HANDLEIDING SUBSTITUTIE. digitaliseren van personeelsdossiers. vernietigen van het fysieke exemplaar

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "HANDLEIDING SUBSTITUTIE. digitaliseren van personeelsdossiers. vernietigen van het fysieke exemplaar"

Transcriptie

1 HANDLEIDING SUBSTITUTIE voor het digitaliseren van personeelsdossiers en het vernietigen van het fysieke exemplaar Sebastiaan Stevens Adviseur Informatievoorziening IA/DIV Juli 2014 Versie 2.2 (definitief)

2 Inhoudsopgave Inleidend gedeelte Vooraf Doelstelling Wettelijk kader/gebruikte informatie Argumenten Betrokken partijen Financiële consequenties Planning... 5 Inrichting van het vervangingsproces Selectieproces Voorbereiden van de personeelsdossiers Scanproces, registratieprocedure en opname in beheerssysteem Kwaliteitsprocedures Vernietigingsprocedure...11 Technische inrichting Apparatuur Scaninstellingen en bestandsformaten Kwaliteit volgens kwaliteitsindex...13 Bijlagen Toetsing aan RODIN + toelichting Tabbladindeling personeelsdossiers Service Level Agreement afgesloten met Repro Mercurius Certificeringen YouForce Beschrijving AO organisatie Beheren Personeelsdossiers Specificaties Kodak High Volume 5800 scanner Specificaties Kodak 700 scanner...33

3 Inleidend gedeelte 1. Vooraf De gemeente Ede is intensief bezig met het digitaliseren van haar werkprocessen om zodoende efficiënter en effectiever te kunnen werken. Het digitaliseren van de dagelijks inkomende post en haar bestaande archieven zijn hiervoor essentieel. Momenteel wordt het volledige personeelsarchief van de gemeente Ede nog fysiek bewaard. In mei 2014 is echter besloten om alle actuele personeelsdossiers (die bewaard worden in het dynamisch archief) te laten digitaliseren door ServicePoint en vervolgens op te slaan in de applicatie YouForce. Deze applicatie wordt momenteel al intensief gebruikt door de afdeling personeelszaken en wordt door medewerkers van de gemeente Ede gebruikt om individuele personeelszaken in te regelen zoals verlof. De wens bestaat om na correcte digitalisering van de personeelsdossiers enkel nog te werken met het digitale exemplaar in YouForce en het fysieke exemplaar te laten vernietigen. Dit geldt tevens voor fysieke documenten die achteraf gescand worden en toegevoegd worden aan het digitale personeelsdossier in YouForce. Conform wet- en regelgeving dient dit geregeld te worden middels een machtiging tot vervanging die wordt afgegeven door het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Ede. Het onderliggende proces om tot daadwerkelijke vervanging over te mogen gaan heet substitutie. In dit handboek wordt dit proces beschreven, waarna het ter toetsing en accordering wordt voorgelegd aan de archiefinspecteur en gemeentearchivaris. 2. Doelstelling Doelstelling van dit plan van aanpak is daarom ook om een machtiging tot vervanging te verkrijgen van het college van B&W, voor de papieren personeelsdossiers die eenmalig worden gescand en daarna worden opgenomen in YouForce. Onder substitutie verstaan we het vervangen van archiefbescheiden door reproducties. De originele bescheiden worden vervolgens vernietigd. Het toepassen van substitutie houdt tevens een doorlopende verklaring van vernietiging van de papieren archiefbescheiden in. De reproducties nemen dus volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. Zij worden daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet Scannen is de bekendste vorm van vervanging: je maakt van een papieren origineel een digitaal origineel. Scannen heeft aspecten van goede staat; (je moet kwalitatief goed scannen) en toegankelijke staat (het digitale bestand moet hervindbaar en te openen zijn). Bij digitalisering van documenten spelen de volgende aspecten een belangrijke rol: Betr ou wba ar he id: de eigenschap dat de feiten die in een document gepresenteerd zijn in overeenstemming met de werkelijkheid zijn. De inhoud van het document is een juiste weergave van de feiten die erin opgenomen zijn; Auth ent ic ite it: de garantie dat de weergave van een document volledig en geheel in overeenstemming is met de oorspronkelijke vastlegging en de functie die het behoorde te vervullen. Authenticiteit is een specifieke vorm van betrouwbaarheid; Integr ite it: een document heeft bij raadpleging (op welk moment ook) dezelfde vorm, inhoud en structuur als op het tijdstip van opmaak. Dezelfde vorm, inhoud en structuur' kan ruimer worden opgevat als 'de vorm, inhoud en structuur moeten reconstrueerbaar zijn'; Dig ita le duur zaam heid : de garantie dat een document in een format is opgeslagen waarin het gedurende de volledige periode dat het moet worden bewaard beschikbaar is en kan worden geopend (leesbaar is). Het uiteindelijke doel is dat de toegankelijkheid en beschikbaarheid van de informatie digitaal wordt geregeld en in vergelijking met de fysieke archivering sterk verbeterd zal worden. Door digitale archivering zal er bovendien enorm worden bespaard op fysieke archiefruimte. Bovendien wordt veel efficiënter gewerkt door het voorkomen van dubbel werk (niet meer én op papier én digitaal). Handboek substitutie personeelsdossiers 3

4 3. Wettelijk kader/gebruikte informatie Archiefverordening gemeente Ede 2009; Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995; Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Gelderland; Besluit Informatiebeheer gemeente Ede 2009; Geactualiseerde selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996, vastgesteld op 25 juni Deze lijst is o.a. gebaseerd op specifieke personeelswetgeving zoals: Ambtenarenwet; Algemene burgerlijke pensioenwet; Arbeidsomstandighedenwet; Wet bescherming persoonsgegevens; Wet op de ondernemingsraden; Wet uitbreiding loondoorbetaling bij ziekte; Wet flexibiliteit en zekerheid; Wet arbeid en zorg; Wet verbetering poortwachter; Werkloosheidswet; Ziektewet. Vernietigingslijst 1983 (Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden van (inter)gemeentelijke organen dagtekenende van na 1850); Bewaren en Bewijzen, brochure Ministerie van Economische Zaken en ECP NL; Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/ (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling). 4. Argumenten Door het scannen en archiveren van de digitale versies van de personeelsdossiers wordt de toegankelijkheid en beschikbaarheid vele malen groter dan in het geval van fysieke archivering. Daarnaast wordt er veel efficiënter gewerkt door het voorkomen van dubbel werk en dubbele opslag. Ook wordt geanticipeerd op het gegeven dat steeds meer bestanden elektronisch worden aangeleverd. Door het vernietigen van de vervangen papieren personeelsdossiers worden 'dure' meters archiefruimte bespaard. Fysieke personeelsdossiers moeten namelijk (minimaal) tot vijf jaar na uitdiensttreding bewaard blijven. Bij toepassing van substitutie mogen papieren personeelsdossiers vernietigd worden direct na correcte digitalisering. 5. Betrokken partijen Het toepassen van substitutie op de personeelsdossiers heeft invloed op de werkzaamheden van verschillende partijen, zoals: G em eentearc hiv ar is. Conform het besluit informatiebeheer gemeente Ede 2009 is bij deze advies ingewonnen door middel van intensief overleg. De gemeentearchivaris heeft door het zetten van zijn paraaf ingestemd met het handboek; Afdeling personeelszaken. Na toepassing van substitutie heeft deze afdeling alle informatie met betrekking tot personeel digitaal, volledig beveiligd, beschikbaar. Dit maakt het werk voor hen efficiënter; Team DIV. Na toepassing van substitutie op de personeelsdossiers vallen de fysieke archiefwerkzaamheden met betrekking tot de personeelsdossiers weg; ServicePoint. Deze partij scant de personeelsdossiers conform de eisen van substitutie en vernietigen de fysieke exemplaren na goedkeuring door de gemeente Ede. Als waarborg dat ze voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving om de personeelsdossiers van de gemeente Ede te mogen substitueren hebben ze inzage gegeven in hun beleidsstukken; Raet. Deze partij slaat de personeelsdossiers op in de applicatie YouForce. Ze faciliteren enkel de digitale opslag. Het informatie- en archiefbeheer ligt nadrukkelijk bij de gemeente Ede zelf; Handboek substitutie personeelsdossiers 4

5 Repro Mercurius. Deze partij scant alle binnengekomen poststukken van de gemeente Ede. Deze kunnen dus ook bestemd zijn voor een digitaal personeelsdossier. Met Repro Mercurius is een SLA afgesloten ter waarborging van o.a. de kwaliteit. Deze SLA is als bijlage 3 toegevoegd. 6. Financiële consequenties Substitutie heeft een aantal financiële besparingen tot gevolg, zoals: Efficiëntere werkwijze, door onder andere besparing op zoektijd naar informatie, het niet meer hoeven bewaren en opzoeken van papieren originelen en het voorkomen van dubbele opslag; Besparing van aantal meters fysieke opslagruimte en besparing op materiaal (dozen, zippels, mappen, etc.). Substitutie brengt kosten met zich mee in de zin dat er mogelijk op termijn extra digitale opslagruimte aangeschaft moet worden. De verwachting is echter dat deze kosten significant lager zullen zijn dan de besparingen die met substitutie bereikt worden. Er worden geen kosten gemaakt voor apparatuur, daar deze reeds beschikbaar is. 7. Planning Het streven is om per 1 augustus 2014 dit handboek in werking te laten treden. Handboek substitutie personeelsdossiers 5

