Handleiding Afnameplanner

Transcriptie

1 Handleiding Afnameplanner

2 Versiebeheer Versie Datum Omschrijving Door Aanpassingen i.v.m. release Facet 4.0 Mieke Huizinga/Martine Stijnenbosch Toelichting bij PGN toegevoegd. Mieke Huizinga/Martine Stijnenbosch Verduidelijking opslaan na inlezen csvbestand + toevoegen raadplegen kenmerken transactie. Release Nieuw schermprint. Opgeven afnameleider verplicht veld Release Tekst inzage verlenen gewijzigd Geen score bij kandidaat met afgebroken afname + toevoeging deelrapportage. Maximaal aantal in te lezen kandidaten Toevoeging inlezen XML bestand bij afname met meerdere niveaus+ wijziging afbeelding downloaden deelrapportage e en 2 e corrector gewijzigd in interne en externe corrector Mieke Huizinga Mieke Huizinga Mieke Huizinga/Tanja Maring Mieke Huizinga/Tanja Maring Mieke Huizinga/ Tanja Maring Tanja Maring Tekst inzage verlenen gewijzigd Tanja Maring Nummering en tekst bij afbeeldingen gewijzigd, verwijzing tekst inzage gewijzigd Tanja Maring Helpdesk Facet Het gebruik van Facet wordt ondersteund door de Helpdesk Facet van DUO. Informatie over de bereikbaarheid van de helpdesk vindt u op: Kies VO of BVE >Computerexamensysteem Facet >Contact. Telefoon: (050) helpdeskfacet@duo.nl Dienst Uitvoering Onderwijs Versie: 4.9 Datum: 2 februari 2016 Handleiding Facet Afnameplanner 1

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Toegang tot Facet Begrippen- en afkortingenlijst Icoon Leeswijzer Opnemen van kandidaatgegevens Inlezen CSV- of XML-bestand Kandidaat handmatig opvoeren Beheren kandidaatgegevens Kandidaatgegevens raadplegen Kandidaatgegevens wijzigen Kandidaat verwijderen Plannen afnamegroepen Inlezen afnamegroepen Afnamegroep inlezen via een XML-bestand Afnamegroepen inlezen via een zipfile Handmatig plannen afnamegroep Examen/toets Datum Locatie Kandidaten Afnamemodus Correctie Overzicht Beheren afnamegroepen Afnamegroep raadplegen Afnamegroep wijzigen Wijzigen afnameleider tijdens afname Afnamegroep verwijderen Afname Afname gesloten Proces-verbaal Afname vrijgeven voor correctie e corrector koppelen aan afname Vrijgeven voor correctie Wijzigen corrector e corrector koppelen aan afname Examenresultaten Inzien examenresultaten per afnamegroep Eindcijfer per niveau Rapportage examenresultaten Deelrapportages Handleiding Facet Afnameplanner 2

4 10 Inzage Inzage voorbereiden Inzage verlenen Handleiding Facet Afnameplanner 3

5 1 Inleiding Dit is de handleiding voor de afnameplanner. De afnameplanner draagt zorgt voor het inlezen en beheren van kandidaatgegevens in Facet. Daarnaast zorgt de afnameplanner voor het aanmaken, inlezen en beheren van afnamegroepen en koppelt een afnameleider aan de afname. Na sluiting van de afname vraagt de afnameplanner het proces-verbaal van de afname op en voegt waar nodig opmerkingen toe. Indien correctie nodig is koppelt de afnameplanner correctoren aan een afnamegroep en zorgt voor het vrijgegeven van de afnamegroep voor correctie. Tot slot vraagt de afnameplanner de examenresultaten op en verleent waar toegestaan inzage in het gemaakte examen. 1.1 Toegang tot Facet Om de werkzaamheden als afnameplanner uit te kunnen voeren heeft u toegang nodig tot Facet. De beheerder Facet van uw instelling geeft u toegang tot Facet door de rol afnameplanner aan u als gebruiker te koppelen. Voordat u uw werkzaamheden kunt uitvoeren als afnameplanner, dient u de handleiding Kennismaken met Facet door te nemen. In deze handleiding vindt u: - Informatie over Facet; - Informatie over de te downloaden software en handleidingen; - Hoe u de gegevens ontvangt waarmee u kunt inloggen; - Hoe u inlogt in Facet; - Hoe u uw wachtwoord wijzigt; - Overige gebruikerstips. 1.2 Begrippen- en afkortingenlijst Afnamegroep Afnameleider Afnamemodus Afnamemonitor Afnameplanner Een afnamegroep bestaat uit één of meerdere kandidaten met hetzelfde examenvak, dezelfde examen afnamedatum, examenbegintijd en examenlocatie. De afnameleider verstrekt de toegangscode voor het examen aan de kandidaten en volgt de afname m.b.v. de afnamemonitor. De manier waarop het examen wordt afgenomen; online of offline. Via de afnamemonitor kan de afnameleider de afname volgen. Via de afnamemonitor kan een examen o.a. worden vrijgegeven, wordt er inzicht gegeven in de voortgang van de afname en kan de afname weer worden afgesloten. De afnameplanner is de persoon op een instelling die verantwoordelijk is voor organisatie van de digitale examens in Facet. Handleiding Facet Afnameplanner 4

6 Beheerder Facet BRIN-nummer BRIN-volgnummer Corrector CSV-bestand EDEXML-bestand Facet FAO-server FT afnameleider FT afnameplanner Persoonsgebonden nummer URL Wizard WOLF XML-bestand De beheerder Facet is verantwoordelijk voor de autorisaties van de (FT)afnameleider, de (FT) afnameplanner, de FAO beheerder en de corrector in Facet. BRIN staat voor Basisregistratie instellingen. Het BRIN-nummer is een vierledig nummer (2 cijfers en 2 letters) dat wordt toegekend door het Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap. Het BRIN-nummer onderscheidt uw instelling van andere instellingen en wordt aangevuld met een tweecijferige volgnummer. Dit is het locatienummer dat wordt toegevoegd aan het BRINnummer van uw instelling. Het is een unieke aanduiding voor een locatie van uw instelling. De corrector is verantwoordelijk voor de correctie van afgenomen examens met vragen die niet automatisch scoorbaar zijn. Comma Separated Values bestand (een databestand waarbij de data door een scheidingsteken is gescheiden). EDEX = Educatieve Export; is de Nederlandse standaard voor gegevensuitwisseling tussen schooladministraties. XML is ontwikkeld in samenwerking met Cito. Het computerexamensysteem voor het digitaal afnemen van examens en toetsen. Facet Afname Offline server die lokaal (bij de onderwijsinstelling) is geïnstalleerd. De FT afnameleider verstrekt de toegangscode voor het examen en volgt de afname m.b.v. de afnamemonitor. De FT afnameplanner plant de afname voor de systeemcheck die wordt uitgevoerd met het Functionaliteiten Test examen (FT-examen) PGN; negen-cijferig nummer dat door de instelling aan een leerling wordt toegekend voor registratie in Facet. Dit nummer mag niet gelijk zijn aan het Burgerservicenummer of onderwijsnummer van de leerling en mag maar eenmaal per BRIN-volgnummer voorkomen. Uniform Resource Locator. Een URL is een standaard manier om informatiebronnen (o.a. een webpagina) binnen het internet aan te duiden. Het in vaste volgorde doorlopen van een aantal stappen in een computerprogramma. Voor elk examenvak zendt een (VO)school de resultaten van de eerste vijf kandidaten naar Cito. Dit doen scholen met het computerprogramma WOLF. WOLF staat voor Windows Optisch Leesbaar Formulier. Bestand met een specifieke opmaak van gegevens. Handleiding Facet Afnameplanner 5

7 1.3 Icoon Dit icoon geeft een opmerking aan waar we speciaal uw aandacht op willen vestigen. Handleiding Facet Afnameplanner 6

8 2 Leeswijzer Als afnameplanner bent u verantwoordelijk voor het plannen van examens in Facet. Om een examen te plannen in Facet volgt u een aantal stappen welke hieronder kort zijn beschreven. Ze worden in de handleiding nader toegelicht. 1. Opnemen van kandidaatgegevens U leest de gegevens van de kandidaten in Facet in of voert ze handmatig in, waarna u de kandidaten kunt inplannen voor een afname. 2. Beheren van kandidaatgegevens De gegevens van de kandidaten die u in Facet heeft opgenomen kunt u in Facet raadplegen, wijzigen of verwijderen. 3. Plannen van afnamegroepen en koppelen afnameleider In Facet kunt u handmatig een afnamegroep plannen maar u kunt ook reeds gemaakte planningen uit een administratiesysteem importeren. U koppelt tevens de afnameleider(s) aan een afname. 4. Beheren van afnamegroepen De afnamegroepen die u in Facet heeft gepland of geïmporteerd kunt u raadplegen, wijzigen of verwijderen. 5. De afname Nadat de afname is gepland en vrijgegeven kan het examen door de kandidaten worden afgelegd op de dag dat een examen voor hem/haar gepland staat en is vrijgegeven door de afnameleider. 6. Vrijgeven van een afname voor correctie Indien er open vragen in het examen zijn opgenomen geeft u, nadat de afnameleider de afnamegroep heeft afgesloten, de afnamegroep vrij voor correctie. De corrector kan vervolgens de antwoorden op de open vragen beoordelen. Tevens wordt, indien van toepassing, een extern corrector gekoppeld aan de afname. 7. Examenresultaten en inzage Nadat alle vragen zijn beoordeeld en de normering is vastgesteld, kunt u de resultaten bekend maken. Bij examens waar dat is toegestaan kunt u inzage verlenen. Handleiding Facet Afnameplanner 7

9 3 Opnemen van kandidaatgegevens In Facet heeft u de mogelijkheid een afname handmatig te plannen of een planning te importeren die u in uw eigen systeem heeft gemaakt. In het geval u de afname handmatig in Facet plant moet u eerst de kandidaatgegevens in Facet opnemen. Dit kunt u op twee manieren doen: 8. Door ze in te lezen met een CSV- of XML-bestand of 9. Door een kandidaat handmatig op te voeren. Wanneer u een afnameplanning importeert vanuit uw eigen administratiesysteem, importeert u de kandidaatgegevens en de planningsgegevens in één keer en hoeft u de kandidaatgegevens niet apart te importeren. In hoofdstuk 5 leest u hoe u een complete afnameplanning importeert in Facet. Het importeren van kandidaatgegevens is alleen nodig als u een afname handmatig in Facet wilt plannen. Informeer bij uw softwareleverancier naar de mogelijkheden om kandidaatgegevens te importeren met behulp van de webservice. Met deze service is het mogelijk kandidaatgegevens vanuit uw systeem in te lezen in Facet en hoeft u geen gebruik te maken van een CSV- of XML-bestand. 3.1 Inlezen CSV- of XML-bestand Het inlezen van kandidaatgegevens is aan te raden indien u een groot aantal kandidaten in Facet wilt opnemen. In Facet 4.0 zijn er 3 extra velden toegevoegd bij de kandidaatgegevens; het leerjaar, het referentieniveau en bijzonderheden. Kleine aantallen kandidaten kunt u handmatig in Facet opvoeren, maar ook een enkele kandidaat kunt u indien gewenst d.m.v. een CSV- of XML-bestand inlezen. Uit uw administratie haalt u de kandidaatgegevens in de vorm van een CSV- of XML-bestand. Het CSV- of XML-bestand met daarin de kandidaatgegevens moet voldoen aan het format dat in Facet kan worden ingelezen. Het format van het importbestand is gewijzigd voor Facet 4.0. Gebruik het nieuwste format om verder in het proces problemen te vermijden. Als de kandidaten via een csv-bestand wordt geïmporteerd, dan wordt na de afname per kandidaat het juiste cijfer voor het examen weergegeven in de kolom cijfer_leerling. Als kandidaten per xml-bestand wordt geïmporteerd wordt alleen per groep (en niet per kandidaat) de vak(code) (in combinatie van het niveau) opgegeven. Als er kandidaten van meerdere niveaus in 1 planningsroep zitten, wordt daardoor na de afname niet het juiste cijfer getoond bij de kandidaat. Handleiding Facet Afnameplanner 8

