Vergadering gemeentelijke culturele raad Algemene Vergadering Zitting dd. 9 oktober 2014

Transcriptie

1 Gemeentebestuur Dentergem Kerkstraat Dentergem Uw contactpersoon Heleen Vullers cultuurfunctionaris@dentergem.be Vergadering gemeentelijke culturele raad Algemene Vergadering Zitting dd. 9 oktober 2014 Aanwezig Beweging.net: Greta Vandewege Dentergemse Kunstkring: Hubert Desplenter en Bas van de Meijden Femma Dentergem: Jo Defoer Harmonie Ijver & Eendracht: Hans Vansteenbrugge Markant Dentergem: Katrien Innegraeve De Smet en Rita Vercaemer Okra Dentergem: Odiel Muys St. Stefanuskoor: Edward Maertens Unizo Groot-Dentergem: Paul Reyn Ziekenzorg Dentergem: Daniël Vandekerckhove Curieus: Marcel Tijtgat Femma Wakken: Aranka Messiaen Harmonie Wakken: Dirk Cosaert Heemkundige Kring: Ludwig Vankeirsbilck KVLV Wakken & Markegem: Frieda Neirycnk Markant: Marleen Van Haesebrouck-Lambert Okra Wakken: Gilbert Heyde Wakken Swingt: Willy Callens Ziekenzorg Wakken, Markegem & Oeselgem: Filip Vermeire De Joker: Henk Dhaenens Harmonie De Lustige Vrienden: José Missiaen en Wim Van Betsbrugge Landelijke Gilde Oeselgem: Christian Delagrange Gemeentelijke Culturele Raad - Algemene Vergadering - 09/10/2014 1

2 Kasverslag Spaarrekening: 1532,16 Zichtrekening: 1131,65 Evaluatie cultuurreis 13/10/2014 De culturele uitstap naar Lens en Arras is zeer goed meegevallen. Doordat de ingang in het Louvre van Lens niet moest betaald worden, is er zelfs een klein beetje winst gemaakt die dag. Voor de geïnteresseerden: de tentoonstelling in Lens is verlengd tot eind Verwachtingen voor de cultuurraad Na 1 werkjaar achter de rug te hebben, wil de Raad van Bestuur van de cultuurraad graag evalueren en bijsturen waar nodig. Daarvoor wordt de input van de Algemene Vergadering gevraagd. Focus van de cultuurraad - Bij het plannen van activiteiten moet er meer rekening worden gehouden met de jaarplanning van de verenigingen. Er zijn verenigingen die werken per kalenderjaar en verenigingen die plannen per schooljaar. Verenigingen mogen vanaf heden hun planning bezorgen aan de cultuurfunctionaris, van zodra die af is. Zo kan er meer rekening worden gehouden met de plannen van de verenigingen. Er moet ook rekening worden gehouden met de activiteitenkalender van de jeugdraad en de sportraad. - De verenigingen hebben van de cultuurfunctionaris een login ontvangen om contactgegevens te plaatsen op de gemeentelijke website, om activiteiten te plaatsen op de gemeentelijke kalender en om een eigen website aan te maken. Het zou wel handig zijn als alle geplande activiteiten van de verenigingen op de kalender worden ingevuld, om zo een overzicht te krijgen van alle geplande activiteiten. - Er wordt gevraagd om uitleg te geven over hoe verenigingen de gegevens kunnen beheren op de gemeentelijke website en hoe activiteiten kunnen toegevoegd worden. Dergelijke vorming zal in 2015 worden georganiseerd. Sociale media - De Algemene Vergadering heeft geen bezwaren om op sociale media in te stappen. - De cultuurfunctionaris zal een Facebookpagina opstarten en beheren. - Er wordt opgemerkt dat de pagina dan wel actief moet beheerd worden. De sociale media moeten dienen als aanvullend middel op de bestaande communicatiemiddelen en niet als vervanger. - De Facebookpagina is ook een mooi middel om de verenigingen van de cultuurraad in de kijker te zetten. Evenementen - Er moeten niet meer evenementen worden georganiseerd. De planning van de verenigingen zit al behoorlijk vol. - Er wordt wel gevraagd om meer vormingen aan te bieden vanuit de cultuurraad. In 2015 zal een eerste vorming worden georganiseerd (hoe leren werken met de gemeentelijke website) en geëvalueerd. Gemeentelijke Culturele Raad - Algemene Vergadering - 09/10/2014 2