6 Inrichting van het vervangingsproces 1. Selectieproces Leg iti meri ng v oor s u bs tit uti e Alle personeelsdossiers van medewerkers die nog in dienst zijn bij de gemeente Ede of de Omgevingsdienst de Vallei of die na 1 januari 2013 uit dienst zijn gegaan zijn dossiers die gedigitaliseerd worden. Op het moment van schrijven zijn dit 945 dossiers. Op het moment van daadwerkelijke scanning kunnen dit er iets meer of minder zijn door aanname van nieuwe personeelsleden of vertrek van huidige personeelsleden. Specifiek gaat het om personeelsdossiers die zijn opgebouwd tussen juni 1966 (oudste dossier) en nu. Op het moment van aanlevering van de dossiers voor scanning wordt een actuele lijst van personeelsdossiers gegenereerd, opdat ook nieuw aangemaakte dossiers van recent in dienst gekomen medewerkers gedigitaliseerd kunnen worden. Op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995, in samenhang met de geldende selectielijst van de VNG, mogen personeelsdossiers op termijn vernietigd worden. Personeelsdossiers van personeelsleden met een zwaarwegend belang (zoals bijvoorbeeld de burgemeester) worden wel blijvend bewaard. Conform weten regelgeving begint de (tijdelijke) bewaarplicht te lopen vanaf het moment dat het betreffende personeelslid uit dienst is gegaan bij de gemeente Ede. Voor het bepalen van de bewaar- en vernietigingstermijnen worden de relevante archiefwet- en regelingen toegepast. Omdat er ook personeelsdossiers gedigitaliseerd worden die zijn opgebouwd voor 1995, wordt er zowel gebruik gemaakt van zowel de actuele Gemeentelijke Selectielijst als de vernietigingslijst De medewerkers van de afdeling DIV, in samenspraak met de archiefinspecteur, bepalen op basis hiervan de bewaar- en vernietigingstermijnen van (onderdelen van) de personeelsdossiers. Alle fysieke personeelsdossiers zijn opgebouwd conform een standaard tab bladindeling. Niet elk personeelsdossier beschikt over evenveel tabbladen. De tabbladen die in een personeelsdossier voor kunnen komen zijn opgenomen in bijlage 2. Conform de huidige regels mag een substitutiebesluit, voor zowel te bewaren als te vernietigen dossiers, door het College van Burgemeester en Wethouders (B&W) genomen worden. De gemeentearchivaris zal voorafgaand aan het indienen van het machtigingsverzoek bij het College advies uitbrengen. Zodra het besluit door het College is genomen gelden de gedigitaliseerde personeelsdossiers als origineel archiefdocument. De fysieke personeelsdossiers worden vervolgens drie maanden na afronding van de digitalisering vernietigd door ServicePoint. Tot het moment van vernietiging worden de fysieke personeelsdossiers, conform alle eisen uit de archiefwet, bij ServicePoint bewaard. Cr iteri a v oor sc ann en Eis is dat de leesbaarheid van de analoge bescheiden na scanning even hoog is als de leesbaarheid van de bescheiden voorafgaand aan het scannen. Hierom wordt er gescand met automatische kleurdetectie per pagina. Het digitale stuk is hierdoor altijd identiek aan het analoge stuk. 2. Voorbereiden van de personeelsdossiers ServicePoint komt de personeelsdossiers bij de gemeente Ede ophalen en zal de dossiers zelf verpakken in VNG-archiefdozen. Elke doos wordt voorzien van een unieke barcode waarin de inhoud van de doos is beschreven. Hierdoor kunnen individuele dossiers op elk moment in het totale scanproces worden gevolgd (middels Track&Trace). Bij aankomst bij ServicePoint wordt gecontroleerd op volledigheid. Hierna worden in een afgesloten ruimte, waarin enkel de personeelsdossiers van de gemeente Ede worden verwerkt, de dossiers scanklaar gemaakt. Dit betekent dat de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd: De documenten worden uit de dossiers gehaald; Eventuele hechtmiddelen worden verwijderd; Ezelsoren worden verwijderd; Barcodescheidingsvellen worden toegevoegd (overeenkomstig met de tabstructuur in de huidige fysieke personeelsdossiers) als voorbereiding op de indexatie in YouForce; Handboek substitutie personeelsdossiers 6

7 Barcodescheidingsvellen worden toegevoegd om de individuele dossiers van elkaar te kunnen onderscheiden. 3. Scanproces, registratieprocedure en opname in beheerssysteem Voordat alle personeelsdossiers worden gescand, wordt een significante steekproef (test) uitgevoerd. Deze steekproef omvat drie dozen met personeelsdossiers (ca. 30 personeelsdossiers). Dossiers worden met behulp van de barcodevellen ingedeeld (geclassificeerd) en gecontroleerd op scanwaardigheid (hechtingsmiddelen eruit, etc.). Na scanning worden de dossiers opgenomen in YouForce conform de vooraf bedachte classificatiemethode. De testresultaten (van voorbereiding, scanning, indexering en opname in YouForce) worden besproken en moeten goedgekeurd zijn door de gemeente Ede, alvorens de bulk van de personeelsdossiers wordt gescand. De steekproef wordt net zolang herhaald/verfijnd totdat deze naar tevredenheid (100% kwaliteit) van de gemeente Ede is. De steekproef zelf volgt dan ook exact dezelfde procedure als alle andere personeelsdossiers. Deze procedure staat in dit handboek beschreven. De kwaliteitsprocedures in hoofdstuk 4 worden daarmee ook op de steekproef toegepast. Nadat de personeelsdossiers zijn voorbereid voor scanning worden deze in een geautomatiseerd proces gescand waarbij er gescand wordt met automatische kleurdetectie per pagina, de scans middels VRS 1 worden geoptimaliseerd en tenslotte worden omgezet in het duurzame en door OCR op tekst doorzoekbare PDF/A1 formaat. Alle scans worden automatisch gecontroleerd door professionele software. Deze (VRS) controleert of alle pagina's gescand zijn, de scankwaliteit, wel/geen kleur, etc. Mochten hier afwijkingen inzitten dan worden de fouten door gekwalificeerde medewerkers visueel gecontroleerd en zo nodig gecorrigeerd. Van deze controle wordt een logboek bijgehouden. ServicePoint geeft de garantie dat elk gescand personeelsdossier 100% voldoet aan gemaakte kwaliteitsafspraken, die herbevestigd zijn op basis van de testresultaten. De gemaakte scans worden op een apart gedeelte (bestemd voor de gemeente Ede) van de beveiligde server van ServicePoint weggeschreven. Vanuit die locatie worden de scans via een beveiligde verbinding overgezet naar YouForce (zoals beschreven in de volgende alinea). Daarnaast wordt er een exacte kopie gemaakt van het Edese deel van de server en als back-up gedurende minimaal drie maanden bewaard. De digitale beveiligingsprocedures zijn beschreven in onder meer het beveiligingsbeleid van ServicePoint zoals is ingezien door de archiefinspecteur. Na volledige scanning van een individueel personeelsdossier en het akkoord door ServicePoint (op basis van de kwaliteitsafspraken) op de kwaliteit hiervan, worden de afzonderlijke onderdelen van het dossier (conform de afgesproken indexatie (huidige fysiek tabstructuur in het dossier) geconverteerd naar de beveiligde omgeving in YouForce. Binnen YouForce worden de afzonderlijke onderdelen geüpload als PDF/A1-a en worden (deels automatisch) onder andere de volgende metadata vastgelegd: Onderwerp (dat wil zeggen de naam van de tab, zoals: indiensttreding of jubilea); Dossiernummer (elke tab dient herkenbaar gerelateerd te worden aan het dossier waar ze onderdeel van uitmaakt); Volledige naam van het personeelslid; Geboortedatum van het personeelslid; Datum van indiensttreding; Afdeling waarvoor het personeelslid werkt; Datum van toevoeging van het dossier in YouForce (dit geldt ook voor achteraf toe te voegen documenten aan het digitale dossier); Tevens is elk dossier voorzien van een rechtenstructuur, waarin is opgenomen wie welk dossier mag zien. Dit betekent bijvoorbeeld dat een afdelingshoofd van afdeling X nooit een dossier kan inzien van een medewerker van afdeling Y. Na opname van de scans in YouForce worden exacte kopieën van de digitale images gedurende drie maanden bewaard in een beveiligde digitale omgeving bij ServicePoint (verlenging is mogelijk). Pas na een schriftelijk akkoord van de gemeente Ede worden de digitale images door ServicePoint verwijderd. Van deze vernietiging stelt ServicePoint een proces verbaal van vernietiging op. De fysieke personeelsdossiers worden na correcte scanning gedurende drie maanden bewaard in een beveiligde omgeving (conform de eisen uit de archiefwet) bij ServicePoint (verlenging is mogelijk). Na 1 VRS (Virtual ReScan) is onderdeel van de scansoftware en controleert de gemaakte scans automatisch op kwaliteit en toetst de scan aan de vooraf ingestelde scaninstellingen. Handboek substitutie personeelsdossiers 7