10 Er zijn 2 mogelijkheden om wel het juiste cijfer bij de kandidaat te krijgen: 1. Voorafgaand aan de afname xml-afnamegroep per niveau Binnen 1 afname wordt per opleidingsniveau een xml-groep gemaakt met de juiste vakcode. Er kunnen gelijktijdig kandidaten van meerdere niveaus een afname maken, ze moeten dan wel via verschillende afnamegroepen ingepland zijn. Elke afnamegroep geeft dan een eigen toegangscode. 2. Na de afname het juiste cijfer van de kandidaat vaststellen In het resultaatbestand dat u via Facet kunt downloaden, worden standaard de cijfers voor alle niveaus en de kenmerkvelden van de kandidaten getoond. Als u bij de invoer van de kandidaatgegevens in 1 van deze kenmerkvelden het mbo-niveau opneemt, dan kunt u snel filteren op het juiste resultaat. Een beschrijving van de velden in het bestand en een voorbeeld van deze formats vindt u op Kies voor VO of BVE en vervolgens voor Computerexamensysteem Facet. Daar vindt u onder Technische documentatie een aantal voorbeeld formats voor een CSV- of XML-bestand. In het CSV- of XML-bestand kunt u drie kenmerken toevoegen aan de kandidaten. De eerste twee kenmerken kunt u naar eigen keus invullen om bijvoorbeeld de kandidaten op te kunnen selecteren. In afbeelding 3.9 ziet u een voorbeeld van de kenmerken. In het derde kenmerkveld verzoeken wij u het Crebonummer (MBO) en de Iltcode (bij de rekentoets vo) op te nemen. Dat is belangrijk om, onder andere voor normering, inzicht te hebben in sector en niveau van de kandidaat. Wanneer u bij het mbo meerdere niveau s in 1 afnamegroep wilt plannen, kunt u in een kenmerkveld het niveau van de kandidaat vermelden. Hier kunt u na afloop van de afname op filteren in de deelrapportage met de resulaten. Een afnamegroep kan met maximaal 999 kandidaten ingelezen worden U maakt een CSV- of XML-bestand conform de formats. Vervolgens gaat u in Facet naar Kandidaatbeheer en vervolgens naar Inlezen kandidatenbestand om het bestand in te lezen. Afbeelding 3.1, kandidatenbestand inlezen Handleiding Facet Afnameplanner 9

11 Klik op. Blader vervolgens naar de map u het kandidatenbestand heeft opgeslagen. Selecteer het kandidatenbestand dat u wilt inlezen en klik op. Afbeelding 3.2, bestand selecteren voor uploaden De voortgang van de import wordt in onderstaand scherm getoond. Afbeelding 3.3, voortgang kandidatenbestand inlezen Import geslaagd Tijdens de import worden de gegevens uit het bestand gelezen. Het aantal kandidaten dat is gelezen wordt in het volgende scherm aangegeven. Afbeelding 3.4, kandidatenbestand inlezen, gegevens gelezen Handleiding Facet Afnameplanner 10

12 Nadat het bestand is ingelezen moet u de gegevens opslaan door op te klikken. Wanneer u dit niet doet worden de kandidaten niet opgenomen in het kandidatenoverzicht. Wanneer u heeft gekozen voor wordt onderstaande bevestiging getoond. Afbeelding 3.5, kandidatenbestand inlezen geslaagd Indien u de gegevens niet wilt opslaan klikt u op Inlezen kandidatenbestand, zie afbeelding U komt terug in het scherm Import niet geslaagd Indien de import niet is geslaagd krijgt u een foutmelding. Afbeelding 3.6, kandidatenbestand inlezen niet geslaagd De kandidaatgegevens zijn niet opgeslagen. Door op de knop een overzicht van de geconstateerde fouten. te klikken krijgt u Afbeelding 3.7, uitvallijst inlezen kandidatenbestand U kunt de uitvallijst afdrukken door op te klikken. U selecteert de juiste printer en klikt op Afdrukken. De uitvallijst wordt geprint. Met behulp van deze informatie kunt u het kandidatenbestand aanpassen en nogmaals inlezen. Door op te klikken gaat u terug naar het voorgaande scherm. Handleiding Facet Afnameplanner 11

13 Overschrijven kandidaatgegevens Indien de gegevens van een kandidaat op een eerder moment al zijn ingelezen in Facet en deze worden nogmaals in Facet ingelezen, worden de gegevens overschreven. De laatst ingelezen gegevens van de kandidaat worden in Facet vastgelegd. Het aantal kandidaten, waarvan de gegevens worden overschreven, wordt getoond indien dit van toepassing is. Afbeelding 3.8, inlezen kandidatenbestand, aantal kandidaten overschreven De gegevens van een kandidaat in Facet worden overschreven als de kandidaat al in Facet voorkomt met hetzelfde persoonsgebonden nummer en bij dezelfde instelling (BRIN-nummer) en locatie (BRIN-volgnummer) als in het kandidatenbestand is opgenomen. In dat geval worden alle gegevens van de kandidaat overschreven, ook de vakcodes en de kenmerkgegevens. Indien u een nieuw vak aan de kandidaatgegevens wilt toevoegen moet u het extra vak in de hiervoor bestemde kolommen toevoegen. Alle resultaten blijven beschikbaar. 3.2 Kandidaat handmatig opvoeren Indien u een klein aantal kandidaten wilt opvoeren in Facet kunt u deze ook handmatig toevoegen. U gaat in Facet naar Kandidaatbeheer en vervolgens naar Overzicht kandidaten. Afbeelding 3.9, Kandidaatbeheer Handleiding Facet Afnameplanner 12

14 Met de knop kunt u de gegevens van een kandidaat handmatig toevoegen. U vult de gevraagde gegevens in. Zie afbeelding 3.10 op de volgende pagina. U kunt een kandidaat niet handmatig opvoeren wanneer deze op een eerder moment al in Facet is toegevoegd. Indien u de gegevens van deze kandidaat wilt wijzigen leest u in hoofdstuk 4 hoe u dit kunt doen. U kunt alleen het planningsgedeelte en recht op audio wijzigen. Handleiding Facet Afnameplanner 13

15 Afbeelding 3.10, Kandidaatbeheer Handleiding Facet Afnameplanner 14

16 In onderstaande tabel vindt u meer informatie over de in te vullen gegevens. Veld BSN/OWN Voornamen Voorvoegsel Achternaam Geboortedatum Leerlingnummer Geslacht Begin planning Einde planning Vakkenpakket; - Schoolsoort, - Leerweg, - Vak (code), Vak(code)/ Schoolsoort Inlognaam Recht op audio Kenmerk 1 Kenmerk 2 Kenmerk 3 Bijzonderheden Leerjaar Referentieniveau Verwerking Vul hier het persoonsgebonden nummer van de kandidaat in. Dit is een negen-cijferig nummer dat door de instelling aan een leerling wordt toegekend voor registratie in Facet. Dit nummer mag niet gelijk zijn aan het Burgerservicenummer of onderwijsnummer van de leerling en mag maar eenmaal per BRIN-volgnummer voorkomen. Vul de voorna(a)m(en) van de kandidaat in. Vul het voorvoegsel van de kandidaat in. Vul de achternaam van de kandidaat in. Vul de geboortedatum van de kandidaat in (dd-mm-jjjj). Vul het leerlingnummer van de kandidaat in (max. 10 cijfers). Selecteer het geslacht van de kandidaat. Vul de begindatum van een periode in waarbinnen de kandidaat beschikbaar is voor afnames (dd-mm-jjjj). Dit is de startdatum van de periode waarbinnen de kandidaat in Facet beschikbaar is om ingepland te worden voor (meerdere) afnames. Vul de einddatum van een periode in waarbinnen de kandidaat beschikbaar is voor afnames (dd-mm-jjjj). Dit is de einddatum van de periode waarbinnen de kandidaat in Facet beschikbaar is om ingepland te worden voor (meerdere) afnames. Bij het onderdeel Vakkenpakket selecteert u het onderwijsniveau, de leerweg (bij VMBO) en de vakcode en klikt u op de knop. Het vak wordt toegevoegd in het veld vakcode/schoolsoort. Zie afbeelding 3.11 en Geef het aantal vakken op die de kandidaat komend jaar moet doen. Per kandidaat zijn er 25 vakken in één keer toe te kennen. De vakken die bij vak (code) zijn toegevoegd worden hier weergegeven. Vul de inlognaam in waarmee de kandidaat tijdens de afname inlogt. Dit mag een zelf gekozen inlognaam zijn (max. 20 karakters). Vink aan indien de kandidaat recht heeft op verklanking tijdens een afname. U kunt een kenmerk toevoegen. Hier kunt u bijvoorbeeld op selecteren. U kunt een kenmerk toevoegen. Hier kunt u bijvoorbeeld op selecteren. U kunt een kenmerk toevoegen. Vooralsnog verzoeken we u in dit veld het Crebonummer (MBO) en de Ilt-code (bij de rekentoets vo) op te nemen. Dat is belangrijk om, onder andere voor normering, inzicht te hebben in sector en niveau van de kandidaat. Waarde (auditief) die aangeeft of het een leerling met een auditieve beperking betreft. Kies het leerjaar waarin de kandidaat zit. Het referentieniveau voegt u toe door na de selectie op de knop te klikken. Kies het referentieniveau van de kandidaat. Het referentieniveau voegt u toe door na de selectie op de knop te klikken. Handleiding Facet Afnameplanner 15

17 Wanneer het recht op audio wordt gekozen voor verklanking, dan wordt dit automatisch meegenomen bij het plannen van de afname. Wanneer u de bijzonderheid auditief voor auditief beperkte kandidaten invoert, dan moet u 2 afnamegroepen plannen. 1 voor kandidaten zonder deze bijzonderheid, en 1 voor kandidaten met deze bijzonderheid. Houdt hier rekening mee wanneer u de afname plant. De begin- en einddatum planning geven een planningsperiode aan waarin de kandidaat ingepland kan worden voor afnames. Door bij elke kandidaat een planningsperiode vast te leggen wordt voorkomen dat kandidaten uit een voorgaande examenperiode worden ingepland in een nieuwe afnamegroep. Zie ook paragraaf Houdt u met de periode ook rekening met eventuele herkansingen waar de kandidaat aan kan deelnemen. U kunt de schoolsoort of de leerweg per vak wijzigen. Zo kunt u vakken op verschillende niveaus aan de kandidaat koppelen. Zie afbeelding 3.11 en Afbeelding 3.11, Vakkenpakket MBO Afbeelding 3.12, Vakkenpakket VMBO Een overzicht van de vakcodes vindt u op Kies VO of BVE >Computerexamensysteem Facet >Handleidingen en systeemeisen. Handleiding Facet Afnameplanner 16