3 Aantal vergaderingen en doorstroming van informatie - Er zijn voldoende Algemene Vergaderingen en er wordt genoeg gecommuniceerd. - Alle verslagen (zowel van de Algemene Vergadering als van de Raad van Bestuur) kunnen op de gemeentelijke website worden ingekeken. - Alles wat de Algemene Vergadering aanbelangt (uitnodigingen, verslagen, promotie voor verenigingen van de AV, ) wordt aan de vertegenwoordiger van de Algemene Vergadering bezorgd. Papieren zoals het subsidieformulier worden aan de voorzitters bezorgd. Activiteiten 2015 Erfgoeddag 26/04/ Thema: erven - Idee: Een eerste luik zou gaan over persoonlijke erfverhalen uit onze gemeente. Er wordt gevraagd aan Groot-Dentergemnaren wat zij ooit hebben geërfd (familiestukken, juwelen, huizen, bouwgrond, wijsheid, sentimentele waarde, een belangrijke familienaam, ) Een tweede luik op die dag zou gaan over de geschiedenis van en het verhaal achter de kerkerfenissen in 1 van de vier kerken (kelken, schilderijen, beelden en andere kerkschatten). - Extra ideeën uit de Algemene Vergadering o Een schatter laten komen die stukken wil schatten die de mensen hem tonen. o Een wedstrijd voor kinderen over vervlogen voorwerpen die de kinderen van nu niet meer kennen. Picknick 12/09/ Tijdens de septemberkermis van Dentergem zou de cultuurraad een picknick willen organiseren waarbij alle materiaal en infrastructuur door de cultuurraad wordt voorzien. De deelnemers brengen hun eten en drank mee. - Daarbij zouden ook de verenigingen de kans krijgen om zichzelf te promoten door iets aan te bieden of te verkopen. - Het zou ook een meerwaarde bieden als er een creatief luik tot leven kwam op die dag. Bijvoorbeeld een jam-sessie die door de harmonieën wordt georganiseerd, de kunstverenigingen die een groot werk maken samen met de aanwezigen, - Het idee wordt positief aanvaard door de Algemene Vergadering. De Raad van Bestuur zal contact opnemen met het sport- en feestcomité om af te stemmen of zij een samenwerking zien zitten. Cultuurreis 10/10/ Na de positieve evaluatie van 2014 wordt er beslist om in 2015 opnieuw een cultuurreis te organiseren. - Ideeën: Kröller-Müller museum in Arnhem, Bergen die in 2015 culturele Europese hoofdstad is of een thematisch bezoek rond WOI. Een activiteit in samenwerking met de bibliotheek Gemeentelijke Culturele Raad - Algemene Vergadering - 09/10/2014 3

4 Terugkoppeling vorige Algemene Vergaderingen i.v.m. gemeentelijke zalen Er liggen verschillende voorstellen op tafel Op de gemeenteraad van december worden er een aantal voorstellen voorgelegd over de gemeentelijke zalen. Onder andere deze documenten: - Huurreglement - Nieuw tariefreglement (waarbij vooral privépersonen meer zullen moeten betalen. Privépersonen zullen poetsen moeten bijbetalen, verenigingen niet.) - Samenwerkingsovereenkomst tussen het gemeentebestuur en adviesraden - Statuten van de adviesraden Forfaits In de forfaitprijzen die verenigingen kunnen betalen voor het gebruik van gemeentelijke lokalen, worden ook de grote zalen opgenomen. Gelijkschakeling vaste gebruikers Er komt een gelijkschakeling tussen verenigingen die lokalen vast gebruiken. Sleutels Sleutels voor eenmalig gebruiken dienen steeds in Markegem te worden opgehaald bij de Dienst Vrije Tijd. Wie een lokaal vast gebruikt, heeft/krijgt een sleutel. Reservatielijsten online In een vorige Algemene Vergadering werd er gevraagd of het mogelijk was om de reservatielijsten van de gemeentelijke zalen online te plaatsen. In 2014 werd een programma aangekocht om alle activiteiten van de Dienst Vrije Tijd online te kunnen reserveren, alsook om de zaalreservaties online te kunnen boeken. In 2015 zal het programma operationeel zijn en zullen zalen online kunnen gereserveerd worden, alsook zal de bezetting kunnen geraadpleegd worden. In die tussentijd zullen er geen extra inspanningen worden geleverd om de reservatielijsten op de gemeentelijke website te plaatsen. Inventaris van materiaal De opdracht werd gegeven aan de Dienst Vrije Tijd om een inventaris te maken van alle materiaal in de gemeentelijke zalen. In alle zalen zullen er ook foto s komen van hoe het materiaal moet worden teruggeplaatst. Dat is nu al het geval in onder andere zaal Pax. Geplande aankopen Er staan een heel aantal aankopen gepland. Alles in één keer aankopen is niet haalbaar, daarom worden de aankopen gespreid. Onder andere deze aankopen zullen plaatsvinden: - Hondius: tafels vervangen door nieuwe - Leieheem: container met slot maar nog zonder kastje errond. Daarvoor wordt er gewacht tot de ingang van de school klaar is. De pmd-zakken moeten dus voorlopig mee naar huis worden genomen. - Leieheem: beamer en scherm - 2 mobiele beamers en een scherm die kunnen ontleend worden bij de Dienst Vrije Tijd Gemeentelijke Culturele Raad - Algemene Vergadering - 09/10/2014 4

5 Varia Naam voormalig CM-gebouw in de Dreve Er komen twee voorstellen voor een naamsverandering van het voormalig CM-gebouw in de Dreve. - Bewegingshuis - Koekoeksnest Betalen voor klaarzetten Er komt een vraag vanuit de Algemene Vergadering in verband met het op voorhand klaarzetten van een zaal. Bijvoorbeeld: een vereniging huurt een zaal op zaterdag en wil op vrijdagavond al het een en ander klaarzetten. Momenteel kan er 3 weken op voorhand worden gevraagd aan de DVT of de zaal nog vrij is om klaar te zetten. Dan wordt er 15 aangerekend. Als een vereniging de zaal echt op voorhand wil reserveren, dient ze daarvoor de zaal te reserveren en wordt er een hoger bedrag aangerekend (afhankelijk van de zaal in kwestie). De vraag is of de verenigingen kunnen gecontacteerd worden indien er voor de dag van het klaarzetten een tweede reservatie zou binnenkomen. Dan zouden de verenigingen op dat moment kunnen beslissen om al dan niet te betalen voor die dag. Indien er geen tweede reservatie binnenkomt voor die dag, wordt de huur niet aangerekend. Deze vraag wordt doorgespeeld naar het schepencollege. Afwezigheid cultuurfunctionaris Van 10/11/2014 tot en met 08/03/2015 is de cultuurfunctionaris met zwangerschapsverlof. Hieronder vindt u de contactgegevens van Dorine Devolder die een deel van het takenpakket van Heleen overneemt: Dorine Devolder, jeugd@dentergem.be, Voor culturele vragen kan er ook contact worden opgenomen met Ludwig Vankeirsbilck, de voorzitter van de gemeentelijke culturele raad: ludwig.vankeirsbilck@skynet.be. Gemeentelijke Culturele Raad - Algemene Vergadering - 09/10/2014 5