8 schriftelijke bevestiging door de gemeente Ede worden de fysieke personeelsdossiers (conform de eisen uit de archiefwet) vernietigd. Een proces verbaal van vernietiging wordt hiervan opgemaakt en toegezonden aan de gemeente Ede die deze als blijvend te bewaren opneemt in haar archief. Samengevat ziet het proces er als volgt uit: Na afronding van de scanwerkzaamheden door ServicePoint zullen er nog steeds fysieke documenten bestemd voor personeelsdossiers toegezonden worden aan de gemeente Ede. Voor deze fysieke documenten geldt vervolgens de volgende procedure: Het fysieke document wordt aangeboden bij het Edese bedrijf Repro Mercurius voor scanning. Dit is het bedrijf dat alle post voor de gemeente Ede scant. Voor Repro Mercurius gelden dezelfde scaneisen en kwaliteitscontroleprocedures als voor ServicePoint. Deze zijn vastgelegd in een SLA (zie bijlage 3). Repro Mercurius scant de fysieke documenten met een Kodak 700 scanner. De specificaties hiervan zijn opgenomen in bijlage 7; Repro Mercurius brand de gemaakte en op kwaliteit gecontroleerde scans op een beveiligde DVD, die tezamen met de fysieke documenten in een verzegelde box wordt teruggeleverd aan de gemeente Ede. Daarnaast worden de gemaakte scans gedurende een maand bewaard op een beveiligde server bij Repro Mercurius; De digitale documenten bestemd voor het personeelsdossier worden door de afdeling registratie KCC (conform SLA) gecontroleerd op kwaliteit en vervolgens verplaatst naar de beveiligde map personeelszaken op de P:\-schijf van de gemeente Ede; Geautoriseerde medewerkers van de afdeling personeelszaken controleren de scan op de P:\- schijf, voegen deze vanaf daar toe aan het juiste personeelsdossier in YouForce en voeren de juiste metadata in. De P:\-schijf is dan ook een tijdelijke (maximaal 1 werkdag) opslaglocatie voordat de documenten worden geplaatst in YouForce. De fysieke documenten worden een kwartaal, op datum, bewaard in een afgesloten ruimte (raadhuis D-1) beheerd door het team DIV. Ieder kwartaal worden de fysieke stukken vernietigd. Omdat de machtiging tot substitutie van het college een lopende verklaring van vernietiging van de papieren stukken inhoudt, hoeft niet elke maand opnieuw akkoord voor vernietiging gegeven te worden. Daadwerkelijke vernietiging vindt plaats bij het vernietigingsbedrijf waar de gemeente Ede een contract mee heeft. Qua beheer is er een duidelijk onderscheid tussen de rollen van YouForce en de gemeente Ede in de beheeromgeving en het beheer van de digitale personeelsdossiers. Onderstaande tekst (afkomstig uit een mailwisseling met RAET) geeft hier duidelijkheid over: Het uitgangspunt van SAAS is het volgende: De klant (Gemeente Ede) hoeft de software en de daarvoor benodigde hardware niet aan te schaffen, maar betaalt slechts voor het gebruik ervan; De software en hardware wordt niet bij de klant geïnstalleerd, maar bij de Raet. De klant heeft toegang tot de software via internet; Raet verzorgt het (technisch) applicatiebeheer, zoals het maken van backups, het onderhoud en Handboek substitutie personeelsdossiers 8

9 de installatie van nieuwe versies en updates, beveiliging tegen ongeautoriseerde toegang, en dergelijke. Het principe bij Raet is, dat onze klant Raet(-consultants) na implementatie eigenlijk niet meer nodig heeft. Indien een klant iets in de processen (en dus in de systemen) gewijzigd wil hebben, kan zij dat zelf doen. Het functioneel applicatiebeheer ligt dan ook bij onze klanten. Het zou erg kostbaar voor onze klant worden, als voor elke wijziging een consultant ingevlogen zou moeten worden. Handboek substitutie personeelsdossiers 9

10 4. Kwaliteitsprocedures Het substitutieproces dient zodanig vormgegeven te worden dat de kwaliteit van de digitale archiefbescheiden minimaal van vergelijkbaar niveau is als de oorspronkelijke analoge archiefbescheiden. Continuïteit in de bedrijfsvoering, de externe verantwoording van de overheid en de toekomstige generaties die onderzoeken hoe de overheid heeft gefunctioneerd. Dat alles is alleen mogelijk als de digitale informatievoorziening goed is georganiseerd en er betrouwbare bewaarmethoden voor digitale informatie zijn. Het hanteren van kwaliteitsprocedures voor juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid, zorgen ervoor dat de digitale bescheiden aan dezelfde criteria voldoen als de oorspronkelijke analoge bescheiden. a) Juistheid De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de archiefbescheiden wordt op verschillende manieren gegarandeerd. Enerzijds wordt er standaard gescand met automatische kleurdetectie per pagina waardoor daarin geen menselijke keuzes gemaakt hoeven worden en er dus nooit met verkeerde instellingen gescand kan worden. Het toepassen van VRS vergroot eveneens de juistheid van het document. Anderzijds vindt er een automatische en visuele controle plaats direct na scanning van de bescheiden. Mochten hier toch nog onjuistheden in voorkomen dan wordt er direct opnieuw gescand. Eenzelfde visuele controle vindt plaats bij de afdeling personeelsmanagement. Tevens heeft er voorafgaand aan de totale scanning een representatieve test plaatsgevonden die is goedgekeurd door de gemeente Ede. b) Volledigheid Tijdens het klaarmaken van de personeelsdossiers voor het scannen wordt er gecontroleerd op volledigheid. Voorafgaand aan het transport naar ServicePoint worden de dossiers door de verantwoordelijk medewerker van de gemeente Ede gecontroleerd op volledigheid. Alles wat bij ServicePoint arriveert is zodoende compleet. Ook na het scannen van de archiefbescheiden worden deze gecontroleerd op volledigheid. Zijn alle pagina s die gescand moesten worden ook daadwerkelijk gescand? Wanneer blijkt dat de scans niet compleet zijn, wordt de incomplete scan verwijderd en het document opnieuw gescand. Deze wordt vervolgens weer opnieuw gecontroleerd op volledigheid. Deze procedure wordt net zolang herhaald als dat nodig is. De volledigheid wordt tevens gecontroleerd door de afdeling personeelszaken bij het controleren van de scans en eveneens door de medewerkers zelf door hen inzicht te geven in hun digitale personeelsdossier. Nadat alle personeelsdossiers door ServicePoint zijn gescand en zijn ontsloten in YouForce zullen per cluster, ondersteunende afdeling, de regio en de OddV 3 medewerkers geselecteerd worden, waarvan de personeelsdossiers op volledigheid en algehele (scan)kwaliteit worden gecontroleerd. Het gaat in totaal om 40 à 45 medewerkers. De selectie van de medewerkers vindt plaats in overleg met team DIV. Deze zal ervoor zorgen dat er verschillende soorten dossiers gecontroleerd worden. Concreet betekent dit dat er dossiers bij zullen zitten die over alle tabbladen beschikken en dat er een goede verhouding is tussen dossiers van medewerkers die kort, middellang en lang in dienst zijn. Wanneer uit de steekproef blijkt dat er geen 100% kwaliteit is geleverd zullen de onjuist gescande dossiers opnieuw gescand worden door ServicePoint. Daarnaast zal er opnieuw een steekproef uitgevoerd worden, conform de beschreven procedure, maar dan bij 3 andere medewerkers per afdeling/cluster. Mochten er onverhoopt ook daar fouten in zitten dan worden alle dossiers op kwaliteit gecontroleerd. Daarnaast zal via het intranet de gehele organisatie geïnformeerd worden over de beschikbaarheid van het digitale personeelsdossier en de mogelijkheid om deze zelf in te zien. Pas nadat de resultaten van de steekproef bekend zijn kan er een akkoord gegeven worden aan ServicePoint op de kwaliteit. Ter waarborging van de uitvoering van deze procedure is deze vastgelegd in het processchema digitalisering personeelsdossiers dat beheerd wordt door de afdeling personeelszaken. c) Leesbaarheid Tijdens het scanproces zelf worden de gescande bescheiden getoond op een beeldscherm. De getoonde scans zijn dan al reeds door de VRS software behandeld. Er vindt vervolgens een automatische en visuele beoordeling plaats op leesbaarheid, helderheid, kleurechtheid, etc. Door de gebruikte scaninstellingen en de toepassing van VRS kan er eigenlijk niets mis zijn met de leesbaarheid. Mocht er onverhoopt toch een scan niet duidelijk leesbaar zijn dan kunnen het contrast en de helderheid verbeterd worden. Wanneer het achteraf aanpassen van het contrast en de helderheid niet tot een acceptabel Handboek substitutie personeelsdossiers 10

