebsite. Zie CAVA. Het Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven (VUB) sloot op 17 februari 2017 aan bij ODIS. Het overzicht van organisatiearchieven bewaard in deze bewaarinstelling werd ingeladen, met koppelingen naar het archiefbeschrijvingssysteem Pallas. CAVA maakte steekkaarten van zijn archiefvormers aan. Op termijn zullen ook andere gegevensreeksen worden ingevoerd, bijvoorbeeld over persoonsarchieven of over vrijzinnige verenigingen en daarmee gelieerde personen en periodieken. Civitas Forum of Archives and Research on Christian Democracy. Dit is een samenwerkingsverband van onder meer KADOC, het Istituto Luigi Sturzo in Rome, de Konrad-Adenauer-Stiftung, het Katholiek Documentatie Centrum in Nijmegen, Archivio per la storia del movimento sociale cattolico in Italia Mario Romani in Milaan en het Karl von Vogelsang-Institut in Wenen. Deze partners brengen in ODIS gegevens samen over de geschiedenis van de (internationale) christendemocratie. Over de werkzaamheden werd door Peter Heyrman en Godfried Kwanten met de collega s overleg gepleegd op de bijeenkomst van het Archivist Committee in Milaan op 25 oktober. Een vrijwilliger legde in systematisch verbindingen tussen de steekkaarten van katholieke/christendemocratische parlementsleden en hun publicaties in Limo. Verder werd er in 2017 werk gemaakt van de Engelse vertaling van een pakket steekkaarten over christendemocratische politici en hun archieven. Evadoc. Deze partner verzamelt in ODIS gegevens over protestants-evangelische structuren, hun medewerkers, publicaties en archieven. In 2017 werd vooral werk gemaakt van het aanvullen en actualiseren van organisatie- en publicatierecords, onder meer over migrantenkerken in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Heldenhulde. ADVN realiseerde in 2016 een wetenschappelijke inventaris van de heldenhuldezerkjes en de betrokken frontsoldaten. In het verlengde van dit project zal VOS Vlaamse Vredesvereniging in samenwerking met ADVN vanaf 2019 een geconcerteerde invoer in de module gebouwen organiseren. Die betreft in eerste instantie grafmonumenten met Vlaams-nationale symboliek en zal door opgeleide vrijwilligers gebeuren.

9 9/22 Instituut voor Vlaamse Volkskunst. Via de inzet van enkele met het IVV verbonden vrijwilligers wordt sinds 2017 werk gemaakt van de uitbouw van gegevensreeksen over organisaties actief op het vlak van volkskunst en daarin actieve sleutelfiguren. Kerkgebouwen. Na drukke werkzaamheden in , werden in dit ruime gegevenspakket slechts minimale wijzigingen aangebracht in De gegevensreeksen in ODIS over katholieke kerkgebouwen worden druk geraadpleegd en generen veel vragen en suggesties voor aanvullingen. CRKC plant de verruiming van het pakket naar gebouwen van andere erkende erediensten. Aangaande de naoorlogse kerkenbouw vermelden we het bijzondere gebruik van ODIS in het onderzoeksproject Catholic Territories in a Suburban Landscape. Religion and Urbanization in Belgium, (KUL_3E140423, promotoren Sven Sterken en Jan De Maeyer, promovenda Eva Weyns). KU Leuven. Het Universiteitsarchief documenteert in ODIS de structurele ontwikkeling van de Leuvense universiteit en maakt biografische records van het academisch personeel. In het kader van het project Lovaniensia werden een 25-tal Engelstalige steekkaarten over professoren van de Oude Universiteit Leuven ( ) uitgewerkt. Letterenhuis. In 2017 werd de wederzijdse verbinding tussen het authority-apparaat van deze instelling (in Agrippa) en ODIS operationeel (cf ). Migrantenmiddenveld. De partners die dit repertorium van verenigingen van etnischculturele minderheden in Vlaanderen en hun erfgoedcollecties realiseerden, voerden ook in 2017 aanvullende gegevens in. Muziekverenigingen. Een KADOC-vrijwilliger rondde in 2016 een project af over muziekverenigingen in Vlaanderen. Het pakket behelst bijna records van harmonieën, fanfares en allerlei andere muziekmaatschappijen. In 2017 werd gestart met de validatie van de records (onder andere verwijderen van dubbelen). Na verdere validatie en eindredactie zal het pakket in het najaar van 2018 publiek ter beschikking worden gesteld. OCIC-UNDA. Drs. Lieven Boes verrichtte invoer in de ODIS-databank betreffende de geschiedenis van de internationale mediaorganisaties OCIC (Office Catholique International du Cinéma) en BCIR (Bureau Catholique International de la Radiophonie), later hernoemd tot UNDA. De analyse van die netwerken in ODIS vormt een onderdeel van het onderzoeksrapport dat hij maakte in het kader van het project OCIC and UNDA.

