HANDLEIDING SUBSTITUTIE. digitaliseren van creditfacturen. vernietigen van papieren creditfacturen

Transcriptie

1 HANDLEIDING SUBSTITUTIE voor het digitaliseren van creditfacturen en het vernietigen van papieren creditfacturen Sebastiaan Stevens en Anton Ike Adviseurs Informatievoorziening COA/IA/DI December 2011

2 Inhoudsopgave Pagina Inleidend gedeelte 1. Vooraf 2 2. Doelstelling 2 3. Wettelijk kader 2 4. Argumenten 3 5. Draagvlak 3 6. Financiële consequenties 3 7. Planning 3 Inrichting van het vervangingsproces 1. Selectieproces 4 2. Voorbereiden van de creditfacturen 4 3. Scanproces, registratieprocedure en opname in beheerssysteem 4 4. Kwaliteitsprocedures 6 a) Juistheid 6 b) Volledigheid 6 c) Leesbaarheid 6 d) Terugvindbaarheid 7 5. Vernietigingsprocedure 7 6. Conversie en de fiscale bewaarplicht 7 Technische inrichting 1. Apparatuur 8 2. Scaninstellingen en bestandsformaten 8 3. Kwaliteit volgens kwaliteitsindex 8 Bijlagen 1. Toetsing aan RODIN + toelichting Brief die naar de belastingdienst en de accountant is gestuurd Instemming met Handleiding Substitutie; Belastingdienst Bevestiging van geïnformeerd zijn; accountant Specificaties fi-6770 scanner Certificeringen Corsa/Invoice Beschrijving Administratieve Organisatie (AO) Vastleggen verplichtingen inkoopcreditfacturen Verwerken creditfacturen Verwerken herinneringen/aanmaningen van creditfacturen Aanmelden/muteren budget- en producthouders Betalingen Voorbeeld onderdeel bevoegdhedenmatrix Dienstverleningsovereenkomst ICT 47 Handleiding substitutie creditfacturen -1-

3 Inleidend gedeelte 1. Vooraf Voor de digitalisering en verwerking van (elektronische) creditfacturen heeft de gemeente Ede het systeem Corsa/Invoice van de Nederlandse leverancier BCT aangeschaft. Het systeem bestaat uit software voor de digitale verwerking van inkomende creditfacturen en de bijbehorende workflow. Die zorgt ervoor dat de creditfacturen in digitale vorm naar de juiste medewerkers gestuurd worden, die de creditfacturen moeten controleren en goedkeuren. Pas als dat proces is afgerond worden de creditfacturen betaald. Het voordeel van e-facturering is, dat de creditfacturen automatisch door het systeem herkend worden, zodat de gegevens niet meer handmatig ingetypt hoeven worden. Dat voorkomt fouten. Dankzij de digitalisering zwerven er ook geen papieren documenten meer door de organisatie, zodat ze ook niet meer kunnen zoekraken. Het systeem houdt bovendien actief in de gaten wie zijn goedkeuring nog moet geven en of het proces niet te lang duurt. Dat verhoogt de klantvriendelijkheid van de gemeente. Momenteel worden de creditfacturen gescand door de crediteurenadministratie van de afdeling Financiële Dienstverlening en Bedrijfsvoering (FDB) van de gemeente Ede. De gescande creditfacturen worden opgenomen in Corsa/Invoice en de gescande papieren creditfacturen worden vooralsnog numeriek opgeslagen, maar zullen tezijnertijd vernietigd worden. 2. Doelstelling Doelstelling van dit plan van aanpak is daarom ook om een machtiging tot substitutie te verkrijgen van het college van B&W, voor de papieren creditfacturen die dagelijks worden ontvangen en na scanning worden opgenomen in Corsa/Invoice van BCT. Onder substitutie verstaan we het vervangen van archiefbescheiden door reproducties. De originele bescheiden worden vervolgens vernietigd. Het toepassen van substitutie houdt tevens een doorlopende verklaring van vernietiging van de papieren archiefbescheiden in. De reproducties nemen dus volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. Zij worden daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet Scannen is de bekendste vorm van vervanging: je maakt van een papieren origineel een digitaal origineel. Scannen heeft aspecten van goede staat; (je moet kwalitatief goed scannen) en toegankelijke staat (het digitale bestand moet hervindbaar en te openen zijn). Bij digitalisering van documenten spelen de volgende aspecten een belangrijke rol: Betrouwbaarheid: de eigenschap dat de feiten die in een document gepresenteerd zijn in overeenstemming met de werkelijkheid zijn. De inhoud van het document is een juiste weergave van de feiten die erin opgenomen zijn. Authenticiteit: de garantie dat de weergave van een document volledig en geheel in overeenstemming is met de oorspronkelijke vastlegging en de functie die het behoorde te vervullen. Authenticiteit is een specifieke vorm van betrouwbaarheid. Integriteit: een document heeft bij raadpleging (op welk moment ook) dezelfde vorm, inhoud en structuur als op het tijdstip van opmaak. Dezelfde vorm, inhoud en structuur' kan ruimer worden opgevat als 'de vorm, inhoud en structuur moeten reconstrueerbaar zijn'. Digitale duurzaamheid: de garantie dat een document in een format is opgeslagen waarin het gedurende de volledige periode dat het moet worden bewaard beschikbaar is en kan worden geopend (leesbaar is). Het uiteindelijke doel is dat de toegankelijkheid en beschikbaarheid van de informatie digitaal wordt geregeld en in vergelijking met de fysieke archivering sterk verbeterd zal worden. Door digitale archivering zal er bovendien enorm worden bespaard op fysieke archiefruimte. Bovendien wordt veel efficiënter gewerkt door het voorkomen van dubbel werk (niet meer én op papier én digitaal). 3. Wettelijk kader/gebruikte informatie Algemene Wet inzake Rijksbelastingen; Handleiding substitutie creditfacturen -2-

4 Archiefverordening gemeente Ede 2009; Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995; Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Gelderland; Besluit Informatiebeheer gemeente Ede 2009; Bewaren en Bewijzen, brochure Ministerie van Economische Zaken en ECP NL Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/ (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling); Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht, brochure Belastingdienst Wet op de Omzetbelasting. 4. Argumenten Door het scannen en archiveren van de digitale versies van creditfacturen wordt de toegankelijkheid en beschikbaarheid vele malen groter dan in het geval van fysieke archivering. Daarnaast wordt er veel efficiënter gewerkt door het voorkomen van dubbel werk en dubbele opslag. Ook wordt geanticipeerd op het gegeven dat steeds meer bestanden elektronisch worden aangeleverd. Door het vernietigen van de vervangen papieren creditfacturen worden 'dure' meters archiefruimte bespaard. Financiële papieren archiefbescheiden moeten namelijk (minimaal) zeven jaar bewaard blijven. Bij toepassing van substitutie mogen papieren creditfacturen vernietigd worden direct na correcte digitalisering. 5. Betrokken partijen Het toepassen van substitutie bij FDB heeft invloed op de werkzaamheden van verschillende (externe) partijen, zoals: De belastingdienst. Deze is geïnformeerd over de plannen omtrent substitutie en heeft aangegeven in te kunnen stemmen met het bewaren van de gescande factuur en het vernietigen van de papieren factuur. Voorafgaand aan deze instemming heeft zij een EDPaudit uitgevoerd. Zie voor de instemming bijlage 3. Deloitte & Touche, de accountant. Deze is geïnformeerd over de plannen omtrent substitutie en heeft aangegeven in te kunnen stemmen met het bewaren van de gescande factuur en het vernietigen van de papieren factuur. Zie hiervoor bijlage 4. Gemeentearchivaris. Conform het besluit informatiebeheer gemeente Ede 2009 is bij deze advies ingewonnen door middel van intensief overleg. De gemeentearchivaris heeft door het zetten van zijn paraaf ingestemd met het handboek. 6. Financiële consequenties Substitutie heeft een aantal financiële besparingen tot gevolg, zoals: Efficiëntere werkwijze, door onder andere besparing op zoektijd naar informatie, het niet meer hoeven bewaren en opzoeken van papieren originelen en het voorkomen van dubbele opslag. Besparing van aantal meters fysieke opslagruimte en besparing op materiaal (dozen, zippels, mappen, etc.). Substitutie brengt kosten met zich mee in de zin dat er mogelijk op termijn extra digitale opslagruimte aangeschaft moet worden. De verwachting is echter dat deze kosten significant lager zullen zijn dan de besparingen die met substitutie bereikt worden. Er worden geen kosten gemaakt voor apparatuur, daar deze reeds beschikbaar is. 7. Planning Het streven is om per 1 januari 2012 substitutie voor de creditfacturen toe te passen. Handleiding substitutie creditfacturen -3-

5 Inrichting van het vervangingsproces 1. Selectieproces Legitimering voor substitutie Alle creditfacturen die bij de gemeente binnenkomen zijn documenten die gedigitaliseerd moeten worden. Op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995, in samenhang met de geldende selectielijst van de VNG, mogen creditfacturen na 7 jaar vernietigd worden (uitzonderingen zoals de creditfacturen voor onroerend goed worden vernietigd na 10 jaar). Conform de fiscale bewaarplicht begint de bewaarplicht te lopen vanaf het moment dat de factuur zijn actuele waarde verliest. In de praktijk verliest een creditfactuur zijn actuele waarde op het moment dat deze betaald is. De bewaartermijn gaat dus in vanaf het moment dat de creditfactuur betaald is. Omdat het om op termijn te vernietigen documenten gaat hoeft er in het kader van substitutie geen machtiging van de provincie Gelderland te zijn. Een besluit van het college van Burgemeester en Wethouders (B&W) is hiervoor voldoende. De gemeentearchivaris zal voorafgaand aan het indienen van het machtigingsverzoek bij het college advies uitbrengen. Zodra het besluit door het college is genomen gelden de gedigitaliseerde creditfacturen als origineel archiefdocument. De fysieke creditfacturen worden vervolgens een maand na betaling ter vernietiging aangeboden bij het vernietigingsbedrijf waar de gemeente Ede een contract mee heeft. Criteria voor scannen Eis is dat de leesbaarheid van de creditfactuur na scanning even hoog is als de leesbaarheid van de creditfactuur voorafgaand aan het scannen. Hierom worden creditfacturen in kleur standaard gescand in kleur en creditfacturen in zwart-wit standaard gescand in zwart-wit. 2. Voorbereiden van de creditfacturen De creditfacturen worden voorafgaand aan het scannen door de verantwoordelijke medewerkers ontdaan van nietjes, paperclips, etc. Vervolgens wordt gecontroleerd of de creditfacturen compleet zijn (in het geval van meerdere pagina s per factuur). Omdat meerdere creditfacturen tegelijk gescand kunnen worden, wordt onderscheid tussen de creditfacturen aangebracht middels scheidingsvellen. Op het invoegen van de scheidingsvellen vindt vooraf een extra controle plaats (zijn de scheidingsvellen goed tussengevoegd?). Daarnaast wordt op basis van de keuze of in zwart-wit of in kleur gescand moet worden, de juiste scaninstelling gekozen in het scanprogramma. Daarnaast worden de creditfacturen ook op inhoud gecontroleerd. Elke binnengekomen factuur wordt direct voorzien van een datumstempel en code van de budgethouder. Handmatig vervaardigde creditfacturen worden rekenkundig gecontroleerd. Tevens wordt gecontroleerd op tenaamstelling en aanwezigheid van het Btw-nummer. De tenaamstelling moet altijd gemeente Ede zijn. Bij een onjuiste tenaamstelling wordt de factuur met een begeleidende brief naar de crediteur gestuurd. Een kopie van dergelijke creditfacturen wordt gearchiveerd op de Crediteurenadministratie. Bij het ontbreken van een Btw-nummer op de factuur wordt de factuur geretourneerd met een begeleidende brief (tenzij het een niet BTW-plichtige betreft), of wordt een gestuurd. Een crediteur wordt bij overige fouten verzocht een nieuwe factuur aan te leveren, of de factuur wordt in overleg met de crediteur aangepast. 3. Scanproces, registratieprocedure en opname in beheerssysteem Na het voorbereiden van de creditfacturen worden de onderstaande stappen doorlopen: Stap Scannen creditfacturen Toelichting Nadat de creditfacturen zijn gesorteerd op aantal pagina's per factuur, worden ze voorzien van een intern boekstuknummer. Creditfacturen worden binnen vier kalenderdagen na ontvangst gescand. Bij het scannen worden de volgende Handleiding substitutie creditfacturen -4-

6 gegevens van de factuur gehaald: - crediteurnummer (o.b.v. bankrekeningnummer); - extern factuurnummer; - factuurbedrag; - btw-bedrag; - factuurdatum; - (indien aanwezig) nummer bestelbon; - omschrijving factuur. Controleren gescande gegevens Corrigeren gescande gegevens Controleren op verplichting Aanmaken nieuwe crediteur Doorsturen creditfacturen In dispuut plaatsen en uitzetten acties Accorderen prijs en prestatie Accorderen betaalbaarstelling Bovendien wordt de ontvangstdatum van de factuur ingevoerd. Na het scannen vindt een controle plaats op de leesbaarheid van de scan en op de juiste invulling van de velden. Het controleren op juistheid, volledigheid en leesbaarheid vindt plaats in de Quality Assurance module (QA-module). Deze module is ingeregeld conform de geldende ISO-normen voor substitutie. De module controleert een representatief gedeelte van de gemaakte scans op juistheid, volledigheid en leesbaarheid. Deze module garandeert de kwaliteit van de gemaakte scans. De creditfacturen worden na het scannen tijdelijk gearchiveerd op volgorde van intern boekstuknummer. Indien de leesbaarheid van de gescande gegevens onvoldoende is, wordt een nieuwe scan gemaakt. Ook een onjuiste invulling van de velden wordt gecorrigeerd. Op basis van de factuurgegevens en de openstaande verplichtingen van een crediteur wordt gecontroleerd of aan een factuur een verplichting ten grondslag ligt. Deze informatie wordt opgehaald in Corsa Factuur. De primaire match vindt plaats op basis van het crediteur- en bestelnummer. Indien de factuur betrekking heeft op een nieuwe crediteur, wordt de gescande factuur in de wachtstand gezet. De gegevens van de nieuwe crediteur worden in FMIS ingevoerd. Dagelijks worden de gegevens van crediteuren geactualiseerd in FMIS en overgebracht naar Corsa Factuur. Na de update worden de creditfacturen in de wachtstand meegenomen. Zodra alle relevante velden ingevuld zijn, wordt aan de factuur een verzendadres toegevoegd. Een verzendadres is een budgethouder, budgetbeheerder of verdeelpersoon. De verzending vindt plaats binnen vier kalenderdagen na ontvangst op basis van gemaakte afspraken met sectoren/afdelingen en ervaring. De ontvanger krijgt na het verzenden een dat in de werkvoorraad een factuur ter afhandeling staat. Bij een onjuiste adressering wordt de factuur geretourneerd. Indien de factuur niet akkoord is, wordt de blokkering voor betaling aangevinkt (= in dispuut gezet). De budgethouder is verantwoordelijk voor het uitzetten van de benodigde acties, die zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen drie maanden afgerond zijn. Indien na drie maanden nog geen beslissing genomen is, wordt de factuur voorgelegd aan de concerncontroller. De concerncontroller neemt binnen één maand een beslissing, waarbij de opties zijn: - factuur alsnog betalen; - dispuuttermijn verlengen; - factuur verwijderen. Ten aanzien van 'politiek gevoelige' vorderingen boven 5.000, - volgt een melding richting het College van B&W. In alle gevallen geldt dat na vier maanden creditfacturen opgenomen worden als nog te betalen ten laste van het oorspronkelijke budget. De budgetbeheerder/besteller controleert binnen zes kalenderdagen of het factuurbedrag overeenkomt met de afgesproken prijs en of de genoemde prestatie daadwerkelijk geleverd is. Deze controle wordt uitgevoerd met behulp van de offerte/opdrachtbevestiging. Na controle geeft de budgetbeheerder/besteller digitaal akkoord voor prijs en prestatie. De factuur wordt doorgestuurd naar de budgethouder. Indien aan een factuur een verplichting gekoppeld is, wordt de codering overgenomen vanuit de verplichtingenmodule in Corsa Factuur. De budgetbeheerder/besteller controleert dan of de codering juist is. Een fout wordt gecorrigeerd. De budgetbeheerder/besteller geeft ook aan of de verplichting met de factuur volledig is afgedaan. De budgethouder controleert binnen zes kalenderdagen op de accordering van prijs en prestatie. Daarna wordt de factuur gecodeerd en digitaal akkoord gegeven voor betaling. Speciale wensen ten aanzien van de betaling moeten door de budgethouder expliciet vermeld worden. De factuur wordt doorgestuurd naar de afdeling Financiële Dienstverlening en Bedrijfsvoering. Een budgethouder kan Handleiding substitutie creditfacturen -5-

7 Controleren retour ontvangen creditfacturen Verwerken creditfacturen slechts creditfacturen accorderen voor activiteiten/projecten waarvoor hij/zij benoemd is als budgethouder. Voorafgaand aan het definitief boeken van aangeleverde gegevens wordt een laatste algemene controle uitgevoerd. Hierbij wordt semi-automatisch en handmatig gecontroleerd op juistheid, volledigheid en leesbaarheid. Het controleren op juistheid, volledigheid en leesbaarheid vindt plaats in de eerder beschreven Quality Assurance module (QA-module). Deze module is ingeregeld conform de geldende ISO-normen voor substitutie. De module controleert een representatief gedeelte van de gemaakte scans op juistheid, volledigheid en leesbaarheid. Deze module garandeert de kwaliteit van de gemaakte scans. Nadat is vastgesteld dat een factuur akkoord is voor boeking, wordt de factuur via een koppeling geboekt in FMIS. De factuur is dan betaalbaar gesteld. Deze werkzaamheden worden binnen vijf kalenderdagen uitgevoerd. Indien aan de factuur een verplichting ten grondslag ligt, wordt deze gelijktijdig met het boeken bijgewerkt. 4. Kwaliteitsprocedures Het substitutieproces dient zodanig vormgegeven te worden dat de kwaliteit van de digitale creditfacturen minimaal van vergelijkbaar niveau is als de oorspronkelijke fysieke creditfacturen. Continuïteit in de bedrijfsvoering, de externe verantwoording van de overheid en de toekomstige generaties die onderzoeken hoe de overheid heeft gefunctioneerd. Dat alles is alleen mogelijk als de digitale informatievoorziening goed is georganiseerd en er betrouwbare bewaarmethoden voor digitale informatie zijn. Het hanteren van kwaliteitsprocedures voor juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid, zorgen ervoor dat de digitale creditfacturen aan dezelfde criteria voldoen als de oorspronkelijke fysieke creditfacturen. a) Juistheid Van elke factuur wordt voorafgaand aan het scannen bepaald of de standaard scaninstellingen (zwartwit) voldoende zijn, rekening houdend met de eerder genoemde uitzonderingen voor het in kleur scannen. Creditfacturen die beschadigd zijn of minder goed leesbaar, worden gescand met andere instellingen zodat deze alsnog met een zo hoog mogelijke kwaliteit in digitale vorm beschikbaar worden gesteld. Een watermerk kan niet worden gescand. Door het gebruik van de QA-module kan de authenciteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud echter worden gegarandeerd. Creditfacturen die niet goedgekeurd worden door de QA-module worden opnieuw gescand. b) Volledigheid Tijdens het klaarmaken van de creditfacturen voor het scannen worden, zoals eerder aangegeven, de creditfacturen gecontroleerd op compleetheid. Bovendien wordt het aantal te scannen pagina s geteld en achteraf gecontroleerd (zijn evenveel pagina s gescand als dat er ingevoerd zijn?). Wanneer eventueel pagina s ontbreken worden de creditfacturen opzij gelegd, totdat de betreffende pagina gevonden is. Deze creditfacturen worden dan later gescand. Ook na het scannen van de creditfacturen worden deze gecontroleerd op volledigheid middels de QAmodule. Zijn alle pagina s die gescand moesten worden ook daadwerkelijk gescand? Wanneer blijkt dat de scans niet compleet zijn, wordt de incomplete scan uit Corsa/Invoice verwijderd en de factuur opnieuw gescand. Deze wordt vervolgens weer opnieuw gecontroleerd op volledigheid. Deze procedure wordt net zolang herhaald als dat nodig is. c) Leesbaarheid Tijdens het scanproces zelf worden de gescande creditfacturen getoond op een beeldscherm. De beelden worden na het scannen gecontroleerd op leesbaarheid, duidelijkheid en kwaliteit in de QAmodule. Ook wordt beoordeeld of ze recht gescand zijn en of dit nog aangepast moet worden. Bij een Handleiding substitutie creditfacturen -6-

8 niet duidelijk leesbare scan kunnen het contrast en de helderheid verbeterd worden. Wanneer het achteraf aanpassen van het contrast en de helderheid niet tot een acceptabel resultaat leidt kan de betreffende factuur opnieuw worden gescand met aangepaste instellingen. d) Terugvindbaarheid Aan elke gescande factuur worden vooraf bepaalde metadata toegekend. Hierbij valt onder andere te denken aan: naam van de crediteur/debiteur, het bedrag, de omschrijving, de datum, etc. Deze metadata worden vastgelegd in Corsa/Invoice. Bovendien worden de creditfacturen gekoppeld aan de zaak waarvoor de factuur binnenkomt. Met andere woorden: de creditfacturen worden zowel op document- als op zaakniveau geregistreerd. Door het toekennen van de metadata kunnen creditfacturen altijd teruggevonden worden in Corsa/Invoice. Omdat de digitaal in te voeren metadata rechtstreeks van de fysieke factuur worden overgenomen in Corsa/Invoice, is er nooit een verschil tussen de gegevens op de fysieke en de digitale factuur. De kwaliteit blijft hierdoor behouden, wat de terugvindbaarheid ten goede komt. 5. Vernietigingsprocedure Nadat de papieren creditfacturen zijn gescand en de kwaliteit daarvan is gecontroleerd, worden deze uit het werkproces verwijderd ten behoeve van vernietiging. Afgesproken is dat de papieren creditfacturen eens per maand worden vernietigd. Omdat de machtiging tot substitutie van het college een lopende verklaring van vernietiging van de papieren stukken inhoudt, hoeft niet elke maand opnieuw akkoord voor vernietiging gegeven te worden. Daadwerkelijke vernietiging vindt plaats bij het vernietigingsbedrijf waar de gemeente Ede een contract mee heeft. Het vernietigen van de digitale creditfacturen gebeurt geautomatiseerd in Corsa/Invoice. Bij het scannen van een creditfactuur en/of het aanmaken van een digitaal dossier kan een geplande vernietigingstermijn toegekend worden. Omdat niet alle creditfacturen standaard na 7 jaar vernietigd mogen worden (creditfacturen voor onroerend goed mogen na 10 jaar vernietigd worden), kan gedifferentieerd worden in de vernietigingstermijn. Eens per jaar kunnen alle creditfacturen en/of dossiers met de vernietigingstermijn van dat jaar opgevraagd worden. Vervolgens wordt hier collectief een vernietigingscode aan toegekend, waardoor de creditfacturen en/of dossiers de status vernietigd krijgen en niet meer wijzigbaar zijn (maar nog wel opvraagbaar). Vervolgens kunnen na een extra controle alle creditfacturen en/of dossiers met deze vernietigingscode collectief definitief verwijderd worden (inclusief de bijbehorende poststukken). De beschrijvingen blijven bewaard, zodat altijd duidelijk is of een stuk vernietigd is of niet. 6. Conversie en de fiscale bewaarplicht Conform de fiscale bewaarplicht mogen de originele gegevens vernietigd worden na het juist converteren van de gegevens. Hiervan is sprake wanneer alle gegevens inhoudelijk juist over worden gezet, de gegevensdrager gedurende de hele bewaartermijn beschikbaar is, de geconverteerde gegevens (re)produceerbaar en leesbaar zijn, de gegevens binnen een redelijke termijn gecontroleerd kunnen worden en de uitkomsten van de controle bewaard blijven. Met onder andere de gehanteerde kwaliteitsprocedures (QA-module) en de verderop beschreven RODIN-eisen (onder andere de beschreven back-upprocedure) wordt aan de fiscale bewaarplicht bij conversie voldaan. De QA-module vergelijkt het authentieke bestand met het gescande bestand. Van deze controle wordt een digitaal rapport opgemaakt (foutenanalyse) en deze blijft binnen de QA-module bewaard. De QAmodule wordt in de reguliere back-upprocedure meegenomen. Handleiding substitutie creditfacturen -7-

9 Technische inrichting 1. Apparatuur Hardware: Voor het scannen van de creditfacturen wordt gebruik gemaakt van een Fujitsu fi-6770 scanner. Deze worden aangestuurd door een geïnstalleerde scanserver. De scanners kunnen kleur en grijswaarden dubbelzijdig scannen met een maximale optische resolutie van 600 dpi. Documentformaten van A8 tot A3 kunnen worden gescand, bij gebruik van de Automatic Document Feeder (ADF). Deze ADF heeft een capaciteit van 300 pagina s. De opgegeven scansnelheid met gebruik van de ADF is bij 300dpi 80 pagina s per minuut enkelzijdig en 160 Duplex. Uiteindelijke snelheid hangt af van de snelheid van de scansoftware. De scanners zijn via een UltraSCSI-interface dan wel via USB 2.0 aan de scan-pc verbonden. Een uitgebreid specificatieoverzicht van de Fujitsu fi-6770 scanner is opgenomen in bijlage 5. Software: Voor het scannen van de creditfacturen wordt gebruik gemaakt van Corsa Invoice Reader van softwareleverancier BCT. Deze digitaliseert en automatiseert manuele invoerprocedures nodig voor het verwerken van semigestructureerde, papieren en/of elektronische stukken zoals facturen en orders (in dit geval de creditfacturen). Met Corsa Invoice Reader wordt het proces van factuurverwerking geoptimaliseerd door automatisering van de manuele handelingen (bijv. de invoer van metadata). Corsa Invoice Reader haalt automatisch alle relevante data van de creditfacturen af en verwerkt deze gegevens om ze vervolgens aan te bieden aan Corsa. Denk hierbij aan bedrijfsnaam, factuurnummers, de factuurdatum, bedragen, factuurregels, belastingen, etc. Bovendien kunnen deze gegevens naar meerdere bestemmingen gestuurd worden, waardoor informatie snel en altijd binnen bereik is. Momenteel is de applicatie Corsa Invoice Reader (evenals Corsa) op stand-alone basis geïnstalleerd. Beide applicaties worden op een centrale server geinstalleerd (serverbased oplossing). Dit vergroot het gemak bij het installeren van updates of bij onderhoud (er hoeft nog maar op één plek ingelogd te worden). Het serverbased maken van de applicaties zal vóór 1 januari 2012 plaatsvinden. 2. Scaninstellingen en bestandsformaten De scanmedewerkers van FDB bepalen zelf of een factuur in kleur of zwart/wit gescand moet worden. Afhankelijk van de keuze wordt gescand met de volgende instellingen: Kleur: 300 DPI met een bitdiepte van 24. Zwart/wit: 300 DPI met een bitdiepte van 1. Met deze scaninstellingen wordt voldaan aan Archiefregeling/Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden en NEN ISO Gescande creditfacturen worden weergegeven in PDF/A1-a formaat. Dit is een zogeheten open source bestandsformaat, waarmee wederom voldaan wordt aan Art. 26 Archiefregeling/Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden en NEN ISO Kwaliteit volgens kwaliteitsindex De kwaliteit (leesbaarheid) van de gescande creditfacturen wordt bepaald met behulp van de Kwaliteitsindex (weergegeven als QI). Omdat de QI voor kleurscans anders is dan de QI voor zwart/wit-scans worden er andere formules gehanteerd om de QI voor beide te berekenen. Handleiding substitutie creditfacturen -8-

10 Voor kleurscans geldt de volgende formule: QI = dpi x 0,039h/2 Voor zwart/wit-scans geldt deze formule: QI = dpi x 0,039h/3 De letter h in de formule staat voor de hoogte van de kleinste letters in een gedrukte tekst (zoals x en e ) uitgedrukt in millimeters. Voor de formule gaan we ervan uit dat de meeste creditfacturen gedrukt zijn met een standaardlettergrootte van 12 punten. De hoogte van de kleinste letter is dan ongeveer 2 millimeter, afhankelijk van het lettertype. De berekende QI kan onderverdeeld worden in drie groepen, te weten: QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder goed leesbaar) QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar) QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar) Voor de creditfacturen die in kleur gescand worden geldt de volgende QI: (300 x 0,039 x 2)/2 = 11,7 Voor de creditfacturen die in zwart/wit gescand worden geldt de volgende QI: (300 x 0,039 x2) = 7,8 De QI voor zowel de kleur als de zwart/wit scans laten zien dat sprake is van een hoge kwaliteit. Handleiding substitutie creditfacturen -9-

11 Bijlagen 1. Toetsing aan RODIN + toelichting Ja Nee Deels 1 Beleid en Organisatie 1.1 De organisatie heeft een door het bestuur en/of management vastgesteld informatiebeleid dat aansluit bij de geformuleerde organisatiedoelstellingen Toelichting: Er is een door het college vastgesteld besluit informatiebeheer (d.d ). Verseon-besluitnummer: De onderdelen van informatiebeleid zijn tenminste: 1.1a Het voldoen aan de wettelijke eisen voor het bewaren van informatie Toelichting: We voldoen aan artikel 31 van de Archiefwet 1995 (betreffende de archiefbewaarplaats) 1.1b Een beschrijving van de relatie tussen de bedrijfsprocessen en de opgenomen informatie Toelichting: Dit is vastgelegd in artikel 18 van het genoemde besluit informatiebeheer. Een beschrijving van of verwijzing naar de bewaarstrategie van de 1.1c organisatie die rekening houdt met conversie, migratie of emulatie in geval van veranderende (technische) omstandigheden Toelichting: Dit is vastgelegd in artikel 11 en 12 van het genoemde besluit informatiebeheer. 1.1d Een beschrijving van het beveiligingsbeleid waarin taken en verantwoordelijkheden voor informatiebeveiliging zijn belegd Toelichting: Dit is vastgelegd in artikel 23 t/m 26 van het genoemde besluit informatiebeheer. De organisatie is in staat verantwoording af te leggen over alle activiteiten 1.2 ten behoeve van de werking en het beheer van de digitale beheeromgeving op basis van toetsbare eisen van een door haar toe te passen kwaliteitssysteem Toelichting: Voor de applicatie Corsa/Invoice is een kwaliteitssysteem op papier vastgelegd, inclusief toetsbare eisen. De applicaties zijn op verschillende manieren gecertificeerd en getoetst/geaudit (zie bijlage 6). 1.3 De organisatie heeft de processen en procedures voor de digitale beheeromgeving beschreven Toelichting: De administratie organisatie (AO) voor het crediteurenproces is beschreven (zie bijlagen 7.1 tot en met 7.5). 1.4 De organisatie ondergaat periodiek (externe) audits en/of certificering op het gebied van de digitale beheeromgeving Toelichting: Bij elke grote systeemwijziging of verandering in het proces vindt een EDP-audit plaats door de vaste accountant (Deloitte). Gemiddeld is dit eens in de drie jaar. Een goed voorbeeld waarbij dit gebeurt is het e-factureren. De EDP-audit is een instrument van de accountant. Hij kan een audit dus uitvoeren naar eigen inzicht. Dit kan ook zijn bij een bepaald thema waar de accountant in een jaar extra op let. Tot slot vindt vrijwel altijd een EDP-audit plaats op het moment dat een nieuwe accountant aan de gemeente wordt toegewezen. Hij/zij voert dan een EDP-audit uit om zich de gemeente eigen te maken. Daarnaast wordt jaarlijks een audit uitgevoerd op het proces van substitutie. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de digitale beheeromgeving waaronder: digitalisering, duurzame toegankelijkheid, 1.5 archiefbeheer en betrouwbaarheid van informatie zijn vastgelegd en belegd. Tevens is op basis hiervan de continuïteit gewaarborgd in het geval van organisatiewijziging. Toelichting: Er is vastgesteld informatiebeleid (besluit informatiebeheer). Het functioneel applicatiebeheer is geregeld en ondergebracht bij FDB zelf. Het archiefbeheer en de betrouwbaarheid van informatie worden gegarandeerd door de werkzaamheden van team DIV. Zij werken conform de archiefwet en verschillende gemeentelijke regelingen. Beleid omtrent digitalisering en duurzame toegankelijkheid wordt momenteel geschreven en zal onderdeel uit gaan maken van het Handboek Digitalisering. De digitale beheeromgeving is opgenomen in de meerjarenbegroting 1.6 van de organisatie, waarbij voldoende middelen beschikbaar worden gesteld om de continuïteit ervan te waarborgen Toelichting: In de programmabegroting is budget opgenomen voor de digitale beheeromgeving. Voor het kwaliteitssysteem Coda (inclusief Crescendo en SG-Treasury) wordt ,- per jaar betaald. Voor Corsa/Invoice wordt per jaar ,- betaald. Beide bedragen worden ook jaarlijks begroot (zijn vaste contractbedragen). De organisatie beschikt over voldoende medewerkers, met voldoende 1.7 kennis en competenties, om al haar taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de digitale beheeromgeving te kunnen uitvoeren Toelichting: Er zijn genoeg formatieplaatsen vervuld om hieraan te voldoen. Daarnaast beschikt de organisatie over voldoende kennis en vaardigheden voor de benodigde werkzaamheden op het gebied van de digitale beheeromgeving. Handleiding substitutie creditfacturen -10-

12 Ja Nee Deels 2 Informatiebeheer 2.1 Alle digitale archiefstukken worden geklasseerd op basis van een classificatieschema/ordeningsstructuur Toelichting: Alle creditfacturen worden automatisch voorzien van een poststuknummer in Corsa/Invoice. Het systeem kent automatisch een uniek identificatiekenmerk toe aan alle 2.2 onderdelen die op basis van het classificatieschema/de ordeningsstructuur worden vastgelegd, bijvoorbeeld aan zaaktypen/processen, zaken en digitale archiefstukken Toelichting: Zie de toelichting bij vraag 2.1 Het systeem kan in het classificatieschema veranderingen aanbrengen 2.3 en bij deze wijzigingen moet de consistentie binnen het schema alsmede tussen het schema en de archiefbestanddelen gewaarborgd blijven Toelichting: Corsa/Invoice kent een aantal specifieke unieke kenmerken toe. Elk van deze kenmerken kan leidend zijn in het classificatieschema, waarbij de consistentie binnen het schema en tussen het schema en de archiefbestanddelen gewaarborgd blijft. Van alle archiefstukken wordt tenminste de volgende informatie in de metadata vastgelegd: 2.4a Inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag Toelichting: Deze worden geregistreerd bij het scannen van de factuur in Corsa/Invoice. 2.4b Wanneer, door wie en waarom de archiefstukken zijn opgemaakt en werden ontvangen Toelichting: Door middel van versiebeheer wordt dit automatisch geregistreerd. 2.4c Samenhang met andere beheerde archiefstukken Toelichting: Wanneer creditfacturen een onderlinge relatie met elkaar hebben, worden deze aan elkaar gekoppeld en gezien als een zaak conform zaaksgewijs werken. 2.4d Uitgevoerde beheeractiviteiten Toelichting: Door middel van versiebeheer wordt dit automatisch geregistreerd. Actuele en oorspronkelijke technische aard, ook van de hard- en 2.4e softwareomgeving Toelichting: Door middel van versiebeheer wordt dit automatisch geregistreerd per creditfactuur. 2.4f Aard van de digitale handtekening (indien aanwezig) Toelichting: Niet van toepassing 2.4g Wijze van versleuteling (algoritme) en descriptiesleutel (indien van toepassing) Toelichting: Niet van toepassing Metadata worden op gestandaardiseerde wijze toegekend, 2.5 bijvoorbeeld met behulp van standaard woordenlijsten Toelichting: Op het moment worden metadata handmatig maar op gestandaardiseerde wijze toegekend. Momenteel is men bij FDB bezig om een koppeling te leggen met het BSN en de NHR. In de toekomst zullen hieruit de metadata automatisch geüpload en toegekend worden. 2.6 Het systeem gebruikt een door het bestuur en/of management vastgesteld autorisatieschema waarmee alle gebruikerstaken en beheeractiviteiten als rollen aan medewerkers worden toegekend Toelichting: Er is een bevoegdhedenmatrix opgesteld, waarin geregeld is welke budgethouder welke activiteiten mag uitvoeren. Dit om bijvoorbeeld te voorkomen dat een budgethouder zijn eigen werk autoriseert en controleert (zie bijlage 8). Daarnaast is er het Mandaatbesluit Ede Hierin zijn diverse zaken vastgelegd, zoals wie wat mag besluiten. 2.7 Digitale archiefstukken worden opgeslagen in door het bestuur aangewezen, valideerbare en volledig gedocumenteerde bestandsformaten, die voldoen aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd Toelichting: De gedigitaliseerde creditfacturen kennen een PDF/A1-a outputformaat (open source). Hiermee wordt voldaan aan Art. 26 Archiefregeling/Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden en NEN ISO De koppeling tussen een digitaal archiefbestanddeel (op elk 2.8 aggregatieniveau) en de daarbij behorende metadata moet tot het moment van verwijdering kunnen worden gereconstrueerd Toelichting: Er is sprake van duurzame opslag van de creditfacturen. Dit betekent dat de creditfacturen onlosmakelijk verbonden zijn met de bijbehorende metadata. Deze worden als een gezamenlijk pakketje opgeslagen in Corsa/Invoice. Van reconstructie is dus geen sprake, omdat beiden altijd met elkaar verbonden zijn. 2.9 Het systeem importeert, converteert, migreert en exporteert digitale archiefstukken en de bijbehorende metadata uitsluitend met behoud van de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid op elk aggregatieniveau Toelichting: Omdat de creditfactuur en de metadata onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, is van de in de vraagstelling benoemde processen altijd sprake. Door de kwaliteitseisen bij het scannen zoals eerder genoemd, de kwaliteitscontroles tussendoor en de periodieke audits wordt veel aandacht besteedt aan de authenciteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid bij het importeren, converteren, migreren en exporteren van de creditfacturen. Handleiding substitutie creditfacturen -11-

13 Ja Nee Deels 2.10 De integriteit en leesbaarheid van digitale archiefstukken kan worden vastgesteld, gecontroleerd, gedocumenteerd en geborgd tegen ongeautoriseerde wijzigingen en beschadigingen Toelichting: De digitale creditfacturen worden opgeslagen op archiefstuknummer en kunnen niet worden overschreven. Hierdoor wordt voldaan aan de eisen uit deze vraag. Door middel van een zoekopdracht kunnen alle digitale archiefstukken 2.11 en hun metadata op elk aggregatieniveau worden getoond, met inachtneming van autorisaties Toelichting: Door het toekennen van diverse metadata kunnen alle creditfacturen worden getoond. Er is geen sprake van autorisaties; elke factuur is voor elke gebruiker van Corsa/Invoice inzichtelijk. Gebruikers van Corsa/Invoice worden wel geautoriseerd De bewaartermijn van digitale archiefbescheiden wordt automatisch op elk aggregatieniveau vastgelegd. De bewaartermijnen worden nageleefd met inachtneming van de wettelijke selectietermijnen, -procedures en vervolgacties (vernietigen, overdragen of exporteren) Toelichting: De wettelijk vastgestelde bewaartermijn van de creditfacturen is 7 jaar en deze wordt in het systeem ingevoerd bij het vastleggen van de metadata. Bij stukken die langer bewaard moeten blijven kan een andere bewaartermijn ingevoerd worden Ter waarborging van de samenhang en volledigheid wordt een waarschuwing gegeven wanneer er een link of verwijzing bestaat tussen verschillende digitale archiefbestanddelen op alle aggregatieniveaus, waarvan een onderdeel op het punt staat te worden vernietigd, overgedragen of geëxporteerd en het andere niet Toelichting: Omdat met elkaar verband houdende creditfacturen onderling gekoppeld zijn, geldt vernietiging, overdracht of export automatisch voor alle aan elkaar gekoppelde documenten Vernietigen van archiefstukken moet zo gebeuren dat deze op geen enkele wijze kunnen worden gereproduceerd Toelichting: Handmatige en digitale vernietiging vindt plaats conform de vastgestelde procedures hiervoor (zie ook paragraaf 5 Vernietigingsprocedure op pagina 7). 3 ICT-beheer en -beveiliging De organisatie doet aan een systematische risicoanalyse voor factoren als 3.1 data, systemen, personeel, fysieke locatie en beveiligingseisen Toelichting: Er vindt jaarlijks een systematische risicoanalyse plaats voor onder andere data, systemen, personeel, fysieke locatie en beveiligingseisen. Deze risicoanalyse wordt uitgevoerd in opdracht van het Beleidsoverleg I&A (BOIA) en daarin ook besproken. De risicoanalyse wordt uitgevoerd aan de hand van het NARIS-systeem, dit is een gemeentebreed systeem voor de inventarisatie van risico s. Naar aanleiding van de uitkomsten van de risicoanalyse wordt een risicoparagraaf opgenomen in het BOIA jaarplan. Daarnaast worden de risico s meegenomen in de jaarlijks opgestelde nota Risicomanagement en weerstandsvermogen. De organisatie hanteert een beveiligingsplan m.b.t. informatiebeveiliging 3.2 gebaseerd op de Code voor Informatiebeveiliging of vergelijkbare richtlijn Toelichting: Er is een informatiebeveiligingsplan gemeente Ede, dat formeel is vastgesteld door het DT in Dit plan is gebaseerd op de Code voor Informatiebeveiliging. Het plan staat in Verseon onder nummer: De organisatie heeft een overzicht van de gehanteerde 3.3 beveiligingsmaatregelen en laat periodiek (extern) toetsen of de mate van beveiliging nog passend is Toelichting: Zoals ook bij vraag 3.1. aangegeven wordt jaarlijks een systematische risicoanalyse uitgevoerd middels het NARIS-systeem. Aan de uitkomsten van de risicoanalyse worden beveiligingsmaatregelen gekoppeld en geïmplementeerd. Deze beveiligingsmaatregelen worden vervolgens weer jaarlijks getoetst bij de risicoanalyse. Daarnaast is afgesproken dat eens in de twee jaar een zogeheten intrusion detection plaatsvindt. Hierbij wordt systematisch gedetecteerd of er personen zijn die ongeautoriseerd toegang hebben tot het netwerk. Dit uiteraard naast de dagelijks werkende firewall en andere beveiligingsmiddelen. De organisatie beschikt over een passende back-upstrategie, 3.4 calamiteiten- en herstelplan Toelichting: In het aanbestedingsdocument voor het SAN zijn alle eisen vastgelegd voor een passende back-upstrategie, calamiteiten- en herstelplan. Deze eisen zijn door de leverancier van het SAN geïmplementeerd. Back-ups worden dagelijks ( s nachts) gemaakt. Voor calamiteiten zijn tevens de nodige dingen geregeld (bijvoorbeeld: vervangbaarheid, noodstroomtoevoer, brandbeveiliging, etc.). De organisatie maakt periodiek back-ups van alle opgeslagen 3.5 informatie en bewaart deze informatie in een kluis op een andere locatie Toelichting: Elke zaterdag wordt via een glasvezelverbinding een volledige kopie gemaakt van de data in het SAN naar het back-up SAN, dat in een systeemruimte bij Sociaal Cultureel Centrum t Spectrum staat opgesteld. Vervolgens wordt ook nog een kopie naar tape gemaakt vanaf het back-up SAN. Elke nacht na een werkdag wordt tot slot nog een incrementele back-up gemaakt naar het back-up SAN. Handleiding substitutie creditfacturen -12-

14 Ja Nee Deels 3.6 Back-ups en herstelplannen worden periodiek gecontroleerd op juiste werking Toelichting: De gemaakte back-ups en herstelplannen worden dagelijks gecontroleerd op de juiste werking. Dit gebeurt s avonds na het maken van de back-ups. De organisatie heeft de taken en verantwoordelijkheden voor 3.7 functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch beheer belegd en ingericht voor de digitale beheeromgeving op basis van gangbare beheerstandaarden Toelichting: Het functioneel beheer voor Corsa/Invoice is belegd op de afdeling FDB zelf. Het applicatie- en technisch beheer wordt verzorgd door team A&S van de afdeling I&A. Alle vormen van beheer voldoen aan de gangbare beheersstandaarden. De organisatie stelt in een Service Level Agreement (SLA) eisen aan de 3.8 interne of externe ICT-dienstverlener ten aanzien van beveiliging en beheerprestaties Toelichting: Er is een Dienstverleningsovereenkomst ICT (DVO) geschreven en in 2006 door het DT akkoord bevonden. Na centralisatie van de financiële middelen en enkele technische aanpassingen in 2008 is de DVO herschreven en opnieuw geaccordeerd (zie bijlage 9). De organisatie heeft een adequate serverruimte met onder meer 3.9 klimaatbeheersing, alarm en brandmeldvoorziening, toegangscontrole, ordelijke bekabeling en noodstroomvoorziening (UPS) Toelichting: Deze ruimte voldoet aan alle genoemde eisen en bevindt zich op Raadhuis D-1. Zo kan de ruimte enkel betreden worden als je geautoriseerd bent, is er een noodstroomvoorziening (UPS) die als back-up geldt voor het geval dat de server mocht uitvallen, is de ruimte gekoeld (klimaatbeheersing), is er een brandmeldvoorziening en overstromingsmelder. Handleiding substitutie creditfacturen -13-

15 2. Brief die naar de Belastingdienst en de accountant is gestuurd Geachte heer/mevrouw, De gemeente Ede is momenteel bezig met een substitutieaanvraag voor de creditfacturen. Bij substitutie worden de papieren creditfacturen na scanning vernietigd en wordt het gedigitaliseerde exemplaar officieel het originele bestand. De planning is om op 1 januari 2012 te starten met de substitutie. Het team DIV onder leiding van Marleen Vrijhoef coördineert het substitutietraject, met in achtneming van de wettelijke voorschriften. Het team zal in overleg met de gemeentearchivaris Peter van Beek een collegevoorstel met betrekking tot de substitutie maken. Om een machtiging van het college van Burgemeester en Wethouders te verkrijgen dient aangetoond te worden dat wij u hebben geïnformeerd over het substitutietraject en dus ook dat de digitale creditfacturen vanaf 1 januari 2012 officieel de originele creditfacturen zijn. Graag ontvangen wij van u een bevestiging dat wij u hebben geïnformeerd over het substitutietraject. Deze kan digitaal toegestuurd worden aan Sebastiaan Stevens. Ik hoop u afdoende te hebben geïnformeerd, mocht u aanvullende vragen hebben, dan verzoek ik u contact op te nemen Sebastiaan Stevens, adviseur informatievoorziening. Hij is inhoudelijk verantwoordelijk voor het substitutietraject en bereikbaar via het algemene nummer van de gemeente Ede of via het adres bovenaan de brief. Met vriendelijke groet, Bart Lindeboom hoofd Afdeling Informatievoorziening en Automatisering Handleiding substitutie creditfacturen -14-

16 3. Instemming met Handleiding Substitutie; Belastingdienst Geachte heer Stevens, beste Sebastiaan, Wij hebben gisteren gesproken over de substitutie van de crediteuren facturen, Hierbij hebben we de handleiding doorgenomen en getoetst aan de vereisten van conversie zoals verwoord in de brochure over de fiscale bewaarplicht en de digitale gegevensbestanden. Hierbij ben ik tot de conclusie gekomen dat, na de aanpassingen die zijn voorgesteld en verwerkt, wordt voldaan aan de vereisten en dat de substitutie doorgang kan vinden. Met vriendelijke groet, René Veenendaal EDP Auditor Belastingdienst Randmeren Kantoor Almere Handleiding substitutie creditfacturen -15-

17 4. Bevestiging van geïnformeerd zijn; accountant Geachte heer Stevens, Hierbij bevestigen wij dat wij zijn geïnformeerd inzake het substitutietraject. Met vriendelijke groet, Sandra van Loon Senior CFMer / Consultant Audit APS Deloitte Accountants B.V. Kroonpark 10, Arnhem Tel/Direct: Mobiel: nlcfmauditarnhem@deloitte.nl svanloon@deloitte.nl Please consider the environment before printing This message and its attachments are subject to the disclaimer published at the following website of Deloitte: Deloitte Accountants B.V. is registered with the trade register in The Netherlands under number Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see deloitte.com/nl/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Handleiding substitutie creditfacturen -16-

18 5. Specificaties fi-6770 scanner Handleiding substitutie creditfacturen -17-

19 6. Certificeringen Corsa/Invoice ISO 9001:2008 Het internationaal gerenommeerde certificeringinstituut Bureau Veritas uit Rotterdam heeft bij BCT een audit uitgevoerd voor de ISO 9001:2008 certificering, de internationale norm die eisen stelt aan het kwaliteitsmanagement-systeem van een organisatie en aan de manier waarop de organisatie met het kwaliteitsbeleid omgaat. BCT is erin geslaagd om dit ISO 9001:2008 certificaat voor kwaliteitsmanagementsystemen te behalen. NEN 2082 CORSA 7.2, de jongste versie van het modulair opgebouwde enterprise content management systeem is officieel NEN 2082 gecertificeerd. CORSA 7.2 voldeed eerder al aan de softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid (ReMANO). De NEN 2082-norm is opgesteld vanuit de visie dat digitale informatievoorziening integraal moet worden benaderd. Informatie is immers opgeslagen in talloze systemen. Als deze gebruikt wordt ter verantwoording of bewijs, dient ze authentiek, betrouwbaar, integer en bruikbaar te zijn. Om dat te bereiken dienen de systemen waarin die informatie is opgeslagen ook aan deze criteria te voldoen. Keurmerk E-factureren BCT heeft het Keurmerk E-factureren ontvangen en toont hiermee aan dat zij een betrouwbare partner is op het gebied van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking. Samen met de andere keurmerkvoerders onderschrijft BCT het belang van het Keurmerk E-factureren en de onderliggende basisprincipes, zoals: gelijkheid tussen papieren en elektronische facturen, bereikbaarheid van dienstverlener, betrouwbaarheid van de organisatie, controleerbaarheid van factuurinformatie, vertrouwelijkheid, privacy en een onafhankelijke geschillenbeslechting. De basisprincipes zijn tot stand gekomen op basis van informatie vanuit onder andere Belastingdienst, Ministerie van Economische Zaken, etc. KPMG Certificering KPMG Information Risk Management heeft de factuurverwerkingoplossing CORSA/Invoice gecertificeerd. Uit de audit is gebleken dat de oplossing een goede basis biedt om het het proces van accordering en verwerking van facturen in organisaties op een betrouwbare manier vast te leggen en uit te voeren. De certificering geeft volgens BCT ook aan dat de blauwdruk voor de werkprocessen, die BCT in de software-oplossing verankerd heeft, in de praktijk prima bruikbaar is. SAP NetWeaver BCT heeft de "Certified for SAP NetWeaver " certificering gekregen voor de integratie van het document management systeem CORSA met SAP ArchiveLink. Dat betekent, dat organisaties die met SAP werken, CORSA kunnen gebruiken voor het opslaan van documenten die in SAP zijn aangemaakt en andersom vanuit SAP documenten kunnen ophalen, die in CORSA zijn opgeslagen. SAP gebruikers krijgen dankzij de certificering ook toegang tot een aantal praktische BCT-oplossingen als CORSA/Digital Mailroom en CORSA/Invoice voor het scannen en routeren van binnenkomende post en facturen. Handleiding substitutie creditfacturen -18-

20 7. Beschrijving Administratieve Organisatie (AO) 7.1 Vastleggen verplichtingen inkoopcreditfacturen Naam : Vastleggen verplichtingen inkoopcreditfacturen Codenummer : Versie : 11.0 Datum : 3 augustus 2011 Proceseigenaar : Hoofd Financiën en Bedrijfsvoering 1. Doel Het doel van het proces is het juist en volledig registreren van door een budgethouder aangegane verplichtingen, zodat een budgethouder inzicht heeft in de actuele stand van zijn budget. Onder een verplichting wordt hierbij verstaan het aangaan van een overeenkomst waarbij partijen zich verplichten tot het afnemen en leveren van goederen en diensten. Het vastleggen van verplichtingen is facultatief. 2. Documenten en bewaartermijn Verplichtingenformulier : 7 jaar 3. Wet- en regelgeving Dienstverleningsovereenkomsten FDB Gemeentelijke verordeningen 4. Bijzonderheden In de tekst wordt gesproken over het Verplichtingenformulier. Een formulier dat dezelfde gegevens bevat, bijvoorbeeld de opdrachtbrief, wordt hieraan gelijk gesteld en op dezelfde wijze verwerkt. 5. Afkortingen FDB Financiële Dienstverlening en Bedrijfsvoering FMIS Financieel Management Informatie Systeem 6. Beheersingsmaatregelen De proces- en verbijzonderde controles zijn opgenomen in het schema Beheersingsmaatregelen Verplichtingenadministratie: Controleschema Vastleggen verplichtingen inkoopcreditfacturen 7. Klant en leveranciervoorwaarden Klantvoorwaarden a. Een budgethouder dient altijd te controleren of zijn budget toereikend is om een verplichting aan te gaan; b. Een budgethouder neemt contact op met de sectorcontroller indien het aangaan van een verplichting leidt tot een overschrijding van het budget; c. Een budgethouder bepaalt of een aangegane verplichting vastgelegd moet worden en levert een volledig ingevuld en gecodeerd Verplichtingenformulier, of een gelijksoortig formulier dat dezelfde informatie bevat, aan bij de afdeling Financiële Dienstverlening Bedrijfsvoering ; d. Een budgethouder levert op verzoek van de afdeling Financiële Dienstverlening Bedrijfsvoering aanvullende gegevens aan. Leveranciervoorwaarden a. De Medewerker Financiële Administratie voorziet het Verplichtingenformulier van een uniek volgnummer; b. De Medewerker Financiële Administratie scant ontvangen Verplichtingenformulieren; c. De Medewerker Financiële Administratie controleert Verplichtingenformulieren op juistheid en volledigheid van de verstrekte gegevens; d. De Medewerker Financiële Administratie neemt contact op met een budgethouder indien gegevens over akkordering/codering ontbreken of onjuist zijn; e. De Medewerker Financiële Administratie zorgt na aanlevering van juiste en volledige gegevens binnen vier kalenderdagen voor het definitief vastleggen van een verplichting. Handleiding substitutie creditfacturen -19-