11 resultaat leidt dan kan het betreffende document opnieuw worden gescand. De leesbaarheid wordt bovendien nog vergroot doordat er dagelijks onderhoud op de scanners plaatsvindt (schoonmaken glasplaat, transportrol, etc.). d) Terugvindbaarheid Alle personeelsdossiers worden voorzien van een unieke barcode. Deze barcode bepaalt waar een dossier zich in welke fase van het proces bevindt (Track&Trace). Daarnaast worden bij opname in YouForce unieke metadata toegekend waardoor (een onderdeel van) een dossier altijd terugvindbaar is. Een voorbeeld van een Track&Trace workflow: Overige kwaliteitsprocedures Jaarlijks vindt er een externe audit plaats door de vaste accountant van de gemeente Ede. Hierin worden standaard zaken als informatiebeveiliging, toegankelijkheid en de ICT infrastructuur meegenomen. In het systeem van de AO/IC bij de gemeente Ede wordt substitutie jaarlijks meegenomen. Er wordt gecontroleerd op substitutie door dit handboek te vergelijken met de bestaande inrichting en processen. Er wordt dus zowel technisch (bijvoorbeeld: voldoet Repro Mercurius nog?) als procesmatig (bijvoorbeeld: hoe zit het met autorisaties?) gecontroleerd. Daarnaast is er continu kwaliteitsbewaking van de digitale beheeromgeving en vinden er regelmatig interne controles plaats van onder andere de digitale beheeromgeving. Zo wordt bijvoorbeeld de hard- en software continu gemonitord op haar prestaties, bereikbaarheid en veiligheid en wordt YouForce gemonitord op ongewenste toegang en worden uitgevoerde acties binnen YouForce gelogd. De kwaliteitscontrole op juistheid en volledigheid van YouForce ligt bij de afdeling personeelsmanagement. Daarnaast heeft ServicePoint een gedragscode communicatiemiddelen, een beveilingsplan en een beveiligingsbeleid opgesteld. Elke medewerker van ServicePoint heeft daarnaast een geheimhoudingsverklaring ondertekent en conformeert zich aan deze beleidsstukken. Omdat het om vertrouwelijke informatie van ServicePoint gaat zijn de genoemde stukken enkel ter inzage voorgelegd aan de gemeentearchivaris. Tot slot vindt er jaarlijks binnen de gemeente Ede een systematische risicoanalyse plaats voor onder andere data, systemen, personeel, fysieke locatie en beveiligingseisen. Deze risicoanalyse wordt uitgevoerd in opdracht van het team IPM van de afdeling IA en daarin ook besproken. De risicoanalyse wordt uitgevoerd aan de hand van het NARIS-systeem, dit is een gemeentebreed systeem voor de inventarisatie van risico s (inclusief archiefwettelijke risico's). Naar aanleiding van de uitkomsten van de risicoanalyse wordt een risicoparagraaf opgenomen in het jaarplan van de IT-Regiegroep. Daarnaast worden de risico s meegenomen in de jaarlijks opgestelde nota Risicomanagement en weerstandsvermogen. 5. Vernietigingsprocedure Nadat de papieren personeelsdossiers zijn gescand en de kwaliteit daarvan is gecontroleerd, worden deze uit het werkproces verwijderd ten behoeve van vernietiging. De personeelsdossiers worden minimaal drie maanden bij ServicePoint bewaard tot het moment dat de gemeente Ede schriftelijk aangeeft dat deze, conform wet- en regelgeving, vernietigd mogen worden. Daadwerkelijke vernietiging vindt plaats door de firma Scherpenzeel. Deze beschikt over een CA+ certificaat voor vernietiging conform de DIN veiligheidsklasse 3. Van deze vernietiging wordt een procesverbaal opgemaakt. Een uitgebreide procedurebeschrijving van de fysieke vernietiging van personeelsdossiers is onderdeel van het 'Beveiligingsbeleid ServicePoint', dat is ingezien, getoetst en akkoord bevonden door de gemeentearchivaris. Het vernietigen van de digitale personeelsdossiers gebeurt geautomatiseerd in YouForce. Bij het Handboek substitutie personeelsdossiers 11

12 afsluiten van de digitale personeelsdossiers in YouForce (na uitdiensttreding van de betreffende medewerker) wordt, conform actuele wet- en regelgeving, een gepland vernietigingsjaar ingesteld. Omdat een personeelsdossier is opgebouwd uit verschillende onderdelen, kan er gedifferentieerd worden in bewaar- en vernietigingstermijn. Zo kan er conform wet- en regelgeving een afwijkende vernietigingstermijn ingevuld worden voor bijvoorbeeld medewerkers die gewerkt hebben met gevaarlijke stoffen. Bovendien gelden er, conform de geldende selectielijst, verschillende vernietigingstermijnen tussen en binnen personeelsdossiers. Hierdoor kan er vernietigd worden op onderdelen van een personeelsdossier. Het instellen van de juiste bewaar- en vernietigingstermijnen gebeurt in overleg met de afdeling personeelszaken, het team DIV en de archiefinspecteur van de gemeente Ede. Eens per jaar wordt door YouForce een lijst gegeneerd van alle personeelsdossiers met de vernietigingstermijn van dat jaar. Vervolgens wordt hier collectief een vernietigingscode aan toegekend, waardoor de personeelsdossiers de status vernietigd krijgen en niet meer wijzigbaar zijn (maar nog wel opvraagbaar). Deze lijst met geselecteerde te vernietigen dossiers (of dus onderdelen van dossiers) wordt vervolgens ter accordering voorgelegd aan de gemeente Ede. Na akkoord van de gemeentearchivaris wordt door YouForce alle personeelsdossiers met deze vernietigingscode collectief definitief verwijderd. Dit geldt tevens voor alle personeelsdossiers die op een back-up zijn opgeslagen. De beschrijvingen blijven bewaard, zodat altijd duidelijk is of een stuk vernietigd is of niet. Van deze vernietiging wordt een proces verbaal opgemaakt en toegezonden aan de gemeente Ede, die deze conform wet- en regelgeving archiveert. Een aantal dossiers (of onderdelen daarvan) mogen conform wet- en regelgeving niet vernietigd worden of kennen een afwijkende vernietigingstermijn. Bij het invoeren van deze metadata (bewaartermijn en verwacht vernietigingsjaar) in YouForce wordt hier dus rekening mee gehouden. Handboek substitutie personeelsdossiers 12

13 Technische inrichting 1. Apparatuur Hardware: Voor het scannen van de personeelsdossiers maakt ServicePoint gebruik van diverse Kodak High Volume 5800 scanners. Deze scanner kan scanformaten van A8 t/m A3 verwerken. De scanner kan kleur, grijswaarden en zwart-wit dubbelzijdig scannen met een maximale resolutie van 600 dpi. Een uitgebreid specificatieoverzicht van de Kodak High Volume 5800 scanner is opgenomen in bijlage 6. Software: ServicePoint scant de personeelsdossiers met Kodak Capture Pro versie 4 scansoftware. Deze voldoet aan alle eisen die de gemeente Ede en de provincie hieraan stellen om te kunnen voldoen aan de eisen van substitutie. 2. Scaninstellingen en bestandsformaten De gebruikte scansoftware is dusdanig ingericht dat er standaard gescand wordt met automatische kleurherkenning per pagina. Dit om te voorkomen dat scanmedewerkers zelf moeten beoordelen of een pagina in kleur of zwart-wit gescand moet worden. Een persoonlijke beoordeling kan fouten in de hand werken. Voor respectievelijk kleur en zwart-wit gelden vervolgens de volgende instellingen. Kleur: 300 DPI met een bitdiepte van 24. Zwart/wit: 300 DPI met een bitdiepte van 1. Met deze scaninstellingen wordt voldaan aan Archiefregeling/Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden en NEN ISO Gescande bescheiden worden automatisch omgezet in PDF/A1 formaat. Dit is een zogeheten open source bestandsformaat, waarmee wederom voldaan wordt aan Art. 26 Archiefregeling/Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden en NEN ISO Kwaliteit volgens kwaliteitsindex De kwaliteit (leesbaarheid) van de gescande bescheiden wordt bepaald met behulp van de Kwaliteitsindex (weergegeven als QI). Omdat de QI voor kleurscans anders is dan de QI voor zwart/witscans worden er andere formules gehanteerd om de QI voor beide te berekenen. Daarnaast zijn er verschillende formules voor gedrukte teksten en afbeeldingen. Berekening QI voor gedrukte teksten: Voor kleurscans geldt de volgende formule: QI = dpi x 0,039h/2 Voor zwart/wit-scans geldt deze formule: QI = dpi x 0,039h/3 De letter h in de formule staat voor de hoogte van de kleinste letters in een gedrukte tekst (zoals x en e ) uitgedrukt in millimeters. Voor de formule gaan we ervan uit dat de meeste bescheiden gedrukt zijn met een standaardlettergrootte van 12 punten. De hoogte van de kleinste letter is dan ongeveer 2 millimeter, afhankelijk van het lettertype. De berekende QI kan onderverdeeld worden in drie groepen, te weten: QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder goed leesbaar) QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar) QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar) Voor de pagina's die in kleur gescand worden geldt de volgende QI: (300 x 0,039 x 2)/2 = 11,7 Voor de pagina's die in zwart/wit gescand worden geldt de volgende QI: (300 x 0,039 x 2)/3 = 7,8 Handboek substitutie personeelsdossiers 13

14 Berekening QI voor afbeeldingen: Voor kleurscans geldt de volgende formule: QI = dpi x 0,039w Voor zwart/wit-scans geldt deze formule: QI = dpi x 0,039w/1,5 De letter 'w' in de formule staat voor de breedte in millimeters van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn. Voor de formule gaan we ervan uit dat het kleinste detail de dikte van een dunste lijn op een kaart/tekening/plattegrond is. Deze dikte is ongeveer 0,3 millimeter. De berekende QI kan onderverdeeld worden in drie groepen, te weten: QI 2 = hoge kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn heel goed zichtbaar) QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar) QI < 1 = slechte kwaliteit (d.w.z. relevante details zijn nauwelijks zichtbaar) Voor de afbeeldingen die in kleur gescand worden geldt QI: (300 x 0,039 x 0,3) = 3,51 Voor de afbeeldingen die in zwart-wit gescand worden geldt QI: (300 x 0,039 x 0,3)/1,5 = 2,34 De QI voor zowel de kleur als de zwart/wit scans bij gedrukte teksten en afbeeldingen laat zien dat sprake is van een hoge kwaliteit. Handboek substitutie personeelsdossiers 14

