HANDLEIDING SUBSTITUTIE. digitaliseren van personeelsdossiers. vernietigen van het fysieke exemplaar

Transcriptie

1 HANDLEIDING SUBSTITUTIE voor het digitaliseren van personeelsdossiers en het vernietigen van het fysieke exemplaar Sebastiaan Stevens Adviseur Informatievoorziening IA/DIV Juli 2014 Versie 2.2 (definitief)

2 Inhoudsopgave Inleidend gedeelte Vooraf Doelstelling Wettelijk kader/gebruikte informatie Argumenten Betrokken partijen Financiële consequenties Planning... 5 Inrichting van het vervangingsproces Selectieproces Voorbereiden van de personeelsdossiers Scanproces, registratieprocedure en opname in beheerssysteem Kwaliteitsprocedures Vernietigingsprocedure...11 Technische inrichting Apparatuur Scaninstellingen en bestandsformaten Kwaliteit volgens kwaliteitsindex...13 Bijlagen Toetsing aan RODIN + toelichting Tabbladindeling personeelsdossiers Service Level Agreement afgesloten met Repro Mercurius Certificeringen YouForce Beschrijving AO organisatie Beheren Personeelsdossiers Specificaties Kodak High Volume 5800 scanner Specificaties Kodak 700 scanner...33

3 Inleidend gedeelte 1. Vooraf De gemeente Ede is intensief bezig met het digitaliseren van haar werkprocessen om zodoende efficiënter en effectiever te kunnen werken. Het digitaliseren van de dagelijks inkomende post en haar bestaande archieven zijn hiervoor essentieel. Momenteel wordt het volledige personeelsarchief van de gemeente Ede nog fysiek bewaard. In mei 2014 is echter besloten om alle actuele personeelsdossiers (die bewaard worden in het dynamisch archief) te laten digitaliseren door ServicePoint en vervolgens op te slaan in de applicatie YouForce. Deze applicatie wordt momenteel al intensief gebruikt door de afdeling personeelszaken en wordt door medewerkers van de gemeente Ede gebruikt om individuele personeelszaken in te regelen zoals verlof. De wens bestaat om na correcte digitalisering van de personeelsdossiers enkel nog te werken met het digitale exemplaar in YouForce en het fysieke exemplaar te laten vernietigen. Dit geldt tevens voor fysieke documenten die achteraf gescand worden en toegevoegd worden aan het digitale personeelsdossier in YouForce. Conform wet- en regelgeving dient dit geregeld te worden middels een machtiging tot vervanging die wordt afgegeven door het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Ede. Het onderliggende proces om tot daadwerkelijke vervanging over te mogen gaan heet substitutie. In dit handboek wordt dit proces beschreven, waarna het ter toetsing en accordering wordt voorgelegd aan de archiefinspecteur en gemeentearchivaris. 2. Doelstelling Doelstelling van dit plan van aanpak is daarom ook om een machtiging tot vervanging te verkrijgen van het college van B&W, voor de papieren personeelsdossiers die eenmalig worden gescand en daarna worden opgenomen in YouForce. Onder substitutie verstaan we het vervangen van archiefbescheiden door reproducties. De originele bescheiden worden vervolgens vernietigd. Het toepassen van substitutie houdt tevens een doorlopende verklaring van vernietiging van de papieren archiefbescheiden in. De reproducties nemen dus volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. Zij worden daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet Scannen is de bekendste vorm van vervanging: je maakt van een papieren origineel een digitaal origineel. Scannen heeft aspecten van goede staat; (je moet kwalitatief goed scannen) en toegankelijke staat (het digitale bestand moet hervindbaar en te openen zijn). Bij digitalisering van documenten spelen de volgende aspecten een belangrijke rol: Betr ou wba ar he id: de eigenschap dat de feiten die in een document gepresenteerd zijn in overeenstemming met de werkelijkheid zijn. De inhoud van het document is een juiste weergave van de feiten die erin opgenomen zijn; Auth ent ic ite it: de garantie dat de weergave van een document volledig en geheel in overeenstemming is met de oorspronkelijke vastlegging en de functie die het behoorde te vervullen. Authenticiteit is een specifieke vorm van betrouwbaarheid; Integr ite it: een document heeft bij raadpleging (op welk moment ook) dezelfde vorm, inhoud en structuur als op het tijdstip van opmaak. Dezelfde vorm, inhoud en structuur' kan ruimer worden opgevat als 'de vorm, inhoud en structuur moeten reconstrueerbaar zijn'; Dig ita le duur zaam heid : de garantie dat een document in een format is opgeslagen waarin het gedurende de volledige periode dat het moet worden bewaard beschikbaar is en kan worden geopend (leesbaar is). Het uiteindelijke doel is dat de toegankelijkheid en beschikbaarheid van de informatie digitaal wordt geregeld en in vergelijking met de fysieke archivering sterk verbeterd zal worden. Door digitale archivering zal er bovendien enorm worden bespaard op fysieke archiefruimte. Bovendien wordt veel efficiënter gewerkt door het voorkomen van dubbel werk (niet meer én op papier én digitaal). Handboek substitutie personeelsdossiers 3

4 3. Wettelijk kader/gebruikte informatie Archiefverordening gemeente Ede 2009; Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995; Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Gelderland; Besluit Informatiebeheer gemeente Ede 2009; Geactualiseerde selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996, vastgesteld op 25 juni Deze lijst is o.a. gebaseerd op specifieke personeelswetgeving zoals: Ambtenarenwet; Algemene burgerlijke pensioenwet; Arbeidsomstandighedenwet; Wet bescherming persoonsgegevens; Wet op de ondernemingsraden; Wet uitbreiding loondoorbetaling bij ziekte; Wet flexibiliteit en zekerheid; Wet arbeid en zorg; Wet verbetering poortwachter; Werkloosheidswet; Ziektewet. Vernietigingslijst 1983 (Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden van (inter)gemeentelijke organen dagtekenende van na 1850); Bewaren en Bewijzen, brochure Ministerie van Economische Zaken en ECP NL; Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/ (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling). 4. Argumenten Door het scannen en archiveren van de digitale versies van de personeelsdossiers wordt de toegankelijkheid en beschikbaarheid vele malen groter dan in het geval van fysieke archivering. Daarnaast wordt er veel efficiënter gewerkt door het voorkomen van dubbel werk en dubbele opslag. Ook wordt geanticipeerd op het gegeven dat steeds meer bestanden elektronisch worden aangeleverd. Door het vernietigen van de vervangen papieren personeelsdossiers worden 'dure' meters archiefruimte bespaard. Fysieke personeelsdossiers moeten namelijk (minimaal) tot vijf jaar na uitdiensttreding bewaard blijven. Bij toepassing van substitutie mogen papieren personeelsdossiers vernietigd worden direct na correcte digitalisering. 5. Betrokken partijen Het toepassen van substitutie op de personeelsdossiers heeft invloed op de werkzaamheden van verschillende partijen, zoals: G em eentearc hiv ar is. Conform het besluit informatiebeheer gemeente Ede 2009 is bij deze advies ingewonnen door middel van intensief overleg. De gemeentearchivaris heeft door het zetten van zijn paraaf ingestemd met het handboek; Afdeling personeelszaken. Na toepassing van substitutie heeft deze afdeling alle informatie met betrekking tot personeel digitaal, volledig beveiligd, beschikbaar. Dit maakt het werk voor hen efficiënter; Team DIV. Na toepassing van substitutie op de personeelsdossiers vallen de fysieke archiefwerkzaamheden met betrekking tot de personeelsdossiers weg; ServicePoint. Deze partij scant de personeelsdossiers conform de eisen van substitutie en vernietigen de fysieke exemplaren na goedkeuring door de gemeente Ede. Als waarborg dat ze voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving om de personeelsdossiers van de gemeente Ede te mogen substitueren hebben ze inzage gegeven in hun beleidsstukken; Raet. Deze partij slaat de personeelsdossiers op in de applicatie YouForce. Ze faciliteren enkel de digitale opslag. Het informatie- en archiefbeheer ligt nadrukkelijk bij de gemeente Ede zelf; Handboek substitutie personeelsdossiers 4