18 Nadat u een kandidaat handmatig heeft toegevoegd kunt u alleen nog de Begindatum planning, Einddatum planning en het recht op audio wijzigen. Indien u de overige gegevens van een kandidaat wilt wijzigen moet u een nieuw CSV- of XML-bestand inlezen met de aangepaste gegevens van de kandidaat. U kunt dus niet op de werkwijze zoals hierboven beschreven, wijzigingen aanbrengen in de overige velden. Dus let er bij handmatig aanmaken op dat u alles meteen goed invoert. Nadat u de gevraagde gegevens heeft ingevuld klikt u op de knop. Handleiding Facet Afnameplanner 17

19 4 Beheren kandidaatgegevens Nadat de kandidaatgegevens in Facet zijn opgenomen kunt u de kandidaatgegevens raadplegen, wijzigen en/of verwijderen. U kunt alleen de kandidaten raadplegen, wijzigen en/of verwijderen van de onderwijslocatie waarvoor u bent geautoriseerd. 4.1 Kandidaatgegevens raadplegen Ga in Facet naar Kandidaatbeheer en vervolgens naar Overzicht kandidaten. Afbeelding 4.1, kandidaatbeheer raadplegen In het overzicht met kandidaten worden alle kandidaten getoond, ook de kandidaten met bijzonderheden. U kunt in het overzicht echter niet zien of aan een kandidaat een bijzonderheid is gekoppeld. Dat is enkel te zien wanneer u de detailsgegevens van de kandidaat raadpleegt. U kunt de gegevens raadplegen en sorteren met behulp van de volgende opties: Veld Achternaam Voornaam Inlognaam BSN/OWN Kenmerk 1 Kenmerk 2 Kenmerk 3 Recht op audio Begin planning Einde planning Verwerking Knop om (alle of één) kandidaten te selecteren. Hiermee opent u de kandidaatdetails en kunt u wijzigingen doorvoeren. Sorteeroptie in de kolom. De achternaam van de kandidaat. De voornaam van de kandidaat. De inlognaam waarmee de kandidaat inlogt. Hier wordt het ingevulde PGN getoond. Extra toevoeging, geschikt als selectie item. Extra toevoeging, geschikt als selectie item. Extra toevoeging, geschikt als selectie item. Zie paragraaf 3.1 voor gebruik van het 3 e kenmerkveld. Toont het eventuele recht op audio. Begindatum van een periode waarbinnen de kandidaat beschikbaar is voor examens. Einddatum van een periode waarbinnen de kandidaat beschikbaar is voor examens. Handleiding Facet Afnameplanner 18

20 Leerjaar Referentieniveau Het leerjaar van de kandidaat. Het referentieniveau van de kandidaat. U kunt versneld door de pagina s bladeren, door gebruik te maken van de nummerbalk. U kunt het aantal te tonen detailregels aanpassen vanaf 5 t/m 100 regels per blad. Met de knoppen en kunt u kandidaatgegevens inlezen of handmatig opvoeren. Zie paragraaf 3.1 en 3.2 Met de knop verwijdert u de geselecteerde kandidaten. In het overzicht kandidaatbeheer kunt u op alle items uit de titelbalk sorteren of zoeken. U kunt oplopend of aflopend sorteren door op de pijltjes naast de kolomnaam te klikken. Zoeken doet u door in de kolom de zoekterm in het witte veld in te vullen en vervolgens op [Enter] te klikken. U kunt ook zoeken op een deel van de omschrijving, ook in het midden van de omschrijving. Indien u in het overzicht kandidaatbeheer een filter of selectie heeft gemaakt door te zoeken op een bepaald kenmerk of omschrijving, dan blijft deze selectie actief. Ook als u daarna een detailscherm opent en terugkeert naar het eerste scherm. U moet de selectie dus weer ongedaan maken wanneer u een nieuwe selectie wilt maken. 4.2 Kandidaatgegevens wijzigen Handmatig kunt u alleen de Begindatum planning, Einddatum planning en het recht op audio wijzigen. Indien u de overige gegevens van een kandidaat wilt wijzigen moet u een nieuw CSV- of XML-bestand inlezen met de aangepaste gegevens van de kandidaat. Open de kandidaatdetails door op de knop scherm wordt geopend. voor de kandidaat te klikken. Het volgende Handleiding Facet Afnameplanner 19

21 Afbeelding 4.2, kandidaatdetails Klik op de knop. Het volgende scherm wordt geopend. Handleiding Facet Afnameplanner 20

22 Afbeelding 4.3, kandidaatdetails wijzigen U kunt de Begindatum planning en Einddatum planning aanpassen door de juiste datum in het datumveld te typen of door op te klikken. Er wordt dan een kalender geopend waarin u de juiste datum kunt selecteren. Het Recht op audio kunt u wijzigen door het selectievakje aan of uit te vinken. Als u bij de kandidaat het recht op audio wilt wijzigen en de afnamegroep is al gedistribueerd, dan moet u de kandidaat uit de afnamegroep verwijderen. Wacht tot wijziging in de afnamegroep is gedistribueerd. Daarna voegt u de kandidaat weer toe in de afnamegroep met de juiste gegevens. Daarna wordt de afnamegroep opnieuw gedistribueerd. Handleiding Facet Afnameplanner 21

23 Indien u de wijzigingen niet wilt vastleggen klikt u op. Om de wijzigingen te bevestigen klikt u op actuele kandidaatdetails worden getoond.. U krijgt onderstaande bevestiging en de Afbeelding 4.4, kandidaatdetails gewijzigd 4.3 Kandidaat verwijderen Welke kandidaten kunt u verwijderen? 1. Kandidaten die nog niet zijn ingepland voor een afname. 2. Kandidaten die zijn ingepland voor een afname en waarvan de afname nog niet gedistribueerd is naar de afnameomgeving. Deze kandidaten worden ook uit de overige nog niet gedistribueerde afnames verwijderd. Let op: De kandidaten mogen ook niet in een andere reeds gedistribueerde afnamegroep voorkomen. Welke kandidaten kunt u niet verwijderen? 1. Kandidaten die zijn ingepland voor een afname en waarbij de afname reeds is gedistribueerd naar de afnameomgeving. NB: u kunt de kandidaat wel verwijderen uit de afnamegroep. Wanneer de afnamegroep vervolgens is gesloten en is vastgesteld dat de kandidaat niet heeft deelgenomen aan de afname, dan wordt de kandidaat verwijderd uit de afnamegroep. 2. Kandidaten die eerder ingepland zijn geweest voor een examen, ook als zij toen niet hebben deelgenomen. U heeft twee mogelijkheden om de gegevens van een kandidaat uit Facet te verwijderen. Via het scherm Kandidaatbeheer en via de Kandidaatdetails. Verwijderen via Kandidaatbeheer Ga in Facet naar Kandidaatbeheer en vervolgens naar Overzicht kandidaten. Selecteer daar de kandidaat of kandidaten die u wilt verwijderen door het selectievakje voor de kandidaat of kandidaten aan te vinken en klik op. Zie afbeelding 4.1. Door te verwijderen via Kandidaatbeheer kunt u meerdere kandidaten tegelijk selecteren en in één keer verwijderen. Er wordt u gevraagd de verwijdering te bevestigen. Handleiding Facet Afnameplanner 22

24 Afbeelding 4.5, bevestiging verwijderen kandidaatgegevens Indien u kandidaten die reeds voor een afname zijn ingepland ook wilt verwijderen, vinkt u het selectievakje voor Geselecteerde kandidaten met alleen ingeplande afnames mogen verwijderd worden aan. Wanneer het vakje niet is aangevinkt kan een kandidaat die is ingepland voor een afname, niet verwijderd worden. Indien u de verwijdering wilt annuleren klikt u op. Indien u de kandidaat of kandidaten wilt verwijderen klikt u op. Als de verwijdering is geslaagd krijgt u een bevestiging. Afbeelding 4.6, verwijderen kandidaatgegevens geslaagd Verwijderen via Kandidaatdetails Ga in Facet naar Kandidaatbeheer en Overzicht kandidaten. Open de kandidaatdetails door op de knop voor de kandidaat te klikken. Klik in dit overzicht op de knop. Zie afbeelding 4.2. Er wordt u gevraagd de verwijdering te bevestigen. Afbeelding 4.7, bevestiging verwijderen kandidaatgegevens Indien u de verwijdering wilt annuleren klikt u op. Indien u de kandidaat wilt verwijderen klikt u op. Als de verwijdering geslaagd is krijgt u een bevestiging. Zie afbeelding 4.6. Indien de kandidaatgegevens niet verwijderd kunnen worden, ontvangt u een foutmelding. Afbeelding 4.8, foutmelding verwijderen kandidaatgegevens Handleiding Facet Afnameplanner 23

25 5 Plannen afnamegroepen U heeft de keuze om vanuit uw eigen administratie afnamegroepen in te lezen in Facet óf om handmatig een afnamegroep in Facet te plannen. De twee mogelijkheden worden in de volgende paragrafen toegelicht. Wanneer u auditief beperkte kandidaten heeft waaraan u de bijzonderheid auditief heeft gekoppeld, dan moet u 2 afnamegroepen plannen. Informeer bij uw softwareleverancier naar de mogelijkheden om gegevens te importeren met behulp van de webservice. Met deze service is het mogelijk gegevens vanuit uw systeem in te lezen in Facet en hoeft u geen gebruik te maken van een zip- of XML-bestand. Het is alleen mogelijk een examen/toets in te plannen voor de opleidingsniveau(s) die door DUO bij uw instelling zijn vastgelegd. U kunt dit raadplegen in Facet onder Examenbeheer - Raadplegen kenmerken. Onderstaand scherm wordt geopend. Afbeelding 5.1, raadplegen kenmerken Handleiding Facet Afnameplanner 24

26 Wanneer u in het drop downmenu de afnamelocatie waarvan u de opleidingsniveaus wilt raadplegen selecteert worden deze weergegeven. De niveaus waar een vinkje voor staat, staan bij deze afnamelocatie geregistreerd. Bij de kenmerken ziet u onder welk Rijksdeel uw afnamelocatie ingedeeld is en eventuele doelgroepen die gekoppeld zijn aan deze afnamelocatie. Deze opleidingsniveaus zijn bepalend voor de examenpackages die u tijdens het plannen van een afnamegroep kunt kiezen. U kunt geen bijvoorbeeld geen afnamegroep inplannen voor niveaus waarvoor u niet geautoriseerd bent. Is het overzicht bij uw afnamelocatie niet volledig, neemt u dan contact op met de Helpdesk Facet. 5.1 Inlezen afnamegroepen U kunt in Facet bestaande afnamegroepen uit uw eigen roosterpakket inlezen met behulp van een XML-bestand. Het is mogelijk een enkele afnamegroep of meerdere afnamegroepen in één keer in te lezen. Wanneer u meerdere afnamegroepen tegelijk wilt inlezen, dient u meerdere XMLbestanden in een zipfile samen te voegen. Het format voor het XML=bestand vindt u op Kies VO of BVE >Computerexamensysteem Facet >Handleidingen en systeemeisen. Het is belangrijk exact hetzelfde format te gebruiken. Zipfile Om meerdere afnamegroepen in een keer in te lezen voegt u deze afnamegroepen samen in een zipfile. Om de zipfile te maken selecteert u alle afzonderlijke afnamegroepen (XML-files) en kopieert u deze naar een zipfile of gecomprimeerde map. In de zipfile zijn de afzonderlijke afnamegroepen (XML-files) opgenomen die u vervolgens in een keer kunt inlezen. Inlezen De eerste stappen van het inlezen van een XML-bestand en een zipfile zijn dezelfde. Vanaf het moment dat het bestand is ingelezen verschilt het proces van elkaar. Vanaf dat punt zijn beide processen in dit hoofdstuk apart beschreven. U gaat in Facet naar Afnamebeheer en vervolgens naar Inlezen Afnamegroep. Handleiding Facet Afnameplanner 25

