REGIEVOLWASSENHEID door Denis Verhoef (Kirkman Company)

Transcriptie

1 REGIEVOLWASSENHEID door Denis Verhoef (Kirkman Company)

2 1-1. Rekenkamer & Elias 1) Beslissers in het politieke veld geloven in ICT als wondermiddel voor het oplossen beleidsvraagstukken, maar hebben vaak onvoldoende zicht op de mogelijkheden van ICT. 2) Deadlines worden vaak niet vastgesteld op basis van een onderbouwde en realistische planning, maar op basis van politieke overwegingen. 3) Belangrijke wijzigingen in eisen of randvoorwaarden zijn lang niet altijd aanleiding voor herbezinning op de uitgangspunten van het project. 4) Vaak zijn verschillende, autonome, organisaties bij IT-projecten betrokken waardoor centrale regie of doorzettingsmacht ontbreekt. 5) Een grote impact op de ITinfrastructuur gaat over het algemeen hand in hand met een organisatie verandering, wat bij het realiseren van politieke doelstellingen vaak over het hoofd wordt gezien. 6) Projectdoelen zijn vaak niet scherp gedefinieerd. Daardoor vormen externe IT-leveranciers zich een incompleet en mogelijk zelfs onjuist beeld van wat de opdrachtgever verwacht. 7) IT-systemen staan vaak niet op zichzelf maar moeten worden aangesloten op andere, bestaande, systemen. Hiermee wordt vaak geen rekening gehouden. 8) De ontwikkelingen op het gebied van ICT gaan razend snel.

3 1-2. Inleiding Choice Change Control Klant Sourcings -doel Sourcings strategie RfP Selectie Regie Contractering Transitie Offerte Delivery Leverancier Tender Tijd

4 1-2. Inleiding Choice Change Control Professioneel opdrachtgeverschap Klant Sourcings -doel Sourcings strategie RfP Selectie Regie Contractering Transitie Offerte Delivery Leverancier Tender Tijd

5 2. STRATEGIE organisatiespecifiek

6 3. CHANGE: RfP Choice Change Control Klant Sourcings -doel Sourcings strategie RfP Selectie Regie Contractering Transitie Offerte Delivery Leverancier Tender Tijd

7 3. CHANGE: Tender Doel: het selecteren en contracteren van de (markt)partij die in staat is de best passende dienstverlening te leveren Pakket van Klant Eisen Markt- Opstellen Vraag a/d markt Reacties van leveranciers Selecteren beste aanbod Onderhandelen & tekenen Getekend Contract benaderings plan Markt Basispatroon

8 3. CHANGE: Tender Instrument Request for Information Doel van het instrument Bepalen welk marktaanbod er is Van longlist naar shortlist Opdoen van inspiratie voor een goed PvE Aantal leveranciers Request for Proposal Van shortlist naar 1 of 2 leveranciers Vaststellen wat de beste offertes zijn Proof of Concept opdracht Selecteren beste leverancier Toetsen van de haalbaarheid van specifieke eisen

9 3. CHANGE: De RfP I. Dienstverlening Diensten IT-componenten Functionele en niet-functionele eisen Service levels Flexibiliteit (aard, volume) Bijlagen: PDC/dienstenbeschrijving SLA II. Transitie Uitgangspunten Fasering Bijlage: Risicoanalyse; transitieplan III. Besturing en organisatie Rapportages/audits/benchmarks Stuurinstrumenten Verantwoordelijkheden Rollen Overleggen, communicatie Bijlage: DAP Voor transitie en dienstverlening Strategisch, tactisch, operationeel Incl. contractmanagement IV. Kostenmodel Spreadsheet met formules op basis van cost drivers [Voor transitie en dienstverlening] Financiele bepalingen Bijlage: DFA V. HR-bepalingen Over te nemen personeel Condities voor overname VI. Juridische bepalingen Deels standaard Spelregels voor contractflexibiliteit en groei, krimp en wijziging van dienstverlening Bijlage: Contract VII. Eisen aan de leverancierorganisatie Economische stabiliteit Technische bekwaamheid (referenties, competenties, volume, certificering, ) VIII. Randvoorwaarden klantorganisatie IT-infrastructuur IT-beleid en strategie Maatschappelijke ontwikkelingen

10 3. CHANGE: Een effectieve RfP 1. Inhoud zijn alle onderwerpen netjes afgedekt (zie vorige slide)? 2. Vorm wat wil ik te weten komen? 3. Consistentie spoort de vragenlijst met het gunningsmodel? 4. Spanning is het gunningsmodel effectief? CASUS

11 4. REGIE in enge zin Regie Prestatiebeinvloeding

12 4. Effectiviteit van regie ( = bestuurbaarheid van dienstverlening) Regie opdracht (eisen) prestatie Delivery

13 4. Effectiviteit van regie ( = bestuurbaarheid van dienstverlening) 5. gedrag 1. KPI s Regie 2. normen 4. bijsturen 3. waarnemen Delivery

14 4. Effectiviteit van regie ( = bestuurbaarheid van dienstverlening) 5. gedrag 1. KPI s Regie 2. normen Voor iedere belangrijke IT-prestatie : zijn de KPI s (de wakkerhouders ) helder, doorleefd en gedragen? 4. bijsturen 3. waarnemen zijn ze genormeerd? wordt de realisatie adequaat gevolgd? Delivery zijn er adequate stuurinstrumenten? honing / azijn, juridisch, imago, organisatorisch, proportioneel CASUS wordt gedrag vertoond? bestuurders met analytical skills, executive power en beschikbaarheid