15 Bijlagen 1. Toetsing aan RODIN + toelichting Ja Nee Deels 1 Beleid en Organisatie 1.1 De organisatie heeft een door het bestuur en/of management vastgesteld informatiebeleid dat aansluit bij de geformuleerde organisatiedoelstellingen Toelichting: Er is een door het college vastgesteld besluit informatiebeheer (d.d ). Verseonbesluitnummer: Daarnaast is er informatiebeveiligingsbeleid opgesteld en houdt het Bestuursoverleg I&A (BOIA) toezicht op het naleven van het informatiebeveiligingsbeleid. NARIS wordt gebruikt voor de inventarisatie van de risico's. Uiteraard wordt daarnaast voldaan aan NEN Verder is er in 2012 een I-Visie vastgesteld die in 2013 is uitgewerkt in een Meerjarenbeleidsplan (MJP). In dit MJP is onder andere een stuk informatiebeleid beschreven. Het MJP moet nog officieel vastgesteld worden door de concerndirectie. De onderdelen van informatiebeleid zijn tenminste: 1.1a Het voldoen aan de wettelijke eisen voor het bewaren van informatie Toelichting: We voldoen aan artikel 31 van de Archiefwet 1995 (betreffende de archiefbewaarplaats) 1.1b Een beschrijving van de relatie tussen de bedrijfsprocessen en de opgenomen informatie Toelichting: Dit is vastgelegd in artikel 18 van het genoemde besluit informatiebeheer. Een beschrijving van of verwijzing naar de bewaarstrategie van de 1.1c organisatie die rekening houdt met conversie, migratie of emulatie in geval van veranderende (technische) omstandigheden Toelichting: Dit is vastgelegd in artikel 11 en 12 van het genoemde besluit informatiebeheer. 1.1d Een beschrijving van het beveiligingsbeleid waarin taken en verantwoordelijkheden voor informatiebeveiliging zijn belegd Toelichting: Dit is vastgelegd in artikel 23 t/m 26 van het genoemde besluit informatiebeheer. De organisatie is in staat verantwoording af te leggen over alle activiteiten 1.2 ten behoeve van de werking en het beheer van de digitale beheeromgeving op basis van toetsbare eisen van een door haar toe te passen kwaliteitssysteem Toelichting: Voor de applicatie YouForce is een kwaliteitssysteem op papier vastgelegd, inclusief toetsbare eisen. YouForce is op verschillende manieren gecertificeerd en getoetst/geaudit (zie bijlage 4). 1.3 De organisatie heeft de processen en procedures voor de digitale beheeromgeving beschreven Toelichting: De administratie organisatie (AO) voor het beheren van personeelsdossiers is beschreven (zie bijlage 5). Deze beschrijving gaat uit van de huidige situatie. Na substitutieverlening zal deze beschrijving niet langer actueel zijn en dient deze aangepast te worden aan de nieuwe situatie. Zo wordt het personeelsarchief van de brandweer niet langer door de gemeente Ede beheerd en zal er na scanning geen sprake meer zijn van uitleen van fysieke documenten. 1.4 De organisatie ondergaat periodiek (externe) audits en/of certificering op het gebied van de digitale beheeromgeving Toelichting: Bij elke grote systeemwijziging of verandering in het proces vindt een EDP-audit plaats door de vaste accountant. Gemiddeld is dit eens in de drie jaar. De EDP-audit is een instrument van de accountant. Hij kan een audit dus uitvoeren naar eigen inzicht. Dit kan ook zijn bij een bepaald thema waar de accountant in een jaar extra op let. Tot slot vindt vrijwel altijd een EDP-audit plaats op het moment dat een nieuwe accountant aan de gemeente wordt toegewezen. Hij/zij voert dan een EDP-audit uit om zich de gemeente eigen te maken. Daarnaast wordt het proces van substitutie jaarlijks meegenomen in de interne controle. Verder is er continu kwaliteitsbewaking van de digitale beheeromgeving en vinden er regelmatig interne controles plaats van onder andere de digitale beheeromgeving. YouForce zelf wordt ook jaarlijks meegenomen in de reguliere controleprocedures. Voorts worden alle wijzigingen in het proces van substitutie vastgelegd en aan het einde van het jaar wordt bepaald of de wijzigingen aanleiding geven tot een extra audit. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de digitale beheeromgeving waaronder: digitalisering, duurzame toegankelijkheid, 1.5 archiefbeheer en betrouwbaarheid van informatie zijn vastgelegd en belegd. Tevens is op basis hiervan de continuïteit gewaarborgd in het geval van organisatiewijziging. Toelichting: Er is vastgesteld informatiebeleid (besluit informatiebeheer). Het functioneel applicatiebeheer is geregeld en ondergebracht bij de afdeling I&A. Het archiefbeheer en de betrouwbaarheid van informatie worden Handboek substitutie personeelsdossiers 15

16 gegarandeerd door de werkzaamheden van team DIV. Zij werken conform de archiefwet en verschillende gemeentelijke regelingen. Beleid omtrent digitalisering en duurzame toegankelijkheid wordt in 2014 opgesteld. Ja Nee Deels 1.6 De digitale beheeromgeving is opgenomen in de meerjarenbegroting van de organisatie, waarbij voldoende middelen beschikbaar worden gesteld om de continuïteit ervan te waarborgen Toelichting: Voor het gebruik van YouForce en het beheer van de gegevens daarin wordt op jaarbasis 4.945,- betaald (contractbedrag 2014). Dit bedrag is opgenomen in de meerjarenbegroting van de gemeente Ede. De organisatie beschikt over voldoende medewerkers, met voldoende 1.7 kennis en competenties, om al haar taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de digitale beheeromgeving te kunnen uitvoeren Toelichting: Er zijn genoeg formatieplaatsen vervuld om hieraan te voldoen. Daarnaast beschikt de organisatie over voldoende kennis en vaardigheden voor de benodigde werkzaamheden op het gebied van de digitale beheeromgeving. Zo hebben de functioneel applicatiebeheerders van YouForce specifieke opleidingen gevolgd. 2 Informatiebeheer 2.1 Alle digitale archiefstukken worden geklasseerd op basis van een classificatieschema/ordeningsstructuur Toelichting: Alle personeelsdossiers en de documenten waaruit de dossiers zijn opgebouwd worden automatisch voorzien van een uniek registratienummer in YouForce (onder water). Daarnaast worden diverse unieke, maar wel gestandaardiseerde, metadata toegevoegd binnen YouForce (o.a. door het gebruik van de barcodescheidingsvellen). Het systeem kent automatisch een uniek identificatiekenmerk toe aan alle 2.2 onderdelen die op basis van het classificatieschema/de ordeningsstructuur worden vastgelegd, bijvoorbeeld aan zaaktypen/processen, zaken en digitale archiefstukken Toelichting: Elk document krijgt een uniek (niet voor de gebruiker zichtbaar) nummer en wordt gekoppeld aan een documentsoort, een medewerkernummer en eventueel een dienstverbandnummer. De overige metadata zijn om documenten eenvoudiger terug te kunnen vinden, of om te kunnen filteren. Het systeem kan in het classificatieschema veranderingen aanbrengen 2.3 en bij deze wijzigingen moet de consistentie binnen het schema alsmede tussen het schema en de archiefbestanddelen gewaarborgd blijven Toelichting: Alleen de indeling en naamgeving van de documentsoorten is aan te passen. Dit heeft geen effect op de documenten zelf, zolang de naamgeving van een documentsoort de betekenis maar niet verandert. De eerder genoemde unieke kenmerken kunnen nooit aangepast worden, waardoor de consistentie tussen het classificatieschema en de archiefbestanddelen behouden blijft. Van alle archiefstukken wordt tenminste de volgende informatie in de metadata vastgelegd: 2.4a Inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag Toelichting: Bij elk document wordt de documentsoort, documenttype (bijvoorbeeld PDF of ODT) en een omschrijving vastgelegd. 2.4b Wanneer, door wie en waarom de archiefstukken zijn opgemaakt en werden ontvangen Toelichting: Bij elk document wordt vastgelegd wanneer het is opgevoerd en als dat handmatig is gebeurd door wie. Het waarom wordt niet vastgelegd, anders dan de documentsoort en de omschrijving. Verder is er sprake van automatisch versiebeheer binnen YouForce. 2.4c Samenhang met andere beheerde archiefstukken Toelichting: Elk personeelsdossier staat los van een ander personeelsdossier. Er is daarom enkel sprake van een onderlinge samenhang binnen een personeelsdossier. Elk document binnen een personeelsdossier is daarmee onlosmakelijk verbonden (door toekenning van unieke metadata) met dat personeelsdossier. 2.4d Uitgevoerde beheeractiviteiten Toelichting: Door middel van versiebeheer en een automatisch logboek wordt dit automatisch geregistreerd. YouForce zelf doet niets met datgene wat is opgenomen in YouForce. Geautoriseerde medewerkers van de afdeling personeelszaken kunnen als enige dossiers en documenten beheren en wijzigen. 2.4e Actuele en oorspronkelijke technische aard, ook van de hard- en softwareomgeving Toelichting: Er is sprake van versiebeheer op de hard- en softwareomgeving (geautomatiseerd). Door middel van versiebeheer op de documenten en dossiers is ook daar altijd duidelijk of er technisch iets gewijzigd is. 2.4f Aard van de digitale handtekening (indien aanwezig) Toelichting: Niet van toepassing 2.4g Wijze van versleuteling (algoritme) en descriptiesleutel (indien van toepassing) Toelichting: Documenten worden niet versleuteld opgeslagen, maar de toegang tot Youforce is wel versleuteld. De toegang tot de documenten is volledig geautoriseerd en dit wordt bij elke opvraging opnieuw gecontroleerd. Handboek substitutie personeelsdossiers 16