10 10/22 Foundations for longitudinal, comparative and transnational research into Roman Catholic approaches to audio-visual media ( ), onder leiding van Roel Vande Winkel en Leen Engelen (KUL 3H150598). Parlementsleden. Dankzij de inzet van een ODIS-jobstudent werd in 2017 het repertorium van parlementsleden (Kamer van Volksvertegenwoordigers, Senaat, Vlaams Parlement) aangevuld en geactualiseerd. Processies. De gegevens rond de processiepraktijk in Vlaanderen en Brussel die LECA, KADOC en CRKC in verzamelden via een online bevraging en via de centralisatie van bestaande repertoria werden in 2017 verder aangevuld. Daarvoor werden vrijwilligers en jobstudenten ingeschakeld. Eind 2017 waren bijna processies geregistreerd in ODIS. In 2018 zal ingezet worden op een grondige validatie van de betrokken records, met het oog op hun publicatie in de OPAC. ODIS kwam expliciet aan bod tijdens enkele lezingen over processies en hun erfgoed die Julie Aerts (CRKC) en Joris Colla (KADOC) in 2017 gaven. Religieuze instituten, parochies, clerus en religieuzen in Vlaanderen/België. Deze invoerlijn onder coördinatie van KADOC en zijn partners wordt in overwegende mate door vrijwilligers opgenomen. In 2017 werden onder meer volgende reeksen aangemaakt/aangevuld: o Priesters van het aartsbisdom Mechelen-Brussel en van de bisdommen Antwerpen, Brugge, Gent en Hasselt. o Leden van diverse religieuze instituten (orden en congregaties). Belangrijke invoerlijnen in 2017 betroffen de broeders van de Christelijke Scholen, de jezuïeten, de minderbroeders-conventuelen, de passionisten, de zusters der Christelijke Scholen van Vorselaar en de zusters van de Heilige Vincentius a Paulo van Deftinge en Viane. Daarnaast vond ook invoer plaats rond een aantal kleinere diocesane congregaties in het bisdom Brugge. Eind 2017 werd een pakket steekkaarten van overleden priesters en religieuzen vrijgegeven (ca records; diocesane priesters van het aartsbisdom en het bisdom Brugge, jezuïeten, scheutisten). Twee KADOC-consulenten voeren systematisch gegevens in over archieven van parochies en religieuze instituten. Er worden in samenwerking met Evadoc en CRKC ook grote inspanningen geleverd om dataseries in te voeren over niet-katholieke denominaties en religieuze gemeenschappen. RETOPEA. Binnen het Horizon 2020-onderzoeksproject RETOPEA. Religious Toleration and Peace (promotor Patrick Pasture), waarvan KADOC een van de partners is, zal ODIS

11 11/22 actief ingeschakeld worden. Er zal een duurzame koppeling voorzien worden tussen ODIS en het online publieksplatform van dit project. Transnational Encounters of Elites in 19th-Century Europe. Dit internationaal onderzoeksnetwerk (KADOC & partners) organiseerde in 2017 een workshop rond het thema Elites and leisure in de negentiende eeuw. Tijdens die bijeenkomst werden afspraken gemaakt om de dataverzameling en analyse van Europese elitaire netwerken in ODIS weer intenser op te nemen. Ook in 2018 is een workshop gepland, waar het apparaat zal worden toegelicht.