27 Afbeelding 5.2, inlezen afnamegroep Klik op. Blader naar de map waar de afnamegroep is opgeslagen. Selecteer de XML- of zipfile die u wilt inlezen en klik op. Afbeelding 5.3, bestand selecteren voor uploaden De voortgang van het inlezen wordt in onderstaand scherm getoond. Afbeelding 5.4, voortgang inlezen afnamegroep Afnamegroep inlezen via een XML-bestand Tijdens het inlezen worden de gegevens uit het bestand verwerkt. Het aantal kandidaten dat is ingelezen wordt in het volgende scherm aangegeven. U krijgt tevens de bevestiging dat de afnamegroep is opgeslagen. Handleiding Facet Afnameplanner 26

28 Afbeelding 5.5, inlezen afnamegroep geslaagd U kunt nog een nieuwe afnamegroep inlezen door op te klikken. Indien het inlezen niet is geslaagd krijgt u een foutmelding. Deze melding wordt in het volgende scherm weergegeven. Afbeelding 5.6, inlezen afnamegroep niet geslaagd. De afnamegroep is niet ingelezen. De geconstateerde fouten worden getoond in de uitvallijst. U kunt de uitvallijst afdrukken door op te klikken. Met behulp van deze informatie kunt u het bestand met de afnamegroep aanpassen en nogmaals inlezen. U kunt de uitvallijst uitsluitend printen; de uitvallijst kan niet worden opgeslagen. Indien u voor Nog een afnamegroep inlezen kiest kunt u de uitvallijst daarna niet meer opvragen Afnamegroepen inlezen via een zipfile In onderstaand scherm wordt getoond of de zipfile is ingelezen en met hoeveel afnamegroepen. Handleiding Facet Afnameplanner 27

29 Afbeelding 5.7, inlezen afnamegroepen geslaagd Controleer of de afzonderlijke afnamegroepen goed zijn ingelezen. Hiervoor kiest u voor de optie. Een overzicht van de zipfiles die u heeft geïmporteerd wordt getoond. Afbeelding 5.8, Verwerkingsstatus ingelezen zipfile Bij elke zipfile wordt aangegeven of deze correct verwerkt is of dat deze is Verwerkt met fouten. Klik op voor de zipfile om de details van de verwerkingsstatus te raadplegen. Afbeelding 5.9, Details verwerkingsstatus ingelezen zipfile De verschillende afnamegroepen die onderdeel uit maken van de zipfile, worden getoond. Per afnameplanning ziet u de verwerkingsstatus. De afnamegroep is correct ingelezen als de verwerkingsstatus Verwerkt is. Indien de verwerkingsstatus Afgekeurd is kunt u de reden nagaan door op afnameplanning te klikken. achter de Handleiding Facet Afnameplanner 28

30 Afbeelding 5.10, Foutmelding afnameplanning Met behulp van deze informatie kunt u het XML-bestand van de afnamegroep aanpassen en de afgekeurde afnamegroep nogmaals inlezen. 5.2 Handmatig plannen afnamegroep U kunt in Facet ook handmatig een afnamegroep plannen. In dat geval moet u eerst de kandidaten voor de afname inlezen. Het handmatig inlezen van de kandidaten wordt toegelicht in hoofdstuk 3. Wanneer u de kandidaten heeft ingelezen kunt u verder met de volgende stap. Ga in Facet naar Afnamebeheer en vervolgens naar Overzicht afnamegroepen. Het volgende scherm wordt geopend. Afbeelding 5.11, overzicht afnamegroepen Handleiding Facet Afnameplanner 29

31 Klik op wordt geopend. om een nieuwe afnamegroep te maken. Het volgende scherm Afbeelding 5.12, maken afnamegroep, selecteer examen Het handmatig maken van een afnamegroep wordt uitgevoerd met behulp van een wizard. De wizard zorgt er voor dat u de stappen in de juiste volgorde doorloopt. De voortgang van de te maken afnamegroep wordt weergegeven in de tramline. De tramline is de balk bovenin het scherm waarin de actuele status geel is gemarkeerd. De stappen zijn: 1. Examen/toets; u selecteert het examen of de toets. 2. Datum; u selecteert de afnamedatum. 3. Locatie; u registreert de locatie waar de afname plaats vindt. 4. Kandidaten; u selecteert de kandidaten voor de afname. 5. Afnamemodus; u geeft aan of de afname offline of online wordt afgenomen. 6. Correctie; u selecteert de corrector (indien van toepassing). 7. Overzicht; u krijgt een overzicht van de afname die u heeft samengesteld. Met de knoppen en kunt u navigeren tussen de verschillende stappen. Tijdens de navigatie worden uw gegevens vastgehouden. U kunt echter niet terug naar de stap Examen/toets. Indien u een examen heeft geselecteerd kunt u dit niet meer wijzigen. Dan moet u een nieuwe afname plannen. Met de knop annuleert u het maken van de afnamegroep. In dat geval wordt u gevraagd het annuleren te bevestigen. Hieronder vindt u een korte toelichting op de zeven stappen uit de tramline. Handleiding Facet Afnameplanner 30

32 5.2.1 Examen/toets In de stap Examen/toets selecteert u het gewenste examen. Klik op de naam van het examen dat u wilt plannen en klik op. Zie afbeelding U kunt alleen een keuze maken uit examens/toetsen en niveau s die voor uw school van toepassing zijn. U kunt de niveau s van examens/toetsen inzien in Facet bij Examenbeheer - Raadplegen Kenmerken. Indien dit overzicht niet juist is, neemt u dan contact op met de helpdesk Facet. Indien u op klikt zonder dat u een keuze hebt gemaakt krijgt u de melding dat u eerst een examen moet selecteren Datum Het tabblad Datum wordt geopend. Boven de data ziet u in de balk het door u geselecteerde examen staan. Selecteer de afnamedatum en klik op. Zie afbeelding 5.13 De datum van de afname mag niet in het verleden liggen. Afbeelding 5.13, maken afnamegroep, selecteer datum Handleiding Facet Afnameplanner 31

33 5.2.3 Locatie Het tabblad Locatie wordt geopend. In dit tabblad vult u o.a. de starttijd en de naam van de afnamegroep in en klikt op. Zie afbeelding Afbeelding 5.14, maken afnamegroep, locatie Veld Examen/toets Afnamedatum Examen/toetsduur Tijdstip Locatie Toetsruimte Naam afnamegroep WOLF groep Verwerking Het examen/toets die u aan het inplannen bent. N.a.v. uw keuze in een vorige stap wordt dit automatisch gevuld. De datum waarop de afname plaats gaat vinden. N.a.v. uw keuze in een vorige stap wordt dit automatisch gevuld. De duur van de afname. Dit wordt automatisch gevuld. Start van het afnamemoment; verplicht veld. De afnamelocatie. Dit wordt automatisch gevuld. De naam van de toetsruimte; geen verplicht veld Wanneer u op dit veld klikt, wordt deze automatisch gevuld met de naam van het examen, de toetsruimte, de datum en het tijdstip van het examen. Indien gewenst kunt u de naam aanpassen; verplicht veld. Het nummer van de WOLF-groep (alleen van toepassing op het VO); geen verplicht veld Kandidaten Het tabblad Kandidaten wordt geopend. Hier selecteert u de kandidaten voor de afnamegroep. Zie afbeelding Varianten Een examen kan worden aangeboden in één of meerdere varianten. Indien het examen bestaat uit één variant, dan worden alle kandidaten automatisch op deze variant ingepland. Indien het examen uit meerdere varianten bestaat, heeft u ook de mogelijkheid om in de afnamegroep meerdere varianten te plannen. U ziet dan onderstaand scherm. Handleiding Facet Afnameplanner 32

34 Afbeelding 5.15, maken afnamegroep, examen meerdere varianten Indien het examen uit één variant bestaat worden de geselecteerde kandidaten automatisch ingepland op deze variant. In dat geval wordt de keuzemogelijkheid voor het te gebruiken Aantal varianten en het Automatisch verdelen (zie rode cirkel in afbeelding 5.15) niet getoond. Indien het examen uit meerdere varianten bestaat, heeft u voor de kandidaten van de eerste zitting de mogelijkheid te kiezen uit meerdere varianten. 1. Indien u ervoor kiest om gebruik te maken van slechts één variant, dan maken alle kandidaten in deze afnamegroep dezelfde variant. Deze variant wordt aangeven met een willekeurige letter. Facet bepaalt welke variant dat is tijdens de distributie van deze groep naar de afnameserver. 2. Wanneer u kiest voor het gebruik van twee, drie of alle varianten, dan worden deze varianten (automatisch) verdeeld over het totaal aantal kandidaten. Het wordt niet zichtbaar welke variant men heeft; de aanduiding wordt uitsluitend aangegeven met behulp van verschillende letters. Facet bepaalt welke variant hieraan wordt gekoppeld tijden de distributie van deze groep naar de afnameserver. Beschikbare kandidaten Het scherm is verdeeld in twee delen; de Beschikbare kandidaten en de kandidaten Gepland voor afname. Zie afbeelding Onder Beschikbare kandidaten staan de kandidaten die u kunt inplannen voor deze afnamegroep. Onder Gepland voor afname worden de kandidaten getoond die u door middel van de pijltjes heeft geselecteerd voor deze afnamegroep. Handleiding Facet Afnameplanner 33

35 Onder Beschikbare kandidaten worden alleen de kandidaten getoond die in Facet zijn geregistreerd met het leerniveau, de vakcode en de planningsperiode die overeenkomt met het examen dat u heeft geselecteerd. Veld Voornaam, Achternaam, Kenmerk 1,2 en 3 Sessie Verwerking Aantal pagina s met beschikbare kandidaten. Geeft aan op welke pagina u bent. Hiermee kunt u versneld door de pagina s bladeren. U kunt het aantal te tonen detailregels aanpassen vanaf 5 t/m 100 regels per blad. Selectievakje. Op deze items kunt u zoeken of selecteren. Hier wordt aangegeven voor welke sessie de kandidaat is ingepland. Wanneer het een examen met meerdere varianten betreft worden de kandidaten automatisch over de varianten verdeeld. Het wordt niet zichtbaar welke variant men heeft; de verdeling wordt aangegeven door middel van verschillende letters. Wanneer het een examen met 1 variant betreft worden alle kandidaten op dezelfde variant/sessie ingepland. Knoppen om de kandidaat te selecteren of deselecteren. Klik onder Beschikbare kandidaten het selectievakje aan voor de kandidaat die u wilt inplannen en klik op. De kandidaat wordt nu verplaatst naar Gepland voor afname. Afbeelding 5.16, maken afnamegroep, kandidaten gepland voor afname Indien u alle kandidaten van een pagina tegelijk wilt inplannen vinkt u het selectievakje voor Voornaam in de menubalk aan en vervolgens klikt u op. Alle kandidaten worden geselecteerd en in een keer verplaatst naar Gepland voor afname. U kunt de kandidaten verwijderen uit Gepland voor afname door de kandidaten te selecteren en op te klikken. Handleiding Facet Afnameplanner 34