17 Ja Nee Deels Metadata worden op gestandaardiseerde wijze toegekend, 2.5 bijvoorbeeld met behulp van standaard woordenlijsten Toelichting: Alleen omschrijvingen (titel van het document) zijn vrij toe te kennen. Overige metadata zijn standaard (van tevoren ingerichte) lijsten en opgenomen in de barcodescheidingsvellen. Het systeem gebruikt een door het bestuur en/of management 2.6 vastgesteld autorisatieschema waarmee alle gebruikerstaken en beheeractiviteiten als rollen aan medewerkers worden toegekend Toelichting: Binnen YouForce bestaat reeds een formeel vastgesteld autorisatieschema voor wie wat mag zien en behandelen. Dit autorisatieschema is gebaseerd op de huidige organisatiestructuur. Digitale archiefstukken worden opgeslagen in door het bestuur aangewezen, valideerbare en volledig gedocumenteerde 2.7 bestandsformaten, die voldoen aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd Toelichting: De gedigitaliseerde documenten waaruit het personeelsdossier is opgebouwd kennen een PDF/A1-a outputformaat (open source). Hiermee wordt voldaan aan Art. 26 Archiefregeling/Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden en NEN ISO De koppeling tussen een digitaal archiefbestanddeel (op elk 2.8 aggregatieniveau) en de daarbij behorende metadata moet tot het moment van verwijdering kunnen worden gereconstrueerd Toelichting: Er is sprake van duurzame opslag van de personeelsdossiers. Dit betekent dat de dossiers en de documenten waaruit deze bestaan onlosmakelijk verbonden zijn met de bijbehorende metadata. Deze worden als een gezamenlijk pakketje opgeslagen in YouForce. Van reconstructie is dus geen sprake, omdat beiden altijd met elkaar verbonden zijn. Het systeem importeert, converteert, migreert en exporteert digitale archiefstukken en de bijbehorende metadata uitsluitend met behoud van 2.9 de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid op elk aggregatieniveau Toelichting: Omdat het volledige personeelsdossier en de metadata onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, is van de in de vraagstelling benoemde processen altijd sprake. Door de kwaliteitseisen bij het scannen zoals eerder genoemd, de kwaliteitscontroles tussendoor en de periodieke audits wordt veel aandacht besteedt aan de authenciteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid bij het importeren, converteren, migreren en exporteren van de creditfacturen De integriteit en leesbaarheid van digitale archiefstukken kan worden 2.10 vastgesteld, gecontroleerd, gedocumenteerd en geborgd tegen ongeautoriseerde wijzigingen en beschadigingen Toelichting: Documenten kunnen inhoudelijk niet gewijzigd worden in/door YouForce, dus alleen raadpleegbaarheid is van toepassing. Het originele document kan altijd worden gedownload en geopend in een lokale geschikte toepassing. Omdat het om PDF/A1-a documenten gaat zijn deze standaard niet te wijzigen. Door middels van versiebeheer is wel duidelijk wanneer er een nieuwe versie van een document is geüpload (wat enkel uitgevoerd kan worden door een geautoriseerd beheerder). Door middel van een zoekopdracht kunnen alle digitale archiefstukken 2.11 en hun metadata op elk aggregatieniveau worden getoond, met inachtneming van autorisaties Toelichting: Door het toekennen van diverse metadata kunnen alle personeelsdossiers en de documenten waaruit deze zijn opgebouwd worden getoond. Door toepassing van het vastgestelde autorisatieschema is bepaald wie wat binnen YouForce mag zien. De bewaartermijn van digitale archiefbescheiden wordt automatisch op elk aggregatieniveau vastgelegd. De bewaartermijnen worden nageleefd 2.12 met inachtneming van de wettelijke selectietermijnen, -procedures en vervolgacties (vernietigen, overdragen of exporteren) Toelichting: De bewaartermijn wordt door een geautoriseerd beheerder in overleg met de afdeling DIV per documentsoort ingericht. Op basis van de bewaartermijn wordt een vernietigingsdatum bepaald zodra dat relevant is (datum uit dienst). Een beheerder kan handmatig een expliciete verwijderingsdatum opgeven. Verwijderen gebeurt niet automatisch, maar altijd door een beheerder door te filteren op verwijderingsdatum. Ter waarborging van de samenhang en volledigheid wordt een waarschuwing gegeven wanneer er een link of verwijzing bestaat tussen 2.13 verschillende digitale archiefbestanddelen op alle aggregatieniveaus, waarvan een onderdeel op het punt staat te worden vernietigd, overgedragen of geëxporteerd en het andere niet Toelichting: Omdat met elkaar verband houdende documenten onderling gekoppeld zijn aan het personeelsdossier, geldt vernietiging, overdracht of export voor alle aan elkaar gekoppelde documenten. Handboek substitutie personeelsdossiers 17

18 Ja Nee Deels Vernietigen van archiefstukken moet zo gebeuren dat deze op geen 2.14 enkele wijze kunnen worden gereproduceerd Toelichting: Het document is na vernietiging niet meer te reproduceren. Wel wordt de mutatiehistorie van de kenmerken van het document bewaard (wie heeft wat wanneer gedaan). 3 ICT-beheer en -beveiliging De organisatie doet aan een systematische risicoanalyse voor factoren 3.1 als data, systemen, personeel, fysieke locatie en beveiligingseisen Toelichting: Er vindt jaarlijks een systematische risicoanalyse plaats voor onder andere data, systemen, personeel, fysieke locatie en beveiligingseisen. Deze risicoanalyse wordt uitgevoerd in opdracht van het Beleidsoverleg I&A (BOIA) en daarin ook besproken. De risicoanalyse wordt uitgevoerd aan de hand van het NARIS-systeem, dit is een gemeentebreed systeem voor de inventarisatie van risico s. Naar aanleiding van de uitkomsten van de risicoanalyse wordt een risicoparagraaf opgenomen in het BOIA jaarplan. Daarnaast worden de risico s meegenomen in de jaarlijks opgestelde nota Risicomanagement en weerstandsvermogen. De organisatie hanteert een beveiligingsplan m.b.t. informatiebeveiliging 3.2 gebaseerd op de Code voor Informatiebeveiliging of vergelijkbare richtlijn Toelichting: Er is een informatiebeveiligingsplan gemeente Ede, dat formeel is vastgesteld door het DT in Dit plan is gebaseerd op de Code voor Informatiebeveiliging. Het plan staat in Verseon onder nummer: De organisatie heeft een overzicht van de gehanteerde 3.3 beveiligingsmaatregelen en laat periodiek (extern) toetsen of de mate van beveiliging nog passend is Toelichting: Zoals ook bij vraag 3.1. aangegeven wordt jaarlijks een systematische risicoanalyse uitgevoerd middels het NARIS-systeem. Aan de uitkomsten van de risicoanalyse worden beveiligingsmaatregelen gekoppeld en geïmplementeerd. Deze beveiligingsmaatregelen worden vervolgens weer jaarlijks getoetst bij de risicoanalyse. Daarnaast is afgesproken dat eens in de twee jaar een zogeheten intrusion detection plaatsvindt. Hierbij wordt systematisch gedetecteerd of er personen zijn die ongeautoriseerd toegang hebben tot het netwerk. Dit uiteraard naast de dagelijks werkende firewall en andere beveiligingsmiddelen. De organisatie beschikt over een passende back-upstrategie, 3.4 calamiteiten- en herstelplan Toelichting: In het aanbestedingsdocument voor het SAN zijn alle eisen vastgelegd voor een passende backupstrategie, calamiteiten- en herstelplan. Deze eisen zijn door de leverancier van het SAN geïmplementeerd. Back-ups worden dagelijks ( s nachts) gemaakt. Voor calamiteiten zijn tevens de nodige dingen geregeld (bijvoorbeeld: vervangbaarheid, noodstroomtoevoer, brandbeveiliging, etc.). Een geactualiseerd calamiteitenplan is in 2014 opgesteld en ligt ter goedkeuring bij de directie en het bestuur. De organisatie maakt periodiek back-ups van alle opgeslagen 3.5 informatie en bewaart deze informatie in een kluis op een andere locatie Toelichting: Elke zaterdag wordt via een glasvezelverbinding een volledige kopie gemaakt van de data in het SAN naar het back-up SAN, dat in een systeemruimte bij Sociaal Cultureel Centrum t Spectrum staat opgesteld. Vervolgens wordt ook nog een kopie naar tape gemaakt vanaf het back-up SAN. Elke nacht na een werkdag wordt tot slot nog een incrementele back-up gemaakt naar het back-up SAN. Back-ups en herstelplannen worden periodiek gecontroleerd op juiste 3.6 werking Toelichting: De gemaakte back-ups en herstelplannen worden dagelijks gecontroleerd op de juiste werking. Dit gebeurt s avonds na het maken van de back-ups. De organisatie heeft de taken en verantwoordelijkheden voor functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch beheer belegd en 3.7 ingericht voor de digitale beheeromgeving op basis van gangbare beheerstandaarden Toelichting: Het functioneel beheer voor YouForce is belegd op de afdeling personeelsmanagement zelf. Het applicatie- en technisch beheer wordt verzorgd door YouForce zelf. Alle vormen van beheer voldoen aan de gangbare beheersstandaarden. De organisatie stelt in een Service Level Agreement (SLA) eisen aan de 3.8 interne of externe ICT-dienstverlener ten aanzien van beveiliging en beheerprestaties Toelichting: Er is een Dienstverleningsovereenkomst ICT (DVO) geschreven en in 2006 door het DT akkoord bevonden. Na centralisatie van de financiële middelen en enkele technische aanpassingen in 2008 is de DVO herschreven en opnieuw geaccordeerd. De organisatie heeft een adequate serverruimte met onder meer 3.9 klimaatbeheersing, alarm en brandmeldvoorziening, toegangscontrole, ordelijke bekabeling en noodstroomvoorziening (UPS) Toelichting: Deze ruimte voldoet aan alle genoemde eisen en bevindt zich op Raadhuis D-1. Zo kan de ruimte Handboek substitutie personeelsdossiers 18