15 1 Vaststellen KPI s Sturen we op de goede normen? 2 Vaststellen Prestatienormen Zijn de normen goed? Regievoering 3 4 Vaststellen Rapportages Vaststellen Stuurinstrumenten Kunnen we de prestatie volgen? Kunnen we de prestatie effectief beinvloeden? 5 Vaststellen processen &Verantwoordelijkheden Welke processen hebben we nodig & welke Verantwoordelijkheden moeten we beleggen? Regieverantwoordelijkheid 6 Vaststellen Rollen Bij welke rollen doen we dat? 8 Vaststellen 7 9 Competenties Wat hebben die rollen nodig om hun verantwoordelijkheden waar te maken? Vaststellen Overleggen Werken die rollen effectief samen? Vaststellen # fte Om hoeveel fte gaat het? Regieorganisatie

16 5. Regievolwassenheid vaststellen? Wat meten? zacht Samenwerking Rolvastheid hard Effectiviteit van regie Informatiehuishouding Hoe meten? Gestructureerde interviews Documenten Waarnemingen Onderliggend regiemodel regieprocessen regierollen regieoverleggen regieproducten cultuur in de regiefunctie omvang van de regiefunctie

17 5-1. Achterliggend: regieprocessen en rollen Triggers 1. Ondersteuningsverzoek 2. Incident of verstoring in dienstverlening 3. Nieuwe behoeften 4. Inproductiename nieuw (of gewijzigd) systeem 5. Uitproductiename bestaand systeem 6. Nieuw contract voor dienstverlening 7. Beeindiging lopend contract 8. Aanschaf nieuwe assets 9. Uitfasering bestaande assets 10. Nieuwe maand 11. Nieuw jaar 12. Regieprocessen 1. Portfoliomgt 2. Architectuur 3. Jaarplanning 4. Security management 5. Continuity management 6. Financieel beheer 7. Assetmanagement 8. IT-inkoop 9. Contractmanagement 10. Service level management 11. Projectmanagement 12. Changemanagement 13.

18 5-2. Achterliggend: regieprocessen en rollen Contractmanager Changemanager Serviceportfoliomanager Verantwoordelijkheden: 1. Inkoopproces 2. Contractmanagement 3. Relatiebeheer Gedragscompetenties: 1. Marktgerichtheid 2. Oordeelsvorming 3. Samenwerken 4. Initiatief 5. Resultaatgerichtheid Rolvereisten: # fte: Verantwoordelijkheden: 1. Registreren / organiseren 2. Analyse, review, planning 3. Uitvoering 4. Kwaliteitsbewaking Gedragscompetenties: 1. Plannen en organiseren 2. Probleemanalyse 3. Oordeelsvorming 4. Onafhankelijkheid 5. Vasthoudendheid Rolvereisten: # fte: Verantwoordelijkheden: 1. Serviceportfolio alignment 2. Serviceportfolio dev ment 3. Serviceportfolio mgt. 4. Servicecatalogus Gedragscompetenties: 1. Plannen en organiseren 2. Besluitvaardigheid 3. Mondelinge presentatie 4. Onderhandelen 5. Resultaatgerichtheid Rolvereisten: # fte:

19 5-3. Onderzoek naar samenwerking Klant 1 Klant 2 Afd 1 Uw rol / afdeling Lev 2 Afd 2 Lev 1 Voor iedere relatie: agenda hoe regelmatig? hoe formeel? eensluidend beeld proactieve houding mate van documentatie mate van reflectie op de samenwerking

20 5-4. Onderzoek naar rolvastheid en geschiktheid Changemanager Verantwoordelijkheden: 1. Registreren / organiseren 2. Analyse, review, planning 3. Uitvoering 4. Kwaliteitsbewaking Gedragscompetenties: 1. Plannen en organiseren 2. Probleemanalyse 3. Oordeelsvorming 4. Onafhankelijkheid 5. Vasthoudendheid Rolvereisten: # fte: Voor kennis & competenties: beschikbaarheid training & beheer eigenaarschap uniformiteit & standaardisatie kwaliteit mate van reflectie

21 5-5. Achterliggend: regieproducten In het algemeen verstaan we onder regieproducten: - Normen (bijv.: beleid, kaders, plannen, budgetten, servicelevels, eisen, ) - Waarnemingen (bijv.: rapportages, audits, benchmarks, ) - Stuurinstrumenten (bijv. juridische, financiële of op imago gerichte) - Basisadministraties (bijv. portfolio s en databases). Thema s: - Omgeving - Strategie - Financien - Diensten - Projecten - Beveiliging - Jaarplanning - Kalenders - Architectuur

22 5-6. Onderzoek naar informatiehuishouding Voor iedere regieproduct: bestaan eigendom kwaliteit (volledig, juist, actueel) gebruik en naleving regelmaat van onderhoud

23 5-7. Typische interventies in een transformatievoorstel identificatie & verbinding ( Big Why ) verankering omgeving prestatiekern ( wakkerhouders ) samenwerkingsafspraken maken en oefenen informatiehuishouding op orde

24 14. Vragen