Provincie Vlaams-Brabant Zitting van 26 mei OCMW der gemeente 3470 KORTENAKEN

Transcriptie

1 Provincie Vlaams-Brabant Zitting van 26 mei OCMW der gemeente 3470 KORTENAKEN Aanwezig : Eddy Marcoen, voorzitter; Dr. De Roo Ludo, Haesevoets Daniël, Lemmens Mia, Struys Daniël, Vandebroeck Annita, Vanroelen Heidi, Veulemans Ria, Vlayen Patrick,leden; Dominique Hayen, secretaris. I. OPENBAAR GEDEELTE 1. Goedkeuring verslag openbaar gedeelte vorige raadszitting. Geen opmerkingen. De leden stemmen als volgt over dit verslag: 2. Goedkeuring basisprocedures intern controlesysteem. Overwegende dat het OCMW-decreet de OCMW s verplicht de interne controle van hun activiteiten te organiseren. Dat houdt in dat overheden hun eigen werking voortdurend analyseren en optimaliseren en dat ze streven naar efficiëntie en effectiviteit. Volgens het OCMW-decreet bevat een intern controlesysteem een hele reeks procedures en maatregelen die moeten garanderen dat het bestuur naar behoren functioneert. In het kader van het intern controlesysteem worden bijkomend een aantal basisprocessen ingevoerd nl. Proces Opmaken van een proces Proces opvolgen van het intern controlesysteem Proces beheersen van documenten en de gegevens van het organisatiehandboek Proces invoeren verbeterprojecten Proces het communiceren van documenten/processen Overwegende dat de tekst van deze processen per mail werd overgemaakt aan de raadsleden;

2 BESLUIT MET ALGEMEENHEID VAN STEMMEN: Art.1. Volgende basisprocessen van het intern controlesysteem goed te keuren: Proces Opmaken van een proces Proces opvolgen van het intern controlesysteem Proces beheersen van documenten en de gegevens van het organisatiehandboek Proces invoeren verbeterprojecten Proces het communiceren van documenten/processen Art.2. Deze beslissing op te nemen op de overzichtslijst cfr. art. 254 van het 3. Externe audit: stand van zaken Overwegende dat de externe audits bij de lokale besturen zullen worden uitgevoerd door Audit Vlaanderen. Audit Vlaanderen zal daarbij steuen op de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen. Dit is een instrument om de interne werking te evalueren en zo te werken aan interne controle of organisatiebeheersing. De secretaris geeft toelichting omtrent de externe audit en hoe OCMW Kortenaken zich hierop voorbereid. In dat kader zal een zelfevaluatie gehouden worden binnen het OCMW. De secretaris licht de methodiek toe. BESLUIT MET EENPARIGHEID VAN STEMMEN: Art.1. Kennis te nemen van de stand van zaken inzake voorbereiding op de externe audit via de geplande zelfevaluatie. Art.2. Deze beslissing op te nemen op de overzichtslijst cfr. art. 254 van het

3 4. Kennisgeving kwartaalrapport 2014/1. Gelet op het OCMW-decreet van 19 december 2008, meer bepaald de artt. 160 e.v. Dat het OCMW aan het toezicht per kwartaal dient te rapporteren; Overwegende dat aan de secretaris budgethouderschap werd toegekend; Dat hierover min. 1x per jaar dient gerapporteerd te worden aan de raad; Gelet op de documenten meegestuurd met de agenda van de raad inzake de kwartaalrapportering (zijnde een rapportering over de prioritaire doelstellingen) en de standopgave van het budget, dienende als rapportering over uitvoering van het budgethouderschap; Gehoord de secretaris in haar toelichting; BESLUIT MET ALGEMEENHEID VAN STEMMEN: Art.1. Kennis te nemen van het kwartaalrapport 2014/1 en de rapportering met standopgave van inkomsten en uitgaven voor 2014, zoals goedgekeurd door de raad en de secretaris als budgethouder. Art.2. Deze beslissing op te nemen op de overzichtslijst cfr. art. 254 van het 5. Goedkeuring jaarverslag veiligheid Gelet op het jaarverslag voor 2013 inzake veiligheid voor de kruispuntbank, zoals meegestuurd met de agenda van de Raad; Dat dit document werd opgesteld door Jan Gobert, veiligheidsconsulent van Interleuven, verantwoordelijk voor OCMW Kortenaken en dit na overleg met de secretaris; Gehoord de secretaris in haar toelichting;