19 enkel betreden worden als je geautoriseerd bent, is er een noodstroomvoorziening (UPS) die als back-up geldt voor het geval dat de server mocht uitvallen, is de ruimte gekoeld (klimaatbeheersing), is er een brandmeldvoorziening en overstromingsmelder. De ruimte waar de back-ups worden opgeslagen beschikt over dezelfde voorzieningen. Handboek substitutie personeelsdossiers 19

20 2. Tabbladindeling personeelsdossiers 1. Indiensttreding aanstelling (in deze specifieke volgorde opbergen) advertentietekst (indien aanwezig) sollicitatiebrief en curriculum vitae (c.v.) sollicitatieformulier (verklaring omtrent gedrag (VOG)) afspraken sollicitatie formulier aanvullende personeelsgegevens benoemingsbrief aanstellingsbesluit (kopie rijbewijs/paspoort/id-kaart) 2. Loopbaan (m.u.v. besluiten) o.a. correspondentie m.b.t. afspraken (m.u.v. afspraken sollicitatie) aanstelling in vaste dienst extra periodieke verhoging bevordering gratificaties (m.u.v. Ambtsjubileum-gratificaties) interne overplaatsing (herplaatsing) detachering (naar een andere organisatie) wijziging aantal arbeidsuren 3. Loopbaan (besluiten) betreft besluiten uitgaande van B&W; aangeduid met besluiten: (m.u.v. aanstellings- en ontslagbesluiten) 4. Jaargesprekken formulier Jaargesprek 5. Functiewaardering o.a. correspondentie m.b.t. functiewaardering uitslag functiewaardering (Fuwa) verzoek herziening functiewaardering behandeling bezwaar- en beroepsprocedure 6. POP-afspraken afspraken m.b.t. Persoonlijk Ontwikkelings Plan 7. Vorming en opleiding verzoek toekenning studiefaciliteiten + bijlagen (bijv. documentatie opleiding) toekenningsbesluiten verklaring i.v.m. toekenning studiefaciliteiten diploma's, cijferlijsten, getuigschriften e.d. verlenging / stopzetten studiefaciliteiten 8. Arbeidsongeschiktheid/ongeval o.a. correspondentie m.b.t. zwangerschaps- /bevallingsverlof (géén ouderschapsverlof) uitkeringen UWV (o.a. WIA) re-integratie bezoldiging, loondoorbetaling tijdens ziekte bezoeken aan bedrijfsarts 9. Toelagen en vergoedingen toeslag onregelmatige dienst vervangingstoelage (waarneming) vergoeding schade aan kleding e.d. reiskostenvergoeding verplaatsingskostenvergoeding (i.h.k.v. verhuizing) Handboek substitutie personeelsdossiers 20

Landelijk overleg van provinciale archiefinspecteurs Werkverband gemeentelijke archiefinspectie. WgA

Landelijk overleg van provinciale archiefinspecteurs Werkverband gemeentelijke archiefinspectie. WgA Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer RODIN Landelijk overleg van provinciale archiefinspecteurs Werkverband gemeentelijke archiefinspectie WgA Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Vlaardingen. Nr. 9264 2 februari 2015 Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen 1. Algemeen / inleiding: De gemeente

Nadere informatie

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig

Nadere informatie

HANDLEIDING SUBSTITUTIE. digitaliseren van creditfacturen. vernietigen van papieren creditfacturen

HANDLEIDING SUBSTITUTIE. digitaliseren van creditfacturen. vernietigen van papieren creditfacturen HANDLEIDING SUBSTITUTIE voor het digitaliseren van creditfacturen en het vernietigen van papieren creditfacturen Sebastiaan Stevens en Anton Ike Adviseurs Informatievoorziening COA/IA/DI December 2011

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

Datum: januari 2015. versie 1.0

Datum: januari 2015. versie 1.0 Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van analoge archiefbescheiden door digitale archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden voor bewaring

Nadere informatie

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden L E I D R A A D LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden Voorwaarden, procedure en stappenplan Geactualiseerde versie 1 maart 2013 Archiefinspectie Regionaal Archief Nijmegen 1 Inhoudsopgave 1.

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Reg. nr.: 1310408 Afdeling: Concern en Dienstverlening Onderwerp Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Samenvatting Gemeenten vallen onder de werking van de

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

Datum: mei 2014. versie 1.0. Naam opsteller: Jo Meulenaars

Datum: mei 2014. versie 1.0. Naam opsteller: Jo Meulenaars Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden behorende tot de voormalige verleende milieuvergunningen Datum: mei

Nadere informatie

Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Winsum, gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Winsum, gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Winsum, gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; besluit vast te stellen de navolgende Beheerregeling

Nadere informatie

Stappenplan digitaal archiefbeheer

Stappenplan digitaal archiefbeheer Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

GEMEENTEBLAD. Nr Inleiding Inkomende post Overige documenten. 23 juni Officiële uitgave van gemeente Ten Boer.

GEMEENTEBLAD. Nr Inleiding Inkomende post Overige documenten. 23 juni Officiële uitgave van gemeente Ten Boer. GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Ten Boer. Nr. 34724 23 juni 2014 Inleiding 2.1.1 Inkomende post Stap 1: openen van de post De post van de gemeente Ten Boer komt binnen op het adres en postbus

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Gebruikershandleiding personeelsdossier

Gebruikershandleiding personeelsdossier Gebruikershandleiding personeelsdossier Inhoud Handleiding personeelsdossier... 1 1. Inleiding personeelsdossier... 3 2. Inloggen Personeelsdossier... 3 3. Het digitale personeelsdossier... 4 4. De taakbalk

Nadere informatie

Digitalisering milieudossiers deelnemende gemeenten in Friesland (FUMO)

Digitalisering milieudossiers deelnemende gemeenten in Friesland (FUMO) Digitalisering milieudossiers deelnemende gemeenten in Friesland (FUMO) 14 maart 2013 Inleiding Hieronder vind u een plan van aanpak, alsmede een prijsofferte voor het digitaliseren van milieudossiers

Nadere informatie

Monitor Erfgoedinspectie

Monitor Erfgoedinspectie Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Monitor Erfgoedinspectie Staat van de naleving 2011-2012 Bijlage: Integrale vragenlijst met antwoorden, toezichtveld archieven A2 Hoeveel

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

Handboek vervanging. Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie. Geschreven door: Bob Weynschenk

Handboek vervanging. Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie. Geschreven door: Bob Weynschenk 1061208 2014 Handboek vervanging Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie Hoogheemraadschap van Delfland Geschreven door: Bob Weynschenk Behorende bij de machtiging van

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Checklist calamiteiten

Checklist calamiteiten Checklist calamiteiten Op grond van de Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht dienen gevolmachtigde assurantiebedrijven te beschikken over een calamiteitenplan. Het calamiteitenplan moet erin voorzien

Nadere informatie

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR agendapunt 3.b.5 1176471 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 31

Nadere informatie

Normenset Archivering Amsterdam

Normenset Archivering Amsterdam Amsterdam Normenset bestemd voor de organisatie en inrichting van een digitale en analoge beheeromgeving voor de archivering van informatie binnen de gemeente Amsterdam Datum: Auteur: G. Zwagerman,, Hoofd

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 368 13 november 2015 Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 Het Dagelijks

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt 5.2.C BIJLAGE 2 Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 In D&H: 16-09-2014 Steller: drs.

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P.

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming

Nadere informatie

Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere

Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere Auteur : drs. F.P. Smit, archiefinspecteur Versie : 0.9 Datum : 30 juni 2010 Status : Ter vaststelling Stadsarchivaris INHOUD

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

Doxis Informatiemanagers

Doxis Informatiemanagers Substitutie Doxis Informatiemanagers Grootste adviesburo op het gebied van informatiemanagement in Nederland Zelfstandig bedrijfsonderdeel van Ernst & Young Jarenlange ervaring bij NL Overheid Gedegen

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Procedure omgang met (risicovolle) informatie *358656*

Procedure omgang met (risicovolle) informatie *358656* Procedure omgang met (risicovolle) informatie *358656* Inhoud Procedure omgang met (risicovolle) informatie... 1 Inleiding... 1 Reikwijdte... 1 Verantwoordelijkheden... 2 Procedure m.b.t. Verseon... 2

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Hoofdstuk 2: Het archiefbeheer in de dynamische fase Hoofdstuk 3: Het archiefbeheer

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening en

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond

Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond J.W. Lodder Versie: 3 oktober 2013 Geaccordeerd door RHCe: 03-10-2013 Inhoudsopgave 1. Verantwoording 2 1.1 Inleiding 2 1.2 Doel van de vervanging 2 1.3 De

Nadere informatie

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties Auteur(s) S. van Lin (Beleid en advies team DIV) V.G.J. Wielaart (Teamleider DIV) C.G. Alleblas

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde

Nadere informatie

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties Auteur(s) S. van Lin (Beleid en advies team DIV) V.G.J. Wielaart (Teamleider DIV) C.G. Alleblas

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

Handboek Vervanging. Gemeente Lansingerland

Handboek Vervanging. Gemeente Lansingerland Handboek Vervanging Gemeente Lansingerland Versie Omschrijving Datum 0.3 29-5-2012 0.4 Versie gebruikt bij audit; opmerkingen A. Gomes en P. 14-6-2012 Diebels verwerkt en diverse bijlages toegevoegd. 0.5