5 Repro Mercurius. Deze partij scant alle binnengekomen poststukken van de gemeente Ede. Deze kunnen dus ook bestemd zijn voor een digitaal personeelsdossier. Met Repro Mercurius is een SLA afgesloten ter waarborging van o.a. de kwaliteit. Deze SLA is als bijlage 3 toegevoegd. 6. Financiële consequenties Substitutie heeft een aantal financiële besparingen tot gevolg, zoals: Efficiëntere werkwijze, door onder andere besparing op zoektijd naar informatie, het niet meer hoeven bewaren en opzoeken van papieren originelen en het voorkomen van dubbele opslag; Besparing van aantal meters fysieke opslagruimte en besparing op materiaal (dozen, zippels, mappen, etc.). Substitutie brengt kosten met zich mee in de zin dat er mogelijk op termijn extra digitale opslagruimte aangeschaft moet worden. De verwachting is echter dat deze kosten significant lager zullen zijn dan de besparingen die met substitutie bereikt worden. Er worden geen kosten gemaakt voor apparatuur, daar deze reeds beschikbaar is. 7. Planning Het streven is om per 1 augustus 2014 dit handboek in werking te laten treden. Handboek substitutie personeelsdossiers 5

6 Inrichting van het vervangingsproces 1. Selectieproces Leg iti meri ng v oor s u bs tit uti e Alle personeelsdossiers van medewerkers die nog in dienst zijn bij de gemeente Ede of de Omgevingsdienst de Vallei of die na 1 januari 2013 uit dienst zijn gegaan zijn dossiers die gedigitaliseerd worden. Op het moment van schrijven zijn dit 945 dossiers. Op het moment van daadwerkelijke scanning kunnen dit er iets meer of minder zijn door aanname van nieuwe personeelsleden of vertrek van huidige personeelsleden. Specifiek gaat het om personeelsdossiers die zijn opgebouwd tussen juni 1966 (oudste dossier) en nu. Op het moment van aanlevering van de dossiers voor scanning wordt een actuele lijst van personeelsdossiers gegenereerd, opdat ook nieuw aangemaakte dossiers van recent in dienst gekomen medewerkers gedigitaliseerd kunnen worden. Op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995, in samenhang met de geldende selectielijst van de VNG, mogen personeelsdossiers op termijn vernietigd worden. Personeelsdossiers van personeelsleden met een zwaarwegend belang (zoals bijvoorbeeld de burgemeester) worden wel blijvend bewaard. Conform weten regelgeving begint de (tijdelijke) bewaarplicht te lopen vanaf het moment dat het betreffende personeelslid uit dienst is gegaan bij de gemeente Ede. Voor het bepalen van de bewaar- en vernietigingstermijnen worden de relevante archiefwet- en regelingen toegepast. Omdat er ook personeelsdossiers gedigitaliseerd worden die zijn opgebouwd voor 1995, wordt er zowel gebruik gemaakt van zowel de actuele Gemeentelijke Selectielijst als de vernietigingslijst De medewerkers van de afdeling DIV, in samenspraak met de archiefinspecteur, bepalen op basis hiervan de bewaar- en vernietigingstermijnen van (onderdelen van) de personeelsdossiers. Alle fysieke personeelsdossiers zijn opgebouwd conform een standaard tab bladindeling. Niet elk personeelsdossier beschikt over evenveel tabbladen. De tabbladen die in een personeelsdossier voor kunnen komen zijn opgenomen in bijlage 2. Conform de huidige regels mag een substitutiebesluit, voor zowel te bewaren als te vernietigen dossiers, door het College van Burgemeester en Wethouders (B&W) genomen worden. De gemeentearchivaris zal voorafgaand aan het indienen van het machtigingsverzoek bij het College advies uitbrengen. Zodra het besluit door het College is genomen gelden de gedigitaliseerde personeelsdossiers als origineel archiefdocument. De fysieke personeelsdossiers worden vervolgens drie maanden na afronding van de digitalisering vernietigd door ServicePoint. Tot het moment van vernietiging worden de fysieke personeelsdossiers, conform alle eisen uit de archiefwet, bij ServicePoint bewaard. Cr iteri a v oor sc ann en Eis is dat de leesbaarheid van de analoge bescheiden na scanning even hoog is als de leesbaarheid van de bescheiden voorafgaand aan het scannen. Hierom wordt er gescand met automatische kleurdetectie per pagina. Het digitale stuk is hierdoor altijd identiek aan het analoge stuk. 2. Voorbereiden van de personeelsdossiers ServicePoint komt de personeelsdossiers bij de gemeente Ede ophalen en zal de dossiers zelf verpakken in VNG-archiefdozen. Elke doos wordt voorzien van een unieke barcode waarin de inhoud van de doos is beschreven. Hierdoor kunnen individuele dossiers op elk moment in het totale scanproces worden gevolgd (middels Track&Trace). Bij aankomst bij ServicePoint wordt gecontroleerd op volledigheid. Hierna worden in een afgesloten ruimte, waarin enkel de personeelsdossiers van de gemeente Ede worden verwerkt, de dossiers scanklaar gemaakt. Dit betekent dat de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd: De documenten worden uit de dossiers gehaald; Eventuele hechtmiddelen worden verwijderd; Ezelsoren worden verwijderd; Barcodescheidingsvellen worden toegevoegd (overeenkomstig met de tabstructuur in de huidige fysieke personeelsdossiers) als voorbereiding op de indexatie in YouForce; Handboek substitutie personeelsdossiers 6

7 Barcodescheidingsvellen worden toegevoegd om de individuele dossiers van elkaar te kunnen onderscheiden. 3. Scanproces, registratieprocedure en opname in beheerssysteem Voordat alle personeelsdossiers worden gescand, wordt een significante steekproef (test) uitgevoerd. Deze steekproef omvat drie dozen met personeelsdossiers (ca. 30 personeelsdossiers). Dossiers worden met behulp van de barcodevellen ingedeeld (geclassificeerd) en gecontroleerd op scanwaardigheid (hechtingsmiddelen eruit, etc.). Na scanning worden de dossiers opgenomen in YouForce conform de vooraf bedachte classificatiemethode. De testresultaten (van voorbereiding, scanning, indexering en opname in YouForce) worden besproken en moeten goedgekeurd zijn door de gemeente Ede, alvorens de bulk van de personeelsdossiers wordt gescand. De steekproef wordt net zolang herhaald/verfijnd totdat deze naar tevredenheid (100% kwaliteit) van de gemeente Ede is. De steekproef zelf volgt dan ook exact dezelfde procedure als alle andere personeelsdossiers. Deze procedure staat in dit handboek beschreven. De kwaliteitsprocedures in hoofdstuk 4 worden daarmee ook op de steekproef toegepast. Nadat de personeelsdossiers zijn voorbereid voor scanning worden deze in een geautomatiseerd proces gescand waarbij er gescand wordt met automatische kleurdetectie per pagina, de scans middels VRS 1 worden geoptimaliseerd en tenslotte worden omgezet in het duurzame en door OCR op tekst doorzoekbare PDF/A1 formaat. Alle scans worden automatisch gecontroleerd door professionele software. Deze (VRS) controleert of alle pagina's gescand zijn, de scankwaliteit, wel/geen kleur, etc. Mochten hier afwijkingen inzitten dan worden de fouten door gekwalificeerde medewerkers visueel gecontroleerd en zo nodig gecorrigeerd. Van deze controle wordt een logboek bijgehouden. ServicePoint geeft de garantie dat elk gescand personeelsdossier 100% voldoet aan gemaakte kwaliteitsafspraken, die herbevestigd zijn op basis van de testresultaten. De gemaakte scans worden op een apart gedeelte (bestemd voor de gemeente Ede) van de beveiligde server van ServicePoint weggeschreven. Vanuit die locatie worden de scans via een beveiligde verbinding overgezet naar YouForce (zoals beschreven in de volgende alinea). Daarnaast wordt er een exacte kopie gemaakt van het Edese deel van de server en als back-up gedurende minimaal drie maanden bewaard. De digitale beveiligingsprocedures zijn beschreven in onder meer het beveiligingsbeleid van ServicePoint zoals is ingezien door de archiefinspecteur. Na volledige scanning van een individueel personeelsdossier en het akkoord door ServicePoint (op basis van de kwaliteitsafspraken) op de kwaliteit hiervan, worden de afzonderlijke onderdelen van het dossier (conform de afgesproken indexatie (huidige fysiek tabstructuur in het dossier) geconverteerd naar de beveiligde omgeving in YouForce. Binnen YouForce worden de afzonderlijke onderdelen geüpload als PDF/A1-a en worden (deels automatisch) onder andere de volgende metadata vastgelegd: Onderwerp (dat wil zeggen de naam van de tab, zoals: indiensttreding of jubilea); Dossiernummer (elke tab dient herkenbaar gerelateerd te worden aan het dossier waar ze onderdeel van uitmaakt); Volledige naam van het personeelslid; Geboortedatum van het personeelslid; Datum van indiensttreding; Afdeling waarvoor het personeelslid werkt; Datum van toevoeging van het dossier in YouForce (dit geldt ook voor achteraf toe te voegen documenten aan het digitale dossier); Tevens is elk dossier voorzien van een rechtenstructuur, waarin is opgenomen wie welk dossier mag zien. Dit betekent bijvoorbeeld dat een afdelingshoofd van afdeling X nooit een dossier kan inzien van een medewerker van afdeling Y. Na opname van de scans in YouForce worden exacte kopieën van de digitale images gedurende drie maanden bewaard in een beveiligde digitale omgeving bij ServicePoint (verlenging is mogelijk). Pas na een schriftelijk akkoord van de gemeente Ede worden de digitale images door ServicePoint verwijderd. Van deze vernietiging stelt ServicePoint een proces verbaal van vernietiging op. De fysieke personeelsdossiers worden na correcte scanning gedurende drie maanden bewaard in een beveiligde omgeving (conform de eisen uit de archiefwet) bij ServicePoint (verlenging is mogelijk). Na 1 VRS (Virtual ReScan) is onderdeel van de scansoftware en controleert de gemaakte scans automatisch op kwaliteit en toetst de scan aan de vooraf ingestelde scaninstellingen. Handboek substitutie personeelsdossiers 7

8 schriftelijke bevestiging door de gemeente Ede worden de fysieke personeelsdossiers (conform de eisen uit de archiefwet) vernietigd. Een proces verbaal van vernietiging wordt hiervan opgemaakt en toegezonden aan de gemeente Ede die deze als blijvend te bewaren opneemt in haar archief. Samengevat ziet het proces er als volgt uit: Na afronding van de scanwerkzaamheden door ServicePoint zullen er nog steeds fysieke documenten bestemd voor personeelsdossiers toegezonden worden aan de gemeente Ede. Voor deze fysieke documenten geldt vervolgens de volgende procedure: Het fysieke document wordt aangeboden bij het Edese bedrijf Repro Mercurius voor scanning. Dit is het bedrijf dat alle post voor de gemeente Ede scant. Voor Repro Mercurius gelden dezelfde scaneisen en kwaliteitscontroleprocedures als voor ServicePoint. Deze zijn vastgelegd in een SLA (zie bijlage 3). Repro Mercurius scant de fysieke documenten met een Kodak 700 scanner. De specificaties hiervan zijn opgenomen in bijlage 7; Repro Mercurius brand de gemaakte en op kwaliteit gecontroleerde scans op een beveiligde DVD, die tezamen met de fysieke documenten in een verzegelde box wordt teruggeleverd aan de gemeente Ede. Daarnaast worden de gemaakte scans gedurende een maand bewaard op een beveiligde server bij Repro Mercurius; De digitale documenten bestemd voor het personeelsdossier worden door de afdeling registratie KCC (conform SLA) gecontroleerd op kwaliteit en vervolgens verplaatst naar de beveiligde map personeelszaken op de P:\-schijf van de gemeente Ede; Geautoriseerde medewerkers van de afdeling personeelszaken controleren de scan op de P:\- schijf, voegen deze vanaf daar toe aan het juiste personeelsdossier in YouForce en voeren de juiste metadata in. De P:\-schijf is dan ook een tijdelijke (maximaal 1 werkdag) opslaglocatie voordat de documenten worden geplaatst in YouForce. De fysieke documenten worden een kwartaal, op datum, bewaard in een afgesloten ruimte (raadhuis D-1) beheerd door het team DIV. Ieder kwartaal worden de fysieke stukken vernietigd. Omdat de machtiging tot substitutie van het college een lopende verklaring van vernietiging van de papieren stukken inhoudt, hoeft niet elke maand opnieuw akkoord voor vernietiging gegeven te worden. Daadwerkelijke vernietiging vindt plaats bij het vernietigingsbedrijf waar de gemeente Ede een contract mee heeft. Qua beheer is er een duidelijk onderscheid tussen de rollen van YouForce en de gemeente Ede in de beheeromgeving en het beheer van de digitale personeelsdossiers. Onderstaande tekst (afkomstig uit een mailwisseling met RAET) geeft hier duidelijkheid over: Het uitgangspunt van SAAS is het volgende: De klant (Gemeente Ede) hoeft de software en de daarvoor benodigde hardware niet aan te schaffen, maar betaalt slechts voor het gebruik ervan; De software en hardware wordt niet bij de klant geïnstalleerd, maar bij de Raet. De klant heeft toegang tot de software via internet; Raet verzorgt het (technisch) applicatiebeheer, zoals het maken van backups, het onderhoud en Handboek substitutie personeelsdossiers 8

9 de installatie van nieuwe versies en updates, beveiliging tegen ongeautoriseerde toegang, en dergelijke. Het principe bij Raet is, dat onze klant Raet(-consultants) na implementatie eigenlijk niet meer nodig heeft. Indien een klant iets in de processen (en dus in de systemen) gewijzigd wil hebben, kan zij dat zelf doen. Het functioneel applicatiebeheer ligt dan ook bij onze klanten. Het zou erg kostbaar voor onze klant worden, als voor elke wijziging een consultant ingevlogen zou moeten worden. Handboek substitutie personeelsdossiers 9

10 4. Kwaliteitsprocedures Het substitutieproces dient zodanig vormgegeven te worden dat de kwaliteit van de digitale archiefbescheiden minimaal van vergelijkbaar niveau is als de oorspronkelijke analoge archiefbescheiden. Continuïteit in de bedrijfsvoering, de externe verantwoording van de overheid en de toekomstige generaties die onderzoeken hoe de overheid heeft gefunctioneerd. Dat alles is alleen mogelijk als de digitale informatievoorziening goed is georganiseerd en er betrouwbare bewaarmethoden voor digitale informatie zijn. Het hanteren van kwaliteitsprocedures voor juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid, zorgen ervoor dat de digitale bescheiden aan dezelfde criteria voldoen als de oorspronkelijke analoge bescheiden. a) Juistheid De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de archiefbescheiden wordt op verschillende manieren gegarandeerd. Enerzijds wordt er standaard gescand met automatische kleurdetectie per pagina waardoor daarin geen menselijke keuzes gemaakt hoeven worden en er dus nooit met verkeerde instellingen gescand kan worden. Het toepassen van VRS vergroot eveneens de juistheid van het document. Anderzijds vindt er een automatische en visuele controle plaats direct na scanning van de bescheiden. Mochten hier toch nog onjuistheden in voorkomen dan wordt er direct opnieuw gescand. Eenzelfde visuele controle vindt plaats bij de afdeling personeelsmanagement. Tevens heeft er voorafgaand aan de totale scanning een representatieve test plaatsgevonden die is goedgekeurd door de gemeente Ede. b) Volledigheid Tijdens het klaarmaken van de personeelsdossiers voor het scannen wordt er gecontroleerd op volledigheid. Voorafgaand aan het transport naar ServicePoint worden de dossiers door de verantwoordelijk medewerker van de gemeente Ede gecontroleerd op volledigheid. Alles wat bij ServicePoint arriveert is zodoende compleet. Ook na het scannen van de archiefbescheiden worden deze gecontroleerd op volledigheid. Zijn alle pagina s die gescand moesten worden ook daadwerkelijk gescand? Wanneer blijkt dat de scans niet compleet zijn, wordt de incomplete scan verwijderd en het document opnieuw gescand. Deze wordt vervolgens weer opnieuw gecontroleerd op volledigheid. Deze procedure wordt net zolang herhaald als dat nodig is. De volledigheid wordt tevens gecontroleerd door de afdeling personeelszaken bij het controleren van de scans en eveneens door de medewerkers zelf door hen inzicht te geven in hun digitale personeelsdossier. Nadat alle personeelsdossiers door ServicePoint zijn gescand en zijn ontsloten in YouForce zullen per cluster, ondersteunende afdeling, de regio en de OddV 3 medewerkers geselecteerd worden, waarvan de personeelsdossiers op volledigheid en algehele (scan)kwaliteit worden gecontroleerd. Het gaat in totaal om 40 à 45 medewerkers. De selectie van de medewerkers vindt plaats in overleg met team DIV. Deze zal ervoor zorgen dat er verschillende soorten dossiers gecontroleerd worden. Concreet betekent dit dat er dossiers bij zullen zitten die over alle tabbladen beschikken en dat er een goede verhouding is tussen dossiers van medewerkers die kort, middellang en lang in dienst zijn. Wanneer uit de steekproef blijkt dat er geen 100% kwaliteit is geleverd zullen de onjuist gescande dossiers opnieuw gescand worden door ServicePoint. Daarnaast zal er opnieuw een steekproef uitgevoerd worden, conform de beschreven procedure, maar dan bij 3 andere medewerkers per afdeling/cluster. Mochten er onverhoopt ook daar fouten in zitten dan worden alle dossiers op kwaliteit gecontroleerd. Daarnaast zal via het intranet de gehele organisatie geïnformeerd worden over de beschikbaarheid van het digitale personeelsdossier en de mogelijkheid om deze zelf in te zien. Pas nadat de resultaten van de steekproef bekend zijn kan er een akkoord gegeven worden aan ServicePoint op de kwaliteit. Ter waarborging van de uitvoering van deze procedure is deze vastgelegd in het processchema digitalisering personeelsdossiers dat beheerd wordt door de afdeling personeelszaken. c) Leesbaarheid Tijdens het scanproces zelf worden de gescande bescheiden getoond op een beeldscherm. De getoonde scans zijn dan al reeds door de VRS software behandeld. Er vindt vervolgens een automatische en visuele beoordeling plaats op leesbaarheid, helderheid, kleurechtheid, etc. Door de gebruikte scaninstellingen en de toepassing van VRS kan er eigenlijk niets mis zijn met de leesbaarheid. Mocht er onverhoopt toch een scan niet duidelijk leesbaar zijn dan kunnen het contrast en de helderheid verbeterd worden. Wanneer het achteraf aanpassen van het contrast en de helderheid niet tot een acceptabel Handboek substitutie personeelsdossiers 10

11 resultaat leidt dan kan het betreffende document opnieuw worden gescand. De leesbaarheid wordt bovendien nog vergroot doordat er dagelijks onderhoud op de scanners plaatsvindt (schoonmaken glasplaat, transportrol, etc.). d) Terugvindbaarheid Alle personeelsdossiers worden voorzien van een unieke barcode. Deze barcode bepaalt waar een dossier zich in welke fase van het proces bevindt (Track&Trace). Daarnaast worden bij opname in YouForce unieke metadata toegekend waardoor (een onderdeel van) een dossier altijd terugvindbaar is. Een voorbeeld van een Track&Trace workflow: Overige kwaliteitsprocedures Jaarlijks vindt er een externe audit plaats door de vaste accountant van de gemeente Ede. Hierin worden standaard zaken als informatiebeveiliging, toegankelijkheid en de ICT infrastructuur meegenomen. In het systeem van de AO/IC bij de gemeente Ede wordt substitutie jaarlijks meegenomen. Er wordt gecontroleerd op substitutie door dit handboek te vergelijken met de bestaande inrichting en processen. Er wordt dus zowel technisch (bijvoorbeeld: voldoet Repro Mercurius nog?) als procesmatig (bijvoorbeeld: hoe zit het met autorisaties?) gecontroleerd. Daarnaast is er continu kwaliteitsbewaking van de digitale beheeromgeving en vinden er regelmatig interne controles plaats van onder andere de digitale beheeromgeving. Zo wordt bijvoorbeeld de hard- en software continu gemonitord op haar prestaties, bereikbaarheid en veiligheid en wordt YouForce gemonitord op ongewenste toegang en worden uitgevoerde acties binnen YouForce gelogd. De kwaliteitscontrole op juistheid en volledigheid van YouForce ligt bij de afdeling personeelsmanagement. Daarnaast heeft ServicePoint een gedragscode communicatiemiddelen, een beveilingsplan en een beveiligingsbeleid opgesteld. Elke medewerker van ServicePoint heeft daarnaast een geheimhoudingsverklaring ondertekent en conformeert zich aan deze beleidsstukken. Omdat het om vertrouwelijke informatie van ServicePoint gaat zijn de genoemde stukken enkel ter inzage voorgelegd aan de gemeentearchivaris. Tot slot vindt er jaarlijks binnen de gemeente Ede een systematische risicoanalyse plaats voor onder andere data, systemen, personeel, fysieke locatie en beveiligingseisen. Deze risicoanalyse wordt uitgevoerd in opdracht van het team IPM van de afdeling IA en daarin ook besproken. De risicoanalyse wordt uitgevoerd aan de hand van het NARIS-systeem, dit is een gemeentebreed systeem voor de inventarisatie van risico s (inclusief archiefwettelijke risico's). Naar aanleiding van de uitkomsten van de risicoanalyse wordt een risicoparagraaf opgenomen in het jaarplan van de IT-Regiegroep. Daarnaast worden de risico s meegenomen in de jaarlijks opgestelde nota Risicomanagement en weerstandsvermogen. 5. Vernietigingsprocedure Nadat de papieren personeelsdossiers zijn gescand en de kwaliteit daarvan is gecontroleerd, worden deze uit het werkproces verwijderd ten behoeve van vernietiging. De personeelsdossiers worden minimaal drie maanden bij ServicePoint bewaard tot het moment dat de gemeente Ede schriftelijk aangeeft dat deze, conform wet- en regelgeving, vernietigd mogen worden. Daadwerkelijke vernietiging vindt plaats door de firma Scherpenzeel. Deze beschikt over een CA+ certificaat voor vernietiging conform de DIN veiligheidsklasse 3. Van deze vernietiging wordt een procesverbaal opgemaakt. Een uitgebreide procedurebeschrijving van de fysieke vernietiging van personeelsdossiers is onderdeel van het 'Beveiligingsbeleid ServicePoint', dat is ingezien, getoetst en akkoord bevonden door de gemeentearchivaris. Het vernietigen van de digitale personeelsdossiers gebeurt geautomatiseerd in YouForce. Bij het Handboek substitutie personeelsdossiers 11

12 afsluiten van de digitale personeelsdossiers in YouForce (na uitdiensttreding van de betreffende medewerker) wordt, conform actuele wet- en regelgeving, een gepland vernietigingsjaar ingesteld. Omdat een personeelsdossier is opgebouwd uit verschillende onderdelen, kan er gedifferentieerd worden in bewaar- en vernietigingstermijn. Zo kan er conform wet- en regelgeving een afwijkende vernietigingstermijn ingevuld worden voor bijvoorbeeld medewerkers die gewerkt hebben met gevaarlijke stoffen. Bovendien gelden er, conform de geldende selectielijst, verschillende vernietigingstermijnen tussen en binnen personeelsdossiers. Hierdoor kan er vernietigd worden op onderdelen van een personeelsdossier. Het instellen van de juiste bewaar- en vernietigingstermijnen gebeurt in overleg met de afdeling personeelszaken, het team DIV en de archiefinspecteur van de gemeente Ede. Eens per jaar wordt door YouForce een lijst gegeneerd van alle personeelsdossiers met de vernietigingstermijn van dat jaar. Vervolgens wordt hier collectief een vernietigingscode aan toegekend, waardoor de personeelsdossiers de status vernietigd krijgen en niet meer wijzigbaar zijn (maar nog wel opvraagbaar). Deze lijst met geselecteerde te vernietigen dossiers (of dus onderdelen van dossiers) wordt vervolgens ter accordering voorgelegd aan de gemeente Ede. Na akkoord van de gemeentearchivaris wordt door YouForce alle personeelsdossiers met deze vernietigingscode collectief definitief verwijderd. Dit geldt tevens voor alle personeelsdossiers die op een back-up zijn opgeslagen. De beschrijvingen blijven bewaard, zodat altijd duidelijk is of een stuk vernietigd is of niet. Van deze vernietiging wordt een proces verbaal opgemaakt en toegezonden aan de gemeente Ede, die deze conform wet- en regelgeving archiveert. Een aantal dossiers (of onderdelen daarvan) mogen conform wet- en regelgeving niet vernietigd worden of kennen een afwijkende vernietigingstermijn. Bij het invoeren van deze metadata (bewaartermijn en verwacht vernietigingsjaar) in YouForce wordt hier dus rekening mee gehouden. Handboek substitutie personeelsdossiers 12

13 Technische inrichting 1. Apparatuur Hardware: Voor het scannen van de personeelsdossiers maakt ServicePoint gebruik van diverse Kodak High Volume 5800 scanners. Deze scanner kan scanformaten van A8 t/m A3 verwerken. De scanner kan kleur, grijswaarden en zwart-wit dubbelzijdig scannen met een maximale resolutie van 600 dpi. Een uitgebreid specificatieoverzicht van de Kodak High Volume 5800 scanner is opgenomen in bijlage 6. Software: ServicePoint scant de personeelsdossiers met Kodak Capture Pro versie 4 scansoftware. Deze voldoet aan alle eisen die de gemeente Ede en de provincie hieraan stellen om te kunnen voldoen aan de eisen van substitutie. 2. Scaninstellingen en bestandsformaten De gebruikte scansoftware is dusdanig ingericht dat er standaard gescand wordt met automatische kleurherkenning per pagina. Dit om te voorkomen dat scanmedewerkers zelf moeten beoordelen of een pagina in kleur of zwart-wit gescand moet worden. Een persoonlijke beoordeling kan fouten in de hand werken. Voor respectievelijk kleur en zwart-wit gelden vervolgens de volgende instellingen. Kleur: 300 DPI met een bitdiepte van 24. Zwart/wit: 300 DPI met een bitdiepte van 1. Met deze scaninstellingen wordt voldaan aan Archiefregeling/Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden en NEN ISO Gescande bescheiden worden automatisch omgezet in PDF/A1 formaat. Dit is een zogeheten open source bestandsformaat, waarmee wederom voldaan wordt aan Art. 26 Archiefregeling/Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden en NEN ISO Kwaliteit volgens kwaliteitsindex De kwaliteit (leesbaarheid) van de gescande bescheiden wordt bepaald met behulp van de Kwaliteitsindex (weergegeven als QI). Omdat de QI voor kleurscans anders is dan de QI voor zwart/witscans worden er andere formules gehanteerd om de QI voor beide te berekenen. Daarnaast zijn er verschillende formules voor gedrukte teksten en afbeeldingen. Berekening QI voor gedrukte teksten: Voor kleurscans geldt de volgende formule: QI = dpi x 0,039h/2 Voor zwart/wit-scans geldt deze formule: QI = dpi x 0,039h/3 De letter h in de formule staat voor de hoogte van de kleinste letters in een gedrukte tekst (zoals x en e ) uitgedrukt in millimeters. Voor de formule gaan we ervan uit dat de meeste bescheiden gedrukt zijn met een standaardlettergrootte van 12 punten. De hoogte van de kleinste letter is dan ongeveer 2 millimeter, afhankelijk van het lettertype. De berekende QI kan onderverdeeld worden in drie groepen, te weten: QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder goed leesbaar) QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar) QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar) Voor de pagina's die in kleur gescand worden geldt de volgende QI: (300 x 0,039 x 2)/2 = 11,7 Voor de pagina's die in zwart/wit gescand worden geldt de volgende QI: (300 x 0,039 x 2)/3 = 7,8 Handboek substitutie personeelsdossiers 13

14 Berekening QI voor afbeeldingen: Voor kleurscans geldt de volgende formule: QI = dpi x 0,039w Voor zwart/wit-scans geldt deze formule: QI = dpi x 0,039w/1,5 De letter 'w' in de formule staat voor de breedte in millimeters van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn. Voor de formule gaan we ervan uit dat het kleinste detail de dikte van een dunste lijn op een kaart/tekening/plattegrond is. Deze dikte is ongeveer 0,3 millimeter. De berekende QI kan onderverdeeld worden in drie groepen, te weten: QI 2 = hoge kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn heel goed zichtbaar) QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar) QI < 1 = slechte kwaliteit (d.w.z. relevante details zijn nauwelijks zichtbaar) Voor de afbeeldingen die in kleur gescand worden geldt QI: (300 x 0,039 x 0,3) = 3,51 Voor de afbeeldingen die in zwart-wit gescand worden geldt QI: (300 x 0,039 x 0,3)/1,5 = 2,34 De QI voor zowel de kleur als de zwart/wit scans bij gedrukte teksten en afbeeldingen laat zien dat sprake is van een hoge kwaliteit. Handboek substitutie personeelsdossiers 14

15 Bijlagen 1. Toetsing aan RODIN + toelichting Ja Nee Deels 1 Beleid en Organisatie 1.1 De organisatie heeft een door het bestuur en/of management vastgesteld informatiebeleid dat aansluit bij de geformuleerde organisatiedoelstellingen Toelichting: Er is een door het college vastgesteld besluit informatiebeheer (d.d ). Verseonbesluitnummer: Daarnaast is er informatiebeveiligingsbeleid opgesteld en houdt het Bestuursoverleg I&A (BOIA) toezicht op het naleven van het informatiebeveiligingsbeleid. NARIS wordt gebruikt voor de inventarisatie van de risico's. Uiteraard wordt daarnaast voldaan aan NEN Verder is er in 2012 een I-Visie vastgesteld die in 2013 is uitgewerkt in een Meerjarenbeleidsplan (MJP). In dit MJP is onder andere een stuk informatiebeleid beschreven. Het MJP moet nog officieel vastgesteld worden door de concerndirectie. De onderdelen van informatiebeleid zijn tenminste: 1.1a Het voldoen aan de wettelijke eisen voor het bewaren van informatie Toelichting: We voldoen aan artikel 31 van de Archiefwet 1995 (betreffende de archiefbewaarplaats) 1.1b Een beschrijving van de relatie tussen de bedrijfsprocessen en de opgenomen informatie Toelichting: Dit is vastgelegd in artikel 18 van het genoemde besluit informatiebeheer. Een beschrijving van of verwijzing naar de bewaarstrategie van de 1.1c organisatie die rekening houdt met conversie, migratie of emulatie in geval van veranderende (technische) omstandigheden Toelichting: Dit is vastgelegd in artikel 11 en 12 van het genoemde besluit informatiebeheer. 1.1d Een beschrijving van het beveiligingsbeleid waarin taken en verantwoordelijkheden voor informatiebeveiliging zijn belegd Toelichting: Dit is vastgelegd in artikel 23 t/m 26 van het genoemde besluit informatiebeheer. De organisatie is in staat verantwoording af te leggen over alle activiteiten 1.2 ten behoeve van de werking en het beheer van de digitale beheeromgeving op basis van toetsbare eisen van een door haar toe te passen kwaliteitssysteem Toelichting: Voor de applicatie YouForce is een kwaliteitssysteem op papier vastgelegd, inclusief toetsbare eisen. YouForce is op verschillende manieren gecertificeerd en getoetst/geaudit (zie bijlage 4). 1.3 De organisatie heeft de processen en procedures voor de digitale beheeromgeving beschreven Toelichting: De administratie organisatie (AO) voor het beheren van personeelsdossiers is beschreven (zie bijlage 5). Deze beschrijving gaat uit van de huidige situatie. Na substitutieverlening zal deze beschrijving niet langer actueel zijn en dient deze aangepast te worden aan de nieuwe situatie. Zo wordt het personeelsarchief van de brandweer niet langer door de gemeente Ede beheerd en zal er na scanning geen sprake meer zijn van uitleen van fysieke documenten. 1.4 De organisatie ondergaat periodiek (externe) audits en/of certificering op het gebied van de digitale beheeromgeving Toelichting: Bij elke grote systeemwijziging of verandering in het proces vindt een EDP-audit plaats door de vaste accountant. Gemiddeld is dit eens in de drie jaar. De EDP-audit is een instrument van de accountant. Hij kan een audit dus uitvoeren naar eigen inzicht. Dit kan ook zijn bij een bepaald thema waar de accountant in een jaar extra op let. Tot slot vindt vrijwel altijd een EDP-audit plaats op het moment dat een nieuwe accountant aan de gemeente wordt toegewezen. Hij/zij voert dan een EDP-audit uit om zich de gemeente eigen te maken. Daarnaast wordt het proces van substitutie jaarlijks meegenomen in de interne controle. Verder is er continu kwaliteitsbewaking van de digitale beheeromgeving en vinden er regelmatig interne controles plaats van onder andere de digitale beheeromgeving. YouForce zelf wordt ook jaarlijks meegenomen in de reguliere controleprocedures. Voorts worden alle wijzigingen in het proces van substitutie vastgelegd en aan het einde van het jaar wordt bepaald of de wijzigingen aanleiding geven tot een extra audit. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de digitale beheeromgeving waaronder: digitalisering, duurzame toegankelijkheid, 1.5 archiefbeheer en betrouwbaarheid van informatie zijn vastgelegd en belegd. Tevens is op basis hiervan de continuïteit gewaarborgd in het geval van organisatiewijziging. Toelichting: Er is vastgesteld informatiebeleid (besluit informatiebeheer). Het functioneel applicatiebeheer is geregeld en ondergebracht bij de afdeling I&A. Het archiefbeheer en de betrouwbaarheid van informatie worden Handboek substitutie personeelsdossiers 15

16 gegarandeerd door de werkzaamheden van team DIV. Zij werken conform de archiefwet en verschillende gemeentelijke regelingen. Beleid omtrent digitalisering en duurzame toegankelijkheid wordt in 2014 opgesteld. Ja Nee Deels 1.6 De digitale beheeromgeving is opgenomen in de meerjarenbegroting van de organisatie, waarbij voldoende middelen beschikbaar worden gesteld om de continuïteit ervan te waarborgen Toelichting: Voor het gebruik van YouForce en het beheer van de gegevens daarin wordt op jaarbasis 4.945,- betaald (contractbedrag 2014). Dit bedrag is opgenomen in de meerjarenbegroting van de gemeente Ede. De organisatie beschikt over voldoende medewerkers, met voldoende 1.7 kennis en competenties, om al haar taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de digitale beheeromgeving te kunnen uitvoeren Toelichting: Er zijn genoeg formatieplaatsen vervuld om hieraan te voldoen. Daarnaast beschikt de organisatie over voldoende kennis en vaardigheden voor de benodigde werkzaamheden op het gebied van de digitale beheeromgeving. Zo hebben de functioneel applicatiebeheerders van YouForce specifieke opleidingen gevolgd. 2 Informatiebeheer 2.1 Alle digitale archiefstukken worden geklasseerd op basis van een classificatieschema/ordeningsstructuur Toelichting: Alle personeelsdossiers en de documenten waaruit de dossiers zijn opgebouwd worden automatisch voorzien van een uniek registratienummer in YouForce (onder water). Daarnaast worden diverse unieke, maar wel gestandaardiseerde, metadata toegevoegd binnen YouForce (o.a. door het gebruik van de barcodescheidingsvellen). Het systeem kent automatisch een uniek identificatiekenmerk toe aan alle 2.2 onderdelen die op basis van het classificatieschema/de ordeningsstructuur worden vastgelegd, bijvoorbeeld aan zaaktypen/processen, zaken en digitale archiefstukken Toelichting: Elk document krijgt een uniek (niet voor de gebruiker zichtbaar) nummer en wordt gekoppeld aan een documentsoort, een medewerkernummer en eventueel een dienstverbandnummer. De overige metadata zijn om documenten eenvoudiger terug te kunnen vinden, of om te kunnen filteren. Het systeem kan in het classificatieschema veranderingen aanbrengen 2.3 en bij deze wijzigingen moet de consistentie binnen het schema alsmede tussen het schema en de archiefbestanddelen gewaarborgd blijven Toelichting: Alleen de indeling en naamgeving van de documentsoorten is aan te passen. Dit heeft geen effect op de documenten zelf, zolang de naamgeving van een documentsoort de betekenis maar niet verandert. De eerder genoemde unieke kenmerken kunnen nooit aangepast worden, waardoor de consistentie tussen het classificatieschema en de archiefbestanddelen behouden blijft. Van alle archiefstukken wordt tenminste de volgende informatie in de metadata vastgelegd: 2.4a Inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag Toelichting: Bij elk document wordt de documentsoort, documenttype (bijvoorbeeld PDF of ODT) en een omschrijving vastgelegd. 2.4b Wanneer, door wie en waarom de archiefstukken zijn opgemaakt en werden ontvangen Toelichting: Bij elk document wordt vastgelegd wanneer het is opgevoerd en als dat handmatig is gebeurd door wie. Het waarom wordt niet vastgelegd, anders dan de documentsoort en de omschrijving. Verder is er sprake van automatisch versiebeheer binnen YouForce. 2.4c Samenhang met andere beheerde archiefstukken Toelichting: Elk personeelsdossier staat los van een ander personeelsdossier. Er is daarom enkel sprake van een onderlinge samenhang binnen een personeelsdossier. Elk document binnen een personeelsdossier is daarmee onlosmakelijk verbonden (door toekenning van unieke metadata) met dat personeelsdossier. 2.4d Uitgevoerde beheeractiviteiten Toelichting: Door middel van versiebeheer en een automatisch logboek wordt dit automatisch geregistreerd. YouForce zelf doet niets met datgene wat is opgenomen in YouForce. Geautoriseerde medewerkers van de afdeling personeelszaken kunnen als enige dossiers en documenten beheren en wijzigen. 2.4e Actuele en oorspronkelijke technische aard, ook van de hard- en softwareomgeving Toelichting: Er is sprake van versiebeheer op de hard- en softwareomgeving (geautomatiseerd). Door middel van versiebeheer op de documenten en dossiers is ook daar altijd duidelijk of er technisch iets gewijzigd is. 2.4f Aard van de digitale handtekening (indien aanwezig) Toelichting: Niet van toepassing 2.4g Wijze van versleuteling (algoritme) en descriptiesleutel (indien van toepassing) Toelichting: Documenten worden niet versleuteld opgeslagen, maar de toegang tot Youforce is wel versleuteld. De toegang tot de documenten is volledig geautoriseerd en dit wordt bij elke opvraging opnieuw gecontroleerd. Handboek substitutie personeelsdossiers 16

17 Ja Nee Deels Metadata worden op gestandaardiseerde wijze toegekend, 2.5 bijvoorbeeld met behulp van standaard woordenlijsten Toelichting: Alleen omschrijvingen (titel van het document) zijn vrij toe te kennen. Overige metadata zijn standaard (van tevoren ingerichte) lijsten en opgenomen in de barcodescheidingsvellen. Het systeem gebruikt een door het bestuur en/of management 2.6 vastgesteld autorisatieschema waarmee alle gebruikerstaken en beheeractiviteiten als rollen aan medewerkers worden toegekend Toelichting: Binnen YouForce bestaat reeds een formeel vastgesteld autorisatieschema voor wie wat mag zien en behandelen. Dit autorisatieschema is gebaseerd op de huidige organisatiestructuur. Digitale archiefstukken worden opgeslagen in door het bestuur aangewezen, valideerbare en volledig gedocumenteerde 2.7 bestandsformaten, die voldoen aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd Toelichting: De gedigitaliseerde documenten waaruit het personeelsdossier is opgebouwd kennen een PDF/A1-a outputformaat (open source). Hiermee wordt voldaan aan Art. 26 Archiefregeling/Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden en NEN ISO De koppeling tussen een digitaal archiefbestanddeel (op elk 2.8 aggregatieniveau) en de daarbij behorende metadata moet tot het moment van verwijdering kunnen worden gereconstrueerd Toelichting: Er is sprake van duurzame opslag van de personeelsdossiers. Dit betekent dat de dossiers en de documenten waaruit deze bestaan onlosmakelijk verbonden zijn met de bijbehorende metadata. Deze worden als een gezamenlijk pakketje opgeslagen in YouForce. Van reconstructie is dus geen sprake, omdat beiden altijd met elkaar verbonden zijn. Het systeem importeert, converteert, migreert en exporteert digitale archiefstukken en de bijbehorende metadata uitsluitend met behoud van 2.9 de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid op elk aggregatieniveau Toelichting: Omdat het volledige personeelsdossier en de metadata onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, is van de in de vraagstelling benoemde processen altijd sprake. Door de kwaliteitseisen bij het scannen zoals eerder genoemd, de kwaliteitscontroles tussendoor en de periodieke audits wordt veel aandacht besteedt aan de authenciteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid bij het importeren, converteren, migreren en exporteren van de creditfacturen De integriteit en leesbaarheid van digitale archiefstukken kan worden 2.10 vastgesteld, gecontroleerd, gedocumenteerd en geborgd tegen ongeautoriseerde wijzigingen en beschadigingen Toelichting: Documenten kunnen inhoudelijk niet gewijzigd worden in/door YouForce, dus alleen raadpleegbaarheid is van toepassing. Het originele document kan altijd worden gedownload en geopend in een lokale geschikte toepassing. Omdat het om PDF/A1-a documenten gaat zijn deze standaard niet te wijzigen. Door middels van versiebeheer is wel duidelijk wanneer er een nieuwe versie van een document is geüpload (wat enkel uitgevoerd kan worden door een geautoriseerd beheerder). Door middel van een zoekopdracht kunnen alle digitale archiefstukken 2.11 en hun metadata op elk aggregatieniveau worden getoond, met inachtneming van autorisaties Toelichting: Door het toekennen van diverse metadata kunnen alle personeelsdossiers en de documenten waaruit deze zijn opgebouwd worden getoond. Door toepassing van het vastgestelde autorisatieschema is bepaald wie wat binnen YouForce mag zien. De bewaartermijn van digitale archiefbescheiden wordt automatisch op elk aggregatieniveau vastgelegd. De bewaartermijnen worden nageleefd 2.12 met inachtneming van de wettelijke selectietermijnen, -procedures en vervolgacties (vernietigen, overdragen of exporteren) Toelichting: De bewaartermijn wordt door een geautoriseerd beheerder in overleg met de afdeling DIV per documentsoort ingericht. Op basis van de bewaartermijn wordt een vernietigingsdatum bepaald zodra dat relevant is (datum uit dienst). Een beheerder kan handmatig een expliciete verwijderingsdatum opgeven. Verwijderen gebeurt niet automatisch, maar altijd door een beheerder door te filteren op verwijderingsdatum. Ter waarborging van de samenhang en volledigheid wordt een waarschuwing gegeven wanneer er een link of verwijzing bestaat tussen 2.13 verschillende digitale archiefbestanddelen op alle aggregatieniveaus, waarvan een onderdeel op het punt staat te worden vernietigd, overgedragen of geëxporteerd en het andere niet Toelichting: Omdat met elkaar verband houdende documenten onderling gekoppeld zijn aan het personeelsdossier, geldt vernietiging, overdracht of export voor alle aan elkaar gekoppelde documenten. Handboek substitutie personeelsdossiers 17

18 Ja Nee Deels Vernietigen van archiefstukken moet zo gebeuren dat deze op geen 2.14 enkele wijze kunnen worden gereproduceerd Toelichting: Het document is na vernietiging niet meer te reproduceren. Wel wordt de mutatiehistorie van de kenmerken van het document bewaard (wie heeft wat wanneer gedaan). 3 ICT-beheer en -beveiliging De organisatie doet aan een systematische risicoanalyse voor factoren 3.1 als data, systemen, personeel, fysieke locatie en beveiligingseisen Toelichting: Er vindt jaarlijks een systematische risicoanalyse plaats voor onder andere data, systemen, personeel, fysieke locatie en beveiligingseisen. Deze risicoanalyse wordt uitgevoerd in opdracht van het Beleidsoverleg I&A (BOIA) en daarin ook besproken. De risicoanalyse wordt uitgevoerd aan de hand van het NARIS-systeem, dit is een gemeentebreed systeem voor de inventarisatie van risico s. Naar aanleiding van de uitkomsten van de risicoanalyse wordt een risicoparagraaf opgenomen in het BOIA jaarplan. Daarnaast worden de risico s meegenomen in de jaarlijks opgestelde nota Risicomanagement en weerstandsvermogen. De organisatie hanteert een beveiligingsplan m.b.t. informatiebeveiliging 3.2 gebaseerd op de Code voor Informatiebeveiliging of vergelijkbare richtlijn Toelichting: Er is een informatiebeveiligingsplan gemeente Ede, dat formeel is vastgesteld door het DT in Dit plan is gebaseerd op de Code voor Informatiebeveiliging. Het plan staat in Verseon onder nummer: De organisatie heeft een overzicht van de gehanteerde 3.3 beveiligingsmaatregelen en laat periodiek (extern) toetsen of de mate van beveiliging nog passend is Toelichting: Zoals ook bij vraag 3.1. aangegeven wordt jaarlijks een systematische risicoanalyse uitgevoerd middels het NARIS-systeem. Aan de uitkomsten van de risicoanalyse worden beveiligingsmaatregelen gekoppeld en geïmplementeerd. Deze beveiligingsmaatregelen worden vervolgens weer jaarlijks getoetst bij de risicoanalyse. Daarnaast is afgesproken dat eens in de twee jaar een zogeheten intrusion detection plaatsvindt. Hierbij wordt systematisch gedetecteerd of er personen zijn die ongeautoriseerd toegang hebben tot het netwerk. Dit uiteraard naast de dagelijks werkende firewall en andere beveiligingsmiddelen. De organisatie beschikt over een passende back-upstrategie, 3.4 calamiteiten- en herstelplan Toelichting: In het aanbestedingsdocument voor het SAN zijn alle eisen vastgelegd voor een passende backupstrategie, calamiteiten- en herstelplan. Deze eisen zijn door de leverancier van het SAN geïmplementeerd. Back-ups worden dagelijks ( s nachts) gemaakt. Voor calamiteiten zijn tevens de nodige dingen geregeld (bijvoorbeeld: vervangbaarheid, noodstroomtoevoer, brandbeveiliging, etc.). Een geactualiseerd calamiteitenplan is in 2014 opgesteld en ligt ter goedkeuring bij de directie en het bestuur. De organisatie maakt periodiek back-ups van alle opgeslagen 3.5 informatie en bewaart deze informatie in een kluis op een andere locatie Toelichting: Elke zaterdag wordt via een glasvezelverbinding een volledige kopie gemaakt van de data in het SAN naar het back-up SAN, dat in een systeemruimte bij Sociaal Cultureel Centrum t Spectrum staat opgesteld. Vervolgens wordt ook nog een kopie naar tape gemaakt vanaf het back-up SAN. Elke nacht na een werkdag wordt tot slot nog een incrementele back-up gemaakt naar het back-up SAN. Back-ups en herstelplannen worden periodiek gecontroleerd op juiste 3.6 werking Toelichting: De gemaakte back-ups en herstelplannen worden dagelijks gecontroleerd op de juiste werking. Dit gebeurt s avonds na het maken van de back-ups. De organisatie heeft de taken en verantwoordelijkheden voor functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch beheer belegd en 3.7 ingericht voor de digitale beheeromgeving op basis van gangbare beheerstandaarden Toelichting: Het functioneel beheer voor YouForce is belegd op de afdeling personeelsmanagement zelf. Het applicatie- en technisch beheer wordt verzorgd door YouForce zelf. Alle vormen van beheer voldoen aan de gangbare beheersstandaarden. De organisatie stelt in een Service Level Agreement (SLA) eisen aan de 3.8 interne of externe ICT-dienstverlener ten aanzien van beveiliging en beheerprestaties Toelichting: Er is een Dienstverleningsovereenkomst ICT (DVO) geschreven en in 2006 door het DT akkoord bevonden. Na centralisatie van de financiële middelen en enkele technische aanpassingen in 2008 is de DVO herschreven en opnieuw geaccordeerd. De organisatie heeft een adequate serverruimte met onder meer 3.9 klimaatbeheersing, alarm en brandmeldvoorziening, toegangscontrole, ordelijke bekabeling en noodstroomvoorziening (UPS) Toelichting: Deze ruimte voldoet aan alle genoemde eisen en bevindt zich op Raadhuis D-1. Zo kan de ruimte Handboek substitutie personeelsdossiers 18

19 enkel betreden worden als je geautoriseerd bent, is er een noodstroomvoorziening (UPS) die als back-up geldt voor het geval dat de server mocht uitvallen, is de ruimte gekoeld (klimaatbeheersing), is er een brandmeldvoorziening en overstromingsmelder. De ruimte waar de back-ups worden opgeslagen beschikt over dezelfde voorzieningen. Handboek substitutie personeelsdossiers 19

20 2. Tabbladindeling personeelsdossiers 1. Indiensttreding aanstelling (in deze specifieke volgorde opbergen) advertentietekst (indien aanwezig) sollicitatiebrief en curriculum vitae (c.v.) sollicitatieformulier (verklaring omtrent gedrag (VOG)) afspraken sollicitatie formulier aanvullende personeelsgegevens benoemingsbrief aanstellingsbesluit (kopie rijbewijs/paspoort/id-kaart) 2. Loopbaan (m.u.v. besluiten) o.a. correspondentie m.b.t. afspraken (m.u.v. afspraken sollicitatie) aanstelling in vaste dienst extra periodieke verhoging bevordering gratificaties (m.u.v. Ambtsjubileum-gratificaties) interne overplaatsing (herplaatsing) detachering (naar een andere organisatie) wijziging aantal arbeidsuren 3. Loopbaan (besluiten) betreft besluiten uitgaande van B&W; aangeduid met besluiten: (m.u.v. aanstellings- en ontslagbesluiten) 4. Jaargesprekken formulier Jaargesprek 5. Functiewaardering o.a. correspondentie m.b.t. functiewaardering uitslag functiewaardering (Fuwa) verzoek herziening functiewaardering behandeling bezwaar- en beroepsprocedure 6. POP-afspraken afspraken m.b.t. Persoonlijk Ontwikkelings Plan 7. Vorming en opleiding verzoek toekenning studiefaciliteiten + bijlagen (bijv. documentatie opleiding) toekenningsbesluiten verklaring i.v.m. toekenning studiefaciliteiten diploma's, cijferlijsten, getuigschriften e.d. verlenging / stopzetten studiefaciliteiten 8. Arbeidsongeschiktheid/ongeval o.a. correspondentie m.b.t. zwangerschaps- /bevallingsverlof (géén ouderschapsverlof) uitkeringen UWV (o.a. WIA) re-integratie bezoldiging, loondoorbetaling tijdens ziekte bezoeken aan bedrijfsarts 9. Toelagen en vergoedingen toeslag onregelmatige dienst vervangingstoelage (waarneming) vergoeding schade aan kleding e.d. reiskostenvergoeding verplaatsingskostenvergoeding (i.h.k.v. verhuizing) Handboek substitutie personeelsdossiers 20