12 12/22 3. Publiekscatalogus 3.1 Volume De publiek raadpleegbare inhoud van ODIS is in 2017 merkelijk toegenomen. Begin 2018 waren in de OPAC Nederlandstalige en Engelstalige records raadpleegbaar. Volume ODIS-publiekscatalogus, % in OPAC Totaal databank Totaal OPAC Gebeurtenissen Gebouwen Families Archieven Publicaties Personen Organisaties Datum 1/1/ ,6 1/1/ ,5 1/1/ ,2 1/1/2016 NL ,5 EN ,3 1/1/2017 NL ,0 EN ,9 1/1/2018 NL EN ,1 39,4 In 2017 leverden de invoerdersgroepen, mede op vraag van de Algemene Vergadering, een verdere inspanning om het aandeel van de publiek beschikbare inhoud van ODIS te verhogen. Uit de cijfers blijkt dat dit vooral de Nederlandstalige versies van records ten goede kwam. Belangrijke pakketten biografische steekkaarten werden, na een grondige controle, gepubliceerd. Maar ook het aantal vrijgegeven organisatierecords nam in 2017 duidelijk toe. In de andere rubrieken (publicaties, archieven, gebouwen, ) was de aangroei van het OPAC-volume bescheidener. ODIS hanteert duidelijke afspraken over het publiceren van steekkaarten. Zo mag een record over een nog levende persoon enkel worden vrijgegeven in de OPAC indien de betrokkene daartoe zijn formele toestemming heeft gegeven of indien de fiche enkel gegevens bevat die door de betrokkene zelf openbaar zijn gemaakt of die nauw samenhangen met het openbare of historische karakter van de betrokkene of van feiten waarbij de betrokkene betrokken was. Alvorens een record te publiceren dient ook te worden nagegaan of het voldoende identificatiegegevens bevat en aan de nodige kwaliteitsstandaarden voldoet. Sommige invoerdersgroepen gingen tijdens de voorbije

13 13/22 jaren wat pragmatisch om met deze richtlijnen. In het licht van de AVG werd hierover in de Technische Werkgroep van gedachten gewisseld en werd een strategie ontwikkeld. Alle invoerdersgroepen ontvingen in het voorjaar van 2018 een lijst van gepubliceerde persoonssteekkaarten zonder overlijdensdatum, zodat zij ter zake acties kunnen ondernemen. 3.2 Raadpleging In 2017 registreerde ODIS consultatiesessies, van door het apparaat als uniek bestempelde bezoekers, resulterend in paginaweergaves. Per sessie werden dus gemiddeld 5,6 pagina s geconsulteerd. In vergelijking met de voorgaande jaren, zijn dit beslist zeer goede cijfers. In noteerden we immers een duidelijke terugval van het aantal sessies of bezoeken en van het aantal bezoekers. Die daling kon worden toegeschreven aan de minder adequate indexering van de inhoud van de nieuwe ODIS-2-OPAC in Google. De negatieve trend lijkt nu te zijn omgebogen. Wat betreft paginaweergaves benaderen we terug het niveau van Gebruik van de ODIS-website, Jaar Bezoeken Paginaweergaves Aantal pagina s/bezoek Unieke bezoekers , , , , , % van de consultaties werd uitgevoerd door nieuwe gebruikers, 13% door personen die door het apparaat als terugkerende bezoekers werden bestempeld. Het dagelijks aantal gebruikers varieert tussen 130 (15 juli) en 412 (10 oktober). 88,4% van hen kan in België worden gesitueerd, daarna volgen Nederland (4,6), Frankrijk (0,97), de Verenigde Staten (0,85) en Duitsland (0,81%). Een meer gedetailleerde geografische analyse leert dat 13,4% van de gebruikers in Antwerpen werd gelokaliseerd, 9,7% in het Brusselse, 9,5% in Gent en 4,5% in Leuven. Dat veel informatiezoekers ODIS-steekkaarten vinden via populaire zoekmachines blijkt uit de bronnen van raadpleging, de zogenaamde acquisitie. Het aandeel van de rechtstreekse raadplegingen (sessies), bijvoorbeeld via de thuispagina, neemt af, dit ten voordele van verwijzingen vanuit vooral Google.