Nadere informatie

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. 4C. BESLUIT INFORMATIEBEHEER REGIO TWENTE - besluit dagelijks bestuur van 20 maart 1998 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. documenten de in de wet in artikel 1, onder

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray

Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray Handboek voor het vervangen van analoge door digitale documenten die ingevolge de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden voor bewaring dan wel vernietiging

Nadere informatie

Effectief opslaan en terugvinden van informatie OFFICE FILING

Effectief opslaan en terugvinden van informatie OFFICE FILING Effectief opslaan en terugvinden van informatie OFFICE FILING Snelle toegang tot uw dossiers optimaliseert uw productiviteit Informatie vormt de levenslijn binnen uw onderneming de basis van effectieve

Nadere informatie

Hoofdstuk 1 Algemene Bepalingen

Hoofdstuk 1 Algemene Bepalingen Burgemeester en wethouders van de gemeente Grootegast; Gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; Besluiten: Vast te stellen de navolgende beheersregeling gemeentelijke

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

Handboek vervanging archiefbescheiden van actieve ARBO- en ATW-zaken bij de Arbeidsinspectie

Handboek vervanging archiefbescheiden van actieve ARBO- en ATW-zaken bij de Arbeidsinspectie DEZE BIJLAGE BEHOORT BIJ DE TOELICHTING OP DE REGELING VAN DE MINISTER VAN SOCIALE ZAKEN EN WERKGELEGENHEID VAN., BV/DCA/2010/15373 TOT VERVANGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN ROND HET TOEZICHT OP DE ARBEIDSOMSTANDIGHEDENWET

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen, gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; Besluit: Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Bouwcollege: het College bouw ziekenhuisvoorzieningen;

Nadere informatie

Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN GBA-Beheerregeling Burgemeester en wethouders van de gemeente Oldebroek, Gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; Besluit: vast te stellen de navolgende beheerregeling

Nadere informatie

Gebruikershandleiding scannen personeelsdossiers (PaXS)

Gebruikershandleiding scannen personeelsdossiers (PaXS) Gebruikershandleiding scannen personeelsdossiers (PaXS) Inhoudsopgave Bestanden uploaden... 2 Omschrijving upload applicatie... 2 Bestanden uploaden... 3 Bestanden verwerken... 5 Omschrijving PaXS applicatie...

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT)

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014 (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) Samenstelling i.o.v. de streekarchivaris A.A. van der Houwen, archiefinspecteur

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied van archiefbeheer, te weten: - de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht

Nadere informatie

Wie doet wat? 30-5-2013. Gebruik en beheer van applicaties. Een kader VHIC VHIC. Pagina 1. Pagina 2

Wie doet wat? 30-5-2013. Gebruik en beheer van applicaties. Een kader VHIC VHIC. Pagina 1. Pagina 2 Gebruik en beheer van applicaties Wie doet wat? Pagina 1 Een kader Pagina 2 Bron: daanrijsenbrij, Elementaire bedrijfsinformatica 1 Functioneel beheer Applicaties worden gebruikt door de gebruikersorganisatie.

Nadere informatie

Ieder document direct beschikbaar

Ieder document direct beschikbaar Slide 1 Ieder document direct beschikbaar 4 februari 2016 1 Slide 2 Over Expansion Implementatiespecialist op gebied van digitale documentverwerking en archivering Verantwoordelijk voor volledig implementatietraject

Nadere informatie

Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen. Paul Drossens - Rijksarchief

Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen. Paul Drossens - Rijksarchief Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen Paul Drossens - Rijksarchief Inhoud Wettelijk kader en rol Rijksarchief Voorbeeld: substitutie van personeelsdossiers

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Goed, Geordend, Gevuld

Goed, Geordend, Gevuld Goed, Geordend, Gevuld Een stappenplan naar vervanging Als je volledig digitaal wilt werken, wil je ook volledig digitaal archiveren. Dat betekent dat je vervanging (ook wel substitutie genoemd) moet regelen:

Nadere informatie

Bijlage IV. Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen backlog. werkinstructie

Bijlage IV. Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen backlog. werkinstructie Bijlage IV Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen backlog werkinstructie april 2013 INLEIDING Deze werkinstructie is een nadere detaillering van het Generiek scanprotocol backlog van de gemeente Nijmegen.

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

Termen en begrippen Eisen Duurzaam Digitaal Depot

Termen en begrippen Eisen Duurzaam Digitaal Depot Afgedrukt : 722011 Pagina 1 van 12 R.S. Jonker Aangeboden digitaal archiefstuk A Digitaal archiefstuk (DA), zoals de archiefvormer het aanbiedt aan het depot. Hiertoe wordt het door de zorgdrager verwijderd

Nadere informatie

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3? Hybride archivering Omslagproces van analoog naar digitaal Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?) En wat doen we in de tussentijd? Statusbepaling leidende drager Omgang met ordening en borging: - gebruiksdrager

Nadere informatie

provinciaal blad Gedeputeerde Staten s der provincie Groningen; Gedeputeerde Staten der provincie Groningen nr. 1 28 januari 2009

provinciaal blad Gedeputeerde Staten s der provincie Groningen; Gedeputeerde Staten der provincie Groningen nr. 1 28 januari 2009 provinciaal blad nr. 1 ISSN: 0920-1092 V A N D E P R O V I N C I E G R O N I N G E N 28 januari 2009 Besluit van Gedeputeerde Staten der provincie Groningen van 20 januari 2009, nr. 2009-149719, afd. ABJ,

Nadere informatie

Lunadoc. Lunadoc. Geavanceerd Documentbeheer op maat van de KMO

Lunadoc. Lunadoc. Geavanceerd Documentbeheer op maat van de KMO Lunadoc Lunadoc Geavanceerd Documentbeheer op maat van de KMO Een archief moet lang ter beschikking blijven, ook al veranderen bepaalde servers en computers. De interface is altijd op maat. Iedere KMO

Nadere informatie

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE MAASSLUIS. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties WEST LAND

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE MAASSLUIS. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties WEST LAND G E M E E N T E HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties WEST LAND Auteur(s) R.J.A. Bekkers (Team DIV) A. Van Ispelen (Teamleider DIV) H. Geuze (Stadsarchief

Nadere informatie

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Beleidsregel van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 22 januari 2008, nr. WJZ/2008/452 (8218), inzake de bevoegdheid tot het afgeven van een machtiging als bedoeld in artikel 7 van de

Nadere informatie

Nota van B&W. onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014

Nota van B&W. onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer Nota van B&W onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 Portefeuillehouder dr. Tom Hom Collegevergadering 7 Oktober 2014 inlichtingen Kim Jeurissen (023 5674116)

Nadere informatie

Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie gemeente Coevorden

Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie gemeente Coevorden Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie gemeente Coevorden Wetstechnische informatie Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie Officiële naam regeling Citeertitel Besloten door Deze versie

Nadere informatie

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 ARCHIEFBESLUIT 1995 (Tekst geldend op: 06-09-2007) Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin

Nadere informatie

Beveiliging en bescherming privacy

Beveiliging en bescherming privacy Beveiliging en bescherming privacy Beveiliging en bescherming privacy Duobus B.V. Nieuwe Boteringestraat 82a 9712PR Groningen E info@duobus.nl I www.duobus.nl September 2014 2 Voorwoord Als organisatie

Nadere informatie

Uitwerking KPI-vragen

Uitwerking KPI-vragen Bijlage 2 bij verslag Archiefzorg en -beheer 2013 / 2014 Uitwerking KPI-vragen 1 LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Aw art. 30.1 Aw art. 32.2 Model- Besluit

Nadere informatie

Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814. STAATSCOURANT Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814. Nr. 9361 21 juni 2010 Regeling van de Minister van Justitie van 19 april 2010, nr. DDS-nummer 5646604 inzake de vervanging

Nadere informatie

Back-up Online van KPN Handleiding Windows XP, Vista, 7, 8 v 1.0 PC Client built2013 13.0.0.13167

Back-up Online van KPN Handleiding Windows XP, Vista, 7, 8 v 1.0 PC Client built2013 13.0.0.13167 Back-up Online van KPN Handleiding Windows XP, Vista, 7, 8 v 1.0 PC Client built2013 13.0.0.13167 Gebruikershandleiding Back-up Online Pagina 1 1 Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Installatie... 4 2.1 Installatie

Nadere informatie

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK Brabantlaan 1 Postbus 90151 -Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

On-line archiveren met DataSilo en CaptureSilo gekoppeld met Twinfield.

On-line archiveren met DataSilo en CaptureSilo gekoppeld met Twinfield. Voltastraat 23-1 1446 VA Purmerend The Netherlands Tel:+31(0)299480140 Fax:+31(0)299480279 Web: Email: www.raamproducts.com Sales@raamproducts.com On-line archiveren met DataSilo en CaptureSilo gekoppeld

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

Scan Docs Mailroom Suite Product Datasheet (NL) Datum: 02-4-2009 Versie: Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. Auteur(s): www.scandocs.

Scan Docs Mailroom Suite Product Datasheet (NL) Datum: 02-4-2009 Versie: Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. Auteur(s): www.scandocs. Product Datasheet (NL) Datum: 02-4-2009 Versie: Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. Auteur(s): www.scandocs.nl Belangrijkste voordelen Tijdsbesparing door de snelle, digitale distributie van

Nadere informatie

BELEIDSREGEL VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIE DRENTHE 2009

BELEIDSREGEL VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIE DRENTHE 2009 BELEIDSREGEL VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIE DRENTHE 2009 Artikel 1, Begripsbepalingen In deze beleidsregel wordt verstaan onder: a. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie