Versie: 25 oktober Richtlijnen werkingsmiddelen projectmiddelen voor deel-sel s

Transcriptie

1 Versie: 25 oktober 2011 Baudelokaai Gent Richtlijnen werkingsmiddelen projectmiddelen voor deel-sel s De werkingsmiddelen - projectmiddelen worden jaarlijks vastgelegd door de Raad van Bestuur en goedgekeurd door de Algemene Vergadering van de SEL Gent. Deze werkingsmiddelen projectmiddelen worden jaarlijks door de SEL Gent gereserveerd. Indien er op het einde van het jaar nog middelen overblijven, worden deze toegevoegd aan de reserve van de SEL ZR Gent. Er is geen aparte deel-sel rekening beschikbaar voor de werkingsmiddelen en de projectmiddelen. Alle betalingen verlopen via de SEL Gent. De betalingsbewijzen en facturen van de uitgaven worden overhandigd aan de penningmeester van de SEL ZR Gent, die deze dan terugbetaalt in naam van de SEL Gent. Contactgegevens Penningmeester SEL ZR Gent: Jan De Clercq Adres: SEL ZR Gent, Baudelokaai 8, 9000 Gent Jan.DeClercq@libmutov.be Fax: 09/ WAT? WERKINGSMIDDELEN ( 5000 euro) Het zijn middelen voor de dagdagelijkse werking van de deel-sel. De verantwoordelijke financiën van de deel-sel en de penningmeester zien toe op de correctheid van de uitgaven. De deel-sel beslist autonoom over de aanwending van de uitgaven. De volgende uitgaven komen in aanmerking: huur vergaderruimte (drank, broodjes, papier, postzegels, ), maar niet verbonden met een ingediend project technische ondersteuning (huur beamer, aankoop USB-stick, ), maar niet verbonden met een ingediend project promotiemateriaal /drukwerk verbonden met de bekendmaking van een vorming/werking, maar niet verbonden met een ingediend project

2 vorming, maar niet verbonden met een ingediend project drukwerk, maar niet verbonden met een ingediend project vergoedingen aanwezigen voorbereidende vergaderingen. De vergoeding die uitbetaald zal worden is een commissieloon. (30 euro per vergadering) De deel-sels bepalen zelf wie en welke vergaderingen ze vergoeden. Jaarlijks wordt een fiscaal attest opgemaakt voor de effectief uitbetaalde vergoedingen aan privé-personen van zodra de totaal ontvangen vergoeding 125,00 euro is of meer. Het staat de betrokkene evenwel vrij te opteren om de vergoeding in eigen naam te ontvangen ( met fiche) dan wel te vragen om de vergoeding op naam van zijn of haar organisatie te storten. ( geen fiche gezien de organisaties niet belastingsplichtig zijn) Uitstap deel-sel Nieuwjaarsdrink deel-sel Procedure Goedkeuring deel-sel over uitgave(n) Werkingsmiddelen Werkingsmiddelen mogen uitgegeven worden Voorleggen betalingsbewijs aan verantwoordelijke financiën deel-sel Indien goedgekeurd stuurt verantwoordelijke financiën betalingsbewijs en factuur naar penningmeester SEL ZR Gent Penningmeester SEL controleert en betaalt de uitgave terug

3 PROJECTMIDDELEN ( 5000 euro) Dit zijn projecten die niet gefinancierd kunnen worden vanuit de werkingsmiddelen en een langere voorbereiding vergen. Een project moet voldoen aan de projectcriteria. (zie projectsjabloon ) Het project moet ingediend en goedgekeurd zijn op de Raad van Bestuur van de SEL ZR Gent alvorens het van start kan gaan en gefinancierd kan worden. Indien goedgekeurd ziet de deel-sel, de verantwoordelijke financiën van de deel-sel en de penningmeester van de SEL ZR Gent toe op de correctheid van de uitgaven. De volgende uitgaven komen oa. in aanmerking: huur vergaderruimte (drank, broodjes, papier, postzegels, ) verbonden met een ingediend project technische ondersteuning: huur beamer, aankoop USB-stick, verbonden met een ingediend project promotiemateriaal/drukwerk verbonden met de bekendmaking van een vorming/werking, verbonden met een ingediend project vorming, verbonden met een ingediend project vergoedingen aanwezigen werkvergaderingen met als inhoud het uitwerken van een project van de deel-sel dat goedgekeurd is door de Raad van Bestuur. De vergoeding die uitbetaald zal worden is een commissieloon. De vergoeding wordt vastgesteld op 30,00 euro per vergadering.jaarlijks wordt een fiscaal attest opgemaakt voor de effectief uitbetaalde vergoedingen aan privé-personen van zodra de totaal ontvangen vergoeding 125,00 euro is of meer..het staat de betrokkene evenwel vrij te opteren om de vergoeding in eigen naam te ontvangen ( met fiche) dan wel te vragen om de vergoeding op naam van zijn of haar organisatie te storten ( geen fiche gezien de organisaties niet belastingsplichtig zijn)

4 Procedure Projectvoorstel aan de hand van projectfiche op deel-sel vergadering Goedkeuring voor uitwerking projectvoorstel door deel-sel Uitwerken project aan de hand van projectcriteria en projectsjabloon Goedkeuring definitief projectvoorstel door deel-sel Toetsen formele vereisten door coördinator SEL Voorleggen aan de Raad van Bestuur van de SEL ZR Gent Niet-bindend advies DB SEL ZR Gent Goedkeuring/Afkeuring/Bijsturing project door Raad van Bestuur SEL ZR Gent De projectmiddelen worden toegekend aan en gereserveerd voor het project vanaf het jaar waarin het goedgekeurd is door de Raad van Bestuur van de SEL ZR Gent. Terugbetaling van uitgaven en facturen verlopen op identieke wijze als de procedure bij de werkingsmiddelen.

5 !! Zaken die niet gefinancierd worden vanuit de werkingsmiddelen - projectmiddelen!! Verplaatsingskosten Loonkosten Vergoedingen aanwezigheid deel-sel vergadering