4 BESLUIT MET ALGEMEENHEID VAN STEMMEN: Art.1. Het jaarverslag veiligheid voor de kruispuntbank voor 2013 goed te keuren. Art.2. Van deze beslissing kennis te geven aan Jan Gobert, veiligheidsconsulent van OCMW Kortenaken. Art.3. Deze beslissing op te nemen op de overzichtslijst cfr. art. 254 van het OCMW-decreet van 19 december Goedkeuring reglement septembertoelage Overwegende dat in de meerjarenplanning voor 2014 voorzien werd dat een septembertoelage zou worden ingevoerd. Er wordt dienaangaande verwezen naar de strategische nota: Het OCMW stelt vast dat veel gezinnen het financieel moeilijk hebben bij de start van een nieuw schooljaar: dan komen er heel wat schoolrekeningen binnen, naast de aankopen voor de start van het nieuwe schooljaar. Om hieraan enigszins tegemoet te komen werd er in 2012 aan deze gezinnen een tussenkomst gegeven (via de opbrengst van een door het OCMW georganiseerde rommelmarkt). Het is de bedoeling om deze tussenkomst meer structureel te maken. Daarom zal voorzien worden in een septembertoelage voor schoolgaande kinderen. De toelage zal gegeven worden bij de start van het schooljaar en er zal een verschillende tussenkomst zijn naargelang het kinderen in de lagere school of het secundair onderwijs betreft. In 2014 zal dienaangaande een reglement worden uitgewerkt in overleg met de sociale dienst. Er wordt voor de tussenkomst een bedrag voorzien van In overleg met de sociale dienst wordt voorgesteld volgende tussenkomst te voorzien: Kleuter: 25 Lager onderwijs: 45 Secundair onderwijs: 75 Dat het OCMW de uitgave hiervoor als volgt raamt: als er van elke categorie 10 uitbetalingen gebeuren,komen we aan als uitgave. Het OCMW heeft een paar jaren geleden een rommelmarkt gehouden en met de opbrengst gelijkaardige tussenkomsten gedaan. Toen werd er minder uitgegeven terwijl er ten opzichte van nu meer cliënten bij de sociale dienst waren met kinderen. De hoger vermelde raming is o.i. dan ook realistisch. Er zou een inkomensvoorwaarde voor de gerechtigden worden voorzien: inkomen lager of gelijk aan de Europese armoedegrens Ouder heeft het OMNIO-statuut Dat betalingsbewijzen moeten voorgelegd worden;

5 BESLUIT MET ALGEMEENHEID VAN STEMMEN: Art.1. Het reglement voor de septembertoelage goed te keuren zoals hoger vermeld. Art.2. Deze beslissing op te nemen op de overzichtslijst cfr. art. 254 van het 7. KiKaZ-project: vastlegging acties. Overwegende dat de raad bij vorige zitting kennis kreeg van de goedkeuring van het KiKaZproject van het OCMW. Een projectsubsidie van werd toegekend. De verdeling van de middelen was in de projectfiche als volgt voorzien: LOONKOSTEN 40% van het loon van een maatschappelijk werker (vrijstelling): BTW nihil WERKINGSKOSTEN - Huiswerkbegeleiding (terugbetaling van de kosten van vrijwilligers) - Pleeggrootouders - Folder - Gids voor Ouders en Kinderen - Vorming ACTIVITEITSVERBONDEN KOSTEN - Kledingcheque - Kledingtoelage - Eersteleeftijdsmelk - Individuele tussenkomsten (schoolfacturen, facturen kinderopvang, inschrijvingsgelden van verenigingen, ) - Geboortetoelage De sociale dienst stelt volgende acties voor:

6 - Kledingcheque aanbieden aan ouders voor aankoop van kleding en schoenen (voor kinderen van 0 tot 3 jaar) in de Kinderkledingbank van de STORZO vzw. - Voorzien in een babykaart waarmee ouder(s) voor hun baby gratis eerste leeftijdsmelk bij een vaste apotheker kunnen afhalen voor een periode van maximum 6 maanden. - Aanbieden van pedagogisch studiemateriaal Samen met Robby tegen armoede aan de kleuter- en lagere scholen van de gemeente Kortenaken. - Vorming aanbieden aan leerkrachten van de kleuter- en lagere scholen van de gemeente Kortenaken. - Kenbaar maken van het bestaande hulpverleningsaanbod van het OCMW door middel van een folder. (wordt gemaakt door het OCMW voorstel wordt besproken) - Update en verspreiding van de bestaande gids voor ouders en kinderen. (door het OCMW) - Voorzien in een centraal punt Armoede-alarm waar alle betrokken actoren samen werken rond kinderarmoede (uitwisseling van gegevens met inachtneming van de privacy). - Laagdrempelig werken door de naam OCMW te veranderen naar Sociaal Huis > voorstel van de scholen ; Dat de raad met deze voorstellen kan instemmen doch dat men niet wil overgaan tot naamswijziging van het OCMW; het OCMW heeft de voorbije jaren voldoende inspanning gedaan om laagdrempelig te werken en om voldoende naambekendheid te krijgen. De overgang naar sociaal huis zou deze inspanningen teniet doen en verwarrend werken; BESLUIT MET ALGEMEENHEID VAN STEMMEN: Art.1. De acties in het kader van het KIKAZ-project goed te keuren zoals hoger vermeld. Art.2. Niet over te gaan tot gebruik van de term sociaal huis ipv OCMW. Art.3. Van deze beslissing kennis te geven aan de sociale dienst. Art.4. Deze beslissing op te nemen op de overzichtslijst cfr. art. 254 van het 8. Kennisgeving tevredenheidsmeting thuisdiensten

7 Gelet op het decreet inzake de kwaliteit van de welzijnsvoorzieningen van , bekrachtigd door de Vlaamse Regering op ; Overwegende dat het OCMW in dit kader jaarlijks een tevredenheidsmeting houdt bij de cliënten van de thuisdiensten; Gelet op de resultaten van het onderzoek zoals meegestuurd met de agenda van de raad; Dat volgende toelichting wordt gegeven door de secretaris: Voor de poetsdienst: Voor de uitvoering van de hulp wordt een score van 81% gehaald (wat hoog is). Opmerkelijk is wel dat de samenwerking met een verzorgenden slechts 47% haalt; dit is echter te verklaren door het feit dat er in de meeste situaties niet moet samen gewerkt worden. De totale hulp scoort 76%. Het pijnpunt van de continuïteit blijft. De algemene score voor de poetsdienst is 81% dat zeer tevreden is. Voor de dienst verzorgenden: Voor de uitvoering van de hulp wordt 83% gescoord. Ook hier is er de mindere score inzake samenwerking. De verklaring hiervoor is dezelfde als bij de poetsdienst. Continuïteit krijgt een absolute tevredenheid van 52%. Deze score is laag, maar wel beter dan bij de poetsdienst. Bij de dienst verzorgenden wordt het belang van de continuïteit hoger ingeschat. Bovendien wordt er hier ook vaker vervanging gestuurd dan in de poetsdienst. 42% geeft hier een score +/- waardoor de algemene tevredenheid inzake continuïteit in deze dienst toch behoorlijk is. De dienst haalt een algemene tevredenheidsscore van 79%, wat zeer goed is. BESLUIT MET EENPARIGHEID VAN STEMMEN: Art.1. Kennis te nemen van de tevredenheidsmeting bij de thuisdiensten. Art.2. Deze beslissing op te nemen op de overzichtslijst cfr. art. 254 van het 9. Algemene vergadering Interleuven : aanstelling vertegenwoordiger en mandaatbepaling. Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en het OCMW decreet van 19 december 2008; Gelet op de wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales en de bepalingen van het decreet van de Vlaamse Raad van 1 juli 1987 betreffende de werkwijze van, de controle op en de vaststelling van het ambtsgebied van de intercommunale;