36 Automatisch of handmatig verdelen Wanneer het examen bestaat uit meerdere varianten en u heeft gekozen voor het gebruik van meerdere varianten, kunt u de kandidaten handmatig verdelen over de verschillende varianten of de kandidaten automatisch laten verdelen. Indien u voordat laatste kiest vinkt u Automatisch verdelen aan. Afbeelding 5.17, maken afnamegroep, kandidaten automatisch verdelen Vervolgens klikt u onder Beschikbare kandidaten het selectievakje aan voor de kandidaten die u wilt inplannen en klikt op. De kandidaten wordt nu verplaatst naar Gepland voor afname en automatisch verdeeld over de varianten. Indien u de kandidaten handmatig wilt verdelen over de meerdere varianten, dan vinkt u Automatisch verdelen uit. Afbeelding 5.18, maken afnamegroep, kandidaten handmatig verdelen U selecteert de kandidaten voor een variant en klikt op de letter van de variant waarin u de kandidaat wilt indelen. Vervolgens selecteert u de kandidaten voor een andere variant en klikt op de letter van de andere variant. De kandidaten worden verplaatst naar Gepland voor afname en verdeeld in groepen. In het overzicht wordt de variant weergegeven in de kolom Sessie. U kunt alleen de kandidaten voor een examen inplannen die in Facet zijn geregistreerd met de juiste vakcode, leerniveau en planningsperiode. Herkansen of inhalen Kandidaten voor de 2 e zitting zijn kandidaten die al eerder hebben deelgenomen aan een eerste zitting van een examen. Zij kunnen binnen dezelfde periode opnieuw worden ingepland voor eenzelfde examen als herkanser of inhaler. Herkanser; een kandidaat die binnen dezelfde afnameperiode zijn 2 e kans gaat benutten (niet van toepassing op het MBO en bij de rekentoets VO). Inhaler; een kandidaat waarbij de eerste afname ongeldig is verklaard en die in een 2 e zitting binnen dezelfde afnameperiode zijn eerste kans gaat benutten. Handleiding Facet Afnameplanner 35

37 Bij kandidaten van het MBO is herkansen binnen dezelfde periode niet van toepassing. Facet toont die optie bij deze toetsen en examens dan ook niet. Binnen het MBO zal dan ook alleen de knop Inhaler te zien zijn. Een kandidaat die reeds eerder is ingepland, maar het examen niet gestart heeft (no show), wordt bij het opnieuw inplannen gezien als een kandidaat 1e zitting (niet als herkanser of inhaler). Om de herkansers of inhalers in te plannen voor de afnamegroep vinkt u het selectierondje voor Kandidaten 2e zitting aan. Zie afbeelding De beschikbare kandidaten voor de 2e zitting worden getoond. Selecteer de kandidaat en geef aan of deze kandidaat als herkanser of inhaler gaat deelnemen door op of te klikken. De kandidaat wordt verplaatst naar Gepland voor afname en in de kolom Sessie wordt aangegeven of de kandidaat een herkanser of inhaler is. Op basis van de herkansingsketen die is vastgesteld voor dit examen wordt de juiste variant aan de kandidaat gekoppeld. De herkansingsketen is de volgorde van varianten die aan een kandidaat wordt aangeboden in het geval van inhalen of herkansen. Afbeelding 5.19, maken afnamegroep, kandidaten 2 e zitting Kandidaten met verschillende leerniveaus in één afnamegroep Het is mogelijk dat een examen voor meerdere leerniveaus van toepassing is. In dat geval kunnen kandidaten van verschillende leerniveaus in één afnamegroep worden opgenomen. Tijdens het inplannen van de kandidaten worden de kandidaten getoond die in Facet zijn geregistreerd met het leerniveau, de vakcode en de planningsperiode dat overeenkomt met het examen dat u heeft geselecteerd. Indien het een examen betreft dat voor meerdere leerniveaus van toepassing is worden dan ook de kandidaten getoond die voor deze leerniveaus zijn geregistreerd. Op die manier kunnen kandidaten van verschillende leerniveaus in één afnamegroep worden opgenomen. Dit geldt voor de COE s taal en rekenen 2F (mbo-2 en mbo-3) en voor de rekentoets VO 2F (BB, KB, GL, TL) en 3F (havo en vwo). Klik op als u alle kandidaten heeft ingepland. U komt in de stap Afnamemodus Afnamemodus Het tabblad Afnamemodus wordt geopend. Zie afbeelding Handleiding Facet Afnameplanner 36

38 Afbeelding 5.20, maken afnamegroep, afnamemodus Selecteer de juiste afnamemodus door het keuzerondje Online of Offline aan te vinken. Online: de afname vindt plaats in de online afnameomgeving. Er wordt tijdens de afname rechtstreeks (online) op de servers van DUO ingelogd om de examens te maken. Offline: de afname vindt plaats in de offline afnameomgeving. De examens worden gemaakt op de server van de eigen onderwijsinstelling. Een afname kan alleen offline worden afgenomen als de Facet Afname Offline server (FAO-server) geïnstalleerd is door de systeembeheerder van uw instelling. De benodigde gegevens voor de afname van de examens worden van de servers van DUO gedistribueerd naar de FAO-server die op uw instelling is geïnstalleerd. De keuze voor online of offline afname wordt binnen de instelling vooraf gemaakt. Het is belangrijk dat u de afnameleider op de hoogte stelt van de afnamemodus die gebruikt wordt voor de afname. Op die manier kan de afnameleider de juiste afnameomgeving openen voor de afname. Offline afname Indien u kiest voor een offline afname geeft u ook aan welke Facet Afname Offline server (FAO-server) u wilt gebruiken voor deze afname. De systeembeheerder van uw instelling heeft namelijk de mogelijkheid meerdere FAO-servers te installeren voor verschillende locaties en/of afnames. Dit kan ook één FAO-server zijn. Uw FAO beheerder kan u informeren over de FAO-servers die zijn geïnstalleerd. Wanneer u het keuzerondje Offline aanvinkt wordt er een extra invulveld FAO geopend (afbeelding 5.21). U selecteert in onderstaand scherm de juiste FAO-server. Handleiding Facet Afnameplanner 37

39 Afbeelding 5.21, offline afname, keuze FAO-server Afnameleider Bij Inlognaam afnameleider selecteert u de afnameleider. Indien de juiste afnameleider niet in het overzicht staat moet deze door de beheerder Facet van uw instelling worden aangemaakt. De afnameleider kunt u op elk moment, ook tijdens de afname, nog aanpassen. Indien het wachtwoord van de afnameleider is verlopen wordt dat getoond door middel van een rood uitroepteken achter het veld Inlognaam afnameleider. De afnameleider ontvangt per mail de melding dat hij is gekoppeld aan de afnamegroep. De mail wordt verzonden op het moment dat de afnamegroep wordt gedistribueerd naar de afnameomgeving. Dit vindt plaats vanaf 84 uur voor aanvang van de afname. Meer informatie hierover vindt u in paragraaf 6.1. Als u alle velden hebt ingevuld, klikt u op Correctie Bij examens waarin open vragen zijn opgenomen, komt u in het tabblad Correctie. De open vragen moeten na afloop van het examen door een corrector beoordeeld worden. In het tabblad Correctie koppelt u de corrector aan de afname. Indien het examen alleen uit automatisch scoorbare vragen bestaat wordt deze stap in de wizard overgeslagen en gaat u meteen door naar het tabblad Overzicht, zie paragraaf Is er een corrector nodig dan zal de optie 1e corrector in het tabblad Correctie te zien zijn. U maakt een keuze uit de lijst met beschikbare correctoren en selecteert de corrector. Staat de corrector die u wilt koppelen aan de afname niet in de keuzelijst, neemt u dan contact op met de beheerder Facet van uw onderwijsinstelling. De beheerder kan een corrector toevoegen. Handleiding Facet Afnameplanner 38

40 De corrector ontvangt per mail de melding dat hij is gekoppeld aan de afnamegroep. De mail wordt verzonden wanneer de afname is vrijgegeven voor correctie en de afname wordt gedistribueerd naar de correctieomgeving. Meer informatie over het vrijgeven van een afname voor correctie vindt u in hoofdstuk 8. In hoofdstuk 6 vindt u meer informatie over de distributie van de afname naar de correctieomgeving. Afbeelding 5.22, maken afnamegroep, correctie Het is niet verplicht op dit moment een corrector aan de afname te koppelen. Dit kan ook wanneer u de afname vrij geeft voor correctie. Zie hoofdstuk 8. Indien u een corrector koppelt aan de afname kunt u deze nog wijzigen tot de correctie is afgesloten. Vervolgens klikt u op. Wanneer er bij een examen/toets een tweede correctie nodig is, dan wordt er een melding weergegeven. Zie afbeelding 5.22 (rood omkaderd). Deze melding geeft aan dat de tweede correctie voor deze afname is gekoppeld aan een andere school/instelling. Meer informatie over de externe corrector vindt u in paragraaf Overzicht Het tabblad Overzicht wordt geopend. Handleiding Facet Afnameplanner 39

41 Afbeelding 5.23, maken afnamegroep, overzicht In het tabblad Overzicht wordt een overzicht getoond van de gegevens die u heeft ingevoerd. Deze gegevens kunt u nu nog wijzigen door met de knop Vorige naar de voorgaande tabbladen te gaan. Ook kunt u het aanmaken van de afnamegroep nog annuleren door op de knop Annuleren te klikken. Als alles correct is ingevoerd klikt u op. De afnamegroep wordt opgeslagen. U vindt de afnamegroep terug in het overzicht met afnamegroepen. Dit overzicht vindt u in Facet bij Afnamebeheer en vervolgens bij Overzicht afnamegroepen. Meer informatie over het beheer van afnamegroepen vindt u in hoofdstuk 6. Handleiding Facet Afnameplanner 40

42 6 Beheren afnamegroepen Het beheren van geplande afnamegroepen doet u in Facet via Afnamebeheer en vervolgens Overzicht afnamegroepen. In het overzicht afnamegroepen ziet u welke afnamegroepen zijn ingepland. Hier kunt u de details van een afnamegroep raadplegen of wijzigen en kunt u de status van de afnamegroep volgen. 6.1 Afnamegroep raadplegen Via Facet Afnamebeheer en Overzicht afnamegroepen krijgt u een overzicht van de geplande afnamegroepen. U kunt zelf kiezen of u de afnamegroepen in een kalenderweergave of in een lijstweergave getoond wilt hebben. In beide schermen worden de geplande afnames getoond en kunt u een nieuwe afname plannen, zie hoofdstuk 5. Kalenderweergave U selecteert de kalenderweergave door het keuzerondje voor kalenderweergave aan te vinken. Afbeelding 6.1, geplande afnamegroepen, kalenderweergave De details van een afnamegroep kunt u raadplegen door in de kalender een afnamegroep aan te klikken. Deze afnamegroep wordt geselecteerd en de informatie van de afnamegroep wordt onder de kalender getoond. Handleiding Facet Afnameplanner 41

43 De afnameplanning kan getoond worden in een maand-, week- of dagplanning. U kunt deze opties in de rechterbovenhoek aanklikken. Met de knoppen navigeert u naar de voorgaande of volgende maand, week of dag. Met de knop gaat u terug naar de huidige maand, week of dag. Lijstweergave U kunt de lijstweergave selecteren door het keuzerondje voor Lijstweergave aan te vinken. Afbeelding 6.2, geplande afnamegroepen, lijstweergave U kunt de details van een afnamegroep raadplegen door in de lijst een afnamegroep aan te klikken. Deze afnamegroep wordt geselecteerd en de informatie van de afnamegroep wordt onder de lijst getoond. In het overzicht geplande afnamegroepen kunt u op alle items uit de titelbalk sorteren of zoeken. U kunt oplopend of aflopend sorteren door op de pijltjes naast de kolomnaam te klikken. Zoeken doet u door in de kolomnaam de zoekterm, in het witte veld, in te vullen en vervolgens op [Enter] te klikken. U kunt ook zoeken op een deel van de omschrijving, ook in het midden van de omschrijving. Indien u in het overzicht kandidaatbeheer een filter of selectie heeft gemaakt door te zoeken op een bepaald kenmerk of omschrijving, dan blijft deze selectie actief. Ook als u daarna een detailscherm opent en terugkeert naar het eerste scherm. Handleiding Facet Afnameplanner 42

44 Status afnamegroep Door een afnamegroep te selecteren wordt de detailinformatie geopend. Afbeelding 6.3, afnamegroep ingepland Nadat een afnamegroep is gepland, krijgt deze de status ingepland. De statussen worden in de tramline getoond. De tramline is de balk bovenin het scherm waarin de actuele status geel is gemarkeerd. De statussen worden in verschillende stappen in de tramline afgegeven. De verschillende statussen met toelichting vindt u in de tabel hieronder. Stap Status Toelichting 1 Ingepland De afnamegroep is ingepland. 2a Distributie gestart De distributie van de afnamegroep naar de afnameomgeving is gestart. Dit vindt vanaf 84 uur voor het afnametijdstip plaats. De afnameleider wordt per mail geïnformeerd over de afname. 2b Distributie mislukt De distributie van de afname naar de afnameomgeving is mislukt. 2c Gedistribueerd De afname is gedistribueerd naar de afnameomgeving. 3 Afname gesloten De afnameleider heeft de afnamegroep na afloop van het examen afgesloten. 4 Correctie vrijgegeven De afname is door de afnameplanner vrijgegeven voor correctie (alleen van toepassing als er open vragen in het examen zijn opgenomen). 5a Distributie gestart De distributie van de afnamegroep naar de correctieomgeving is gestart. Dit vindt plaats nadat de afname is vrijgegeven voor correctie (indien van toepassing). 5b Distributie mislukt De distributie van de afname naar de correctieomgeving is mislukt (indien van toepassing). 5c Gedistribueerd De afname is gedistribueerd naar de correctieomgeving (indien van toepassing). 6 1 e correctie De interne correctie van de afname is afgesloten. afgesloten 6a Correctie afgesloten Wanneer er sprake is van alleen een interne corrector wordt deze status na de interne correctie getoond. Is er sprake van een externe corrector, dan wordt na de interne correctie de status 1 e correctie afgesloten getoond en na de externe correctie de status correctie afgesloten. 7 Genormeerd De normering behorende bij het examen is geïmporteerd waardoor de resultaten beschikbaar zijn. Handleiding Facet Afnameplanner 43

45 Indien de distributie niet correct verloopt wordt dit in de tramline weergegeven met de status distributie mislukt. In het overzicht met afnamegroepen wordt in geval van de kalenderweergave de afnamegroep in rood weergegeven. In geval van de lijstweergave staat in de kolom Status in rood Afname distributie mislukt. In het detailscherm wordt de status Distributie mislukt getoond. Er zijn verschillende oorzaken waardoor de afnamegroep de status Distributie mislukt krijgt. Enkele voorbeelden zijn: - de FAO-server kan geen verbinding maken met de servers van DUO of de FAO-server op uw instelling staat uit. U kunt de FAO beheerder van uw instelling vragen de status van de FAO-server te controleren. - er zijn geen kandidaten voor de afnamegroep ingelezen. U kunt controleren of er kandidaten zijn ingelezen. - De afnamegroep is deels gedistribueerd. Dit wordt veroorzaakt omdat de server van de school nog geen terugkoppeling heeft gegeven aan DUO. De afnamegroep staat wel al op de FAO en de afname kan ook plaatsvinden. De afnamegroep is ook zichtbaar in de afnamemonitor. Wanneer bovenstaande oorzaken niet van toepassing zijn kunt u of uw systeembeheerder contact opnemen met de helpdesk Facet om de mislukte distributie te melden. Afbeelding 6.5, afnamegroep distributie mislukt Wachtwoord afnameleider In het scherm met detailinformatie van de afnamegroep wordt de inlognaam van de afnameleider, die aan deze afname is gekoppeld, vermeld. Deze inlognaam gebruikt de afnameleider op het moment van afname om in te loggen op de afnamemonitor. De afnameleider heeft ook een wachtwoord nodig om in te loggen op de afnamemonitor. Indien de afnameleider zijn wachtwoord niet heeft ingesteld, het wachtwoord is verlopen of wanneer de distributie van de inloggegevens van de afnameleider is mislukt, wordt dit getoond in het scherm met detailinformatie. In dat geval staat er een rood uitroepteken achter de inlognaam van de afnameleider. Handleiding Facet Afnameplanner 44

46 Afbeelding 6.6, afnamegroep, wachtwoord afnameleider Wanneer u met de cursor over het uitroepteken gaat wordt de foutmelding getoond. Afbeelding 6.7, afnamegroep, foutmelding wachtwoord afnameleider De foutmelding kan zijn: 1. Distributie van het wachtwoord van de afnameleider is problematisch. Neem contact op met de beheerder Facet van uw instelling. Deze kan eventueel het wachtwoord van de afnameleider resetten of contact opnemen met de helpdesk Facet. 2. De afnameleider heeft zijn wachtwoord nog niet ingesteld. Neem contact op met de afnameleider met het verzoek het wachtwoord te vullen of te wijzigen. Dit kan de afnameleider zelf doen in Facet. 3. Het wachtwoord van de afnameleider is verlopen. Neem contact op met de afnameleider met het verzoek het verlopen wachtwoord te herstellen. Wanneer de afnameleider dit niet kan doen, laat deze dan contact opnemen met de beheerder Facet van uw instelling om het wachtwoord te laten resetten. Iedere gebruiker krijgt bij registratie/resetten een met daarin een link, waarmee ze hun eigen wachtwoord kunnen wijzigen of resetten. De afnameleider krijgt, op het moment dat deze aan een afnamegroep wordt gekoppeld, ook een met daarin een link om het wachtwoord te wijzigen. Corrector Indien er geen corrector aan de afname gekoppeld is terwijl het examen dit wel vereist, wordt dit in de detailinformatie van de afnamegroep getoond. Achter 1 e corrector staat dan in het rood Niet gevuld. Zie afbeelding 6.6 De corrector hoeft pas gevuld te zijn op het moment dat u de afnamegroep wilt vrijgegeven voor correctie. U kunt dit alsnog invullen door de gegevens van de afnamegroep te wijzigen. Zie paragraaf 6.2 en 8.1. Kandidaten raadplegen Handleiding Facet Afnameplanner 45

47 Door op de knop te klikken krijgt u een overzicht van de ingeplande kandidaten. U kunt dit overzicht afdrukken door te klikken op. In dit overzicht kunt u de kandidaten uit de afnamegroep raadplegen inclusief o.a. hun inlognamen, de verdeling over de verschillende varianten (sessie) en het recht op audio (verklanking). Afbeelding 6.8, afnamegroep, raadplegen kandidaten 6.2 Afnamegroep wijzigen Door middel van de knop in het detailoverzicht (afbeelding 6.3) van de afnamegroep kunt u wijzigingen aanbrengen in een afnamegroep. Afhankelijk van de status van de afnamegroep kunt u verschillende wijzigingen aanbrengen. U kunt een afnamegroep handmatig wijzigen door de wizard, welke ook gebruikt wordt bij het handmatig plannen van een afname (zie paragraaf 5.2), te doorlopen en de wijzigingen aan te brengen en op te slaan. U kunt een afnamegroep ook wijzigen door een aangepaste afnamegroep in te lezen. Door in het overzicht met afnamegroepen de afnamegroep opnieuw te selecteren ziet u de door u aangebrachte wijzigingen. Indien u een afnamegroep wilt wijzigen door het inlezen van een nieuw planningsbestand moet u er rekening mee houden dat het groeps_id_import gelijk moet zijn aan het groeps_id_import van het eerder ingelezen bestand. Dit kan alleen zolang de status nog ingepland is. Wanneer u een afnamegroep heeft aangemaakt en hier handmatig wijzigingen in wilt maken moet u de afnamegroep eerst sluiten en de pagina verversen. Op die manier wordt de status van de afnamegroep bij gewerkt en kunt u daarna de wijzingen aanbrengen. Indien u dit niet doet en een wijziging wilt aanbrengen krijgt u een foutmelding. Zie afbeelding 6.9. Handleiding Facet Afnameplanner 46

48 Afbeelding 6.9, afnamegroep, foutmelding bij wijzigen afnamegroep Status ingepland Als de afnamegroep nog de status ingepland heeft kunt u alles wijzigen aan de afnamegroep m.u.v. het geselecteerde examen. Wanneer u het verkeerde examen heeft geselecteerd kunt u de afnamegroep verwijderen (zie paragraaf 6.4) en opnieuw plannen. Status gedistribueerd Vanaf 84 uur voor de afname wordt de afnamegroep gedistribueerd naar de afnameomgeving. Als de afnamegroep naar de afnameomgeving is gedistribueerd kunt u deze niet meer verwijderen. Op de dag van afname kan de afnameleider de afnamegroep vanaf 0.00 uur vrijgeven zodat de kandidaten het examen of de toets kunnen maken. Zolang de afnamegroep door de afnameleider niet is vrijgegeven kunt u nog wijzigingen aanbrengen in de afnamegroep. Let op: als afnameplanner kunt u niet zien of de afnamegroep door de afnameleider is vrijgegeven. Indien u op de dag van afname nog wijzigingen wilt aanbrengen moet u eerst bij de afnameleider verifiëren of de afnamegroep nog niet is vrijgegeven. Afnamegroep nog niet vrijgegeven Wanneer de afnamegroep nog niet is vrijgegeven kunt u alle gegevens van de afnamegroep wijzigingen m.u.v. het geselecteerde examen, de afnamedatum en de afnamemodus (online of offline afname). Bij een online afname zijn de wijzigingen meteen zichtbaar op de afnameomgeving. Bij een offline afname worden de wijzigingen, nadat deze zijn opgeslagen, gedistribueerd naar de afnameomgeving. De distributie wordt automatisch gestart. De gewijzigde gegevens zijn na distributie zichtbaar in de afnamemonitor van de afnameleider. Afnamegroep reeds vrijgegeven Wanneer de afnamegroep door de afnameleider is vrijgegeven en een kandidaat is gestart met de afname kunt u geen wijzigingen meer doorvoeren, m.u.v. het wijzigen van de afnameleider die aan de afnamegroep is gekoppeld. De afnameleider kan gewijzigd worden zolang de afnamegroep nog niet is gesloten. Dus ook tijdens de afname kunt u indien nodig de afnameleider wijzigen. Wanneer de afnamegroep is vrijgegeven maar nog geen enkele kandidaat is gestart met de afname, kan de afnameleider de afname weer blokkeren. De afnameplanner kan vervolgens alsnog wijzigingen aanbrengen. De afnamegroep kan dan aangepast worden zoals hierboven is beschreven onder Afnamegroep nog niet vrijgegeven. Handleiding Facet Afnameplanner 47