14 14/22 Acquisitie ODIS: verhouding tussen de bronnen van raadpleging, (%) Via Jaar Rechtstreeks andere Zoekmachines Sociaal website ,1 7,2 81, ,1 6,2 84,5 0, ,2 24,3 41,3 0, ,8 31,2 26,4 0, , ,4 0,5 De groeiende naamsbekendheid van ODIS genereert ook meer en meer informatievragen bij de ODIS-helpdesk, bemand door Joris Colla en Peter Heyrman. Die zijn van zeer uiteenlopende aard. Studenten of onderzoekers vragen ondersteuning bij hun heuristiek of zijn op zoek naar feitelijke gegevens. Familieleden, genealogen en lokale historici signaleren correcties en aanvullingen. Maar ODIS krijgt ook vragen van personen op zoek naar een afschrift van hun diploma en zelfs van de belastinginspectie Vragen en berichten aan Jaar Aantal Verbindingen met andere catalogi Bibliografische referenties Enkele invoerdersgroepen hebben een bijzondere inspanning geleverd om vanuit ODISsteekkaarten zogenaamde deeplinks te leggen naar externe bibliotheekcatalogi, in het bijzonder naar de apparaten van Amsab-ISG (Adlib), AMVB (Adlib), Anet (Brocade) en LIBISnet (Alma). Naast de verwijzingen naar publicaties van en over specifieke personen en organisaties, dient vooral de invoerinspanning in de rubrieken publicaties en gebeurtenissen (processies) te worden aangestipt. Dat werk werd uitgevoerd door vrijwilligers en jobstudenten.

15 15/22 Bibliografische verwijzingen vanuit ODIS, Totaal Gebeurtenissen Gebouwen Families Archieven Publicaties Personen Organisaties Datum 1/1/2016 NL EN TOTAAL /1/2017 NL EN TOTAAL /1/2018 NL EN TOTAAL Online bijlagen bij steekkaarten Vanuit ODIS kunnen via de herhaalbare veldgroep Online bijlagen verbindingen worden gelegd met allerlei webpagina s. In 2017 werd op die manier bijvoorbeeld een systematische koppeling gerealiseerd tussen ODIS en het authority-apparaat van Agrippa (Letterenhuis). Ca. 750 links werden ingeladen, dit vanzelfsprekend na een zorgvuldige mapping en het nakijken van conflicterende identificatiegegevens. Omgekeerd werden in Agrippa koppelingen naar ODIS opgenomen. Aantal online verbindingen vanuit ODIS-records, Totaal Gebeurtenissen Gebouwen Families Archieven Publicaties Personen Organisaties Datum 1/2016 NL EN TOTAAL /2017 NL EN TOTAAL /2018 NL EN TOTAAL

16 16/ Verbindingen vanuit andere online apparaten naar ODIS Dankzij de persistent identifiers (PID s) van de ODIS-records is het bijzonder eenvoudig om verbindingen te leggen naar die steekkaarten vanuit andere catalogi en databanken. Sommige apparaten doen dat op systematische wijze (al dan niet via een plug-in) en kunnen we naar een overzicht vragen. Alma, de bibliotheekcatalogus van LIBIS, verwijst naar organisatie- en persoonssteekkaarten in ODIS (auteurs, trefwoorden). Het aantal koppelingen neemt jaarlijks toe. ODIS-steekkaarten met een link gelegd vanuit een record in Aleph/Alma, Datum Organisaties Personen Totaal 1/ / / / / / Een groot deel van de gepubliceerde ODIS-records (51.547) is tevens consulteerbaar via Limo ( Het archiefbeschrijvingssysteem scopearchiv, onderdeel van Lias-KU Leuven, legt ook verbindingen naar ODIS, vooral naar de steekkaarten van archiefvormers. Het gaat hier om links, waarvan 988 naar persoonssteekkaarten, naar organisatierecords en 38 naar families. Verbindingen vanuit scopearchiv naar archiefvormers in ODIS, Maand Datum 12/ / / / / Natuurlijk zijn er tal van andere verwijzingen naar ODIS. Maar die kunnen niet systematisch en/of in hun totaliteit worden gemonitord. Toch enkele voorbeelden:

17 17/22 o We merkten in 2017 dat het aantal verwijzingen naar ODIS-steekkaarten in Wikipedia fors toeneemt, mede dankzij betere instructies binnen die gemeenschap. Het totale aantal verbindingen blijft echter onbekend. o In de Brugse Openbare Bibliotheek De Biekorf wordt gewerkt aan de ontsluiting van het archief van Guido Gezelle. De brieven worden getranscribeerd, hun auteurs en de in de brieven vermelde personen worden geïdentificeerd. De databank die men uitbouwt bevat momenteel 398 verwijzingen naar ODIS-records. Naarmate het project vordert, zullen dat er ongetwijfeld meer worden.

18 18/22 4. Technische omgeving en ontwikkeling In samenwerking met de dienst ICTS van de KU Leuven werd de hard- en softwareomgeving van ODIS in 2017 verder onderhouden en werden een aantal software-updates uitgevoerd. Door een onvoorziene vertraging bij nachtelijke werken aan de netwerkinfrastructuur van de KU Leuven was ODIS op maandag 17 juli tijdelijk onbeschikbaar. De invoerdersgroepen werden onmiddellijk op de hoogte gebracht en het probleem kon snel worden opgelost. Zoals bepaald door de Algemene Vergadering van 12 mei 2017 werden via de inschakeling van externe consultancy (LIBIS) bovendien een aantal technische aanpassingen doorgevoerd die de performantie en gebruikssnelheid van de databank ten goede komen. De voor 2018 geplande verhuis van de databank naar een nieuwe server, die gepaard zal gaan met de implementatie van het HTTPS-protocol, werd voorbereid. Ook vonden een aantal kleinere aanpassingen aan zowel de invoer- als de uitvoeromgeving plaats, vaak op basis van feedback van invoerders en gebruikers. Hoewel de Google-indexatie van de in de ODIS-OPAC gepubliceerde steekkaarten sinds september 2016 sterk verbeterd is, bleef informaticus Ganesh Venkatasubban dit permanent monitoren. Interconnectiviteit stond in 2017 opnieuw hoog op de agenda (cf. 3.3). Er vonden periodieke synchronisaties plaats tussen ODIS en LIAS/scopeArchiv en tussen ODIS en Archiefbank Vlaanderen. De synchronisatie van bewaarplaatsen van ABV naar ODIS werd verder voorbereid, net als de actualisering van de archievenoverzichten van ODISpartners Amsab-ISG, ADVN en Liberaal Archief, onder meer via mass loads. Het overzicht van door CAVA bewaarde organisatiearchieven werd in ODIS ingeladen, met links naar Pallas. De persoonsarchieven zullen in 2018 volgen. Via het inladen van links in beide apparaten werd een duurzame koppeling tussen ODIS en Agrippa (Letterenhuis) gerealiseerd (cf ). Er werden het afgelopen jaar ook enkele zoekboxen ontwikkeld die toelaten om specifieke pakketten steekkaarten te bevragen via de websites van partners of projecten. Concreet ging het om zoekboxen voor CAG/ICAG (repertorium van de Belgische landbouwpers) en voor het project Catholic Print Culture. Verder werden op vraag van sommige partners gegevensexports aangeleverd.

19 19/22 Ten slotte werden in 2017 enkele belangrijke dossiers voorbereid die in 2018 hun beslag zullen krijgen, meer bepaald de ontwikkeling van een API en de implementatie van de AVG. API: aansluitend bij de vraag van de Algemene Vergadering van 12 mei 2017 zal een ODIS- API ontwikkeld worden die tegemoet komt aan de technische noden van de partners. Hoewel er voor geen van hen een strikte deadline is, zal hier prioritair werk van gemaakt worden. De Technische Werkgroep legde tijdens de vergadering van 3 oktober en een specifiek overleg op 21 november volgende uitgangspunten vast: De API zal het voor iedere invoerdersgroep mogelijk maken om de eigen vrijgegeven data in hun andere apparaten te hergebruiken. In de keuzelijst Odiscode zal een optie voorzien worden die invoerdersgroepen toelaat om hun vrijgegeven steekkaarten al dan niet ter beschikking te stellen van andere invoerdersgroepen via de API. Bij het bepalen van het eigenaarschap van steekkaarten wordt goed overlegd tussen de invoerdersgroepen, rekening houdend met o het auteursrecht, o de uiteenlopende herkomst van de records, o de gezamenlijke maar ook divergente invoerinspanningen van de partners, o de privacywetgeving (AVG) en o de regels en afspraken die vervat liggen in de ODIS-helppagina s. In de eigen omgeving van de partners zullen geen wijzigingen worden aangebracht aan de data. Dat zou immers problemen stellen inzake de integriteit van de ODIS-inhoud. Tekstvelden uit twee omgevingen bijvoorbeeld kunnen niet automatisch worden versmolten. Ter voorbereiding zullen de partners hun use cases zorgvuldig definiëren. Voor de ontwikkeling van de API zal samengewerkt worden met LIBIS. Op 12 oktober 2017 en 15 maart 2018 vond overleg plaats met deze technische partner. AVG: de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vereist voor ODIS een aantal organisatorische, inhoudelijke en technische maatregelen. De voorbereiding daarvan startte in 2017.

20 20/22 5. Coördinatie en publiekswerking De Algemene Vergadering van ODIS kwam samen op 12 mei 2017 en werd bijgewoond door Luc Boeva (namens ADVN, secretaris), Christophe Verbruggen (namens Amsab-ISG), Geert Van Goethem (namens Amsab-ISG), Emmanuel Gerard (namens KU Leuven / KADOC-KU Leuven), Peter Laroy (namens Liberaal Archief), Marnix Beyen (expert), Jaak Billiet (expert), Jan De Maeyer (expert, voorzitter en afgevaardigd beheerder), Jeffrey Tyssens (expert) en Guy Vanthemsche (expert). De vergaderingen van de Raad van Bestuur vonden veelal plaats in de marge van het zogenaamde directeurenoverleg. De Technische Werkgroep vergaderde op 17 januari (KADOC), 3 mei (Liberaal Archief, 100 ste bijeenkomst) en 3 oktober (ADVN). Die TW is samengesteld uit Sophie Gyselinck (ADVN), Luc Peiren en Kim Robensyn (Amsab-ISG), Peter Heyrman (voorzitter) en Joris Colla (KADOC), Jeroen Buysse (Liberaal Archief), Wim Lowet (CVAa) en Ganesh Venkatasubban (informaticus). Het team stond in voor de voorbereiding van de Algemene Vergadering en de Ontmoetingsdag. Op de vergaderingen werden ook de lopende conversie- en invoerdossiers besproken en eventuele knelpunten aangepakt. De via de ODIS-helpdesk ontvangen vragen, opmerkingen, suggesties, werden collectief opgevolgd. De helppagina s van de gebeurtenissenmodule en de gebouwenmodule werden verder verfijnd. Bijzondere aandacht ging naar de keuzelijst met bouwhistorische feiten en de mapping tussen de ODIS-keuzelijst met gebouwentypes en de Docomomo-koepeltermen. Ten slotte boog de TW zich ook over de ontwikkeling van de ODIS-API en de implementatie van de AVG (cf. 4). De jaarlijkse Ontmoetingsdag wil niet enkel de ODIS-invoerders samenbrengen, maar biedt alle geïnteresseerden de mogelijkheid om kennis te maken met de databank. In 2017 vond deze dag plaats op vrijdag 9 juni. We waren te gast aan de Vrije Universiteit Brussel, thuisbasis van de nieuwe ODIS-partner CAVA (Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven). Na een korte inleidende sessie waarin een stand van zaken van de databank werd geboden, konden de ca. 40 deelnemers kiezen uit drie interactieve workshops. Naar jaarlijkse gewoonte was er een algemene, introducerende sessie waar nieuwkomers en geïnteresseerden konden kennismaken met het apparaat. In een tweede workshop werd ingegaan op de functionaliteiten van ODIS als instrument voor lokaal historisch en genealogisch onderzoek. De derde sessie bood toelichting bij het gebruik van ODIS in wetenschappelijke onderzoeksprojecten. Alexander Soetaert, Kristien Suenens en Lieven Boes kwamen daar kort aan het woord. De voormiddag werd afgesloten met een groepsgesprek, waar aansluitend bij de denkoefening ODIS 2020 (2016) de krachtlijnen