8 Gelet op het decreet van 6 juli 2001 houdende intergemeentelijke samenwerking en meer in het bijzonder de artikelen 4, 39, 40, 41, 42, 44, 52, 53, 56, 59, 64, 72, 73, 74, 76 en 78 van dit decreet; Gelet op de deelname van het OCMW bij de dienstverlenende vereniging Interleuven. Gelet op de uitnodiging dd voor de algemene vergadering van Interleuven dd met bijhorende agenda; Overwegende dat het artikel 44 van het decreet dd. 6/7/2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking bepaalt dat de vertegenwoordiger van het OCMW op de algemene vergadering waar dit OCMW bij aangesloten is, aangeduid wordt door de OCMWraad voor de volledige duur van de legislatuur; Overwegende dat het artikel 44 van het decreet dd. 6/7/2001 voorziet dat het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden vastgesteld; Overwegende dat derhalve voor de algemene vergadering dd een vertegenwoordiger dient aangeduid en dat het mandaat van deze vertegenwoordiger dient te worden vastgelegd; Overwegende dat de agenda van de algemene vergadering van Interleuven volgende punten bevat : 1. Samenstelling vast bureau 2. goedkeuring verslag algemene vergadering dd goedkeuring ontwerp beleidsnota verslag over de activiteiten jaarrekening per verslag van de commissaris-revisor 6. verwerking van de resultaten krachtens art. 44 van de statuten 7. kwijting te verlenen aan bestuurders en commissaris-revisor 8. provinciale bijdrage voor werkingskosten 2014 cfr. art van de statuten. 9. diversen Gelet op de bespreking BESLUIT MET ALGEMEENHEID VAN STEMMEN: Art.1. dhr. Danny Struys aan te duiden duiden als vertegenwoordiger op de algemene vergaderingen van Interleuven. Art.2. Het mandaat van de vertegenwoordiger inzake de agenda van de algemene vergadering van dd van Interleuven als volgt vast te stellen : - goedkeuring van alle agendapunten van de algemene vergadering;

9 Art.3. Deze beslissing op te nemen op de overzichtslijst cfr. art. 254 van het 10. Algemene Vergadering Igo Leuven : aanstelling vertegenwoordiger en mandaatbepaling Gelet op de bepalingen van het decreet van 6 juli 2001 houdende de Intergemeentelijke Samenwerking; Gelet op het besluit van de OCMW-raad waarbij werd beslist akkoord te gaan met de oprichting van en deelname aan de dienstverlenende vereniging IGO Leuven; Gelet op de oprichting van de dienstverlenende vereniging IGO Leuven op 10 maart 2004, die als rechtsopvolger optreedt van de vzw IGO Leuven; Gelet op artikel 39 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking, dat bepaalt dat wijzigingen in de statuten artikelsgewijs worden aangebracht met een drievierde meerderheid, zowel voor het geheel van de geldig uitgebrachte stemmen, als voor de geldig uitgebrachte stemmen van de vertegenwoordigde gemeenten, en op voorwaarde dat de gewone meerderheid van het aantal deelnemende gemeenten haar instemming betuigt;. Gelet op artikel 33 van de statuten van de dienstverlenende vereniging IGO, dat bepaalt dat de algemene vergadering is samengesteld uit vertegenwoordigers van de deelnemers, die rechtstreeks worden aangeduid door de gemeenteraden en voor de overige deelnemers door de organen die, krachtens de wettelijke, reglementaire of statutaire bepalingen, bevoegd zijn tot deelneming te beslissen. Deze benoemingsprocedure, met vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger wordt herhaald voor elke algemene vergadering; Gelet op artikel 41.3 van de statuten van de dienstverlenende vereniging IGO, dat bepaalt dat de jaarrekening wordt vastgesteld door de algemene vergadering in de loop van het eerste semester van het volgende boekjaar aan de hand van het verslag van de raad van bestuur en het verslag van de revisor. Samen met de uitnodiging worden deze documenten ter beschikking gesteld aan de deelnemende gemeenten, die het mandaat van hun afgevaardigden terzake bepalen; Gelet op de uitnodiging voor de algemene vergadering van Igo leuven op ; BESLUIT MET ALGEMEENHEID VAN STEMMEN: Art. 1. Beslist om de heer Patrick Vlayen voor te dragen als afgevaardigde voor de