49 6.3 Wijzigen afnameleider tijdens afname Tijdens de afname kunt u de afnameleider wijzigen. U wijzigt de afname zoals in paragraaf 6.2 is beschreven en selecteert een andere afnameleider. U slaat de gewijzigde gegevens op. De toegang van de eerste afnameleider tot de afnamegroep wordt op dat moment geblokkeerd. De tweede afnameleider wordt per mail geïnformeerd en kan inloggen op de afnamemonitor en de afnamegroep overnemen. 6.4 Afnamegroep verwijderen Door middel van de knop afnamegroep verwijderen. in het detailoverzicht van de afnamegroep kunt u de Uitsluitend afnamegroepen met de status Ingepland kunnen verwijderd worden. Is de afname gedistribueerd naar de afnameomgeving dan kan de afnamegroep niet meer verwijderd worden. Distributie naar de afnameomgeving vindt vanaf 84 uur voor de afnamedatum plaats. Indien u op de knop verwijdering te bevestigen. klikt om de afnamegroep te verwijderen wordt u gevraagd de Afbeelding 6.2, afnamegroep, bevestig verwijderen Wilt u de afnamegroep verwijderen dan klikt u op. U komt terug in het overzicht met afnamegroepen. De afnamegroep is verwijderd. Wilt u de afnamegroep niet verwijderen dan klikt u op. U komt terug in het scherm met de detailinformatie van de afnamegroep. Handleiding Facet Afnameplanner 48

50 7 Afname Nadat de afname is gedistribueerd naar de afnameomgeving, kan de afnameleider de afname vrijgeven. Het vrijgeven van een afname kan pas vanaf 0.00 uur op de dag van afname. De kandidaten kunnen aansluitend het examen afleggen. Wanneer de afnamegroep nog niet is vrijgegeven kunt u alle gegevens van de afnamegroep wijzigingen m.u.v. het geselecteerde examen, de afnamedatum en de afnamemodus (online of offline afname). Zie paragraaf 6.2. Let op: als afnameplanner kunt u niet zien of de afnamegroep door de afnameleider is vrijgegeven. Indien u op de dag van afname nog wijzigingen wilt aanbrengen moet u eerst bij de afnameleider verifiëren of de afnamegroep nog niet is vrijgegeven. 7.1 Afname gesloten Zodra na afname van het examen de afnamegroep door de afnameleider is afgesloten, wordt de status van de afnamegroep automatisch gewijzigd in Afname afgesloten. U ziet dit in de details van de afnamegroep. Afbeelding 7.1, afnamegroep, afname afgesloten Niet afgesloten afnamegroepen worden de dag na de afname om 8 uur s morgens automatisch afgesloten. Niet ingeleverde afnames worden dan automatisch afgebroken. Wanneer een dag na de afname om 9.00 blijkt dat de gegevens van de afnamegroep niet correct zijn ontvangen door DUO, ontvangt de afnameplanner een bericht. DUO raadt aan contact op te nemen met de systeembeheerder of de helpdesk Facet om te achterhalen wat het probleem is. Nadat de afname is gesloten, geeft u de afname vrij voor correctie. Dit doet u door bij de details van de afname te kiezen voor de optie. Dit kan alleen bij een afname waarin open vragen zijn opgenomen. Zie hoofdstuk 8. Handleiding Facet Afnameplanner 49

51 Betreft het een afname met alleen automatisch scoorbare vragen, dan wijzigt de status nadat de afnameleider de afname heeft gesloten in Correctie afgesloten. Er hoeft in dat geval geen correctie plaats te vinden. Is van een afname ook de normering op voorhand al beschikbaar (bijvoorbeeld bij voorbeeldexamens) dan wijzigt de status meteen in Genormeerd. Zie hoofdstuk Proces-verbaal Tijdens de afname wordt er automatisch een proces-verbaal aangemaakt op de afnameomgeving. In dit proces-verbaal worden de gegevens van de afnamegroep vastgelegd. Tijdens de afname kan de afnameleider relevante informatie via de afnamemonitor aan het proces-verbaal toevoegen. Nadat de afnameleider de afname heeft gesloten en de afnamegegevens zijn gedistribueerd kunt u het proces-verbaal downloaden en er opmerkingen aan toevoegen. Zowel de afnameleider als de afnameplanner moet het proces-verbaal vullen. Als er problemen optreden kan men informatie uit het proces-verbaal halen. Om het proces-verbaal te downloaden klikt u op (zie afbeelding 7.1). Het proces-verbaal wordt als een pdf-bestand geopend. Afbeelding 7.2, proces-verbaal afnamegroep Indien nodig kunt u uw opmerkingen toevoegen aan het proces-verbaal. Klik hiervoor op (zie afbeelding 7.1). In het veld Opmerkingen (zie afbeelding 7.3) kunt u uw aanvullingen op het procesverbaal vermelden. U klikt op om de aanvulling op te slaan. Handleiding Facet Afnameplanner 50

52 Wilt u geen aanvullingen toevoegen dan klikt u op. Afbeelding 7.3, bewerk proces-verbaal afnamegroep Uw aanvullingen worden toegevoegd aan het proces-verbaal waarna u het proces-verbaal opnieuw kunt downloaden. Handleiding Facet Afnameplanner 51

53 8 Afname vrijgeven voor correctie Aan afnames waarin open vragen zijn opgenomen, moet een corrector gekoppeld zijn voor de correctie van de open vragen. Als de afname is afgesloten door de afnameleider kan de afname vrij worden gegeven voor correctie. Bij enkele examens is een externe corrector vereist. Dit wordt aangegeven wanneer u een afname inplant. Tevens wordt er dan weergegeven welke school voor de externe correctie gekoppeld is aan de afname. Deze koppeling wordt al eerder bepaald. De interne en externe correctie kunnen gelijktijdig plaatsvinden. 8.1 Interne corrector koppelen aan afname Een afname kan pas worden vrijgegeven voor correctie wanneer er een corrector is toegekend aan de afnamegroep. Bij het handmatig plannen van een afnamegroep kan de corrector al voor de afname gekoppeld worden aan de afnamegroep. Dit is echter niet verplicht. De corrector kan ook nog worden toegevoegd na de afname. Wanneer u een afnameplanning heeft geïmporteerd, moet de corrector na het importeren van de afname nog handmatig aan de afnameplanning worden gekoppeld. De gegevens van de corrector kunnen namelijk niet worden opgenomen in het importbestand. Het koppelen van de corrector kan zowel voor als na de afname gebeuren. Indien er geen corrector aan de afname is gekoppeld, terwijl de afname dit wel vereist, wordt dit in de detailinformatie van de afnamegroep getoond. Achter 1 e corrector staat dan in het rood Niet gevuld. Afbeelding 8.1, afnamegroep, corrector niet gevuld Om de corrector aan de afname te koppelen, selecteert u de afnamegroep in het Overzicht afnamegroepen. In het detailoverzicht van de afnamegroep klikt u op. U doorloopt de wizard tot het tabblad Correctie. Hier selecteert u de corrector. Vervolgens doorloopt u de rest van de wizard en slaat u de gewijzigde gegevens op. Zie ook hoofdstuk 6. Handleiding Facet Afnameplanner 52

54 8.2 Vrijgeven voor correctie Een afname met open vragen moet nadat deze is afgesloten door de afnameleider worden vrijgegeven voor correctie. Afbeelding 8.2, afnamegroep, vrijgeven voor correctie U selecteert de afnamegroep in het Overzicht afnamegroepen. In het detailoverzicht van de afnamegroep klikt u op. Indien er geen corrector aan de afname gekoppeld is en u klikt op u onderstaande foutmelding. krijgt Afbeelding 8.3, foutmelding vrijgeven afname voor correctie U voegt de corrector alsnog toe en klikt nogmaals op. U komt terug in het Overzicht afnamegroepen. Als u de afnamegroep nogmaals selecteert ziet u dat de status is gewijzigd in Correctie vrijgegeven, waarna ook meteen de distributie start naar de correctieomgeving. Nadat de distributie is geslaagd wijzigt de status in Gedistribueerd Zie ook paragraaf 6.1. Afbeelding 8.4, afnamegroep, afname gedistribueerd naar de correctieomgeving Op het moment van distributie van de afnamegroep naar de correctieomgeving wordt de corrector per mail geïnformeerd over de afname die hij kan gaan corrigeren. Wanneer de corrector klaar is met corrigeren en de correctie heeft gesloten, wijzigt de status in Correctie afgesloten wanneer er sprake is van alleen een interne corrector. Wanneer er ook sprake is van een externe corrector, dan wijzigt de status in 1 e correctie afgesloten. Handleiding Facet Afnameplanner 53

55 Afbeelding 8.5, afnamegroep, correctie afgesloten 8.3 Wijzigen corrector Op ieder moment, ook als een corrector reeds gestart is met het corrigeren van een afname, kan de corrector gewijzigd worden mits de correctie nog niet is gesloten. U wijzigt de corrector bij de afnamegroep zoals in paragraaf 8.1 is beschreven. De nieuwe corrector wordt per mail geïnformeerd dat hij kan starten met het corrigeren van de afname. Het is van belang dat u de interne corrector eerst informeert voordat u een nieuwe corrector aan de afname koppelt. Op die manier voorkomt u dat de interne corrector nog aan het corrigeren is terwijl er een nieuwe corrector aan de afname wordt gekoppeld. Indien de interne corrector reeds is gestart met het corrigeren van de afname blijven de gecorrigeerde vragen bewaard. De nieuwe corrector kan dus verder gaan waar de interne corrector is gebleven, maar heeft ook de mogelijkheid de gecorrigeerde vragen aan te passen. 8.4 Externe corrector koppelen aan afname Wanneer de afname een externe corrector is vereist, wordt dit al aangegeven op het moment dat de school waar de afname plaatsvindt de afname inplant. Tevens wordt er op dat moment de melding gegeven welke school voor de externe corrector is gekoppeld aan de afname. Op het moment dat de afname is ingeplant kan de externe corrector worden gekoppeld aan de afname. De afnameplanner van de school waarop de externe correctie plaatsvindt moet de externe corrector aan de afname koppelen. Om de externe corrector in te plannen gaat u in Facet naar Afnamebeheer en vervolgens naar Inplannen externe corrector. Er wordt een overzicht geopend met toegewezen tweede correcties (afbeelding 8.6). Handleiding Facet Afnameplanner 54

56 Afbeelding 8.6, Overzicht externecorrectie In dit overzicht vindt u afnames waarbij externe correctie is vereist en aan welke instelling deze externe correctie is toegewezen. De afnames kunnen verschillende statussen hebben. Wanneer de afname de status Afgesloten heeft, is het niet meer mogelijk een externe corrector toe te kennen. Veld Verzendende locatie Afnamedatum Niveau Leerweg Vak Examen/toetsnaam Status Corrector Verwerking De locatie waaraan de externe correctie is toegekend. De datum waarop de afname heeft plaatsgevonden. Het niveau van de afname. De leerweg van de afname. De vakcode van de afname. De naam van het examen/toets. De status van de afname. De toegewezen externe corrector voor deze afname. Om een externe corrector toe te kennen klikt u op de afname waar u de externe corrector aan wilt koppelen. Het volgende scherm wordt geopend. Afbeelding 8.7, Inplannen externe correctie Handleiding Facet Afnameplanner 55

57 In het veld corrector maakt u met behulp van het dropdown-menu een keuze voor de externe corrector. U ziet hier alleen correctoren staan die gekoppeld zijn aan de instelling die is aangewezen voor de externe correctie. Kies voor wanneer u de externe corrector daadwerkelijk aan de afname wilt koppelen. Kies voor wanneer u de externe corrector niet aan de afname wilt koppelen. U keert dan terug naar het overzicht met toegewezen tweede correcties (afbeelding 8.6). Wanneer u heeft gekozen voor de optie Opslaan keert u terug naar het overzicht met toegewezen externe correcties. De status van de afname is gewijzigd naar Vrijgegeven en de corrector die u heeft gekoppeld wordt getoond achter de afname (afbeelding 8.8). Afbeelding 8.8,Externe correctie gekoppeld afname De externe corrector die u koppelt aan de afname ontvangt hiervan geen e- mail. De instelling waaraan de corrector is gekoppeld heeft wel bericht ontvangen voor welke vakken deze een externe correctie moet uitvoeren en de data waarop dat moet gebeuren. Op het moment dat de externe correctie de correctie afsluit wijzigt de status van de afname in Afgesloten. Na het afsluiten van de correctie moeten de correctoren bij afwijkingen nog overeenstemming bereiken. Wijzigen externe corrector Op ieder moment, ook als een corrector reeds gestart is met het corrigeren van een afname, kan de corrector gewijzigd worden mits de correctie nog niet is gesloten. U wijzigt de corrector bij de afnamegroep zoals in paragraaf 8.1 is beschreven. De nieuwe corrector wordt per mail geïnformeerd dat hij kan starten met het corrigeren van de afname. Handleiding Facet Afnameplanner 56

58 Het is van belang dat u de externe corrector eerst informeert voordat u een nieuwe corrector aan de afname koppelt. Op die manier voorkomt u dat de externe corrector nog aan het corrigeren is terwijl er een nieuwe corrector aan de afname wordt gekoppeld. Indien de externe corrector reeds is gestart met het corrigeren van de afname blijven de gecorrigeerde vragen bewaard. De nieuwe corrector kan dus verder gaan waar de externe corrector is gebleven, maar heeft ook de mogelijkheid de gecorrigeerde vragen aan te passen. Handleiding Facet Afnameplanner 57

59 9 Examenresultaten Als de status correctie afgesloten is kunt u de examenresultaten raadplegen. De verschillende werkwijzen om de examenresultaten op te vragen zijn in dit hoofdstuk beschreven. Voor kandidaten waarvan de afname is afgebroken en niet is herstart wordt geen score bepaald en getoond. 9.1 Inzien examenresultaten per afnamegroep Nadat de corrector, en eventueel de externe corrector, de correctie heeft gesloten, is de knop zichtbaar bij de detailgegevens van de afname. Afbeelding 9.1, inzien examenresultaten Door op de knop te klikken krijgt u een overzicht van de kandidaten uit de afnamegroep en hun examenresultaten. Afbeelding 9.2, overzicht examenresultaten U kunt het overzicht met examenresultaten downloaden als PDF of downloaden als CSVbestand. Klik op de betreffende downloadknop naar keuze. Handleiding Facet Afnameplanner 58

60 Bij afnames waarbij de normering op voorhand is geïmporteerd, zijn de voorlopige eindscores, de definitieve eindscores en de eindcijfers meteen zichtbaar. Er is in dat geval ook nooit een verschil tussen de voorlopige en definitieve eindscores. De status van deze afnames wijzigt nadat de afnameleider de afname heeft gesloten, meteen in Genormeerd. Bij afnames waarbij de normering na afloop van de afname wordt vastgesteld zijn na een eventuele correctie alleen de voorlopige eindscores zichtbaar. De afnamegroep heeft dan de status Correctie gesloten. Nadat de normering is vastgesteld en geïmporteerd wijzigt de status van de afname in Genormeerd. Vanaf dat moment zijn ook de definitieve eindscores en eindcijfers zichtbaar. In de normering kunnen neutralisaties of sleutelfouten opgenomen zijn waardoor er een verschil kan ontstaan in de voorlopige en definitieve eindscore en dus het eindcijfer. 9.2 Eindcijfer per niveau Indien één examenbestand voor meerdere leerniveaus van toepassing is, kan in de normering rekening gehouden worden met de verschillende leerniveaus voor de bepaling van het eindcijfer. In dat geval worden naast de voorlopige en definitieve eindscores en het eindcijfer ook het eindcijfer per leerniveau weergegeven. Zie onderstaande voorbeeld. Het eindcijfer is het cijfer voor de kandidaat behorende bij het opgegeven niveau van de kandidaat. De eindcijfers per niveau zijn de cijfers behorende bij de score van de kandidaat voor de andere leerniveaus. Deze eindcijfers per niveau kunnen van elkaar verschillen maar dit hoeft niet. Het kan ook zijn dat er in de bepaling van de eindcijfers geen rekening wordt gehouden met de verschillende leerniveaus. U kunt de verschillende cijfers voor de verschillende niveaus in de deelrapportage inzien. Afbeelding 9.3, examenresultaten bij gedifferentieerde normering Handleiding Facet Afnameplanner 59

61 9.3 Rapportage examenresultaten Naast de mogelijkheid de examenresultaten per afnamegroep in te zien is het ook mogelijk voor elk BRIN-volgnummer, de resultaten per examen of toets in één keer te downloaden. U gaat hiervoor in Facet naar Examenbeheer en vervolgens naar Examen-/toetsresultaten. Afbeelding 9.4, rapportage examenresultaten U selecteert het BRIN of BRIN-volgnummer waarvoor u de examenresultaten wilt opvragen, geeft de periode op waarover u de resultaten wilt opvragen en selecteert het juiste examen. U kunt de resultaten als Pdf-bestand of als CSV-bestand downloaden. Kies voor de optie die uw voorkeur heeft. In de pdf-rapportage vindt u de kandidaatgegevens, de voorlopige en definitieve eindscore, de vaardigheid en het eindcijfer. Dat laatste is het cijfer dat de kandidaat heeft behaald voor het onderwijstype, het niveau of de leerweg waarmee de kandidaat, voor het examen of de toets, door u in Facet is opgevoerd. De CSV-rapportage is uitgebreider. Hierin vindt u ook het cijfer gedifferentieerd per leerweg of schooltype. Voor de 2F rekentoets ziet u bijvoorbeeld welk cijfer de kandidaat op basis van de score gehaald heeft voor VMBO BB, KB, GL en TL. 9.4 Deelrapportages Naast de rapportages met daarin de kandidaatgegevens gecombineerd met cijfers en scores (per examen) kunt u via Facet ook deelrapportages opvragen. De deelrapportages geven meer inzicht en laten bijvoorbeeld zien hoe een kandidaat per domein van het examen gescoord heeft. De deelrapportages worden op bepaalde momenten beschikbaar gesteld. Wanneer er deelrapportages voor uw onderwijsinstelling klaar staan ontvangt u hiervan een bericht. U kunt in dat geval de deelrapportages in Facet ophalen. U gaat hiervoor naar Rapportage en vervolgens naar Deelrapportage. Handleiding Facet Afnameplanner 60

62 Afbeelding 9.5, downloaden deelrapportage U selecteert het BRIN of BRIN-volgnummer waarvoor u de deelrapportage wilt opvragen, geeft de periode op en selecteert het juiste examen. Kies voor de optie om de deelrapportage als Pdf-bestand te downloaden. Heeft u de rapportage liever als CSV-bestand, vink dan de optie Download als CSV-bestand aan. Handleiding Facet Afnameplanner 61

63 10 Inzage In hoofdstuk 9 is beschreven hoe u de examenresultaten (scores en cijfers) kunt raadplegen en downloaden. Daarnaast kan voor bepaalde examens en toetsen inzage worden verleend aan de kandidaat. Inzage kan aan de kandidaat worden verleend, onder de voorwaarden dat inzage is toegestaan voor het specifieke examen, en de inzage periode nog niet is verstreken Inzage voorbereiden Om inzage te kunnen verlenen moet u gebruik maken van de Inspector applicatie. De Inspector is de client waarin de vragen van het examen of de toets worden getoond en ook de gegeven antwoorden en de toegekende scores. Voordat u de Inspector kunt gebruiken moet u de software voor de Inspector downloaden en installeren. De software en de installatiehandleiding kunt u downloaden in Facet. Ga naar Downloads en Facet om de bestanden te downloaden. Het volgende scherm wordt geopend. Afbeelding 10.1, Installatiebestanden Facet Alle software die van toepassing is op uw onderwijsinstelling kunt u hier downloaden. Als afnameplanner heeft u alleen de software nodig om inzage te verlenen in de vragen en gegeven antwoorden van het afgelegde examen. Dit zijn de bestanden: Handleiding Facet Inspector Facet Inspector (Windows). Handleiding Facet Afnameplanner 62

64 Door op een link te klikken kunt u de software of de bijbehorende installatiehandleiding downloaden. Tijdens de installatie van de Inspector wordt u gevraagd een URL op te geven. Dit is de URL die u ook gebruikt om in te loggen in Facet, namelijk Na correcte installatie verschijnt het icoon van de Inspector op het bureaublad. Afbeelding 10.2, icoon Facet Inspector U start de Inspector op door op het icoon op uw bureaublad te klikken. Via de applicatie komt u wederom op het inlogscherm van Facet. Hier logt u op dezelfde wijze en met dezelfde gegevens in. Tijdens het inloggen via de Inspector vult u net als bij het regulier inloggen, de eenmalige toegangscode in die u per mail ontvangt. Omdat u op dat moment al deels bent ingelogd in de Inspector, ziet u uw gebruikelijke werkbalken niet meer. Met behulp van alt-tab of de Windows toets kunt u uw openen en het eenmalig te gebruiken wachtwoord raadplegen Inzage verlenen Het verlenen van inzage is mogelijk, onder de voorwaarden dat inzage is toegestaan voor het examen, en de inzage periode nog niet is verstreken. In andere gevallen wordt de knop Inzage niet getoond en is inzage niet mogelijk. U start eerst de Inspector op, logt in met uw gegevens en klikt daarna op de knop. Om de resultaten in te zien gaat u in Facet naar afnamebeheer en vervolgens naar Overzicht afnamegroepen, hier selecteert u de afnamegroep en klikt u op de knop. U krijgt een overzicht van de kandidaten uit de afnamegroep en hun resultaten. Handleiding Facet Afnameplanner 63

65 Afbeelding 10.3, overzicht examenresultaten, inzage Klik op de knop Inzage achter de naam van de kandidaat. Als u niet via de Inspector bent ingelogd maar via de gewone browser, verschijnt een foutmelding. De inzage speler wordt gestart voor de geselecteerde afname. De afname kan worden doorlopen als ware een afname tijdens het examen. Er kunnen uiteraard geen wijzigingen in de afname of score worden aangebracht. Als de inzageperiode is verlopen, geeft het systeem een melding dat inzage niet meer is toegestaan. Alleen voor BB/KB-flex kan daarna met het College voor Toetsen en Examens contact worden opgenomen voor inzage op een later tijdstip. Afbeelding 10.4, start inzage Handleiding Facet Afnameplanner 64