D I G I T A L E T R A N S F O R M A T I E V A N A U D I T P R O C E S S E N Z O R G T V O O R H O G E R E K W A L I T E I T B I J D E E N S U P E R M

Transcriptie

1 KLANT CASE D I G I T A L E T R A N S F O R M A T I E V A N A U D I T P R O C E S S E N Z O R G T V O O R H O G E R E K W A L I T E I T B I J D E E N S U P E R M A R K T E N

2 Digitale transformatie van auditprocessen zorgt voor hogere kwaliteit bij DEEN Supermarkten Zoals veel andere bedrijven werden interne voedselveiligheid en HACCP audits bij DEEN vooral op papier uitgevoerd. De winkels van de supermarktketen vulden de vragenlijsten in, maar opvolging en analyses bleven uit. Ook was er vanuit het hoofdkantoor geen goed zicht op de verbeterpunten in winkels en konden er geen verbanden worden gelegd tussen de resultaten van diverse audits. Als kwaliteitsmanager was dit Linda Visser een doorn in het oog: We wilden verbanden kunnen leggen, inzicht hebben in de verbeterpunten van winkels en afdelingen en meer overzicht. Met de papieren werkwijze van toen ging dat bijna niet. Daarom werd gekeken of we het auditproces konden digitaliseren. We hebben met verschillende partijen gesproken en Smile bleek het beste bij DEEN te passen, zowel qua oplossing als qua bedrijf en cultuur. DEEN wilde namelijk niet alleen audits digitaal invullen, maar ook dashboards met overzichten van de resultaten. Dat bood de Audit module van Smile, evenals de mogelijkheid om op maat gemaakte aanpassingen door te voeren om aan de wensen en behoeften van DEEN te voldoen. Pilot in aantal winkels voor optimalisaties Zoals random roulerende vragensets en tailor made audits en looproutes per supermarkt. Niet alle supermarkten zijn hetzelfde ingedeeld namelijk. Afdelingen bevinden zich op andere plekken in de supermarkt of zijn er in de ene supermarkt wel en in de andere niet. Heb je als supermarkt geen afdeling waar vleeswaren worden gesneden, dan hoef je daar ook geen vragen over te beantwoorden tijdens de audit. Om deze zaken te testen en te kunnen optimaliseren in de software werd eerst een pilot gehouden met 10 winkels. Tijdens de pilot ontdekten we bijvoorbeeld dat de vragenlijst geen rekening hield met de verdeling van thema s over verschillende afdelingen. Hierdoor liep men tijdens de audit wel drie keer dwars door de winkel, dat kostte veel tijd. Gelukkig kon Smile dat in de oplossing verwerken en hebben we nu audits op maat voor iedere winkel.

3 Een andere werkwijze De digitalisering van het interne auditproces vereiste een andere werkwijze van zowel het hoofdkantoor als winkelpersoneel. Een flinke transformatie, beaamt Linda: Het duurde ook even voor we de nodige mensen en het benodigde budget meegekregen. Let s go digital was een kreet waar we regelmatig mee eindigden. Die digitale transformatie was gewoon nodig. Tegelijkertijd met de implementatie van de auditsoftware van Smile, zijn we een project gestart om iedere winkel te voorzien van een tablet waarop ze enerzijds de auditvragen in kunnen vullen, maar ook klanten in de winkels de aanbiedingen uit de laatste folders kunnen tonen. Dit was essentieel om de nieuwe manier van auditen goed uit te rollen in de organisatie. Grootschalig bewustwordingsprogramma Voor de uitrol over alle winkels, in 2017, is Linda met haar collega s op tournee gegaan. Ze brachten meerdere winkels uit de regio bij elkaar op één locatie, gaven presentaties en lieten ze zelf de tablets met auditvragen uitproberen om ze een idee te geven hoe het zou gaan werken. Iedereen kreeg instructies mee om ze op weg te helpen. In het begin was het wennen voor iedereen omdat het een nieuwe manier van werken vergde. De jongere werknemers vinden de tablets erg interessant en wenden vrij snel en zorgden voor snelle acceptatie en verdere uitleg in de winkel. De audits worden nu beter en frequenter ingevuld dan voor de digitalisering, mede omdat er meer controle is vanuit het hoofdkantoor en de rayonmanagers.

4 Dagelijks zien we precies welke winkels de dagelijkse audit nog niet hebben ingevuld. Daar kunnen we vervolgens op sturen, terwijl we er voorheen geen zicht op hadden. Verder kunnen winkels nu hun eigen resultaten in een dashboard zien en de rayonmanagers zien dit van al hun winkels. Door inzicht in de resultaten over langere termijn kunnen zij zien welke verbeterpunten verhoudingsgewijs (te) vaak voorkomen. Vervolgens kan de HACCP verantwoordelijke of (assistent) supermarktmanager een verbeterplan formuleren met zijn team. Op het hoofdkantoor hebben we alle resultaten van iedere winkel inzichtelijk. De database raakt steeds meer gevuld en daardoor kunnen we meer gaan analyseren en conclusies trekken aangaande de hele organisatie. Interne audits optimaliseren De audit software wordt intern ingezet, maar DEEN kan er ook op terugvallen bij audits van buitenaf. Als daarbij de auditor of inspecteur een afwijking constateert, kan in Smile gekeken worden wat het eerdere oordeel van de winkel daarop was en dit als leerpunt meenemen. Ook kunnen vanuit het hoofdkantoor de vragen of formulering worden aangepast ter verduidelijking van de interne auditvraag.

5 Goede samenwerking met Smile Met Smile hebben we een goede klik, ook qua bedrijfscultuur, zegt Linda. Ook de samenwerking verloopt goed. Een verbeterpunt bleek de communicatie tussen de technische consultants en de eindgebruikers tijdens projecten. We zaten niet altijd op dezelfde lijn. Als je dat eenmaal beseft kun je er samen aan werken en dan komt het uiteindelijk wel goed. Het is wel erg fijn in de samenwerking met Smile dat meldingen snel opgevolgd worden. Over DEEN Supermarkten DEEN Supermarkten bestaat sinds De keten met 80 winkels en circa medewerkers bevindt zich voornamelijk in en rond Noord-Holland. De supermarktbranche is dynamisch en gevoelig voor trends, die vaak regionaal geconcentreerd zijn. Daarnaast moeten supermarkten voldoen aan verschillende kwaliteitsnormen met betrekking tot hygiëne en voedselveiligheid.

6 Ook aan de slag met het digitaal transformeren van het auditproces? Vraag een adviessessie aan! Volg Smile op social media!