10 Algemene vergadering van , rekening houdende met artikel 59, 2de lid van het decreet van 6 juli 2001 (onverenigbaarheid tussen het mandaat van vertegenwoordiger op de algemene vergadering en dat van lid van een van de andere organen en artikel 22 statuten IGO: onverenigbaarheid tussen mandaat van vertegenwoordiger op de algemene vergadering en lid van de raad van bestuur). Art.2. Akkoord te gaan met het door de raad van bestuur voorgestelde jaarverslag Art.3. Akkoord te gaan met de door de raad van bestuur voorgestelde jaarrekening Art. 4. Het mandaat van de afgevaardigde te hebben bepaald voor de algemene vergadering van 20 juni 2014: 1. Goedkeuring verslag vergadering Goedkeuring jaarverslag Goedkeuring jaarrekening Varia Art.5. Deze beslissing op te nemen op de overzichtslijst cfr. art. 254 van het OCMW-decreet van 19 december Bespreking stand van zaken aanpassing OCMW-gebouw. De schilderwerken zijn quasi afgerond. Op 11 juni komt Belgacom een bijkomend telefoontoestel installeren en diezelfde week wordt de andere apparatuur aangesloten. De bedrading hiervoor ligt al. Er is een officiële opening voorzien in juni. De details volgen nog. 12. Varia De secretaris geeft de raadsleden de uitnodiging voor de Trefdag van de VVSG op 16/10/2014. Raadslid Vlayen stelt voor dat de OCMW-zaal niet meer als gemeenschapscentrum De Bleuken wordt vermeld, omdat deze onbeschikbaar is voor derden. De voorzitter bespreekt dit op het schepencollege. Raadslid Vlayen vraagt toelichting omtrent het artikel in de krant ivm de woning van het lokaal opvanginitiatief in de Struikstraat. De voorzitter geeft toelichting. De eigenaar heeft bij het einde van de huur een serieuze schadevergoeding gevraagd voor schade aan het gebouw. Er kon tussen partijen geen akkoord bereikt worden; zelfs niet na tussenkomst van een minnelijk aangestelde deskundige. Daarop werd gedagvaard en de rechtbank stelde een gerechtsdeskundige aan. Diens bevindingen lagen in dezelfde lijn in die zin dat er veel minder schade is dan de eigenaar beweert. Deze procedure ligt momenteel stil. Daarnaast vermeldt het krantenartikel de problematiek van de niet verkregen vergunning voor 2 woningen. Het feit dat het OCMW 2 verdiepingen had voor een opvanginitiatief doet nog geen rechten ontstaan inzake een bouwvergunning. Wordt ongetwijfeld vervolgd. Raadslid Vandebroeck vraagt dat volgend jaar de OCMW- en gemeenteraadsleden op dezelfde wijze zouden behandeld worden inzake deelname aan de sportdag voor gemeente- en OCMW-personeel. Nu was er enkel een uitnodiging voor de gemeenteraadsleden.

11 Raadslid Vandebroeck informeert naar de uitnodiging voor de OCMWraadsleden voor de opening van het sportpark voor senioren. De voorzitter volgt dit op.