21 21/22 van de technische en inhoudelijke ontwikkelingen in het apparaat werden besproken. Na de broodjeslunch konden de deelnemers kennismaken met de werking van CAVA en deelnemen aan een rondleiding in de voormalige ijskelders Les Glacières Royales in Oudergem, nu eigendom van de VUB. Er vond geregeld overleg plaats met invoerdersgroepen of prospect partners (cf. 2.3). Aan nieuwe invoerders werd de nodige vorming en ondersteuning geboden. In het licht van de uitbreiding van de functionaliteiten van ODIS, in het bijzonder de terbeschikkingstelling van een API, en van de implementatie van de AVG is een grondige actualisering van de ODIS-gebruiksovereenkomsten vereist. Daarover werd in 2017 al uitvoerig van gedachten gewisseld. De ODIS-publieksfolder werd verder verspreid. In overleg met de verschillende partners werd het fotomozaïek op de homepage vernieuwd. In 2017 verscheen volgend artikel over ODIS: Joris Colla en Peter Heyrman, De ODIS-databank als instrument voor lokaal historisch onderzoek, in: Bladwijzer. Wegwijs met Heemkunde Vlaanderen, nr. 19, 2017, ODIS komt ook herhaaldelijk aan bod in de nieuwe edities van het zogenaamde bronnenboek : Patricia Van den Eeckhout en Guy Vanthemsche eds., Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19e-21e eeuw, derde herziene en uitgebreide uitgave, Brussel, Koninklijke Commissie voor Geschiedenis, Patricia Van den Eeckhout en Guy Vanthemsche eds., Sources pour l étude de la Belgique contemporaine, 19e-21e siècle, Brussel, Commission royale d Histoire, Verder werden een aantal lezingen gegeven over ODIS of waarin ODIS uitgebreid aan bod kwam: Brussel, 8 december 2017: Joris Colla en Peter Heyrman, ODIS, een contextuele onlinedatabank over de geschiedenis van het middenveld. Ontstaan, werking en toekomstperspectieven, colloquium Ten dienste van de gebruiker. Over de werkinstrumenten ontwikkeld door archivarissen en bibliothecarissen (Archief- en Bibliotheekwezen in België); paper zal gepubliceerd worden. Częstochowa, 12 september 2017: Joris Colla, Towards a digital research infrastructure on the history of 19th- and 20th- century religious institutes in Flanders/Belgium. The contextual web database ODIS, the catalogues and the digital repository of KADOC-KU

22 22/22 Leuven, international scientific conference Monasteries in the Digital Humanities (Polish Historical Society); paper zal gepubliceerd worden. Hasselt, 20 augustus 2017: Julie Aerts en Joris Colla, Op handen gedragen : inspiratie voor uw processie-erfgoed, inspiratiedag Het zevende jaar in Hasselt ( Op handen gedragen, Stad Hasselt/Het Stadsmus, Virga Jessecomité). Brussel, 28 april 2017: Julie Aerts en Joris Colla, Erfgoedzorg en devotie bij processies. Erfgoedproject Op handen gedragen, internationaal colloquium Erfgoed in beweging. Tussen bewaring en devotie (Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium en Franse Gemeenschap); paper zal gepubliceerd worden.